KATA PENGANTAR
Standar operasi dan prosedur dalam mengelola dana komite sekolah dimaksudkan menjadi panduan bagi pengurus komite sekolah serta para penyelenggara KBM di lingkungan SMA Negeri Jakarta. SOP ini diharapkan menjadi dasar bagi pengurus komite sekolah serta penyelenggara KBM di SMA Negeri Jakarta dalam mengelola dana APBS SMA Negeri dan SMKN di Jakarta dan sekitarnya sehingga me-mudahkan penilaian dan pengawasan penggunaan dana yang tercantum dalam APBS SMA Negeri dan SMK di Jakarta dan sekitarnya.
Sesuai dengan UU No.20 Tahun 2003 tentang Sisdiknas, pasal 46 ayat 1 “ Pendanaan pendidikan menjadi tanggung jawab bersama antara Pemerintah, Pemda dan Masyarakat” serta sesuai dengan Anggaran Dasar Komite Sekolah SMA N yang mengharuskan Komite Sekolah berperan sebagai pengontrol transparansi dan akuntabilitas pelaksanaan kebijakan operasional dan program pendidikan di sekolah. Untuk itu diharapkan SOP yang disusun secara sederhana ini dapat diterima sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan Komite Sekolah serta penyelenggara KBM di SMA N Jakarta dan sekitranya.
Disadari bahwa SOP ini masih banyak kekurangan dan jauh dari sempurna, untuk itu masukan dari berbagai pihak yang terkait untuk lebih sempurnanya SOP ini sangat diharapkan.
Jakarta, 30 Mei 2007,
A/N Pengurus Komite SMAN 9 Jakarta Periode tahun 2004 – 2009,
BAB I SISTEM AKUNTANSI A. Dasar Hukum
Pada dasarnya setiap institusi/lembaga terutama yang berbadan hukum diwajibkan melaksanakan atau menyelenggarakan pembukuan atau pencatatan setiap transaksi /keluar masuknya uang dari institusi yang bersangkutan. Sesuai dengan Peraturan Pemerintah RI No.24 Tahun 2005 tentang standar akuntansi pemerintahan Pasal 1 ayat 2 “Akuntansi adalah proses pencatatan, pengukuran, pengklasifikasian, pengikhtisaran transaksi dan kejadian keuangan, penginterprestasian atas hasilnya, serta penyajian laporan.” Sedangkan menurut KUHD dalam pasal 6 dinyatakan bahwa antara lain sebagai berikut : “ Setiap perusahaan yang berbadan hukum diwajibkan menyelenggarakan pencatatan atas transaksi keuangan secara teratur dan berkesinambungan.
Demikian pula para ahli akuntansi yang bernaung dalam organisasi profesi Ikatan Akuntan Indoesia (IAI) mengeluarkan standar akuntansi keuangan ( SAK) yang mengatur secara baku
perlakuan terhadap transaksi keuangan dalam suatu badan usaha yang ada di Indonesia.
B. Prinsip Akuntansi dan Pelaporan Keuangan.
Menurut Peraturan Pemerintah tersebut diatas prinsip akuntansi dan pelaporan keuangan dimaksudkan sebagai ketentuan yang dipahami dan ditaati oleh pembuat standar dalam menyusun standar akuntansi, oleh penyelenggara akuntansi dan pelaporan keuangan dalam melakukan kegiatannya, serta oleh pengguna laporan keuangan dalam memahami laporan keuangan yang disajikan. Berikut ini adalah delapan prinsip yang digunakan dalam akuntansi dan pelaporan keuangan institusi pemerintah :
- Basis akuntansi
- Prinsip nilai historis - Prinsip realisasi
- Prinsip substansi mengungguli bentuk formal - Prinsip periodisitas
- Prinsip konsistensi
- Prinsip pengungkapan lengkap - Prinsip penyajian wajar.
1. Basis Akuntansi adalah basis kas untuk penerimaan dan pengeluaran.
2. Nilai historis yaitu aset dicatat sebesar pengeluaran kas yang dibayar atau sebesar nilai wajar dari imbalan untuk memperoleh aset tersebut pada saat saat perolehan .
3. Realisasi adalah pendapatan yang tersedia yang telah
diotorisasikan melalui anggaran (APBS) selama satu tahun anggaran/fiskal yang akan digunakan untuk membiayai belanja operasional dalam periode tersebut.
4. Substansi mengungguli bentuk formal, Informasi dimaksudkan untuk menyajikan dengan wajar transaksi serta peristiwa lain yang seharusnya disajikan, maka transaksi atau peristiwa lain tersebut perlu dicatat dan disajikan sesuai dengan substansi dan realitas ekonomi dan bukan hanya aspek formalitasnya. Apabila subtansi transaksi atau peristiwa lain tidak konsisten/berbeda dengan aspek formalitasnya maka hal tersebut harus diungkapkan dengan jelas dalam Catatan atas Laporan Keuangan.
5. Periodisitas, dimaksudkan kegiatan akuntansi dan pelaporan keuangan entitas/institusi pelaporan perlu dibagi menjadi periode-periode pelaporan sehingga kinerja entitas dapat diukur dan posisi sumber daya yang dimilikinya dapat ditentukan. Periode utama yang digunakan adalah tahunan, namun periode bulanan, triwulanan dan semesteran juga dianjurkan.
6. Konsistensi, yakni perlakuan akuntansi yang sama diterapkan pada kejadian yang serupa dari periode ke periode oleh suatu entitas pelaporan (prinsip konsistensi internal)
7. Pengungkapan lengkap, dimaksudkan laporan keuangan menyajikan secara lengkap informasi yang dibutuhkan oleh pengguna laporan.
8. Penyajian wajar, dimaksudkan laporan keuangan menyajikan dengan wajar laporan realisasi anggaran, neraca, laporan arus kas dan catatan atas Laporan Keuangan.
C. Perbedaan antara Akuntansi dan Pembukuan
1. Akuntansi , sifatnya lebih luas dari pembukuan karena disamping mencatat transaksi juga mengklasifikasikan, menganalisis dan mengikhtisarkan transaksi keuangan yang terjadi.
2. Pembukuan, merupakan bagian dari akuntansi karena kegiatannya hanya sekedar melakukan pencatatan saja atas transaksi keuangan.
D. Fungsi Laporan Keuangan
Secara umum fungsi laporan keuangan adalah sebagai berikut :
1. Sebagai informasi kepada para fihak yang berkepentingan yaitu :
a. Pemilik Modal/Stake Holder/Institusi
- Untuk mengetahui keadaan keuangan/perkembangan kegiatan masing-masing unit yang bersangkutan.
- Untuk mengetahui keadaan/perkembangan kegiatan usaha secara menyeluruh.
- Merupakan sarana pengendalian terhadap kegiatan/usaha b. Para Nasabah/masyarakat terkait
Untuk mengetahui /memantau keadaan dana yang terhimpun dan apakah dana tersebut dikelola secara baik.
c. Para Pengurus, staf dan pegawai institusi
Untuk memperoleh keyakinan akan mendapat jaminan sosial yang baik dan keamanan dalam bekerja.
2. Sebagai alat /piranti bagi para pengelola untuk menentukan kebijakan-kebijakan yang perlu dilakukan di saat ini atau pada masa yang akan datang.
BAB II
STANDAR , OPERASI DAN PROSEDUR KEUANGAN KOMITE SEKOLAH MENENGAH UMUM DAN KEJURUAN
A. Kas
Kas adalah sejumlah uang dan surat berharga yang disimpan didalam brankas Komite Sekolah/sekolah yang berasal dari penerimaan Iuran Peserta Didik Baru (IPDB) dan Iuran Bulanan siswa dan dapat dipergunakan untuk membayar segala keperluan kegiatan belajar mengajar (KBM) dan kegiatan operasional lainnya . Ketentuan tentang pengelolaan Uang kas adalah sebagai berikut : 1. Uang kas harus disimpan di dalam brankas atau kotak uang (cash
2. Kunci dan kode brankas dipegang oleh Kasir (Bendahara) dan Ketua Komite /Kepala Sekolah atau yang ditunjuk oleh Ketua Komite.
3. Agar dilakukan pemeiksaan secara periodik terhadap saldo awal, mutasi penambahan atau pengurangan serta saldo akhir yang selanjutnya ditandatangani oleh kasir (bendahara) dan Ketua Komite Sekolah.
4. Jumlah uang kas agar dijaga tidak terlalu berlebihan , agar diupayakan selalu menyimpan uang di bank apabila uang dalam kas terlalu berlebihan .Jumlah minimal dan maksimal di kas agar disesuaikan dengan keperluan kegiatan operasional KBM.Umumnya maksimum Rp. 5 juta dan setelah itu dapat diisi kembali setelah jumlah sebesar Rp. 5 juta dalam kas yang terpakai untuk keperluan operasional KBM.
B. Bank
Kegiatan pengelolaan keuangan komite sekolah sebaiknya melakukan kerjasama dengan fihak bank karena untuk menyimpan uang dalam jumlah yang besar tidak terjamin keamanannya kalau hanya disimpan dalam brankas di ruangan bendahara komite sekolah. Oleh sebab itu diusahakan agar Komite Sekolah membuka rekening di Bank untuk menyimpan uangnya dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Bank yang ditunjuk untuk membuka rekening sebaiknya bank pemerintah
b. Pembukaan rekening atas nama komite sekolah berupa rekening giro atau rekening tabungan atas nama Komite Sekolah.
c. Jumlah pengurus yang menandatangani cek/giro untuk
mengambil uang atau untuk pembayaran transaksi minimal 2 orang yaitu Ketua Komite Sekolah dan Bendahara. Untuk keperluan tersebut pada saat pembukaan rekening harus memberikan contoh tandatangan/speciment Ketua komite sekolah dan bendahara pada formulir yang disediakan oleh fihak bank.
C. Pembayaran Biaya Biaya Operasional dan Investasi
1. Pembayaran biaya operasional KBM.
Bukti bukti untuk keperluan pembayaran sebaiknya dicetak dengan diberi nomor terlebih dahulu (prenumber invoice).Hal tersebut dimaksudkan sebagai alat pengendalian pengeluaran yang mengakibatkan berkurangnya jumlah uang dalam kas. Bukti-bukti tersebut adalah bukti intern (Bukti Kas Keluar) disamping bukti ekstern sebagai lampirannya berupa faktur dan kuitansi pembelian serta bukti bukti lainnya sesuai dengan kegiatan yang telah dilaksanakan. Bukti kas keluar dibuat dengan format yang mencakup :
- Nomor dan tanggal bukti kas keluar
- Nomor kode mata anggaran/kode rekening - Untuk keperluan
- Rincian biaya (apabila ada)
- Tandatangan penerima, pembayar/bendahara dan Ketua Komite
- Stempel Komite Sekolah dan stempel lunas
2. Pembayaran Biaya Investasi/Sarana dan Prasarana
Pada prinsipnya sama dengan bukti pengeluaran untuk biaya operasional Kegiatan Belajar Mengajar (KBM) namun sebelum bendahara melakukan pembayaran kepada yang berhak terlebih dahulu membuat Berita Acara Penerimaan Barang dan Berita Acara Pembayaran.
D.Penerimaan IPDB dan Iuran Bulanan
Bukti penerimaan IPDB dan iuran bulanan sebaiknya disamping diterima langsung melalui loket dengan membuat kartu kontrol persiswa dapat juga diterima langsung oleh Bendahara komite dengan membuat Bukti Kas Masuk yang mencakup:
- Nomor Induk siswa
- Nama Siswa dan Kelasnya
- Jumlah pembayaran IPDB sekaligus lunas atau secara mencicil serta jumlah pembayaran iuran bulanan yang dibuat terpisah. Hal ini sangat membantu untuk menyusun jumlah siswa yang telah membayar lunas dan yang masih mencicil IPDB serta jumlah siswa yang telah membayar iuran bulanan serta jumlah uang yang telah diterima bendahara.
- Tanggal dan tanda tangan penerima uang/bendahara dan pembayar IPDB dan iuran bulanan(siswa langsung atau walinya).
Dalam keadaan tertentu terdapat sejumlah siswa/walinya yang membayar IPDB secara mencicil dan iuran bulanan pada saat pemberian laporan kemajuan siswa(rapor) baik mid semester maupun akhir semester sehingga jumlah uang yang terhimpun tidak mencukupi untuk membayar keperluan operasional setiap bulan. Hal ini dapat mengakibatkan rencana pengeluaran yang telah tersusun mengalami kendala sehingga tidak jarang fihak sekolah/komite melakukan pembayaran kepada fihak ketiga secara mencicil .
BAB III PENUNJANG PEMBUKUAN A. Kuitansi
Kuitansi sebagai tanda bukti penerimaan uang atau pengeluaran uang harus mencakup hal-hal sebagai berikut :
1. Nomor Kuitansi 2. Tanggal transaksi
3. Jumlah uang dalam angka dan huruf 4. Untuk Keperluan apa kuitansi dibuat
5. Tandatangan penerima dan saksi (apabila perlu)
6. Meterai , sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 24 tanggal 20 April 2000 diberlakukan ketentuan meterai sebagai berikut :
- jumlah dibawah Rp. 500.000,- tidak dikenakan meterai - jumlah Rp. 500.000,- sampai dengan Rp. 1.000.000,-
dikenakan Rp.
3.000,-- Jumlah diatas Rp. 1.000.000,0 dikenakan meterai sebesar Rp.
6.000,-Dalam pembukuan, apa yang tertulis dalam kuitansi akan digunakan pula sebagai bukti untuk melaksanakan pembukuan dalam menyusun laporan keuangan/neraca surplus maupun defisit. Oleh sebab itu diharuskan untuk menulis dengan jelas dalam kuitansi. Kuitansi sebagai tanda bukti bisa berasal dari fihak lain/fihak ketiga atau dapat juga dikeluarkan oleh kalangan sekolah/komite sekolah.
B. Buku Kas Umum
Buku Kas Umum adalah buku berlajur untuk mencatat semua transaksi baik penerimaan uang maupun pengeluaran uang secara
tunai yang dibuat berdasarkan jenis penerimaannya dan jenis pengeluaranya berdasarkan Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (APBS).
Setiap penerimaan dan pengeluaran kas harus berdasarkan bukti penerimaan dan pengeluaran kas yang dibuat prenumber dan dilampiri bukti bukti lainnya sesuai dengan keperluannya. Hal ini untuk memudahkan penelusuran apabila terjadi perbedaan antara uang kas tunai dan menurut catatan dalam buku kas umum.
Lajur-lajur dalam buku kas umum minimal harus mencakup : 1. Nomor Urut
2. Uraian
3. Nomor Bukti/tanggal bukti 4. Penerimaan (Debet)
5. Pengeluaran (Kredit) perjenis mata anggaran 6. Jumlah penerimaan dan pengeluaran total 7. Saldo akhir periode.
Apabila ada penempatan dana di bank maka pencatatan penerimaan kas yang berasal dari pencairan dana dari bank agar dicatat dalam buku kas umum atau biasanya di catat sebagai Pre Memory (PM) dan apabila ada penerimaan jasa giro bank agar dibukukan sebagai penerimaan kas.
C. Buku Bank
Buku ini diperlukan apabila Komite menginginkan keamanan dalam penyimpanan dana yang terhimpun di bank maupun di brandkas bendahara. Dalam buku akan dicatat segala transaksi yang
dilakukan dengan menggunakan dana yang telah tersimpan di Bank. Kegiatan transaksi yang meliputi setoran tunai, setoran giral, pengambilan tunai, pembayaran biaya operasional KBM, pembayaran lainnya melalui transfer, bunga serta biaya bank yang timbul dan lain sebagainya.
Sebagai alat kontrol dari buku bank adalah rekening giro atau buku tabungan atas nama komite sekolah yang diterbitkan fihak bank. Dalam buku bank di halaman depannya dicantumkan :
a. Nama Bank b. Nomor Rekening
c. Atas Nama
Dan kolom-kolom dalam buku bank adalah :
a. Nomor Urut b. Tanggal c. Uraian d. Penerimaan e. Pengeluaan f. Saldo akhir
Penempatan dana di bank dimana setiap akhir bulan memperoleh bunga bank atau jasa giro bank yang harus dicatat dalam pembukuan dimasukan sebagai penerimaaan lain-lain komite Sekolah.
D. Buku Pencatatan Hutang/Kewajiban
Apabila komite mempunyai tagihan-tagihan pelaksanaan kegiatan yang belum terselesaikan (tidak dibayar tunai) maka harus dicatat
dalam buku catatan hutang, termasuk dalam catatan ini dana pihak ketiga yang dititipkan atau dipinjam untuk membiayai kegiatan operasional komite (KBM).
Pada dasarnya Buku Catatan Hutang terdiri dari : a. Nomor Urut b. Tanggal c. Keterangan/Uraian d. Masuk/Debet e. Keluar/Kredit f. Saldo akhir
Pembayaran/penyelesian kewajiban/hutang/pinjaman sementara dicatat pada kolom masuk/debet sedangkan penambahan hutang dicatat pada kolom keluar/kredit
E. Catatan Piutang Siswa/Tagihan Iuran Bulanan /IPDB /Talangan sementara.
Buku ini sangat perlu untuk mencatat semua tagihan-tagihan iuran bulanan/IPDB yang masih belum dibayarkan oleh para siswa pada saat tertentu serta pinjaman/talangan sementara yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan operasional yang belum ada pertanggung jawabannya.
Dalam buku ini dicatat secara umum setiap kewajiban siswa yang masih terbuka/tertunggak sebagai jumlah global siswa perkelas yang rincian siswa seta kelasnya dibuat terpisah .
Yang dicatat dalam buku ini adalah tagihan iuran bulanan/IPDB yang benar-benar masih terbuka serta talangan pinjaman sementara yang belum diselesaikan. Untuk mendukung keakuratan pencatatannya perlu dibuat kartu tagihan iuran bulanan/IPDB per masing masing siswa dan kartu pinjaman/talangan sementara.
Kolom yang perlu ada dalam buku ini adalah : 1. Nomor Urut 2. Tanggal 3. Keterangan/Uraian 4. Masuk/Debet 5. Keluar/kredit 6. Saldo
Setiap penambahan tagihan iuran bulanan/IPDB serta pinjaman/talangan sementara dicatat dalam kolom masuk/debet yang akan menambah saldo piutang/tagihan dan apabila ada pembayaran/angsuran iuran bulanan/IPDB serta pinjaman sementara, akan mengurangi saldo piutang/tagihan.
F.Kartu Iuran Bulanan Siswa/IPDB serta Talangan Sementara. Untuk menunjang pencatatan piutang/tagihan yang belum dibayar maka di buat kartu untuk masing-masing siswa dengan lajur lajur sebagai berikut :
1. Untuk Siswa
2. Nama Siswa/Kelas 3. Bulan dan Tahun 4. Tanggal pembayaran
5. Tanda tangan Siswa/Wali
6. Jumlah yang dibayar/kewajiban bulanan/IPDB
7. Keterangan
8. Tanda tangan Petugas/kasir.
Untuk mempermudah control terhadap jumlah kewajiban siswa setiap bulan perlu dicantumkan besarnya kewajiban siswa dalam setahun.
Untuk pemegang pinjaman/talangan sementara lajur-lajur yang diperlukan disesuaikan dengan keadaan karena umumnya waktunya yang singkat/sementara namun lajur umum adalah sebagai berikut: 1. Nama Peminjam 2. Uraian 3. Masuk/debet 4. Keluar/kredit 5. Saldo BAB IV PROSEDUR PENGELUARAN A. Prosedur Belanja Operasioal
Pengeluaran belanja operasional KBM SMA Negeri mengaju kepada APBS yang setiap tahun disusun oleh Komite Sekolah dan unsur sekolah setelah memperoleh persetujuan orang
tua siswa melalui rapat komite sekolah dan disampaikan kepada Suku Dinas Diknas, Kodya Jakarta X serta Dinas Pendidikan Provinsi DKI Jakarta untuk diketahui.
Setiap jenis pengeluaran/belanja operasi yang tercantum dalam APBS harus dilaksanakan secara cermat oleh Komite Sekolah/penyelengara KBM, apabila terdapat pengeluaran/belanja yang tidak tercantum dalam APBS maka Komite Sekolah/penyelenggara KBM harus terlebih dahulu mengajukan Revisi APBS yaitu dengan melakukan pergeseran anggaran yang telah tersedia dalam APBS, namun dengan melakukan uji skala prioritas serta angggaran yang diusulkan tidak melebihi total anggaran yang tersedia dalam APBS.
Pada prinsipnya APBS disamping berfungsi sebagai anggaran yang menjadi pedoman pengeluaran juga berfungsi sebaga alat pengendalian biaya pengeluaran/belanja operasional. Untuk itu para pengurus Komite Sekolah/penyelenggara KBM agar mematuhi ketentuan yang telah dalam APBS.
Walaupun APBS merupakan pedoman pengeluaran setiap tahun, namun pedoman tersebut masih bersifat formal.Pngeluaran setiap kegiatan yang tercantum dalam APBS tersebut sesuai dengan Keputusan Kepala Dinas Dikmenti Propinsi DKI Jakarta No. 49 tahun 2005 tanggal 23 Juli 2005. Untuk itu perlu diatur lebih lanjut prosedur pengelolaan APBS secara internal di SMA N yang berfungsi sebagai pedoman penyelenggaraan dana APBS baik oleh Komite Sekolah maupun pengelenggara KBM SMA N.
Hal hal yang perlu diatur tersebut antara lain adalah : Prosedur pengeluaran operasional untuk keperluan kelancaran KBM,prosedur pengadaan sarana prasarana yang berasal dari Dana Masyarakat dalam bentuk IPDB serta pengeluaran operasional yang berasal dari Iuran bulanan siswa.
1. Prosedur pengeluaran operasional KBM
Setiap pengeluaran/belanja operasional yang akan direalisasikan oleh penyelenggara KBM terlebih dahulu secara periodik diusulkan kepada komite sekolah setelah mendapat persetujuan dari Kepala Sekolah dengan mengacu pada APBS yakni setiap triwulan atau sesuai dengan kondisi penerimaan IPDB dan Iuran bulanan siswa sedangkan setiap kegiatan yang akan dilaksanakan setelah memperoleh persetujuan dari komite sekolah harus di otorisasi oleh kepala sekolah atau yang mewakilinya. Tidak dibenarkan melaksanakan kegiatan KBM yang tidak tersedia anggarannnya dalam APBS dan belum mendapat persetujuan dari komite sekolah/kepala sekolah secara periodik
2. Prosedur Pengadan Sarana dan Prasarana.
Prosedur pengadaan sarana dan prasarana disamping mengacu pada tersedianya dana dalam APBS, perlu diatur tentang tata cara pengadaannya yakni:
- Barang - barang yang benar benar baru/bukan bekas
- Pengelola KBM/Seksi Sarpras/PanitiaPengadaan terlebih dahulu membuat estimasi harga (Harga Perkiraan Sendiri) setelah melakukan survey harga pasar yang wajar.
- Untuk setiap pengadaan yang nilainya diatas Rp. 5 juta, diupayakan agar melakukan permintaan penawaran harga dari minimal 3 rekanan penjual/pemasok barang .
- Untuk pembelian senilai dibawah Rp. 5 Juta dapat dilakukan dengan pembelian langsung namun tetap menjaga kualitas barang yang dibeli serta jaminan purna jual dari penjual.
- Untuk pengadaan barang/pekerjaan konstruksi yang nilainya diatas Rp. 5 juta agar buat Surat Perjanjian/Kontrak (Purchase Order} yang sekurang-kurangnya memuat jenis pembelian/pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, jaminan penyelesaian pekerjaan, harga yang mengikat, serta kualitas barang/pekerjaan yang diperjanjikan serta denda keterlambatan penyerahan pekerjaan sesuai dengan jangka waktu yang diperjanjikan dan sistim pembayarannya.
- Untuk pekerjaan/pembelian yang nilainya cukup materil dan jenis pekerjaannya memerlukan kecermatan agar penyerahan barang/pekerjaan dilakukan dengan membuat Berita Acara Penyerahan/Penyelesaian pekerjaan. Berita Acara ini dharapkan sebagai dasar pembayaran pengadaan/pekerjaan. - Untuk pekerjaan yang sifatnya konstruksi/renovasi bangunan agar dibuat dokumentasi penyelesaian pekerjaan
secara bertahap mulai dari nol prosen sampai dengan 100 prosen.
- Agar setiap barang/pekerjaan yang telah dibeli/dilaksanakan diadministrasikan dengan tertib oleh seksi Sarpras serta menyampaikan laporan realisasi pengadaan barang/sarpras setiap triwulan kepada komite sekolah melalui kepala sekolah dan tembusannya diserahkan kepada tata usaha sekolah untuk dicatat sebagai inventaris sekolah.
- Nilai barang/sarpras yang telah diadakan dicatat dalam buku kas Bendahara komite Sekolah sesuai dengan nilai yang tercantum dalam Kuitansi pembelian/Nilai SPK, apabila terdapat perbedaan karena adanya pemberian diskon/komisi penjualan harus dicatat sebagai pendapatan lain-lain.
- Apabila ada ketentuan lainnya yang sudah berlaku untuk setiap pengeluaran yang dananya berasal dari APBN/APBD , dapat dipakai sebagai acuan untuk melengkapi prosedur pengelolaan dana yang berasal dari masyarakat (orang tua siswa) yang tercantum dalam APBS.
BAB V
Laporan /catatan yang dilaksanakan setiap hari dan berkala.
1. Buku Kas Umum
2. Buku Bank
3. Buku Catatan Piutang/Tagihan iuran siswa
4. Buku Catatan Hutang/Kewajiban yang harus dibayar
5. Buku Pembantu Penerimaan iuran bulanan/IPDB 6. Buku Pembantu Himpunan Pengeluaran per jenis anggaran
7. Laporan Bulanan Realisasi Penerimaan dan Pengeluaran 8. Laporan Triwulanan realisasi penerimaan dan pengeluaran
9. Laporan semester realisasi penerimaan dan pengeluaran 10. Laporan realisasi pengadaan sarana prasarana triwulanan
11. Laporan realisasi pengadaan sarana prasarana semesteran /tahunan 12. Laporan realisasi penerimaan dan pengeluaran tahunan
13. Laporan realisasi APBS triwulanan 14. Laporan realisasi APBS per semester 15. Laporan realisasi APBS tahunan
16. Laporan arus kas bulanan/triwulan/semester dan tahunan 17. Laporan evaluasi pelaksanaan APBS tahunan
18. Laporan Keuangan secara keseluruhan dalam bentuk Neraca/LRA 19. Laporan Sisa anggaran lebih dan sisa anggaran kurang (Silpa dan
Sikpa)
Laporan –laporan tersebut diatas dibuat dalam rangkap 5(lima) dan ditandatangani oleh ketua komite sekolah dan bendahara, dengan
ketentuan laporan dipublikasikan ditempat pengumuman umum sekolah serta disampaikan kepada pengurus komite dan kepala sekolah serta staf tata usaha dan guru. Setiap minimal tiga bulan sekali laporan-laporan tersebut diverifikasi oleh komite sekolah bersama-sama kepala/manajemen sekolah.
Apabila realisasi penerimaan iuran bulanan /iuran IPDB yang telah dtuangkan dalam APBS tidak dapat memenuhi kebutuhan pengeluaran yang telah dianggarkan dalam APBS maka berdasarkan hasil evaluasi komite sekolah serta kepala sekolah dan staf , diupayakan agar melaksanakan kegiatan KBM serta pengadaan sarana /prasarana berdasarkan skala prioritas. Selanjutnya pengurus komite sekolah dan penyelenggara KBM melakukan upaya persuasif kepada para orang tua/wali siswa untuk memenuhi kewajibannya dalam membayara iuran bulana/IPDB.
BAB VI
TUGAS, KEWAJIBAN DAN TANGGUNG JAWAB KOMITE SEKOLAH DALAM KAITANNYA DENGAN PENGELOLAAN KEUANGAN KOMITE SEKOLAH
1. Melakukan pemeriksaan /verifikasi rutin setiap bulan dengan menandatangani Buku Kas Umum
2. Menandatangani laporan bulanan /triwulanan/semester dan tahunan
3. Melakukan otorisasi terhadap setiap penerimaan dan pengeluaran yang tertuang dalam Bukti Kas Masuk dan Bukti Kas Keluar
4. Melakukan pemeriksaan kas sebagai atasan langsung Bendahara minimal 3 (tiga) bulan sekali dengan membuat Berita Acara Pemeriksaan Kas
5. Melakukan evaluasi pengelolaan keuangan komite sekolah secara menyeluruh minimal setiap semester
6. Bertanggung jawab atas kelangsungan pelaksanaan pengelolaan keuangan komite sekolah sejak penyusunan RAPBS sampai APBS sampai dengan realisasi pelaksanaan bersama-sama pengurus komite lainnya serta fihak kepala sekolah dan stafnya.
B Wakil Ketua Komite Sekolah
1. Melakukan penelaahan atas setiap usulan pelaksanaan kegiatan KBM dan pengadaan sarpras setiap triwulan
2. Melakukan monitoring atas pencapaian target APBS minimal setiap triwulan baik penerimaan maupun pengeluaan 3. Melakukan evaluasi atas realisasi penyelenggaraan KBM dan sarpras
4. Melakukan review atas setiap laporan pengelolaan
keuangan yang disusun oleh Bendahara sebelum ditandatangani oleh ketua komite
5. Bersama-sama Sekretaris melakukan
pemeriksaan/verifikasi pengelolaan keuangan setiap minimal 6 (enam) bulan serta menyiapkan laporan hasil
pemeriksaan/verifikasinya
6. Melakukan koordinasi dengan fihak sekolah dalam upaya memperlancar pembayaran iuran bulanan/IPDB siswa B. Sekretaris Komite Sekolah
1. Bersama-sama fihak sekolah menyiapkan RAPBS setiap awal tahun pelajaran/penerimaan peserta didik baru.
2. Menyiapkan konsep Surat Keputusan penetapan besarnya iuran IPDB/iuran bulanan bagi siswa yang meminta fasilitas
keringanan.
3. Bersama-sama wakil ketua komite melakukan
pemeriksaan/verifikasi terhadap pengelolaan keuangan minimal setiap 6 (enam) bulan serta menyusun laporan hasil
pemeriksaan/verifikasinya
4. Melakukan koordinasi dengan fihak sekolah/seksi sarpras untuk melakukan kegiatan pengadaan sarpras serta membuat laporan realisasi pengadaan sarpras
5. Bersama-sama wakil ketua komite sekolah melakukan evaluasi terhadap ealisasi pelaksanaan kegiatan KBM/pengadaan sarpras
C. Bendahara
1. Melakukan pembukuan keuangan komite sekolah sesuai ketentuan
2. Membuat laporan-laporan pengelolaan keuangan komite sekolah
3. Menyimpan uang penerimaan iuran bulanan siswa/IPDB dalam brandkas maupun bank yang telah ditunjuk
4. Membayarkan uang kepada fihak ketiga berdasarkan bukti-bukti yang sah /telah diotorisasi oleh ketua komite atau yang mewakilinya
5. Menjaga agar posisi kas tetap likuid/seimbang antara penerimaan dan pengeluaran
6. Segera melaporkan kepada ketua komite/pengurus lainnya maupun kepala sekolah apabila terjadi hal-hal yang tidak kondusif dalam pengelolaan keuangan komite sekolah
