SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
DOSEN:
Prof. Dr. Ir. H. Hapzi Ali, MM
DISUSUN OLEH
DIHAN ARCHIKA
ABSTRACK
Sistem adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang saling berkaitan dan susunan prosedur yang saling berhubungan, yang melaksanakan dan mempermudah kegiatan-kegiatan utama suatu organisasi.Infomasi adalah data yang telah diproses/diolah sehingga memiliki arti atau manfaat yang berguna.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang sejak tahun 1960an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. SIM juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti: “Sistem Informasi”, “Sistem Pemrosesan Informasi”, “Sistem Informasi dan Pengambil Keputusan”. SIM menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem.Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam pelbagai bentuknya dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian dirumuskan menjadi suatu informasi.
Informasi pun memunyai umur, yang dimaksud umur di sini adalah kapan atau sampai kapan sebuah informasi memiliki nilai/arti bagi penggunanya.Adanya acuan pada titik waktu tertentu dan pernyataan suatu perubahan pada suatu waktu. Karakteristik sistem adalah sistem yang mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran
Setiap organisasi membutuhkan sistem informasi manajemen untuk membantu manajer dalam mengambil berbagai macam keputusan yang dibutuhkan. Sistem informasi berperan dalam proses pengambilan keputusan operasional harian (perencanan jangka pendek) sampai perencanaan jangka panjang. Pengambilan keputusan merupakan suatu proses yang mencakup beberapa tahap yang saling terjalin, dan bukanlah merupakan suatu perbuatan yang terpisah.
TINJAUAN PUSTAKA
Definisi Sistem Informasi
Sistem adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang saling berkaitan dan susunan prosedur yang saling berhubungan, yang melaksanakan dan mempermudah kegiatan-kegiatan utama suatu organisasi.Infomasi adalah data yang telah diproses/diolah sehingga memiliki arti atau manfaat yang berguna.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang sejak tahun 1960an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. SIM juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti: “Sistem Informasi”, “Sistem Pemrosesan Informasi”, “Sistem Informasi dan Pengambil Keputusan”. SIM menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem.Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam pelbagai bentuknya dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian dirumuskan menjadi suatu informasi.
Informasi pun memunyai umur, yang dimaksud umur di sini adalah kapan atau sampai kapan sebuah informasi memiliki nilai/arti bagi penggunanya.Adanya acuan pada titik waktu tertentu dan pernyataan suatu perubahan pada suatu waktu.
Kualitas Informasi tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus :
1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
Dari 3 hal tersebut maka akan di dapatkan sebuah nilai dari informasi tersebut. Nilai informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya.Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
manajemen. Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model manajemen dan basis data.
Dari definisi di atas terdapat beberapa kata kunci :
1. Berbasis komputer dan sistem manusia dan mesin
Berbasis komputer : perancang harus memahami pengetahuan komputer dan pemrosesan informasi.
Sistem manusia mesin : ada interaksi antara manusia sebagai pengelola dan mesin sebagai alat untuk memroses informasi. Ada proses manual yang harus dilakukan manusia dan ada proses yang terotomasi oleh mesin. Oleh karena itu diperlukan suatu prosedur/manual sistem.
2. Sistem basis data terintegrasi
Adanya penggunaan basis data secara bersama-sama (sharing) dalam sebuah data base manajemen system.
3. Mendukung operasi
Informasi yang diolah dan di hasilkan digunakan untuk mendukung operasi organisasi.
Suatu sistem informasi di buat untuk suatu keperluan tertentu atau untuk memenuhi permintaan penggunaan tertentu, maka struktur dan cara kerja sistem informasi berbeda-beda bergantung kepada keperluan dan permintaan yang harus dipenuhi, oleh karena kepentingan yang harus di layani sangat beraneka ragam, maka sistem informasipun semakin beraneka ragam.
Berbagai bidang dapat di olah melalui sistem informasi, contohnya, sistem informasi manajemen, sistem informasi akuntansi, sistem informasi perbankan, dan masih banyak lagi yang lainnya.
Pengembangan sistem dapat berarti menyusun sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau untuk memperbaiki sistem yang sudah ada. Sistem yang sudah lama perlu diperbaiki atau bahkan diganti, dapat disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya yaitu :
1. Kesalahan yang tidak sengaja, yang menyebabkan kebenaran data kurang terjamin.
2. Tidak efisiensinya operasi pengolahan data tersebut.
3. Adanya instruksi-instruksi atau kebijaksanaan yang baru baik dari pemimpin atau dari luar organisasi seperti peraturan pemerintah.
Informasi pada saat ini berkembang sangat cepat, melalui banyak media, terutama internet. Internet mungkin media lebih efisien dan praktis dari pada media yang lainnya seperti koran. karena di internet orang dapat dengan mudah mencari, merubah ataupun menambahkan informasi yang belum jelas kebenarannya.
Karateristik Sistem
Karakteristik sistem adalah sistem yang mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran.Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 2.2 dibawah ini yang merupakan karakteristik sistem.
1. Komponen
Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem, misalkan sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak dan manusia.
Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalkan bila perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem komputer.
2. Boundary (Batasan Sistem)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan.Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Environment (lingkungan Luar Sistem)
Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Interface (Penghubung Sistem)
5. Input (Masukan)
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6. Output (Keluaran)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
7. Proses (Pengolahan Sistem)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
8. Objective and Goal (Sasaran dan Tujuan Sistem)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat
menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
PERANAN SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS
System informasi mempunyai 3 tugas utama dalam sebuah organisasi, yaitu:
Mendukung kegiatan-kegiatan usaha/operasional
Mendukung pengambilan keputusan manajemen
Mendukung persaingan keuntungan strategis
Beberapa sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi operasi atau manajemen, sementara yang lainnya menjalankan berbagai macam fungsi.
1. Peranan Proses Bisnis Dan Operasional
Peranan sistem informasi untuk operasi bisnis adalah untuk memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas kantor secara efisien.
TPS berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic data processing systems). TPS mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan/inventori.TPS menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun eksternal. Sebagai contoh, TPS membuat pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian, formulir pajak, dan rekening keuangan.
b. Process Control Systems (PCS)
Sistem informasi operasi secara rutin membuat keputusan yang mengendalikan proses operasional, seperti keputusan pengendalian produksi. Hal ini melibatkan process control systems (PCS) yang keputusannya mengatur proses produksi fisik yang secara otomatis dibuat oleh komputer. Kilang minyak petroleum dan assembly lines dari pabrik-pabrik yang otomatis menggunakan sistem ini.
c. Office Automation Systems (OAS)
OAS mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mengirim data dan informasi dalam bentuk komunikasi kantor elektronik. Contoh dari office automation (OA) adalah word processing, surat elektronik. electronic mail, teleconferencing, dan lain-lain.
2. Peranan Pengambilan Keputusan
Sistem Informasi Manajemen menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem ini terdiri atas beberapa tipe, yaitu:
a. Laporan spesifikasi dan rencana awal untuk para manajer dikerjakan oleh information reporting systems ( sistem pelaporan informasi).
b. Dukungan ad hoc dan interaktif untuk pengambilan keputusan oleh manajer dikerjakan oleh decision support systems (sistem pendukung keputusan).
c. Informasi kritikal untuk manajemen atas ditetapkan oleh executive information systems ( sistem informasi eksekutif)
d. Nasehat pakar untuk pengambilan keputusan operasional atau manajerial ditetapkan oleh expert systems (sistem pakar) dan knowledge-based information systems (sistem informasi berbasis pengetahuan lainnya).
e. Dukungan langsung dan terus untuk aplikasi operasional dan manajerial dari end users ditetapkan oleh end user computing systems.
g. Produk dan layanan jasa yang bersaing untuk mencapai keuntungan strategis ditetapkan oleh strategic information systems.
Dalam dunia kerja nyata, sistem informasi yang digunakan merupakan kombinasi dari berbagai macam sistem informasi yang telah disebutkan di atas.Pada prakteknya, berbagai peranan tersebut diintegrasi menjadi suatu gabungan atau fungsi-silang.cross-functional sistem informasi yang menjalankan berbagai fungsi.
3. Peranan Persaingan Keuntungan Strategis
Sistem informasi dapat memainkan peran yang besar dalam mendukung tujuan strategis dari sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan dapat bertahan dan sukses dalam waktu lama jika perusahaan itu sukses membangun strategi untuk melawan kekuatan persaingan yang berupa :
Persaingan dari para pesaing yang berada di industri yang sama,
Ancaman dari perusahaan baru,
Ancaman dari produk pengganti,
Kekuatan tawar-menawar dari konsumen, dan
Kekuatan tawar-menawar dari pemasok.
Beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun untuk memenangkan persaingan adalah:
Cost leadership. keunggulan biaya-menjadi produsen produk atau jasa dengan biaya rendah.
Product differentiation. perbedaan produk-mengembangkan cara untuk menghasilkan produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing.
Innovation-menemukan cara baru untuk menjalankan usaha, termasuk di dalamnya pengembangan produk baru dan cara baru dalam memproduksi atau mendistribusi produk dan jasa.
MANFAAT STRATEGIS UNTUK SISTEM INFORMASI
Manfaat sistem informasi manajemen. SIM dapat menolong perusahaan untuk :
1. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien.Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya low-cost leadership.
Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk
(lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.
2. Memperkenalkan Inovasi Dalam Bisnis
Penggunaan ATM. automated teller machine dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun.
Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau
pemasoknya.Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut, maka mereka akan segan untuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain.
3. Membangun Sumber-Sumber Informasi Strategis
Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis.Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users.
Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk membuat basis informasi strategis (strategic information base) yang dapat menyediakan informasi untuk mendukung strategi bersaing perusahaan.Informasi ini merupakan aset yang sangat berharga dalam meningkatkan operasi yang efisien dan manajemen yang efektif dari perusahaan.Sebagai contoh, banyak usaha yang menggunakan informasi berbasis komputer tentang konsumen mereka untuk membantu merancang kampanye pemasaran untuk menjual produk baru kepada konsumen.
Konsep Dasar Keunggulan Kompetitif
Keunggulan kompetitif adalah keunggulan yang dimiliki oleh perusahaan dimana keunggulannya dipergunakan untuk berkompetisi dan bersaing dengan perusahaan lainnya untuk meningkatkan value (nilai) perusahaan baik dalam hal peningkatan laba maupun citra perusahaan. Contoh perusahaan-perusahaan telekomunikasi berusaha untuk mendapatkan konsumen sebanyak-banyaknya dengan cara berkompetisi sesuai dengan keunggulan yang dimilikinya.
Dalam upaya mencapai keunggulan kompetitif, perusahaan harus menghadapi tantangan bahkan tekanan-tekanan internal dan eksternal perusahaan. Salah satu pendekatannya adalah bagaimana mengefektifkan potensi sumberdaya yang ada, bisa melalui
peningkatan kualitas produk dan layanan kepada pelanggan, maupun melalui pemanfaatan kemajuan teknologi informasi.
Strategi bersaing merupakan upaya mencari posisi bersaing yang menguntungkan dalam suatu industry.Strategi bersaing bertujuan membina posisi yang menguntungkan dan kuat dalam melawan kekuatan yang menentukan persaingan dalam industri.
Kompetisi merupakan karakteristik positif dalam bisnis, persaingan alami dan sehat adalah pendukung majunya suatu pasar.Persaingan ini mendorong upaya untuk mendapatkan keunggulan kompetitif di pasar, oleh karenanya diperlukan kemampuan kompetitif yang signifikan pada berbagai bagian dari perusahaan.Hal ini ditujukan untuk menjaga bisnis terhadap ancaman pendatang baru.
Lima strategi kompetensi dasar dalam bersaing yakni:
Strategi Kepemimpinan Biaya (Cost Leadership Strategy)
Menjadi produsen rendah biaya dalam menghasilkan barang dan jasa, atau membantu menurunkan biaya bagi pemasok dan pelanggan, sehingga pesaing memiliki biaya produksi yang lebih tinggi
Strategi Diferensiasi (differentiation strategy)
Mengembangkan cara-cara untuk membedakan produk dan layanan dari para pesaing atau mengurangi keunggulan diferensiasi dari pesaing.Strategi ini memungkinkan perusahaan untuk fokus pada produk atau jasa untuk memberikan keuntungan dalam segmen pasar yang unik/niche market.
Strategi Inovasi (innovation strategy)
Menemukan cara baru dalam melakukan bisnis. Strategi ini dapat melibatkan
Strategi Pertumbuhan (growth strategy)
Secara signifikan memperluas kapasitas perusahaan untuk menghasilkan barang dan jasa, ekspansi ke pasar global, diversifikasi ke produk dan jasa baru, atau mengintegrasikan ke dalam produk dan jasa terkait.
Strategi Aliansi (alliance strategy)
Membentuk hubungan bisnis baru/aliansi dengan pelanggan, pemasok, pesaing, konsultan, dan perusahaan lain. Hubungan ini bisa berupa merger, akuisisi, usaha patungan, pembentukan "perusahaan virtual," atau pemasaran lainnya, manufaktur, atau perjanjian distribusi antara pelaku usaha dengan mitra dagangnya.
Investasi didalam teknologi informasi dapat mendukung perusahaan dalam bersaing, berikut adalah gambaran peran teknologi informasi dan contoh penerapannya.
1. Penerapan teknologi informasi akan meminimalkan biaya bisnis proses, baik
dalam hubungannya dengan konsumen maupun supplier.
2. Meningkatkan service / layanan yang diberikan kepada pelanggan.
3. Pemanfaatan teknologi informasi meminimalkan pesaing.
4. Inovasi produk baru yang melibatkan teknologi informasi sebagai komponennya.
5. Menciptakan pasar yang baru.
6. Meningkatkan kualitas dan efisiensi serta mempersingkat waktu layanan
pelanggan,
7. Menggunakan IT untuk pengembangan bisnis (business development), mengatur
bisnis secara regional dan global.
8. Membangun system informasi yang terhubung dengan internet dan extranet untuk
support hubungan bisnis dengan costumer, supplier, subcontractor, dsb.
Peran Sistem Informasi Manajemen Dalam Sebuah Perusahaan
Peranan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Dalam Perusahaan
Sistem informasi dan teknologi informasi memberikan empat peran utama di dalam organisasi bisnis (perusahaan) yaitu untuk meningkatkan:
Efisiensi artinya menggantikan peran manusia dengan teknologi informasi sehingga memudahkan pekerjaan dan mempercepat pekerjaan.
2) Efektivitas.
Sistem informasi ini digunakan oleh pimpinan untuk pengambilan keputusan yang lebih efektif berdasarkan informasi yang akurat, tepat waktu, relevan, mudah, murah dan handal.
3) Komunikasi.
Untuk memudahkan komunikasi dan mempercepat pengambilan suatu keputusan dapat digunakan email atau teleconference.
4) Kompetitif.
Kompetitif, artinya digunakan untuk meningkatkan daya saing perusahaan di dalam era persaingan yang semakin ketat ini.
Contoh pemanfaatan teknologi informasi dalam perusahaan :
Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerjanya. Penerapan Teknologi
informasi dan komunikasi tentu akan berdampak pada perubahan kebiasaan kerja. Contoh : penggunaan intranet untuk helpdesk technical support yang memanfaatkan teknologi Local Area Netwok akan meminimalkan penggunaan kertas kerja pada operasional bisnis perusahaan. Selain itu pemanfaatan internet sebagai sarana untuk website perusahaan yang berfungsi sebagai online company profile juga akan meminimalkan anggaran keuangan perusahaan untuk mencetak company profile, bahkan dengan adanya website tersebut akan meningkatkan good corporate image terhadap pesaing, partner bisnis dan konsumennya.
Dengan adanya internet juga dapat digunakan untuk komunikasi antar karyawan dalam divisi yang sama maupun berbeda divisi bahkan untuk komunikasi dengan konsumen dan partner bisnisnya dapat menggunakan email dan messenger. Hal ini tentu dapat
meminimalkan penggunaan kertas dan biaya telepon / fax, juga dapat mengurangi biaya transport untuk visit ke konsumen.
Penggunaan computer juga memudahkan pekerjaan karyawan perusahaan, karena
pekerjaan menjadi lebih cepat selesai dengan tingkat kesalahan yang minim. Apalagi jika perusahaan menerapkan computer based information system dimana system informasi perusahaan tersebut dibuat sedemikian rupa saling terhubung (integrated) dan
Keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di perusahaan adalah :
1. Efisiensi tenaga kerja karena pekerjaan yang manual diotomatiskan.
2. Memperpendek rantai birokrasi dan waktu kerja sehingga berpengaruh pada penghematan biaya.
3. Dengan tersedianya data dan informasi yang up to date maka pengambilan keputusan dapat lebih cepat, sehingga menjadikan perusahaan lebih kompetitif terhadap pesaingnya.
4. Penghematan biaya pemasaran dan promosi produk dan jasa yang ditawarkan
perusahaan, karena menggunakan website perusahaan yang juga berfungsi sebagai online company profile dan memperluas pangsa pasar.
5. Dengan penerapan teknologi informasi pada operasional perusahaan maka system dapat terintegrasi di semua bagian sehingga dapat memudahkan arus informasi dan kecepatan respon terhadap suatu masalah.
Jadi dengan pemanfaatan teknologi informasi maka akan memudahkan arus informasi secara internal maupun eksternal perusahaan, meminimalkan resiko factor human error dan efisiensi di segala bidang, tentunya hal ini akan berpengaruh pada margin
keuntungan yang didapat perusahaan secara akumulatif.
Selain itu peran teknologi IT dalam perusahaan adalah menciptakan value (nilai tambah) bagi pelanggan perusahaan, dimana dengan penerapan IT maka layanan kepada
pelanggan makin cepat dan baik sehingga pelanggan puas dengan pelayanan yang diterimanya, hal itu dapat menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia menjadi konsumennya untuk jangka panjang. Loyalitas pelanggan merupakan hal yang didambakan oleh tiap perusahaan karena mempengaruhi stabilitas income perusahaan.
Peranan Sistem Informasi Manajemen dalam Pengambilan Keputusan Seorang Manajer
Setiap organisasi membutuhkan sistem informasi manajemen untuk membantu manajer dalam mengambil berbagai macam keputusan yang dibutuhkan. Sistem informasi
berperan dalam proses pengambilan keputusan operasional harian (perencanan jangka pendek) sampai perencanaan jangka panjang. Pengambilan keputusan merupakan suatu proses yang mencakup beberapa tahap yang saling terjalin, dan bukanlah merupakan suatu perbuatan yang terpisah.
efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang telah ditentukan lebih dahulu dalam jangka waktu yang relatif pendek. Dukungan pengolahan untuk pengendalian operasional terdiri atas: pengolahan transaksi, pengolahan laporan, dan pengolahan pertanyaan. Ketiga jenis pengolahan berisikan berbagai macam pembuatan keputusan yang melaksanakan aturan keputusan yang telah disetujui atau menyajikan suatu keluhan yang mengeluarkan yang akan diambil.
Perencanaan Strategis adalah perencanaan yang berhubungan dengan proses penetapan tujuan, pengalokasian sumber-sumber untuk mencapai tujuan itu dan kebijakan yang dipakai sebagai pedoman untuk memperoleh, menggunakan, atau menghilangkan hal-hal tersebut. Perencanaan strategik cenderung untuk dipusatkan pada masalah-masalah yang tidak terstruktur yang melibatkan variabel-variabel yang jumlahnya banyak dan
parameternya tidak pasti.Kadang-kadang perencanaan ini disebut perencanaan tingkat normatif karena keputusan yang dibuat tidak didasarkan pada data statistik, tetapi pada pertimbangan (judgment) dari para perencana.
Rencana Strategis yang sudah rampung akan meliputi sasaran-sasaran yang jelas, yang berhubungan dengan :
Bidang usaha yang dipilih
Pasar produk dan jasa yang dipilih dan luas daerah yang dibutuhkan bagi setiap pasar.
Hasil investasi bagi setiap bidang usaha, pasar dan produk, dan sasaran yang terinci bagi setiap lapangan yang merupakan penghasil pokok.
Keputusan mengenai penarikan modal (investasi) dari aktivitas yang tidak
menguntungkan atau aktivitas yang tidak lagi sesuai dengan bentuk perusahaan yang direncanakan.
Keputusan mengenai diversifikasi melalui :
o Riset dan pengembangan atau
o Merger atau akuisisi atau kedua-duanya.
Alokasi sumber-sumber kepada setiap unsur strategi dan suatu jadwal hasil.
Perencanaan Manajerial adalah perencanaan yang ditujukan untuk mengarahkan jalannya pelaksanaan, sehingga tujuan yang telah ditetapkan itu dapat dicapai secara efektif dan efisien.Perencanaan ini menggunakan data statistik dan sebagian pertimbangan akal sehat (common sense) serta mempunyai cakupan semua aspek operasi sistem yang harus mematuhi kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan pada tingkat perencanaan strategik.
prosedur, dan ketentuan lain yang telah ditetapkan secara jelas sebelumnya. Perencanaan ini tidak banyak meminta pertimbangan individual (individual judgment) karena
berdasarkan pada data kuantitatif yang dapat diukur
Sebagai contoh pada suatu perusahaan Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh berbagai manajer bagian, pusat laba dan sebagainya untuk mengukur prestasi, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk ditetapkan personalian operasional dan mengalokasikan sumber daya. Proses
pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi yang berkaitan dengan tingkat ketelitian yang lebih tinggi menyangkut: pelaksanaan yang direncanakan, alasan adanya perbedaaan, dan analisa atas keputusan atau arah tindakan yang mungkin.
Dalam mendukung kegiatan pengambilan keputusan dalam organisasi diperlukan
keamanan informasi. Keamanan informasi terdiri dari perlindungan terhadap aspek-aspek berikut:
1. Confidentiality (kerahasiaan) aspek yang menjamin kerahasiaan data atau informasi, memastikan bahwa informasi hanya dapat diakses oleh orang yang berwenang dan menjamin kerahasiaan data yang dikirim, diterima dan disimpan.
2. Integrity (integritas) aspek yang menjamin bahwa data tidak dirubah tanpa ada ijin fihak yang berwenang (authorized), menjaga keakuratan dan
keutuhan informasi serta metode prosesnya untuk menjamin aspek integrity ini.
3. Availability (ketersediaan) aspek yang menjamin bahwa data akan tersedia saat dibutuhkan, memastikan user yang berhak dapat menggunakan
informasi dan perangkat terkait (aset yang berhubungan bilamana diperlukan).
Penerapan system informasi manejemen dalam PT. XYZ
Strategi perusahaan merupakan bagian penting untuk mencapai tujuan perusahaan dan menjadi pedoman dalam penyusunan strategi bagi unit-unit bisnis di
bawahnya.Pengembangan sistem informasi (SI) perusahaan yang didukung oleh penggunaan teknologi informasi (TI) bisa menjadi salah satu strategi dalam
meningkatkan daya saing perusahaan.Apabila sebelumnya peranan SI hanya berfungsi sebagai penunjang dalam hal efisiensi biaya operasional, meningkatkan ketepatan dan produktivitas operasi dari berbagai fungsi perusahaan, maka sekarang dapat ditingkatkan perannya sebagai salah satu alat strategis untuk meningkatkan daya saing.Namun
PT. XYZ memiliki permasalahan dimana unit-unitnya tersebar di berbagai daerah di pulau Jawa, Sumatera, dan Sulawesi, dan mulai dirasakan perlunya sistem informasi yang terintegrasi untuk membantu meningkatkan kinerja operasional perusahaan. Belum adanya sebuah sistem yang dapat membantu mempercepat pengambilan keputusan pada level manajemen puncak, untuk dapat memudahkan proses perencanaan, pengendalian dan pengawasan, serta peningkatan tingkat ketersediaan produk kepada konsumen juga menjadi kendala bagi para pimpinan perusahaan. Selain itu, seiring dengan
berkembangnya perusahaan, mutasi (perpindahan) pegawai atau habisnya masa tugas para tenaga ahli (expert) di perusahaan juga membentuk sebuah fenomena “knowledge drain” dimana terdapat jenjang yang cukup jauh di antara karyawan baru dan karyawan yang sudah berpengalaman. PT. XYZ tidak ingin hal semacam itu terus berlangsung, karena knowledge merupakan aset yang sangat berharga bagi perusahaan.Untuk itu diperlukan sebuah rencana strategis bagi pengembangan sistem informasi di PT. XYZ untuk menjawab permasalahan-permasalahan di atas. Makalah ini menjelaskan proses dan hasil penyusunan rencana strategis tersebut dimana untuk kepentingan perusahaan maka nama perusahaan terpaksa disamarkan. Metodologi yang diacu dalam penyusunan rencana strategis sistem informasi adalah metodologi yang diusulkan oleh Ward dan Peppard (2002).
Strategi Sistem Informasi
Strategi SI merupakan salah satu hasil dari proses analisis terhadap SI, TI, kebutuhan bisnis, informasi serta arah perkembangan TI ke depan. Strategi SI yang dibangun haruslah sesuai dengan strategi perusahaan keseluruhan dalam rangka mendukung tercapainya tujuan bisnis perusahaan. Gambar 3 menunjukkan strategi sistem informasi PT. XYZ yang memberikan arah bagi pengembangan aplikasi sistem informasi ke depan. Aplikasi-aplikasi yang dibangun haruslah dapat menyajikan informasi yang benar-benar berguna bagi perusahaan.Untuk menentukan solusi aplikasi system informasi digunakan metode pemetaan kebutuhan informasi yang dikemukakan oleh Ward dan Peppard (2002).Dari hasil pemetaan terhadap kebutuhan informasi tersebut diusulkan agar dilakukan optimalisasi penggunaan, pengembangan, dan penggantian terhadap aplikasi yang sedang berjalan serta pembuatan aplikasi sistem informasi baru.
Ellipse, Pada saat ini hampir semua pencatatan yang bersifat transaksional dilakukan dengan menggunakan sistem informasi Ellipse dimana PT. XYZ menggunakan lima modul utama, yaitu Finance, Operation, Maintenance, Supply Chain
Management (SCM), dan Human Resource (HR).
F inance. Pencatatan transaksi keuangan PT. XYZ sudah dilakukan dengan baik pada modul Finance di Ellipse, termasuk pencatatan konsolidasi laporan keuangan dari anak perusahaan PT. XYZ. Namun data transaksional keuangan ini belum dapat dimanfaatkan secara maksimal untuk proses analisis lebih lanjut ke dalam sistem informasi eksekutif, yang dalam hal ini adalah Business Intelligence (BI) PT. XYZ. Pelaporan kinerja keuangan selama ini baru dilakukan oleh aplikasi PB-View, oleh karena itu diperlukan optimalisasi penggunaan data keuangan yang diharapkan bias digunakan pada data
Operation. Pencatatan transaksi operasional dari work order, penggunaan material, aktivitas produksi, hingga prosedur operasional sudah dilakukan dengan baik dalam modul operation Ellipse. Namun pencatatan data unit fasilitas tidak dapat dilakukan dikarenakan keterbatasan fungsi modul dan terpisahnya data Ellipse, Manajemen Energi,
dan Gatecycle, sehingga analisis tidak dapat dilakukan secara maksimal Oleh karena itu
diperlukan optimalisasi penggunaan data operasi yang diharapkan bisa digunakan sebagai masukan ke dalam data warehouse, yang akan menggabungkan data dari beberapa
aplikasi untuk mempermudah proses analisis dan mendukung BI PT. XYZ.
Maintenance. Pencatatan transaksi pemeliharaan dari work order, kebutuhan material dan sumber daya manusia, aktivitas pemeliharaan, prosedur operasional pemeliharaan, hingga rencana pemeliharaan sudah dilakukan dalam modul maintenance Ellipse. Namun modul maintenance Ellipse ini hanya dapat menentukan batas maksimum dan batas minimum waktu pemeliharaan berkala sehingga harus dibantu oleh aplikasi terpisah yaitu Pdm-software. Hal ini
membuat proses analisis menjadi tidak maksimal, untuk itu diharapkan bisa dimasukkan ke dalam data warehouse untuk mempermudah proses analisis dan mendukung BI PT. XYZ.
Supply Chain Management. Pencatatan seluruh transaksi material dan bahan bakar PT. XYZ sudah dilakukan dengan baik pada modul SCM Ellipse, termasuk di dalamnya pencatatan work order, pemesanan dan pembelian material dan bahan bakar, penerimaan dan proses register material dan bahan bakar hingga menjadi catalogue persediaan penyimpanan, pengeluaran material dan bahan bakar, hingga inventory tracking. Namun, pelaporan kinerja SCM selama
ini masih dilakukan oleh aplikasi PB-View. Dengan adanya BI, diharapkan pelaporan kinerja akan lebih terintegrasi.
Human Resource. Pada saat ini pencatatan transaksional yang dilakukan
modul HR Ellipse baru sebatas pada data karyawan, penggajian, dan penilaian kinerja. Dibutuhkan penambahan fungsi establishment, resourcing, work force
planning, serta training agar modul HR ini dapat berfungsi secara maksimal untuk
mendukung strategi bisnis perusahaan. Penambahan fungsi tersebut akan mempermudah perencanaan, pengembangan, pelatihan dan kaderisasi angkatan kerja untuk memenuhi kebutuhan sumber daya manusia. Penambahan fungsi training yang terintegrasi pada modul HR juga membantu menentukan pelatihan yang dibutuhkan oleh karyawan agar kompetensinya terpenuhi.
Gatecycle. Aplikasi Gatecycle berfungsi untuk membuat pemodelan dan simulasi efisiensi, losses, proses ideal, beban ideal, dan sebagainya. Pemodelan ideal unit
pembangkit ini dilakukan berdasarkan variabel-variabel yang dapat mempengaruhi proses produksi dari unit produksi seperti kondisi operasi selama ini, kualitas masukan bahan bakar, laju bahan bakar, jenis bahan bakar, beban produksi, dan lain-lain. Aplikasi ini berjalan sendiri, untuk itu diharapkan dilakukan pengembangan aplikasi agar dapat mengambil data langsung dari basisdata Manajemen Energi, serta dibuatkan sebuah basisdata pendukung untuk mencatat hasil pemodelan dan simulasi Gatecycle.
Pdm Software. Aplikasi yang digunakan sebagai pendukung modul maintenance Ellipse ini digunakan untuk melakukan analisis preventive, predictive,
dan corrective pemeliharaan unit produksi.Sama seperti aplikasi transaksional lainnya,
data dari aplikasi Pdm Software ini belum dapat digunakan untuk analisis tingkat lanjut. Karena itu harus dilakukan optimalisasi data ke dalam data warehouse, yang akan menggabungkan data dari beberapa aplikasi khususnya Ellipse untuk mempermudah proses analisis dan mendukung BI PT. XYZ.
Pro-Sim. Aplikasi ini melakukan analisis terhadap tren kebutuhan produk dan pemetaan beban produk.Penggunaan aplikasi ini dinilai belum maksimal karena penggunaannya lebih kepada validasi terhadap hasil analisis yang dilakukan oleh unit kerja.Ke depannya, aplikasi ini diharapkan dapat digunakan dengan lebih optimal untuk melihat
peluangpeluang peningkatan produksi ke depannya. Selain itu juga dilakukan optimalisasi data hasil analisis Pro-Sim ke dalam data warehouse, yang akan menggabungkan data dari beberapa aplikasi khususnya Ellipse, Manajemen Energi,
dan Gatecycle untuk mendukung BI PT. XYZ
PB-View. Aplikasi pelaporan yang digunakan PT. XYZ saat ini adalah PB-View.Aplikasi ini dinilai kurang karena tidak dapat memenuhi kebutuhan dalam memberikan laporan secara real-time karena tidak terhubung langsung ke dalam basisdata aplikasi-aplikasi operasional dan tidak dapat melakukan pelaporan yang mendalam. Diusulkan untuk mengganti aplikasi ini dengan aplikasi corporate dashboard yang didukung
oleh BI sehingga proses pelaporan real-time serta pelaporan lebih mendalam dengan fitur drill-down dapat dilakukan.
Office Automation. Penggunaan Office Automation untuk mendukung operasional sehari-hari pada saat ini dirasa cukup memuaskan.Dalam rencana sistem informasi, diusulkan aplikasi Office Automation untuk bersinergi dengan aplikasi Knowledge
Management untuk penyebaran informasi dan pengetahuan yang lebih lengkap dan
akurat. Selain usulan optimalisasi penggunaan dan penambahan fitur dari aplikasi yang sudah berjalan, diusulkan pula penambahan beberapa aplikasi sebagai berikut:
Knowledge Management. Aplikasi knowledge management PT. XYZ nantinya akan mendukung fungsi e-Learning, Document Sharing (Online-magazine, E-Library,
Personel-Group-Corporate document, Online Discussion), dan Collaboration. Aplikasi
pengambilan keputusan, sehingga dapat meningkatkan respon terhadap pelanggan, meningkatkan cara kerja serta proses di perusahaan, serta menciptakan pemerataan pengetahuan.
Data Warehouse. Keuntungan penggunaan data warehouse bagi PT. XYZ, yaitu:
1. Sebuah data warehouse berisi data penting yang dibutuhkan PT. XYZ, seperti: data keuangan, operasional, pemeliharaan pembangkit, SCM, sumber daya manusia, manajemen energi, knowledge management, dan lain-lain. Hal ini akan
mempermudah PT. XYZ dalam menyusun laporan atau melakukan analisis terhadap informasi yang berasal dari satu atau lebih sumber data.
2. Dengan penggunaan data warehouse, seluruh data yang tidak konsisten yang dikelola oleh unit teknologi informasi PT. XYZ dapat diidentifikasi dan diperbaiki. Ini akan menyederhanakan proses pelaporan dan analisis.
3. Data warehouse PT. XYZ nantinya akan menggunakan data yang terpisah dari
basisdata operasional PT. XYZ, sehingga proses pembuatan laporan dan analisis dapat dilakukan tanpa mengganggu atau menghambat proses dan sistem
operasional bisnis PT. XYZ.
4. Data warehouse PT. XYZ nantinya akan memfasilitasi penggunaan aplikasi
pendukung pengambilan keputusan, dalam hal ini business
intelligence dan corporate dashboard yang akan menyediakan informasi seperti
laporan tren, laporan kinerja dan sebagainya sesuai dengan tujuannya.
5. Data operasional serta informasi PT. XYZ dapat disimpan dengan aman untuk waktu yang lama dan dalam jumlah yang besar dalam data warehouse, walaupun sistem sumber data mengalami masalah atau sudah tidak digunakan lagi.
Business Intelligence. Business intelligence PT. XYZ nantinya diharapkan dapat melakukan otomatisasi analisis terhadap data yang dimiliki PT. XYZ untuk mendukung pengambilan keputusan seperti tren kebutuhan produk, risiko, kinerja unit produksi, rencana pemeliharaan fasilitas produksi, menemukan indikator-indikator
dan pattern yang mempengaruhi produksi yang selama ini belum diketahui, serta kinerja
perusahaan. Business analytical merupakan bagian terpenting dari business
Intelligence yang terdiri dari kumpulan aplikasi, teknik, dan proses untuk melakukan
manipulasi, penambangan, dan analisis terhadap data yang ada di data warehouse. Corporate Dashboard. Corporate dashboard memungkinkan tingkat manajemen PT. XYZ untuk memonitor kinerja perusahaan secara real time dan memberikan laporan khusus dari setiap departemen dalam organisasi. Corporate dashboard memberikan beberapa keuntungan, di antaranya adalah:
1. Pelaporan kinerja perusahaan dan pembangkit secara visual dan cepat (real time). 2. Memiliki kemampuan untuk mengidentifikasi tren kebutuhan produk, mengukur efisiensi kinerja, dan memberikan laporan mendalam (drill-down) mengenai tren, kinerja, dan sebagainya.
Aplikasi-aplikasi yang ada dipetakan dalam portofolio aplikasi menggunakan Strategic
Grid McFarlan untuk melihat dampak yang dihasilkan oleh SI terhadap operasional
bisnis maupun strategi perusahaan PT. XYZ (lihat Gambar 4).
Aplikasi-aplikasi yang telah teridentifikasi di Bagian 3 dapat dikategorikan dalam tiga kelompok yaitu Aplikasi Operasional Bisnis, Aplikasi
Pelaporan-Monitoring-dan-Analitikal, dan Aplikasi Pendukung.Gambar 5 memperlihatkan arsitektur SI PT. XYZ di masa mendatang yang memperlihatkan posisi dari masing-masing kelompok. Aplikasi operasional bisnis terdiri dari aplikasi Enterprise Assets Management (EAM), aplikasi produksi, dan aplikasi untuk audit dan manajemen risiko. Yang termasuk dalam
kelompok aplikasi pelaporan, monitoring, dan analitikal adalah data warehouse, business
intelligence, corporate dashboard, dan aplikasi pelaporan. Sedangkan yang termasuk
dalam aplikasi pendukung diantaranya adalah otomasi perkantoran, surat elektronik,
