MONITORING DAN EVALUASI
(MONEVIN)
A. PENDAHULUAN
“Penjaminan mutu pendidikan tinggi di STIE DR. Moechtar Talib adalah proses penerapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan dan pendidikan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga stakeholder (mahasiswa, orang tua, dunia kerja, pemerintah, dosen, tenaga penunjang, serta pihak lain yang berkepentingan) memperoleh kepuasan.”
Dengan demikian, penjaminan mutu diharapkan dilakukan di STIE DR. Moechtar Talib dengan memperhatikan butir-butir mutu yang ditetapkan antara lain : kurikulum program studi, sumber daya manusia (dosen dan tenaga penunjang), mahasiswa, proses pembelajaran, prasarana dan sarana, suasana akademik, keuangan, penelitian dan publikasi, pengabdian kepada masyarakat, tata pamong, manajemen lembaga, sistem informasi, serta kerjasama dalam dan luar negeri.
Pertama-tama STIE DR. Moechtar Talib melakukan evaluasi diri untuk mengetahui tantangan dan hambatan yang dihadapi, kemudian melakukan tinjauan terhadap kesesuaian visi dan misi dalam menjawab tantangan dan hambatan tersebut, termasuk didalamnya menetapkan visi dan misi. Ditekankan dalam pembuatan visi dan misi ini adalah sebaiknya visi yang dibuat adalah satu visi yang merupakan mimpi bersama dari perguruan tinggi dan hendak diwujudkan secara bersama. Sedangkan misi mendapatkan muatan kompetensi sehingga misi ini dapat diturunkan hingga tingkat program studi.
Visi dan misi dijabarkan menjadi serangkaian kebijakan mutu dan supaya melihat dan supaya terlihat lebih jelas benang merah yang menhubungkan antara visi, misi, dan kebijakan mutu maka dibuatlah sasaran mutu. Sasaran mutu memuat lebih jelas mengenai ukuran yang hendak ditetapkan oleh STIE DR. Moechtar Talib. Dengan adanya sasaran mutu ini maka kemudian STIE DR. Moechtar Talib menentukan proses pendukung agar sasaran mutu dapat tercapai. Bila proses pendukung telah ditetapkan maka selanjutnya yang disusun adalah struktur organisasi yang didalamnya memuat unit yang memberikan dukungan terhadap proses tersebut. Hal ini sangatlah penting karena tidak mungkin sasaran dapat dicapai jika ada satupun unit pendukung dibentuk guna membantu tercapainya sasaran yang ditetapkan. Selain unit, pendukung bisa berupa kebijakan yang mengarah kepada pencapaian sasaran tersebut.
Tahap berikutnya adalah mulai melaksanakan penjaminan mutu dengan menerapkan manajemen mutu yang kemudian diikuti proses evaluasi dan revisi dari standar mutu melalui tolok ukur secara berkelanjutan. Proses yang menjaga agar penjaminan ini secara konsisten dilakukan adalah proses pengawasan (monitoring) dan evaluasi secara internal yaitu didalam proses tersebut memuat kegiatan audit, asesmen dan evaluasi. Kegiatan ini walaupun secara teori dipisah-pisah, namun secara praktis tidak dipisahkan antara satu dengan yang lain.
evaluasi internal (MonEvIn) dapat dilaksanakan oleh tim yang berdiri sendiri dan terdiri dari beberapa personil. Yang perlu ditekankan dalam menentukan personil dari tim tersebut adalah bahwa personil tersebut harus bebas dari kepentingan, bukan merupakan personil yang akan di-audit unitnya, memiliki sikap yang jujur, egaliter, tidak memihak, serta tidak mencari-cari kesalahan.
B. TUGAS MONEVIN
Berikut adalah tugas dan fungsi monevin :
Tugas dan Fungsi MonEvIn
- Mendeteksi secara
dini masalah,
didapatkan. Jika pencapaian kerja tidak dapat diukur maka rencana kerja tersebut tidak dapat dikendalikan maka tidak dapat diperbaiki dan hal ini mengakibatkan unit tidak dapat bersaing. Jika tidak dapat bersaing maka tidak dapat bertahan.
Indikator kinerja merupakan kunci kegiatan monitoring. Dengan menentukan indikator kinerja maka visi dan misi yang ditetapkan di awal dapat dicapai. Penjelasan detil mengenai hal ini ditunjukan pada gambar berikut :
Gambar : Hubungan antara indikator kinerja dengan visi dan misi
Visi dan misi yang telah ditetapkan akan dijabarkan ke dalam rencana strategis institusi yang implementasinya dilakukan dengan menentukan kebijakan mutu dan sasaran mutu. Dari sasaran mutu inilah ditentukan indikator kerja sebagai implementasi. Indikator kerja diukur dan dievaluasi pencapaiannya setiap semester melalui proses monitoring dan evaluasi. Jika indikator kinerja mencapai target maka hal ini akan mendukung sasaran mutu dan kebijakan mutu demi tercapainya visi dan misi.
Kegiatan MonEvIn diarahkan pada mendapatkan dan menganalisis kemajuan, rencana kerja dan data pencapaian kemajuan, mengidentifikasi halangan atau hambatan, dan jika ditemukan ketidaksesuaian harus dilakukan tindakan perbaikan.
Indikator Kinerja
Sasaran Mutu
Kebijakan Mutu
C. PROSES MONEVIN
Proses Kegiatan Monevin dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar : Model Pemeriksaan
Sebelum Monevin dilakukan, dilakukan penetapan atas kebutuhan Monevin seperti dokumen terkait yang hendak diperiksa atau temuan sebelumnya yang tindakan perbaikannya hendak diverifikasi. Lakukan kegiatan pre-Monevin untuk persiapan awal bagi auditee. Pada saat Monevin dilakukan, pemeriksaan berdasarkan hasil tinjauan atas prosedur yang dijalankan oleh auditee dengan mengajukan pertanyaan dari daftar pertanyaan yang telah disiapkan. Selain itu pula, anggota tim akan akan melakukan verifikasi dengan melihat hasil proses implementasi prosedur dilapangan. Jika terjadi ketidak sesuaian maka tim Monevin akan membantu memberikan rekomendasi untuk tindakan perbaikan dan pada akhir pekerjaan dilakukan evaluasi atas temuan dan tindakan perbaikan yang dilakukan.
Proses ini terus berulang selama kegiatan Monevin dan tidak pernah berhenti karena pokok dari kegiatan Monevin tersebut adalah perbaikan terus menerus. Ketidaksesuaian yang ditemukan harus didiskusikan bersama auditee sebagai wacana untuk tindakan perbaikan terus menerus.
D. TUJUAN MONEVIN
Tujuan dari Monevin antara lain :
Menjaminkan bahwa kesesuaian dan kepatuhan terhadap prosedur senantiasa dijalankan sesuai dengan standar yang berlaku
Kebutuhan untuk melakukan MonEvIn ditetapkan
Lakukan kegiatan pre-MonEvIn
MonEvIn :
- Meninjau prosedur terkait dan membuat daftar pertanyaan berdasarkan prosedur tersebut
- Melakukan Verifikasi dengan melihat hasil serta proses implementasi sistem di lapangan
Beri rekomendasi untuk tindakan perbaikan
Melihat efektivitas dari tindakan perbaikan yang dilakukan karena ketidaksesuaian ditemukan pada pemeriksaan periodesebelumnya
Meninjau adanya perbaikan khusus yang diimplenetasikan sebagai tindakan pencegahan atas ketidaksesuaian yang mungkin terjadi
Melakukan evaluasi terhadap proses produk atau layanan terhadap rencana kerja yang dibuat termasuk pencapaiannya.
