BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 ISO (International Organization for Standardization)
ISO (International Organization for Standardization) merupakan pengembang standard internasional terbesar di dunia. Standard internasional memberikan panduan untuk spesifikasi produk, jasa, panduan praktis yang membantu industri lebih efisien dan efektif.
Sejarah ISO dimulai pada tahun 1946 ketika delegasi dari 25 negara bertemu di Institut Teknik Sipil di London, UK dan memutuskan untuk membuat organisasi internasional baru untuk memfasilitasi Koordinasi dan penyatuan standard industri internasional. Pada bulan Februari 1947, Organisasi ISO secara resmi mulai beroperasi.
Karena 'International Organization for Standardization' mempunyai beberapa akronim yang berbeda dari beberapa bahasa (IOS dalam bahasa inggris, OIN dalam bahasa Perancis), para pendiri organisasi memutuskan untuk memberikan nama yang singkat yaitu ISO yang berasal dari kata isos dalam bahasa Yunani yang berarti sama.
Saat ini, ISO mempunyai anggota di 164 negara dan 3335 badan teknis yang menangani pengembangan standard. Lebih dari 19,000 standar internasional telah diterbitkan yang meliputi semua aspek pada teknologi dan manufaktur.(www.iso.org)
2.2 Standar Sistem Manajemen
Sistem manajemen merupakan sekumpulan prosedur di dalam organisasi yang dibutuhkan untuk mencapai suatu tujuan organisasi. (www. iso.org). ISO memiliki sejumlah standar manajemen yang masing –masing memiliki fokus yang berbeda terhadap isu-isu di dalam bisnis global . Standar sistem manajemen yang telah dikenal luas dan diimplementasikan dibanyak organisasi adalah standar sistem Manajemen Mutu ISO 9001 dan Standar Sistem Manajemen lingkungan ISO 14001
Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari penerapan sistem manajemen yang efektif adalah
Efisiensi dalam penggunaan sumber daya
Memperbaiki Manajemen resiko (risk management) Meningkatkan kepuasan pelanggan
ISO Standard Sistem manajemen didasarkan pada prinsip perbaikan yang berkelanjutan (continual improvement). Organisasi atau perusahaan melakukan penilaian terhadap kondisi saat ini, menetapkan sasaran, membuat kebijakan kemudian melakukan pengukuran terhadap hasil.
2.2.1 Sistem Manajemen Mutu ISO 9001
Menurut Gaspersz (2001), Sistem manajemen mutu (Quality Management System) merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang dan atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi.
Standar ISO 9001 merupakan kumpulan persyaratan untuk sistem manajemen mutu dan merupakan satu-satunya standar dalam keluarga ISO 9000 yang dapat disertifikasi meskipun sertfikasi bukan merupakan suatu persyaratan. Standard ini dapat digunakan oleh organisasi baik besar maupun kecil.
Ada 8 Prinsip yang melandasi implementasi sistem manajemen mutu yang dikenal dengan “8 Prinsip Sistem Manajemen” Mutu yaitu
1. Fokus pada pelanggan
2. Kepemimpinan yang berorientasi pada mutu 3. Keterlibatan segenap karyawan
4. Pendekatan pada proses
5. Pendekatan berbasis fakta untuk mengambil keputusan 6. Pendekatan sistem
7. Spirit untuk melakukan perbaikan terus menerus 8. Hubungan yang produktif dengan pemasok.
Di dalam dokumen persyaratan ISO 9001 versi terbaru (ISO 9001: 2008) terdapat 5 klausa persyaratan penerapan sistem manajemen mutu yaitu sebagai berikut:
4.0 Sistem Manajemen Mutu-Persyaratan 5.0 Tanggung Jawab Manajemen
6.0 Manajemen sumber daya 7.0 Realisasi produk
8.0 Pengukuran analis dan peningkatan
Model suatu sistem manajemen mutu ditunjukan dalam gambar 2.1 yang menggambarkan hubungan-hubungan yang dijelaskan di dalam klausa 4 sampai dengan klausa 8.
Penerapan ISO 9001:2008 membutuhkan sekumpulan dokumen yang harus dibuat untuk diikuti dan diaudit nantinya. Tabel 2.1 berikut ini berisi persyaratan minimum dokumentasi yang harus ada di dalam penerapan sistem manajemen mutu berdasarkan ISO 9001:2008.
Tabel 2.1 Persyaratan minimum dokumentasi SMM ISO 9001:2008
No Klausul Prosedur Wajib Klausul Rekaman/Catatan Wajib 1 4.2.3 Pengendalian Dokumen 5.6.1 Tinjauan Manajemen 2 4.2.4 Pengendalian Catatan Mutu 6.2.2 Kemampuan, Kesadaran
dan Pelatihan
3 8.2.2 Audit Mutu Internal 7.1 Perencanaan Realisasi Produk
4 8.3 Pengendalian Produk tidak
Sesuai 7.2.2 Tinjauan Persyaratan yang berkaitan dengan produk 5 8.5.2 Tindakan Perbaikan 7.3.2 Masukan desain dan
pengembangan 6 8.5.3 Tindakan Pencegahan 7.3.4 Tinjauan desain dan
Pengembangan
7 7.3.5 Verifikasi desain dan
pengembangan
8 7.3.6 Pengesahan desain dan
pengembangan
9 7.3.7 Pengendalian perubahan
desain dan pengembangan
10 7.4.1 Proses Pembelian
11 7.5.2 Pengesahan proses untuk
produksi dan penyediaan jasa
12 7.5.3 Identifikasi dan mampu
telusur 13 7.5.4 Kepemilikan pelanggan 14 7.6 Pengendalian sarana pemantauan da pengukuran 15 8.2.2 Audit Internal 16 8.2.4 Pemantauan dan pengukuran produk
17 8.3 Pengendalian produk tidak
sesuai
19 8.5.3 Tindakan pencegahan
20 4.2.3 Pengendalian dokumen
Dokumen yang Wajib Tersedia 1 5.3 Kebijakan Mutu 2 5.4.1 Sasaran Mutu 3 5.4.2 Rencana Mutu
4 5.5.1 Struktur organisasi dan Job Deskripsi
2.2.2 Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001
ISO 14001 adalah standar internasional yang dapat diterapkan oleh organisasi yang bermaksud untuk menetapkan, menerapkan, memelihara dan meningkatkan sistem manajemen lingkungan (ISO 14001, 2004). Standar yang pertama kali dipublikasikan pada tahun 1996 dan direvisi pada tahun 2004 ini merupakan hasil negosiasi pertemuan GATT di Uruguay dan konferensi lingkungan di Rio de Jenero pada tahun 1992 (Zeng, S.X et al, 2005). Standar tersebut disebut sebagai green standard karena memberikan persyaratan-persyaratan spesifik untuk sebuah sistem manajemen lingkungan yang komprehensif (Salman, 2009).
Persyaratan-persyaratan di dalam ISO 14001 bersifat generik sehingga bisa diterapkan oleh semua perusahaan tanpa bergantung pada tipe, ukuran, dan jenis produk yang diberikan (ISO 14001, 2004).
Sebagai sebuah standar generik, proses penerapan ISO 14001 pada suatu organisasi dapat berbeda dengan organisasi lainnya. Beberapa peneliti topik ini seperti Cascio (1998), Jackson (1997) and Gilbert and Gould (1998) setuju bahwa proses penerapan ISO 14001 secara umum adalah sebagai berikut (Balzarova, 2005):
1) Menentukan lingkup
2) Menentukan proses evaluasi baik evaluasi aspek dan dampak lingkungan maupun evaluasi peraturan perundangan
3) Mengumpulkan data
4) Membentuk tim lintas fungsi 5) Mengidentifikasi aspek
6) Mengidentifikasi dampak lingkungan 7) Mengevaluasi dampak lingkungan 8) Mencatat hasil
9) Memantau dan mengukur sistem 10) Mengevaluasi sistem secara berkala
Di dalam dokumen persyaratan ISO 14001 versi terbaru (ISO 14001:2004) terdapat 6 klausul persyaratan penerapan sistem manajemen lingkungan yaitu 4.1 Persyaratan umum
4.2 Kebijakan Lingkungan 4.3 Perencanaan
4.4 Penerapan dan Operasional 4.5 Pemeriksaan
4.6 Tinjauan Manajemen
Model suatu sistem manajemen lingkungan ditunjukan dalam gambar 2.2 yang menggambarkan hubungan-hubungan yang dijelaskan di dalam klausa 4.1 sampai dengan klausa 4.6.
Gambar 2.2 Model Sistem Manajemen Lingkungan
Persyaratan minimum dokumentasi yang harus ada di dalam penerapan sistem manajemen lingkungan berdasarkan ISO 14001:2004 adalah sebagai berikut:
Tabel 2.2 Persyaratan minimum dokumentasi SML ISO 14001:2004
No Klausul Prosedur Wajib Klausul Rekaman/Catatan Wajib 1 4.3.1 Aspek lingkungan 4.4.2 Kompetensi, pelatihan dan
kesadaran 2 4.3.2 Persyaratan peraturan
perundangan dan lainnya 4.5.1 Pemantauan dan pengukuran 3 4.4.2 Kompetensi pelatihan dan
kesadaran 4.5.2 Evaluasi kepatuhan
4 4.4.3 Komunikasi 4.5.3 Ketidaksesuaian, tindakan
perbaikan dan pencegahan 5 4.4.5 Pengendalian dokumen 4.5.5 Audit Internal
6 4.4.6 Pengendalian operasional 4.6 Tinjauan Manajemen 7 4.4.7 Kesiapsiagaan & Tanggap
darurat
8 4.5.1 Pemantauan dan Pengukuran
9 4.5.2 Evaluasi kepatuhan 10 4.5.3 Ketidaksesuaian, tindakan
perbaikan dan pencegahan 11 4.5.4 Pengendalian rekaman 12 4.5.5 Audit internal
Dokumen yang Wajib Tersedia 1 4.2 Kebijakan Lingkungan 2 4.3.3 Tujuan, sasaran dan Program 3 4.4.1 Job Deskripsi
2.3 Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja OHSAS 18001 OHSAS 18001 diterbitkan pertama kali pada tahun 1999 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja.yang dimaksudkan untuk mengelola aspek keselamatan dan kesehatan kerja (K3). OHSAS 18001 menyediakan kerangka bagi efektifitas manajemen K3 termasuk kesesuaian dengan peraturan perundang-undangan yang diterapkan pada aktifitas organisasi dan mengenali adanya bahaya-bahaya yang timbul.
Standar tersebut dapat diterapkan pada setiap organisasi yang berkemauan untuk menghapuskan atau meminimalkan resiko bagi para karyawan dan pemegang kepentingan lainnya yang berhubungan langsung dengan resiko K3 menyertai aktifitas-aktifitas yang ada..
Sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja (SMK3) adalah bagian dari sistem manajemen organisasi yang digunakan untuk membuat dan menerapkan kebijakan keselamatan dan kesehatan kerja dan mengelola resiko di dalam keseshatan dan keselamatan kerja (OHSAS 18001:2007).
Klausul persyaratan penerapan SMK3 pada OHSAS 18001 menyerupai klausul pada persyaratan ISO 14001 terdiri dari 6 klausul sebagai berikut:
4.1 Persyaratan umum 4.2 Kebijakan K3 4.3 Perencanaan
4.4 Penerapan dan Operasional 4.5 Pemeriksaan
4.6 Tinjauan Manajemen
Model suatu sistem SMK3 ditunjukan dalam gambar 2.3 yang menggambarkan hubungan-hubungan yang dijelaskan di dalam klausa 4.1 sampai dengan klausa 4.6.
Gambar 2.3 Model Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja Persyaratan minimum dokumentasi yang harus ada di dalam penerapan sistem manajemen lingkungan berdasarkan ISO 14001:2004 adalah sebagai berikut:
Tabel 2.3 Persyaratan minimum dokumentasi SMK3 OHSAS 18001:2007
No Klausul Prosedur Wajib Klausul Rekaman/Catatan Wajib 1 4.3.1 Identifikasi bahaya,
penilaian resiko dan penetapan kontrol
4.3.1 Identifikasi bahaya, penilaian resiko dan penetapan kontrol 2 4.3.2 Persyaratan peraturan
perundangan dan lainnya 4.4.2 Kompetensi, pelatihan dan kesadaran 3 4.4.2 Kompetensi pelatihan dan
kesadaran 4.5.1 Pemantauan dan pengukuran
4 4.4.3.1 Komunikasi 4.5.2 Evaluasi kepatuhan
5 4.4.3.2 Partisipasi dan Konsultasi 4.5.3.1 Investigasi Kecelakaan 6 4.4.5 Pengendalian dokumen 4.5.3.2 Ketidaksesuaian, tindakan
perbaikan dan pencegahan 7 4.4.6 Pengendalian operasional 4.5.5 Audit Internal
8 4.4.7 Kesiapsiagaan & Tanggap
darurat 4.6 Tinjauan Manajemen
Pengukuran
10 4.5.2 Evaluasi kepatuhan 11 4.5.3.1 Investigasi Kecelakaan 12 4.5.3.2 Ketidaksesuaian, tindakan
perbaikan dan pencegahan 13 4.5.4 Pengendalian catatan 14 4.5.5 Audit internal
Dokumen yang Wajib Tersedia 1 4.2 Kebijakan K3
2 4.3.3 Sasaran/Tujuana dan Program
3 4.4.1 Struktur organisasi dan Job Deskripsi Rencana Mutu
2.4 Sistem Manajemen Terintegrasi (Integrated Management System) Integrasi sistem manajemen adalah metode untuk menggabungkan 3 sistem manajemen (ISO 9001, ISO 4001 dan OHAS 18001) ke dalam satu sistem. Melalui integrasi sistem manajemen, organisasi akan menggabungkan semua bagian dan sub bagian yang ada di dalam masing-masing sistem manajemen dan menciptakan sistem manajemen terintegrasi. Ketika 3 sistem manajemen digabungkan, implementasi dan proses audit akan dilakukan sebagai unit tunggal.
Dengan revisi dan edisi baru dari standar yang berbeda untuk sistem manajemen (ISO 9001. ISO 14001 dan OHSAS 18001) membuat sistem memiliki peningkatan jumlah persamaan. Revisi dan update tersebut juga ditujukan agar masing-masing sistem lebih compatible untuk tujuan integrasi sistem manajemen. Persamaan diantara 3 (tiga ) sistem manajemen tersebut meliputi komitmen manajemen puncak, dokumentasi dan pengendalian catatan, definisi kebijakan, prencanaan sasaran dan target, pelatihan karyawan, komunikasi, audit, pengendalian ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan, dan tinjauan manajemen (Tine Herreborg J dkk, 2004)
Standar ISO 9001, ISO 14001 dan OHSAS 18001 memiliki prinsip dasar yang umum yaitu perbaikan terus menerus berdasarkan siklus Deming (Plan-Do-Check-Act). Ketiga standar berbagi struktur yang sama, dan terdiri atas dasar siklus yang sama (Jonker dan Karapetrovic, 2004). Sistem dokumentasi, catatan, kebijakan, perencanaan, tanggung jawab, pelaksanaan,pengendalian operasional, komunikasi, verifikasi,audit, kesesuaian, perbaikan yang berkesinambungan dan pencegahan persyaratan khusus adalah umum untuk ketiga standar (Karapetrovic & Jonker, 2003).
Beberapa peneliti telah mengemukakan berbagai metode integrasi. Wilkinson dan Dale (2002, dalam Zeng, S. X et al, 2005) menjelaskan pendekatan integrasi dengan dua cara dan level berbeda. Kedua pendekatan tersebut adalah menyatukan dokumentasi yang diminta oleh kedua standar dan menerapkan sistem dengan pendekatan Total Quality Management (Sik Sumeidi. IGM Yuda Bakti).
Karapetrovic dan jonker (2003) mengembangkan “model sistem” yang terdiri dari (i) penetapan tujuan (ii) perencanaan dan desain sistem (iii) akusisi dan penyebaran sumber daya (iv) penerapan sistem (v) sistem evaluasi dan perbaikan. Pun and Hui (2002) mengajukan sebuah “model proses” yang terdiri dari tiga tahapan di dalam integrasi yaitu tahap perencanaan, tahap integrasi, dan tahap instalasi. (S.X Zeng dkk-2006)
Metode integrasi selanjutnya adalah manajemen sistem terintegrasi berdasarkan struktur ISO 14001 yang diadopsi dari Bitish Standard (BS 8800).
Strategi penggabungan sudah terdapat didalam standar primer kunci, sebagai contoh adalah Anex B dari ISO 14001 yang menjelaskan hubungan antara ISO 9001:2000 dan ISO 14001:2004. Tabel A.1 dari OHSAS 18001:19999 memperlihatkan hubungan antara OHSAS 18001:19999, ISO14001:1996 (versi lama) dan ISO 9001:2000.
Gambar 2.4 Persyaratan sistem manajemen terintegrasi berdasarkan struktur ISO 14001
Initial Status Review Policy Planning Implementation and Operation Checking and Corrective Action Management review Continual Improvement Integration of quality, environmental and health and safety (QHSE) related management process
Integration of quality, environmental and health and safety (QHSE) related management process Elementd of BS
8800/OHSAS 18001 based on ISO 14001 approach
Evaluation QHSE information from audits as well as further planning and control processes
Control of the achievement of QHSE objectives, integrated system audit, implementation of quality, environmental, health & safety corrective measures
QHSE organization, training, communication, operation control, documentation Analysis of stake holder demands, planning of QHSE objective incl product & process features, imrpovement measures, Definition of QHSE action principles
Review of QHSE baseline condition
Meskipun terlihat mudah untuk mengintegrasikan dari sistem-sistem tersebut, namun sebenarnya tidak semudah yang dibayangkan dengan hanya menggabungkan begitu saja elemen-elemen yang sama. Integrasi yang sejati (genuine integration) tidak hanya sekedar menggabungkan elemen-elemen umum menjadi satu sistem akan tetapi adalah bagaimana suatu organiasi dapat mendorong proses integrasi itu lebih jauh dengan cara melibatkan karyawan, proses review dan pendekatan sistem sehingga sistem tersebut benar-benar terintegrasi secara sistem dan terintegrasi penuh kedalam organisasi operasi bisnis.
Sistem manajemen yang terintegrasi mempunyai beberapa kelebihan yaitu mengurangi beban kerja, mengurangi waktu sertifikasi, mengurangi biaya dan dokumentasi (Kadir arifin dkk, 2009). Menurut Tine hereborg J dkk, keuntungan dari manajemen sistem terintegrasi adalah
- Meminimalkan dokumentasi dan catatan (paper work) - Mengurangi birokrasi dan kebingungan diantara standard
- Penghematan biaya melalui optimasi waktu dan sumber daya yang digunakan untuk sistem
- Menyederhanakan internal dan eksternal audit
- Lebih fokus di dalam hubungan anta mutu, lingkungan, keselamatan dan kesehatan kerja.
Sedangkan menurut Low Sui Pheng dkk, manajemen sistem terintegrasi memiliki keuntungan dalam 4 dimensi yaitu (i) waktu (ii) biaya (iii)tenaga kerja (iv) pekerjaan administratif
