Penerapan Critical Path Method pada Penjadwalan Proses Onboarding Mitra pada PT Kuliner Inovatif Indonesia LAPORAN KERJA PRAKTIK

(1)

Penerapan Critical Path Method pada Penjadwalan Proses Onboarding

Mitra pada PT Kuliner Inovatif Indonesia

LAPORAN KERJA PRAKTIK

Oleh:

Chandeni Rajinder Kaur Dhillon

103117043

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKUTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS PERTAMINA

2020

(2)

i

LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN KERJA PRAKTIK

(3)

ii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan kerja praktik pada PT Kuliner Inovatif Indonesia serta dapat menyelesaikan laporan kerja praktik yang berjudul “Penerapan Critical Path Method pada Penjadwalan Proses Onboarding Mitra pada PT Kuliner Inovatif Indonesia”.

Laporan kerja praktik ini disusun untuk memenuhi persyaratan kelulusan pada mata kuliah kerja praktik di Universitas Pertamina. Dalam penyusunan laporan kerja praktik ini, penulis mendapatkan banyak dukungan dan bantuan, oleh karena itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih penulis kepada :

1. Kedua Orang Tua penulis

2. Ibu Fiska Kusumawati, MBA selaku Dosen Pembimbing Kerja Praktik

3. Bapak Rishabh Singhi selaku Chief Executive Officer dari PT Kuliner Inovatif Indonesia

4. Ibu Stefanie Irma selaku Chief Operating Officer dari PT Kuliner Inovatif Indonesia

5. Seluruh rekan kerja dan staff PT Kuliner Inovatif Indonesia

Penulis menyadari bahwa laporan kerja praktik ini masih memiliki banyak kekurangan sehingga jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari seluruh pihak sehingga laporan ini dapat diperbaiki di kemudian hari. Penulis berharap semoga laporan kerja praktik ini dapat memberikan manfaat bagi pihak yang berkepentingan serta bagi seluruh pembaca.

Jakarta, 25 Januari 2020

Penulis,

(4)

iii

DAFTAR ISI

LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN KERJA PRAKTIK ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR GAMBAR ... v

DAFTAR TABEL ... vi

BAB I ... 1

PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Tujuan Kerja Praktik ... 2

1.2.1 Tujuan Umum ... 2

1.2.2 Tujuan Khusus ... 2

BAB II ... 3

PROFIL PERUSAHAAN ... 3

2.1 Sejarah Singkat PT Kuliner Inovatif Indonesia ... 3

2.2 Penempatan Kerja ... 3

BAB III... 4

KEGIATAN KERJA PRAKTIK ... 4

BAB IV ... 10

HASIL KERJA PRAKTIK ... 10

4.1 Pembuatan Alur Proses Onboarding Mitra Home Kitchen ... 10

4.2 Identifikasi Permasalahan pada Proses Onboarding Mitra ... 11

4.3 Pembuatan dan Penerapan Critical Path Method pada Penjadwalan Proses Onboarding Mitra . 12 BAB V ... 16

TINJAUAN TEORITIS ... 16

5.1 Fungsi Perencanaan pada Manajemen ... 16

5.2 Critical Path Method ... 16

5.2.1 Kerangka Kerja Critical Path Method ... 16

5.2.2 Diagram Jaringan Kerja (Network Diagram) ... 17

5.2.3 Metode Penentuan Jalur Kritis (Critical Path Analysis) ... 18

BAB VI ... 20

(5)

iv 6.1 Kesimpulan ... 20 6.2 Saran ... 20 DAFTAR PUSTAKA ... 22 LAMPIRAN ... 23

(6)

v

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Alur Proses Onboarding Mitra ... 11

Gambar 2 Diagram Jaringan Kerja (Network Diagram) ... 13

Gambar 3 Format Node ... 14

Gambar 4 Diagram Critical Path Method ... 14

Gambar 5 Activity on Arrow Network Diagram ... 17

(7)

vi

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Kegiatan Kerja Praktik………..11

Tabel 4.1 Kegiatan

Onboarding

Mitra………19

Tabel 4.2 Perhitungan

Slack

………...21

(8)

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Industri makanan dan minuman di Indonesia mengalami pertumbuhan yang cukup pesat dalam beberapa tahun belakangan ini. Berdasarkan (Caesar Akbar, 2020), mengutip data dari Badan Pusat Statistik, pertumbuhan industri makanan dan minuman pada triwulan II 2020 tumbuh signifikan sebesar 0,22 persen secara tahunan. Meskipun hampir seluruh industri terkena dampak pandemi Covid-19 perkembangan industri makanan minuman diproyeksikan akan melonjak kian pesat, hal ini dikarenakan munculnya berbagai UMKM baru yang merintis usahanya dibidang industri ini.

Didukung dengan kemajuan teknologi, pemilik UMKM kuliner kini dapat memanfaatkan cloud kitchen yang memberikan layanan pesan-antar sehingga pelanggan dapat menikmati makanan dan minuman yang dijual tanpa harus datang ke restoran. Layanan cloud kitchen pada dasarnya merupakan konsep dapur kolektif yang terdiri dari berbagai macam restoran yang tidak menyediakan fasilitas makan di tempat, sehingga seluruh pembelian dilakukan dengan sistem pesan-antar. Layanan cloud kitchen dinilai sangat efektif pada kondisi pandemi saat ini. Mitra UMKM dapat meminimalisasi biaya operasional mereka dengan layanan pesan-antar yang diberikan oleh cloud kitchen.

Berkembangnya inovasi bisnis cloud kitchen ini kemudian menarik perhatian banyak investor dan pegiat start up. Saat ini jaringan cloud kitchen terbesar di Indonesia dipegang oleh GrabKitchen dengan 48 titik dan cakupan geografis terluas di tujuh kota besar yakni Jabodetabek, Bandung, Bali, Medan, Surabaya, Malang, dan Makasar. Selain GrabKitchen, Gojek juga mulai melakukan inovasi cloud kitchen yang dinamakan Dapur Bersama, layanan cloud kitchen lainnya di Indonesia diantaranya adalah YummyKitchen dari Yummy Corp, dan juga cloud kitchen milik CRP Group Indonesia.

Keberadaan startup cloud kitchen di Indonesia tentunya menarik perhatian penulis sehingga penulis memutuskan untuk melakukan kerja praktik di salah satu perusahaan startup yang bergerak di bidang bisnis serupa yakni DishServe. Dengan melaksanakan kerja praktik pada startup baru, penulis dapat mengetahui permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh sebuah startup pada masa awal pendiriannya.

Startup yang baru memulai bisnisnya seringkali tidak menaruh perhatian pada pentingnya perencanaan yang matang dan mendetail, hal ini kemudian yang menjadi salah satu penyebab startup

(9)

2 lambat dalam berkembang. Penulis juga menemukan kurangnya perencanaan yang matang pada divisi account management saat penulis melaksanakan kerja praktik. Oleh karena itu, penulis mencoba untuk menggunakan metode Critical Path Method dalam melakukan perencaan, khususnya untuk perencanaan pada proses onboarding mitra dapur rumahan.

1.2 Tujuan Kerja Praktik

Adapun tujuan dari kerja praktik yang dilakukan diantaranya yaitu:

1.2.1 Tujuan Umum

1. Memenuhi mata kuliah Kerja Praktik dengan beban sebanyak 2 (dua) satuan kredit semester (SKS) pada kurikulum Program Studi Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Pertamina.

2. Menambah wawasan, pengalaman, serta keterampilan dengan bekerja secara langsung di dunia industri startup kuliner.

3. Mengembangkan dan melatih kemampuan serta keterampilan yang telah didapatkan selama berkuliah.

1.2.2 Tujuan Khusus

1. Memahami sistem dan budaya kerja pada perusahaan startup DishServe.

2. Mengetahui proses kerja account management pada kegiatan onboarding, serta memahami permasalahan yang dihadapi pada fungsi ini.

1.3 Tempat dan Waktu Pelaksanaan

Kegiatan Kerja Praktik dilaksanakan pada tempat dan waktu pelaksanaan sebagai berikut:

Tempat: PT Kuliner Inovatif Indonesia, Plaza Mutiara Lt.8, Jl.DR.Ide Anak Gde Agung, Lingkar Mega Kuningan 1, Kav. E.1.2 No 1&2, Jakarta Selatan 12950

(10)

3

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Singkat PT Kuliner Inovatif Indonesia

PT Kuliner Inovatif Indonesia atau yang lebih dikenal dengan DishServe, merupakan perusahaan startup yang bergerak dibidang teknologi kuliner (Food-Tech) untuk bisnis dapur rumahan di Indonesia. DishServe merupakan brand yang menaungi usaha dapur rumahan dengan teknologi dan sistem bisnis terpadu. DishServe membantu pemilik bisnis dapur rumahan yang ingin mengembangkan bisnisnya dengan memberikan mereka kemudahan dalam menjalankan bisnis dapur rumahannya. DishServe membantu dapur rumahan dengan meningkatkan peluang dari nilai produk mereka dan membantu mereka mencapai pasar yang lebih besar dengan bergabung sebagai mitra DishServe. Sebagai sebuah brand, DishServe juga memberikan kesempatan bagi unit usaha dapur rumahan untuk menjual menu khas DishServe.

Visi DishServe dalam menjalankan bisnisnya adalah untuk memberikan lebih banyak pilihan makanan kepada masyarakat dengan cara yang sehat, higienis dan berkelanjutan. Kemudian, misi DishServe dalam menjalankan bisnisnya adalah memberikan kemudahan bagi dapun rumahan untuk menjalankan bisnis.

2.2 Penempatan Kerja

Penulis melamar sebagai account management dan operations intern pada PT Kuliner Inovatif Indonesia (DishServe) melalui platform LinkedIn. Setelah melewati tahap wawancara dengan Chief Operating Officer (COO), penulis diterima dan kemudian mulai bekerja sebagai account management dan operations intern dibawah bimbingan Chief Operations Officer (COO) secara langsung. Tugas utama penulis sebagai account management dan operations intern adalah menjalin hubungan baik dengan mitra DishServe yaitu mitra dapur rumahan, bersamaan dengan itu penulis juga memberikan training kepada seluruh partner kitchen mengenai cara penggunaan aplikasi DishKitchen, serta cara menyiapkan hidangan khas DishServe. Sebagai operations intern penulis juga melakukan kegiatan quality control melalui kegiatan survei kepada seluruh mitra untuk memastikan dapur, peralatan memasak, kemasan serta cara pengemasan menu seluruh mitra DishServe memenuhi standar kebersihan dan keamanan yang telah ditetapkan.

(11)

4

BAB III

KEGIATAN KERJA PRAKTIK

PT Kuliner Inovatif Indonesia merupakan startup yang bergerak di bidang kuliner, dengan fokus bisnis membangun rantai dapur rumahan atau yang kerap disebut sebagai home kitchen chain. Sebagai account management intern, pekerjaan penulis berkaitan erat dengan proses onboarding mitra home kitchen DishServe. Tugas utama penulis diantaranya adalah melakukan survei dan kunjungan ke lokasi mitra home kitchen, memberikan pelatihan (training) pada mitra, hingga menjaga hubungan baik antara mitra dengan DishServe. Pekerjaan penulis juga banyak berkaitan dengan dengan tim business development, tim manajemen operasi, tim listing serta tim developer.

Penulis melaksanakan kerja praktik selama tiga bulan, dimulai dari tanggal 31 Agustus – 1 Desember 2020. Pada awal masa kerja praktik, penulis bekerja secara remote dari rumah (work from home) karena adanya kebijakan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) yang berlaku di Jakarta. Setelah berlakunya kebijakan PSBB transisi pada awal November, penulis Kembali bekerja secara tatap muka di kantor (work from office). Berikut gambaran kegiatan kerja praktik penulis selama tiga bulan di PT Kuliner Inovatif Indonesia.

Tabel 3.1 Kegiatan Kerja Praktik

Minggu ke-

Tanggal Kegiatan

1 31 Agustus – 4 September  Pengenalan perusahaan & produk

 Menyusun dan menggabungkan seluruh dokumen mitra home kitchen

 Menghubungi mitra home kitchen

 Membuat rekonsiliasi penjualan mitra home kitchen

(12)

5 2 7 September – 11 September  Melakukan planning untuk proyek

onboarding mitra home kitchen

 Mempelajari penggunaan aplikasi DishKitchen dan cara menyiapkan produk untuk keperluan mempersiapkan program training

 Entry data mitra home kitchen

3 14 September – 18 September  Membuat dan mengirimkan form survei untuk keperluan riset marketing pada mitra home kitchen

 Mengunggah data mitra home kitchen

 Membuat draft training manual

 Melakukan rapat internal untuk membahas program training

 Membuat alur onboarding mitra home kitchen

 Mengirimkan confirmation email kepada mitra home kitchen

 Menghubungi mitra home kitchen untuk menjadwalkan survei dan training.

4 21 September – 25 September  Melakukan survey dan memberikan training secara online kepada mitra home kitchen

(13)

6 5 28 September – 2 Oktober  Melakukan survei dan memberikan

training pada mitra home kitchen

 Memeriksa kelengkapan data mitra home kitchen

 Melakukan verifikasi data dan menjadwalkan pengiriman stock produk.

 Menyiapkan draft welcome email untuk mitra home kitchen

 Menghubungi mitra home kitchen untuk menjadwalkan survei dan training

6 5 Oktober – 9 Oktober  Menghadiri rapat internal untuk membahas progress onboarding mitra home kitchen

 Melakukan survei dan memberikan training pada mitra home kitchen

 Memperbarui database mitra home kitchen

 Mengirimkan POA kepada mitra home kitchen

7

12 Oktober- 17 Oktober  Melakukan survei dan memberikan training pada mitra home kitchen

 Menghubungi mitra home kitchen untuk menjadwalkan survei dan training

(14)

7 8 19 Oktober – 23 Oktober  Membuat draft instruksi penggunaan

aplikasi dan SOP untuk mitra home kitchen

 Menjadwalkan testing order dengan mitra home kitchen

 Mendesain instruksi pembuatan produk untuk diberikan pada mitra home kitchen

 Menghubungi mitra home kitchen untuk menjadwalkan kunjungan survei dan training.

 Melakukan survei dan memberikan training pada mitra home kitchen

9 26 Oktober – 30 Oktober  Menjadwalkan order testing dengan mitra home kitchen

 Melakukan rapat dengan tim business development untuk membahas alur registrasi mitra home kitchen

 Melakukan rapat internal dengan tim account management untuk membahas SOP dan alur onboarding

 Menghimpun dan mengunggah data foto hasil survei mitra home kitchen ke dokumen internal perusahaan

10 2 November – 6 November



_Membuat

_spreadsheet

_logistic

quotations



Menghubungi mitra

home kitchen

untuk

menjadwalkan

kunjungan

survei secara langsung

 Melakukan kunjungan ke lokasi mitra home kitchen

(15)

8

 Membuat laporan kunjungan

11 9 November – 13 November  Melakukan kunjungan ke lokasi mitra home kitchen

 Melakukan rapat dengan tim distribusi dan logistik mengenai pengiriman stock

 Menjadwalkan pengiriman dengan mitra home kitchen

12 16 November – 20 November  Melakukan kunjungan ke lokasi mitra home kitchen

 Memperbarui database mitra home kitchen

 Mendampingi pelaksanaan order testing dengan mitra home kitchen

13 23 November - 30 November  Memperbarui database mitra home kitchen

 Menjadwalkan kunjungan ke lokasi mitra home kitchen

 Melakukan handover dokumen mitra home kitchen kepada tim account management

(16)

9 Diluar dari pekerjaan yang berhubungan langsung dengan mitra home kitchen penulis juga melakukan pekerjaan-pekerjaan lainnya seperti mencari vendor supplier dan melakukan purchasing pada awal masa kerja, membantu pihak operasional untuk manajemen inventory, serta membantu pihak distribusi untuk menjadwalkan pengiriman stock produk ke mitra home kitchen.

(17)

10

BAB IV

HASIL KERJA PRAKTIK

Kegiatan kerja utama penulis selama melakukan kerja praktik di PT Kuliner Inovatif Indonesia adalah merencanakan serta menjalankan proyek onboarding mitra home kitchen. Proses onboarding mitra home kitchen itu sendiri merupakan suatu rangkaian proses yang yang harus dilalui oleh mitra dapur rumahan sebelum akhirnya dapat beroperasi dengan menggunakan brand DishServe. Proses ini tentunya merupakan proses yang sangat krusial dalam rangkaian proses akuisisi mitra home kitchen.

Berikut penulis uraikan proses onboarding mitra home kitchen yang menjadi tugas utama penulis selama bekerja:

4.1 Pembuatan Alur Proses Onboarding Mitra Home Kitchen

Pada proses onboarding mitra home kitchen terdapat beberapa tahapan yang harus penulis lalui diantaranya yaitu:

1. Menghubungi mitra yang telah menandatangani perjanjian kerja sama untuk mengisi formulir kelengkapan data mitra perusahaan dalam kurun waktu 3 hari kerja.

2. Memindahkan data-data dan dokumen mitra ke dalam dokumen internal perusahaan. 3. Mengirimkan confirmation email untuk menjadwalkan pertemuan dalam kurun waktu 1 hari

kerja setelah mitra melengkapi data dan dokumen yang diperlukan.

4. Mengunjungi mitra untuk melakukan verifikasi data mitra serta survei ke dapur mitra untuk memastikan keamanan dan kebersihan dapur sesuai dengan standar yang telah ditetapkan perusahaan dalam kurun waktu 4 hari kerja setelah pengiriman confirmation email.

5. Mengirimkan data mitra home kitchen untuk proses listing pihak pertama dan pihak ketiga. 6. Bekerjasama dengan pihak distribusi untuk mengirimkan stock produk ke mitra home

kitchen dalam kurun waktu 3 hari kerja setelah kunjungan.

7. Menghubungi mitra untuk menjadwalkan training dan testing order menggunakan aplikasi DishKitchen.

8. Memberikan training penggunaan aplikasi dan melakukan live order testing dalam kurun waktu 3 hari kerja setelah pengiriman stock.

9. Mengirimkan welcome email pada mitra home kitchen untuk memberikan informasi log in pengguna aplikasi yang berupa email dan password.

10. Mitra home kitchen siap beroperasi.

(18)

11

Gambar 1 Alur Proses Onboarding Mitra

Setelah melalui tahapan-tahapan tersebut mitra home kitchen dapat melangsungkan penjualan dengan menggunakan aplikasi DishKitchen yang dibuat untuk mempermudah home kitchen dalam menerima dan mengelola pesanan baik pesanan dari website maupun dari aplikasi pihak ketiga.

4.2 Identifikasi Permasalahan pada Proses Onboarding Mitra

Proses onboarding mitra home kitchen merupakan rangkaian paling akhir dari proses akuisisi mitra home kitchen. Proses akuisisi mitra merupakan salah satu kegiatan utama dalam proses bisnis DishServe, rangkaian proses akuisisi ini diawali dengan pencarian mitra home kitchen secara inbound dan outbound, kemudian proses registrasi home kitchen yang dilakukan oleh tim business development, dan diakhiri dengan proses onboarding mitra yang dilakukan oleh tim account management.

Proses onboarding sendiri memakan waktu cukup lama, karena pada proses ini tim account management harus melakukan verifikasi data mitra melalui survei secara langsung, memberikan training penggunaan aplikasi dan pembuatan produk signature menu DishServe kepada mitra satu-persatu, serta mendampingi mitra home kitchen dalam melaksanakan order testing untuk memastikan apakah mitra telah mengerti cara menggunakan aplikasi serta dapat memasak signature menu sesuai dengan prosedur yang diberikan. Dikarenakan minimnya personil account management

(19)

12 serta kurangnya perencanaan penjadwalan yang matang, seringkali terjadi keterlambatan pada proses onboarding.

4.3 Pembuatan dan Penerapan Critical Path Method pada Penjadwalan Proses Onboarding

Mitra

Kurang matangnya perencanaan pada penjadwalan proses onboarding menyebabkan terjadinya keterlambatan pada beberapa aktivitas utama sehingga proses onboarding menjadi lebih lama dari estimasi waktu yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, penulis menggunakan critical path method untuk merancang penjadwalan proses onboarding mitra secara menyeluruh. Dengan menggunakan critical path method penulis dapat mengetahui waktu keseluruhan yang diperlukan untuk menyelesaikan proses onboarding mitra. Serta penulis juga dapat mengetahui proses yang perlu diprioritaskan. Berikut adalah tabel kegiatan yang dilakukan pada proses onboarding mitra:

Tabel 4.1 Kegiatan Onboarding Mitra

Kode Kegiatan Kegiatan Pendahulu Waktu (Hari)

A Penandatanganan kontrak kerjasama & pengisian formulir kelengkapan data mitra

- 3

B Pengiriman confirmation email A 1

C Memindahkan data mitra ke dokumen perusahaan A 1

D Survei dan verifikasi data mitra B 2

E Penyerahan data dan dokumen mitra pada tim listing C, D 1

F Pengiriman stock E, D 3

G Training dan order testing F 2

(20)

13 Berdasarkan susunan kegiatan dan estimasi waktu yang tertera pada tabel di atas, dapat dibentuk diagram jaringan kerja (network diagram) yang kemudian dapat digunakan untuk mengetahui jalur kritis atau durasi terlama dalam proses onboarding mitra. Network diagram sendiri disusun berdasarkan alur kegiatan dengan kode kegiatan yang tertera pada tabel kegiatan di atas. Diagram jaringan kerja untuk proses onboarding mitra dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Gambar 2 Diagram Jaringan Kerja (Network Diagram)

Berdasarkan diagram jaringan kerja diatas dapat diketahui bahwa terdapat beberapa jalur kerja yang dapat dilalui diantaranya yaitu:

1. Jalur 1: A, B, D, F, G, H

2. Jalur 2: A, B, D, E, F, G, H

3. Jalur 3: A, C, E, F, G, H

Perkiraan waktu penyelesaian tercepat dan waktu penyelesaian terlama dari setiap kegiatan dapat diketahui setelah diagram jaringan kerja dilengkapi oleh perhitungan critical path method. Terdapat dua perhitungan yakni perhitungan maju dan perhitungan mundur. Perhitungan maju dimaksudkan untuk mengetahui earliest start (waktu memulai tercepat) dan earliest finish (waktu penyelesaian tercepat) dengan rumus earliest finish = earliest start + Durasi. Sedangkan perhitungan mundur dimaksudkan untuk mengetahui latest start (waktu memulai terlama) dan latest finish (waktu penyelesaian terlama).

(21)

14 Format node yang penulis gunakan dalam diagram jaringan kerja critical path method dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Gambar 3 Format Node

Dengan menggunakan format node diatas, diagram critical path method bersama perhitungannya dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 4 Diagram Critical Path Method

Berdasarkan diagram jaringan kerja diatas, dapat diketahui bahwa waktu tercepat untuk menyelesaikan proses onboarding adalah 13 hari, sedangkan untuk menentukan jalur kritis diperlukan perhitungan slack (waktu lebih) yakni dengan mengurangi angka earliest finish dan latest finish.

(22)

15 Tabel 4.2 Perhitungan Slack

Kegiatan LF EF Slack A 3 3 0 B 4 4 0 C 6 4 2 D 7 7 0 E 7 5 2 F 10 10 0 G 12 12 0 H 13 13 0

Jalur kritis merupakan jalur dimana hasil perhitungan slack (waktu lebih) kegiatan bernilai nol. Sehingga berdasarkan tabel perhitungan slack di atas dapat ditemukan bahwa jalur kritis pada proses onboarding adalah kegiatan dengan kode A, B, D, F, G, H dengan durasi total 12 hari. Dengan diketahuinya jalur kritis pada proses ini, dapat disimpulkan bahwa kegiatan-kegiatan yang perlu diperhatikan dan diprioritaskan agar proses onboarding dapat selesai tepat waktu adalah kegiatan A, B, D, F, G dan H.

(23)

16

BAB V

TINJAUAN TEORITIS

5.1 Fungsi Perencanaan pada Manajemen

Menurut (Robbins & Coulter, 2012) terdapat empat aspek penting yang membentuk fungsi manajemen, diantaranya yaitu, perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leading), dan pengendalian (controlling). Aspek perencanaan (planning) merupakan fungsi manajemen yang berkaitan dengan penetapan tujuan, menentukan strategi, serta mengembangkan rencana untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan kegiatan yang akan dilakukan untuk dapat mencapai tujuan. Perencanaan diperlukan karena tiga hal utama yaitu, perencanaan memberikan arahan yang jelas kepada stakeholder baik kepada manajer maupun non-manajer. Selanjutnya, perencanaan dapat mengurangi resiko ketidakpastian dengan memaksa manajer untuk mengantisipasi perubahan, mempertimbangkan dampak dari perubahan tersebut dan mengembangkan tanggapan atau respon yang sesuai untuk mengatasi dampak dari perubahan yang mungkin terjadi. Terakhir, perencanaan dapat mempermudah manajer dalam menetapkan tujuan atau standar yang digunakan untuk keperluan pengawasan/pengendalian (controlling).

5.2 Critical Path Method

Critical path method (metode jalur kritis) merupakan salah satu teknik yang digunakan dalam manajemen proyek, metode ini dikembangkan pada tahun 1950 dengan tujuan untuk membantu manajer dalam melakukan penjadwalan, memonitor dan mengontrol suatu proyek.

5.2.1 Kerangka Kerja Critical Path Method

Menurut (Heizer & Render, 2017), metode jalur kritis atau critical path method dapat dilakukan dengan mengikuti enam langkah dasar, diantaranya yaitu:

1.

Tentukan proyek dan persiapkan struktur rincian kerjanya

2.

Kembangkan hubungan antara setiap aktivitas kerja. Tentukan kegiatan mana yang harus didahulukan dan kegiatan mana yang dapat dikerjakan setelah suatu kegiatan selesai.

3.

Gambarlah jaringan yang menghubungkan semua aktivitas.

(24)

17

5.

Hitunglah jalur waktu terpanjang melalui jaringan, jalur ini kemudian disebut sebagai jalur kritis.

6.

Gunakan jaringan untuk membantu merencanakan, menjadwalkan, memantau dan mengendalikan proyek.

5.2.2 Diagram Jaringan Kerja (Network Diagram)

Langkah awal pada CPM dimulai dengan membagi seluruh pekerjaan pada suatu proyek kedalam aktivitas-aktivitas penting yang sesuai dengan struktur rincian pekerjaan. Menurut Heizer dan Render, terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan dalam menggambar diagram jaringan kerja, yakni model dengan activity on node (AON) dan model dengan activity on arrow (AOA). Pendekatan AON adalah model diagram jaringan dimana node menunjukkan aktivitas. Sedangkan, pendekatan AOA adalah model diagram jaringan dimana panah menunjukkan aktivitas. Penggambaran diagram kerja dengan pendekatan activity on nodes dan activity on arrows dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

(25)

18

Gambar 6 Activity on Node Network Diagram

Meskipun terlihat serupa, model diagram jaringan kerja AON (activity on node) pada praktiknya lebih sering digunakan.

5.2.3 Metode Penentuan Jalur Kritis (Critical Path Analysis)

Setelah menggambar diagram jaringan kerja, langkah selanjutnya adalah melakukan perhitungan untuk menentukan waktu terpanjang yang dimiliki oleh suatu jalur pada diagram jaringan kerja untuk menentukan critical path. Dalam perhitungan jalur kritis, terdapat beberapa istilah yang digunakan diantaranya yaitu :

1. Earliest Start (ES) = merupakan waktu tercepat dimulainya suatu aktivitas, dengan asumsi seluruh kegiatan pendahulunya telah selesai dilaksanakan.

2. Earliest Finish (EF) = merupakan waktu tercepat suatu aktivitas dapat diselesaikan. 3. Latest Start (LS) = merupakan waktu terlama suatu aktivitas dapat dimulai agar seluruh

aktivitas proyek tidak tertunda waktu penyelesaiannya.

4. Latest Finish (LF) = merupakan waktu terlama suatu aktivitas harus dapat diselesaikan agar tidak menunda waktu penyelesaian seluruh proyek.

Dalam menentukan jadwal waktu penyelesaian setiap aktivitas, terdapat dua tahap perhitungan yang harus dilakukan, yakni perhitungan maju (forward pass) dan perhitungan mundur (backward pass). Waktu earliest start (ES) dan earliest finish (EF) ditentukan pada saat perhitungan maju. Sedangkan, waktu latest start (LS) dan latest finish (LF) ditentukan pada saat perhitungan mundur.

(26)

19 Terdapat rumus yang dapat digunakan untuk perhitungan earliest start dan earliest finish pada perhitungan maju ( forward pass) yaitu:

ES = |Max {EF dari seluruh kegiatan pendahulu langsung}

EF = ES + Waktu yang diperlukan suatu aktivitas

Sedangkan, untuk perhitungan mundur (backward pass), perhitungan latest start dan latest finish dilakukan dengan rumus :

LF = |Min {LS dari seluruh kegiatan pengikutnya}

LS = LF - Waktu yang diperlukan suatu aktivitas

Setelah melakukan perhitungan forward pass dan backward pass, kita dapat mengetahui waktu tercepat dan waktu terlama suatu proyek atau pekerjaan dapat diselesaikan. Selanjutnya, identifikasi jalur kritis dilakukan dengan menghitung waktu slack yang dimiliki oleh setiap aktivitas. Waktu slack merupakan lamanya waktu suatu aktivitas dapat ditunda tanpa mengganggu atau menunda keseluruhan proyek. Perhitungan slack dapat dilakukan dengan menggunakan rumus matematis berikut:

Slack = LS - ES atau Slack = LF - EF

Aktivitas yang memiliki nilai slack nol adalah aktivitas-aktivitas yang berada pada jalur kritis (critical path).

5.3 Penerapan Critical Path Method pada Perencanaan dan Penjadwalan Kegiatan Onboarding

Mitra

Critical path method merupakan salah satu metode yang digunakan dalam manajemen proyek untuk mengidentifikasi tugas-tugas utama dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dalam suatu proyek sehinga pekerjaan dapat diselesaikan secara optimal dan tepat waktu.

Penggunaan metode jalur kritis (critical path method) ini berhasil mempengaruhi efektifitas dan efisiensi perencanaan serta penjadwalaan kegiatan onboarding mitra. Kegiatan onboarding yang dilakukan setelah menggunakan metode ini menjadi lebih terarah. Selain itu, account manager juga dapat menentukan kegiatan-kegiatan apa saja yang perlu diprioritaskan sehingga pekerjaan dapat diselesaikan tepat waktu.

(27)

20

BAB VI

KESIMPULAN & SARAN

6.1 Kesimpulan

Selama melaksanakan kerja praktik di PT Kuliner Inovatif Indonesia atau yang dikenal dengan sebutan DishServe, penulis mendapatkan kesempatan untuk menerapkan teori-teori manajemen serta keterampilan yang penulis dapatkan selama berkuliah di Universitas Pertamina. Selain itu, sebagai account management intern pada perusahaan startup yang baru memulai usahanya, penulis juga mempelajari banyak hal baru serta mendapatkan berbagai pengalaman baru. Diantaranya adalah penulis dapat mengetahui budaya kerja pada startup, memahami peran serta proses kerja account management pada perusahaan startup, memahami pentingnya perencanaan sebelum melaksanakan suatu kegiatan kerja, memahami proses onboarding mitra, serta memberikan training kepada mitra. Penulis juga mendapatkan berbagai keterampilan (soft skill) lainnya seperti public speaking, kerjasama tim, dan manajemen waktu.

Penulis menyadari bahwa planning atau perencanaan yang baik sangat penting untuk dilakukan sebelum memulai suatu pekerjaan, namun hal tersebut masih kurang diperhatikan. Salah satu masalah yang penulis temukan adalah kurangnya perencanaan yang matang pada kegiatan onboarding yang menyebabkan inefisiensi proses onboarding.Oleh karena itu, berdasarkan permasalahan yang tersebut, penulis menggunakan metode jalur kritis (critical path method) untuk membantu penjadwalan pada proses onboarding. Hasil yang didapatkan adalah bahwa proses onboarding mitra dapat diselesaikan dalam kurun waktu 12 hari dengan jalur kritis pada kegiatan berkode A, B, D, F, G dan H.

6.2 Saran

Berdasarkan permasalahan yang penulis hadapi sebagai account management intern yaitu kurangnya efisiensi pada proses onboarding mitra., penulis dapat memberikan saran untuk PT Kuliner Inovatif Indonesia, khususnya pada divisi account management agar dapat lebih baik kedepannya. Saran yang dapat penulis berikan diantaranya adalah:

1.

Account manager seharusnya dapat memprioritaskan kegiatan yang berada pada jalur kritis pada proses onboarding, sehingga akan lebih mudah untuk melakukan pengawasan.

(28)

21

2.

Perusahaan dapat membuat aplikasi database mitra yang lebih baik sehingga perpindahan data antar departemen dapat dilaksanakan dengan lebih efisien.

3.

Akan lebih baik apabila kedepannya perusahaan memperbanyak personil account executive agar proses oboarding serta kepengurusan mitra dapat dilaksanakan seara efektif.

(29)

22