JURNAL AKUNTANSI MULTI DIMENSI (JAMDI)

JURNAL AKUNTANSI MULTI DIMENSI (JAMDI)

Volume 1, Nomor 1, Mei 2018 (pp: 44 -49)

STUDI SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PENJUALAN KREDIT OBAT DAN ALAT

KESEHATAN PADA PT UNITED DICO CITAS SAMARINDA

Ibrahim Musa1 , Indah Agustini Tri Utami 2 Maleakhi Pande3 ibrahimmusa@polnes.ac.id1, Pande_maleakhi@yahoo.co.id3

1,3) Program Studi Akuntansi Manajerial (S1 Terapan), Politeknik Negeri Samarinda. 2)Program Studi Akuntansi D3, Politeknik Negeri Samarinda.

Jl. Dr. Cipto Mangunkusumo Kampus Gunung Lipan, Samarinda, Kalimantan Timur 71531 Indonesia.

Abstrak. PT United Dico Citas dalam melakukan penjualan kredit, pada beberapa fungsi masih ada yang merangkap dari dua orang menjadi satu orang yang sebaiknya terpisah serta adanya kekurangan dalam pencatatan yang digunakan berupa kartu piutang dimana kartu piutang dapat membantu dalam pencatatan mutasi piutang oleh pelanggan. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana pengendalian intern dalam penerapan sistem penjualan kredit pada PT United Dico Citas apakah sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Mulyadi, yang dapat membantu dalam pencapaian tujuan perusahaan untuk meningkatkan penjualan perusahaan. Alat analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan membandingkan sistem pengendalian internal penjualan kredit antara perusahaan dengan teori dengan cara membagikan kuisioner pada setiap fungsi yang terlibat dalam penjualan kredit. Kemudian menghitung score kuesioner tersebut apakah sistem yang diterapkan telah memadai atau sebaliknya. Hasil dari penelitian ini adalah sistem penjualan kredit yang diterapkan oleh PT United Dico Citas belum sepenuhnya memadai karena ada beberapa poin yang tidak sesuai dengan teori yang ada dengan score presentase sebesar 75%.

Kata kunci : Pengendalian Internal, Penjualan Kredit, Flow Chart.

Abstract.PT United Dico Citas in the sale of credit, in some functions there are still concurrent of two people to be one person who should be separated and the lack of in the record used in the form of receivable cards where receivable cards can help in recording mutations receivable by customers. This study aims to find out how the internal control in the implementation of credit sales system at PT United Dico Citas whether in accordance with the theory put forward by Mulyadi, which can assist in achieving company goals to increase sales company. The analytical tool used in this study is to compare the internal control system of credit sales between companies with theory by distributing questionnaires on each function involved in credit sales. Then calculate the questionnaire score whether the applied system is adequate or otherwise. The result of this research is that the credit sales system applied by PT United Dico Citas is not yet sufficient because there are several points that are not in accordance with the existing theory with a percentage score of 75%.

Keywords: Internal Control, Credit Sales, Flow Chart.

PENDAHULUAN

Pengendalian internal adalah teknik pengawasan dari seluruh kegiatan operasional perusahaan yang bertujuan untuk meminimalisir bentuk-bentuk penyelewengan aset dan kekayaan perusahaan agar dapat terhindar dari kecurangan dan kekeliruan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab yang mungkin terjadi. Salah satu aktivitas perusahaan yang mempengaruhi perolehan laba

adalah aktivitas penjualan, baik itu penjualan tunai maupun kredit. Aktivitas penjualan merupakan pendapatan utama perusahaan karena jika aktivitas penjualan produk maupun jasa tidak dikelola dengan baik maka secara langsung dapat merugikan perusahaan. Dan dalam aktivitas ini tidak jarang ditemui bentuk kecurangan – kecurangan dan pemborosan yang tentu saja sangat merugikan Masuk di JAMDI : Maret 2018

Review : April 2018 Terbit : Mei 2018 Publish : Juni 2018

perusahaan, sehingga diperlukannya suatu pengendalian internal.

PT United Dico Citas adalah perusahaan yang bergerak di bidang distributor farmasi yang sedang berkembang, dimana transaksi penjualan dilakukan secara tunai dan kredit, sehingga PT United Dico Citas memerlukan pengendalian internal yang baik terhadap fungsi penjualannya. Oleh karena itu, penulis ingin mengkaji hal-hal yang menyangkut tentang pengendalian internal perusahaan untuk mengetahui sampai sejauh mana pengendalian internal yang diterapkan PT United Dico Citas khususnya terhadap operasi penjualan kredit dengan mengadakan penelitian yang berjudul : “Studi Sistem Pengendalian Internal atas Penjualan Kredit Obat dan Alat Kesehatan Pada PT United Dico Citas Samarinda”.

Berdasarkan latar belakang yang telah penulis uraikan sebelumnya, maka permasalahan yang dapat penulis rumuskan, yaitu “Apakah sistem pengendalian internal penjualan kredit PT United Dico Citas telah dilaksanakan dengan benar dan memenuhi unsur-unsur pengendalian internal menurut Mulyadi (2010)?”

KAJIAN PUSTAKA Akuntansi

Akuntansi menurut AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) bahwa Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, dan pengikhtisaran dengan cara tertentu dan dalam ukuran moneter, transaksi, dan kejadian-kejadian yang umumnya bersifat keuangan dan termasuk menafsirkan hasil-hasilnya. Akuntansi adalah proses pencatatan, pengklasifikasian, serta pengikhtisaran kejadian-kejadian ekonomi dengan suatu perlakuan yang logis yang bertujuan menyediakan informasi keuangan, yang dapat digunakan dalam pengam-bilan keputusan (Islahuzzaman, 2012:4). Dan Pura (2013:4) mengemukakan bahwa akuntansi adalah seperangkat pengetahuan yang mempelajari pereka-yasaan dalam penyediaan jasa, yang berupa informasi keuangan kuantitatif dari suatu unit organisasi dan cara penyampaianya (pelaporan) informasi tersebut kepada pihak yang ber-kepentingan untuk dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi.

Pengertian Sistem

MenurutMulyadi (2010:5) menyatakan bahwa sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Sedangkan menurut Hall (2006:6) sistem didiefinisikan sebagai kelompok dari dua atau lebih komponen subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama. Selanjutnya Marom (2002:1) menyatakan bahwa sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang disusun dalam rangkaian secara menyeluruh untuk melaksanakan berbagai kegiatan atau fungsi pokok dalam badan usaha.

Pengertian Pengendalian Internal

Menurut Mulyadi(2002:180) menyatakan pengendalian internal sebagai suatu proses – yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain – yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan berikut ini:

a. Keandalan pelaporan keuangan

b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan

yang berlaku

c. Efektivitas dan efisiensi operasi.

Konsep Sistem Pengendalian Internal

Mulyadi (2010:163) menyatakan sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian datan akuntansi,

Tujuan sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2010:163):

1) Menjaga kekayaan organisasi

2) Mengecek ketelitian dan keandalan data

akuntansi

3) Mendorong efisiensi

4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

Konsep Penjualan

Swastha (2009:8) menyatakan penjualan adalah ilmu dan seni yang mempengaruhi pribadi yang dilakukan oleh penjual untuk mengajak orang lain agar bersedia membeli barang atau jasa yang ditawarkannya.

Swastha (2009:11) jenis-jenis penjualan dapat dikelompokkan menjadi, trade selling, missionary selling, technical selling, new business selling, dan responsive selling. Swastha (2009:80) pada

umum-nya perusahaan mempuumum-nyai tiga tujuan umum dalam penjualanya, yaitu:

a. Berusaha mencapai tingkat penjualan tertentu. b. Berusaha mencapai laba/profit akhir melebihi

biaya yang dikeluarkan.

c. Menunjang pertumbuhan Perusahaan.

Mulyadi (2010:202) menyatakan bahwa penjualan kredit adalah apabila order dari pelanggan dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya.

Mulyadi (2010:219-220), jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit terdiri dari:

a. Prosedur order penjualan b. Prosedur pengiriman c. Prosedur penagihan

d. Prosedur pencatatan piutang

e. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Mulyadi (2010:214-216) dalam proses penjualan kredit, dokumen-dokumen yang digunakan antara lain:

a. Surat Order Pengiriman b. Faktur Penjualan

c. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan d. Bukti Memorial

Konsep Sistem Pengendalian Intern Penjualan Hart dan Stapleton (2005:181) menyatakan bahwa pengendalian penjualan merupakan pemakaian sistem atau tata cara untuk memung-kinkan personel pengawasan untuk memantau kinerja dari operasi penjualan, teristimewa dalam kaitannya dengan tenaga lapangan, dengan menggunakan sasaran – sasaran atau tujuan – tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.

Kerangka Konseptual Penelitian

Kerangka konseptual penelitian tersebut dapat digambarkan pada bagan sebagai berikut : METODE

Metode penelitian ini menggunakan metode kualitatif. Objek Penelitian adalah pada PT United Duta Citas Jl. Ir. H. Juanda 4 No. 93 RT 01 Air Hitam, Samarinda, Kalimantan Timur.

Jenis data yang dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Peneliti menggunakan data primer berupa hasil wawancara keterangan-keterangan dari fungsi yang terkait

dengan prosedur penjualan kredit PT UnitedDuta Citas.. Sedangkan data sekunder didapatkan dari bukti, dokumen, catatan atau laporan historis mengenai sistem dan prosedur penjualan kredit. Metode pengumpulan data dalam peneliti ini adalah interview, teknik dokumentasi, kuesioner, dan studi pustaka.

Alat Analisis yang digunakan dalam penulisan ini mengacu pada empat unsur-unsur pokok pengendalian intern menggunakan alat bantu ICQ (Internal Control Quotionnaries) dengan memban-dingkan sistem penjualan kredit secara teoritis dengan keadaan sistem penjualan kredit yang diterapkan PT United Duta Citas, serta meng-gunakan flowchart untuk membandingkan apakah sistem dan prosedur PT United Duta Citas telah memenuhi unsur-unsur pengendalian intern.

HASIL

PT United Dico Citas adalah sebuah perusa-haan distributor farmasi tingkat nasional yang berkantor pusat di Jakarta yang memiliki 20 cabang di Indonesia, yaitu Jakarta 1, Jakarta 2, Jakarta 3, Bogor, Bandung, Lampung, Bali, Pekanbaru, Palembang, Batam, Surabaya, Surabaya AB, Jogja, Jambi, Semarang, Malang, Makassar, Banjarmasin, dan Samarinda.

Berdasarkan hasil kuesioner yang dibuat peneliti, maka hasil perbandingan antara sistem penjualan kredit PT United Dico Citas degan unsur-unsur pengendalian internal menurut teori dapat dijabarkan seperti berikut.

1. Organisasi

a. Ya. Fungsi penjualan telah terpisah dengan fungsi kredit.

b. Tidak. Adanya penggabungan tugas antara fungsi akuntansi dan fungsi kredit. c. Ya. Fungsi akuntansi telah terpisah

dengan fungsi kas.

d. Tidak. Pembagian fungsi dan tugas kurang dilaksanakan sebagaimana mestinya karena banyak bagan organisasi yang memuat perangkapan fungsi-fungsi. 2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

a. Ya. Fungsi penjualan telah melakukan otorisasi pada setiap penerimaan order oleh pelanggan dengan menggunakan surat order pngiriman.

b. Tidak.Adanya penggabungan antara fungsi akuntansi dan fungsi kredit yang sebaiknya dipisahkan.

c. Ya. Otorisasi pengiriman barang kepada pelanggan dilakukan oleh fungsi pengi-riman.

d. Ya. Setiap pencatatan piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat barang.

e. Ya. Setiap formulir yang terkait dengan penjualan kredit telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.

3. Praktek yang Sehat

a. Ya. Surat order pengiriman telah diper-tanggungjawabkan oleh fungsi penjualan dan bernomor urut tercetak.

b. Ya. Telah dilakukan rekonsiliasi kartu piu-tang dengan rekening kontrol piupiu-tang dalam buku besar secara periodik.

c. Ya. Fungsi akuntansi telah mengirim pernyataan piutang kepada debitur secara periodik.

d. Ya. Faktur penjualan telah dipertang-gungjawabkan oleh fungsi penagihan dan harus bernomor urut tercetak.

e. Ya. Rekonsiliasi antara laporan penjualan dengan laporan keuangan telah dilakukan secara periodik.

f. Ya. Dilakukan pengecekan oleh pejabat yang berwenang atas bukti pembayaran uang muka dari pelanggan melalui bank. g. Tidak. Masih adanya peggabungan fungsi. h. Ya. Kontrol terhadap prosedur penjualan

kredit harus dilakukan berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan.

4. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya

a. Ya. Penerimaan karyawan sudah melalui tes-tes yang memadai.

b. Ya. Telah dilakukan pelatihan karyawan sesuai dengan bidangnya.

c. Tidak. Rotasi jabatan tidak dilakukan oleh perusahaan.

Adapun metode yang digunakan dalam menghitung score kuesioner ini adalah memban-dingkan keadaan sesungguhnya pada PT United Dico Citas dengan teori yang ada.

Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan menghasilkan jawaban “Ya” dan “Tidak” dengan pertanyaan sebanyak 20 butir. Jawaban “Ya” menunjukkan bahwa sistem pengndalian internal PT United Dico Citas adalah baik, sedangkan jawaban “Tidak” menunjukkan sebaliknya. Berdasarkan pertanyaan yang diajukan sebanyak 20 butir, terdapat 15 jawaban menyatakan “Ya” dan 5 jawaban menyatakan “Tidak”, maka dapat dihitung score persentase sebagai berikut: Persentase

=∑ butir yang mendapat jawaban Ya

∑ butir keseluruhan 𝑥 100%

= 15

20 𝑥 100%

= 75%

Selanjutnya, nilai persentase yang didapat melalui hasil perhitungan scoring dari perbandingan penerapan sistem pengendalian internal penjualan kredit PT United Dico Citas dengan teori adalah sebesar 75%. Kemudian dari hasil persentase tersebut dapat dideskripsikan berdasarkan kriteria penilaian sebagai berikut:

a. 0 % - 25% berarti pengendalian internal atas penjualan kredit tidak sesuai dengan unsur-unsur pengendalian.

b. 25% - 50% berarti pengendalian internal atas penjualan kredit kurang sesuai dengan unsur-unsur pengendalian.

c. 50% - 75%berarti pengendalian internal atas penjualan kredit cukup sesuai dengan unsur-unsur pengendalian.

d. 75% - 100% berarti pengendalian internal atas penjualan kredit sangat sesuai dengan unsur-unsur pengendalian.

Setelah jawaban telah diperoleh melalui perhitungan scoring tersebut, dapat diketahui bahwa sistem pengendalian internal penjualan kredit PT United Dico Citas termasuk dalam kategori cukup sesuai atau cukup memadai. Keadaan ini mencerminkan bahwa sistem pengendalian internal penjualan kredit PT United Dico Citas belum sepenuhnya baik, artinya masih terdapat kelema-han-kelemahan dalam melaksanakan setiap fungsi organisasi yng ada dan elemen dari sitem pengendalian internal menurut teori yang kurang dilaksanakan dengan baik.

Jika dilihat dari aspek struktur organisasi, PT United Dico Citas masih terdapat perangkapan fungsi terkait. Ini dapat dilihat pada fungsi akuntansi dan fungsi kedit, dimana fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kredit. Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam hal pencatatan piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit, sedangkan fungsi kredit bertanggungjawab dalam pengecekan internal terhadap status kredit pelanggan apabila pelanggan akan melakukan transaksi pembelian secara kredit. Apabila ada pelanggan ingin melakukan transaksi pembelian kredit tetapi riwayat pelunasan piutang yang dilakukan belum dapat dipenuhi, maka fungsi kredit berwenang untuk menolak pemberian kredit kepada pelanggan tersebut sebelum dapat melunasi piutang.

Aspek Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Pada PT United Dico Citas, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan sudah terselenggara dengan baik, kecuali pada persetujuan pemberian kredit oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy, karen fungsi akuntansi dan fungsi kredit menjadi satu. Otorisasi ini dimaksudkan untuk menghindari terjadinya manipulasi data yang dapat terjadi.

Aspek Praktek yang Sehat

Pengendalian terhadap formulir terkait dengan penjulan kredit yang dilakukan oleh PT United Dico Citas sudah sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan yaitu menggunakan formulir yang bernomor urut tercetak dan di pertanggung jawabkan oleh orang yang berwenang dalam memberikan persetujuan pada formulir tersebut. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggungjawabnya

Pada PT United Dico Citas, penerimaan karyawan telah dilakukan berdasarkan tes-tes yang memadai dan telah dilakukan peatihan terhadap karyawan sesuai dengan bidangnya. Setelah memahami alur sistem dan prosedur perusahaan yang sebenarnya, dapat dilihat bahwa ada beberapa sistem yang tidak sesuai dengan teori yang dapat menghambat pencapaian perusahaan. Oleh karena itu, penulis memberikan usulan sistem dan prosedur penjualan kredit kepada perusahaan yang nantinya

dapat memberikan masukan terhadap sistem dan prosedur yang telah diterapkan sebelumnya.

Fungsi yang terkait dengan sistem penjual-an kredit ypenjual-ang penulis usulkpenjual-an adalah:

1. Fungsi Sales Admin

a. Menerima Surat Pesanan (SP) dari pe-langgan yang telah diotorisasi oleh outlet dengan membubuhi tanda tangan dan nama jelas Apoteker Penanggungjawab (APJ) beserta S No. SIPA/SIKA dan stempel outlet.

b. SP kemudian diotorisasi oleh APJ Cabang. c. Membuat Delivery Order (DO) sebanyak 6

rangkap.

d. DO 1,2,3,4 dan 5 diserahkan ke fungsi gudang.

e. DO 6 diserahkan ke fungsi kredit.

f. Atas dasar DO 1, 2, 3 dan 4, verifikasi tandatangan dan stampel APJ Outlet. g. SP diarsipkan secara permanen

ber-dasarkan tanggal beserta DO 6. 2. Fungsi Kredit

a. Atas dasar DO 6 memeiksa status kredit pelanggan dan memberikan otorisas kredit.

b. DO 6 diserahkan kembali ke fungsi Sales Admin.

3. Fungsi Gudang

a. Atas dasar DO 1, 2, 3, 4 dan 5 menyipkan barang.

b. Atas dasar DO 1, 2, 3, 4 dan 5 mencatat pada kartu gudang.

c. DO 1, 2, 3, 4 dan 5 diserahkan ke fungsi pengiriman bersama barang.

d. Atas dasar DO 1, 2, 3 dan 4, verifikasi tandatangan dan stampel APJ Outlet. 4. Fungsi Pengiriman

a. Atas dasar DO 1, 2, 3, 4 dan 5 meminta otorisasi berupa tanda tangan dan stampel APJ outlet.

b. Atas dasar DO 5 menyerahkan barang kepada pelanggan.

c. DO 1, 2, 3 dan 4 diserahkan k Fungsi Gudang.

5. Fungsi Penagihan

a. Atas Dasar DO 1 dan 2, membuat Daftar Tagih (DT) sebanyak dua rangkap.

b. Berdasarkan DO 1, DT, Faktur Pajak diserahkan ke pelanggan, kemudian diotorisasi oleh pelanggan.

c. DO 1, DT dan Faktur Pajak diserahkan ke fungsi Kasir beserta bukti pembayaran. 6. Fungsi Akuntansi

a. Berdasarkan DO 2 membuat Faktur Pajak. b. Berdasarkan bukti pembayaran membuat

rekaan piutang dan mengarsipkan secara permanen menurut tanggal.

SIMPULAN

Dalam menjalankan organisasinya, PT United Dico Citas belum sepenuhnya menerapkan sistem yang telah memenuhi standar. Banyak terjadi penggabungan fungsi-fungsi yang terjadi, misalnya seperti fungsi akuntansi dengan fungsi kredit dan fungsi salesman dengan fungsi penagihan.

1. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang diterapkan oleh PT United Dico Citas sudah terselenggara dengan baik, kecuali pada persetujuan pemberian kredit oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy, karen fungsi akuntansi dan fungsi kredit menjadi satu.

2. Praktik yang Sehat

Praktik yang sehat yang diterapkan oleh PT United Dico Citas sudah sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan yaitu menggunakan formullir yang bernomor urut tercetak dan di pertanggung jawabkan oleh orang yang berwenang dalam memberikan persetujuan pada formulir tersebut.

3. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya

Dalam perekrutan karyawan, PT United Dico Citas telah dilakukan berdasarkan tes-tes yang memadai dan telah dilakukan pelatihan terhadap karyawan sesuai dengan bidangnya.

DAFTAR RUJUKAN

Champion, D.J., 1990, Basic Statistic For Social Research, Second Ed., New York : Milan Publishing Co.

Hall, James A, 2006, Accounting Information System: Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedua, Cetakan Keempat, Salemba Empat, Jakarta.

Hart, Norman A dan Stapleton, John, 2005, Kamus Marketing, Cetakan Kedua, Bumi Aksara, Jakarta.

http://journal.binus.ac.id/index.php/BBR/article/viewF ile/1243/1111

Islahuzzaman, 2012, Istilah-Istilah Akuntansi dan Auditing, Edisi Pertama, Cetakan Pertama, Bumi Aksara, Jakarta.

Marom, Chairul, 2002, Sistem Akuntansi

Perusahaan Dagang, PT. Grafindo, Jakarta. Maysaroh, Siti, 2009, Pemeriksaan Operasional Atas

Penjualan dan Piutang Usaha Guna Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas pada PT Putra Mandiri Chemicals. Universitas Widyatama Bandung

Mulyadi, 2002, Auditing, Edisi Keenam, Salemba Empat, Jakarta.

, 2010, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Kelima, Salemba Empat, Jakarta. Patabang, Jerica Florinda, 2014, Analisis Sistem

Penjualan Kredit Menggunakan Sistem Pengendalian Intern Guna Meningkatkan Efektivitas Dan Efisiensi Pada PT Kilifindo Teknik Tahun 2013.Politeknik Negeri Samarinda

Pura, Rahman, 2013, Pendekatan Akuntansi 1, Erlangga, Jakarta.

Swastha, Basu, 2009, Manajemen Penjualan, Edisi Ketiga, Cetakan Keenam, BPFE,