LOGO
ANALISA DAN DESAIN
KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM KEUANGAN
PADA PERWAKILAN BPK RI DI KENDARI
VERONIKA DEWI PUSPITAYANI
NRP. 9108.205.808
Latar Belakang
•
melaksanakan salah satu renstra BPK RI
•
proses keuangan masih tergantung dari beberapa orang
•
mutasi dari dan ke Bagian Keuangan Perwakilan BPK RI
•
menunggu pelatihan keuangan dari Kantor BPK Pusat
•
memberikan penjelasan kepada pengguna awam
•
mengurangi penggunaan kertas
Perumusan Masalah
•
Bagaimana menentukan spesifikasi kebutuhan KMS Keuangan
pada Perwakilan BPK RI Kendari
•
Bagaimana mendesain sistem KMS Keuangan pada Perwakilan
BPK RI Kendari
Ruang Lingkup Penelitian
•
Menganalisa pengetahuan yang ada untuk menentukan
spesifikasi kebutuhan KMS Keuangan pada Perwakilan BPK RI
Kendari
•
Membuat desain KMS Keuangan yang dapat memenuhi
kebutuhan informasi pada Perwakilan BPK RI di Kendari
Tujuan
•
membuat desain KMS Keuangan yang sesuai dengan
spesifikasi kebutuhan pada tahap analisis.
Manfaat
•
Mendorong proses untuk mengubah pengetahuan
individu (tacit) menjadi pengetahuan organisasi
(explicit)
•
Hasil desain KMS Keuangan dapat digunakan sebagai
acuan karyawan pada Perwakilan BPK RI di Kendari
untuk meningkatkan kelancaran dalam mengerjakan
tugas sehari-hari
•
Pengetahuan organisasi (institusi) maupun individu
dapat ditangani secara terpadu
Pengertian Knowledge management
•
pengelolaan knowledge perusahaan dalam menciptakan nilai
bisnis (business value) dan menghasilkan keunggulan
kompetitif yang berkesinambungan (sustainable competitive
advantage) dengan mengoptimalkan proses penciptaan,
pengkomunikasian dan pengaplikasian semua knowledge yang
dibutuhkan dalam rangka pencapaian tujuan bisnis
Dimensi Pengetahuan
•
Dimensi epistemology – apakah pengetahuan tersebut
termasuk tasit atau eksplisit
•
Dimensi ontology – apakah itu diketahui pada level individu,
grup, organisasi, atau antar organisasi
Eksternalisasi Tacit Knowledge
•
penciptaan knowledge melalui proses interaksi antara
pengetahuan eksplisit dan tacit
KMS Komersial
KnowledgeBase Manager Pro
bagaimana perusahaan mengkontribusikan knowledge
Knowledge Base Manager Pro
Knowledgebase Administrasi Manager Pro
Knowledge Base berbasis Host
NOVO Solution
merupakan help desk berbasis web untuk Better & Faster Support Customer
Knowledge Base Novo 4,6,
Customer Support Novo,
Novo Help Desk Software,
Novo Aset 4,6,
Dokumen Manager Novo 4,6,
Novo Service Desk 4,6 dan
Omni Star KBase
merupakan perangkat lunak untuk manajemen pengetahuan
UML
Unified Modeling Language adalah sebuah "bahasa" yang telah
menjadi standar dalam industri visualisasi untuk merancang
model sistem dan mendokumentasikan sistem piranti lunak
UML didefinisikan antara lain dalam diagram use case, class,
statechart, activity, dan sequence
Evaluasi
•
proses pemeriksaan dan analisis, yang menjamin bahwa
suatu desain perangkat lunak sesuai dengan
Tahap Persiapan
Studi literatur - menjadi latar belakang disusunnya penelitian ini
Mempelajari sistem yang sedang berjalan - kondisi sistem saat ini dapat diketahui
Tahap Evaluasi Infrastruktur
Menganalisa infrastruktur Perwakilan BPK RI Kendari
menganalisa sistem eksisting terkait infrastruktur
kegiatan reviu dokumen, observasi, dan wawancara
Tahap Analisa dan Desain Sistem
Analisa kebutuhan Sistem
Audit Knowledge
Desain sistem (fungsionalitas dan antarmuka)
Analisa desain sistem
Tahap Penyelesaian
kesimpulan dari hasil desain sistem yang dilakukan
saran untuk desain berikutnya agar sistem lebih baik.
BAB 4 DESAIN DAN ANALISA
KMS
Infrastruktur
No
Hardware
Software
Jaringan
1
Server
Windows server
Intranet
2
PC client
Windows XP
Internet
3
PC stand alone
Windows
4
Notebook
Microsoft Office
5
Printer
Open Office
6
Scanner
Aplikasi perintah membayar
7
Router
Sistem informasi keuangan
8
Switch
Aplikasi gaji
9
IP phone
Aplikasi pelaporan
Knowledge yang telah ada
No
Knowledge
Pemilik
Penyimpanan
Pencarian
Perwakilan
Individu Hard copy
Soft copy
1
SOP
√
√
√
Buku Register
2
Peraturan
√
√
√
Buku Register
3
Handout
√
√
√
Buku Register
4
SPJ
√
√
Buku Register
5
Notulen rapat
√
√
√
Buku Register
6
Laporan rutin
√
√
√
Buku Register
7
Pengalaman
√
Personal
8
Informasi
√
Personal
9
inovasi (ide)
√
Personal
KMS Komersial
Fitur
OmniStar
KBase
NOVO
Solution
KB Man
Pro
Get Knowledge
proactively search
√
√
√
Provide a useful resource
√
Answer common questions using FAQs
√
Article Import/Export
√
√
User Subscribed Updates
√
√
√
Information access feature
√
√
√
Make Knowledge
Tailor information based on customer feedback
√
√
√
Post Unlimited Articles
√
Users Can Save Articles
√
Unlimited Attachments
√
√
Archive information as your knowledge base grows
√
Question Management
√
Fitur
OmniStar
KBase
NOVO
Solution
KB
Man
Pro
Administration
Multi-Level Administrations
√
√
√
Password Protect Folders
√
SEO Friendly Articles
√
WYSIWYG features
√
Detailed Reporting
√
√
√
Create Internal Staff Articles
√
Built-in Article Editor
√
√
√
Create Unlimited Sub-Categories
√
Publication options
√
User Interaction
Multi-language Support
√
√
√
Mouse-Over Glossary
√
Web Based
√
√
Work Flow System
√
Wawancara User
Pertanyaan :
Menurut Anda, bagaimana jika kebutuhan pengetahuan
pegawai mengenai sub bagian keuangan di
implementasikan menggunakan layanan TI?
Menurut Anda, apa saja praktik pengelolaan pengetahuan
keuangan yang telah ada dan berjalan efektif saat ini serta
ingin dimasukkan dalam KMS yang akan dibangun?
Menurut Anda, apa saja yang diperlukan dalam
mengimplementasikan KMS Keuangan?
Menurut Anda, apa saja konten yang diharapkan dari KMS
yang akan dibangun?
Kesimpulan :
Perwakilan telah siap dan meningkatkan kinerja serta citra kantor
Pengelolaan pengetahuan keuangan yang ada antara lain rapat
intern dan sosialisasi. Pengetahuan yang ada dapat dibagi dalam
4 (empat) jenis kelompok besar dan dapat disusun menjadi suatu
struktur pengetahuan seperti dalam Gambar 4.6.
implementasi KMS menggunakan infrastruktur yang telah ada
Selain pembangunan, sebaiknya pemeliharaan juga diperhatikan
baik dari segi software (data, sistem, keamanan) maupun
hardware (perangkat TI secara fisik).
Konten yang diharapkan agar sistem menjadi interaktif dan
mudah dicerna diharapkan sebagian besar berisi gambar, contoh
kasus, cerita pengalaman dan media interaktif untuk diskusi.
Struktur Pengetahuan
Keuangan Pelaksanaan Pertanggungjawaban Perencanaan Pelaporan Jenis Kegiatan (RKP & RKPP) Jenis Kegiatan (Permintaan & pencairan dana) Proses Kerja Waktu Penyelesaian Tim Penyusun Data yang diperlukan Jenis Kegiatan (Intern, KPPN, dll) Jenis Kegiatan (Intern, Dep Keu,LK, dll) Peraturan Kelengkapan dokumen Proses Kerja Waktu Penyelesaian Tim Penyusun Data yang diperlukan Peraturan Kelengkapan dokumen Proses Kerja Waktu Penyelesaian Tim Penyusun Data yang diperlukan Peraturan Kelengkapan dokumen Proses Kerja Waktu Penyelesaian Tim Penyusun Data yang diperlukan Peraturan Kelengkapan dokumen
Analisis Kebutuhan
Kode
Kebutuhan
User
Use Case
Prioritas
K1
Sistem dapat melakukan pencarian knowledge yang
telah tersimpan sesuai struktur knowledge dengan
menggunakan keyword
Pegawai
Search
Tinggi
K2
Sistem dapat melakukan pengambilan knowledge dari
sistem dengan mendownload knowledge
Pegawai
Search
Rendah
K3
Sistem dapat menampilkan knowledge secara lengkap
dengan memilih knowledge yang akan dilihat
Pegawai
Search
Sedang
K4
Sistem dapat menampilkan tanya jawab dari seluruh
pegawai dalam memecahkan permasalahan keuangan
Pegawai
Search
Sedang
K5
Pegawai dapat mengirim knowledge yang dituliskan ke
sistem untuk disebarluaskan setelah diproses
Pegawai
Create
Tinggi
K6
Pegawai
dapat
mengirimkan
pertanyaan
seputar
permasalahan keuangan kepada sistem dan sistem yang
akan mengatur untuk mencarikan jawabannya melalui
Kasubag Keuangan maupun forum tanya jawab
Pegawai
Create
Sedang
K7
Pegawai dapat mengirimkan jawaban atas pertanyaan
yang dilempar ke forum tanya jawab
Analisis Kebutuhan
Kode
Kebutuhan
User
Use Case
Prioritas
K8
Pegawai dapat mengirimkan komentar atas tanya jawab
atau artikel yang dipublikasikan
Pegawai
Create
Rendah
K9
Staf TI dapat mengelola data pegawai untuk penambahan,
mengubahan, dan pengurangan pegawai.
Staf TI
Manage user
Tinggi
K10
Staf TI dapat mengelola knowledge dengan memasukkan
knowledge baru ke dalam strukturnya, memberikan status
untuk proses editing knowledge, dan membuat keyword
untuk mempermudah pencarian knowledge.
Staf TI
Manage
knowledge
Tinggi
K11
Sistem dapat membuat laporan secara otomatis setelah
ditentukan periode laporan dibuat
Staf TI
Report
Tinggi
K12
Kasubag
Keuangan
dapat
melakukan
editing
atas
knowledge baru yang dikirimkan pegawai agar sesuai
dengan peraturan yang sedang berlaku
Kasubag
Keuangan
Edit
Tinggi
K13
Kasubag Keuangan dapat memberikan persetujuan atas
knowledge yang telah melalui proses editing
Kasubag
Keuangan
Approval
Tinggi
K14
Kasubag Keuangan dapat mempublikasikan knowledge
yang telah disetujui layak untuk konsumsi umum
Kasubag
Keuangan
UC-1
ID UC-1
Nama use case Pengelolaan Knowledge
Actor Staf TI
Diskripsi singkat administrator memutakhirkan struktur knowledge dan membuat keyword untuk setiap knowledge yang ada
Prasyarat berada di halaman home administrator Kondisi akhir sukses berhasil menyusun knowledge sesuai
struktur dan membuat keywordnya Aliran normal
User action:
1. memilih pengaturan knowledge 3. memilih knowledge yang akan diatur 5. memilih kode untuk memasukkan knowledge ke dalam struktur knowledge 6. memberikan status untuk editing 7. memasukkan keyword
8. memilih tombol simpan
System Response :
2. menampilkan daftar knowledge yang belum diatur
4. menampilkan knowledge dilengkapi tool untuk memutakhirkan knowledge
9. memutakhirkan struktur, status dan keyword knowledge
Alur alternatif:
8.1. jika Staf TI gagal melakukan pemutakhiran struktur, status dan keyword knowledge, maka harus mengulang proses pemutakhiran knowledge
UC-2
ID UC-2
Nama use case Pengelolaan user dalam hal ini pegawai perwakilan
Actor Staf TI
Diskripsi singkat Staf TI mengelola user melalui editing (menghapus, menambahkan, mengubah data pegawai)
Prasyarat berada di halaman home administrator Kondisi akhir sukses berhasil memutakhirkan data pegawai Aliran normal
User action:
1. memilih halaman pengaturan user 3.a. memilih tambah pegawai 3.a2.mengisi form tambah pegawai 3.a3.memililh tombol simpan 3.b. memilih hapus pegawai 3.b2.memilih tombol ya
3.c.memilih mengubah data pegawai 3.c2.mengubah data pegawai 3.c3.memilih tombol simpan
System Response :
2. menampilkan daftar seluruh pegawai 3.a1. menampilkan form tambah pegawai 3.a4.menambah daftar pegawai
3.b1.menampilkan pertanyaan penghapusan 3.b3.menghapus daftar pegawai
3.c1. menampilkan data pegawai 3.c4. memutakhirkan data pegawai
Alur alternative:
3.d. jika Staf TI gagal melakukan pemutakhiran data yang telah dilakukan, maka harus diulang proses pemutakhiran data pegawai.
UC-3
ID UC-3
Nama use case Membuat report
Actor Staf TI
Diskripsi singkat Staf TI melaporkan seluruh kegiatan yang terjadi dalam sistem KM secara periodik Prasyarat Staf TI berada di halaman home
administrator
Kondisi akhir sukses Staf TI berhasil mencetak laporan Aliran normal
User action: 1. memilih Report 3. mengisi jenis laporan 4. mengisi periode laporan 5. memilih tampilkan laporan 7. memilih simpan laporan
System Response :
2. menampilkan form Report
6. menampilkan laporan sesuai periode dan tanggal laporan
8. menyimpan laporan
Alur alternative:
UC-4
ID UC-4
Nama use case Pembuatan Knowledge
Actor Pegawai
Diskripsi singkat Pegawai melakukan pengiriman knowledge berupa pengetahuan eksplisit (buku/ manual/ pedoman/ handout diklat), pengetahuan tacit (pengalaman, artikel, inovasi).
Prasyarat Pegawai berada pada halaman home user Kondisi akhir sukses Pengiriman knowledgeberhasil dilakukan Aliran normal
User action:
1. memilih CREATE knowledge 3. mengisi judul dan penulis knowledge 4. menulis dan atau melampirkan knowledge
5. menekan tombol KIRIM
System Response :
2. menampilkan halaman untuk membuat knowledge
6. mengirim knowledge
Alur alternative:
5.1 jika pengiriman knowledge gagal, maka pegawai harus mengulangi proses pengiriman knowledge dari awal.
UC-5
ID UC-5
Nama use case Pencarian knowledge
Actor Pegawai
Diskripsi singkat Pegawai mencari knowledge dalam KMS Keuangan
Prasyarat Pegawai berada pada kolom pencarian di halaman utama
Kondisi akhir sukses Pegawai berhasil melihat knowledge yang dicari
Aliran normal User action:
1. mengetikkan kata kunci di kotak pencarian
2. pilih jenis knowledge/ tanya jawab 3. pilih tombol GO
5. memilih knowledge yang akan dilihat 7. pilih tombol download untuk
mengambil knowledge 9. memilih cetak knowledge
System Response :
4. menampilkan daftar judul knowledge yang dicari
6. menampilkan knowledge sesuai keyword 8. mengambil knowledge ke perangkat user 10. knowledge dicetak
Alur alternative:
UC-6
ID UC-6
Nama use case Penyuntingan knowledge Actor Kasubag Keuangan
Diskripsi singkat Kasubag Keuangan melakukan proses editing pada knowledge yang baru dikirimkan oleh pegawai
Prasyarat Kasubag Keuangan berada di halaman EDIT untuk manager
Kondisi akhir sukses Kasubag Keuangan berhasil menyunting knowledge baru
Aliran normal User action:
1. memilih halaman edit knowledge 3. memilih view untuk knowledge yang akan di edit
5. melakukan editing terhadap knowledge 6. isi status edited
7. memilih tombol Simpan
System Response :
2. menampilkan daftar knowledge yang belum di edit
4. menampilkan knowledge yang dipilih 8. mengupdate knowledge
Alur alternative:
UC-7
ID UC-7
Nama use case Persetujuan Knowledge
Actor Kasubag Keuangan
Diskripsi singkat Kasubag Keuangan menyetujui knowledge yang telah di edit sebelumnya untuk dipublikasikan sehingga dapat diakses oleh seluruh pegawai
Prasyarat Kasubag Keuangan berada pada halaman approval untuk manager
Kondisi akhir sukses Kasubag Keuangan berhasil menyetujui
knowledge
Aliran normal
User action:
1. memilih halaman approval
3. memilih view untuk knowledge yang akan di approved
5. memilih Approved 7. memilih Publikasi 9. memilih Simpan
System Response :
2. menampilkan daftar knowledge belum di approved
4. menampilkan knowledge yang akan diapproved
6. Knowledge telah disetujui 8. Knowledge dipublikasi 10. Knowledge disimpan Alur alternative:
