MODUL KEORGANISASIAN HMJ PAKSI FKIP-UMM [ PGSD AKSI ] KANTOR HMJ PGSD. Lahir : 23 November 2007

(1)

MODUL KEORGANISASIAN

HMJ PAKSI FKIP-UMM

[ PGSD AKSI ]

KANTOR HMJ PGSD

Lahir : 23 November 2007

Sekretariat :

Jl.Raya Tlogomas No246-Malang (65144) Student Center, Lantai 2,5

UMM (Kampus 3)

(2)

Ketua Umum

Foto Nama Asal

Suko Prasetio ( Periode 2007-2008 ) ( Periode 2008-2009 ) Dampit, Malang – Jawa Timur Ahmad Mahzumi ( Periode 2009-2010 )

Gresik – Jawa Timur

Latif Burhanuddin Abdurrohman ( Periode 2010-2011 )

Kudus - Jawa Tengah

Ahmad Fahmi Mujahidillah ( Periode 2011-2012 )

Sukodadi-Lamongan, Jawa Timur

(3)

GARIS BESAR HALUAN KERJA HMJ PAKSI PERIODE 2011 – 2012

Kebijakan – Kebijakan Ketua Umum 2011 – 2012

Oleh: Ahmad Fahmi Mujahidillah (201010430311048)

I. Kelembagaan Internal & Eksternal

 Memantapkan manajemen organisasi, identitas, visi misi PAKSI.  Mengoptimalkan kantor PAKSI sebagai pusat koordinasi fungsionaris.

 Menjalin hubungan dengan lembaga lain yang saling menguntungkan, seperti : 1. HMJ, Badan Eksekutif Mahasiswa dan Senat Mahasiswa dilingkungan

FKIP-UMM.

2. HMJ PGSD di luar kampus

 Menjalin koordinasi dengan pendamping dan Pembina, seperti: 1. Dekanat FKIP-UMM.

2. Jurusan dan dosen-dosen PGSD FKIP-UMM.  Kontroling dan monitoring Fungsionaris PAKSI.  Merumuskan dan mengelola profil PAKSI.

II. Administrasi A. Wakil Ketua

1. Bertanggungjawab secara kelembagaan terhadap Ketua Umum.

2. Menggantikan peran ketua umum jika ketua umum tidak ada ditempat. 3. Turut membantu ketua umum untuk melaksanakan tugasnya.

B. Sekretaris

1. Bertanggungjawab secara kelembagaan terhadap Ketua Umum 2. Inventarisasi perkantoran

3. Mengurus administrasi persuratan (surat-surat, proposal, LPJ kegiatan ) 4. Merekap Keluar-Masuk surat.

C. Bendahara

1. Bertanggung jawab secara kelembagaan terhadap Ketua Umum 2. Mengurus anggaran keuangan lembaga

3. Mengatur sirkulasi anggaran dana lembaga

III. Kelembagaan Teknisi. A. Bidang Penalaran

(4)

 Mendampingi Anggota dalam Mengembangkan profesinya

 Menyelenggarakan kegiatan yang berhubungan dengan PGSD

B. Bidang bakat minat

 Bertanggungjawab secara kelembagaan terhadap Ketua Umum

 Identifikasi bakat dan minat Anggota HMJ

 Mendampingi Anggota dalam mengembangkan Bakat dan minatnya

 Menyelenggarakan kegiatan dalam rangka pengembangan bakat dan minatnya.

C. Bidang Kesjahteraan

 Menumbuhkan sikap responsife terhadap keaadaan anggota

 Membangun rasa memiliki terhadap lembaga

 Membangun kedekatan antar sesama mahasiswa PGSD.

 Mengelola dan mengirimkan KHS Mahasiswa PGSD.

 Mengupayakan adaya mading HMJ.

D. Bidang Rohani dan Keislaman

 Menumbuhkan dan mengembangkan religiuitas fungsionaris dan anggota

E. Bidang Media Informasi

 Bertanggungjawab secara kelembagaan terhadap Ketua Umum.

 Mengelola info di mading HMJ.

 Menyebarkan informasi ke mahasiswa PGSD melalui media tertentu.

F. Lembaga Pers

 Mengelola Menerbitkan majalah HMJ ”PAKSI”

(5)

HALUAN KEPANITIAAN KEGIATAN

Oleh : HMJ PAKSI FKIP-UMM

A. Steering Committe (SC):

o Ketua Umum dan Wakil o Sekretaris

o Bendahara Umum o Kabid dan Sekbid

Konsepan Tawar yaitu konsepan yang ditawarkan oleh steering committe kepada seluruh kepanitiaan yang tergabung dan bisa dirubah jika dirasa kurang baik atau memberatkan dan tidak pass.

B. Penanggungjawab:

o Ketua Umum ( Utama ) o Seluruh Fungsionaris HMJ o Kepanitiaan kegiatan.

C. Kepanitiaan Kegiatan:

o SC

o Penanggungjawab sie./ Co.Sie (koordinator sie.)

o Seluruh Fungsionaris HMJ yang tergabung dikepanitiaan maupun tidak.

D. Macam Konsepan:

1. Konsep dari SC yakni Konsepan Tawar.

2. Konsep dari Sie.Acara dan Kepanitiaan Kegiatan yakni konsepan terbaru untuk dilaksanakan

(6)

SISTEMATIKA RAPAT PANITIA KEGIATAN

HMJ PAKSI FKIP-UMM

I. Pra-Rapat kegiatan: untuk para undangan yakni seluruh fungsionaris HMJ

 Kewajiban Pra-Rapat:

 Menyiapkan alat mencatat.  Keharusan Pra-Rapat:

 Mempersiapkan kondisi badan yang prima.

 Mencatat undangan rapat yang telah disebarkan melalui sms.  Mekanisme Penginformasian Rapat:

 Informasi rapat melalui Ketua Umum - Sekretaris - Pimpinan Harian.

 Pimpinan Harian (kabid/ sekbid / co.devisi/ pimp. pada lembaga pers) menyebar info ke anggotanya.

 Selanjutnya informasi rapat diserahkan oleh Ketua Umum kepada Ketua Pelaksana jika sudah terbentuk kepanitiaan.

 Ketua pelaksana jika mengadakan rapat informasi ke Pimpinan Harian untuk disebarkan keanggotanya dan jika butuh bantuan bisa minta bantu Bidang Media Informasi.

 Catatan:

1. Seluruh panitia harap membiasakan mencatat 2. Mencari info rapat dan bertanya.

3. Informasi diharapkan menyeluruh serta jika ada nomor tidak aktif dikomunikasikan ke Ketua Umum atau sekretaris.

4. Diharapkan konfirmasi ke ketua pelaksana jika tidak bisa hadir dengan alasan apapun. 5. Yang muda menghormati yang tua, yang tua menyayangi yang muda, 6).Tolong

menolong dan saling membantu kunci kesuksesan.

II. Rapat:

 Proses Rapat (Process): (pada saat proses rapat absensi dijalankan Wajib Absen)

 Menunggu para undangan (seluruh fungsionaris HMJ PAKSI) dalam rapat yang telah ditentukan.

 Ketua Umum menunjuk Ketupel/Kapel (Ketua Pelaksana) dalam kegiatan dari beberapa opsi/pilihan dan yang siap bersedia.

 Ketua Umum menunjuk Sekpel dan Banpel dalam kegiatan.

 Perkenalan Kapel,Sekpel,Benpel+No.HP kepada seluruh para undangan agar dicatat

 Kapel dan SC menawarkan kontrak kepanitiaan bagi undangan dan bersedia serta siap mendedikasikan dirinya dalam kepanitiaan.

 Kapel membentuk dan menunjuk dan membagi di tiap sie.

 Menunjuk koordinator (co.) di tiap sie.

 Kapel mengarahkan koordinator tiap sie.untuk mencatat nama anggota beserta nomor anggota.

(7)

 Kapel mengarahkan Sekpel agar mencatat surat apa yang dibutuhkan oleh masing-masing sie. (surat undangan, surat peminjaman tempat, surat ijin, surat peminjaman karpet, dan surat-surat lain yang dibutuhkan). Dan jika Sekpel kesulitan dalam persuratan maka dikomunikasikan kepada Sekum.

 Kapel mengarahkan Benpel untuk mengkomunikasi keuangan kepada Bendum.

III. Pasca Kegiatan:

1. Bersih-bersih tempat kegiatan.

2. Laporan ke pemilik tempat bahwa acara sudah selesai. 3. Penanggungjawab kunci harap mengamankan kunci

4. Rapat Evaluasi, yakni melaporkan hal-hal yang telah dikerjakan dari masing-masing sie serta keuangan yang keluar-masuk dilampirkan nota pembayaran. Fungsi rapat evaluasi sendiri adalah untuk penilaian terhadap kinerja dalam kegiatan yang baru terlaksana agar lebih dimaksimalkan pada kegiatan selanjutnya. Dan diharapkan selesai rapat jangan tidak ada yang saling bermusuhan karena rapat evaluasi merupakan rapat pembenaran bagi kita semua guna meningkatkan kinerja dedikasi kita kepada himpunan yang telah dipercaya oleh birokasi jurusan

5. Makan-makan dan silaturahim ke seluruh panitia jika ada khilaf dalam tutur kata maupun perbuatan pada kegiatan itu.

6. Sayonara.

NB: Laporan Pertanggungjawaban tiap sie. dilakukan pada saat rapat evaluasi.

(8)

RAPAT

 Rapat adalah sebuah kegiatan untuk berdiskusi bersama dan saling sharing tentang sesuatu hal yang sekiranya untuk dibahas

 Fungsi Rapat adalah tak lain untuk memperjelas sesuatu yang perlu diomongkan jika ada suatu perubahan

PENJELASAN:

1. Rapat pembentukan kepanitiaan: Rapat yang dilakukan untuk membentuk

kepanitiaan dalam suatu kegiatan di setiap sie. nya untuk melaksanakan tugasnya sesuai sie. nya tersebut.

2. Rapat koordinasi kegiatan: Rapat yang dilakukan guna pelaporan tugas dari setiap

sie., apa kendala, apa yang kurang dan apa pemecahan kendala tersebut. (rapat koordinasi dilakukan 2-2 kali setiap minggu).

3. Rapat pemantapan kegiatan: Rapat minggu-minggu terakhir sebelum kegiatan dan

gencar dilaksanakan diaksanakan guna persiapan yang matang untuk kegiatan dan memposisikan dirinya dalam suatu sie didalam suatu kegiatan.

4. Rapat Evaluasi Kegiatan: Rapat yang dilakukan guna untuk melaporkan

pertanggungjawaban dan penilaian kerja dari masing-masing tiap sie. guna sebagai acuan untuk kegiatan periode berikutnya atau sebagai tolak ukur / prosentasi kemaksimalan kegiatan yang telah dilaksanakan.

5. Rapat Pembubaran Panitia: Rapat yang dilakukan untuk membubarkan panitia

dalam suatu kegiatan tersebut, biasanya dibubarkan setelah rapat evaluasi dilanjutkan dengan makan-makan dan sillaturrahim seluruh panitia kegiatan.

6. Rapat Per Sie. : Rapat yang dilakukan tiap sie. untuk merumuskan jobdis

(pekerjaannya) atau hal-hal apa saja yang diperlukan oleh sie.nya masing-masing yang akan diperlukan dalam sebuah kegiatan tersebut.

Macam-Macam Rapat Dalam Suatu

Kegiatan

Rapat Pembentukan Kepanitiaan

Rapat Koordinasi Kegiatan

Rapat Pemantapan Kegiatan

Rapat Evaluasi Kegiatan

Rapat Pembubaran Panitia Kegiatan

(9)

Alur Komunikasi

Keterangan:

 Ketua Umum diharapkan komunikasi secara teratur dengan ketua pelaksana tentang perkembangan masing-masing sie. dan memonitoring hal-hal yang kurang agar dipersiapkan lagi tuk mencari solusi dan menistruksikan kepada ketua pelaksana tuk disampaikan ke sie. yang mengalami kendala.

 Bendahara Umum diharapkan selalu ada ditempat dan sekiranya membantu Bendahara Pelaksana dalam menangani keluar masuknya uang kegiatan.

 Sekretaris Umum diharapkan turut serta membantu pembuatan surat oleh Sekretaris Pelaksana dan memberi ilmu-ilmunya tentang persuratan.

 Ketua Pelaksana diharapkan komunikasi secara teratur dengan koordinator tiap sie. tentang hasil kerja dan apa yang dilakukan dari setiap sie. tersebut dan apa kendalanya?.

 Sekpel (Sekretaris Pelaksana) diharapkan sharing dengan Sekum (Sekretaris Umum) untuk pembuatan surat dengan penomoran yang tepat.



Benpel (Bendahara Pelaksana) diharapkan sharing ilmu tentang keuangan dengan

Bendum (Bendahara Umum) tentang bagaimana mengatur keuangan secara sistematis.

 Koordinator (Co.) tiap sie. diharapkan bekerjasama dengan anggotanya untuk memaksimalkan pekerjaannya.

KETUA UMUM

Ketua Pelaksana

Koordinator tiap Sie.

Sekretaris Pelaksana

_{Bendahara Pelaksana}

Sekretaris

Bendahara Umum

(10)

JOBDISCRIPTION KEPANITIAAN DALAM PELAKSANAAN KEGIATAN

HMJ PAKSI(PGSD Aksi) FKIP - UMM

Sekretariatan: Student Center Lantai II, Jl.Tlogomas No.246 – Malang (65144)

~Satukan Visi dan Misi guna membangun semangat berorganisasi~

No Organization Comitte Job (Pekerjaan/Tugasnya)

1. Ketua Pelaksana Kegiatan (Ketupel/Kapel/Ketapel)

 Bertanggungjawab secara penuh atas terlaksananya kegiatan.

 Menghandel pada saat rapat dan koordinasi kepanitiaan.

2. Sekretaris Pelaksana Kegiatan

(Sekpel)

 Menyusun “Proposal Kegiatan” sesuai konsep yang ditawarkan oleh SC dan disetujui oleh semua pihak.  Membuat surat menyurat, seperti:

1. Permohonan Dana.

2. Izin tempat/ peminjaman tempat. 3. Izin tidak masuk kuliah.

4. Undangan.

5. Permohonan bantuan (jika perlu dalam kegiatan) 6. Dll.

3. Bendahara Pelaksana Kegiatan

(Benpel)

 Bertanggungjawab secara penuh terhadap keuangan.  Memberikan laporan keuangan kepada ketua

pelaksana (keluar masuk uang).

 Memprediksikan jumlah pemasukkan dan pengeluaran dana pada kegiatan tersebut.

 Merekap kuitansi pengeluaran sebagai tanda bukti. 4. Sie. Kesekretariatan  Mendata siapa saja yang akan mengikuti kegiatan.

 Membuat daftar absen.  Berjaga di stand pendaftaran.

 Membuat Sertifikat peserta maupun panitia kegiatan.

5. Sie. Acara  Mengatur jalannya acara sesuai konsep yang

ditawarkan dan disetujui semua panitia kegiatan.  Membuat suatu alternatif-alternatif ketika acara tidak

sesuai dengan konsep awal karena adanya kendala.  Mempersiapkan orang-orang yang berperan langsung

dalam acara, misalnya:

1. Pembawa Acara/ Moderator 2. Sambutan-sambutan 1. Ketupel 2. Ketum 3. Ketua Jurusan 4. Pemateri 5. Dll.

3. Moderator saat sharing (jika perlu).

6. Sie. Humas  Survey tempat, Lapangan, dll.

 Izin tempat ke pemilik tempat/ penanggungjawabnya.  Mengantar Undangan.

 Sosialisasi kegiatan.

(11)

1. Taplak Meja

2. Tempat makanan tamu. 3. dll

 Sewa/Peminjaman perlengkapan, seperti: 1. Microphone.

2. Karpet.

3. Wirelles (jika perlu). 4. Walky-Talky (jika perlu) 5. Dll.

8. Sie. Kesehatan  Menyiapkan obat-obatan yang diperlukan.

 Menyiapkan tempat peristirahatan buat peserta yang sakit.

9. Sie. Pubdekdok:

1. Publikasi 2. Dekorasi 3. Dokumentasi

 Mempersiapkan kamera/ handycam.

 Mempublikasikan dengan menempelkan pengumuman berupa informasi tulis atau mempublikasikan secara lisan ataupun sms.

 Mendekorasi ruangan kegiatan.

 Mendokumentasikan dengan potret foto atau merekam kegiatan dalam bentuk video.

10. Sie. Konsumsi  Menyiapkan kebutuhan pokok/ makanan dan

minuman

11. Sie. Keamanan  Mengamankan jalannya kegiatan jika ada kegaduhan dari awal sampai akhir.

NB: Sie. dibentuk seperlunya @ HMJ PAKSI FKIP-UMM

Hal yang perlu diperhatikan:

1. Ketupel dan Co. saling komunikasi tentang masalah kegiatan. 2. (Koordinator/ Co.) saling berkomunikasi dengan Co. lainnya.

(Sekretaris-Perlengkapan-

3. Co. jangan bekerja sendiri, bagi job dengan anggota dan catat nomor HP Anggota. 4. Antar sie. saling membantu.

5. Bendahara Pelaksana mengamankan Kuitansi. 6. Diharapkan komunikasinya selalu berjalan.

Ketua Pelaksana (Ketupel)

Co. masing-masing Sie.

Komunikasi

Masing-masing Anggota Sie.

Komunikasi

(Komunikasi Aktif Antar Co. dan Anggotanya)

(Komunikasi Aktif Antar Co.) dan antara Co. dan Co. diharap saling membantu Co. 1 Co. 2 Co. 3 Co. 4 Co. 5 Co. 6 Co. 7