09/09/2011. Who says (Komunikator) Says what (Pesan) To Whom (komunikan) With Channels (Saluran/Media) What Effect (umpan balik)

(1)

1

Disampaikan pada Acara Persatuan Ister Dokter Hewan, 20-12-2008

Dasar hubungan Anda dengan Pendengar Anda

Seberapa Penting Memahami Pengetahuan Komunikasi?

• mengharapkan hubungan timbal balik yang

positip

• supaya gagasan bisa diterima pihak lain • berusaha mencapai target tertentu

• Komunikasi dengan Anak

• Komunikasi dengan ortu

• Komunikasi dengan suami/isteri

• Komunikasi dengan Atasan

• Komunikasi dengan bawahan

• Komunikasi dengan teman sejawat

• Dll

• Tidak mau memahami orang lain • Mengukur dengan kacamatanya sendiri

• Bersikap laiknya seorang penyidik menghadapi tertuduh • Tidak konsisten kata dan perbuatan

• Tidak mampu menata emosi diantara para pelaku • Merasa diri paling hebat sehingga terkesan arogan di

mata orang

• Mampu berbicara tidak tidak mampu menarik simpati apalagi mempengaruhi

• Menyinggung perasaan orang lain kurang kurang pas dalam menyampaikan kritik

• Kurang santun dalam berkomunikasi, dll

• Proses dengan mana simbol verbal dan

non verbal dikirimkan, diterima dan

diberi arti (Seiler, 1988)

• Pertukaran pesan verbal maupun non

verbal antara sipengirim dengan

penerima pesan untuk mengubah

tingkah laku (Arni Muhammad, 2002)

• Who says (Komunikator)

• Says what (Pesan)

• To Whom (komunikan)

• With Channels (Saluran/Media)

• What Effect (umpan balik)

(2)

• Hambatan dari komunikator • Hambatan dari komunikan • Hambatan dari sistem

penyampaian, media • Hambatan semantik/bahasa

Hambatan dari setting/lingkungan • Hambatan perbedaan budaya • Perbedaan status

• Ketiadaan Umpan balik • Dll

• Pesan • Kepada siapa

• Bagaimana menyampaikan

Komunikasi efektif adalah menyampaikan

PESAN dengan cara dan PENDEKATAN

yang tepat

• Visual

• Vocal

• Verbal

• Etika

Efektifitas Komunikasi Lisan

Body

Language

55%

Nada

Suara

38%

Kata 7%

• Ketrampilan memilih kata-kata

• Jelas , mudah dimengerti

• Gaya bicara disesuaikan dengan

situasi, pesan dan lawan bicara.

• Enak didengar dan enak dirasa

PEMICU PELANCAR

Anda salah Saya rasa ada kesalah _pahaman Apa masalah anda? Tolong ceritakan pada saya . . . Anda harus . . . Maukah Bapak/Ibu.. Tunggu di sini Maukah Bapak/Ibu bersabar _{menunggu sementara . . .} Tidak tahu Bapak/Ibu dapat _{menghubungi….}

Ini bukan tugas saya Saya akan menghubungi teman _{yang bertugas . . .} Saya akan berusaha membantu

(3)

• Lambaian tangan

• Senyum yang tulus dan simpatik

• Ucapkan kata sapaan

• Cobalah mengajak berjabat tangan

• Tanyakan keadaannya.

• Mintalah maaf dan permisi

• Ucapkan terimakasih

• Humor

• Tolong

• Terimakasih

• Maaf

• Silahkan

• Komunikasi non verbal adalah komunikasi yang tidak disampaikan melalui kata-kata, berisi penekanan, pelengkap, bantahan, keteraturan, pe ngulangan atau pengganti pesan verbal. • Konsistensi antara pesan verbal dan nonverbal

agar pesan verbal tidak disalahartikan.

Berkomunikasi dengan kata-kata, tetapi arti

dari pesan bukan terletak pada kata, tetapi:

• 93 % komunikasi non verbal

• 38% nada suara,

• 55% ekspresi wajah, gerakan

tubuh, kepala dan sikap

• 7 % pesan verbal

• Ekspresi Muka

• Pandangan Mata

• Gerak Kepala

• Gerak Dagu

• Gerak gerik tangan

• Sikap Tubuh

Bahasa tubuh bisa menyampaikan

lebih dari separuh pesan anda

Komunikasi Non Verbal

• Penampilan • Gerakan tangan • Suara • Senyum • Eye Contact • Isyarat • Ekspresi Muka • Sikap dan gerak gerik • Jarak

(4)

• Ekspresi muka: cerah, segar, semangat • Mata : tatapan tidak kosong, area segitiga • Suara: jelas, tidak terlalu keras/pelan • Sikap tubuh: tegap, tidak bungkuk, tidak kaku • Cara Berjalan: tidak diseret, tidak terlalu

cepat/lambat

• Jarak: jangan terlalu dekat atau terlalu jauh (jarak formal)

VOKAL

• Volume, dapat diterima dengan jelas. • Tone, nada, naik turunnya suara

• Clarity, hasil dari artikulasi yang baik, kejelasan lafal • Quality, kualitas suara, suara yang enak di dengar. • Speed, kecepatan, jangan terlalu cepat atau lambat • Pause, waktu yang tepat untuk berhenti sejenak.

• Ramah • Jelas • Teratur • Hangat • Nyaman • Alami • Penuh pengertian • Terkendali

Suara yang tidak enak di dengar:

• Lemah • Mendesah • Parau • Tinggi, sengau • Kasar • Monoton • Membosankan

• Berbicara dengan tenang, gerak tangan secara halus dan sopan dan jangan terlalu banyak. Jangan menggunakan telunjuk untuk menunjuk lawan bicara. • Jangan membicarakan sesuatu yang ingin dilupakan

orang lain.

• Jangan memborong seluruh pembicaraan.

• Ketika orang lain, atau pimpinan sedang berbicara, kita diam dan mendengarkan.

• Jarak jangan terlalu dekat dan jauh. • Suara jangan terlalu keras atau pelan

• Kalau hendak bersin, menguap, mulut ditutup dengan tangan.

• Kalau pembicaraan selesai hendaklah mengucapkan terimakasih.

ETIKET BERTELEPON

• Berbicara dengan suara yang ramah • Terimalah telepon dengan mengucapkan

salam atau identitas

“Good Morning, Marketing Office, Ira’s

Speaking, May I Assist You”

• Mintalah maaf bila salah sambung

• Jangan berbicara sambil makan (mengunyah) • Jangan membiarkan telepon berdering terlalu

lama

• Hindari gaya bicara yang manja, ketus & tegang

(5)

ETIKET BERTELEPON

• Volume suara jangan

mendesah, berbisik, atau berteriak • Bila sambungan terputus, yang wajib

menelepon kembali adalah yang pertama menelepon

• Berilah kesan siap membantu • Hindari pembicaraan yang bertele-tele • Tutuplah telepon dengan mengucapkan

terima kasih

HANDPHONE

• Posisi “off” atau “getar” bila: di ruang ibadah, rapat, opera, bioskop, konser musik, teater.

• Jangan meminjam handphone orang lain kecuali ditawarkan.

• Tidak berbicara keras ketika menerima telepon sehingga mengganggu orang lain.

• Pahami kebutuhan/harapan orang yang diajak berbicara/pendengar

• Satukan Hati:

– Agar pendengar tergugah, isi pembicaraan harus menyentuh hati. Hati hanya bisa disentuh oleh hati lagi

– Pencairan suasana

• Hadirkan hati

– Menyejukkan. – Menyemangati – Antusias

– Memberikan yang terbaik – Menjaga perkataan, sikap dan perilaku

• Penguasaan materi/pesan yang akan disampaikan. Kuasai informasi sebanyak mungkin, dukung pesan-pesan dengan data yang akurat, lengkap dan aktual dan Informasi pendukung diperlukan (budaya, peristiwa penting yang sedang terjadi, dsb.)

• Gunakan teknik-teknik komunikasi yang tepat • Penggunaan Bahasa tubuh yang tepat • Dapat menempatkan diri dalam segala situasi

dan posisi.

Teknik Memperoleh Simpati

Memuji

Menyebut Nama Audience

Keramah tamahan

Membuka Diri/melibatkan audience

Menyesuaikan dengan budaya setempat

Suara

Jeda/berhenti sejenak

Gambar

Lelucon

Statistik yang mengejutkan

Pernyataan yang kontroversial,dll

(6)

Teknik Menjawab Pertanyaan

• Kenali sifat pertanyaan

• Terbuka menerima pendapat berbeda • Tenang, jangan emosional

• Berusaha memuaskan penanya

• Pertanyaan tidak relevan, bisa diabaikan • Bila tidak tahu, jangan dipaksakan jawab • Gunakan teknik-teknik menjawab pertanyaan

• Perlu menyatukan persepsi, yaitu kesamaan pendapat atau pandangan

• Perlu adanya kesamaan pola pikir • Pergunakan bahasa yang mudah dipahami • Tumbuhkan motivasi agar perhatian

komunikan terpusat

• Perilaku mendukung pesan verbal.

• Kepercayaan komunikan terhadap komunikator • Ketrampilan berkomunikasi/ teknik komunikasi • Sikap dan Penampilan Komunikator,dll

• Daya tarik pesan (isi pesan)

• Kesesuaian pesan dengan kebutuhan komunikan • Lingkup pengalaman

yang sama antara komunikator dan komunikan tentang pesan tsb • Organisasi atau susunan pesan • Kemampuan menafsirkan pesan, • Kesadaran bahwa pesan sesuai dengan kebutuhan • Perhatian komunikan terhadap pesan

KONTEKS/SETTING/LINGKUNGAN

• Tempat (bersih, nyaman, aman)

• Suasana (menyenangkan, santai,

menantang)

• Fasilitas

• Pemilihan waktu

• Lingkungan fisik (warna, cahaya, bunyi)

• Dimensi Psikologis

Sistem Penyampaian

• Metode yang dipilih

(lisan, tulisan,dll)

• Saluran media yang digunakan

• Maksud utama komunikasi harus jelas

• Susun pesan yang akan disampaikan

secara kronologis, sistematis, konsisten

dan logis

(7)

HUKUM PERTAMA PERCAKAPAN:

DENGARKANLAH

• Bahasa Tubuh

• Kontak Mata

Mendengarkan dengan Seksama Berbicara dengan Santun Berfokus pada Tindakan Positif