2015
Untuk Kelas
XI
APK
NAMA : ………. KELAS : ………. NO. ABSEN : ………. SEKOLAH : ……….KD. Menentukan fungsi manajemen sarana dan prasarana kantor
2015
NAMA : ………. KELAS : ………. NO. ABSEN : ………. SEKOLAH : ……….Untuk Kelas
XI
APK
UNIVERSITAS NEGERI MALANG Penerbit dan Percetakan
▸ Baca selengkapnya: perbedaan karakteristik perusahaan menerapkan prosedur pemeliharaan sarana dan prasarana di kantor
(2)FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA
Penyusun
Octa Agustiningtyas
Pembimbing
Segala puji bagi Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan kekuatan untuk menyusun modul ini. Atas kuasa-Nya modul ini akhirnya dapat terselesaikan dengan baik. Modul yang disajikan ini berdasarkan pada kurikulum 2013. Modul ini memaparkan kompetensi Administrasi Sarana dan Prasarana Kantor pada kelas XI dengan perpaduan 2 kompetensi dasar, yakni menentukan fungsi manajemen sarana dan prasarana kantor serta menerapkan fungsi manajemen sarana dan Prasarana kantor.
Serangkaian ucapan terimakasih penulis kepada Bapak Arif, selaku dosen pembimbing mata kuliah “Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran”, dan teman-teman mahasiswa offering OO yang telah mendukung pembuatan modul ini.
Kritik dan saran yang bersifat membangun dari berbagai pihak sangat penulis harapkan. Semoga modul dengan materi fungsi manajemen sarana dan prasarana ini dapat bermanfaat dan dapat digunakan sebagai bahan ajar dalam pembelajaran bagi semua pihak yang membutuhkan.
DAFTAR ISI Sampul Buku Kata Pengantar……….………. 3 Daftar Isi………. 4 BAB I Pendahuluan A. Latar Belakang ……….……… 5 B. Deskripsi Singkat……….……….. 6
C. Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar……….………. 6
D. Relevansi / Manfaat………..……….. 8
E. Tujuan Pembelajaran………..……… 8
F. Petunjuk Penggunaan Modul……… 9
BAB II Kegiatan Belajar A. Kompetensi Dasar………. 10 B. Materi Pokok………. 10 C. Uraian Materi……… 11 D. Rangkuman………. 19 E. Latihan/Tugas……… 20 F. Tugas Mandiri………... 25 G. Kunci Jawaban……….. 26
BAB III Evaluasi
A.
Maksud dan Tujuan Evaluasi……….. 28B.
Materi Evaluasi………. 28C.
Evaluasi……….. 29 BAB IV Penutup A. Tindak Lanjut………. 32 B. Harapan………. 32 C. Glosarium………. 33 D. Daftar Pustaka……….. 35 Biodata PenulisBAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Kantor merupakan sebuah sistem yang memiliki tujuan. Sarana dan prasarana kantor merupakan salah satu faktor penunjang dalam pencapaian keberhasilan atau tujuan sebuah perusahaan. Tentunya hal tersebut dapat dicapai apabila ketersediaan sarana dan prasarana yang memadai disertai dengan pengelolaan dan pemanfaatan secara optimal.
Untuk mengoptimalkan penyediaan, pendayagunaan, perawatan, dan pengendalian sarana dan prasarana kantor, suatu perusahaan atau kantor dituntut untuk memiliki kemandirian untuk mengatur dan mengurus kebutuhan perusahaan menurut kebutuhan berdasarkan aspirasi dan partisipasi pegawai kantor.
Sarana dan prasarana kantor juga menjadi salah satu tolok ukur dari mutu atau kualitas dan bonafiditas suatu kantor. Tetapi di lapangan banyak ditemukan sarana dan prasarana yang tidak dioptimalkan dan dikelola dengan baik. Untuk itu diperlukan pemahaman dan pengaplikasian manajemen sarana dan prasarana kantor. Bagi pengambil kebijakan di kantor pemahaman tentang sarana dan prasarana akan membantu memperluas wawasan tentang bagaimana ia dapat berperan dalam merencanakan, menggunakan, dan mengevaluasi sarana dan prasarana yang ada sehingga dapat dimanfaatkan dengan optimal guna mencapai tujuan perusahaan.
Manajemen sarana dan prasarana kantor dikatakan efektif dan efisien apabila sudah terpenuhinya komponen-komponen yang menunjang pengoptimalan pekerjaan dalam suatu kantor. Yang mana, sarana prasarana kantor yang salah
memperhatikan secara maksimal dalam memenuhi sarana dan prasarana dalam kantor.
B. Deskripsi Singkat
Modul berjudul “FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA”” ini
merupakan salah satu dari modul yang harus dipelajari oleh siswa kompetensi keahlian administrasi perkantoran. Mata Pelajaran Adiminstrasi Sarana dan Prasarana tidak berdiri sendiri, mata pelajaran ini terkait dengan mata pelajaran produktif pada Bidang Keahlian atau Program Keahlian yang dipelajari di SMK. Mata pelajaran ini tidak dapat dipisahkan dengan isi yang akan dikomunikasikan, yaitu gagasan atau konsep, sebagai solusi atas masalah yang terkait dengan mata pelajaran produktif.
Modul ini berisi penjelasan fungsi manajemen administrasi sarana dan prasarana kantor baik pemaparan ataupun penerapan. Fungsi-fungsi manajemen sarana dan prasarana kantor yang lebih spesifik akan dijelaskan lebih lanjut dalam modul ini.
C. Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar Kompetensi Inti
KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2: Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan
dalam pergaulan dunia.
KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.
KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.
Kompetensi Dasar dan Indikator
1.1. Bertambah keimanannya dengan menyadari hubungan keteraturan dan kompleksitas alam dan jagad raya terhadap kebesaran Tuhan yang menciptakannya
2.1 Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam
pembelajaran menyiapkan, menggunakan administrasi sarana dan prasarana 3.2 Menentukan fungsi manajemen sarana dan prasarana
Indikator:
a. Memaparkan fungsi manajemen sarana dan prasarana
b. Menjelaskan masing-masing fungsi manajemen sarana dan prasarana 4.2 Menerapkan fungsi manajemen sarana dan prasarana
Indikator:
b.Mempraktekkan fungsi manajemen sarana dan prasarana
D. Relevansi/Manfaat Manfaat Penyusunan Modul :
Pedoman bagi guru dalam mengarahkan semua aktivitasnya dalam proses
pembelajaran
Menyediakan materi ajar yang sesuai dengan tuntutan kurikulum dan sesuai dengan kebutuhan siswa
Memudahkan guru dalam melakukan proses pembelajaran
Sebagai alat bantu bagi siswa dalam memperoleh alternatif bahan ajar lain sehingga tidak lagi tergantung pada buku teks
Dapat menambah khasanah pengetahuan dan pengalaman bagi guru dalam
menulis bahan ajar
Sebagai alat evaluasi pencapaian atau penguasaan hasil pembelajaran
Membangun komunikasi pembelajaran yang efektif antara guru dengan siswa sehingga siswa akan merasa lebih percaya kepada gurunya
E. Tujuan Pembelajaran
a. Memiliki pengetahuan mengenai fungsi manajemen sarana dan prasarana kantor.
b. Siswa mampu menjelaskan fungsi manajemen sarana dan prasarana. c. Siswa mampu mengidentifikasi fungsi manajemen sarana dan prasarana.
d. Siswa mampu menerapkan fungsi manajemen sarana dan prasarana dalam dunia kerja sesuai dengan aturan sebagai bentuk pengamalan nilai-nilai agama yang dianutnya.
F. Petunjuk Penggunaan Modul
1. Peserta Didik
a. Bacalah dan pahami modul ini dengan baik.
b. Diskusikan dengan peserta didik yang lain tentang apa yang telah Anda pahami dari modul ini. Bila belum paham, maka tanyakan pada guru.
c. Bila Anda mengalami kesulitan dalam pemahaman materi makadiskusikan dengan peserta didik lain atau berkonsultasi dengan guru.
d. Kerjakan tugas-tugas dalam modul yang meliputi membuat jawaban, membuat kesimpulan dan latihan.
e. Setelah semua materi telah tuntas dipelajari dan tujuan kompetensi tercapai, maka cobalah mengerjakan uji kompetensi yang ada pada modul.
f. Setelah semua selesai coba ukur kemampuan Anda dalam Tugas Mandiri dengan meminta bantuan guru untuk menilainya.
2. Guru
a. Menginformasikan tentang bagaimana cara penggunaan modul, cara pembelajaran, cara penilaian, bahan dan alat yang akan digunakan dalam waktu yang dibutuhkan. b. Mengarahkan peserta didik untuk memahami isi modul dan merangsang peserta didik
untuk menganalisis rumusan masalah, membuat kesimpulan dan latihan. c. Memberikan bimbingan pada peserta didik bila mereka mendapat kesulitan.
d. Pantau dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas hasil belajar peserta didik.
BAB II
KEGIATAN BELAJAR A. Kompetensi Dasar
Kompetensi Dasar Materi Indikator
3.2 Menentukan fungsi manajemen sarana dan prasarana
4.2 Menerapkan fungsi manajemen sarana dan prasarana
Fungsi Manajemen Sarana dan Prasarana Perencanaan Pengorganisasian Pelaksanaan Penyimpanan Pengawasan Memaparkan fungsi manajemen sarana dan prasarana Menjelaskan masing-masing fungsi
manajemen sarana dan prasarana
Menyebutkan macam sarana dan prasarana kantor
Mempraktekkan fungsi manajemen sarana dan prasarana
B. Materi Pokok
a. Pengertian Manajemen Sarana dan Prasarana
C. Uraian Materi
FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA KANTOR A. Fungsi Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor
Di dalam fungsi ini, fungsi perencanaan pengadaan barang, prakualifikasi rekanan, perencanaan kebutuhan barang, dan penganggaran itu masuk ke dalam fungsi perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam membuat suatu rencana pengadaan sarana dan prasarana adalah sebagai berikut:
1) Mengadakan analisa terhadap kegiatan yang membutuhkan alat atau media dalam pelaksanaannya dan analisa kebutuhan peralatan lain untuk kantor. Dari analisa ini dapat dibuat daftar kebutuhan alat-alat media.
2) Mengadakan perhitungan taksiran biaya.
3) Apabila perhitungan jumlah taksiran biaya untuk pengadaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan lebih besar dari anggaran yang tersedia, maka perlu menyusun prioritas kebutuhan, atau pengurangan jumlah barang sejenis yang akan dibeli.
4) Prioritas-prioritas kebutuhan yang ada pada urutan bawah, dapat ditunda untuk perencanaan tahun berikutnya.
5) Menugaskan kepada staf tata usaha untuk melaksanakan pengadaan alat tersebut.
Berdasarkan pengertian di atas, pada dasarnya perencanaan merupakan suatu proses kegiatan untuk menggambarkan sebelumnya hal-hal yang akan dikerjakan kemudian dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini perencanaan yang dimaksud adalah merinci rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan peralatan dan perlengkapan sesuai dengan kebutuhan.
Perencanaan merupakan syarat mutlak yang harus dilakukan pada setiap kegiatan, karena tanpa ada rencana maka kegiatan tidak dapat berjalan lancar. Demikian halnya dengan sarana dan prasarana kantor perlu dibuat rencana pengadaannya. Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana merupakan kebutuhan
yang meliputi semua barang yang diperlukan, baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak, atau baik langsung maupun yang tidak langsung.
Dalam perencanaan sarana dan prasarana bangunan kantor, ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan yaitu:
1) Perencanaan lokasi. 2) Perencanaan regional. 3) Perencanaan ekonomi.
4) Faktor-faktor sosial dan budaya. 5) Faktor transportasi.
6) Suplai (Pengadaan) personal. 7) Faktor-faktor administratif. 8) Fasilitas-fasilitas kantor. 9) Pembiayaan, dan
10)Lokasi (lahan).
Adapun manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya perencanaan sarana dan prasarana, yaitu: (1) Dapat membantu dalam menentukan tujuan, (2) Meletakkan dasar-dasar dan menentukan langkah-langkah yang akan dilakukan, (3) Menghilangkan ketidakpastian, dan (4) Dapat dijadikan sebagai suatu pedoman atau dasar untuk melakukan pengawasan, pengendalian dan bahkan juga penilaian agar nantinya kegiatan dapat berjalan secara efektif dan efisien.
B. Fungsi Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor
Pengadaan adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyediakan semua jenis sarana dan prasarana. Pengadaan merupakan segala kegiatan yang dilakukan dengan cara menyediakan semua keperluan barang atau jasa berdasarkan hasil perencanaan dengan maksud untuk menunjang kegiatan kantor agar berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan yang diinginkan.
Pengadaan sarana dan prasarana merupakan fungsi operasional pertama dalam manajemen sarana dan prasarana kantor. Fungsi ini pada hakikatnya merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan sarana dan prasarana kantor sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat, dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan.
Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan sarana dan prasarana. Beberapa alternatif cara pengadaan sarana dan prasarana adalah sebagai berikut:
2) Pembuatan Sendiri. 3) Penyewaan.
4) Peminjaman. 5) Pendaurulangan. 6) Penukaran.
7) Perbaikan atau Rekondisi.
Artikel lain tentang Pengadaan Sarana dan Prasarana. Pengadaaan adalah segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang, benda, atau jenis barang bagi keperluan pelakasanaan tugas untuk mencapai tujuan kantor. Dalam pengadaan barang sebenarnya tidak lepas dari perencanaan pengadaan yang dibuat sebelumnya baik mengenai jumlah maupun jenisnya.
Pengadaan dilakukan sebagai bentuk realisasi atas perencanaan yang telah dilakukan sebelumnya. Tujuannya untuk menunjang proses kinerja karyawan agar berjalan efektif dan efesien sesuai dengan tujuan yang diinginkan.
Adapun fungsi dari pengadaan sarana dan prasarana mengatur dan menyelenggarakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan baik menyangkut jenis, jumlah, kualitas, tempat, dan waktu yang dikehendaki.
Perabot, Perabot merupakan sarana pengisi ruangan, misalnya kursi, lemari, rak, filing cabinet, dan lain-lain.
Bangunan, Pengadaan bangunan dapat dilakukan dengan membangun bangunan baru, membeli bangunan, menerima hibah bangunan, menyewa bangunan, dan menukar bangunan.
Tanah, Pengadaan tanah dapat dilaksanakan dengan cara yaitu : membeli tanah, menerima bantuan/hadiah. Menukar.
Kendaraan, Pengadaan kendaraan tersebut untuk transportasi / mobilitas karyawan dan mempermudah transportasi karyawan dalam melakukan kegiatan. Adapun pengadaan kendaraan dapat dilaksanakan dengan pembelian secara lelang, pembelian melalui proses penunjukan langsung.
C. Fungsi pemeliharaan sarana prasarana kantor
Di dalam fungsi pemeliharaan ini, fungsi pendayagunaan termasuk di dalamnya. Menurut Subagyo dalam academia, Pemeliharaan adalah usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis dan daya guna suatu alat produksi
fasilitas kerja dengan jalan merawat, memperbaiki, merehabilitasi dan menyempurnakan.
Pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu barang, sehingga barang tersebut kondisinya baik dan siap digunakan. Pemeliharaan mencakup segala daya upaya yang terus menerus untuk mengusahakan agar peralatan tersebut tetap dalam keadaan baik. Pemeliharaan dimulai dari pemakaian barang, yaitu dengan cara hati-hati dalam menggunakannya. Pemeliharaan yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas yang mempunyai keahlian sesuai dengan jenis barang yang dimaksud.
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor perlu dilakukan agar kondisi barang tetap dalam keadaan baik atau siap dipakai dan dapat bertahan lama, sehingga dapat menghemat pengeluaran aggaran untuk pengadaan sarana dan prasarana. Menurut hukum waktunya pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dibedakan dalam:
Pemeliharaan sehari-hari. Dilakukan oleh pegawai yang menggunakan barang-barang tersebut dan bertanggung jawab atas barang-barang tersebut.
Dilakukan dalam jangka waktu tertentu, misalnya 2 bulan sekali, 3 bulan sekali, dan sebagainya. Pelaksanaan pemeliharaan dapat dilakukan sendiri dan dengan pihak kedua.
Pemeliharaan dilakukan secara kontinu terhadap semua barang-barang inventarisasi. Pemeliharaan barang inventaris kadang-kadang dianggap sebagai suatu hal yang sepele, padahal sebenarnya pemeliharaan ini merupakan tahap kerja yang tidak kalah pentingnya dengan tahap-tahap yang lain dalam administrasi sarana dan prasarana. Pemeliharaan mencakup segala upaya yang terus menerus untuk mengusahakan agar peralatan tersebut tetap dalam keadaan baik. Pemeliharaan dimulai dari pemakaian barang, yaitu dengan cara hati-hati dalam menggunakannnya. Pemeliharaan yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas yang mempunyai keahlian sesuai dengan jenis barang yang dimaksud.
Pelaksanaan pemeliharaan barang inventaris meliputi: 1) Perawatan.
2) Pencegahan.
3) Penggantian ringan.
Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan : 1) Tujuan pemeliharaan
a. Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan. Hal ini sangat penting terutama jika dilihat dari aspek biaya, karena untuk membeli sesuatu peralatan akan jauh lebih mahal jika dibandingkan dengan merawat bagian dari peralatan tersebut.
pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal.
c. Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui pencetakan secara rutin dan teratur.
d. Untuk menjamin keselamatan orang atau siswa yang menggunakan alat tersebut.
2) Manfaat pemeliharaan
a. Jika peralatan terpelihara dengan baik, umurnya akan awet yang berarti tidak perlu mengadakan penggantian dalam waktu yang singkat.
b. Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi kerusakan yang berarti biaya perbaikan dapat ditekan seminim mungkin.
c. Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka akan lebih terkontrol sehingga terhindar kehilangan.
d. Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka enak dilihat dan dipandang. e. Pemeliharaan yang baik memberikan hasil pekerjaaan yang baik.
Dapat disimpulkan pengelolaan menajemen sarana dan prasarana kantor dilihat dari segi pemeliharaan dapat di tinjau dari sifatnya terbagi menjadi empat macam yaitu pemeliharaan berupa pengecekan barang, pemeliharaan berupa pencegahan agar selalu terlihat baik, pemeliharaan berupa perbaikan ringan, dan yang terakhir pemeliharaan berupa perbaikan berat.
D. Fungsi Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor
Di dalam fungsi ini, fungsi inventarisasi dan penyaluran termasuk di dalamnya. Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang penyimpanan.
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.
Penyimpanan ialah kegiatan yang dilakukan untuk menampung hasil pengadaan barang-barang yang keluar atau akan didistribusikan, dan disimpan dalam gudang. Kegiatan penyimpanan meliputi: menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang di/dari gudang.
Fungsi penyimpanan ini meliputi perencanaan/pengembangan ruang-ruang penyimpanan (storage space), penyelenggaraan tatalaksana penyimpanan (storage
procedure) perencanaan/penyimpanan/pengoperasian alat-alat pembantu pengatur barang (material handling equipment), tindakan-tindakan keamanan dan keselamatan (security and safety).
Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain: 1. Agar barang tidak cepat rusak
2. Agar tidak terjadi kehilangan barang
3. Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari 4. Memudahkan dalam pengawasan
5. Memudahkan dalam analisis barang
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan barang/bahan kantor : 1. Persediaaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan
2. Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan 3. Sifat barang yang disimpan
4. Sarana penyimpanan dan pemeliharaan 5. Prosedur dan tata kerja
6. Biaya yang disediakan 7. Tenaga yang diperlukan 8. Jangka waktu penyimpanan
Cara penyimpanan barang/bahan kantor :
1. Barang yang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang)
2. Barang yang disimpan dalam keadaan bersih
3. Barang yang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi 4. Barang yang disimpan ditempat yang memadai
5. Barang yang disimpan rapai dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari
6. Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air 7. Barang yang disimpan diruangan yang dapat dikunci
8. Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan 9. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan dibagian
E. Fungsi Pengawasan Sarana dan Prasarana Kantor
Di dalam fungsi ini, fungsi penghapusan, penyingkiran, pengendalian, dan rehabilitasi masuk ke dalam fungsi pengawasan. Kegiatan pengawasan dapat berupa melaksanakan pengamatan, evaluasi dan meminta laporan untuk mendapatkan gambaran dan informasi tentang keadaan atau perlengkapan. Selain itu pengawasan dapat pula berupa pemberian pengarahan dan bimbingan terhadap pengelolaan sarana dan prasarana yang telah dilakukan dalam satu periode untuk mencapai tertib administrasi dan tertib teknis.
Wijono dalam academia mengatakan bahwa dalam pelaksanaan kegiatan pengendalian seperti disusun serangkaian kegiatan sebagai berikut:
Mengikuti proses manajemen, dari perencanaan sampai penghapusan.
Mengadakan konsultasi dengan pihak pemimpin bila terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan.
Menyusun tata cara laporan baik lisan maupun tertulis.
Mengadakan konsultasi dengan pihak pelaksanaan fungsi masing-masing bila terjadi penyimpangan yang bersifat teknis.
Mengadakan koordinasi antara fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi lainnya.
Menyusun laporan menyeluruh secara periodik tentang pelaksanaan proses manajemen yang terjadi dalam masing-masing unit.
Keseluruhan proses di atas dilakukan untuk mencegah adanya penyelewengan dan kesalahan dalam pelaksanaan prosedur manajemen sarana dan prasarana kantor. Maka dari itu diadakan kegiatan penghapusan, setelah kegiatan penghapusan selesai, proses selanjutnya menginformasikan kebutuhan sarana dan prasarana yang bersangkutan untuk kemudian dilakukan kegiatan perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana kantor.
Di samping itu kegiatan penyusutan terhadap barang atau sarana di dalam fungsi pengawasan sangatlah perlu dilakukan, dikarenakan penyusustan barang penting jika kantor akan menambah pengadaan barang, yang sering terjadi adalah kekurangan tempat penyimpanan.
Penyusutan adalah kegiatan yang bertujuan untuk memusnahkan barang yang sudah tidak dipakai lagi sehingga tempatnya masih dapat dimanfaatkan. Untuk mengatasi masalah tersebut pimpinan perlu mempertimbangkan adanya tindakan penyusustan barang. Kegiatan pengaturan, pemeliharaan dan penyusutan sarana yang merupakan bagian dari pengelolaan sarana dan prasarana haruslah selalu dilakukan dengan cara yang baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar sarana kantor dapat dimanfaatkan secara optimal.
Adapun penghapusan sarana dan prasarana pada dasarnya bertujuan untuk:
Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian/pemborosan biaya pemeliharaan sarana dan prasarana yang kondisinya semakin buruk, berlebihan atau rusak dan sudah tidak dapat digunakan lagi.
Meringankan beban kerja pelaksanaan inventaris.
Membebaskan ruangan dari penumpukan barang-barang yang tidak diper-gunakan lagi.
D. Rangkuman
Fungsi manajemen sarana prasarana kantor yaitu:
Fungsi perencanaan sarana dan prasarana kantor
Fungsi pengadaan sarana dan prasarana kantor
Fungsi pemeliharaan sarana dan prasarana kantor
Fungsi penyimpanan sarana dan prasarana kantor
Fungsi pengawasan sarana dan prasarana kantor
Fungsi manajemen sarana dan prasarana kantor tersebut merupakan serangkaian indikator yang digunakan untuk mengukur tingkat manajemen/pengelolaan sarana dan prasarana kantor agar dapat dipergunakan secara efektif dan efisien oleh semua elemen kantor.
E. Latihan/Tugas
PILIHAN GANDA
Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan menyilang (X) disalah satu jawaban A,B,C,D, atau E yang benar dan tepat!
Contoh cara pengerjaan soal:
1. Yang termasuk kedalam jenis barang habis pakai adalah... a. Gedung
b. Bangunan c. Komputer d. Kertas e. Semua benar
Jawaban yang benar adalah d, jadi pilih dan silang jawaban d seperti pada contoh diatas. Kerjakan soal dibawah ini sesuai petunjuk pengerjaan diatas!
1. Yang termasuk macam-macam ruang lingkup kegiatan administrasi sarana dan prasarana, kecuali....
a. Perencanaan pengadaan barang b. Pengadaan barang
c. Penyimpanan d. Pemeliharaan e. Administrasi
2. kegiatan penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu barang, sehingga barang tersebut selalu dalam kondisi baik dan siap pakai merupakan pengertian dari fungsi....
a. Perencanaan b. Pemeliharaan c. Sarana d. Prasarana e. Semua benar
3. Kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang merupakan pengertian dari....
a. Penyimpanan b. Pemeliharaan c. Penyusunan d. Inventarisasi e. Pengadaan
4. Dibawah ini yang merupakan prasarana kantor ialah... a. Meja
c. Alat tulis kantor d. Kursi
e. Komputer
5. Fungsi pertama manajemen sarana dan prasarana kantor merupakan fungsi perencanaan, faktor yang harus diperhatikan dalam perencanaan dibawah ini kecuali...
a. Perencanaan lokasi b. Perencanaan regional c. Perencanaan ekonomi
d. Faktor-faktor sosial dan budaya e. Faktor Keadaan
6. Dalam fungsi pengawasan sarana dan prasarana terdapat beberapa fungsi manajemen di dalamnya. Yang tidak termasuk fungsi manajemen yang dimaksud adalah….
a. Penghapusan b. Penyingkiran c. Pengendalian d. Rehabilitasi e. Penyusutan
7. Salah satu hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan barang/bahan kantor adalah… a. Barang yang disimpan dalam keadaan bersih
b. Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan c. Barang yang disimpan berdasarkan klasifikasi
d. Barang yang disimpan ditempat yang memadai
e. Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari 8. Perhatikan rangkaian kegiatan yang disusun dibawah ini:
Mengikuti proses manajemen, dari perencanaan sampai penghapusan.
Mengadakan konsultasi dengan pihak pemimpin bila terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan.
Menyusun tata cara laporan baik lisan maupun tertulis. Rangkaian kegiatan diatas merupakan bagian dari kegiatan…. a. Penyimpanan
b. Pengawasan c. Pengendalian d. Penyusutan e. Pelaksanaan
9. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor adalah… a. Agar barang tidak cepat rusak
b. Agar terjadi kehilangan barang c. Mempersulit dalam pengawasan d. Mempersulit dalam analisis barang e. Agar tidak bisa digunakan
10. Penghapusan sarana dan prasarana pada dasarnya bertujuan untuk…
a. Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian/pemborosan biaya b. Meringankan beban kerja pelaksanaan inventaris
c. Menyimpan barang yang sudah tidak digunakan lagi d. Jawaban A dan B benar
e. Semua jawaban benar
11. Fungsi manajemen sarana prasarana kantor yaitu…. a. Fungsi perencanaan sarana dan prasarana kantor b. Fungsi pengadaan sarana dan prasarana kantor c. Fungsi pengadaan sarana dan prasarana kantor d. Fungsi pemeliharaan sarana dan prasarana kantor e. Semua jawaban benar
12.Fungsi ini pada hakikatnya merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan sarana dan prasarana kantor sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat, dengan harga dan sumber yang dapat
dipertanggungjawabkan. Fungsi yang dimaksdud adalah… a. Pengadaan
b. Perencanaan c. Pengawasan d. Pengendalian e. Peminjaman
13. Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan sarana dan prasarana. Beberapa alternatif cara pengadaan sarana dan prasarana adalah….
a. Pembelian dan Penyimpanan b. Pembelian dan Pembuatan sendiri c. Penyewaan dan Perdagangan d. Penukaran dan barter
e. Perbaikan dan Pengawasan
14. Fungsi dari pengadaan sarana dan prasarana mengatur dan menyelenggarakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan menyangkut…
a. Jenis, jumlah, kualitas, tempat, dan waktu yang dikehendaki b. Jenis, kuantitas, volume, keteraturan
c. Jenis, jumlah, kualitas, tempat, dan waktu dadakan d. Jenis, jumlah, kualitas, tempat, dan kesempatan e. Jenis, kualitas, tempat, dan wawasan
15. Pelaksanaan pemeliharaan barang inventaris meliputi… a. Perawatan.
b. Pencegahan.
c. Penggantian ringan d. Semua jawaban benar
16. Sebutkan barang-barang yang habis pakai...
a. Alat tulis kantor
b. Komputer
c. Kertas
d. Alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan paper klip
e. Gedung
17. Tujuan mempelajari fungsi manajemen administrasi sarana dan prasarana ialah…
a. Agar lebih hemat b. Terjadi keselarasan c. Terjadi pemborosan
d. Terhindar dari pemborosan biaya e. Agar lebih efektif dan efisien
18. Menurut hukum waktunya pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dibedakan dalam…
a. Harian dan 1 bulanan b. Harian dan mingguan
c. Harian dan jangka waktu tertentu d. Mingguan dan 2 bulan sekali
e. Harian dan tahunan
19. Perencanaan/pengembangan ruang-ruang penyimpanan (storage space), penyelenggaraan tata laksana penyimpanan (storage procedure) perencanaan/penyimpanan/pengoperasian alat-alat pembantu pengatur barang (material handling equipment), tindakan-tindakan keamanan dan keselamatan (security and safety) merupakan bagian dari…
a. Penyimpanan b. Penyusutan c. Pengadaan d. Pengendalian
e. Peminjaman
20. Suatu kegiatan yang dilakukan untuk mengatur dan mengelola sarana dan prasarana kantor secara efektif dan efisien dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan merupakan
pengertian dari…
a. Manajemen sarana dan prasarana kantor b. Manajemen administrasi perkantoran c. Manajemen administrasi kepegawaian d. Manajemen sarana kantor
SOAL ESAI
Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan baik dan benar !
1. Mengapa fungsi manajemen sarana prasarana penting untuk dipelajari?
2. Apa yang dimaksud dengan penyimpanan? Sebutkan tujuan dari penyimpanan!
3. Dalam Fungsi pemeliharaan sarana dan prasarana terdapat tujuan dan manfaat pemeliharaan, coba sebutkan masing-masing 4 point!
4. Apa yang dimaksud dengan fungsi pengadaan sarana dan prasarana?
5. Sebutkan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam membuat suatu rencana pengadaan sarana dan prasarana kantor?
F. Tugas Mandiri
a. Carilah contoh sarana dan prasarana kantor di internet. Kemudian klasifikasikan mana yang termasuk sarana dan mana yang termasuk prasarana !
b. Alat/bahan:
Kertas HVS A4
Map
Laptop
Modem
c. Hasil dari pekerjaan Anda dimasukkan dalam map, berikan tanda pada masing-masing klasifikasi.
G. Kunci Jawaban Soal Pilihan Ganda 1. A 11. E 2. B 12. A 3. A 13. B 4. B 14. A 5. E 15. D 6. E 16. D 7. B 17. E 8. C 18. C 9. A 19. A 10. D 20. A Soal Esai
1. Fungsi manajemen sarana dan prasarana sangat penting untuk dipelajari. Dalam praktek administrasi perkantoran, seorang sekretaris harus mengetahui jenis sarana prasarana dan juga fungsi manajemennya agar mampu mengorganisasikan sarana prasarana secara efektif dan efisien.
2. Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.
Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain: 1. Agar barang tidak cepat rusak
2. Agar tidak terjadi kehilangan barang
3. Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari 4. Memudahkan dalam pengawasan
5. Memudahkan dalam analisis barang 3. Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan
1) Tujuan pemeliharaan
Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan. Hal ini sangat penting terutama jika dilihat dari aspek biaya, karena untuk membeli sesuatu peralatan akan jauh lebih mahal jika dibandingkan dengan merawat bagian dari peralatan tersebut.
Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal.
Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui pencetakan secara rutin dan teratur.
2) Manfaat pemeliharaan
Jika peralatan terpelihara dengan baik, umurnya akan awet yang berarti tidak perlu mengadakan penggantian dalam waktu yang singkat.
Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi kerusakan yang berarti biaya perbaikan dapat ditekan seminim mungkin.
Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka akan lebih terkontrol sehingga terhindar kehilangan.
Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka enak dilihat dan dipandang.
4. Pengadaan sarana dan prasarana merupakan fungsi operasional pertama dalam manajemen sarana dan prasarana kantor. Fungsi ini pada hakikatnya merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan sarana dan prasarana kantor sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat, dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan.
5. Langkah-langkah yang dilakukan dalam membuat suatu rencana pengadaan sarana dan prasarana adalah sebagai berikut:
a) Mengadakan analisa terhadap kegiatan yang membutuhkan alat atau media dalam pelaksanaannya dan analisa kebutuhan peralatan lain untuk kantor. Dari analisa ini dapat dibuat daftar kebutuhan alat-alat media.
b) Mengadakan perhitungan taksiran biaya.
c) Apabila perhitungan jumlah taksiran biaya untuk pengadaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan lebih besar dari anggaran yang tersedia, maka perlu menyusun prioritas kebutuhan, atau pengurangan jumlah barang sejenis yang akan dibeli.
d) Prioritas-prioritas kebutuhan yang ada pada urutan bawah, dapat ditunda untuk perencanaan tahun berikutnya.
BAB III EVALUASI
A. Maksud Dan Tujuan Evaluasi
Dalam modul ini yang menjelaskan kompetensi mendefinisikan fungsi manajemen sarana dan prasarana, dan dilengkapi dengan materi evaluasi diharapkan peserta didik mampu memahami dan lebih mengerti tentang fungsi-fungsi manajemen saran dan prasarana kantor serta dapat menerapkan fungsi-fungsi manajemen saran dan prasarana kantor dalam sebuah instansi maupun lembaga. Dan juga diharapkan peserta didik mampu lebih peka terhadap perkembangan mengenai kemajuan sarana dan prasarana kantor saat ini.
B. Materi Evaluasi
Menurut kamus besar bahasa Indonesia (KBBI) sarana dan prasarana merupakan segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Anatara sarana dan prasarana tidak jauh berbeda, karena keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan.
Jenis-jenis sarana dan prasarana kantor
Peralatan dan perlengkapan kantor (office suplies)
Peralatan dan perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, tepat dan efisien.
C. Evaluasi
PILIHAN GANDA
Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan menyilang (X) disalah satu jawaban A,B,C,D, atau E yang benar dan tepat!
Contoh cara pengerjaan soal:
1. Yang termasuk kedalam jenis barang habis pakai adalah... a. Gedung
b. Bangunan c. Komputer d. Kertas e. Semua benar
Jawaban yang benar adalah d, jadi pilih dan silang jawaban d seperti pada contoh diatas. Kerjakan soal dibawah ini sesuai petunjuk pengerjaan diatas!
1. Semua perangkat peralatan, bahan, dan perabot yang secara langsung digunakan dalam proses kegiatan kantor merupakan pengertian dari...
a. Sarana kantor b. Sarana perkantoran c. Prasarana tempat d. Prasarana kantor e. Sarana dan Prasarana
2. Meja,kursi,atk merupakan golongan dari... a. Prasarana
b. Sarana
c. Alat kebutuhan d. Pelengkap e. Keperluan
3. memberikan layanan secara profesional di bidang sarana dan prasarana kantor dalam rangka terselenggaranya kinerja karyawan secara efektif dan efisien merupakan tujuan dari...
a. Administrasi b. Sarana kantor
c. Administrasi sarana perkantoran
d. Administrasi sarana dan prasarana kantor e. Administrasi sarana dan prasarana kantor
a.
habis tidaknya dipakai;b.
bergerak pada saat digunakan;c.
pengelolaand.
perencanaane.
pengadaan5. segala bahan atau alat yang apabila digunakan bisa habis dalam waktu yang relatif singkat adalah pengertian dari...
a. prasarana tempat
b. sarana dan prasarana kantor c. sarana dan prasarana sekolah d. Sarana kantor yang habis dipakai e. sarana kantor
6. semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang pelaksanaan pelaksanaan kegiatan rutin di kantor merupakan pengertian dari...
a. Prasarana kantor b. sarana kantor c. prasarana sekolah d. sarana pendidikan e. alat penunjang
7. Berikut adalah cara yang dapat dilaksanakan dalam pengadaan bangunan, Kecuali... a. membangun bangunan baru
b. membeli bangunan c. menyewa bangunan d. menerima hibah bangunan e. menggadai bangunan
8. Yg merupakan Proses pengelolaan administrasi sarana prasarana adalah... a. pengurusan dan pencatatan
b. pemindahan c. pembiayaan d. pengolahan e. semua benar
9. Manajemen sarana prasarana kantor hendaknya terealisasikan dalam bentuk proses kerja yang sangat kompak. Untuk itu, antara satu dengan lainnya dalam organisasi harus bekerja dengan baik adalah prinsip dari...
a.
prinsip saranab.
prinsip Kekohefisanc.
prinsip tanggung jawabd.
prinsip manajemena. sarana kantor
b. prasarana kantor tahan lama c. Sarana kantor tahan lama d. A,B,C benar
e. sarana pendidikan
SOAL ESAI Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan baik dan benar !
1. Jelaskan pengertian dari sarana kantor….
2. Penggunaan sarana prasarana inventaris kantor harus dipertanggungjawabkan dengan jalan membuat laporan penggunaan barang-barang tersebut yang ditujuakan kepada instansi terkait. Laporan tersebut sering disebut dengan ...
3. Semua sarana prasarana harus diinventarisasi secara periodik, maksud dari periodik yaitu.... 4. Dua prinsip yang harus diperhatikan dalam pemakaian perlengkapan kantor adalah...
5. Jelaskan pengertian dari prasarana kantor...
6. Sebutkan 5 Proses pengelolaan administrasi sarana prasarana... 7. Sebutkan tujuan administrasi sarana prasarana kantor secara umum...
8. Sebutkan 5 prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam mengelola sarana prasarana kantor...
9. Sebutkan perbedaan pengadaan peralatan dan pengadaan perlengkapan dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor...
BAB IV
PENUTUP
TINDAK LANJUT
Bagi peserta didik yang sudah menjawab soal sebanyak 80% atau lebih dari seluruh soal evaluasi, dapat mengembangkan pemahaman tentang materi fungsi-fungsi manajemen administrasi sarana dan prasarana di berbagai instansi dan lembaga.
Adapun peserta didik yang belum mencapai belajar tuntas 80% dapat mengulang belajar dengan memilih materi-materi yang masih dianggap sulit secara lebih teliti atau didiskusikan bersama teman maupun dengan guru.
HARAPAN
Modul ini merupakan salah satu bahan ajar yang digunakan dalam mata pelajaran Administrasi Sarana dan Prasarana. Namun, harus dimengerti pula bahwa modul ini buan merupakan satu-satunya rujukan bagi peserta didik, tentang menentukan fungsi manajemen sarana dan prasarana kantor, maka sangat disarankan untuk membaca buku lain mengenai materi ini. Semoga modul ini dapat bermanfaat bagi semua kalangan dalam proses belajar mengajar.
GLOSARIUM
B
Barter : Kegiatan tukar-menukar barang yang terjadi tanpaperantara uang
F
Feedback : (umpan balik) suatu proses dimana sebagian dari output (keluaran) dibalikan ke bagian input (masukan)
Filling Cabinet : Lemari arsip yang terbuat dari bahan metal sehingga menjaga dokumen dari kelembapan
H
Hibah : Pemberian yang dilakukan oleh seseorang kepada pihak lain yang dilakukan ketika masih hidup dan pelaksanaan pembagiannya dilakukan pada waktu penghibah masih hidup juga
I
Inventaris : Daftar yang memuat semua barang milik kantor (sekolah, perusahaan, kapal, dsb)
Inventarisasi : Pencatatan atau pendataran barang-barang milik kantor, (sekolah, rumah tangga, dsb) yang dipakai dalam melaksanakan tugas
K
Kualifikasi : Pendidikan khusus untuk memperoleh suatu keahlian
M
Modul : Standar atau satuan pengukur
P
Paper Clip : Penjepit kertas, pada uumnya terbuat dari kawat tipis
Pengadaaan : Segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang, benda, atau jenis barang bagi keperluan pelakasanaan tugas untuk mencapai tujuan kantor.
Pengawasan : Pemberian pengarahan dan bimbingan terhadap pengelolaan sarana dan prasarana yang telah dilakukan dalam satu periode untuk mencapai tertib administrasi dan tertib teknis.
Penyusutan : Kegiatan yang bertujuan untuk memusnahkan barang yang sudah tidak dipakai lagi sehingga tempatnya masih dapat dimanfaatkan.
Periodik : Menurut periode tertentu, muncul atau terjadi dalam selang waktu yang tetap
R
Rehabilitasi : Sebuah kegiatan atau proses untuk membantu para penderita yang mempunyai penyakit serius atau cacat yang memerlukan pengobatan medis untuk mencapai kemampuan fisik psikologis, dan sosial yang maksimal.
Regional : Wilayah yang jelas teridentifikasi meskipun sebenarnya untuk wilayah tersebut relative tergantung konteks waktu
Rekondisi : (barang) yang sudah tidak dipakai dan dirakit ulang dan terlihat seperti baru
DAFTAR RUJUKAN
http://www.academia.edu/10086383/fungsi_Manajemen_sarana_prasarana_dari _segi_Pengorganisasian
http://kbbi.web.id/
