BAB II
PT. BANK SUMUT CABANG AKSARA MEDAN
A. Gambaran Umum Perusahaan. 1. Sejarah Singkat Perusahaan
Terbitnya Peraturan Pemerintah No 1 Tahun 1955 merupakan tonggak awal berdirinya Bank Pembangunan Daerah di seluruh Indonesia, dimana dinyatakan bahwa di daerah-daerah propinsi dapat didirikan Bank Pembangunan Daerah.Pada tanggal 4 November 1961, hadir 3 orang warga Sumatera Utara menghadapi Notaris Roesli di Medan, yaitu Adnan Nur, James Warren Harahap, dan H. Abubakar Hasibuan yang membawa surat kuasa Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Sumatera Utara Radja Djundjungan Lubis, secara yuridis dengan akte Notaris Roesli Nomor 22 tanggal 4 November 1961 Perihal Perseroan Terbatas Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara. Berdirilah Perseroan Terbatas Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara (PT BPDSU) yang merupakan Joint Pemerintah Daerah dengan swasta.
Selama masa pra operasi seluruh kegiatan PT BPDSU dipusatkan di Hotel Melati kamar 27-28 di Jalan Amaliun Medan.Tanggal 28 Februari 1962, diterbitkan Surat Izin Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor BUM-1-25/II Tentang Izin Usaha PT. BPDSU.
Terhitung mulai tanggal 15 Maret 1962 PT. BPDSU mulai menjalankan kegiatan usahanya dengan menyewa satu lantai dari rumah toko gedung tua milik Sutan Naga di Jalan Palang Merah No. 62 dengan merk tulisan besar “Sutan
Naga”, dimana lantai II masih dipergunakan pemilik sebagai kantornya. Papan merk yang menunjukkan BPDSU berkantor di ruko tersebut hanya berupa papan tulis yang ditulis dengan kapur. Pada pertengahan tahun 1965 setelah BPDSU berlaba, gedung yang disewa tesebut dibeli dan beberapa waktu kemudian dikembangkan lagi ke nomor 64 dan 66.
Pada tahun 1975, kantor BPDSU dipindahkan ke gedung baru di Jalan Imam Bonjol No.7 dan pada April 1989 pindah lagi ke jalan Imam Bonjol No. 18 yang diresmikan oleh Rudini, Menteri Dalam Negreri pada waktu itu. Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 13 tahun 1962 tentang ketentuan-ketentuan pokok pembangunan daerah, berdasarkan keputusan DPRD-GR Tingkat I SU No 21/K/1965 ditetapkan Perda No 5 Tahun 1965, dimana status PT BPDSU dirubah dan dilebur menjadi Perusahaan Daerah Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara dengan modal dasar uang lama dan saham dimiliki oleh Pemerintah Daerah Tingkat I Sumatera Utara dan Pemerintah Daerah Tingkat II se-Sumatera Utara.Sejalan dengan perjalanan waktu Modal Dasar Bank terus bertambah yang sbagian besar diperoleh dari 5 % hasil Pajak Bumi dan Bangunan serta 50 % dari jasa giro yang diperoleh Pemerintah Daerah.
Pada tanggal 7 Mei 1999, dalam Rangka Program Rekapitalisasi Perbankan ditandatangani Perjanjian Rekapitalisasi antara Pemerintah Republik Indonesia yang diwakili oleh Menteri Keuangan dan Gubernur Bank Sentral dengan Komisaris dan Direksi BPDSU dengan inti perjanjian Pemerintah Daerah Tingkat I Sumatera Utara menambah modal dan Pemerintah Pusat juga.
Modal Pemerintah Pusat ini akan dikembalikan atau dibeli kembali oleh Pemerintah daerah Provinsi dan kabupaten / Kotamadya se-Sumatera Utara dan sampai saat ini masih dalam proses penyelesaiannya.Teknologi pembukuan dan informasi juga terus berkembang, dimana pada awalnya seluruh administrasi masih dilakukan dengan sistem manual. Baru pada tahun 1971 diterapkan sistem RUF.Pengembangan selanjutnya dengan menggunakan mesin Auditronic 730, dimulai dengan sistem yang berbasis komputer dilanjutkan dengan Mikro Komputer merk Monroe, Mini Komputer Wang.
Pada tahun 1997, dengan menggunakan tenaga sendiri dibangun sistem yang diberi nama Sysbank dengan menggunakan Personal Komputer, namun masih belum online. Baru pada tahun 2002 PT Bank SUMUT menerapkan Sistem Online dengan APLIKASI OLIB’s – Online Integrated Banking System, sekaligus mengoperasikan mesin ATM.
Presiden Direktur pertama sekali dijabat oleh Diapari Panusunan Siregar dengan Ketua Dewan Pengurus dijabat oleh Radja Djundjungan Lubis. Pucuk pimpinan berganti seiring waktu yaitu James Warren Harahap (1964-1965), Baginda Pane (1965-1966), WMD Hutabarat (1966-1967), Inutan Ritonga (1967-1984), Yahfin Siregar (1984-1991), Armyn (1991-1999),Abdul Rachman (1999-2000) dan Gus Irawan (2000-sekarang).
Dewan pengawas juga berganti seiring dengan penggantian Gubernur Sumatera Utara yaitu Ulung Sitepu (1964-1965), P.R.T.E Laumbanua (1965-1967), Marah Halim Harahap (1967-1978), EWP Tambunan (1978-1983), Khairuddin Nasution (1983-1988), Raja Inal Siregar (1988-1998) dan Tengku
Rizal Nurdin (1998-2007). Saat ini Dewan Pengawas diganti sebutannya menjadi Dewan Komisaris yang dipimpin oleh Kasim Syu sebagai Komisaris Utama.
Dalam pelaksanaan operasionalnya, Bank SUMUT berfungsi sebagai alat pengembangan ekonomi daerah, sebagai bank umum, juga turut serta membantu pemerintah mendorong percepatan pertumbuhan ekonomi daerah dan menggerakan ekonomi kerakyatan dengan menyalurkan kredit kepada usaha kecil dan menengah serta koperasi. Operasional bank bergerak dari kantor pusat, tercatat pernah menenmpati kantor di jalan Planag Merah Medan, kemudian di pindahkan ke jalan Imam Bonjol Nomor 18 Medan. Pada tanggal 20 April 1989 Menteri Dalam Negeri berkenan meresmikan pemakaian gedung kantor baru yang cukup megah dan representatif terletak di jantung bisnis kota Medan, tepatnya di jalan Imam Bonjol No.18 Medan.
Visi, Misi dan Statemen Budaya Bank SUMUT yaitu : • Visi
Adapun Visi pada PT.Bank SUMUT adalah:
“Menjadi bank andalan bagi membantu dan mendorong pertumbuhan perekonomian dan pembangunan daerah di segala bidang serta salah satu sumber pendapatan daerah dalam rangka meningkatkan taraf hidup rakyat”.
• Misi
Adapun Misi pada PT.Bank SUMUT adalah:
“Mengelola dana pemerintah dan masyarkat secara profesional yang berdasarkan pada prinsip-prinsip complience”.
• Statemen Budaya Perusahaan / Motto
Adapun budaya perushaan/motto pada PT.Bank SUMUT adalah:
“Memberikan pelayanan Terbaik”. Merupakan tekad seluruh personil Bank SUMUT untuk memenuhi ekspektasi dan kepuasan nasabah atas pelayanan yang diberikan Bank SUMUT”.
2. Struktur Organisasi Perusahaaan
Struktur organisasi perusahaan merupakan landasan kerja bagi seluruh karyawan yang ada dalam suatu perusahaan.Dimana struktur organisasi ini pada pokoknya mengandung penetapan batas-batas tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing karyawan perusahaan. Oleh sebab itu, Pimpinan Cabang sebagai orang yang bertanggung jawab atas kelangsungan organisasi, haruslah mampu mengkoordinasikan seoptimal mungkin, khususnya terhadap seluruh Sumber Daya Manusia yang ada didalam baik secara vertikal, horizontal, maupun lateral.
Adapun struktur organisasi perusahaan pada kantor PT Bank SUMUT Cabang Aksara dapat dilihat pada lampiran. Susunan dan wewenang masing-masing bagian pada PT. Bank SUMUT Cabang Aksara, adalah sbb :
Pemimpin Cabang
Adapun tugas pemimpin cabang adalah:
• bertanggung jawab atas pencapaian budget yang telah ditetapkan oleh perusahaan,
• bertanggung jawab dalam mengatur / merencanakan semua hubungan bank dengan nasabah maupun calon nasabah yang ditanganinya serta mempunyai perencanaan dan strategi pemasaran yang jelas sesuai dengan visi dan misi perusahaan serta mengidentifikasi peluang bisnis yang dapat dikembangkan,
• mengkoordinasikan dan membimbing para Marketing Officer untuk bekerja secara optimal, efektif, efisien dan sesuai dengan kualifikasi yang dimiliki dan juga memonitor pelaksanaan pemberian kredit agar sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan,
• memastikan keabsahan dari semua dokumentasi kredit sebelum ditandatangani dan dapat mewakili perusahaan dalam peningkatan kredit sesuai dengan wewenang yang diberikan.
Wakil Pemimpin Cabang
Membantu kepala cabang dalam rangka pengelolaan kegiatan usaha bank, khususnya mengenai tugas-tugas yang dilaksanakan oleh unit kerja / seksi yang menurut struktur organisasi termasuk dalam lingkup pengelolaan dan pengawasan.
Seksi Pemasaran
Adapun tugas seksi pemasaran adalah:
• secara periodik melakukan kunjungan dan mengoptimalkan hubungan dengan nasabah maupun calon nasabah untuk menggali potensi yang ada
dan senantiasa menawarkan jasa perusahaan yang selama ini belum dimanfaatkan nasabah,
• mengenal komplain para nasabah,
• memastikan keabsahan dari semua dokumentasi kredit sebelum ditandatangani dan dapat mewakili perusahaan dalam pengikatan kredit sesuai dengan proposal yang telah disetujui.
Seksi Administrasi Dan Penyelamatan Kredit
Adapun tugas seksi administrasi dan penyelamatan kredit adalah: • melakukan pembinaan terhadap debitur kredit retail,
• melakukan tagihan tunggakan kredit retail,
• melakukan langkah-langkah penyelesaian kredit retail,
• menyimpan dan memelihara file pembinaan debitur kredit retail, • menyimpan laporan (intern dan ekstern) mngenai kredit retail, • bertanggung jawab tentang kualitas kredit retail,
• melakukan langkah-langkah penyelesaian kredit umum.
Seksi Pelayanan Nasabah
Adapun tugas seksi pelayanan nasabah adalah:
• memberikan informasi tentang produk PT Bank Sumut kepada nasabah, calon nasabah, dan masyarakat umum,
• memberikan informasi tentang rekening (saldo transaksi) kepada pemilik rekening (yang berhak),
• melayani pembukuan rekening baru,
• melayani konfirmasi saldo dari cabang lain,
• melayani pencetakan saldo tabungan pada buku tabungan,
• melayani pencairan buku tabungan atau pencetakan tabungan giro,
• melayani komplain (keluhan) mengenai tabungan, deposito, dan transfer uang,
• melayani aplikasi SPPB (Surat Perintah Pemindahbukuan), • memberikan pelayanan / informasi lainnya kepada nasabah.
Seksi Operasional
Adapun tugas seksi operasional adalah:
• mengkoordinir, memeriksa kembali dan mengawasi seluruh pekerjaan daripada bagian yang merupakan wewenang dan tanggung jawabnya, • mencari penyelesaian yang sesuai dengan ketentuan perusahaan bila
bawahan melakukan penyimpangan dalam pekerjaan atau menentukan masalah yang berhubungan dengan transakasi nasabah,
• beserta bawahan menjaga dan memelihara hubungan kerjasama yang baik dengan visi lain selama tidak melakukan penyimpangan dalam hal pekerjaan.
Pengawasan Intern
• melakukan pengawasan (kontrol) terhadap pos-pos yang terdapat dalam laporan keuangan,
• menyimpan dan memelihara file-file (arsip) bukti-bukti transaksi, • melakukan pengawasan secara intern (Intern control),
• menyiapkan laporan-laporan untuk kebutuhan internal maupun eksternal.
Pelaksana Dana dan Kas Daerah
Adapun tugas dari pelaksana dana dan kas daerah adalah :
• bertanggung jawab atas pencapaian budget funding yang telah ditetapkan perusahaan,
• sedini mungkin memberi masukan kepada pimpinan atas setiap permasalahan yang timbul sehubungan dengan penanganan account nasabah, agar secara dini dapat diambil suatu keputusan atau langkah penyelamatan yang optimal.
Analis Kredit
Adapun tugas seksi analis kredit:
• menerima permohonan kredit khususnya kredit retail, kredit pemilikan rumah,
• melakukan wawancara calon debitur, khususnya kredit pemilikan rumah, • melakukan peninjauan untuk menentukan kelayakan calon debitur,
• menyusun Daftar Usulan Pemohon dan mengadakan Rapat Komite Kredit (Rakamdit),
• menyampaikan Hasil Keputusan Rakamdit (berupa SP3K) kepada calon debitur,
• menyusun perjanjian kredit dan melaksanakan akad kredit (bersama Loan Administration),
• melayani dan menyelesaikan klaim debitur,
• melayani administrasi pelunasan kredit dan penyerahan dokumen pokok.
Pelaksana Teller
Adapun tugas pelaksana teller adalah:
• menginput semua transaksi harian ke komputer,
• melayani penyetoran warkat / uang tunai dan pengambilan uang tunai setiap hari,
• meneliti dan bertanggung jawab atas keabsahan uang, warkat / slip transaksi dan tandatangan dari nasabah.
Pelaksana Transfer / Inkaso / Pajak
Adapun tugas pelaksana transfer/inkaso/pajak adalah:
• melaksanakan tugas-tugas transfer /inkaso / pajak dan bertanggung jawab langsung kepada KAP,
• menginput transaksi transfer / inkaso / pajak secara teliti,
• memelihara semua warkat inkaso dan pajak uang yang telah diterima dengan baik dan dijalankan sesuai instruksi yang ada.
Pelaksana Verifikasi / Checker
Adapun tugas pelaksana verifikasi/checker adalah:
• melaksanakan tugas-tugas checker sesuai dengan ketentuan perusahaan yang berlaku dan bertanggung jawab langsung kepada KAP,
• memeriksa dan bertanggung jawab atas semua transaksi yang berhubungan dengan teller, baik validasi, keabsahan warkat, bilyet deposito serta nota-nota cabang.
Pelaksana Kliring
Adapun tugas pelaksana kliring adalah:
• melaksanakan tugas-tugas kliring dan tanggung jawab langsung kepada KAP,
• menyelesaikan tugas-tugas kliring sesuai dengan peraturan perusahaan, • wajib meneliti kembali keabsahan atas semua warkat yang akan di
kliringkan atau diinkasokan.
Pelaksana Umum Dan Kepegawaian
Adapun tugas pelaksana umum dan kepegawaian adalah:
• mengkoordinir seluruh bawahannya agar bekerja sesuai dengan ketentuan peraturan perusahaan,
Pelaksana Administrasi Kredit
Adapun tugas pelaksana administrasi kredit adalah:
• mengadministrasikan dam membuat slip pendropingan fasilitas pinjaman atau dana berdasarkan informasi dari Account Officer,
• membebankan biaya administrasi dan biaya provisi jaminan, • meminta dan menghitung bunga pinjaman,
• menata administrasi kredit.
B. Bagian Yang Terlibat Dalam Penggajian Dan Pengupahan.
Bagian-bagian yang terlibat dalam penggajian dan pengupahan yang memegang peranan penting dalam menunjang berhasil atau tidaknya suatu struktur pengendalian intern, karena di dalamnya tercakup tindakan, kebijaksanaan, dan prosedur yang mencerminkan sikap keseluruhan manajemen puncak, dewan direksi, komisaris, dan pemilik satuan usaha terhadap pengendalian dan kepentingannya terhadap satuan usaha tersebut. Unsur lingkungan pengendalian merupakan unsur yang bersifat umum dan berlaku untuk semua siklus kegiatan perusahaan termasuk penggajian dan pengupahan.
Pemisahan fungsi yang berkaitan dengan penggajian dan pengupahan pada PT. Bank SUMUT adalah:
1. Fungsi Penerimaan Dan Pemberhentian Karyawan
Penerimaan dan pemberhentian karyawan dilakukan oleh bagian personalia. Jika ada bagian yang memerlukan pegawai maka bagian tersbut membuat suatu permintaan kepada bagian personalia, dengan membuat suatu
formulir yang berisikan karyawan yang dibutuhkan, tingkat kecakapan, kapan dibutuhkan, dan bagian mana yang membutuhkan.
Pekerjaan yang terdapat pada perusahaan ini terdiri dari dua golongan besar yaitu pegawai staff dan pegawai no staff. Penerimaan pegawai dilakukan dengan dua cara yaitu mengangkat orang dari dalam perusahaan dan menerima dari luar.
Mencari pegawai dari dalam perusahaan yaitu memilih pegawai yang dianggap mampu dari pegawai yang ada dalam perusahaan berdasarkan promosi dari kepada bagiannya. Mencari pegawai dari luar perusahaan dibenarkan apabila ada lowongan dan sesuai dengan anggaran tahunan yang telah ditetapkan. Perekrutan pegawai dari luar dilakukan melalui surat lamaran, seleksi, wawancara, dan psikotest.
Surat lamaran yang termasuk harus melampirkan : • Surat permohonan
• Photo Copy Ijazah Terakhir • Photo Copy KTP
• Pas Photo
• Daftar Riwayat Hidup
Sesuai dengan kebijakan perusahaan, penerimaan pegawai staff harus menjalani masa percobaan sebelum diangkat menjadi pegawai penuh. Lama masa percobaan yang ditetapkan oleh perusahaan bagi setiap pegawai tersebut adalah 3 bulan, namun bila pegawai yang bersngkutan dianggap belum mampu masa
percobaan akan ditambah kembali oleh perusahaan selama 3 bulan, dan begitu seterusnya.
Pengangkatan pegawai dilakukan melalui surat pengangkatan yang dibuat oleh bagian personalia yang diketahui oleh direksi. Surat tersbut dikirim ke bagian pegawai tersbut ditempatkan, bagian keuangan dan disimpan oleh bagian personalia sebagai arsip.
Pemberhentian pegawai dapat dilakukan atas dasar :
• diberhentikan karena merugikan bank, misalnya : melanggar peraturan, pencurian, tidak hadir dalam waktu melebihi batas yang ditetapkan dan lainnya,
• permohonan sendiri, pegawai bersangkutan mengajukan surat permohonan berhenti kepada bagian personalia dan karyawan tersebut diberikan pesangon sesuai peraturan Depnaker,
• pensiun, telah sampai usia 55 tahun atau dengan permohonan pensiun.
2. Fungsi Pencatatan Waktu Hadir
Pencatatan waktu hadir bagi pegawai baik pegawai staff maupun no staff dikantor direksi dilakukan oleh bagian personalia. Pencatatan daftar hadir dilakukan secara terbuka, artinya seluruh karyawan dapat melihat daftar hadir tersebut.Jika ada karyawan yang sakit harus cepat diberitahu kepada pihak yang berkepentingan.Jika tidak ada pemberitahuan maka karyawan tersebut dianggap mangkir.Dari dokumen ini dapat diketahui apakah karyawan bekerja penuh,
lembur, atau mangkir.Sehingga dapat diketahui jumlah gaji dan upah yang diterima oleh karyawan.
3. Fungsi Pembuatan Daftar Gaji Dan Upah
Berdasarkan daftar hadir, daftar lembur, dan dokumen lainnya yang dibuat oleh bagian personalia, maka diadakan perhitungan gaji dan upah ditambah dengan tunjangan-tunjangan, dan unsur-unsur penambah gaji dan upah lainnya, dan dikurangi dengan potongan-potongan yang mengurangi gaji dan upah. Fungsi ini dilaksanakan oleh taxation section, dimana salah satu bagian dari accounts department( departemen akuntansi) ini juga bertanggung jawab membuat daftar gaji dan upah dan juga mencatat semua yang berhubungan dengan gaji dan upah.
4. Fungsi Pembayaran Gaji Dan Upah
Fungsi pembayaran gaji dan upah dilakukan oleh Account Administration Section. Salah satu bagian dari Account Department ini mengeluarkan sejumlah dana berdasarkan daftar gaji dan upah yang dibuat oleh Taxation section dan otorisasi dari Director Accounts ( Direktur Keuangan). Pembayaran gaji dan upah dilakukan pada tanggal 25 setiap bulannya.Pembayaran gaji pegawai staff dan non staff dilakukan dikantor oleh Account Administration Section dimana setiap pegawai mengambil gajinya masing-masing di rekening tabungan.
5. Fungsi Akuntansi
Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya
dengan pembayaran gaji dan upah karyawan ( misalnya utang gaji dan upah karyawan ).
Adapun Faktor-faktor yang mempengaruhi basarnya gaji dan upah pada PT. Bank SUMUT Cabang Aksara Medan adalah:
Kemampuan Dan Kesediaan Perusahaan
Apabila kemampuan dan kesediaan perusahaan untuk membayar semakin baik maka tingkat gaji dan upah akan semakin besar. Tetapi sebaliknya jika kemampuan dan kesediaan perusahan untuk membayar kurang maka tingkat gaji dan upah relative kecil.
Produktivitas Kerja Karyawan
Jika produktivitas kerja karyawan baik dan makin banyak maka kompensasi akan semakin besar. Sebaliknya kalau produtivitas kerjanya buruk serta sedikit maka gaji dan upahnya kecil.
Pemerintah Dengan Undang-Undang dan Keppres
Pemerintah dengan undang-undang dan keppres menetapkan besarnya batas gaji dan upah minimum.
Posisi Jabatan Karyawan
Karyawan yang menduduki jabatan lebih tinggi akan menerima gaji lebih besar. Sebaliknya karyawan yang menduduki jabatan yang lebih rendah akan memperoleh gaji yang lebih kecil.
Prosedur perhitungan Gaji dan Upah pada PT. Bank SUMUT dilakukan dengan prosedur yaitu:
Perhitungan gaji untuk karyawan yang berlaku pada PT. Bank SUMUT : Gaji pokok : Rp. xxx
Tunjangan Jabatan : Rp. xxx Tunjangan Keahlian : Rp. xxx Lembur : Rp. xxx Total Gaji Kotor : Rp. xxx Potongan Uang makan : (Rp. xxx) Bon-bon : (Rp. xxx)
PPh : (Rp. xxx)
Total Gaji Bersih : Rp. xxx
Fasilitas-fasilitas lain yang bisa menambah pendapatan karyawan misalnya:
a. Uang Makan
Uang yang dibayarkan kepada karyawan sebagai fasilitas tambahan setiap bulanya.
b. Transportasi
Uang yang dibayarkan setiap bulan sebagai tambahan pendapatan bagi karyawan.
c. Lembur (Overtime)
Upah yang dibayarkan kepada karyawan apabila bekerja melebihi jam kerja normal yang telah disebutkan diatas. PT. Bank SUMUT membagi lemburnya atas 2 jenis yaitu: Lembur Biasa yaitu lembur
dilakukan pada hari kerja dari hari senin sampai dengan hari jum’at dan Lembur Khusus adalah lembur yang dilakukan pada hari libur yaitu hari sabtu dan hari minggu.
d. Bonus
Bonus adalah pendapatan yang diberikan perusahaan kepada karyawan apabila perusahaan mendapatkan keuntungan pada satu tahun fiskal, besarnya pemberian bonus ini ditetapkan sesuai dengan kebijakan perusahaan dengan tujuan untuk memicu semangat kerja dan produktifitas karyawan sehingga para karyawan bisa bekerja dan termotivasi untuk dapat bekerja dengan lebih baik lagi.
e. Premi (Insentif)
Pendapatan yang diberikan kepada keryawan, karena karyawan tersebut menunjukan kedisiplinan yang baik dengan datang tepat waktu setiap harinya dan mematuhi semua peraturan perusahaan dengan semestinya.Premi dibayarkan 10% dari gaji pokok selama sebulan.
f. Tunjangan-Tunjangan a.Tunjangan Hari Raya
Tunjangan yang diberikan kepada karyawan yang merayakan hari besar agamanya.Besarnya adalah satu bulan gaji dan diberikan 2 minggu sebelum hari raya.
b.Tunjangan Kesehatan
Perusahaan memberikan kepada karyawan asuransi jiwa. Jadi setiap karyawan sudah mendapatkan jaminan biaya kesehatan.
Pembayaran gaji karyawan dilaksanakan setiap tanggal 25 setiap bulannya. Adapun besarnya gaji yang diterima setiap karyawan yang bekerja selain berdasarkan jenjang jabatanya adalah sesuai dengan Upah Minimum Propinsi (UMP) yang telah ditetapkan oleh pemerintah daerah.
Jadwal kerja perusahaan adalah sebagai berikut
Masuk Kerja Pukul : 08.00 – 13.00
Istirahat : 13.00 – 14.00
Masuk Kembali : 14.00 – 17.00
Hari kerja aktif adalah 5 (lima) hari dalam satu minggu yaitu mulai hari senin sampai dengan hari jum’at dan libur pada hari sabtu dan minggu, serta hari libur yang telah ditetapkan pemerintah atau ada hari libur khusus yang dibuat oleh perusahaan.
PT. Bank SUMUT juga memberikan cuti khusus terhadap karyawannya untuk tidak bekerja dan akan tetap mendapatkan gaji penuh. Cuti tersebut meliputi:
Cuti sakit
Cuti yang diberikan kepada karyawan karena sakit. Cuti ini harus disertai dengan surat keterangan dari dokter yang menyatakan bahwa karyawan tersebut memang sakit adanya,
Cuti khusus
Cuti yang diberikan kepada karyawan karena pernikahan, melahirkan, kemalangan, atau hal-hal yang sifatnya dianggap sangat mendesak.
C. Dokumen Yang Digunakan
Ada beberapa dokumen, formulir dan catatan-catatan yang digunakan oleh PT. Bank SUMUT dalam sistem penggajian ini, antara lain:
1. kartu jam hadir
Kartu jam hadir adalah dokumen yang digunakan sebagai pencatat waktu. Kartu ini berisi pengenal karyawan, bagaimana dia bekerja, jam masuk dan jam keluar pada pagi hari, siang hari, malam hari dan pada saat karyawan lembur,
2. laporan absensi atau bukti kehadiran ( Buku Asisten), 3. slip gaji dan upah
Slip gaji dan upah adalah lembaran yang mencantumkan jumlah gaji dan upah pokok, tunjangan tunjangan, potongan-potongan dan jumlah gaji dan upah bersih karyawan. Lembar ini harus ditandatanagani karyawan pada saat mengambil gaji dan upah,
4. daftar lembur karyawan
Setiap slip gaji yang menyatukan permohonan untuk mendapatkan iziz lembur dari bagian yang berwenang disetujui yang membuat jam lembur dan yang diperlukan untuk kerja lembur, maka dibuat daftar lembur karyawan, izin ini harus disetujui oleh pimpinan,
5. buku harian
Buku harian merupakan buku yang mencatat semua transaksi yang berhubungan gaji dan upah karyawan,
6. surat kesepakatan kerja
Surat kesepakatan kerja ini merupakan bukti bahwa karyawan adalah bahagian dari perusahaan. Dokumen ini memuat identitas karyawan dan jabatan. Surat ini ditandatangani oleh karyawan yang berarti telah disetujui.
D. Prosedur Penggajian Dan Pengupahan
1. Prosedur penggajian yang dilakukan oleh PT. Bank SUMUT adalah sebagai berikut:
a. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Pencatatan waktu hadir dilakukan pada bagian personalia dengan menggunakan sistem finger skin yang di isi secara otomatis dengan langsung masuk ke komputer pencatat waktu. Bagi karyawan tetap memperoleh gaji pada setiap bulan yang jatuh pada tanggal yang sudah di tentukan pada tanggal 25 akhir bulan. Daftar hadir ini juga berfungsi untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa hari kerja atau jam lembur sehingga menentukan karyawan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur.
b. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji Dan Upah
Surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat bagi karyawan, pemberhentian karyawan, daftar gaji sebelumnya adalah merupakan sumber data yang dipakai untuk pembuatan daftar gaji dan upah berupa potongan PPh 21. Perhitungan PPh pasal 21 dicantumkan dalam daftar gaji.
c. Prosedur Pembayaran Gaji Dan Upah
Fungsi personalia dan fungsi akuntansi. Fungsi personalia yang menghitung perhitungan gaji dan melaporkan kepada fungsi akuntansi untuk mengeluarkan sejumlah uang. Pembayaran gaji karyawan dilakukan lewat rekening bank.
2. Prosedur pengupahan yang dilakukan oleh PT.Bank SUMUT adalah sebagai berikut:
a. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Pencatatan waktu hadir dilakukan pada bagian personalia dengan menggunakan mesin sistem clock card yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder machine). Bila karyawan tidak masuk kerja maka ada potongan-potongan yang mengurangi gaji. Daftar hadir ini juga berfungsi untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa hari kerja atau jam lembur sehingga menentukan karyawan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur.
b. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji Dan Upah
Surat – surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat bagi karyawan, pemberhentian karyawan, daftar gaji sebelumnya adalah merupakan sumber data yang dipakai untuk pembuatan daftar gaji dan upah. Fungsi personalia juga menghitung potongan gaji dan upah berupa potongan PPh 21 pasal 21. perhitungan PPh pasal 21 dicantumkan dalam daftar upah.
c. Prosedur Pembayaran Upah
Prosedur pembayaran upah sama dengan prosedur pembayaran gaji hanya saja dalam pengupahan tidak melakukan distribusi biaya upah. Berikut ini diruraikan sistem penggajian yang merupakan sistem pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh karyawan yang gajinya bulanan Oleh karna itu dalam sisten penggajian tanda terima gaji karyawan dibuktikan dengan penandatanganan oleh karyawan saat pengambilan slip gaji, sehingga setiap karyawan hanya dapat melihat gajinya masing-masing. Informasi gaji merupakan informasi pribadi yang bersifat rahasia. Bagan sistem penggajian dapat dilihat pada gambar di bawah:
Bagian Pencatat Waktu
Mulai Finger scan Time record Membuat daftar hadir
Bagian pencatat waktu melihat kehadiran karyawan hanya melalui komputer dengan finger scan yang di sediakan perusahaan agar mempermudah melihat time record dan membuat daftar hadir karyawan yang akan di buat oleh bagian pencatat waktu.
Bagian Gaji dan Upah
Pada bagian gaji dan upah setelah mendapatkan daftar hadir yang telah di serahkan oleh bagian pencatat waktu membuat daftar gaji dan kemudia input gaji ke rekening masing-masing karyawan.
E. Pengendalian Intern Gaji Dan Upah
Pengendalian intern pada prinsipnya bertujuan untuk menciptakan suatu keadaan yamg baik, dimana segala sesuatunya diatur sedemikian rupa sehingga prosedur kerja yang dilaksanakan dapat menghindari penyelewengan, penggelapan dan pencurian, serta gaji dan upah diterima oleh orang-orang yang berhak menerimanya.
Penerapan pengendalian intern pada PT. Bank SUMUT tidak banyak mengalami kesulitan karena gaji yang dibayarkan setiap bulannya adalah tetap, sehinnga tidak mungkin terjadi penyelewengan. Para Karyawan denga sendirinya
Daftar hadir Membuat daftar gaji Input gaji ke rekening masing-masing karyawan
sudah mengetahui jumlah jumlah gaji yang akan diterimanya, karena gaji yang akan mereka terima tidak akan jauh berbeda dengan jumlah yang sudah diterima sebelumnya.
Adapun pengendalian intern yang dilakukan atas gaji dan upah pada PT. Bank SUMUT adalah:
1. Kartu jam hadir
Kartu jam hadir adalah dokumen yang digunakan sebagai pencatat waktu. Kartu ini berisi pengenal karyawan, bagaimana dia bekerja, jam masuk dan jam keluar pada pagi hari, siang hari, malam harridan pada saat karyawan lembur,
2. Slip gaji dan upah
Slip gaji dan upah adalah lembaran yang mencantumkan jumlah gaji dan upah pokok, tunjangan tunjangan, potongan-potongan dan jumlah gaji dan upah bersih karyawan. Lembar ini harus ditandatanagani karyawan pada saat mengambil gaji dan upah,
3. Daftar lembur karyawan
Setiap slip gaji yang menyatukan permohonan untuk mendapatkan iziz lembur dari bagian yang berwenang disetujui yang membuat jam lembur dan yang diperlukan untuk kerja lembur, maka dibuat daftar lembur karyawan, izin ini harus disetujui oleh pimpinan,
4. Buku Harian
Buku harian merupakan buku yang mencatat semua transaksi yang berhubungan gaji dan upah karyawan,
5. Surat Kesepakatan Kerja
Surat kesepakatan kerja ini merupakan bukti bahwa karyawan adalah bahagian dari perusahaan. Dokumen ini memuat identitas karyawan dan jabatan. Surat ini ditandatangani oleh karyawan yang berarti telah disetujui.
Bagian yang terlibat dalam pelaksanaan pengendalian intern gaji dan upah pada PT. Bank SUMUT adalah bagian Administrasi dan Keuangan yang mempunyai tugas selain menyiapkan konsep-konsep surat dan pembukuan keuangan proyek juga menghitung gaji dan upah dan menyiapkan segala konsep penggajian untuk diperiksa oleh Manager.
Pengendalian intern Gaji dan Upah sangat membantu pimpinan dalam melaksanakan tugasnya yang dapat mencegah dan menghindari terjadinya kesilapan, kecurangan, penyelewengan dan manipulasi lainnya. Dengan adanya pengendalian intern dapat memberikan keyakinan bahwa apa yang dilaporkan benar serta dapat dipercaya.
