Kasus Berlanjut : Perusahaan Kebersihan Carter Kasus Berlanjut : Perusahaan Kebersihan Carter
Deskripsi Pekerjaan Deskripsi Pekerjaan
Berdasa
Berdasarkan hasil rkan hasil peninpeninjauan ulang jauan ulang yang dilakukayang dilakukan n JenniJennifer fer di di tokotoko-tokon-tokonya,ya, Jennifer menyimpulkan bahwa masalah pertama adalah dia harus berurusan dengan Jennifer menyimpulkan bahwa masalah pertama adalah dia harus berurusan dengan penyusunan deskripsi pekerjaan untuk para man
penyusunan deskripsi pekerjaan untuk para manajer tokonya.ajer tokonya. Menuru
Menurut t JennifJennifer, er, materi kuliah yang materi kuliah yang berkaberkaitan dengan itan dengan dekridekripsi psi pekerjpekerjaan dalamaan dalam mat
mata a kukualih dasar alih dasar manmanajemajemen en dan manajedan manajemen men SDM SDM tidtidak ak cukcukup up untuntuk uk memmembuabuatt Jennif
Jennifer er benar-bbenar-benar mampu enar mampu menanmenangani peran gani peran pentipenting ng deskrideskripsi pekerjaan yang psi pekerjaan yang harusharus benar-benar
benar-benar diterapkan diterapkan secara secara proporsional dalaproporsional dalam m suatu suatu bisnis. bisnis. Sering Sering selama selama minggu- minggu-minggu pertama dalam pekerjaannya, Jennifer bertanya pada salah satu dari sekian minggu pertama dalam pekerjaannya, Jennifer bertanya pada salah satu dari sekian banyak
banyak para para manajer manajer tokonya, tokonya, mengapa mengapa dia dia melanggar melanggar apa apa yang yang telah telah dia dia ketahuiketahui sebagai kebijakan dan prosedur perusahaan yang telah direkomendasikan. Berulang kali sebagai kebijakan dan prosedur perusahaan yang telah direkomendasikan. Berulang kali pula,
pula, jawabannya jawabannya karena karena saya saya tidak tidak tahu tahu bahwa bahwa itu itu adalah adalah pekerjaan pekerjaan saya! saya! atauatau karena saya tidak tahu bahwa begitulah seharusnya saya melakukannya!. Jennifer telah karena saya tidak tahu bahwa begitulah seharusnya saya melakukannya!. Jennifer telah paham
paham bahwa bahwa suatu suatu deskripsi deskripsi pekerjaan,bersamaan pekerjaan,bersamaan dengan dengan satu satu set set standard standard dandan prosedur
prosedur adalah adalah yang yang menspesifikasikan menspesifikasikan apa apa yang yang harus harus dilakukan dilakukan dan dan bagaimanabagaimana melakukannya, akan mengurangi permasalahan ini.
melakukannya, akan mengurangi permasalahan ini. Sec
Secara ara umumum, um, manmanajer ajer toktoko o berbertantangguggung ng jawjawab ab untuntuk uk menmengargarahkahkan an semsemuaua ak
aktiti"i"itatas s totoko ko dedengngan an cacara ra tetertrtenentu tu agagar ar didihahasisilklkan an pepekekerjrjaan aan yayang ng beberkrkuaualilitatas,s, hubungan pelanggan dan penjualan dapat dimaksimasi, serta keuntungan dapat dijaga hubungan pelanggan dan penjualan dapat dimaksimasi, serta keuntungan dapat dijaga mel
melalui alui penpengingintrotrolan lan tentenaga aga kerkerja, ja, sedisediaan aan dan dan biabiaya ya eneenergi rgi dendengan gan efekefektif. tif. #nt#ntukuk mencapai tujuan umum tersebut, kewajiban dan tanggungjawab manajer toko termasuk mencapai tujuan umum tersebut, kewajiban dan tanggungjawab manajer toko termasuk pengontrolan
pengontrolan kualitas, kualitas, tampilan tampilan dan dan kebersihan kebersihan toko, hubungan toko, hubungan pelanggan, pencatatanpelanggan, pencatatan ke
keuauangngan an dadan n mamananajejememen n kekeuauangnganan, , pepengngonontrtrololan an bibiayaya a dadan n prprododukuktiti"i"itatas,s, pengontrolan
pengontrolan kerusakan, kerusakan, penetapan penetapan harga, harga, pengontrolan pengontrolan persediaan, persediaan, pengelompokanpengelompokan dan pembersihan, perawatan mesin, pembelanjaan, keamanan karyawan, pembuangan dan pembersihan, perawatan mesin, pembelanjaan, keamanan karyawan, pembuangan sampah berbahaya, administrasi sumber daya manusia dan pembasmian hama.
sampah berbahaya, administrasi sumber daya manusia dan pembasmian hama. $ertanyaan yang harus diselesaikan oleh Jennifer adalah sebagai berikut % $ertanyaan yang harus diselesaikan oleh Jennifer adalah sebagai berikut %
Pertanyaan :
&. Bagaimana seharusnya format dan bentuk akhir deskripsi pekerjaan dari para manajer toko'
Jawaban %
(ormat dan bentuk akhir deskripsi pekerjaan dari manajer toko seharusnya berisi bagian yang mencakup %
a. )dentifikasi pekerjaan,
Bagian identifikasi jabatan memuat informasi-informasi tentang nama jabatan, kode jabatan, tanggal analisis, penyusun, dan dalam departemen apa.
b. *ingkasan pekerjaan
*ingkasan jabatan hendaknya menggambarkan sifat umum dari jabatan, yaitu berupa fungsi dan kegiatan utamanya.
c. +ubungan, tanggung jawab, dan kewajiban.
Bagian ini memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan pihak atau bagian lain, baik di dalam organisasi maupun luar organisasi. Batas-batas
tanggung jawab serta kewajiban utama jabatan itu juga perlu dijelaskan. d. ewenang dari pemegang jabatan.
Bagian ini menentukan batas-batas wewenag pemegang jabatan, termasuk wewenang pengambilan keputusannya dan batas-batas penganggarannya.
e. Standar kinerja.
Bagian ini menetapkan standar-standar yang diharapkan bisa dicapai oleh karyawan pada masing-masing tugas dan tanggung jawab dari deskripsi jabatan. f. ondisi kerja.
Deskripsi jabatan juga akan merangkum kondisi kerja umum yang tercakup pada jabatan. Misalnya, masalah kebisingan, kondisi bahaya, dan suhu udara
dalam ruang pekerjaan. g. Spesifikasi pekerjaan
Spesifikasi jabatan job specification/ menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan factor-faktor manusia yang diisyaratkan +andoko % &001/. Di dalam spesifikasi jabatan ditentukan kemampuan dan bakat dasar yang harus dimiliki untuk menjalankan pekerjaan. $ada umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas yang diikuti oelh kualifikasi definiti"e
yang dibutuhkan dari calon yang memangku jabatan itu. Misalnya, tingkat pendidikan, keadaan fisik, pengetahuan dan kecakapan, status, jenis kelamin,
umur, pengalaman, dan karakter.
• 2ontoh (ormat Deskripsi $ekerjaan sebagai berikut% DESKRIPSI PEKERJAAN “Perusahaan Kebersihan Carter” In!r"asi A#"inistrati
3ama $erkerjaan % Manajer 4oko ode $ekerjaan %
Departemen %
Melapor epada % 4ingkat 5aji % Rin$kasan %"u":
&u$as' &an$$un$ Ja(ab %ta"a: &.
6. 7. 8.
)ubun$an #en$an Pekerjaan lain:
• )nternal % &. 6. • 9ksternal % &. 6. *e(enan$ Stan#ar Kerja: K!n#isi Bekerja: Spesiikasi Pekerjaan $endidikan % $engalaman %
eteampilan yang dibutuhkan eterampilan #mum% &. 6. 7. 8. eterampilan 4eknis% &. 6. 7. 8.
6. :pakah efektif untuk menspesifikasi standar dan prosedur dalam deskripsi pekerjaan, atau harus dibuat terpisah'
&. $erencanaan :nalisis $ekerjaan
:. Mengidentifikasi sasaran dari analisis pekerjaan B. Mendapatkan dukungan manajemen puncak
Menurut saya, menspesifikasi standar dan prosedur dalam deskripsi pekerjaan kedalam satu-satuan yang tidak terpisahkan merupakan tindakan yang efektif. :lasan untuk memasukan standar kinerja dalam deskripsi perkejaan adalah cukup jelas. Standar kinerja merupakan bagian yang menjelaskan apa yang dicapai pekerjaan tersebut. Jika pegawai tahu apa yang diharapkan dan bagaimana kinerja diukur, mereka mempunyai kesempatan lebih besar untuk mencapai prestasi yang memuaskan.
7. Bagaimana seharusnya Jennifer memulai pengumpulan informasi yang diperlukan untuk standar, prosedur, dan deskripsi pekerjaan'
Jawaban %
Dalam memulai pengumpulan informasi untuk standar, prosedur, dan deskripsi pekerjaan analisis jabatan/, Jenifer seharusnya mengikuti praktik manajemen dan psikometrik profesional yang tepat. Dalam hal ini Mathis and Jackson, mengembangkan lima tahapan dalam proses analisa jabatan yang harus diadakan dengan suatu cara yang efektif.
Berikut tahap-tahap yang dilalui dalam mengumpulkan informasi untuk standar, prosedur, dan deskripsi pekerjaan
+a"bar ,-,
6. Mempersiapkan Dan Mengkomunikasikan :nalisis $ekerjaan :. Mengidentifikasi pekerjaan dan metodelogi
B. Mengkaji dokumentasi pekerjaan yang ada
2. Mengkomunikasikan proses kepada para manajer dan karyawan
7. Melakukan :nalisis $ekerjaan
:. Mengumpulkan data analisis pekerjaan B. Man ka i dan me usun data
8. Mengembangkan #raian $ekerjaan Dan Spesifikasi $ekerjaan :. Mengkonsep uraian dan spesifikasi pekerjaan
B. Mengkaji konsep dengan para manajer dan karyawan 2. Mengidentifikasi rekomendasi-rekomendasi
D. Memfinalkan uraian dan rekomendasi pekerjaan
;. Mempertahankan Dan Memutakhirkan #raian $ekerjaan Deskripsi $ekerjaan, Standar Dan $rosedur/ Dan Spesifikasi $ekerjaan
:. Memutakhirkan uraian dan spesifikasi pekerjaan sesuai perubahan organisasi B. Secara berkala mengkaji ulang semua pekerjaan
<
<
<
<
,- Peren.anaan Analisis Pekerjaan
Sebelum mengumpulkan data dari para manajer dan karyawan, adalah penting untuk melakukan proses perencanaan terhadap analisis jabatan. $ermasalahan utama dalam perencanaan analisis pekerjaan adalah menjawab dan mengidentifikasi sasaran dan analisis pekerjaan itu. Selanjutnya perencana meminta persetujuan dan dukungan dari manajemen puncak untuk menghindari munculnya keresahan dan resisensi manajerial dan karyawan.
/- 0e"persiapkan Dan 0en$k!"unikasikan Analisis Pekerjaan
$ada tahap ini, pegawai yang akan dilibatkan dalam melakukan analisis pekerjaan dan metode yang akan digunakan harus diidentifikasi. :pakah mereka yang dilibatkan itu termasuk kelompok pegawai harian, untuk salah satu di"isi, atau seluruh pegawai yang ada dalam organisasi. egiatan lain dalam tahap ini adalah mengkaji dokumentasi pekerjaan yang ada, baik menyangkut struktur organisasi maupun sumber daya yang tersedia. 4erakhir adalah mengkomunikasikan proses kepada para manajer dan pegawai untuk menghindari keresahan tadi.
1- 0elakukan Analisis Pekerjaan
$ada tahap ini analisis sudah dapat dilakukan. Berbagai data yang diperlukan dikumpulkan melalui sebuah angket yang disertai dengan sebuah surat yang menjelaskan proses dan instruksi untuk pengisian dan mengembalikan angket analisis pekerjaan itu. Setelah data terkumpul, kegiatan berikutnya adalah melakukan pemilahan sortir/ menurut kelompok atau unit-unit. Bila perlu untuk mencocokan data perlu digunakan wawancara atau pertanyaan tambahan.
2- 0en$e"ban$kan %raian Pekerjaan Dan Spesiikasi Pekerjaan
:pabila data yang dikumpulkan sudah sesuai, maka selanjutnya menyiapkan draft uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Begitu draft tersebut rampung diisi, selanjutnya ditinjau ulang oleh manajer. Setelah selesai ditinjau oleh manajer, uraian pekerjaan kemudian didistribusikan oelh bagian SDM ke para manajer, super"isor,
dsn pegawai.
3- 0e"pertahankan Dan 0e"utakhirkan %raian Pekerjaan 4Deskripsi Pekerjaan5 Stan#ar Dan Pr!se#ur6 Dan Spesiikasi Pekerjaan
Begitu uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan telah selesai dan ditinjau ulang oleh semua indi"idu yang sesuai, sebuah system harus dikembangkan untuk menjaga keakuratannya. Satu cara efekitf untuk menjamin terjadinya tinjauan ulang yang akurat adalah menggunakan uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dalam akti"itas SDM lainnya. Misalnya, setiap kali terjadi kekosongan, uraian dan spesifikasi pekerjaan harus ditinjau ulang dan dire"isi secara tepat sebelum kegiatan perekrutan dan seleksi dimulai.
8. Menurut pendapat anda, seperti apa bentuk dan isi dari deskripsi pekerjaan manajer toko tersebut'
Jawaban%
DESKRIPSI PEKERJAAN “Perusahaan Kebersihan Carter” In!r"asi A#"inistrati
3ama $erkerjaan % Manajer 4oko ode $ekerjaan % &&==6
Departemen % $enjualan Jasa/ Melapor epada % Direktur
4ingkat 5aji %
-4anggal % :gustus 6=&=
Rin$kasan %"u":
Manajer toko bertanggung jawab untuk mengarahkan semua akti"itas toko dengan cara tertentu agar dihasilkan pekerjaan yang berkualitas, hubungan pelanggan dan penjualan dapat dimaksimasi, serta keuntungan dapat dijaga melalui pengontrolan tenaga kerja, persediaan dan biaya energi dengan efektif .
&u$as' &an$$un$ Ja(ab %ta"a: • Pelayanan pelan$$an
&. Mengarahkan proses pelayanan agar tidak ada kesalahan yang dapat membuat pelanggan berpindah ke perusahaan lain
6. Menanggapi setiap keluhan yang datang dari setiap pelanggan
7. Mengkoordinasi karyawan toko agar tidak terjadi kesalahan dalam proses pelayanan
8. Mengontrol serta memastikan semua prosedur perusahaan telah dijalankan dengan benar oleh karyawan yang pada akhirnya pelanggan merasa puas dengan pelayanan yang telah diberikan
;. Memberikan informasi yang dibutuhkan pelanggan
1. Membenahi tampilan dan kebersihan toko hingga benar-benar memberikan kenyamanan bagi pelanggan yang datang baik dari kebersihan, tata letak ruang, tampilan toko dari tampak luar.
• 0anaje"en Keuan$an
&. Melakukan pencatatan terhadap transaksi yang ada serta menyiapkannya ke dalam laporan keuangan
6. Mengontrol setiap dana yang masuk atau keluar setiap harinya, baik berupa biaya atau pemasukan.
7. Mengawasi proses tagihan piutang 8. Membuat anggaran bulanan toko
;. Memastikan produkti"itas kerja tercapai sehingga target kenaikan penjualan sebesar 7=> dapat tercapai
• 0anaje"en Perse#iaan
&. Mengontrol serta memastikan ketersediaan persediaan di dalam gudang penyimpanan agar terhindar dari kekurangan persediaan ketika dibutuhkan. Dalam hal ini menjamin mesin-mesin yang ada dalam gudang tidak ada yang mengalami kerusakan.
6. Mengelompokkan persediaan yang ada ke dalam beberapa kelompok yang memiliki kesamaan agar memudahkan dalam pemakaian bila sewaktu-waktu dibutuhkan.
7. Mengatur penggunaan persediaan yang masuk dengan metode (irst )n- (irst ?ut ()(?/ persediaan yang masuk duluan akan digunakan duluan juga agar terhindar dari kerusakan persediaan. )tu artinya manajer juga diharuskan mengelompokan persedian sesuai dengan tanggal masuk persediaan.
8. Menjamin kebersihan gudang persediaan agar persediaan yang ada didalamnya dapat bertahan lama dan tidak rusak
;. Mengkoordinasi serta mengawasi pembelanjaan barang, mesin persedian/ yang dibutuhkan
• A#"insistrasi SD0
&. Mengawasi setiap surat-surat bisnis yang keluar atau masuk dalam mekanisme toko 6. Memeriksa kehadiran karyawan toko, arsip-arsip yang ada setiap bulannya
7. Mengawasi serta memastikan ketersediaan perlengkapan toko
• Kea"anan 7in$kun$an &!k!
&. Mengawasi serta memastikan perlindungan dan keselamatan kerja para karyawan toko, baik dari perlengkapan yang harus digunakan karyawan ketika bekerjahelm, pakaian anti "irus, masker, sepatu dll/ sampai kelayakan peralatan@ mesin yang digunakan
6. Mengkoordinasi serta mengawasi pembuangan limbah atau sampah toko yang berbahaya bagi lingkungan dan memastikan telah dibuang sesuai dengan prosedur perusahaan yakni ditempat yang telah disediakan tanpa merusak lingkungan
7. Menngkoordinasi serta mengawasi pembasnian hama yang ada di toko. )ubun$an #en$an Pekerjaan lain:
• )nternal %
&. :tasan langsung % Direktur
6. Menyelia % Sekretaris Direktur, $engawas 4oko 7. Bawahan % $ara karyawan toko
• 9ksternal % 7. $emasok
K!n#isi Bekerja:
ondisi bekerja normal, tidak ada unsur yang tidak menyenangkan Stan#ar Kerja:
&. Manajer mampu meminimalisir kerugian dan menaikan penjualan sebesar 7=> melalui produkti"itas para karyawan yang semakin membaik.
6. ualitas tampilan dan kebersihan toko yang membaik dilihat dari banyaknya pengujung atau pelanggan yang tertarik datang ke toko dan diharapkan
kenaikan pengunjung sebesar 8=>
7. 4ingkat persentase kecelakaan dalam bekerja sebesar ;>
*e(enan$:
&. Manajer toko memiliki wewenang untuk memberikan sangsi bagi para karyawan yang dianggapmemiliki kinerja yang kurang baik namun tetap sesuai dengan peraturan yang ditetapkan perusahaan
6. Manajer toko memiliki wewenang untuk memilis pemasok yang dianggap menguntungkan dan memiliki kredibilitas yang tinggi dibandingkan pemasok lain, tetapi tetap dengan standar barang yang telah ditentukan perusahaan. Spesiikasi Pekerjaan
Jenis elamin % Aaki-laki
$endidikan % S& 9konomi Manajemen
$engalaman %
• $engalaman & tahun dalam perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan pelanggan serta terbiasa dengan fungsi keuangan dan administrasi eterampilan yang dibutuhkan
eterampilan #mum%
&. emampuan memimpin orang lain
6. emampuan menciptakan lingkungan kerja yang mendukung, saling percaya dan kompak
7. kemampuan memoti"asi eterampilan 4eknis%
&. $engetahuan bekerja dengan MS ?ffice dan )nternet 6. emampuan menyiapkan laporan keuangan
7. Mempunyai pengetahuan tentang proses administrasi 8. Menguasai Bahasa )nggris minimal pasif/
