Penyusunan Laporan Hasil audit

1

PENYUSUNAN

LAPORAN HASIL AUDIT

2

WAKHYUDI

Widyaiswara Pusdiklatwas BPKP

Pendidikan terakhir :

Master of Commerce (Accounting) Wollongong

University, Australia

Tempat/tanggal lahir :

Kebumen, 10 April 1967

Alamat :

wakhyuwakhyudi@gmail.com

HP : 081310010901

3 13/03/2015 3

RIWAYAT PENDIDIKAN:

1. D-III STAN (1988)

2. D IV STAN (1994)

3. S-2:WOLLONGONG

UNIVERSITY,AUSTRALIA

(2000)

RIWAYAT PEKERJAAN:

1. BPKP JAKARTA (1988 – 1991)

2.

BPKP MALUKU (1994 -1998)

3. BPKP YOGYA (2000 -2003)

4. PUSDIKLATWAS BPKP (JUNI 2003)

5. WIDYAISWARA (SEJAK OKT. 2007)

4

PROSES

PENYUSUNAN LAPORAN

HASIL AUDIT

2 STRATEGI PENULISAN 3 PENULISAN INFORMASI 4 PENULISAN URAIAN 5 PENULISAN PERSUASI 6 PENULISAN SIMPULAN 9 FORMAT PELAPORAN 8 REVIU & EDITING 7 FORMAT & PENGATURAN 1 PENDAHULUAN

5

PENGERTIAN

LAPORAN HASIL AUDIT

LHA adalah media auditor untuk

memberitahukan/melaporkan

hasil-hasil auditnya, berfungsi

sebagai alat komunikasi dari

auditor kepada pihak-pihak yang

berkepentingan

6 6 Manajemen berkepentingan utk mengetahui risiko yg relevan, area yg bermasalah & pengendalian yg terkait Tujuan Laporan Hasil Audit

Menginformasikan  cepat dan mudah dipahami manajemen Meyakinkan  hrs memuat

fakta yg didukung dgn data dan argumentasi yg meyakinkan. Menghasilkan  hrs memuat rekomendasi yg benar2 dpt mengatasi sebab dan akibat, menghasilkan manfaat yg lebih besar dari biaya serta dpt

dilaksanakan oleh manajemen

Teknik Menulis untuk Menginformasikan

7 Efektifitas laporan 1. Memperoleh perhatian pembaca, dari paragraf pembuka

2. Mengelola detail informasi  substansi

scr menyeluruh

Nyatakan simpulan secara langsung Tulis secara tegas dan jelas

Gunakan Istilah yg dipahami pembaca Dahulukan informasi yang paling diminati pembaca

Gunakan format yang mengarahkan pembaca

Pikirkan pembaca dan tujuan laporan Ikhtisarkan data pendukung

Pilih informasi yang dapat meyakinkan dan bermanfaat.

Pertimbangkan manfaat informasi

Sajikan data dalam format yang mudah dibaca

8

Peraturan/Standar/Pedoman Pelaporan

8

No Laporan Peraturan/Standar/Pedoman

1 Audit kinerja dan audit investigatif Audit Komprehensif

Standar Audit APIP (Permenpan Nomor PER/05/M.PAN/03/2008) Pedoman yang berlaku bagi instansi

2 Audit atas LKP Stadar Pemeriksaan Keuangan Negara (SPKN) BPK. 3 Reviu LK K /L

Reviu LK Pemda

Standar Reviu LK K /L (Peraturan Menkeu No.41/PMK.09/2010) Pedoman Pelaksanaan Reviu LKPD (Permendagri No 4 Thn 2008) 4 Evaluasi Kinerja

Perusahaan, Evaluasi LAKIP

KepMen BUMN Nomor: Kep-100/MBU/2002 tgl 4 Juni 2002 Pedoman Penilaian Kinerja PDAM (Kepmendagri No. 47 tanggal 31 Maret 1999)

Pedoman Umum Evaluasi LAKIP (Kepmenpan No KEP/135/M.PAN/ 9/2004)

5 Monitoring dan Evaluasi, Pemantauan Tindak Lanjut.

Tentang Pedoman Tata Cara Pengawasan atas Penyelenggaraan Pemda (Permendagri No. 23 / 2007)

6 Pengawasan Lainnya (asistensi, sosialisasi, dan konsultansi)

Kiat-kiat menyiapkan laporan

Bahan disiapkan selama proses audit

Gunakan klasifikasi standar

Sepakati mengenai substansi

10

2. STRATEGI PENULISAN

LAPORAN



TUJUAN PENULISAN :



Laporan berkualitas dengan waktu

terbatas !



MASALAH UMUM :

1. Waktu penulisan terbatas

2. Kecenderungan menunda

3. Ingin sempurna

Sajikan dalam bentuk yang

mudah dibaca dalam;



Angka dan prosentase



Daftar (list)



Grafik dan bagan

12

Memperbaiki pola penulisan

1. Siap membuat kesalahan dalam proses penulisan :

 Alur pikiran menjadi jelas

 Penalaran menjadi lebih baik

 Tahu apa yang ingin disampaikan

2. Mulai proses penulisan sejak awal dan selama

penugasan :

 Tahap persiapan

 Tahap pengujian pengendalian dan substantif

 Tahap pengembangan temuan

MENANGANI

14

Pertimbangan-pertimbangan

Menangani Informasi Rinci



Volume KKA VS Laporan Audit



Mentrasfer kompleksitas audit ke

laporan



Terbiasa dg. tebalnya laporan =

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan

dalam menentukan kerincian laporan

 Sasaran pembaca dan tujuan laporan

 Iktisarkan data pendukung (rekap)

 Pemilihan informasi yang meyakinkan

dan bermanfaat

 Hindarkan penulisan informasi detail

yang tidak signifikan

 Sajikan dalam bentuk yang mudah

dibaca

ARTI PENTING :

– Agar dapat diterima dan memberikan pengaruh.

– Agar pembaca memfokuskan dirinya pada

isi laporan

,

bukan pada bahasanya.

PRINSIP PENULISAN KONSTRUKTIF :

– Hindari

bahasa opini

dan

generalisasi

.

– Gagasan positif dalam

bahasa positif

.

– Berikan perspektif yang seimbang.

18

HINDARI BAHASA OPINI

& GENERALISASI TANPA DUKUNGAN

Laporan audit harus faktual dan konklusif,

tidak boleh kabur dan berbau opini.

A. Gunakan bahasa yang konkrit dan faktual

- Bahasa opini melemahkan argumen yang kita kemukakan

 Contoh : Menurut pendapat kami…………dst

B. Hindari kata-kata dengan konotasi negatif - Temuan

- Mengungkapkan vs mengidentifikasi

C. Hindari generalisasi yang tanpa dukungan - Jangan gunakan bahasa yang tidak persis/kabur

(contoh: banyak sekali, berlebihan, sebagian besar dokumen….dst)

DALAM BAHASA POSITIF

• Auditor tidak terbiasa membuat pernyataan positif.

• Auditor biasanya berputar-putar dalam

mengemukakan gagasan positif

• Gagasan positif lebih suka dikemas dalam bentuk

negatif

• Untuk meningkatkan kerjasama, ungkapkan

upaya-upaya yang telah dilakukan dengan itikad baik

20

PERSPEKTIF YANG SEIMBANG

• Prioritas berdasarkan tujuan dan resiko (goal vs.

control)

• Tidak membesar-besarkan masalah (beri

perspektif)

• Jangan membuat daftar masalah yang minor

• Apresiasi tindakan-tindakan yang telah

FOKUS PADA MANFAAT,

REKOMENDASI & SOLUSI MASALAH

• Trade-off resiko atas kondisi yang ada dengan manfaat dari

solusi yang disarankan.

• Tidak perlu menunjukan masalah yang manajemen sudah tahu.

• Jangan ‘menggali’ masalah (

supaya kerjasama lebih baik

)

22

Teknik menulis persuasif

1. Masalah dijelaskan & dikuantifisir

2. Tunjukan dampaknya dari kacamata

auditee & manajemen

3. Atasi berbagai keberatan yang

disampaikan kepada auditor

Mendorong tindakan

Informatif

Nilai Laporan *Volume

*Jumlah temuan

Kesadaran *Manajemen Kontrol

Sukses *Jumlah laporan Strategi *Menyajikan fakta Keberatan Mgt.*Dibiarkan

Persuasif

* Pemborosan yang dicegah * Peningkatan efisiensi

* Rekomendasi praktis * Diyakinkan oleh auditor

•Hasil dan respon

•Arti penting secara bisnis •Dimengerti

24

•

URUTAN ATRIBUT TEMUAN :

 Judul Temuan

 Kondisi

 Kriteria

 Sebab

 Akibat

 Tanggapan Auditee

 Rekomendasi

24

Mengenali karakteristik temuan



Cukup signifikan untuk dilaporkan



Didasarkan pada fakta dan bukannya opini



Dokumentasi dalam bentuk bukti



relevan



kompeten,



cukup



Obyektif dan tidak bias



Relevan dengan permasalahan

26

Proses Penyelesaian Temuan

1. INSIGNIFICANT FINDING

2. MINOR AUDIT FINDING

KONDISI

• Gambarkan dengan cara

yang jelas dan ringkas.

• Kondisi yang faktual

dilaporkan dengan lengkap, akurat dan tepat.

• Jika mungkin, kondisi dapat

dikuantifikasi dengan

terminologi tertentu, misal: waktu, uang, dan servis

27

MENYATAKAN APA YANG TEJADI SAAT INI ATAU APA YANG TERJADI DI MASA LALU

28

KRITERIA

 Kriteria menyatakan standar apa yang seharusnya

ada.

 Standar dapat ditetapkan oleh manajemen, praktik

yang umum, UU, standar industri, dsb.

 Kondisi diukur dengan kriteria yang ditetapkan ini.

SEBAB

 Sebab menjawab pertanyaan: “Mengapa kondisi dan kriteria berbeda?”

 Beberapa sebab tidak dapat dikoreksi secara langsung (Contoh: Pembayaran tagihan terlambat karena adanya perubahan on-line system di Kantor Pusat), namun

rekomendasi dapat diarahkan bagaimana mengurangi risiko (Contoh: dikembangkan disaster contigency plan

untuk memastikan tidak terganggunya operasional).  Sebab terbagi menjadi sebab utama (primary) sebab

pendukung (supplemental).

30

AKIBAT



Akibat adalah tingkatan

risiko yang dapat

ditunjukkan / dilihat jika

sebab

tidak ditangani atau

jika kondisi tidak dikoreksi.



Ini merupakan elemen yang

cukup penting untuk tujuan

“meyakinkan”

AKIBAT

 Secara persuasif,

jelaskan risiko dan benefit dengan

dukungan fakta yang diperoleh.

 Jika mungkin, akibat dkuantifisir (frekuensi, ukuran, atau

kemungkinan terjadinya).

• Contoh: Karena kelalaian petugas dalam menganalisis kecepatan, volume, dan nilai transaksi, perusahaan akan mengalami kerugian jumlah uang dengan nilai yang sangat besar. Kerugian ditaksir

sebesar Rp 5juta,- untuk setiap transaksi.

32

REKOMENDASI



Rekomendasi

adalah usulan

atau saran

perbaikan atas

masalah yang ada

dan dimaksudkan

untuk mencegah

agar temuan

tidak berulang.

Checklist - Findings

KONDISI



Apakah kondisi saat ini dan yang lalu digambarkan

dengan cara yang jelas dan ringkas?



Apakah kondisi fokus pada saat ini atau yang lalu dan

bukannya untuk suatu hal di masa depan?



Apakah kondisi yang faktual dilaporkan dengan lengkap,

akurat, dan tepat?



Jika mungkin, apakah permasalahan dapat dikuantifisir?



Apakah risiko dapat diduga atau diidentifikasi?

36

Checklist - Findings

KRITERIA



Apakah memang ada kebijakan atau prosedur yang

telah ditetapkan untuk lebih memperkuat temuan?



Jika mungkin, ada referensi yang baku secara

tertulis atas kriteria yang ditetapkan?



Apakah kriteria memang mengarahkan pada

permasalahan-permasalahan dalam kondisi yang

faktual?

Checklist - Findings

SEBAB



Apakah sebab menjelaskan mengapa kondisi berbeda

dengan kriteria?



Apakah sudah dibedakan antara apa yang merupakan

sebab utama (primary) dan sebab pendukung

(Supplemental)?

38

Checklist - Findings

AKIBAT

o Apakah akibat menjawab pertanyaan,

“

So what?”

o Apakah akibat secara meyakinkan dapat menjelaskan

mengenai risiko dan manfaat dengan pernyataan

fakta-fakta yang mendukung?

o Jika mungkin, apakah dampak dapat dikuantifisir dan

dinyatakan dalam bentuk frekuensi, ukuran, atau

kemungkinan?

Checklist - Findings

REKOMENDASI



Apakah rekomendasi telah

diarahkan untuk mengeliminasi

sebab dan akibat ?



Apa rekomendasi dibuat praktis,

logis, dan murah?

MANFAAT SIMPULAN :

 Signifikan hasil audit, membantu menentukan tindakan.  Menjelaskan dampaknya pada bisnis dari hasil audit.  Sarana untuk memberi komentar yang konstruktif.

47

Style simpulan yang banyak dijumpai

………

• Penyakit 1 :

– terlalu luas, kabur dan dapat diguanakan untuk hampir setiap laporan

• Penyakit 2 :

– membingungkan ; nuansa berpindah-pindah dari nada positif ke negatif.

Enam langkah menuju simpulan yang efektif :



Menjawab tujuan audit



Menggunakan informasi pendukung yang konkrit



Gunakan ‘nada’ yang konsisten dan tepat



Balance



Beri perspektif

49

Menjawab tujuan audit :



Berikan jawaban atas tujuan audit secara langsung

 Jika terdapat lebih dari satu tujuan audit, berikan

yang konkrit :



Beri dukungan : fakta, contoh , perbandingan , dsb



Berikan informasi pendukung



Hindari kata-kata (frasa) yang tidak konkrit



Kurangi

qualifier

:

 Misal: menurut pendapat kami, nampaknya, dsb

 Untuk mengurangi qualifier:

 Jawab tujuan audit

51

Gunakan nada yang konsisten dan tepat :

• Nada tidak konsisten sangat

membingungkan.

Balance antara positif dan negatif :



Penekanan yang seimbang



Penekanan dengan mengatur penempatan gagasan positif/negatif

dalam kalimat/paragraf.

 Contoh :

 Manual prosedur kerja yang lama, meskipun tidak mengakibatkan adanya kesalahan yang terjadi, memperlambat proses pelatihan staf yang baru.

 Meskipun manual prosedur kerja yang lama memperlambat proses pelatihan staf yang baru, tidak mengakibatkan adanya kesalahan yang terjadi.

53

Beri perspektif :

 Memudahkan pembaca menginterpretasikan hasil.

 Menggambarkan besar masalah & implikasi terhadap

organisasi.

 Perspektif dengan menjelaskan signifikan (efek) temuan,

memberikan perbandingan atau menunjukan penyebab

masalah.

1.Apakah terdapat bab-bab yang diperlukan? 2.Apakah terdapat ikhtisar?

3.Apakah outline laporan memberikan overview atas isi laporan ?

4.Apakah terdapat headings yang cukup untuk menuntun pembaca?

5.Apakah judul-judul ditulis secara konsisten? 6.Apakah formatnya menarik?

7.Apakah komentar yang paling penting disajikan pada bagian awal?

8.Apakah komentar-komentar yang sejenis digabung? 9.Apakah pengulangan informasi telah dihindari?

55

TIPS...

• THA ; Kondisi ≠ Kriteria

• Kondisi – Kriteria = Akibat

• Akibat = Penyebab

• Rekomendasi – Penyebab = 0

• Rekomendasi – Akibat = 0

57

Pusdiklatwas BPKP 57

FORMAT LHA OPERASIONAL

BENTUK BAB

Kulit Depan

Halaman Pertama

Daftar Isi

Bagian Pertama: Ringkasan Hasil Audit

Bagian Kedua : Uraian Hasil Audit

Bab I: Pendahuluan

(1) Landasan Audit dan Pernyataan Auditor

tentang Kesesuaian Audit Dengan Std Audit

(2) Informasi Umum Secara Singkat mengenai

Auditi:

(2.1) Organisasi dan Manajemen

(2.2) Kegiatan Auditi

58

Pusdiklatwas BPKP 58

BENTUK BAB

(3) Latar Belakang Diadakannya Kegiatan

(4) Tujuan Kegiatan

(5) Sifat Dan Informasi Tentang Kegiatan Auditi

sebagai Sasaran Audit

(6) Ukuran Kegiatan

(7) Informasi Lainnya

Bab II: Uraian Hasil Audit

1)Temuan dan Rekomendasi 1

2)Temuan dan Rekomendasi 2

3)Dst.

59

JUDUL DAN KONDISI

• Terdapat Pengadaan Barang Z yang Tidak Efektif

Sebesar Rp 185.000.000,-

• Kondisi;

Hasil pemeriksaan fisik atas persediaan barang di

gudang Unit Organisasi C, di peroleh data sisa barang Z

per 31 Desember 2010 senilai Rp 185.000.000,-.

Sebagai informasi tambahan diketahui pula bahwa sisa

barang tersebut berasal dari pengadaan tahun 2010

sebesar Rp. 90.000.000,- yang merupakan realisasi

dari anggaran yang telah tersedia dalam DIPA tahun

2010. Sedangkan sisa barang sebesar Rp. 95.000.000,-

berasal dari pengadaan sebelum tahun 2010.

KRITERIA DAN SEBAB

• Kriteria

• Seharusnya sisa barang Z per 31 Desember 2010 adalah nihil, yaitu sesuai dengan SK Menteri PQR No. XX/V/2008 tanggal 15 Mei 2008 mengatur bahwa pengadaan barang harus

berdasarkan;

• permintaan calon pemakai.

• rencana kebutuhan sesuai kegiatan operasional tahun yang bersangkutan.

• Penyebab;

Panitia Pengadaan Barang tidak melaksanakan pengendalian anggaran secara efisien dan efektif yaitu dengan sengaja

mengabaikan ketentuan yang telah diatur dalam SK Menteri PQR No No. XX/V/2008 tanggal 15 Mei 2008.

61

AKIBAT DAN REKOMENDASI

• Akibat;

– Terjadi sisa barang Z sebesar Rp 185.000.000,- tidak efisien dan efektif pemanfaatannya dengan dampak;

– Sisa barang sebesar 110.000.000,- berpotensi akan rusak.

– Sisa barang sebesar Rp 75.000.000,- telah rusak dan tidak dapat dimanfaatkan lagi.

•

• Rekomendasi;

– Kepada Pimpinan Unit Organisasi C, kami rekomendasikan agar segera; – Merevisi anggaran tahun 2011 terkait pengadaan barang Z.

– Mengalokasikan pemanfaatan barang Z sebesar Rp. 110.000.000,-

– Mengusulkan penghapusan barang Z yang rusak sebesar Rp 75.000.000,- yang dituangkan dalam berita acara penghapusan aset.

– Memberikan sanksi kepada Panitia Pengadaan Barang atas kelalaiannya mematuhi SK Menteri PQR No No. XX/V/2008 tanggal 15 Mei 2008.