EXECUTIVE SUMMARY TAHUN ANGGARAN 2011

(1)

Ringkasan Eksekutif

Penyempurnaan Manual Kelembagaan Pegelola Polder Berbasis Masyarakat : Studi Kasus Kota Semarang (Kali Banger) 1

EXECUTIVE SUMMARY

TAHUN ANGGARAN 2011

PENYEMPURNAAN MANUAL KELEMBAGAAN PENGELOLA POLDER BERBASIS MASYARAKAT STUDI KASUS KOTA SEMARANG (KALI BANGER)

(2)

Ringkasan Eksekutif

Penyempurnaan Manual Kelembagaan Pegelola Polder Berbasis Masyarakat : Studi Kasus Kota Semarang (Kali Banger) 2 1. PENDAHULUAN

Permasalahan banjir di Kota Semarang telah menyebabkan dampak yang memprihatinkan, yaitu terhambatnya berbagai kegiatan ekonomi dan sosial. Sebagai contoh, banjir yang sering terjadi di Kawasan Bandara Ahmad Yani telah sering menghambat lalu lintas penerbangan. Demikian pula, banjir di bagian timur dan barat Kota Semarang telah menghambat lalu lintas masuk dan ke luar Kota Semarang dari kedua arah tersebut. Banjir yang terjadi di beberapa bagian pusat kota, seperti di Kawasan Johar, Pelabuhan Tanjung Emas, dan beberapa kawasan permukiman juga menghambat kegiatan ekonomi dan sosial di kawasan tersebut. Jika hal tersebut dibiarkan, permasalahan banjir akan mengurangi kinerja pelayanan Kota Semarang secara keseluruhan, baik di dalam kerangka pemenuhan kebutuhan dan kepentingan internalnya, maupun dalam peran dan fungsinya sebagai Kota Ibukota Provinsi Jawa Tengah.

Berbagai kegiatan penanganan telah diupayakan sejak beberapa tahun yang lalu, baik yang dilakukan oleh Pemerintah, maupun masyarakat, swasta, dan pihak lainnya. Masing-masing upaya penanganan banjir dilakukan secara parsial dan seringkali tanpa koordinasi antar pihak, baik secara horinsontal maupun vertikal. Padahal kompleksitas permasalahan banjir di Semarang hanya dapat dikendalikan dengan tindakan terintegrasi yang berbasis wilayah sungai termasuk ekosistem pantainya(Anonim, 2009), meskipun pada prakteknya solusi struktural (teknologi) dan non-struktural (tata-ruang) diimplementasikan secara bertahap karena keterbatasan pengetahuan, dana, kelembagaan. Namun apapun kegiatan penanganan banjir Semarang, yang diperlukan adalah adanya keterpaduan stakeholders (pemerintah, masyarakat dan swasta).

Diantara berbagai sistem penanganan banjir, sistem polder dianggap sebagai salah satu solusi struktural yang yang dipilih dan menjadi prioritas untuk diimplemetasikan di Kota Semarang. Sistem polder adalah suatu cara penanganan banjir dengan menggunakan beberapa bentuk bangunan fisik, yang meliputi sistem drainase, kolam retensi, tanggul yang mengelilingi kawasan, serta pompa dan/ pintu air, sebagai satu kesatuan pengelolaan tata air tak terpisahkan. Pada saat ini, sedang dilakukan pembangunan Kawasan Polder Banger. Kawasan Polder Banger adalah kawasan polder yang berada di sekitar Kali Banger, yang melayani kawasan seluas 527 ha, dengan jumlah penduduk sekitar 17.000 – 24.000 jiwa. Pembangunan fisik Sistem Polder Banger telah dimulai sejak tahun 2010, dan direncanakan selesai pada tahun 2012. Pembangunan tersebut meliputi pembangunan stasiun pompa di Kelurahan Kemijen yang berfungsi mengalirkan air hujan ke laut (perlindungan dari banjir) untuk mengatur muka air di dalam wilayah Polder Banger; pembangunan Bendung (dam)

(3)

Ringkasan Eksekutif

Penyempurnaan Manual Kelembagaan Pegelola Polder Berbasis Masyarakat : Studi Kasus Kota Semarang (Kali Banger) 3 Kali Banger yang membendung Kali Banger tepat di bawah jalan arteri utara yang berfungsi untuk melindungi Sistem Polder Banger dari rob; pembangunan tanggul utara Sistem Polder Banger yang lokasinya bertepatan dengan jalan arteri utara; pembangunan tanggul timur Sistem Polder Banger yang lokasinya bertepatan dengan tanggul Banjir Kanal Timur; pembangunan kolam retensi yang digunakan sebagai tambak serta berperan sebagai penyangga pada saat curah hujan yang sangat tinggi untuk mencegah terjadinya banjir; dan pengerukan Kali Banger untuk menambah kapasitas Kali Banger agar dapat menampung air lebih banyak lagi dan perbaikan saluran sekunder di Kawasan Kali Banger.

Sistem Polder Banger dibangun dan dikembangkan oleh Pemerintah Kota Semarang bekerjasama dengan the Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard (HHSK) yang merupakan salah satu lembaga publik pengelola perairan di Belanda. Bentuk kerjasamanya berupa kerjasama perancangan fisik sistem, pengelolaan konstruksi, pemeliharaan dan operasional sistem. Untuk itu, Pemerintah Kota Semarang bekerjasama dengan HHSK juga membentuk Badan Pengelola Polder Banger Sima (BP2B Sima), dengan maksud agar lembaga tersebut melaksanakan tugas operasional dan pemeliharaan infrastruktur fisiknya. BP2B Sima merupakan sebuah organisasi non-struktural yang beranggotakan para perwakilan stakeholder Sistem Polder Banger. Nama Sima diambil dari gabungan kata Schieland en de Krimpenerwaard dan Semarang, untuk mengabadikan kerja sama antara kedua belah pihak. Pelantikan pengurus BP2B Sima dilaksanakan bersamaan dengan pencanangan pembangunan fisik Sistem Polder Banger pada 8 April 2010 yang lalu, bertempat di lokasi pembangunan rumah pompa di Kelurahan Kemijen Kecamatan Semarang Timur. Mulai saat itu BP2B Sima dipersiapkan untuk menerima beberapa tugas yang didelegasikan oleh instansi terkait dalam operasional dan pemeliharaan infrastruktur Sistem Polder Banger.

Kegiatan ini merupakan lanjutan dari kegiatan di tahun 2009 dan 2010. Pada tahun 2009 telah dilakukan penelitian terhadap proses pembentukan organisasi pengelola sistem polder yang menghasilkan draft kesepakatan rencana aksi stakeholder. Pada tahun 2009 penelitian difokuskan untuk memberikan masukan terhadap “Urban Polder Guidelines” yang telah disusun oleh pihak Belanda, Pemda Semarang dan Puslitbang SDA, terutama pada sub aspek organisasi. Hasil yang telah dicapai pada tahun 2010 adalah konsep manual pengembangan kelembagaan pengelola sistem polder yang didalamnya teridiri dari aspek organisasi, legal, finansial dan sosial. Sedangkan di tahun 2011 ini, kegiatan penelitian akan difokuskan pada penyempurnaan manual pengembangan kelembagaan pengelola sistem polder yang akan digunakan sebagai bagian dari konsep model institusi pengelola sistem

(4)

Ringkasan Eksekutif

Penyempurnaan Manual Kelembagaan Pegelola Polder Berbasis Masyarakat : Studi Kasus Kota Semarang (Kali Banger) 4 pengendali banjir perkotaan. Penyempurnaan tersebut dilakukan dengan menyusun prosedur kegiatan rutin, tata cara dan langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien (Standar Operasional Prosedur).

Penanganan banjir dan rob di Semarang dengan menggunakan sistem polder, yang terbagi-bagi menjadi beberapa sub-sistem drainase tersebut membutuhkan pengelolaan yang didukung oleh masyarakat. Untuk mengoptimalkan potensinya, dukungan masyarakat perlu disalurkan melalui kelembagaan masyarakat yang sesuai dengan wilayah sistem polder dan sub-sistem drainasenya tersebut. Atas dasar hal tersebut maka BP2B SIMA dibentuk. Namun permasalahannya adalah belum adanya panduan penyelenggaraan kelembagaan OP Polder yang berbasis masyarakat.

II. GAMBARAN UMUM WILAYAH PENELITIAN

Guna mengembangkan dan memelihara manajemen air serta proteksi banjir di dalam polder maka sebuah struktur organisasi yang sesuai sangatlah dibutuhkan demi menjalankan tugas-tugas dalam cara yang berkesinambungan (sustainable). Organisasi tersebut membutuhkan dukungan penuh dan komitmen dari pemerintah, pemukim (inhabitants), maupun pemilik properti di dalam area polder. Kelembagaan Pengelolaan Polder (Polder

Board) akan memainkan peran yang krusial dalam struktur organisasi tersebut. Lembaga

sementara pengelola Polder Banger diawali dari pembentukan Tim Teknis Penanganan Banjir yang membagi Semarang menjadi 21 Sub sistem pada bulan Maret 2006. Sub sistem yang dibentuk SK Walikota Semarang No. 641.05/01 tanggal 10 Maret 2006 bertugas untuk melakukan pemetaan drainase yang ada di daerahnya. Pasca pemetaan dan laporan diberikan ke Pemkot, praktis sub sistem tidak memiliki kegiatan lagi.

Pada akhirnya, melalui Peraturan Walikota Semarang Nomor 060/89 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pengelola Polder Banger Schieland Krimpenerwaard-Semarang (BP2 Banger Sima) dan Keputusan Walikota Semarang Nomor 050/111/2010 tentang Penetapan Keanggotaan Badan Pengelola Polder Banger Schieland Krimpenerwaard-Semarang (BP2 Banger Sima), maka secara resmi BP2B Sima terbentuk. Adapun pelantikan anggotanya dilakukan pada 9 April 2010, bertepatan dengan pencanangan dimulainya pembangunan Sistem Polder Banger. Bentuk organisasi BP2B Sima adalah memiliki karakteristik sebagai berikut:

(5)

Ringkasan Eksekutif

Penyempurnaan Manual Kelembagaan Pegelola Polder Berbasis Masyarakat : Studi Kasus Kota Semarang (Kali Banger) 5 a) Organisasi kelembagaan sistem polder berbentuk badan, yaitu salah satu lembaga

teknis daerah yang merupakan unsur pendukung tugas Walikota Semarang di dalam mengelola Sistem Polder Banger.

b) Meskipun dibentuk oleh Pemerntah Kota Semarang, organisasi BP2B Sima bersifat non-struktural, yaitu tidak berada pada suatu lembaga, dinas, badan atau kantor dari Pemerintah Kota Semarang.

c) Organisasi BP2B Sima dibentuk, ditetapkan dan bertanggungjawab langsung kepada Walikota Semarang.

Karakteristik dan sifat organisasi BP2B Sima adalah sebagai berikut:

a) BP2B Sima dibentuk oleh Pemerintah Kota Semarang dengan tujuan mengelola Sistem Polder Banger yang merupakan salah satu sub-sistem drainase di Kota Semarang.

b) Keanggoatan BP2B Sima melibatkan pemerintah, swasta dan masyarakat, berkedudukan dan bertanggung jawab langsung kepada Walikota Semarang.

c) Karena bertanggung jawab langsung kepada Walikota, BP2B Sima harus memperhatikan dan mempertimbangkan kebijakan Pemerintah Kota Semarang. d) Karena bertanggung jawab langsung kepada Walikota Semarang, sifat BP2B Sima

bersifat flat atau datar, sehingga bisa langsung bersentuhan dengan masyarakat dan pengelolaan sumberdaya air, tidak terikat pada suatu struktur organisasi di atasnya. Dengan demikian proses pengambilan keputusan dan pelayanannya seharusnya dapat dilaksanakan dengan cepat.

e) Dalam menjalankan tugasnya, BP2B Sima wajib menerapkan prinsip-prinsip koordinasi, integrasi, sinkronisasi secara vertikal dan horisontal dalam lingkungan masing-masing maupun antar nit organisasi lain yang sesuai dengan fungsinya.. BP2B Sima memiliki tugas untuk operasionalisasi dan memelihara seluruh sarana dan prasarana Sistem Polder Banger yang menjadi kewenangannya dan pengelolaan lingkungan hidup di sekitarnya.

BP2B Sima dalam melaksanakan tugasnya, menyelenggarakan fungsi sebagai berikut:

a) Pengoperasian bangunan air yang meliputi pompa, tanggul, pintu air dan kolam retensi.

b) Pelaksanaan pemeliharaan rutin, pemeliharaan berkala dan pemliharaan darurat terhadap pompa.

(6)

Ringkasan Eksekutif

Penyempurnaan Manual Kelembagaan Pegelola Polder Berbasis Masyarakat : Studi Kasus Kota Semarang (Kali Banger) 6 d) Pengembangan Kawasan Polder Banger di bidang ekonomi, sosial, budaya an

pariwisata.

e) Pelaksanaaan pengawasan, penegndalian dan penataan pengembangan Kawasan Polder Banger.

Untuk menjalankan tugas dan fungsinya, organisasi BP2B Sima dibagi menjadi dua jenis. Jenis yang pertama adalah yang bersifat menetapkan arah, kebijakan, program dan kegiatan organisasi. Sedangkan jenis yang kedua bersifat melaksanakan arahan, kebijakan, program dan kegiatan organisasi sehari-hari di lapangan.

Struktur organisasi kelembagaan pengelola polder terdiri dari: 1) Badan Pengurus

a) Badan Pengurus adalah pengambil keputusan tertinggi dalam BP2B Sima.

b) Kepala Badan Pengurus berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Walikota Semarang.

c) Tugas Badan Pengurus adalah membuat kebijakan umum, pengawasan dan pengendalian organisasi.

d) Fungsi Badan Pengurus adalah:

(1) Merumuskan dan menetapkan visi dan misi organisasi. (2) Merumuskan dan menetapkan program kerja organisasi. (3) Memilih dan menetapkan pelaksana harian.

(4) Menetapkan anggaran dasar dan anggaran rumah tangga.

(5) Memberikan laporan pertanggungjawaban satu kali dalam satu ahun kepada Walikota Semarang.

(6) Menyelenggarakan rapat pengurus paling sedikit 3 kali dalam setahun. e) Susunan Organisasi Badan Pengurus, terdiri atas:

(1) Ketua Badan Pengurus (2) Sekretaris Badan Pengurus (3) Anggota Badan Pengurus

f) Keanggotaan Badan Pengurus, secara umum diatur demikian:

(1) Badan Pengarah beranggotakan unsur-unsur yang mewakili pemerintah, pakar profesional, masyarakat dan swasta dengan komposisi jumlah yang proporsional sesuai dengan tingkat kepentingan, dan kapasitasnya terhadap pemeliharaaan dan operasional Sistem Polder Banger.

(7)

Ringkasan Eksekutif

Penyempurnaan Manual Kelembagaan Pegelola Polder Berbasis Masyarakat : Studi Kasus Kota Semarang (Kali Banger) 7 (2) Anggota Badan Pengarah diangkat dan diberhentikan melalui Peraturan

Walikota.

(3) Tata cara dan persyaratan rekuitmen keanggotaan Badan Pengurus ditetapkan berdasarkan Anggara Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Organisasi.

2) Pelaksana Harian

a) Pelaksana Harian adalah bagian dari organisasi pengelola sistem polder yang melaksanakan program kerja BP2B Sima.

b) Pelaksana Harian dipimpin oleh seorang Kepala Pelaksana yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Kepala Badan Pengurus. c) Tugas Pelaksana Harian adalah melaksanakan program kerja organisasi yang

telah ditetapkan oleh Badan Pengarah. d) Fungsi Badan Pelaksana adalah:

(1) menyusun dan melaksanakan rencana kerja tahunan; (2) menyusun dan merencanakan anggaran tahunan;

(3) membuat dan memberikan laporan bulanan dan laporan pertangungjawaban secara tertulis kepada badan pengurus setiap tiga bulan;

3) Struktur Organisasi Badan Pelaksana

a) Susunan Organisasi Badan Pelaksana, terdiri atas: (1) Ketua Badan Pelaksana

(2) Sekretariat Badan Pelaksana (3) Bidang Pengelolaan Pompa

(4) Bidang Pengelolaan Sampah dan Sedimen (5) Bidang Pengelolaan Tanggul

(6) Bidang Pemberdayaan Masyarakat b) Ketua Badan Pelaksana

Ketua Badan Pelaksana mempunyai tugas memimpin, merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengendalikan bidang pengelolaan pompa, bidang pengelolaan sampah dan sedimen, dan bidang pengelolaan saluran dan tangggul. Untuk menjalankan tugasnya, Ketua Badan Pelaksana mempunyai tugas:

(8)

Ringkasan Eksekutif

Penyempurnaan Manual Kelembagaan Pegelola Polder Berbasis Masyarakat : Studi Kasus Kota Semarang (Kali Banger) 8 (2) melaksanakan pekerjaannya berdasarkan standar operasional dan prosedur

pelayanan yang telah ditetapkan oleh Badan Pengarah. c) Sekretariat Badan Pelaksana

(1) Sekretariat Badan Pelaksana dipimpin oleh seorang Sekretaris yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan Pelaksana.

(2) Sekretariat Badan Pelaksana bertugas membantu tugas-tugas administrasi Kepala Badan Pelaksana dan menjalankan tata usaha Badan Pelaksana.

d) Bidang-bidang Badan Pelaksana

(1) Bidang-bidang Badan Pelaksana adalah bagian dari Badan Pelaksana yang dipimpin oleh Kepala Bidang yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan Pelaksana.

Bidang-bidang bertugas menjalankan program dan kegiatan sesuai dengan bidangnya masing-masing III. METODOLOGI Walikota Kepala Badan Pengurus Kepala Pelaksana Harian Sekretariat Bagian Umum Bagian Keuangan Bidang Pengelolaan Sampah dan Sedimen Bidang Pengelolaan Pompa Bidang Pengelolaan Tanggul dan Saluran Pengarah Pelaksana

(9)

Ringkasan Eksekutif

Penyempurnaan Manual Kelembagaan Pegelola Polder Berbasis Masyarakat : Studi Kasus Kota Semarang (Kali Banger) 9 Metodologi penelitian merupakan keseluruhan proses berpikir dari mulai menemukan permasalahan penelitian, menjabarkannya dalam sebuah kerangka pikir, mengumpulkan data untuk analisis dan menjelaskan serta kemudian menarik kesimpulan akan hal yang diteliti. Pada penelitian ini, aspek-aspek yang diteliti difokuskan pada aspek organisasi, legalitas, finansial dan sosial. Untuk itu pendekatan yang tepat untuk digunakan dalam kajian ini adalah pendekatan kualitatif yang akan dapat menjelaskan secara mendalam manual prosedur kelembagaan yang akan disusun. Di samping itu, dengan pendekatan kualitatif, juga dapat digali persepsi masukan dan konsep serta harapan stakeholders atas manual tersebut.

Penelitian ini merupakan penelitian studi kasus, dengan menempatkan obyek Polder Banger sebagai kasus penelitian yang memiliki kekhasan yang bernilai tinggi, sehingga perlu diteliti. Dengan menempatkan Polder Banger sebagai kasus, maka dapat dilakukan eksplorasi pembelajaran yang dapat dimanfaatkan untuk dipergunakan sebagai model di dalam penanganan banjir dan rob pada kawasan-kawasan dengan permasalahan yang sama.

Sedangkan pengumpulan data dilakukan dengan cara:

 Wawancara mendalam, dilakukan terhadap nara sumber yang memiliki posisi yang

menentukan dalam organisasi, dan yang memiliki pengetahuan dan pengalaman terkait dengan SOP yang akan disusun.

 Diskusi Kelompok Terarah (FGD-Focused Group Discussion), dilakukan dengan

melibatkan pihak-pihak yang terkait dengan SOP yang akan disusun.

 Studi Banding, dilakukan terhadap organisasi atau lembaga yang memiliki pengalaman

melaksanakan SOP yang akan disusun, khususnya terhadap P5L.

Data yang diperoleh dari lapangan dianalisis melalui serangkaian proses sebagai berikut :

 Analisis Sistem dan Prosedur Kerja ; Mengidentifikasikan fungsi-fungsi utama dalam suatu pekerjaan, dan langkah-langkah yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi sistem dan prosedur kerja.

 Analisis Tugas :

- Analisa tugas, dengan menghimpun informasi dengan sistematis dan menetapkan seluruh unsur yang tercakup dalam pelaksanaan tugas khusus.

- Deskripsi tugas, merupakan garis besar data informasi yang dihimpun dari analisa tugas, disajikan dalam bentuk terorganisasi yang mengidentifikasikan dan menjelaskan isi tugas atau jabatan tertentu.

(10)

Ringkasan Eksekutif

Penyempurnaan Manual Kelembagaan Pegelola Polder Berbasis Masyarakat : Studi Kasus Kota Semarang (Kali Banger) 10 - Spesifikasi tugas berisi catatan-catatan terperinci mengenai kemampuan pekerja

untuk tugas spesifik

- Penilaian tugas, berupa prosedur penggolongan dan penentuan kualitas tugas untuk menetapkan serangkaian nilai moneter untuk setiap tugas spesifik dalam hubungannya dengan tugas lain.

- Pengukuran kerja dan penentuan standar tugas merupakan prosedur penetapan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan menetapkan ukuran yang dipergunakan untuk menghitung tingkat pelaksanaan pekerjaan.

 Analisis Prosedur Kerja

- Mengidentifikasi urutan langkah-langkah pekerjaan yang berhubungan apa, bagaimana, bilamana, dimana, dan siapa yang melakukannya.

IV. PEMBAHASAN

Salah satu substansi yang harus dijelaskan di dalam penyempurnaan manual kelembagaan pengelola polder adalah SOP prosedur pembentukan Unit Pelaksana. Prosedur tersebut memberikan gambaran proses dan tahapan kegiatan untuk membentuk Unit Pelaksana. Hasil akhir kegiatan pembentukan itu sendiri adalah ditetapkannya personil yang mengisi dan menduduki posisi-posisi di dalam struktur dan organisasi Unit Pelaksana.

Pertimbangan penyusunan prosedur pembentukan Unit Pelaksana dilakukan dengan mempertimbangkan hal-hal tersebut:

1. Prosedur pembentukan Unit Pelaksana disusun dengan mempertimbangkan tujuan kegiatan. Kajian terhadap tujuan kegiatan tersebut telah dilakukan pada sub bab sebelumnya.

2. Kegiatan-kegiatan pembentukan Unit Pelaksana disusun dengan mempertimbangkan posisi, kedudukan, struktur organisasi, tugas, fungsi dan kewajiban Unit Pelaksana. Kajian terhadap pertimbangan-pertimbangan tersebut telah dilakukan pada sub-sub bab sebelumnya.

3. Urutan tahapan kegiatan-kegiatan pembentukan Unit Pelaksana disusun dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:

a. Posisi dan kedudukan dari pihak atau pejabat yang terkait.

b. Logika pemikiran bahwa tahapan kegiatan diawali dengan persiapan pembentukan dan diakhiri dengan penyiapan kelembagaan yang telah terbentuk agar dapat memulai pekerjaan mereka.

(11)

Ringkasan Eksekutif

Penyempurnaan Manual Kelembagaan Pegelola Polder Berbasis Masyarakat : Studi Kasus Kota Semarang (Kali Banger) 11 4. Kegiatan dan tahapan kegiatan disesuaikan dengan karakteristik lembaga BP2B Sima,

yang dibentuk dan ditetapkan oleh Pemerintah Kota, tetapi dengan melibatkan masyarakat.

5. Sifat kelembagaan BP2B Sima yang menterpadukan aspek teknis-teknologis, karena mengelola sistem polder; aspek sosial, karena melibatkan masyarakat yang tinggal di dalam kawasan pelayanan sistem polder; dan aspek ekonomi, karena berkaitan dengan dukungan pembiayaan dari masyarakat dan pemberdayaan masyarakat yang tinggal di dalam kawasan pelayanan sistem polder.

Secara umum, tahapan kegiatan-kegiatan pembentukan Unit Pelaksana dapat dikelompokkan menjadi 3 (tiga) kelompok kegiatan, yaitu:

1. Tahap Persiapan

Tahap persiapan adalah kelompok kegiatan yang dimaksudkan untuk mempersiapkan berbagai hal yang terkait dengan pelaksanaan pembentukan Unit Pelaksana. Hal-hal yang perlu dipersiapkan adalah penyiapan kelengkapan dasar peraturan; penetapan tim pelaksana pembentukan; penyusunan rencana pelaksanaan; dan penetapan kriteria pemilihan personil.

2. Tahap Pelaksanaan

Tahap pelaksanaan merupakan kelompok kegiatan yang melingkupi kegiatan-kegiatan pembentukan Unit Pelaksana berdasarkan hasil persiapan yang telah dilakukan. Hal-hal yang perlu dilakukan adalah pengumuman penerimaan calon personil Unit Pelaksana; penerimaan berkas administrasi calon personil; seleksi berkas administrasi calon administrasi; pengumuman calon personil yang lolos seleksi berkas administrasi; seleksi wawancara dan kecakapan calon personil; dan pengumuman calon personil terpilih. 3. Tahap Penetapan dan Penyiapan Kerja

Tahap penetapan adalah kelompok kegiatan yang melingkupi kegiatan-kegiatan penetapan pembentukan Unit Pelaksana dari hasil proses seleksi. Kegiatan-kegiatan tersebut meliputi penyiapan administrasi dan penetapan personil; penandatanganan kontrak kerja personil; pelatihan penggunaan manual dan prosedur pengelolaan sistem polder; dan pembubaran Tim Pelaksana Pembentukan Unit Pelaksana. Diagram tahapan kelompok kerja tersebut dapat dilihat pada gambar berikut ini:

1. Persiapan Kegiatan-kegiatan yang

berkaitan dengan penyiapan berbagai aspek yang diperlukan

untuk melaksanakan pembentukan. 2. Pelaksanaan Kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan pembentukan. 3. Penetapan dan Penyiapan Kerja Kegiatan-kegiatan yang berkaiatan dengan penetapan hasil proses

pembentukan dan penyiapan kerja.

(12)

Ringkasan Eksekutif

Penyempurnaan Manual Kelembagaan Pegelola Polder Berbasis Masyarakat : Studi Kasus Kota Semarang (Kali Banger) 12 Tabel 1. Jenis dan Tahapan Kegiatan Pembentukan Unit Pelaksana

No. Kegiatan Tujuan Tolok Ukur

Keberhasilan Kelengkapan Bukti Alat

Administrasi Pelaksana Waktu Pelaksanaan A. PERSIAPAN 1. Penyiapan Peraturan Terkait Menyiapkan landasan hukum dan peraturan yang akan dipergunakan untuk menjalankan kegiatan pembentukan Unit Pelaksana. Tersedianya landasan hukum dan peraturan yang berkaitan dengan pembentukan Unit Pelaksana. Laporan Kajian Landasan Hukum Pembentukan Unit Pelaksana oleh Badan Pengurus BP2B Sima. Badan Pengurus BP2B Sima 6 hari. 2. Pembentukan dan Penetapan Tim Pelaksana Membentuk dan menetapkan Tim Pelaksana yang akan menjalankan kegiatan pembentukan Unit Pelaksana Terbentuknya Tim Pelaksana Pembentukan Unit Pelaksana dan Terbitnya Surat Keputusan BP2B Sima tentang Pembentukan Tim Pelaksana Pembentukan Unit Pelaksana. SK. Badan Pengurus BP2B Sima tentang Pembentukan Tim Pelaksana Pembentukan Unit Pelaksana. Badan Pengurus BP2B Sima 6 hari. 3. Penyusunan Rencana Pelaksanaan Menyiapkan rencana kegiatan pembentukan Unit Pelaksana, temasuk menentukan jenis kegiatan, jadwal, pelaksana dan anggaran biaya kegiatan. Tersedianya rencana kegiatan pembentukan Unit Pelaksana. Rencana Kegiatan Pembentukan Unit Pelaksana oleh Tim Pelaksana Pembentukan Unit Pelaksana. Badan Pengurus dan Tim Pelaksana Pembentukan Unit Pelaksana. 6 hari. 4. Penetapan Kriteria Kualifikasi Personil Menyiapkan kriteria kualifikasi yang akan dipergunakan untuk menentukan personil Unit Pelaksana. Tersedianya kriteria kualifikasi yang akan dipergunakan untuk menentukan personil Unit Pelaksana. SK. Tim Pelaksana Pembentukan Unit Pelaksana tentang Kriteria Kualifikasi Personil Unit Pelaksana oleh Tim Pelaksana Pembentukan Unit Pelaksana. Badan Pengurus dan Tim Pelaksana Pembentukan Unit Pelaksana. 6 hari. B. PELAKSANAAN 1. Sosialisasi Pembentukan Unit Pelaksana Mensosialisasikan kepada masyarakat umum dan khususnya masyarakat yang Tersosialisasinya kegiatan pembentukan Unit Pelaksana dan kebutuhan personilnya, pada Laporan Sosialisasi Pembentukan Unit Pelaksana oleh Tim Tim Pelaksana Pembentukan Unit Pelaksana, 30 hari.

(13)

Ringkasan Eksekutif

Administrasi Pelaksana Waktu Pelaksanaan tinggal di kawasan Polder Banger tentang kegiatan pembentukan Unit Pelaksana dan kebutuhan personil untuk mengisi posisi pada struktur organisasinya. masyarakat umum dan khususnya masyarakat yang tinggal di kawasan Polder Banger. Pelaksana Pembentukan Unit Pelaksana. 2. Penerimaan Berkas Administrasi Calon Personil Unit Pelaksana Mendapatkan berkas administrasi calon-calon personil Unit Pelaksana. Diterimanya berkas administrasi calon-calon personil Unit Pelaksana. Bukti Daftar Penerimaan Berkas Administrasi Calon Personil Unit Pelaksana. Tim Pelaksana Pembentukan Unit Pelaksana, 6 hari. 3. Penilaian Seleksi Berkas Administrasi Calon Personil Unit Pelaksana Melakukan seleksi calon-calon personil Unit Pelaksana berdasarkan berkas administrasi. Terpilihnya calon-calon personil Unit Pelaksana yang lolos seleksi berkas administrasi. Laporan Seleksi Berkas Calon Personil Pembentukan Unit Pelaksana oleh Tim Pelaksana Pembentukan Unit Pelaksana. Tim Pelaksana Pembentukan Unit Pelaksana, 6 hari. 4. Pengumuman Calon Personil yang Lolos Seleksi Berkas Administrasi Mengumumkan calon-calon personil Unit Pelaksana yang lolos seleksi berkas administrasi melalui telepon langsung dan surat, serta mengundang calon-calon personil yang lolos seleksi berkas, untuk mengikuti tahapan seleksi selanjutnya. Calon-calon personil Unit Pelaksana yang lolos seleksi berkas administrasi mengetahui keberhasilan mereka dan dapat menyiapkan diri untuk mengikuti tahapan seleksi berikutnya. SK. Tim Pelaksana Pembentukan Unit Pelaksana tentang Calon Personil yang Lolos Seleksi Berkas Administrasi. Tim Pelaksana Pembentukan Unit Pelaksana, 6 hari. 5. Penilaian Seleksi Wawancara dan Kecakapan Teknis Calon Personil Unit Pelaksana Melakukan seleksi calon-calon personil Unit Pelaksana yang lolos seleksi berkasa administrasi berdasarkan wawancara dan kecakapan teknis. Terpilihnya calon-calon personil Unit Pelaksana yang lolos seleksi berkasa administrasi berdasarkan wawancara dan kecakapan teknis. Laporan Seleksi Wawancara dan Kecakapan Teknis Pembentukan Unit Pelaksana oleh Tim Tim Pelaksana Pembentukan Unit Pelaksana, 3 hari.

(14)

Ringkasan Eksekutif

Administrasi Pelaksana Waktu Pelaksanaan Pelaksana Pembentukan Unit Pelaksana. 6. Pengumuman Calon Personil yang Lolos Seleksi Wawancara dan Kecakapan Teknis Mengumumkan calon-calon personil Unit Pelaksana yang lolos seleksi wawancara dan kecakapan teknis melalui telepon dan surat, serta mengundang mereka untuk mengikuti tahapan penandatanganan kontrak kerja. Calon-calon personil Unit Pelaksana yang lolos seleksi wawancara dan kecakapan teknis mengetahui keberhasilan mereka dan dapat menyiapkan diri untuk mengikuti tahapan penandatanganan kontrak kerja. SK. Tim Pelaksana Pembentukan Unit Pelaksana tentang Calon Personil yang Lolos Seleksi Wawancara dan Kecakapan Teknis. Tim Pelaksana Pembentukan Unit Pelaksana, 6 hari.

C. PENETAPAN DAN PENYIAPAN KERJA

1. Penetapan Pembentukan dan Penandatangaan Kontrak Kerja Penandatanganan kontrak kerja antara Badan Pengurus BP2B Sima dengan personil Unit Pelaksana. Tersedianya kontrak kerja antara Badan Pengurus BP2B Sima dengan personil Unit Pelaksana. 1. SK. Badan Penguru s BP2B Sima tentang Pembent ukan Unit Pelaksan a. 2. Kontrak Kerja Personil Unit Pelaksan a. Badan Pengurus BP2B Sima 3 hari. 2. Pelatihan

Persiapan Kerja Memberikan bekal pengetahuan dan keterampilan personil Unit Pelaksana untuk melaksanakan tugas sesuai dengan ruang lingkup kerjanya dan posisinya masing-masing. Kesiapan personil Unit Pelaksana untuk menjalankan tugas sesuai dengan tugasnya masing-masing. Laporan Pelaksanaan Pelatihan Unit Pelaksana oleh Pengurus BP2B Sima. Badan Pengurus BP2B Sima 6 hari. 3. Pembubaran

Tim Pelaksana Membubarkan Tim Pelaksana karena tugasnya telah selesai.

Bubarnya Tim

Pelaksana, SK. Badan Pengurus BP2B Sima tentang Pembubaran Tim Pelaksana Pembentukan Unit Badan Pengurus BP2B Sima 1 hari.

(15)

Ringkasan Eksekutif

Administrasi

Pelaksana Waktu

Pelaksanaan

Pelaksana.

Tahapan kegiatan pembentukan Unit Pelaksana dapat dibuatkan dalam bentuk gambar diagram. Pada gambar diagram tersebut dapat dilihat bahwa terdapat beberapa titik kritis yang perlu diperhatikan yaitu:

1. Titik kritis tahapan penerimaan berkas administrasi calon personil Unit Pelaksana. Apabila tidak ada berkas yang diterima, maka tahapan kegiatan harus dikembalikan ulang pada kegiatan sosialisasi.

2. Titik kritis tahapan seleksi berkas administrasi calon personil Unit Pelaksana. Apabila tidak ada calon personil yang lolos seleksi berkas administrasi, maka tahapan kegiatan harus dikembalikan ulang pada kegiatan sosialisasi.

3. Titik kritis tahapan seleksi wawancara dan kapasitas teknis personil Unit Pelaksana. Apabila tidak ada calon personil yang lolos seleksi wawancara dan kapasitas teknis, maka tahapan kegiatan harus dikembalikan ulang pada kegiatan sosialisasi.

(16)

Ringkasan Eksekutif

Penyempurnaan Manual Kelembagaan Pegelola Polder Berbasis Masyarakat : Studi Kasus Kota Semarang (Kali Banger) 16 Untuk lebih jelas, perhatikanlah kajian diagram pada gambar berikut :

Gambar 1. Kajian Diagram Kegiatan Pembentukan Unit Pelaksana

Ada? Mulai

Penyusunan Rencana Pelaksanaan

Penetapan Peraturan Pembentukan Unit Pelaksana.

Penetapan Kriteria Personil Unit Pelaksana

Sosialisasi Pembentukan dan Pencarian Calon Personil Unit

Pelaksana

Seleksi Berkas Administrasi Calon Personil Unit Pelaksana

Seleksi Wawancara dan Kapasitas Teknis Calon Personil Unit Pelaksana

Penetapan dan Penandatangan Kontrak Kerja Personil Unit Pelaksana

Pembubaran Tim Pelaksana Pembentukan dan Penetapan

Tim Pelaksana

Selesai Pelatihan Personil

Unit Pelaksana

Penerimaan Berkas Administrasi Calon Personil Unit Pelaksana

Ya Tidak Ada? Ya Tidak Ada? Ya Tidak

(17)

Ringkasan Eksekutif

Penyempurnaan Manual Kelembagaan Pegelola Polder Berbasis Masyarakat : Studi Kasus Kota Semarang (Kali Banger) 17 V. KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

Penelitian ini telah menghasilkan rumusan manual kelembagaan pengelola polder berbasis masyarakat studi kasus : kota semarang (kali banger), yang meliputi aspek organisasi, legal, finansial, sosial yang dilengkapi dengan Standar Operasional dan Prosedur (SOP) Pembentukan Unit Pelaksana BP2B Sima. SOP ini disusun dengan memperhatikan karakteristik posisi dan fungsi Unit Pelaksana dalam pemanfaatan dan pemeliharaan (operation and maintenance) Sistem Polder Banger. Fungsi dan posisinya itu sendiri sangat penting di dalam mendukung berfungsinya sistem polder tersebut, karena unit ini berperan sebagai pelaksana sehari-hari pemanfaatan dan pemeliharaan sistem polder tersebut. Sementara itu, pengelolaan sistem polder tersebut tidak dapat lepas dari masyarakat yang tinggal di dalam kawaan pelayanan sistem polder tersebut.

Saran

- Untuk kegiatan penelitian lebih lanjut, perlu dirumuskan kriteria penetapan lokasi untuk melakukan uji skala 1:1 di lokasi lain yang sejenis, sehingga didapatkan manual yang tervalidasi di lapangan.

- Pada uji skala 1:1 nanti perlu dicari lokasi yang sudah menjalankan OP polder sehingga manual yang dihasilkan sesuai dengan kondisi aktual di lapangan.