KEMUNGKINAN INTEGRASI ISO 9001;2000
DENGAN ISO14001;1996
Cokorda Prapti Mahandari
Laboratorium Fisika Dasar Universitas Gunadarma Kampus H, Gedung I Lantai II, Ciliwung Jl. Akses UI Kelapa Dua Cimanggis Depok
ABSTRAK
ABSTRACT
There are two management standard for industry namely Quality Management Standard (QMS) and Environmental Management Standard (EMS). Instead of these management standards, industry should also consider technical standard. Therefore, industry may find more problems and time constraints to implement management standard and technical standards. One aspect that can overcome this situation is integration of both management standards. Elements of both standards are analyzed in term of comparative table. The possibility of integration of both management standards is considered. Implementation of integration is shown on a flowchart model starting from material buying to product distribution. Implementation of integration management standard will also ease the operational staff. Implementation of quality management system has a mutual impact on implementation of environmental management system, for instance, reducing raw material consumption in the frame of quality management system implementation means reducing waste that will discharge to the environment. On the other hand environmental friendly product as a consequence of environmental management system implementation will increase consumer satisfaction.
PENDAHULUAN
Perkembangan standard manajemen pada industri semakin meningkat pada dekade akhir-akhir ini. ISO (International Organization for Standardization) telah menerbitkan beberapa standar manajemen untuk memfasilitasi industri dan perdagangan. Dua standard manajemen yang diterbitkan ISO adalah standard manajemen Mutu yaitu ISO seri 9000 dan standar manajemen lingkungan yaitu ISO seri 14000.
Untuk dapat menjajaki kemungkingan penggabungan keduanya maka perbandingan masing-masing elemen dari standard merupakan langkah yang paling penting. Gambaran umum masing-masing standar manajemen diuraikan diikuti dengan penjabaran tiap elemen dari standard. Identifikasi tiap elemen dilakukan untuk memperoleh keterkaitan kedua standard yang akan memudahkan persiapan dan penerapannya. Unsur-unsur yang tidak dapat digabungkan juga diidentifikasi keterkaitannya.
Penggabungan kedua sistem standard manajemen akan meningkatkan kinerja semua aktivitas industri, menghindarkan cacat produk dari proses awal sampai akhir, melindungi lingkungan dan meningkatkan keuntungan. Selain itu proses sertifikasi kedua sistem manajemen dapat dilakukan bersamaan. Hal ini akan menghemat semua sumber daya yang terdapat di industri yang pada akhirnya akan meningkatkan unjuk kerja dan daya saing industri.
ISO seri 14000 yang paling dikenal industri adalah ISO 14001 sehingga yang diintegrasikan dengan ISO 9001 adalah ISO 14001. Proses penggabungan kedua standard sistem manajemen diawali dengan pemahaman masing-masing standard. Model standar sistem manajemen mutu dan model standard sistem manajemen lingkungan ditampilkan masing-masing untuk memperoleh gambaran umum dan meningkatkan pemahamantentang kedua standard tersebut.
Perbandingan tiap-tiap elemen dianalisa dalam bentuk tabel perbandingan sehingga dapat diidentifikasi elemen-elemen yang dapat digabungkan. Berdasarkan tabel perbandingan dibuat alternatif penggabungan kedua standard kemudian dibuat model dari penggabungan kedua standard pada tahap implementasi dari proses pembelian sampai dengan distribusi produk.
PERKEMBANGAN ISO9001;2000DAN ISO14001;1996
Informasi tentang standar manajemen masih terbatas pada industri-industri besar ataupun pada industri yang berbasis teknologi tinggi. Padahal penerapan sistem manajemen pada industri kecil dan menengah menimbulkan pengaruh yang lebih signifikan serta persiapan dan penerapannya lebih mudah. Hal ini disebabkan oleh jalur komunikasi yang lebih singkat, struktur organisasi yang lebih kecil dan akses ke manajer lebih mudah (Stapleton, 1996). Namun demikian pada industri yang langsung dikelola oleh pemiliknya sangatlah sulit memperkenalkan dan merubah kebiasaan yang sudah dilakukan. Dalam kasus ini sangat tidak cocok menerapkan sistem standard manajemen (Walley, 2000).
diakui oleh lebih dari 80 negara dan dipergunakan sebagai acuan untuk manajemen Mutuoleh industri dan badan pemerintahan di seluruh dunia. Bahkan sering sekali sertifikasi ISO 9001 telah menjadi persyaratan dalam kancah bisnis nasional dan internasional.
ISO Seri 9000 terdiri atas :
ISO 9001 tentang Model Jaminan Mutudalam bidang desain, pengembangan, produksi, instalasi dan Pelayanan Jasa
ISO 9002 tentang Model Jaminan Mutuproduksi dan instalasi ISO 9003 tentang Model Jaminan MutuPemeriksaan akhir
Namun pada tahun 2000, ISO 9001, 9002, 9003 digabung menjadi ISO 9000:2000. Beberapa dokumen penunjang yang berkaitan dengan ISO seri 9000 adalah :
ISO 8402 mengenai Manajemen Mutudan Jaminan Mutu– Vocabulary
ISO 9000-1 mengenai Standard Manajemen Mutudan Jaminan Mutu bagian 1: Petunjuk Pemilihan dan penggunaan
ISO 9004-2 mengenai Elemen Manajemen Mutu dan Sistem Mutu bagian 2: Petunjuk untuk Pelayanan
ISO 9004-3 mengenai Elemen Manajemen Mutu dan Sistem Mutubagian 3: petunjuk untuk Proses Material
ISO 10011-1: Petunjuk untuk Sistem Audit Mutu bagian 1: Audit
ISO 10011-2: Petunjuk untuk Sistem Audit Mutu bagian 2: Kriteria kualifikasi Auditor ISO 10011-3: Petunjuk untuk Sistem Audit Mutu bagian 3: Pengatur Program Audit
ISO 10012-1: Persyaratan Jaminan Mutu untuk Peralatan Pengukuran bagian 1: Manajemen Peralatan Pengukuran
Berdasarkan hasil penelitian ada beberapa alasan untuk menerapkan sistem standard manajemen Mutu antara lain untuk memenuhi kepuasan pelanggan untuk meningkatkan unjuk kerja dan sebagai langkah awal untuk meningkatkan Mutusecara keseluruhan. Lebih dari itu faktor pendorong ini dapat dikelompokkan ke dalam 2 group yaitu alasan internal meliputi peningkatan Mutudan unjuk kerja dan alasan eksternal yang meliputi pemasaran. Secara umum alasan eksternal jauh lebih penting dibandingkan dengan alasan internal (Brown and Van der Wiele, 1998). Selain itu hasil penelitian yang dilakukan di Inggris, beberapa alasan menerapkan IS0 seri 9000 adalah sebagai berikut :
Perbaikan unjuk kerja dan menaikkan margin keuntungan Menurunkan kemungkinana resiko
Jaminana mutu produk atau jasa ke pada pelanggan Dasar untuk menerapkan budaya menangkap peluang Jika diperlukan persayratan untuk diakui secara internasional
lingkungan. Bulan Januari 1993 dibentuklah TC 207 yang bertugas mengembangkan ISO seri 14000. Akhirnya ISO/TC 207 mempublikasikan ISO seri 14001 (Environmental Management System Standard). Selain itu beberapa dokumen pelengkap ISO 14001 juga dikembangkan diantaranya 14004 dan 3 dokumen petunjuk audit lingkungan yaitu : ISO 14010, ISO 14011 dan ISO 14012 yang diterbitkan bulan September 1996.
ISO seri 14000 terdiri dari :
ISO 14001 tenang Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14010 tentang Audit Lingkungan
ISO 14020 tentang Penamaan Lingkungan (Environmental Labeling) ISO 14030 tentang Evaluasi Performans Lingkungan
ISO 14040 tentang Life Cycle Assessement ISO 14050 tentang Istilah dan Definisi
ISO 14060 tentang Standar Aspek Lingkungan dari Produk
Dengan menerapkan standard manajemen pada industri maka terdapat kesempatan untuk meningkatkan Mutulingkungan dan strategi bisnis (Darnall et. Al, 2000). Standard-standard ini diterbitkan untuk dapat diterapkan pada semua tipe dan ukuran organisasi dan untuk mengakomodasi keragaman geografis, budaya, dan kondisi sosial. Selain itu standar ini dapat diintegrasikan dengan sistem manajemen yang lain seperti keselamatan dan kesehatan kerja.
MODEL DAN UNSUR/ELEMEN ISO 9001:2000
Organisasi yang ingin memperoleh sertifikasi ISO 9001 harus memenuhi elemen-elemen pada ISO 9001. Proses ini dilakukan dengan menjalankan siklus penerapan sistem manajemen mutu secara kontinyu yang meliputi aspek tanggung jawab manajemen, sumber daya manajemen, realisasi produk, pengukuran, analisa dan perbaikan
Tanggung jawab manajemen mencakup komitmen manajemen, mengutamakan pelanggan, kebijakan mutu, perencanaan, administrasi dan kajian manajemen. Komitmen pada pengembangan dan perbaikan sistem manjemen mutu secara terus menerus harus ditunjukkan oleh manjemen puncak sehingga sistem dapat berjalan dengan baik.
sumber daya yang ada dan hasilnya didokumentasikan. Semua administrasi yang berkaitan dengan keseluruhan kegiatan sistem manajemen mutu juga diatur oleh menajemen puncak. Pada tahap kajian manajemen dimungkinkan perubahan sistem manajemen mutu termasuk kebijakan mutu dan tujuannya setelah melalui proses evaluasi. Aspek sumber daya manajemen mencakup kebutuhan sumber daya untuk menerapkan dan mengembangkan sistem manajemen mutu tepat waktu dan mengarah pada kepuasan pelanggan. Sumber daya manusia dan kompetensinya masing-masing harus diidentifikasi untuk pengadaan pelatihan apabila diperlukan. Fasilitas seperti ruang kerja, peralatan, perangkat keras, perangkat lunak dan perangkat penunjang harus disediakan, diidentifikasi dan dijaga untuk mencapai produk yang bermutu.
Realisasi produk dilaksanakan dengan melalui tahap perencanaan produksi, proses yang berhubungan dengan pelanggan, rancangan dan pengembangan produk, proses pembelian, produksi dan layanan operasi serta pengendalian alat-alat ukur. Semua tahap selalu disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan dan tercapainya produk yang bermutu Aspek pengukuran, anlaisa dan perbaikan dilakukan dengan tahapan perencanaan kebutuhan, penggunaan, metodologi termasuk pendekatan statistiknya. Pengawasan dan pengukuran juga dilakukan dari sisi kepuasan dan ketidakpuasan pelanggan, audit internal, proses dan produknya. Pengumpulan dan pengolahan data ditentukan untuk keseusaian dan keefektifan sis tem manjemen mutu dan umtnuk mengindentifikasi perbaikan yang mungkin dapat dilakukan. Perbaikan kontinyu mencakup tindakan perbaikan dan pencegahan pada ketidaksesuaian.
MODEL DAN ELEMEN ISO 14001:1996
Sistem Manajemen Lingkungan adalah bagian dari keseluruhan sistem manajemen yang mencakup struktur organisasi, kegiatan perencanaan, tanggung jawab, operasional, prosedur, proses dan sumber daya untuk mengembangkan, mengimplementasikan, mencapai, mengkaji dan memelihara kebijakan lingkungan.
Secara garis besar ISO 14001 dapat dikelompokkan menjadi 5 tahap yaitu: Kebijakan Lingkungan, Perencanaan, Implementasi, Pemeriksaan dan tindakan pencegahan, Kajian Manajemen yang pelaksanaannya mengikuti siklus seperti pada Gambar 1. Tiap tahap perlu terus diperbaiki secara kontinyu. Tahap Perencanaan terdiri dari 4 elemen, tahap implementasi terdiri dari 7 elemen, tahap pemeriksaan dan tindakan perbaikan terdiri dari 4 elemen. Dengan demikian ISO 14001 keseluruhan terdiri dari 17 elemen.
PERBANDINGAN ISO 9001-2000 DENGAN ISO 14001-1998
Management Review
Planning
• Environmental Aspects • Legal / Other
Requirements • Objectives and Targets
• Environmental
Management Program
Checking / Corrective Action
• Monitoring and Measurement • Nonconformance and Corrective
and Preventive Action
• Records • EMS Audits
Start
Implementation
• Structure and Responsibility • Training, Awareness, Competence
• Communication • EMS Documentation
• Document Control • Operational Control • Emergency Preparedness
/ Response
Continual
Improvement !
Environmental Policy
Gambar 1. Model ISO 14001:1996
masing elemen dengan menampilkan ISO 14001:1009 sebagi acuan urutan babnya yang ditampilkan pada sisi kanan dari Tabel 1.
Tabel 1: Perbandingan antara ISO9001-2000 denga ISO14001-1996
ISO 9001-2000 ISO 14001-1996
Pendahuluan Umum
Pendekatan proses Kaitan dengan ISO 9004
Kesesuaian dengan sistem
manajemen yang lain
0 Pendahuluan
Ruang Lingkup Umum
1 1 Ruang Lingkup
Acuan normatif 2 2 Acuan Normatif
Isitlah dan Definisi 3 3 Definisi-definisi
Sistem Manajemen Mutu 4 4 Persyaratan Sistem Manajemen
Persyaratan Umum
4.1 Persyaratan Umum
Komitmen Manajemen
4.2 Kebijakan Lingkungan
Perencanaan 5.4 4.3 Perencanaan
Mengutamakan Pelanggan Identifikasi Kebutuhan Pelanggan
5.2 7.2.1
4.3.1 Aspek Lingkungan
Kajian Kebutuhan Pelanggan 7.2.2 4.3.2 Persyaratan Hukum dan Persyaratan
Lain
Sasaran Mutu 5.4.1 4.3.3 Tujuan dan Sasaran
Perencanaan Mutu Perbaikan Kontinyu
5.4.2 8.5.1
4.3.4 Program Manajemen Lingkungan
Realisasi produk
Perencanaan realisasi Produk
7 7.1
4.4 Implementasi dan Operasi
Tanggung jawab manajemen Komitmen manajemen
Tanggung jawab dan wewenang Perwakilan manajemen
4.4.1 Struktur dan Tanggung Jawab
Pelatihan Kepedulian, dan
Kompetensi
4.4.4 Dokumentasi SML
Pengendalian Dokumen 4.4.5 Pengendalian Dokumen
Prosee berkaitan dengan
pelangga
Rancangan &/pengembangan
Rancangan &/kajian pen
gembangan
Rancangan &/verifikasi
pengembangan
Produksi dan layanan operasi Pengendalian operasi
Pengendalian ketidaksesuaian 8.3 4.4.7 Kesiagaan dan Tanggap Darurat
Pengukuran, Analisa dan
perbaikan
Pengukuran dan pemntauan
proses
Pengukuran dan pemantauan
produk
Pengendalian ketidaksesuaian Tindakan perbaikan
Tindakan pencegahan
8.3 8.5.2 8.5.3
4.5.2 Ketidaksesuaian dan Tindakan
Pencegahan & Perbaikan
Pengendalian rekaman mutu 5.5.7 4.5.3 Dokumentasi
Audit internal 8.2.2 4.5.4 Audit SML
Kajian Manajemen Umum
Kajian masukan Kajian keluaran
5.6 5.6.1 5.6.2 5.6.3
4.6 Kajian Manajemen
Berdasarkan tabel perbandingan diatas terdapat banyak kesamaan pada keduanya. Sehingga penerapannya seharusnya dilaksanakan pada waktu yang bersamaan. Hal yang paling penting dalam penerapan kedua standar adalah komitmen dari manajer puncak. Sehingga pada kedua standar tercantum komitmen dari manajemen puncak dan diperlukan pada permulaan sebelum langkah perencanaan dimulai. Hal ini karena untuk penerapan satandar manajemen diperlukan sumber daya manusia, keuangan, perubahan struktur organisasi serta budaya organisasi dan kegiatan yang semuanya dapat diwujudkan apabila terdapat komitmen dari manajer puncak. Tanpa dukungan penuh dari manejer puncak maka penerapan kedua standard tidak dapat dilakukan dengan baik
Pada tahap perencanaan, ISO seri 9001 mencantumkan identifikasi dan gambaran kebutuhan konsumen, penentuan target pencapaian mutu, perencanan mutu, dan perencanaan perbaikan secara kontinyu. Sedangkan pada ISO seri 14000 mencantumkan identifikasi dan evaluasi aspek dan dampak lingkungan, identifikasi hukum dan persyaratan lainnya, penentuan tujuan dan sasaran, pembuatan program manajemen lingkungan. Karena sama-sama mencantumkan tujuan dan sasaran yang sama dan pada intinya mempunyai tujuan dan sasaran yang sama, maka standarnya juga sama.
Pada tahap implementasi baik ISO 14001 dan ISO 9001 terdapat elemen struktur organisasi dan tanggung jawab. Demikian pula pada tahap pelatihan, materi dan instruktur dapat diintegrasikan sehingga dapat dilakukan dalam waktu yang bersamaan. Pada elemen dokumentasi, meskipun materi yang didokemntasikan berbeda namun tetap dengan system dokumentasi yang sama sehingga integrasi system dokumentasi akan menghemat waktu juga keuangan.
eksternal seperti halnya pada system manajemen mutu. Dengan demikian elemen ini juga dapat diintegrasikanmeskipun pihak yang berkomunikasi sedikit berbeda.
Elemen pengendalian operasi pada sistem manajemen lingkungan tercakup juga pada system manajemen mutu. Integrasi ini paling mendatangkan keuntungan apabila dapat diimplementasikan dengan sukses. Misalkan pengurangan sampah atau produk sampingan akan menguntungkan dari segi bisnis dan juga lingkungan.
Kesamaan dalam elemen kesiagaan dan tanggap darurat juga ditemukan pada kedua standard. Contoh nyata situasi darurat kebakaran, harus segera ditanggapi karena berpontensi menghancurkan bisnis juga lingkungan. Salah satu alternatif penggabungan kedua standar pada tahap implementasi digambarkan dalam bentuk diagram alur dari proses pembelian sampai dengan proses distribusi produk seperti pada Gambar 2
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan
1. Persyaratan ISO 9001 dan ISO 14001 saling tumpang tindih, dalam artian banyak prosedur yang dapat dituliskan bersamaan seperti misalkan Pelatihan, operation control komunikasi, audit dan lainnya. Manajemen lingkungan dan manajemen mutu sama-sama bertujuan memproduksi barang atau jasa dengan mutu yang bagus merupakan bagian dari manajemen mutu terpadu (Total Quality Management (TQM)).
2. Terdapat 5 kesamaan dari persyaratan kebijakan pada kedua standard yaitu : titik berat pada konsumen, perbaikan yang kontinyu, dokumentasi, komunikasi dan tersedia untuk publik. Di samping itu kebijakan lingkungan menetapkan tidak terjadinya polusi yang sebenarnya juga dilaksanakan pada penerapan sistem Mutu. Seperti contohnya pada langkah penerapan kontrol operasional dan peningkatan efisiensi. Untuk meningkatkan efisiensi yang berarti mengurangi limbah dan merubah lebih banyak bahan mentah menjadi produk. Contoh lainnya produk yang bagus mutunya juga ramah lingkungan dan umur produk lebih lama. Produk yang awet memuaskan konsumen dan memberikan limbah yang lebih sedikit pada lingkungan. Strategi ini diterapkan untuk memenuhi kedua standard. Kuncinya adalah organisasi seharusnya memulai dengan perencanaan produksi yang bagus.
Saran-saran
pengolahan
Pengendalian proses;
Gambar 2. Model Penggabungan penerapan ISO 14001:1996 dan ISO 9001:2000
dilaksanakannya tahapan pada sistem manajemen tersebut. Meskipun sertifikasi tidak menjamin bahwa produk yang dihasilkan pasti mempunyai mutu yang bagus namun dengan penaatan terhadap standard sistem manajemenakan dicapai unjuk kerja yang yang lebih baik sehingga pada akhirnya produk juga akan menjadi baik. Untuk itu harus disadari bahwa proses sertifikasi merupakan proses yang sebaiknya dilalui setiap industri dalam rangka meningkatkan kemampuan daya saing di pasar global.
DAFTAR PUSTAKA
Brown, A., and T. Van der Wiele, 1998, ISO 9000: Boon or Bane for Small Bussiness?
Small and Medium Enterprise Research Center Edith Cowan University, Australia. Cokorda Prapti Mahandari, 2004, Pengenalan ISO 14001, Modul Workshop Universitas
Gunadarma Jakarta, Indonesia
Darnall, N et. al., 2000 Environmental Management Systems: Opportunities for Improved Environmental and Bussiness Strategy, Wiley Publisher, NewYork, USA
Stapleton, P.J., Cooney A.M. and Hix, W.M 2001, Environmental Management Systems: An Implementation Guide for Small and Medium-Sized Organizations, 2nd, ed. NSF International Ann Arbor, Michigan, USA
International Organization for Standardization, 1996 :ISO 14001: Environmental Management System-Specification with guideance for use
International Organization for Standardization, 1996 :ISO 14004: Environmental Management System-SpGeneral guidelines on principles, system and supporting techniques.
International Organization for Standardization, 1996 :ISO 14010: Guidelines for Environmental auditing-General principles of environmental auditing
International Organization for Standardization, 1996 :ISO 14011: Guidelines for environmental auditing-Audit procedures part 1: Auditing of environmental management systems
International Organization for Standardization, 1996 :ISO 14012: Guidelines for environmental auditing-Qualification criteria for environmental auditor
Rothery, Bryan, 997 ISO 9000 and ISO 14000 for Services industry (diterjemahkan ke bahasa Indonesia oleh Mustafa, F Januari 2000), PT Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta, Indonesia
Tavernier , P. and J. Lammerant, 2000, Demonstration Project: ‘Promotion of EMAS
