30 BAB III
PELAKSANAAN MAGANG
3.1 Pengenalan Lingkungan Kerja
Penulis melakukan kegiatan magang pada Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Jakarta Selatan pada fraksi PPP ( Partai Persatuan Pembangunan) komisi II selama satu bulan terhitung mulai tanggal 12 Agustus 2013 sampai dengan 12 September 2013, sebelum penulis melakukan kegiatan magang terlebih dahulu penulis memperkenalkan diri kepada ketua sektretariat. Kemudian penulis diberikan penjelasan oleh ketua sekretariat bahwa penulis akan melakukan kegiatan dibagian ASPRI (asisten pribadi) dan mencakup sebagai asisten pribadi dari bapak Dr. Aw Thalib M.Si lalu penulis diperkenalkan kepada bapak Fahcrul sebagai tenaga ahli dari bapak Dr.Aw Thalib M.Si selaku pembimbing magang dikarenakan ASPRI dari bapak Dr. Aw Thalib M.Si sedang berada diluar negeri.
Dalam upaya pengenalan lingkungan kerja, pembimbing menjelaskan tata letak tempat penyimpanan surat masuk, penyimpanan arsip, gedung-gedung tempat diadakannya rapat DPR, ruangan-ruangan kepengurusan mulai dari biro perjalanan anggota, biro keuangan, apotek khusus bagi keluarga anggota DPR.
Setelah pembimbing magang memperkenalkan sudut-sudut tempat yang perlu diketahui oleh penulis pembimbing memberi pengarahan kepada penulis mengenai tata tertib yang berlaku di DPR, tata tertib tersebut antara lain :
Wajib mengenakan tanda pengenal yang diberikan dari DPR dengan masa periode keberlakuan tanda pengenal tersebut
Jam kerja mulai dari pukul 09.00 WIB sampai dengan 17.00 WIB Mengenakan kemeja yang sopan dan menggunakan sepatu
Berprilaku baik, sopan, ramah kepada semua staff Jujur, disiplin, dan bertanggung jawab
31
Semua peraturan tersebut wajib dipatuhi oleh seluruh karyawan maupun anggota DPR, pada hari pertama penulis diberikan kesempatan untuk mengetahui kegiatan rapat anggota yang tengah berlangsung digedung MPR/DPR RI dan diberikan pengarahan kegiatan pekerjaan sesuai yang akan menjadi tugas penulis sesuai kebutuhan anggota DPR terkait, hal ini membuat suasana menjadi lebih akrab karena pembimbing menjelaskan secara baik dan kekeluargaan, hari selanjutnya penulis mengerjakan pekerjaan sesuai dengan tugas yang telah dijelaskan.
3.2 Kegiatan Selama Magang
Penulis melaksanakan kegiatan magang dari tanggal selama satu bulan melaksanakan kegiatan magang penulis senantiasa berusaha menjalin komunikasi dan kerja sama yang baik dengan para karyawan DPR RI, baik yang berada dibagian staff bapak Awi Tholib maupun karyawan lainyang berada dilingkungan DPR RI.
Selama kegiatan penulis banyak sekali mendapat pengetahuan dan pengalaman. Pengetahuan yang didapat oleh penulis diantaranya penulis mengetahui bagaimana berlangsungnya sebelum rapat yang diadakan di DPR, dan mendapat banyak masukan pengetahuan mengenai hal-hal yang akan dijalankan anggota bagi kepentingan negara dan rakyatnya, pengalaman paling berharga dari yang penulis dapat adalah interaksi kekeluargaan yang tercipta dari organisasi dalam lingkup kecil maupun lingkup besar yang terjadi dilingkungan DPR RI, kegiatan magang selama penulis lakukan sebagai asistant pribadi (aspri ) mencakup sebagai sekretaris pada DPR RI fraksi Partai Persatuan Pembangunan (PPP) anggota komisi II sebagai berikut :
1. Pengarsipan yaitu mengarsipkan dokumen, pengandaan dokumen, penyortiran dokumen dan pengarsipan lainnya
2. Menerima telepon masuk
3. Mengirim surat kepada lembaga lain (komisi,fraksi,badan,dll)
4. Menyusun jadwal kegiatan-kegiatan Anggotan Dewan didalam maupun diluar DPR 5. Mengambil surat-surat dari boks surat untuk disampaikan kepada Anggota Dewan
32
6. Melayani dan membantu tugas-tugas administrasi Anggota Dewan yang terkait dengan urusan kedewanan maupun fraksi
7. Menyiapkan keperluan administrasi dan teknis untuk kepentingan Anggota Dewan pada rapat-rapat DPR RI
8. Menangani administrasi keuangan Anggota Dewan
9. Menyeleksi dan menerima tamu sebelum tamu tersebut menemui Anggota Dewan
10. Mengingatkan dan memberitahukan kepada Anggota Dewan untuk hadir dalam rapat didalam maupun diluar DPR RI.
LAPORAN KEGIATAN MAGANG Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Fraksi Partai Persatuan Pembangunan komisi II
33 1. Minggu Pertama
( Pukul 09.00 – 17.00 )
- Membahas Tata Tertib karyawan di DPR RI
- Pembahasan tentang pekerjaan yang harus dilakukan setiap pagi
- Pembahasan tata letak ruang penting pada fraksi
- Perkenalan karyawan pada fraksi yang akan menjadi tempat magang penulis - Mempelajari pembuatan surat undangan
bagi anggota
2. Minggu Kedua ( Pukul 09.00 – 17.00 )
- Membawa surat dari box surat
- Membuat salinan undangan untuk anggota - Membuat surat absen dari anggota untuk
rapat paripurna
- Membawa surat absen ke panita paripurna digedung MPR
- Membuat surat perjalanan dinas anggota - Mengecek box surat
3. Minggu Ketiga ( Pukul 09.00 – 17.00 )
- Membawa surat dari box surat
- Menyusun surat-surat penting anggota - Wawancara oleh aspri anggota kepada
penulis tentang DPR RI
- Menyalin surat undangan unuk anggota - Membantu aspri untuk membeli kebutuhan
anggota di apotek DPR - Menerima tamu anggota - Mengecek surat dari box surat
34 4.
Minggu Keempat ( Pukul 09.00 – 17.00 )
- Membawa surat dari box surat - Menemani anggota rapat paripurna - Mengirim fax dari anggota untuk anggota
lain
- Menyalin surat undangan untuk anggota - Menyusun surat tugas anggota dari DPR
RI
- Mengecek surat dari box surat
Sumber : Fraksi Partai Persatuan Pembangunan (PPP) komisi II
3.3 Masalah Yang Ditemui Pada Unit Kerja
a) Masalah Kebijakan
Masalah kebijakan yang ditemukan penulis selama melakukan kegiatan magang antara lain :
a. Kurang disiplin para karyawan untuk ketepatan waktu masuk dan jam istirahat yang sudah ada yang seharusnya karyawan atau anggota dewan datang pukul 09.00 namun karyawan dan anggota dewan banyak yang datang lebih dari waktu yang ditetapkan
b. Kurangnya disiplin karyawan dalam menempatkan area merokok disetiap tempatnya dan kurangnya kesadaran karyawan dan anggota dalam mematuhi peratura yang ada.
35
c. Kurangnya kesadaran karyawan untuk mematuhi peraturan yang sudah
ditetapkan, dengan masih banyaknya pelanggaran-pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan
b) Masalah operasional
Masalah operasional yang ditemukan penulis selama melakukan kegiatan magang antara lain :
a. Kurangnya tersedia alat elektronik
Seperti yang diketahui disetiap ruang lingkup kerja memerlukan alat penunjang agar kinerja menjadi lebih mudah, akan tetapi alat-alat yang ada didalam ruang lingkup penulis melaksakan magang diketahui kurang memadai bagi setiap pekerjanya baik aspri, maupun tenaga ahli. Aspri dan tenaga ahli harus berbagi komputer untuk melakukan pekerjaannya sehingga pekerjaan dari tenaga ahli menjadi kurang optimal.
b. Terjadinya penumpukan berkas penting yang seharusnya diselesaikan terkait kesejahteraan pegawai.
Dikarenakan tempat untuk menyimpan berkas-berkas penting yang diperlukan anggota terlalu melebihi kapasitas tempat yang tersedia di ruangan anggota, sehingga penumpukan berkas menjadi tak terhindarkan yang menjadikan para pegawai kurang berkonsentrasi dalam pekerjaannya.
c) Masalah Penataan Ruang Kantor
Masalah lainnya yang penulis temukan adalah penataan ruangan kantor dan sekitar ruangan Fraksi PPP adalah sebagai berikut :
Tidak tertatanya dengan rapih didalam ruangan anggota dewan, dengan banyaknya tumpukan buku undang-undang yang berantakan.
36
Banyaknya kertas yang tidak terpakai dan dibiarkan menumpuk diatas meja Tenaga Ahli (TA) dan Aspri.
Tata letak lemari menutupi pencahayaan diruangan.
Rusaknya tempat pengambilan surat masuk yang terletak didepan ruang sekretariat.
Ruangan sekretariat sangat tidak tertata rapih, dari tata letak lemari, meja kerja, mesin foto copy, buku dan kertas juga banyak yang menumpuk tidak teratur. Sehingga ruangan sekretariat sangat terlihat sempit, bahkan bangku untuk menerima tamu yang awalnya ada didalam ruangan dipindahkan ke depan ruangan karena sudah tidak cukupnya tempat untuk meletakkan bangku didalam ruangan sekretariat tersebut.
3.4 Pemecahan Masalah Pada Unit Kerja
Masalah dapat dipecahkan jika kita dapat memahaminya, memahami suatu masalah sangat penting karena dengan pemahaman yang cukup kita bisa mengetahui lanhkah-langkah apa yang harus kita lakukan agar masalah tersebut dapat terpecahkan, tetapi sebelum kita memecahkan suatu masalah alangkah baiknya kita mencari penyebab timbulnya masalah sehingga dapat memberikan solusinya.
3.4.1 Identifikasi Masalah
Setelah dilakukan pengamatan dan berdiskusi oleh berbagai pihak terkait selama magang, maka diidentifikasikan masalah dalam unit kerja yang terjadi di DPR RI diantaranya :
a. Masalah Kebijakan
Kurangnya disiplin pegawai pada waktu jam masuk dan istirahat
Jam masuk kerja sering diulur oleh para pegawai untuk datang semaunya serta jam istirahat para pegawai sering kali dimanfaatkan secara berlebiha oleh para
37
pegawai, terkadang memulai jam istirahat lebih awal dan mengakhiri jam istirahat lebih lama
Kurangnya disiplin pegawai dalam menempatkan area merokok disetiap tempatnya
Para pegawai laki-laki yang sembarangan merokok dimanapun tempatnya walapun tempat tersebut bukanlah tempat untuk merokok
b. Masalah Operasional
Kurangnya tersedia alat elektronik
Setelah penulis mecoba memahami, ternyata kurangnya ketersediaan alat-alat elektronik seperti mesin komputer, mesin printing, mesin fax, dan jaringan akses internet yang masih lambat akan menghambat pekerjaan para pegawai. Sehingga keefektifan kerja pegawai kurang maksimal .
Terjadinya penumpukan pekerjaan berupa berkas penting yang seharusmya segera diselesaikan terkait kesejahteraan pegawai.
Hal ini disebabkan karena kurangnya pegawai dan tidak meratanya keahlian serta kebutuhan oleh masing-masing pegawai dan kurangnya tempat untuk menyimpan berkas-berkas yang seharusnya tertata, maka ketika ada salah satu pegawai yang sedang cuti atau tidak hadir, hal seperti ini tidak bisa dihindari sehingga menghambat penyelesaian pekerjaan tercapainya kesejahteraan pegawai.
3.4.2 Alternatif Pemecahan Masalah
Setelah penulis memahami dan mengamati penyebab masalah, penulis mencoba memberikan bebrapa alternatif pemecahan masalah sabagai alternatif perusahaan dalam meningkatkan mutu dan keprofesionalan perusahaan.
A. Masalah Kebijakan
1. Kurangnya disiplin pegawai pada waktu jam masuk dan jam istirahat
a. Memberikan teguran kepada pegawai yang tidak mematuhi peraturan secara lisan b. Memberikan sanksi kepada pegawai yang tidak mematuhi peraturan yang berlaku diperusahaan
38
2. Kurangnya disiplin karyawan dalam menempatkan area merokok disetiap tempatnya a. memberikan teguran kepada pegawai yang merokok disembarang tempat
b. disediakan tempat merokok agar lebih displin para pegawai yang merokok
B. Masalah Operasional
1. Kurang tersedianya alat elektronik
Agar cepat terselesaikan pekerjaan maka perlunya diberikan penggantian unit komputer, mesin print, mesin fax dangan yang baru agar kecepatan kinerja menjadi lebih efektif serta memperbaiki akses internet.
2. Terjadinya penumpukan pekerjaan yang berupa berkas penting yang seharusnya segera diselasaikan terkait kesejahteraan pegawai
a. Memberikan pendidikan atau pelatihan tiap-tiap pegawai agar mampu menyelesaikan pekerjaan lain diluar pekerjaan utamanya, dimana hal ini sangat berguna untuk mengurai terjadinya penumpukan pekerjaan
b. Melakukan sosialisaasi serta memberikan pengetahuan mengenai keterbukaan dan komunikasi baik formal maupun informal terutama untuk karyawan perusahaan sehingga antara satu dengan yang lainnya baik formal maupun informal terutama untuk para karyawan perusahaan sehingga antara satu dan yang lain tertanam sikap saling percaya antara satu dan yang lainnya dan dapat saling menutupi dalam hal pekerjaan.
C. Pemecahan Masalah Penataan Ruang Kantor
Pemecahan masalah tata ruangan kantor adalah sebagai berikut :
Yang penulis perhatikan adalah di ruangan Anggota Dewa kurangnya lemari dan rak buku untuk menyimpan buku-buku yang dibiarkan tidak tertata rapi dan rak untuk menyimpan surat. Yang penulis sarankan adalah adanya penambahan lemari dan rak kecil, serta karyawan menyediakan waktu untuk menyortir kertas kertas surat dan undangan , dan juga membereskan buku buku yang menumpuk, sehingga ruangan akan tertata rapih dan menjadikan produktifitas kerja menjadi lebih baik.
39
Saran untuk menjadikan ruangan agar tidak ada kertas yang menumpuk di ruangan adalah setiap ada surat yang datang dan dokumen yang datang selalu di sortir mana berkas yang penting dan tidak penting, ini juga berguna agar data serta informasi yang di dapat tidak hilang, serta juga ruangan akan sentantiasa rapih.
Tata letak lemari yang mentupi cahaya ruangan merupakan suatu kesalahan. Mengapa demikian, karena kurangnya intensitas cahaya pada ruangan akan menyebabkan ruangan menjadi lembab dan mengurangi sedikit konsentrasi kerja. Saran penulis adalah untuk memindahkan tata ruangan yang awalnya lemari itu menutupi pencahayaan dipindahkan disudut yang letaknya tidak menutupi cahaya. Menurut penulis juga menyarankan agara semua tata letak didalam ruangan anggota dewan di rubah, agar terlihat menjadi lebih rapih dan sedikit luas sehingga berkas-berkas yang tertumpuk dimeja bisa ditata menjadi lebih baik. Rusaknya kotak kotak lemari surat dan dokumen di depan ruangan secretariat
fraksi juga sangat disayangkan. Ketidak perdulian hal hal kecil seperti itu akan menjadi kesalahan ketika ada beberapa surat yang bersifat rahasia diketahui orang yang disengaja maupun tidak dan ada pihak yang dirugikan. Saran sebagai penulis adalah untuk segera diperbaiki agara tidak adanya kebocoran informasi oleh pihak lain.
Sudah menjadi pemandangan biasa untuk ruangan secretariat yang didalamnya banyak kertas kertas menumpuk. Dan juga banyak dokumen dokumen yang menumpuk di atas meja, serta tata ruang yang sedikit berantakan. Saran sebagai penulis adalah adanya tindakan ketegasan dari pemimpin untuk senantiasa
40
membereskan ruangan tersebut. Karena ruangan sekretariat merupakan ruangan yang sangat penting untuk semua kegiatan pekerjaan, karena banyak informasi, dokumen serta pekerjaan yang ada disitu. Maka dari itu untuk mengoptimalkan semuanya perlu dilakukan perubahan, perubahan yang berawal dari tata letak ruangan yang akan membuat karyawan yang bekerja diruangan itu akan merasa nyaman dan bekerja secara optimal.
