INTEGRASI DENGAN KANTOR MAYA STUDI KASUS : CYBER U

INTEGRASI DENGAN KANTOR MAYA STUDI KASUS : CYBER U

Kemajuan teknologi terus mendorong dunia bisnis bergerak semakin cepat. Bahkan setelah berusaha mengurangi (atau bahkan meniadakan) penggunaan kertas, kini timbul upaya untuk mewujudkan mengurangi penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Pengurangan bahkan peniadaan tersebut bertujuan sama, yaitu efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya (cost reduction). Dapat dibayangkan bila dari satu orang karyawan yang ditiadakan kantornya dapat menghemat sebesar biaya sewa luasan kantor 2x2 meter persegi. Maka perusahaan mampu melakukan penghematan besar melalui peniadaan kantor bagi karyawan. (gambar: ilustrasi)

Peniadaan ruang kantor ini tentu saja tidak sama dengan pengurangan karyawan. Dalam hal peniadaan kantor, maka yang ditiadakan adalah fisik kantor berupa meja, kursi, maupun lemari arsip. Sebagai gantinya, karyawan tetap dapat berkerja melalui kantor virtual (maya). Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang bertujuan membantu karyawan untuk meningkatkan produktifitas mereka. Keberadaan kantor virtual menyebabkan seorang karyawan dapat “datang dan pergi” (commute) ke kantor secara cepat. Karena sebetulnya, kedatangan dan kepergian karyawan tersebut berlangsung secara virtual tidak secara fisik hadir di lingkungan kantor.

Secara spesifik ada lima keuntungan yang dapat diperoleh dengan keberadaan kantor virtual: a. Pengurangan biaya fasilitas, seperti peniadaan biaya sewa kantor, maupun peniadaan

b. Pengurangan biaya peralatan, karyawan yang bekerja melalui kantor virtual tidak lagi membutuhkan meja, kursi hingga lemari arsip di kantor secara fisik.

c. Jaringan komunikasi formal, seluruh bentuk komunikasi terjadi melalui kantor virtual dan tercatat secara formal.

d. Pengurangan halangan kerja, halangan kerja seperti hujan, jalan macet, atau mobil mogok sudah tidak dapat lagi menjadi alasan karyawan untuk tidak bekerja.

e. Keuntungan kontribusi sosial, kantor virtual memberikan kemampuan perusahaan untuk mempekerjakan karyawan yang memiliki tanggungan anak-anak kecil, orang cacat, maupun lansia di rumahnya.

Sementara itu, penggunaan kantor virtual juga dapat menimbulkan beberapa resiko berikut ini:

a. Rasa tidak memiliki, perasaan bukan bagian dari perusahaan mungkin saja timbul karena tidak ada kontak langsung dengan karyawan lain.

b. Rasa takut kehilangan pekerjaan, perasaan akan mudah dipecat dari perusahaan karena tidak lagi terlihat secara fisik di kantor.

c. Semangat kerja rendah, jika tidak ada umpan balik positif dari perusahaan terhadap hasil kerja melalui kantor virtual maka dapat menurunkan semangat kerja.

d. Ketegangan keluarga, karyawan tidak lagi dapat menggunakan kantor untuk menghindari masalah keluarga untuk sementara waktu

Mewujudkan suatu kantor virtual berarti mempersiapkan infrastruktur otomasi perkantoran, melakukan definisi ulang (redefine) proses kerja kantor, serta mempersiapkan kondisi karyawan untuk bekerja melalui kantor virtual. Definisi ulang proses kerja dan persiapan kondisi karyawan tentunya akan melibatkan proses manajemen yang cukup kompleks, terlebih bagi perusahaan yang selama ini beroperasi dengan cara tradisional. Sedangkan infrastruktur otomasi perkantoran, meskipun tetap melibatkan proses manajemen, lebih sering dipandang dari segi teknis integrasinya.

KASUS : CYBER U Latar Belakang

Bagaimana jika konsep-konsep kantor maya diterapkan pada penggunaan lab komputer di Kampus. Seperti yang telah kita ketahui pada umumnya perguruan tinggi memiliki lab komputer yang di gunakan oleh para mahasiswa. Lab-lab ini akan mendukung tugas mata kuliah, berlokasi dikampus, memiliki jam-jam operasi yang berbeda-beda memberikan akses untuk printer, menawarkan akses atas bantuan dalam menggunakan komputer dan peranti

lunak, dan memberikan unsur-unsur pendidikan lainnya. Akan tetapi dengan perkembangan teknologi sekarang dan harga yang cukup kompetitif produk komputer, mayoritas mahasiswa dengan ini memiliki akses ke komputer dan jaringan di luar kampus, seperti dirumah, diasrama, atau di Mall.

Pertanyaan kasus

Keunggulan ekonomis apakah yang dapat direalisasikan jika kampus perguruan tinggi menerapkan konsep kantor maya untuk kebutuhan komputasi mahasiswa?

Anda mungkin ingan membuat satu spreadsheet untuk melakukan perbandingan biaya sehingga anda dapat mendokumentasikan estimasi yang anda buat dan juga melakukan perubahan-perubahan untuk mengukur pengaruh ekonomi dari perubahan pada estimasi anda. Pastikan anda memasukkan paling sedikit unsur-umsur berikut ini :

1. Biaya pembelian sebuah komputer dan printer bagi seorang mahasiswa 2. Biaya mahasiswa dapat akses ke internet

3. Biaya lab komputer (dikalikan dengan jumlah lab yang didanai oleh Perguruan tinggi) a) Biaya peranti keras komputer

b) Biaya peranti lunak komputer c) Biaya asisten lab

d) Biaya printer, kertas dan catridge tinta e) Biaya pendanaan perguruan tinggi

Buatlah satu daftar untuk biaya-biaya situasi komputasi saat ini di kampus anda dan daftar kedua untuk biaya-biaya yang didasarkan atas kampus yang berpindah ke komputasi maya bagi para mahasiswanya.

Jawab:

Misalkan kondisi yang terjadi:

Jumlah mahasiswa = 100 orang Jumlah Komputer yang disediakan = 100 unit Jumlah Netbook yang diberikan = 100 unit

Pemasukan diambil dari biaya SPP mahasiswa dan sistem anggaran dihitung dalan kurun waktu pertama, untuk tahun pertama .

Misalkan pemasukan biaya untuk biaya perkuliahan pada semester pertama tiap Mahasiswa = Rp10.000.000,-

Jadi pendapatan perguruan tinggi untuk semester satu adalah: 100 x Rp10.000.000,- = Rp1.000.000.000 ,-

Konsep Kantor Maya disini adalah:

 Bagaimana penggunaan jumlah lab komputer dan komputer di dalam lab-lab akan berkurang.

 Bagaimana mahasiswa dapat menggunakan fasilitas yang diberikan oleh Perguran Tinggi seperti mengakses piranti lunak dan file yang dibutuhkan untuk dapat menunjang kegiatan belajar.

 Bagaimana mahasiswa dapat memanfaatkan akses internet yang disediakan oleh Perguruan Tinggi, tanpa harus menunggu jadwal kuliah di lab.

 Bagaimana Perguruan Tinggi dapat mengurangi biaya-biaya iuran, khusunya iuran teknologi.

Tabel Estimasi Anggaran Komputasi Pra Kantor Maya

Deskripsi Jumlah

Kebutuhan

Harga Satuan Total Harga

Seperangkat hardware dan software komputer 50 buah Rp. 4.000.000 Rp. 200.000.000 Biaya Perawatan Hardware dan Software

Penggantian komponen hardware

Perbaikan sistem software dan instal ulang

Rp. 2.000.000 Rp. 1.000.000 Biaya Perawatan fasilitas non Komputer

Service LCD dan AC lab komputer Rp. 1.500.000

Biaya Bulanan Listrik lab/bulan Rp. 2.000.000 Rp. 2.000.000 Langganan Jaringan Speedy lab/bulan Rp. 500.000 Rp. 1.000.000 Gaji Teknisi dan Assisten Lab Komputer

Teknisi Lab Asisten Lab

Pegawai Penjaga Lab

2 org/bln 3 org/bln 3 org /bln Rp. 1.500.000 Rp. 500.000 Rp. 800.000 Rp. 3.000.000 Rp. 1.500.000 Rp. 2.400.000 Printer 20 buah Rp. 500.000 Rp. 10.000.000

Biaya Operasional Printer - Kertas - Tinta - catridge lab/10 rim lab/ lab/bulan Rp. 28.000 Rp. 200.000 Rp. 500.000 Rp. 280.000 Rp. 200.000 Rp. 500.000 Biaya Alat Tulis Kantor dan alat2 listrik lab/bln Rp 100.000 Rp. 100.000 Loker Mahasiswa 3 buah Rp. 2.000.000 Rp. 6.000.000

Lemari Arsip 3 buah Rp. 3.000.000 Rp. 9.000.000

LCD proyektor 3 buah Rp. 1.500.000 Rp. 4.500.000

AC Ruangan 2 buah Rp. 2.000.000 Rp. 4.000.000

1 set meja kursi 50 buah Rp. 300.000 Rp. 15.000.000

Biaya Tak Terduga Rp. 5.000.000

Tabel Estimasi Anggaran Komputasi Kantor Maya

Deskripsi Jumlah

Kebutuhan

Harga Satuan Total Harga

Pemberian netbook 100 unit Rp. 2.300.000 Rp. 230.000.000

Lemari- Rak Server 1 unit Rp. 3.000.000 Rp. 3.000.000

Printer 4 Rp. 500.000 Rp. 2.000.000

Biaya Alat Tulis Kantor dan Listrik 1 lab/bln Rp 100.000 Rp. 100.000 Gaji Staff Ahli IT

Analis sistem,webmaster 1 org/bln Rp. 2.000.000 Rp. 2.000.000 Biaya Bulanan Listrik 1 lab /bulan Rp. 200.000 Rp. 200.000

Hotspot 5 unit Rp. 500.000 Rp. 2.500.000

Langganan Jaringan Speedy 1 lab/bln Rp. 500.000 Rp. 500.000 Seperangkat komputer untuk staff ahli 1 unit Rp. 2.500.000 RP. 2.500.000 Biaya Perawatan 1 lab/bln Rp. 500.000 Rp. 500.000

Biaya tak terduga Rp. 5.000.000

TOTAL Rp. 248.300.000

Kesimpulan:

Keuntungan ekonomis yang didapat setelah menerapkan Konsep Kantor Maya, yaitu: Biaya-biaya fasilitas dan peralatan serta biaya-biaya lain yang memepengaruhinya pasca penerapan konsep kantor maya lebih rendah dibandingkan sebelum menerapkan konsep kantor maya.

Beberapa keuntungan yang didapat apabila Perguruan tinggi menggunakan konsep Kantor Maya:

1. Berkurangnya biaya fasilitas lab. Karena mahasiswa tidak perlu datang ke lab universitas untuk mengakses data yg diinginkan. Karena bisa menggunakan lab maya yang di akses dari netbook masing-masing mahasiswa .

2. Pengurangan biaya peralatan dan perawatan peralatan yang harus disediakan oleh universitas. Karena biaya dapat ditekan dengan adanya kantor lab maya yang tidak mengharuskan lab universitas untuk menyediakan peralatan-peralatan tersebut.

3. Efisiensi waktu. Mahasiswa tidak harus datang ke lab, karena mereka sudah bisa mengakses data dimanapun dan kapan pun mereka inginkan. Sementara apabila menggunakan lab, hanya dapat di akses di jam akademik operasional.

4. Jaringan komunikasi formal. Penghematan biaya VPN, khususnya ketika dibutuhkan perpindahan data yg aman ke beberapa tujuan.

5. Kontribusi sosial. Memungkinkan memperkejakan orang-orang yang sebelumnya berkemampuan namun tidak memiliki peluang kerja. Seperti orang yg cacat fisik, tidak harus dating ke kantor, manula, dll.

Keunggulan ekonomis yang dapat direalisasikan jika kampus perguruan tinggi menerapkan konsep kantor maya untuk kebutuhan komputasi para mahasiswa :

 Fleksibilitas

Dengan kuliah jarak jauh akan memudahkan dalam proses belajar mengajar baik itu untuk mahasiswa maupun untuk dosen itu sendiri. Mahasiswa dan dosen tidak harus hadir dalam suatu ruangan seperti proses kuliah umumnya. Mereka dapat melakukannya di rumah masing-masing dengan menggunakan konferensi video. Bahkan dalam mengumpulkan tugas, mahasiswa bisa dengan mudah mengirimnya melalui email, ini akan mempermudah dan mempercepat proses pengumpulan tugas.

 Meningkatkan Produktivitas

Pada era globalisasi ini mahasiswa tidak hanya dituntut untuk pintar dalam akademik juga harus pintar dalam teknologi terutama dalam mendapatkan informasi, karena persaingan usaha tidak akan lepas dari teknologi yang semakin berkembang. Dengan sistem perkuliah jarak jauh yang mengharuskan pengetahuan tentang teknologi baik itu mahasiswa maupun dosen, ini akan meningkatkan produktivitas terutama bagi mahasiswa dalam masa pembelajaran mereka, mahasiswa juga bisa mendapatkan banyak referensi bahan materi melalui akses internet.

 Pemanfaatan Sumber Daya dan Ruangan yang Lebih Efektif

Pemanfaatan sumber daya dan ruangan akan lebih efektif dimana kampus tidak harus menyediakan banyak ruangan lab. Komputer yang membutuhkan biaya cukup besar. Bahkan seorang dosen dapat mengajar banyak mahasiswa sekaligus dengan menggunakan konferensi video dalam waktu bersamaan. Tetapi sistem pembelajaran ini mengharuskan tiap mahasiswa memiliki komputer dan akses internet

Tidak akan terjadi keterlambatan proses belajar mengajar karena mahasiswa dan dosen tidak harus datang ke kampus yang bisanya mengakibatkan keterlambatan.

 Menghemat Biaya

Secara keseluruhan proses pengajaran jarak jauh akan menghemat biaya (transportasi dan ruangan) dari pada kampus menyediakan lab komputer. Disini diasumsikan semua biaya ditanggung kampus baik menggunakan proses pelajar jarak jauh atau kampus memilih menyediakan lab komputer.