PENANGANAN ARSIP PADA BAGIAN UMUM DAN AKUNTANSI
PT. BANK SUMSEL PALEMBANG
Gst. Ayu Oka Windarti
Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang
Abstract
The research investigates about “Archives Handling at Accountancy and General Department of PT. Bank Sumsel Palembang”, which is located at Jl. Kol. Atmo No. 40 Palembang. The writer collected data through observation and some literatures related to the Archives Management Study. The writer get the problems faced at accountancy and general department PT. Bank Sumsel Palembang is archives return invention inappropriate time which ought to and archives volume kept exceed the capacities of archives cupboard. So that the writer analyze the problems about archives depository process, archives invention procedure, and archives destroying. In problems which faced, that archives depository process only used one archives system that is chronological system and to save archives not used the archives supply is guide. So that archives invention procedure experienced constraint. Despitefully also, in archives destroying process conducted periodically (1 times in 5 year) causing to crumple a lot of archives. The writer suggested that at accountancy and general PT. Bank Sumsel Palembang must to applied archives depository process well. And in archives depository process must to used combination system and used the archives supply for the shake of supporting archives return invention with the time which ought to. The writer also suggest that archives destroying process must to be applied better as according to existing theory. Archives destroying also conducted continuously (12 time in 1 year) in order not to experience of heaping.
Keyword : Archives, Accountancy and General Department,
PENDAHULUAN
Di era informasi sekarang ini, kearsipan yang baik menjadi sangat penting artinya bagi manajemen sebuah perusahaan atau organisasi. Setiap pekerjaan dan kegiatan organisasi maupun perusahaan memerlukan data dan informasi. Arsip merupakan sumber informasi yang sudah tersimpan. Arsip juga merupakan rekaman informasi yang memiliki nilai sejarah, fiskal, ilmiah dan hukum. Semakin tinggi nilai informasinya, semakin penting nilai arsip itu sehingga harus dipelihara. Arsip merupakan bukti pelaksanaan kegiatan administrasi atau bukti transaksi perusahaan yang bersangkutan. Peranan Arsip dalam suatu perusahaan dirasakan sangat penting, karena arsip merupakan alat bantu untuk mengingat dan berperan sebagai pusat informasi atau keterangan bagi suatu perusahaan. Arsip mempunyai peran sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatan (Barthos, 2003: 2).
Dalam suatu organisasi memerlukan suatu penanganan arsip yang baik, sehingga arsip mudah ditemukan dalam memberikan informasi. Penanganan tersebut harus membantu dalam hal penyimpanan, pencarian, penemuan dan penyajian kembali arsip yang dibutuhkan sebagai sumber informasi, tidak mengalami kelambatan/hambatan sehingga mengganggu kelancaran usaha dan operasi perusahaan serta pengambilan keputusan.
Pimpinan melalui arsip dapat memperoleh informasi yang akurat mengenai kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan oleh perusahaan sehingga pimpinan dapat mengambil keputusan yang tepat dalam menunjang kegiatan dan pengembangan perusahaan dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan. Hal yang harus diperhatikan dalam penanganan arsip adalah sistem penyimpanan arsip itu sendiri, karena sistem penyimpanan arsip yang baik sangat membantu dalam kegiatan operasional perusahaan dan sangat membantu dalam penemuan kembali arsip tersebut jika sewaktu-waktu diperlukan.
Selain penyimpanan arsip, hal lain yang juga harus diperhatikan adalah perlengkapan dalam penyimpanan arsip yang akan menunjang kembali penemuan-penemuan arsip tersebut. Sebagaimana halnya dengan perusahaan PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang yang tugasnya di kegiatan perbankan tidak terlepas dari arsip yang merupakan bukti atas kegiatan yang telah dilakukannya. Dari data yang diperoleh oleh penulis bahwa PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang menggunakan sistem Chronological Filling System. Dibagian Umum dan Akuntansi PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang penyelenggaraan arsip menggunakan azas desentralisasi dimana arsip disimpan pada masing-masing bagian. Adapun peralatan yang digunakan pada PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang adalah lemari arsip, filling cabinet, map ordner dan map biasa. Sedangkan perlengkapan yang digunakan hanyalah buku agenda.
Dalam sistem penyimpanan di bagian Umum dan Akuntansi hanya menumpuk surat-surat tersebut di dalam map ordner berdasarkan sistem kronologis, kemudian surat-surat-surat-surat tersebut dimasukkan ke dalam map ordner tanpa adanya pembatas atau guide. Sehingga dalam pencarian surat-surat tersebut memakan waktu yang lama. Dalam hal penemuan kembali arsip, memerlukan waktu 5-10 menit untuk satu arsip saja. Sedangkan standar penemuan kembali suatu arsip adalah satu menit.
Berdasarkan latar belakang penulisan yang penulis lakukan pada Unit Umum dan Akuntansi, maka permasalahan yang dihadapi dapat dirumuskan sebagai berikut:
1. Penemuan kembali arsip tidak sesuai dengan waktu yang seharusnya yaitu lebih dari 1 menit.
2. Volume arsip yang disimpan melebihi kapasitas lemari arsip sebagai peralatan menyimpan arsip yang sudah tersedia.
Dari identifikasi masalah di atas maka Penulis dapat menyimpulkan permasalahan utama yang dihadapi oleh PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang adalah “Belum Baiknya Penanganan Arsip pada Bagian Umum Dan Akuntansi PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang”.
Ruang Lingkup Pembahasan
Agar penulisan ini lebih terarah dan tidak menyimpang dari permasalahan yang akan dibahas maka penulis membatasi ruang lingkup pembahasannya mengenai penanganan arsip yang terbagi menjadi dua bagian:
1. Penyimpanan Arsip dan Prosedur Penemuan Arsip 2. Penyusutan Arsip
Tujuan dan Manfaat Penulisan
Adapun tujuan dan manfaat dari penulisan penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Tujuan
- Untuk mengurangi volume arsip agar tidak terjadinya penumpukan arsip dalam peralatan arsip seperti map, ordner, filling cabinet sehingga tidak terjadinya hambatan dalam menemukan arsip kembali.
- Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan manajemen kearsipan pada bagian Umum dan Akuntansi PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang.
b. Manfaat
- Dapat memudahkan penemuan kembali arsip yang sudah disimpan dalam peralatan arsip dengan cepat dan tepat.
- Dapat memperlancar aktivitas kerja perusahaan sehingga tujuan dapat tercapai khususnya pada bagian penanganan arsip.
TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Arsip
Perkataan arsip yang dalam bahasa Belanda archief berasal dari bahasa Yunani Arche yang berarti permulaan, jabatan, fungsi dan kuasa hukum. Kemudian kata Arche yang berkembang menjadi kata la archia yang berarti catatan, lalu kata la archia berubah lagi menjadi archeon yang berarti gedung pemerintahan. Sedangkan dari bahasa latin dikenal pula kata archivum, chartularius, tabularium atau arrcharium yang akhirnya dalam bahasa Indonesia dipakai kata istilah arsip sampai saat ini. Disamping itu dikenal pula istilah File (dari bahasa latin Fillum yang berarti tali), dan istilah records yang masih banyak dipergunakan dalam kegiatan administrasi kearsipan.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali (Sugiarto, 2005:5).
Sedangkan arsip dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “dokumen”, yang dapat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa-peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula..
Sedangkan menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, pasal 1 arsip diartikan sebagai berikut:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Sedangkan dari pengertian diatas, arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar; baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun
non-pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan (Barthos, 2003: 1-2).
Jadi, sebagai intinya arsip adalah kumpulan warkat. Warkat-warkat ini harus memenuhi syarat, yaitu disimpan secara sistematis, masih mempunyai suatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat (The Liang Gie, 2000: 118).
Peranan Arsip
Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”, “penganalisaan”, “pengembangan”, perumusan kebijaksanaan, pengambil keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya (Barthos, 2003: 2).
Menurut Sugiarto (2005: 9), peranan dan fungsi arsip adalah: 1. Sebagai sumber ingatan atau memori.
Arsip yang akan disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita bisa mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang terekam dalam arsip tersebut.
2. Sebagai bahan pengambilan keputusan.
Pihak manajemen dalam kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Data dan informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam berbagai bentuk media, baik media elektronik ataupun non elektronik.
3. Sebagai bukti atau legalitas.
Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.
4. Sebagai rujukan historis.
Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang. Sehingga arsip dapat digunakan sebagai alat untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika kegiatan organisasi.
METODE PENELITIAN
Metode pengumpulan data merupakan metode yang digunakan oleh Penulis untuk memperoleh data-data dalam menunjang penulisan penelitian ini, yang nantinya berguna bagi Penulis dalam memberikan suatu keputusan guna menyelesaikan permasalahan yang ada.
Jenis dan Sumber Data 1. Data Primer
Yaitu data yang dikumpulkan secara langsung dari pegawai pada bagian Umum dan Akuntansi yang telah diberi wewenang untuk memberikan informasi yang diperlukan dalam penulisan laporan ini.
2. Data Sekunder
Yaitu data yang diperoleh dalam bentuk yang sudah jadi, sudah diolah oleh pihak lain, biasanya sudah dalam bentuk publikasi-publikasi, seperti sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi dan pembagian tugas yang dikhususkan pada bagian Umum dan Akuntansi PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang.
Teknik Pengumpulan Data
Dalam mengumpulkan data-data untuk penulisan Laporan Akhir ini, dapat dilakukan dengan metode-metode sebagai berikut (Nasution, 2001: 106):
a. Observasi
Yaitu pengumpulan data yang dilakukan berdasarkan pengamatan secara langsung terhadap kegiatan perusahaan guna mendapatkan data dan informasi yang konkrit dan berhubungan dengan pembahasan.
b. Riset Kepustakaan
Yaitu suatu metode dengan cara mempelajari dan membaca buku-buku literature atau buku-buku lainnya untuk memperoleh teori-teori yang ada hubungannya dengan masalah, sehingga teori tersebut dapat dijadikan acuan untuk mencari solusi pada permasalahan yang ada.
Analisa Data
Dalam pembahasan penelitian ini, penulis menggunakan 1 metode analisis menurut Supranto (1986: 48), yaitu dengan Metode Deskriptif Kualitatif.
HASIL DAN PEMBAHASAN Prosedur Penyimpanan Arsip
Menurut Amsyah ( 2003: 63-70), ada dua macam penyimpanan yang dapat dilakukan, yaitu:
1. Penyimpanan Sementara (File Pending)
ialah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu arsip selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan setiap bulan terdiri 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya dan 31 map bulan berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjukan (guide) bulan yang jumlahnya 12.
2. Penyimpanan Tetap (Permanent File)
Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan dalam proses penyimpanan tetap, yaitu: a. Langkah 1: Pemeriksaan
Langkah ini dilakukan dengan cara memeriksa setiap lembar surat/warkat untuk memperoleh surat atau warkat tersebut memang sudah siap.
b. Langkah 2: Mengindeks
Langkah ini merupakan pekerjaan yang menentukan pada nama apa atau subjek apa yang digunakan.
c. Langkah 3: Memberi tanda
Langkah ini juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.
d. Langkah 4: Menyortir
Adalah mengelompokkan surat atau warkat untuk persiapan langkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah warkat atau surat yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokkan sistem penyimpanan yang digunakan. e. Langkah 5: Menyimpan
Ini merupakan langkah terakhir yaitu dengan menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang digunakan.
Sistem Kearsipan
Dalam manajemen kearsipan secara umum terkandung 3 unsur pokok, yaitu penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali arsip tersebut. Penyimpanan arsip yang baik dibagian penata arsip maupun masih dibagian pengolah harus diatur sedemikian rupa sehingga sewaktu-waktu diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan mudah sesuai dengan sistem penyimpanan arsip di perusahaan atau organisasi tersebut.
Menurut Gie (2000: 120-122), dikenal 5 macam sistem penyimpanan arsip, yaitu : 1. Sistem Penyimpanan Menurut Abjad (Alphabetic Filing System)
Pada penyimpanan ini, arsip atau warkat disimpan menurut abjad dari nama-nama orang atau organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap warkat atau arsip.
Gambar 1. Sistem Abjad Sumber: (Sedarmayanti, 2001: 199) 2. Sistem Penyimpanan Menurut Pokok Soal (Subject Filing)
Arsip atau warkat disimpan menurut urusan yang dimuat dalam tiap-tiap warkat atau arsip. Misalnya semua surat-menyurat yang mengenai iklan dikumpulkan menjadi satu di bawah judul “iklan”. Demikian pula misalnya surat-surat kontrak tentang pembelian tanah dapat pula dihimpun dalam berkas yang diberi tanda berupa perkataaan “tanah”.
Gambar 2. Sistem Masalah Sumber: (Sedarmayanti, 2001: 200) 3. Sistem Penyimpanan Menurut Wilayah (Geographic Filing)
Surat-surat disimpan menurut pembagian wilayah. Untuk Indonesia misalnya, dapat diadakan pembagian menurut pulau-pulau (Sumatera, Jawa, Kalimantan) atau menurut wilayah propinsi (Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Daerah Istimewa Yogyakarta).
Gambar 3. Sistem Wilayah Sumber: (Sedarmayanti, 2001: 201) 4. Sistem Penyimpanan Menurut Nomor (Numeric Filing)
Pada sistem penyimpanan ini, warkat atau arsip yang mempunyai nomor disimpan menurut urut-urutan angka dari 1 terus meningkat hingga bilangan yang lebih besar. Ini misalnya faktur-faktur yang dibuat oleh perusahaan.
Gambar 4. Sistem Nomor Sumber: Sedarmayanti,(2001: 200) 5. Sistem Penyimpanan Menurut Tanggal (Chronological Filing)
Sebagai sistem terakhir untuk menyimpan warkat atau arsip ialah menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap warkat atau arsip itu.
Gambar 5. Sistem Kronologis Sumber: Sedarmayanti (2001: 201) Peralatan dan Perlengkapan Arsip
Keberhasilan dari kegiatan manajemen kearsipan adalah juga secara langsung dipengaruhi oleh peralatan yang dipergunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan. Beberapa kriteria menurut Amsyah (2003: 178-179) dalam pemilihan peralatan yaitu:
1. Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah, berat, komposisi fisik, dan nilainya.
2. Frekuensi penggunaan arsip.
3. Lama arsip disimpan di file aktif dan inaktif.
4. Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisasi) 5. Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan untuk arsip inaktif. 6. Bentuk organisasi.
7. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.
Menurut Sugiarto (2005: 76-81) peralatan yang dipergunakan bagi penyimpanan arsip dapat dikelompokkan dalam 3 (tiga) jenis alat penyimpanan, yaitu: 1. Alat Penyimpanan Tegak (Vertical File)
Peralatan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatan pengurusan arsip. Jenis ini sering disebut dengan lemari arsip (Filing Cabinet). Ada dua macam almari arsip, yaitu:
- Almari arsip untuk diisi dengan folder biasa
- Almari arsip untuk folder gantung yang mempunyai tempat untuk gantungan folder.
Gambar 6. Filling Cabinet Sumber: Abubakar (84: 1997) 2. Alat Penyimpanan Menyamping (Lateral File)
Walaupun sebenarnya arsip diletakkan juga secara vertikal, tetapi peralatan ini tetap saja disebut file lateral, karena letak map-mapnya menyamping laci. Dengan demikian file ini lebih menghemat tempat dibanding dengan file kabinet.
Gambar 7. Lateral File Sumber: Sugiarto (78: 2005)
3. Alat Penyimpanan Berat (Power File)
Walaupun bukan model baru, penggunaan file elektrik berkembang pesat di berbagai kantor. Harga dari file ini lebih mahal dibandingkan file model lain.
File elektrik terdiri dari 3 (tiga) model dasar:
- File kartu yaitu file yang khusus dibuat dibuat untuk menyimpan kartu atau formulir dengan ukuran tertentu.
- File struktural, yaitu file untuk semua jenis dan ukuran formulir atau arsip.
- File mobil (bergerak), yaitu file yang dapat bergerak yang terletak diatas semacam rel yang memudahkan gerakan ke depan dan ke belakang.
Gambar 8. Power File Sumber: Abubakar (86: 1997)
Selain peralatan utama untuk penyimpanan arsip perlu juga disediakan perlengkapan-perlengkapan dalam penyimpanan arsip, yaitu:
1. Map (Folder)
Folder dapat diperoleh dalam berbagai model dan bahan. Jumlah dan jenis dokumen yang di file, serta cara pemuatan didalamnya hendaknya dijadikan pedoman dalam menentukan pilihan.
Gambar 9. Map Ordner Sumber: Sugiarto (80: 2005)
8-9 cm 24 cm 35 cm Gambar 10. Folder Sumber: Sedarmayanti (193:2001) 2. Penunjuk (Guide)
Penunjuk mempunyai fungsi sebagai tanda untuk membimbing dan melihat cepat kepada tempat-tempat yang diinginkan di dalam file. Guide terbuat dari karton tebal dengan ukuran panjang 33-35 cm dan lebar 23-24 cm yang disertai dengan tab sebagai alat Bantu penemuan kembali arsip.
Tab 23-24 cm 33-35 cm Gambar 11. Guide Sumber: Barthos (200: 2003) 3. Kata Tangkap
Judul yang terdapat pada tonjolan disebut dengan kata tangkap. Untuk membuat kata tangkap baik berupa huruf abjad, nama maupun subjek haruslah dibuat sesingkat mungkin sehingga dapat dibaca dengan mudah dan cepat.
4. Perlengkapan lain
Perlengkapan lainnya diantaranya adalah label, yaitu sejenis stiker yang dipakai untuk membuat kode kemudian stiker itu ditempelkan pada bagian-bagian tertentu.
Ratio Kecermatan
Segi kecermatan dapat dihitung berdasarkan persentase angka perbandingan antara banyaknya arsip yang tidak ditemukan kembali dengan jumlah arsip yang ditemukan menurut Amsyah (2003: 209-210) yang dapat dinyatakan dengan rumus:
Jumlah arsip yang tidak ditemukan
Angka Kecermatan (%) = --- X 100% Jumlah arsip yang ditemukan
Dengan demikian ratio kecermatan dapat dipergunakan untuk mengukur arsip aktif saja, arsip inaktif saja, atau arsip statis yang disimpan di pusat-pusat nasional arsip, seperti Arsip Nasional di Indonesia. Semakin tinggi persentase kecermatan, berarti bahwa penyelenggaraan arsip semakin kurang baik dan perlu di tinjau kembali.
Pada umumnya oleh para ahli kearsipan telah diterima bahwa jangka waktu yang baik dalam menemukan kembali sesuatu arsip ialah tidak lebih daripada 1 menit. Dengan sistem penyimpanan yang tepat, alat perlengkapan yang baik dan pegawai yang mahir, pasti jangka waktu penemuan tersebut tidak akan lama (Gie, 2000: 126).
Penyusutan Arsip
Salah satu kegiatan dalam pengelolaan arsip yang dilakukan pengelola arsip adalah kegiatan penyusutan. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara (Sugiarto, 2005: 101):
- Memindahkan arsip inaktif dari tempat penyimpan file aktif dalam suatu unit pengolah arsip.
- Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan Pusat dalam lingkungan organisasi.
- Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku; - Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
Beberapa tahap kegiatan dalam penyusutan arsip menurut Sugiarto (2005: 108-117):
1. Penilaian Arsip
Kegiatan penyusutan arsip dalam suatu kantor harus dilakukan dengan beberapa tahap. Sebelum melakukan penyusutan arsip diperlukan suatu penilaian yang jelas terhadap arsip yang akan dipindahkan atau dimusnahkan. Penilaian terhadap arsip ini didasarkan pada nilai guna yang dimiliki oleh setiap jenis arsip. Dari penilaian tersebut akan dapat diketahui nilai gunanya dan umur penyimpanan arsip, yang dijadikan standar atau patokan untuk melakukan penyusutan.
2. Pemindahan Arsip
Salah satu kegiatan dalam penyusutan arsip adalah kegiatan pemindahan arsip. Pemindahan ini dilakukan dengan memindahkan arsip setelah dikategorikan berdasarkan hasil penilaian yang dilakukan. Arsip aktif yang sudah memasuki kategori inaktif maka seharusnya dipindahkan ke kelompok inaktif. Pemindahan adalah tindakan internal artinya masih berlangsung dalam lingkungan perusahaan. Pemindahan dokumen sifatnya internal, yaitu dari unit pengelola ke unit kearsipan di lingkungan perusahaan.
3. Jadwal Retensi Arsip
Merupakan jadwal pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan lama masing-masing jenis arsip yang disimpan pada file aktif, file inaktif dan kemudian dimusnahkan atau diabadikan. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas. Untuk menjaga objektivitas dalam menentukan nilai kegunaan arsip tersebut.
Tabel 1. Format Jadwal Retensi Pokok
Masalah
Masalah Perincian Jangka Waktu Penyimpanan
Nilai
Sementara Permanen
Sumber: Sugiarto (113: 2005)
Apabila suatu kantor melakukan penilaian berdasarkan ALFRED, maka bentuk Jadwal Retensi sebagai berikut:
Tabel 2. Jadwal Retensi Golongan
Arsip
Arsip Umur Arsip Abadi/
Dimusnahkan Aktif Inaktif VITAL PENTING BERGUNA TIDAK BERGUNA Sumber: (Amsyah, 2003: 214) 4. Penyerahan Arsip
Penyerahan arsip merupakan tindakan eksternal, yaitu dari perusahaan kepada Arsip Nasional. Dokumen perusahaan yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional adalah dokumen perusahaan yang memiliki nilai histories yang penggunaanya berkaitan dengan kegiatan pemerintahan, kegiatan pembangunan nasional, kehidupan kebangsaan.
5. Pemusnahan Arsip
Apabila sudah sampai waktunya arsip-arsip inaktif dimusnahkan, maka pelaksanaan pemusnahan arsip harus segera dilaksanakan. Tetapi untuk arsip yang berdasarkan jadwal retensi akan diabadikan (permanent) maka arsip tersebut tidak akan dimusnahkan melainkan diserahkan kepada Arnas Nasional. Bilamana kantor memiliki dana, maka arsip yang akan dimusnahkan dapat di buatkan mikrofilmnya terlebih dahulu, terutama arsip-arsip yang dianggap penting.
Adapun pemusnahan arsip umumnya terdiri dari langkah-langkah: a. Seleksi, untuk memastikan arsip-arsip yang akan dimusnahkan.
b. Pembuatan daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan (Daftar Pertelaan). c. Pembuatan Berita Acara Pemusnahan Arsip.
d. Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi. Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara: a. Pembakaran
b. Pencacahan c. Proses Kimiawi
d. Pembuburan atau pulping. Proses Penyimpanan Arsip
Proses penyimpanan arsip adalah suatu kegiatan menyusun dan menyimpan warkat-warkat dengan cara yang teratur menurut suatu pedoman tertentu dengan cepat dan tepat. Cepat dan tepatnya penemuan kembali arsip dari tempat penyimpanannya dipengaruhi oleh proses penyimpanan arsip yang digunakan oleh suatu perusahaan.
Gambar 12. Map Ordner
Sumber: PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang
Dari data-data yang diperoleh oleh penulis bahwa pada bagian Umum dan Akuntansi PT. Bank Sumsel Cabang Atmo menggunakan asas desentralisasi dimana setiap bagian diberi wewenang untuk penyelenggaraan penyimpanan arsip sendiri. Sistem penyimpanan yang digunakan pada bagian Umum dan Akuntansi Cabang Atmo adalah sistem kronologis/tahun. (Chronological Filling System), dimana susunan arsip diatur berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal. Setiap surat yang masuk dan keluar dicatat dalam buku agenda masuk dan buku agenda keluar. Surat yang baru masuk berada di barisan paling atas dan hal ini menyebabkan arsip yang disimpan menjadi tidak teratur dan bertumpuk.
Apabila ada karyawan yang membutuhkan arsip tersebut terlebih dahulu harus mengetahui tanggal dari surat tersebut kemudian melihat buku agenda surat untuk mengetahui dimana surat tersebut berada. Setelah itu barulah arsip tersebut dapat ditemukan dengan cara membolak-balik surat yang ada di dalam map ordner. Dikarenakan tidak adanya guide/pembatas antara bulan satu ke bulan lainnya.
Departemen Perpajakan Bank Sumsel Syariah
Surat
Masuk
2011Prosedur penyimpanan surat masuk pada Bagian Umum dan Akuntansi PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang:
Gambar 13. Proses Penyimpanan Surat Masuk Sumber: PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara bahwa prosedur penyimpanan pada bagian Umum dan Akuntansi PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang:
a. Surat masuk diterima oleh petugas penerima pada bagian Umum dan Akuntansi.
b. Kemudian surat tersebut dicatat dalam buku agenda surat masuk. Berikut ini contoh buku agenda surat masuk:
Tabel 3. Buku Agenda Surat Masuk Pada Bagian Umum dan Akuntansi PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang
No. Tanggal Surat Dari Perihal Paraf
1 2 3 4 5 2-1-2008 3-1-2008 7-1-2008 14-1-2008 17-1-2008
Kantor Pelayanan Pajak Kantor Cabang Pangkalan Balai PKT (Pimpinan Kantor Pusat) HUM Divisi SDM. Laporan Pajak Psl. 23 Tugas User ID Persetujuan Penjualan kios 16 ilir Laporan Bulanan
Sumber: PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang
c. Setelah dicatat dalam buku agenda surat masuk, surat tersebut diberi lembar disposisi. d. Selanjutnya surat tersebut diserahkan ke pimpinan untuk diketahui, kemudian pimpinan
memberikan perintah ke bagian mana surat tersebut harus diberikan, dalam hal ini bagian mana yang berhak atas surat tersebut sesuai yang tertera pada lembar disposisi.
Penerimaan Surat Masuk Pencatatan Surat Pendistribusian Surat Penyelesaian Surat Penyimpanan Surat
e. Setelah diketahui oleh bagian yang dituju maka surat tersebut dikembalikan ke bagian Umum dan Akuntansi untuk diarsipkan, kemudian dimasukkan ke dalam map ordner sesuai dengan urutan tanggal dari paling awal sampai yang terbaru tanpa adanya guide atau pemisah antar bulan atau tahun di dalam map.
Prosedur penyimpanan surat keluar pada Bagian Umum dan Akuntansi PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang:
Gambar 14. Proses Penyimpanan Surat Keluar Sumber: PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang a. Masing-masing bagian membuat surat yang akan dikirim.
b. Setelah selesai diketik, surat tersebut diserahkan kepada pimpinan untuk ditandatangani.
c. Kemudian setelah ditandatangani oleh pimpinan maka surat tersebut dicap dan diberi nomor surat.
d. Dan dicatat di buku agenda surat keluar. Berikut ini contoh dari buku agenda surat keluar:
Tabel 4. Buku Agenda Surat Keluar Pada Bagian Umum dan Akuntansi PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang
No. Tanggal Tujuan Perihal Paraf
1 2 3 4-10-2007 6-1-2008 12-1-2008 Cv. Belfraco PT. Sriwijaya Biru Bank Sumsel Syariah Perjanjian Kontrak Perjalanan Dinas Pemindahbukuan
Sumber: PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang
a. Setelah diagendakan di buku agenda surat keluar, surat tersebut digandakan atau dicopy, copian atau salinan surat tersebut diarsipkan.
b. Selanjutnya surat tersebut siap dikirim
Adapun prosedur penemuan kembali arsip yang dilakukan pada PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang yaitu:
1. Bagian Umum dan Akuntansi melihat buku agenda surat masuk untuk mencari arsip, hal ini dilakukan tanpa adanya perlengkapan kearsipan seperti kartu indeks untuk
Pembuatan Surat Keluar Penandatangan Surat Keluar Pemberian Nomor Surat Pencatatan Surat Penggandaan Surat Pengiriman Surat
mempermudah dalam penemuan arsip sehingga dalam mencari arsip membutuhkan waktu yang cukup lama.
2. Setelah surat yang dicari ditemukan dalam buku agenda surat masuk, maka petugas mencari arisp ke dalam map ordner surat masuk berdasarkan tahun, tanggal dan bulan.
Berdasarkan prosedur penemuan kembali arsip yang diterapkan pada PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang, sangat mempengaruhi jangka waktu penemuan arsip yang mencapai 5-10 menit. Berikut ini jangka waktu penemuan arsip pada PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang:
Tabel 5. Daftar Penemuan Kembali Arsip Pada Bagian Umum dan Akuntansi PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang
No. Tanggal Perihal Waktu Penemuan
1 28 April 2006 Mutasi Pegawai 10 Menit
2 7 Nopember 2006 Perjanjian Kontrak 5 Menit 3 11 Februari 2007 Pengadaan Barang Inventaris 6 Menit 4 16 Maret 2007 Surat Keputusan Direksi 7 Menit Sumber: PT. Bank Sumsel Cabang Palembang
Berdasarkan tabel di atas, lamanya jangka waktu penemuan kembali arsip yang dibutuhkan hingga mencapai 5-10 menit, ini memungkinkan menghambat kinerja dalam suatu perusahaan. Jika surat ditemukan dalam waktu yang cukup lama seperti contoh diatas, maka hal ini dapat merugikan perusahaan karena informasi yang seharusnya segera disampaikan akan tertunda dan pekerjaan yang sedang dilakukan menjadi terhambat. Adapun sebab akibat dari lamanya penemuan arsip yang dibutuhkan pada PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang dapat dilihat dari tabel di bawah ini:
Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip merupakan salah satu peranan penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya/bertimbunannya arsip yang tidak berguna lagi. Arsip-arsip yang tidak berguna lagi itu perlu dimusnahkan untuk memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang mempunyai nilai guna.
Tabel 6. Sebab Akibat Lamanya Waktu Dalam Menemukan Kembali Arsip yang Dibutuhkan
Asal Surat Yang
Membutuhkan
Sebab Akibat
PKT Bank Sumsel Bagian Umum dan Akuntansi Waktu yang dibutuhkan dalam menemukannya adalah 10 menit, bagian umum dan
- Menghambat arus informasi. - Membuat bagian umum dan akuntansi terlambat dalam
akuntansi membutuhkannya dengan segera untuk diketahui dan ditindaklanjuti memberikan pemberitahuan kepada Bank Sumsel Capem. Asuransi Bumi Putera
Pimpinan Karena harus
membolak balik arsip yang ada pada map ordner, maka
membutuhkan waktu yang cukup lama yaitu 10 menit. - Menghambat aktivitas kerja - Membuat pimpinan Terlambat dalam mengirimkan uang asuransi pegawai.
Sumber: PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang
Adapun proses penyusutan di PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang sebagai berikut:
Gambar 15. Proses Penyusutan Arsip
Sumber: PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang
1. Petugas melakukan penyiangan arsip dengan cara memilah, mengeluarkan dan menyisihkan dokumen yang telah berakhir fungsinya untuk dilakukan penilaian. 2. Setelah dilakukan penyiangan arsip, petugas melakukan penilaian arsip yang akan
dipindahkan atau dimusnahkan. Penilaian ini berdasarkan nilai guna yang dimiliki oleh setiap jenis arsip. Dari penilaian tersebut dapat diketahui nilai gunanya dan umur penyimpanan arsip, yang dijadikan standar atau patokan untuk melakukan penyusutan. 3. Setelah arsip diberi penilaian, kemudian petugas melakukan pemindahan arsip. Arsip
aktif yang sudah memasuki kategori inaktif maka seharusnya dipindahkan ke kelompok inaktif. Arsip bank pada kantor cabang berumur 5 tahun ke atas (arsip inaktif) dipindahkan dari unit pengolah ke unit pengelola pusat.
4. Jadwal retensi merupakan standar yang digunakan dalam kegiatan penyusutan arsip, maksudnya adalah jangka waktu penyimpanan arsip bank yang disusun dalam suatu daftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman pemusnahan arsip bank.
5. Adapun syarat-syarat dalam pemusnahan arsip bank:
a. Telah melampaui jangka waktu sampai yang tercantum dalam jadwal rentensi arsip (JRA).
Penyiangan Arsip Penilaian Arsip
Pemindahan dan Penyerahan Arsip
b. Tidak lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan bank. c. Tidak lagi mempunyai nilai bagi kepentingan nasional. d. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang.
e. Tidak terdapat kaitan dengan perkara pidana atau perkara pidata yang masih dalam proses.
Pemusnahan dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip dan dilaksanakan sekurang-kurangnya 1 kali dalam 5 tahun. dan pemusnahan dilaksanakan dengan menghancurkan secara total, dengan cara mencacah atau dengan cara yang lain, sehingga tidak dikenali lagi baik isi maupun bentuknya.
Perlengkapan dan Peralatan yang digunakan
Perlengkapan dan peralatan dalam menyimpan arsip mempengaruhi dalam
pengelolaan arsip. Perlengkapan dan peralatan yang digunakan harus menunjang terlaksananya tujuan penataan arsip yaitu dapat menyimpan dan menemukan arsip secara tepat dan tepat. Adapun perlengkapan dan peralatan yang digunakan dalam menyimpan arsip pada PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang adalah sebagai berikut:
Gambar 16. Lemari Arsip
Sumber: PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang
Gambar 17. Map Ordner yang berantakan Sumber: PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang 1. Lemari Arsip
Lemari arsip ini digunakan untuk menyimpan map ordner yang berisi surat-surat yang masuk maupun surat keluar. Penggunaan lemari arsip ini belum berjalan secara
optimal sebagai peralatan penyimpan arsip karena pada lemari ini map ordner disusun kurang rapih dan kesan agak berantakan.
2. Filling Cabinet
Bagian Umum dan Akuntansi menggunakan Filling Cabinet untuk menyimpan arsip penting. Bagian ini hanya memiliki tiga buah filling cabinet.
Gambar 18. Filling Cabinet
Sumber: PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang 3. Map Ordner
Map Ordner pada bagian Umum dan Akuntansi dipergunakan untuk menyimpan arsip yang dikelompokkan berdasarkan kronologis/tahun. Penyimpanan arsip yang dilakukan dalam map ordner pada bagian Umum dan Akuntansi PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang disimpan dalam lemari arsip.
Gambar 19. Kumpulan Map Odner
Sumber: PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang 4. Buku Agenda
Buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar pada bagian Umum dan Akuntansi PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang.
5. Lembar Disposisi
Lembar disposisi digunakan untuk memberikan instruksi dan tanggapan atas kelanjutan suatu surat yang masuk ke PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang.
Tabel 7. Daftar Peralatan Penyimpanan Arsip Yang Dimiliki Bagian Umum Dan Akuntansi PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang
No. Nama Peralatan Jumlah
1 Lemari Arsip 1 Buah
2 Map Ordner 20 Buah
3 Filling Cabinet 3 Buah
4 Buku Agenda 4 Buah
Sumber: PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang
Tabel 8. Jumlah Arsip Pada Bagian Umum Dan Akuntansi PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang Tahun 2005-2007
Tahun Jumlah Arsip Total
Arsip
Penggunaan Tidak Ditemukan Surat Masuk Surat Keluar
2005 623 677 1300 950 40
2006 745 805 1550 1150 47
2007 850 890 1740 1180 60
Jumlah Arsip 2218 2372 4590 3280 147
Sumber: PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang
PENUTUP
Dari uraian penelitian diatas dapat disimpulkan bahwa penanganan arsip pada bagian Umum dan Akuntansi PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang belum diterapkan secara optimal karena masih sulitnya dalam menemukan arsip kembali, hal ini disebabkan karena kurang diterapkannya proses penyimpanan arsip serta sistem penyimpanan arsip, dimana sistem penyimpanan arsip hanya menggunakan satu sistem yaitu sistem kronologis. Dalam penemuan arsip masih memerlukan waktu lebih dari 5 menit dan mempunyai angka kecermatan kearsipan mencapai 5,35%. PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang belum menerapkan proses penyusutan arsip dan penyusutan arsip dilakukan sekurang-kurangnya 1 kali dalam 5 tahun menyebabkan arsip mengalami penumpukan
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Hadi, Drs. 1997. Cara-Cara Pengolahan Kearsipan yang Praktis dan Efisien. Djambatan: Jakarta.
Amsyah, Zulkifli, MLS, Drs. 2003. Manajemen Kearsipan. PT Gramedia Pustaka Utama: Jakarta.
Barthos, Basir, Drs. 2007. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi, Bumi Aksara: Jakarta.
Gie, The Liang, 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Liberty: Yogyakarta. Nasution, Drs, Prof, 2001. Metode Research. PT. Bumi Aksara: Jakarta.
Sedarmayanti, M.Pd., Dr. 2001. Manajemen Perkantoran, PT. Mandar Maju: Bandung. Sugiarto, Agus, S.Pd, Wahyono, Teguh, S.Kom. 2005. Manajemen Kearsipan Modern.
