ServisDesk. Versi PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN

(1)

0 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN

ServisDesk

Versi 2.0

2016

http://sd.usm.my

(2)

ISI KANDUNGAN

MUKA SURAT

PENGENALAN ... 4 1 LAMAN UTAMA ... 5 1.1 LOGIN KE SISTEM ... 6 2 MENU UTAMA ... 7 2.1 STATUS SEMASA ... 8 3 BLOCKED PORT ... 10 3.1 CABLE PATCHING ... 10 3.2 BLOCKED PORT ... 10 3.3 BUILDING SUMMARY ... 10 4 CARIAN ... 11 4.1 CARIAN TIKET ... 11 4.2 CARIAN PENGGUNA ... 11

4.2.1 SENARAI TIKET PENGGUNA ... 12

4.3 CARIAN PTJ ... 12

5 STAF KE SITE ... 13

5.1 STAF KE SITE ... 13

5.2 STAF KE SITE HARI INI ... 13

6 PENYENGGARAAN ASET ... 14 7 PENTADBIR SISTEM ... 14 7.1 PROFIL ... 14 7.2 STAF ... 14 7.3 BAHAGIAN / PERKHIDMATAN ... 15 7.4 KATEGORI ... 15 7.5 CUTI ... 16 7.6 VERSI ... 16

7.7 TARIKH TUTUP DESA ... 17

7.8 BANGUNAN ... 17

8 BIL SMS ... 18

9 JADUAL TEMPAHAN ... 18

(3)

9.2 RUJUKAN STATUS ... 19

10 DAFTAR TIKET ... 20

10.1 KATEGORI ADUAN DAN PERMOHONAN ... 21

10.1.1 BORANG ... 22

10.1.2 MEMUATNAIK SISIPAN ... 22

11 BORANG SERVISDESK ... 23

11.1 BORANG SERVISDESK... 23

12 PENDAFTARAN WIFI ... 24

12.1 BORANG PENDAFTARAN WIFI ... 24

13 SEMAK STATUS ... 25

13.1 BUTIRAN TIKET ... 25

13.2 MAKLUMAN TINDAKAN... 26

14 AGIH TUGAS / KELULUSAN ... 26

14.1 PILIH STAF... 26

14.2 CATATAN PANDUAN ... 27

15 PENGESAHAN TERIMA BORANG ... 27

16 SEMAK TUGAS ... 28 17 LAPORAN KE SITE... 28 18 LAPORAN KETIDAKAKURAN ... 29 19 LAPORAN SERVISDESK... 29 19.1 LAPORAN BAHAGIAN/UNIT ... 29 19.2 LAPORAN KATEGORI ... 30 19.3 LAPORAN SALURAN ... 30 19.4 LAPORAN INDIVIDU ... 31 19.5 DALAM TINDAKAN ... 31 19.6 MASALAH / LOKASI ... 32

19.7 LAPORAN TIKET DIAMBIL ALIH ... 32

19.8 LAPORAN KE SITE ... 32

20 STATISTIK SERVISDESK... 33

20.1 KATEGORI DAN STATUS ... 33

20.2 TUGASAN STAF ... 33

20.3 BAHAGIAN / UNIT ... 34

(4)

3 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN 20.5 SALURAN ... 35 20.6 PENGAGIH TIKET ... 35 20.7 PENGADU ... 36 20.8 PTJ ... 36 20.9 SURVEY ... 37 20.10 KATEGORI VS TEMPOH ... 37 21 DISEDIAKAN OLEH ... 38

(5)

PENGENALAN

ServisDesk merupakan sebuah sistem yang dibangunkan oleh Seksyen Aplikasi, Web

dan Multimedia (SAWM), PPKT Kampus Kejuruteraan pada tahun 2012. Sistem ini mula

digunakan pada bulan Jun pada tahun yang sama sehingga sekarang. ServisDesk telah

melalui beberapa proses evolusi dan penambahbaikan dan versi terkini adalah 2.0.

Sistem ini merupakan suatu yang sistem yang digunakan untuk mengurus aduan dan

permohonan pelanggan secara bersistematik dan berkesan. Setiap aduan dan

permohonan akan direkodkan dengan mewujudkan nombor tiket. Tiket tersebut akan

diagihkan kepada staf untuk tindakan. Perjalanan sistem akan dipantau dengan bantuan

indikator yang dipilih iaitu bebola yang berwarna. Setiap warna mewakili status tiket.

Penggunan sistem ini telah banyak membantu pengurusan aduan dan permohonan

kepada perkhidmatan Pusat Pengetahuan, Komunikasi dan Teknologi (PPKT), Kampus

Kejuruteraan. Sistem ini juga telah diluaskan penggunaannya kepada PPKT Induk dan

PPKT Kampus Kesihatan. Selain itu, sistem ini juga telah menambat hati Pusat

Tanggungjawab (PTJ) lain dan telah digunakan oleh 22 PTJ di Universiti Sains Malaysia.

(6)

1 LAMAN UTAMA

Pemilihan Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang menggunakan sistem ServisDesk 2.0.

Rajah 1 : Pilihan mengikut PTJ.

(7)

1.1 LOGIN KE SISTEM

Rajah 2 : Login ke sistem.

Untuk ke Identity Single Sign-On USM.

Perlu masukkan data tersebut untuk masuk ke sistem.

Rajah 2 : Paparan untuk ke Identity Single Sign-On USM.

(8)

2 MENU UTAMA

Berikut merupakan menu utama sistem yang boleh dipilih oleh

pengguna yang dipaparkan

dibahagian tepi sebelah kanan. Menu utama ini akan dipaparkan mengikut kategori yang ditetapkan oleh sistem iaitu untuk pengguna biasa, staf PTJ, ketua seksyen dan ketua jabatan.

(9)

2.1 STATUS SEMASA

Statistik Pantau Laporan

mengikut tahun.

Status Keseluruhan Aduan. Status Keseluruhan

Permohonan.

Statistik Aduan yang dimasukkan oleh pihak pengguna.

Statistik Permohonan yang

dimasukkan oleh pihak

pengguna. Rajah 5 : Paparan Status Semasa.

(10)

Statistik Tiket Mengikut Saluran untuk Aduan dan Permohonan. Statistik Tugasan Individu untuk Aduan dan Permohonan.

Statistik Status Tiket untuk paparan pengguna.

(11)

3 BLOCKED PORT

3.1 CABLE PATCHING

3.2 BLOCKED PORT

3.3 BUILDING SUMMARY

Menu Blocked Port hanya boleh dilihat oleh Pentadbiran Sistem PTJ yang berkenaan sahaja. Pilihan Cable Patching. Maklumat yang perlu dimasukkan.

Hasil carian akan dipaparkan. sekiranya ada.

Rajah 9 : Paparan pilihan Blocked Port.

Pilihan Blocked Port.

Maklumat yang perlu

dimasukkan.

Hasil carian akan dipaparkan sekiranya ada.

Rajah 10 : Paparan pilihan Building Summary.

Pilihan Building Summary. Senarai Bangunan, Jumlah Nod Rangkaian dan Jumlah Block akan dipaparkan untuk rujukan. Rajah 8 : Paparan pilihan Cable Patching.

(12)

4 CARIAN

4.1 CARIAN TIKET

4.2 CARIAN PENGGUNA

Rajah 11 : Paparan pilihan Carian Tiket.

Pilihan CARIAN TIKET. Perlu masukkan nombor tiket. Carian boleh juga dilakukan

dengan memilih kategori

aduan dan masukkan

katakunci.

Rujukan status tiket.

Butiran tiket yang berkenaan akan dipaparkan.

Maklumat terperinci boleh dilihat dengan klik Nombor Tiket atau bubble status.

Pilihan ADUAN.

Pilihan CARIAN PENGGUNA. Maklumat perlu dimasukkan.

Butiran pengguna yang

berkenaan akan dipaparkan. Nama perlu dipilih untuk melihat maklumat secara terperinci. Rajah 12 : Paparan pilihan Carian Pengguna.

(13)

4.2.1 SENARAI TIKET PENGGUNA

4.3 CARIAN PTJ

Rajah 14 : Paparan pilihan Carian PTJ.

Pilihan ADUAN. Pilihan CARIAN PTJ. Perlu pilih PTJ.

Butiran tiket daripada PTJ yang dipilih akan dipaparkan. Nombor tiket perlu dipilih untuk melihat maklumat tiket secara terperinci.

Rajah 13 : Paparan senarai tiket pengguna.

Senarai tiket yang telah diadu oleh pengguna tersebut akan dipaparkan.

Nombor tiket perlu dipilih untuk melihat maklumat tiket secara terperinci.

(14)

5 STAF KE SITE

5.1 STAF KE SITE

5.2 STAF KE SITE HARI INI

Rajah 15 : Paparan pilihan STAF KE SITE.

Pilihan STAF KE SITE.

Senarai staf yang pergi ke site akan dipaparkan.

Butang masa mula akan

dipaparkan sekiranya staf belum ke site

Butang masa tamat akan

dipaparkan sekiranya staf belum balik dari site.

Staf boleh klik masa tamat sekiranya telah balik dari site dan masa yang diambil akan dipaparkan.

Pilihan STAF KE SITE HARI INI.

Senarai staf yang pergi ke site pada tarikh semasa akan dipaparkan.

(15)

6 PENYENGGARAAN ASET

7 PENTADBIR SISTEM

7.1 PROFIL

7.2 STAF

Rajah 17 : Paparan Penyenggaraan Aset.

Pilihan PENYENGGARAAN

ASET di menu utama.

Senarai tiket yang terlibat dengan penyenggaraan aset akan dipaparkan.

Rajah 18 : Paparan pilihan Profil.

Pilihan PENTADBIR SISTEM di menu utama.

Pilihan PROFIL.

Senarai nama PTJ akan

dipaparkan.

Pilihan mengemaskini profil.

Pilihan STAF.

Pendaftaran baru atau carian perlu dipilih untuk menambah staf atau mencari maklumat staf.

(16)

7.3 BAHAGIAN / PERKHIDMATAN

7.4 KATEGORI

Rajah 20 : Paparan pilihan Bahagian / Perkhidmatan.

Pilihan DAFTAR BARU untuk

mendaftar bahagian /

perkhidmatan yang baru.

Pilihan Edit untuk

mengemaskini maklumat

bahagian / perkhidmatan

Rajah 21 : Paparan pilihan Kategori.

Pilihan ADUAN.

Pilihan mengemaskini

(17)

7.5 CUTI

7.6 VERSI

Rajah 22 : Paparan pilihan Cuti.

Senarai cuti akan dipaparkan.

Sila tekan butang DAFTAR BARU untuk menambah maklumat cuti.

Sila pilih butang Edit untuk mengemaskini maklumat. Sila pilih butang Hapus untuk menghapuskan maklumat cuti.

Rajah 23 : Paparan senarai Versi Sistem.

Sila pilih butang VERSI BARU untuk memasukkan maklumat versi yang baru. Senarai versi yang telah dimasukkan.

(18)

7.7 TARIKH TUTUP DESA

7.8 BANGUNAN

Rajah 24 : Paparan pilihan Tarikh Tutup Desa.

Sila tekan butang DAFTAR BARU untuk menambah maklumat tarikh mula dan tarikh tutup desa.

Sila pilih butang Edit untuk mengemaskini maklumat. Sila pilih butang Hapus untuk menghapuskan maklumat.

Rajah 25 : Paparan pilihan Bangunan.

Sila tekan butang DAFTAR BARU untuk menambah maklumat tarikh mula dan tarikh tutup desa.

Senarai nama bangunan. Sila pilih butang Edit untuk mengemaskini maklumat. Sila pilih butang Hapus untuk menghapuskan maklumat.

(19)

8 BIL SMS

9 JADUAL TEMPAHAN

Rajah 26 : Paparan pilihan Bil SMS.

Rajah 27 : Paparan pilihan Jadual Tempahan.

Paparan kos sms. Sila pilih butang Tambah Nilai untuk menambah nilai.

Sila pilih di ruangan ini untuk memilih jenis makmal atau lokasi sidang video.

(20)

9.1 JADUAL TEMPAHAN PILIHAN TEMPAT

9.2 RUJUKAN STATUS

Rajah 28 : Paparan Jadual Tempahan mengikut pilihan tempat.

Rajah 29 : Paparan rujukan status.

Paparan jadual tempahan untuk semakan.

(21)

10 DAFTAR TIKET

Pendaftaran tiket aduan Pendaftaran tiket permohonan.

(22)

10.1 KATEGORI ADUAN DAN PERMOHONAN

Kategori aduan Kategori permohonan.

Rajah 31 : Paparan kategori aduan.

(23)

10.1.1 BORANG

10.1.2 MEMUATNAIK SISIPAN

Contoh borang Memuatnaik sisipan.

Rajah 33 : Paparan borang.

Rajah 34 : Paparan muatnaik sisipan sekiranya ada.

(24)

11 BORANG SERVISDESK

11.1 BORANG SERVISDESK

Pendaftaran dilakukan untuk pihak pengguna oleh staf. Senarai pemilihan pengguna. Pemilihan borang aduan atau permohonan.

Contoh borang servisdesk. Maklumat perlu dimasukkan. Staf boleh terus mengambil tiket

tersebut tanpa proses

pengagihan. Rajah 35 : Paparan pilihan borang servisdesk.

Rajah 36 : Paparan borang servisdesk.

(25)

12 PENDAFTARAN WIFI

12.1 BORANG PENDAFTARAN WIFI

Carian pengguna untuk

pendaftaran wifi.

Pemilihan aduan atau

permohonan.

Borang pendaftaran wifi secara pantas.

Rajah 38 : Paparan pilihan pendaftaran wifi.

(26)

13 SEMAK STATUS

13.1 BUTIRAN TIKET

Rujukan status.

Senarai aduan yang pernah dilapor oleh pengguna.

Profil penggadu

Butiran tiket yang dilaporkan. Senarai aduan yang pernah dilapor oleh pengguna.

Rajah 40 : Paparan pilihan semak status.

Rajah 41 : Paparan butiran tiket secara terperinci.

(27)

13.2 MAKLUMAN TINDAKAN

14 AGIH TUGAS / KELULUSAN

14.1 PILIH STAF

Butiran tindakan yang telah dilakukan oleh staf.

Senarai tiket yang perlu

diagihkan kepada staf.

Pemilihan staf untuk agihan tugasan.

Rajah 42 : Paparan makluman tindakan.

Rajah 43 : Paparan pilihan Agih Tugas / Kelulusan.

(28)

14.2 CATATAN PANDUAN

15 PENGESAHAN TERIMA BORANG

Catatan panduan tugasan untuk staf.

Senarai pengesahan borang oleh staf sekiranya pengguna telah

menghantar borang yang

ditandatangi oleh Ketua Jabatan

pengguna (borang tertentu

sahaja). Rajah 45 : Paparan catatan panduan.

(29)

16 SEMAK TUGAS

17 LAPORAN KE SITE

Senarai tugasan staf yang telah diagihkan oleh ketua seksyen.

Staf perlu mengemaskini

tindakan yang telah diambil.

Senarai laporan ke site oleh staf. Rajah 47 : Paparan pilihan Semak Tugas.

(30)

18 LAPORAN KETIDAKAKURAN

19 LAPORAN SERVISDESK

19.1 LAPORAN BAHAGIAN/UNIT

Senarai laporan ketidakakuran.

Laporan yang menunjukkan tiket mengikut seksyen / bahagian / unit.

Pemilihan bahagian, tahun dan bulan.

Senarai hasil penjanaan

pemilihan. Rajah 49 : Paparan pilihan Laporan Ketidakakuran.

(31)

19.2 LAPORAN KATEGORI

19.3 LAPORAN SALURAN

Laporan yang menunjukkan

kategori yang dipilih oleh pengguna.

Pemilihan kategori, tahun dan bulan.

pemilihan.

saluran yang dipilih oleh

pengguna.

Pemilihan saluran, tahun dan bulan.

pemilihan. Rajah 51 : Paparan Laporan Kategori.

(32)

19.4 LAPORAN INDIVIDU

19.5 DALAM TINDAKAN

tugasan mengikut individu. Pemilihan staf, tahun dan bulan.

pemilihan.

Laporan yang menunjukkan tiket yang masih dalam tindakan staf. Senarai aduan atau permohonan

yang masih berada dalam

tindakan. Rajah 53 : Paparan Laporan Individu.

(33)

19.6 MASALAH / LOKASI

19.7 LAPORAN TIKET DIAMBIL ALIH

19.8 LAPORAN KE SITE

Laporan yang menujukkan hasil carian menggunakan katakunci untuk masalah atau lokasi. Pemilihan tahun dan kata kunci yang hendak dicari.

pemilihan.

jumlah tiket yang telah diambil alih oleh staf lain.

Pemilihan tahun dan bulan.

pemilihan.

laporan dari staf yang ke site. Pemilihan nama staf, tahun dan bulan.

Rajah 55 : Paparan Laporan Masalah/Lokasi.

Rajah 56 : Paparan Laporan Tiket Diambil Alih.

(34)

20 STATISTIK SERVISDESK

20.1 KATEGORI DAN STATUS

20.2 TUGASAN STAF

Statistik yang menunjukkan

bilangan aduan atau

permohonan mengikut kategori dan status.

Pemilihan tahun, kategori dan status.

Statistik hasil penjanaan

pemilihan.

bilangan aduan atau

permohonan yang diagihkan

kepada staf.

Pemilihan tahun, bulan dan bahagian.

pemilihan. Rajah 58 : Paparan Statistik Kategori Dan Status.

(35)

20.3 BAHAGIAN / UNIT

20.4 KATEGORI

bilangan aduan atau

permohonan yang telah

dimasukkan oleh pengguna

mengikut Seksyen / Bahagian / Unit / Perkhidmatan.

pemilihan.

bilangan aduan atau

mengikut kategori.

pemilihan. Rajah 60 : Paparan Statistik Seksyen/Bahagian/Unit/Perkhidmatan.

(36)

20.5 SALURAN

20.6 PENGAGIH TIKET

bilangan aduan atau

permohonan mengikut saluran yang dipilih oleh pengguna. Pemilihan tahun.

pemilihan.

bilangan aduan atau

permohonan yang telah diagih

mengikut nama staf yang

mengagih.

pemilihan. Rajah 62 : Paparan Statistik Saluran.

(37)

20.7 PENGADU

20.8 PTJ

bilangan aduan atau

mengikut kategori pengguna. Pemilihan tahun.

pemilihan.

bilangan aduan atau

mengikut PTJ.

pemilihan. Rajah 64 : Paparan Statistik Pengadu.

(38)

20.9 SURVEY

20.10 KATEGORI VS TEMPOH

Statitik yang menunjukkan

soalan survey yang diisi oleh pengguna apabila aduan atau permohonan telah diselesaikan oleh pihak PTJ.

Pemilihan tahun.

pemilihan.

kategori dan tempoh

penyelesaian yang digunakan. Pemilihan tahun dan bulan.

pemilihan. Rajah 66 : Paparan Statistik Survey.

(39)