commit to user
i
PELAKSANAAN E-PROCUREMENT OLEH
UNIT LAYANAN PENGADAAN
KABUPATEN BANJARNEGARA
Disusun Oleh :
GANANG PRIBADI
D0107058
SKRIPSI
Disusun Guna Memenuhi Syarat-Syarat Untuk Mencapai
Gelar Sarjana Ilmu Sosial dan Politik
Jurusan Ilmu Administrasi
JURUSAN ILMU ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
ii
HALAMAN PERSETUJUAN
Disetujui untuk Dipertahankan di Hadapan Penguji Skripsi
Jurusan Ilmu Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
Dosen Pembimbing
commit to user
iii
HALAMAN PENGESAHAN
Telah Diuji dan Disahkan oleh Panitia Penguji Skripsi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
Pada Hari :
Tanggal :
Panitia Penguji :
1. Drs. Sonhaji, M.Si ( )
NIP. 195912061988031004 Ketua Penguji
2. Faizatul Ansoriyah, S.Sos, M.Si ( )
NIP. 198203042008122003 Sekretaris Penguji
3. Herwan Parwiyanto, S.Sos, M.Si ( )
NIP. 19750505 200801 1 033 Penguji
Mengetahui,
Dekan
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
commit to user
iv MOTTO
Hanya melalui percobaan dan penderitaan, jiwa bisa diperkuat, ambisi dilahirkan dan keberhasilan dicapai
(Hellen Keller)
When with the others (people), we may not main character But in our own life, we are
(Penulis)
“Life is crazy for those whocan’t bear it”
commit to user
v
PERSEMBAHAN
Karya sederhana ini kupersembahkan :
Sebagai tanda bakti kepada Bapak dan Ibu atas semua
pengorbanan serta doa yang selalu mendorong dan memotivasi penulis sehingga penulis bisa seperti ini
Organisasi GMNI Komisariat UNS
Almameterku
Untuk mengenang Almarhum Bapak Basuki, semoga
commit to user
vi
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah segala puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT
atas segala karunia, nikmat, serta hidayah-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan penulisan skripsi dengan judul “PELAKSANAAN E
-PROCUREMENT OLEH UNIT LAYANAN PENGADAAN KABUPATEN
BANJARNEGARA” dengan baik. Skripsi ini penulis susundan ajukan guna
memenuhi syarat akademis untuk memperoleh gelar sarjana di Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Penulis menyadari bahwa sejak awal selesainya penulisan skripsi ini tidak
lepas dari bantuan, dorongan dan bimbingan berbagai pihak. Oleh karena itu
dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan penghargaan dan ucapan
terima kasih kepada berbagai pihak selama penulisan skripsi ini. Semoga Allah
SWT membalas segala budi baik bantuannya :
1. Bapak Herwan Parwiyanto Parwiyanto, S.Sos, M.Si selaku pembimbing
atas kesabarannya dalam membimbing dan mengarahkan penulis hingga
dapat menyelesaikan skripsi ini.
2. Dosen-dosen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik terutama Ilmu
Administrasi Negara yang telah mendidik dan membimbing penulis.
3. Bapak Yunus selaku Koordinator ULP tahun 2011 atas penjelasannya
mengenai e-procurement.
4. Bapak Rusham selaku Verifikator yang telah menjelaskan secara
mendalam kepada penulis mengenai dunia pengadaan barang dan jasa.
5. Bapak Yosef selaku Koordinator ULP yang telah memberikan penulis
pemahaman lebih lanjut mengenai e-procurement.
6. Bapak Veriyanto selaku Admin Agency LPSE atas penjelasannya yang
mendalam mengenai e-procurement kepada penulis.
7. Ibu Peni selaku Admin Agency yang turut serta membantu penulis dalam
penyusunan skripsi ini.
8. Panitia lelang Bapak Novi Hardianto atas informasinya yang mendalam
commit to user
vii 9. Mas Say atas petuah gaibnya.
10.Semua Teman-teman AN, terutama Tito, Pak Doz, Bang Hendra, Yoga,
Sofi, Boss Adit, Balok, Cah Futsal, Klenting.
11.Bung Wahyu, Tompret, Panji, dan semua teman-teman yang ada di
organisasi GMNI
12.Serta semua pihak yang tak mungkin penulis sebutkan satu-persatu disini
atas bantuan dan dukungannya dalam proses penyusunan skripsi ini
Surakarta, Juli 2012
commit to user
A. Latar Belakang Masalah ...
B. Rumusan Masalah ...
1. Pengertian e-procurement ...
2. Organisasi/ pihak dalam pengadaan barang dan jasa ...
3. SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik) ...
4. LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik) ...
5. Cara melakukan e-procurement ...
6. Aktivitas pemilihan secara tendering ...
C. Sistem Informasi Manajemen ...
commit to user
ix
3. Manajemen ...
D. Kerangka Berpikir ...
BAB III METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian ...
B. Lokasi Penelitian ...
C. Jenis Data ...
D. Teknik Pengumpulan Data ...
E. Teknik Penentuan Informan ...
F. Validitas Data ...
G. Teknik Analisis Data ...
BAB IV PEMBAHASAN
A. Deskripsi Lokasi ...
1. Dasar Pelaksanaan dan Lokasi Instansi ...
2. Status dan Struktur Organisasi ...
3. Kedudukan dan Tugas ...
B. Hasil Penelitian ...
1. Pelaksanaan Prosedur Tahapan Lelang Elektronik ...
a) Pengumuman Pascakualifikasi ...
b) Download Dokumen Pemilihan dan Kualifikasi ...
c) Penjelasan Dokumen Lelang ...
d) Upload Dokumen Penawaran dan Kualifikasi ...
e) Pembukaan File Dokumen Penawaran serta Dokumen
Kualifikasi ...
f) Evaluasi Penawaran ...
g) Evaluasi Dokumen Kualifikasi dan Pembuktian Dokumen
Kualifikasi ...
h) Upload Berita Acara Hasil Pelelangan serta Penetapan dan
Pengumuman Pemenang ...
i) Masa Sanggah Hasil Lelang ...
j) Surat Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa ...
commit to user
x
2. Kendala-Kendala dalam Pelaksanaan e-Procurement ...
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ...
B. Saran ...
a) DAFTAR PUSTAKA b) LAMPIRAN
98
111
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel I.1
Tabel I.2
Daftar Pelelangan secara Elektronik yang berhasil di
Kabupaten Banjarnegara Tahun 2011 ...
Daftar Pelelangan secara Elektronik yang gagal di
Kabupaten Banjarnegara Tahun 2011 ... 6
commit to user
Bagian-bagian Elemen suatu Sistem ...
Skema Kerangka Pemikiran Pelaksanaan e-Procurement
Model Analisis Interaktif ...
Bagan Struktur Organisasi ULP ...
Bagan Struktur Organisasi LPSE ...
Mekanisme Alur e-Procurement ...
Informasi Lelang Pembangunan Gedung Kantor BPS ...
Laman Awal LPSE Kabupaten Banjarnegara ...
Laman Login Panitia ...
Informasi Lelang ...
Laman Login Penyedia ...
Daftar Peserta Lelang ...
Fasilitas Tanya Jawab LPSE ...
APENDO untuk Peserta ...
Aplikasi APENDO LPSE Untuk Panitia ...
Daftar Harga Penawaran Peserta ...
Jadwal Lelang ...
Pemenang Lelang Serta Hasil Evaluasi ...
Tahap Lelang ...
History Perubahahan Jadwal ...
commit to user
xiii ABSTRAK
Ganang Pribadi. D0107058. Pelaksanaan E-Procurement oleh Unit Layanan Pengadaan Kabupaten Banjarnegara. Jurusan Ilmu Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. Universitas Sebelas Maret. 2012. 120 halaman
Cepatnya perkembangan Teknologi Informasi dewasa ini mempengaruhi berbagai bidang kehidupan dan profesi sehingga menyebabkan perubahan sistem dan cara kerja pada instansi atau perusahaan. Teknologi Informasi banyak digunakan untuk pengelolaan pekerjaan karena daya efektivitas dan efisiensinya yang sudah terbukti mampu mempercepat pelaksanaan pekerjaan. Sehingga seiring dengan pesatnya perkembangan TI serta dalam rangka menghadapi era globalisasi, pemerintah perlu memanfaatkannya. Salah satunya ialah diterapkannya manfaat TI pada pengadaan barang dan jasa atau juga dapat disebut dengan e-procurement.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan e-procurement di Unit Layanan Kabupaten Banjarnegara dengan dibantu oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik Kabupaten Banjarnegara, serta memaparkan kendala yang menghambat selama proses pelaksanaan e-procurement.
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif kualitatif, dimana sumber datanya diperoleh dari data primer dan data sekunder. Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah wawancara, studi dokumentasi, dan observasi. Teknik penentuan informan menggunakan teknik purposive sampling yaitu dengan memilih informan yang dianggap tahu dan dapat dipercaya untuk menjadi sumber data. Sedangkan validitas data pada penelitian ini menggunakan teknik triangulasi data.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa e-procurement di Kabupaten Banjarnegara dilaksanakan melalui beberapa tahapan, yaitu: 1) Pengumuman lelang dengan input data dan informasi lelang, 2) Download dokumen pemilihan dan kualifikasi oleh penyedia barang/jasa, 3) Penjelasan dokumen lelang kepada penyedia, 4) Upload dokumen penawaran dan kualifikasi penyedia ke website LPSE melalui software APENDO penyedia, 5) Pembukaan file dokumen penawaran dan kualifikasi oleh panitia terhadap dokumen yang diupload penyedia dengan software APENDO panitia, 6) Evaluasi penawaran pada harga penawaran dengan koreksi aritmatik, 7) Evaluasi dokumen dan pembuktian kualifikasi dengan melihat dokumen asli penyedia, 8) Upload BAH lelang serta Penetapan dan Pengumuman Pemenang berdasarkan hasil evaluasi dokumen pengadaan, 9) Masa sanggah lelang terhadap hasil pengumuman pemenang, 10) Penerbitan Surat Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa (SPPB/J), 11) Penandatanganan Kontrak antara PPKom dengan pemenang lelang. Namun e-procurement tak terlepas dari kendala yang menghambat pelaksanaannya, yaitu minimnya pegawai yang bersertifikat pengadaan, sumber daya pendukung yang belum kurang, kurangnya pemahaman pegawai terhadap e-procurement.
commit to user
xiv ABSTRACT
Ganang Pribadi. D0107058. The Implementation of e-Procurement by Banjarnegara Procurement Service Unit. Administration Departement. Social and Political Sciences Faculty. Sebelas Maret University. 2012. 120 pages
The rapid of Information Technology development recently influences like fields and profession so it causes the change of system and way of working instance or company. Information technology are used to organize the work
because of it‟s efectivity and eficiency and it has been proven to make the
carrying out of working faster. Thus, in line with the development of information technology to face globalization era, the government has to use it. One of them is the implementation the use of information technology in procurement good and service that is e-procurement.
This research is aimed to know whether the implementation of e-procurement in Banjarnegara Regency Procurement Service Unit helped with Electronic Procurement Service in Banjarnegara Regency, and to explain the barrier in implementation of e-procurement.
The method used in this research in descriptive qualitative, where the source of data is gotten from premier and secunder data. The technique of collecting data in this research are interviews, documentation study, and observation. The technique of informan determining is purposive sampling by choosing informan who are considered knowing, understanding and credible to be the source of data. Moreover, the data validity in this research uses data triangular technique.
The result of this research shows that e-procurement in Banjarnegara Regency carried out in some steps, as follows: 1) Auction announcement with the input of data and auction information, 2) Downloading of auction of choosing and qualification by the supplier, 3) The explanation of auction document toward supplier, 4) Uploading document of supplying and qualification of supplier to LPSE website via APENDO software supplier, 5) The opening of document file of supplying and qualification toward document which is uploaded by supplier via commitee APENDO software, 6) Supplying evaluation toward supplying price with arithmetics correction, 7) Document evaluation and proven qualification by viewing original document of supplier, 8) Auction BAH uploading determining and the winner announcement based on evaluation result of procurement document, 9) Auction interrupt time toward the result of winner announcement, 10) The publishing of good and service letter (SPPB/J), 11) Contract signing between PPKom and auction winner. However, e-procurement have barriers in carried out, such as the less number of certificate employees of procurement,
supporting resources, and employee‟s understanding toward e-procurement is not
enough.
commit to user
1 BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Perkembangan zaman yang semakin pesat senantiasa diiringi dengan
teknologi yang semakin canggih. Perkembangan teknologi saat ini sudah
tidak dapat dipisahkan lagi dari segala aspek kehidupan manusia. Semua sisi
kehidupan manusia selalu berhubungan dengan teknologi, seolah teknologi
sudah menjadi salah satu gaya hidup masyarakat. Perkembangan Teknologi
Informasi (TI) yang sangat cepat sudah mempengaruhi berbagai bidang
kehidupan dan profesi, hal ini menyebabkan perubahan sistem pada instansi
atau perusahaan, juga harus mengubah cara kerja mereka.
Teknologi Informasi banyak digunakan untuk pengelolaan pekerjaan
karena daya efektivitas dan efisiensinya yang sudah terbukti mampu
mempercepat pelaksanaan pekerjaan yang pada akhirnya juga akan
mempercepat pencapaian tujuan. Penggunaan TI dalam kehidupan sehari-hari
mempermudah pertukaran informasi dan data antarwilayah sehingga
penyebaran pengetahuan menjadi cepat. Seiring dengan pesatnya
perkembangan teknologi khususnya di bidang TI serta dalam rangka
mengahadapi era globalisasi, lembaga pemerintah perlu memanfaatkan
perkembangan ini untuk membantu dalam proses pelayanan publik maupun
bisnis.
Contoh pemanfaatan Teknologi Informasi oleh pemerintah untuk
meningkatkan kualitas pelayanan publik, dapat dilihat pada dikeluarkannya
commit to user
bidang bisnis adalah pengadaan barang dan jasa secara elektronik atau lebih
dikenal dengan sebutan e-procurement. Penggunaan TI pada pengadaan
barang dan jasa merupakan cerminan harapan masyarakat terutama dari
kalangan swasta untuk mendapatkan layanan pemerintah agar lebih cepat,
mudah, dan profesional. Pemanfaatan TI juga diharapkan dapat meningkatkan
efisiensi, efektivitas, transparansi, dan akuntabilitas penyelenggaraan
pengadaan barang dan jasa pemerintah. Untuk itulah pemerintah
mengeluarkan Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2010 tentang Pengadaan
Barang dan Jasa Pemerintah yang menyebutkan adanya e-procurement dalam
rangka menuju good governance melalui e-Government.
Dalam e-Government berusaha pemerintah memaksimalkan
tugas-tugas pemerintah yang meliputi Government to Government (G2G),
Government to Business (G2B), dan Government to Citizens (G2C). Program
e-procurement yang merupakan layanan yang bersifat Government to
Business (G2B), dimana pengadaan barang dan jasa merupakan wilayah yang
rawan akan terjadinya penyimpangan. Salah satu penyimpangan yang terjadi
pada mekanisme pengadaan barang dan jasa dapat dilihat contoh kasus yang
diberitakan Kompas, Selasa 6 Januari 2009, dimana Komisi Pengawas
Persaingan Usaha (KPPU) menghukum 12 peserta tender pengadaan
barang/jasa konstruksi di Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Kepahiang,
Bengkulu, tahun anggaran 2007 karena telah melanggar Pasal 22
Undang-Undang Nomor 5/1999 tentang Larangan Praktik Monopoli dan Persaingan
commit to user
2009 oleh Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) menunjukkan bahwa dari
15 unit layanan dengan skor integritas terendah, empat diantaranya adalah
pengadaan barang dan jasa pemerintah. Survei tersebut dilakukan terhadap
371 unit layanan pada 98 instansi baik instansi pusat maupun daerah dengan
melibatkan jumlah responden pengguna layanan sebanyak 11.413 orang yang
merupakan pengguna langsung dari layanan publik yang disurvei
(www.kpk.go.id). Hal ini menunjukkan bahwa pengadaan barang dan jasa
tidak terlepas dari praktik-praktik curang yang merugikan baik bagi
pemerintah, swasta, maupun masyarakat.
Diterapkannya program e-procurement oleh pemerintah diharapkan
tidak hanya meningkatkan transparansi, tetapi juga memberikan efisiensi
yaitu dalam hal penekanan biaya untuk pengumuman, disiplin dalam waktu,
mempermudah proses penelitian dokumen, mempermudah komunikasi,
paperless (mengurangi penggunaan kertas), layanan publik yang lebih baik,
dan siklus pengadaan yang lebih pendek. Selain itu juga e-procurement juga
mengurangi persaingan yang semakin lama makin tidak sehat antar peserta
yang mengikuti pengadaan.
Penggunaan Teknologi Informasi pada pengadaan barang dan jasa
mempermudah pertukaran informasi dan data baik pada G2G (Government to
Government) yaitu pemerintah daerah atau kota dengan pemerintah pusat
yang menangani pengadaan barang/jasa, maupun pada G2B (Government to
Business) yaitu antara pihak pemerintah dengan pihak swasta atau penyedia
commit to user
atau lelang dengan berbagai kerumitan pelaksanaannya serta rawan dengan
penyimpangan dapat diubah dengan adanya penerapan TI. Pengadaan yang
dilakukan secara manual yang memakan waktu dan biaya dapat dilakukan
secara efektif dan efisien melalui penggunaan TI yaitu dengan mengubah
„sebagian‟ tahap-tahap lelang menjadi otomatis.
Melihat adanya keuntungan dari e-Procurement, Pemerintah Republik
Indonesia mengeluarkan Perpres No. 106 Tahun 2007 tentang Lembaga
Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah untuk membentuk
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah (LKPP) yang sudah
diamanatkan sebelumnya dalam Keppres No. 80 Tahun 2003 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah. LKPP
kemudian mengembangkan sistem aplikasi e-Procurement yang dinamakan
Sistem Pengadaan Secara Ekektronik (SPSE) dan memperluas penggunaan
aplikasi tersebut dengan membangun Layanan Pengadaan Secara Elektronik
(LPSE) yang dapat dibentuk di berbagai instansi pemerintah daerah di seluruh
Indonesia.
LPSE merupakan unit kerja yang dapat dibentuk di berbagai instansi
dan pemerintah daerah untuk membantu Unit Layanan Pengadaan (ULP) atau
Panitia/ Pokja ULP Pengadaan dalam melaksanakan pengadaan barang dan
jasa secara elektronik. Jadi seluruh ULP dan Panitia/Pokja ULP Pengadaan di
berbagai daerah dapat menggunakan aplikasi SPSE melalui fasilitas LPSE
untuk pengadaan barang dan jasa yang telah ditetapkan APBD untuk
commit to user
tercatat terdapat 310 LPSE yang tersebar di 33 Provinsi pada berbagai
instansi di Indonesia. Pada wilayah Provinsi Jawa Tengah menerapkan
e-Procurement yang tersebar di kota, kabupaten, maupun universitas sebanyak
33 LPSE yang telah didirikan, salah satunya ialah Kabupaten Banjarnegara.
Kabupaten Banjarnegara dalam rangka reformasi birokrasi serta
mengoptimalisasikan pelayanan kepada masyarakat, pemerintah Kabupaten
Banjarnegara melakukan restrukturisasi birokrasi pelayanan kepada
masyarakat dalam bidang pelayanan pengadaan barang dan jasa. Selain itu,
berdasarkan peraturan terbaru mengenai pengadaan barang dan jasa yaitu
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan
Jasa Pemerintah bahwa pada tahun anggaran 2012 sebagian atau seluruh
paket pekerjaan pengadaan barang dan jasa diwajibkan dilaksanakan secara
e-procurement.
Untuk dapat melaksanakan e-procurement, Kabupaten Banjarnegara
mendirikan Unit Layanan Pengadaan (ULP) pada tanggal 22 Desember 2010
diikuti Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) satu tahun sesudahnya
dengan domain http://lpse.banjarnegarakab.go.id. LPSE didirikan untuk
membantu kegiatan ULP dalam menyelenggarakan pengadaan barang dan
jasa terutama secara elektronik. Hingga data ini didapatkan yaitu tanggal 21
Desember 2011, website LPSE Kabupaten Banjarnegara telah
menyelenggarakan e-procurenment atau lelang secara elektronik sebanyak 42
pelelangan dengan perincian 3 lelang masih dilaksanakan, 35 lelang berhasil
commit to user
beberapa contoh lelang elektronik yang telah berhasil diadakan oleh ULP
Kabupaten Banjarnegara melalui LPSE
Tabel I. 1
Daftar Pelelangan secara Elektronik yang berhasil di Kabupaten Banjarnegara 5. CV. Makmur Jaya Hijau 6. CV. ABDI BANGUN 3. CV. Nusa indah Perkasa 4. CV. TANI MAKMUR
SEJAHTERA 5. CV. SETIA KARYA 6. CV. BINA SEJAHTERA
commit to user
Contoh lelang-lelang diatas dapat diketahui bahwa e-Procurement
merupakan upaya pemerintah Kabupaten Banjarnegara untuk mewujudkan
penyelenggaraan penyediaan barang dan jasa secara adil, transparan dan
akuntabilitas baik itu bagi pemerintah maupun bagi masyarakat. Hal ini
dilihat selain dari makin bertambah banyaknya jumlah lelang elektronik yang
dilaksanakan secara elektronik dan telah berhasil diadakan mengingat ULP
dan LPSE belum lama didirikan di Kabupaten Banjarnegara. Dengan Harga
Perkiraan Satuan (HPS) yang tinggi hingga mencapai nilai miliaran rupiah
menunjukkan seriusnya pemerintah Kabupaten Banjarnegara terhadap lelang
elektronik. Selain itu lelang elektronik diatas selalu diikuti oleh lebih dari tiga
pihak penyedia barang/jasa, menunjukkan tingginya minat penyedia
barang/jasa dalam lelang elektronik yang diselenggarakan di Kabupaten
Banjarnegara.
Namun dari semua pelelangan yang telah diselenggarakan oleh ULP
Kabupaten Banjarnegara terdapat pelelangan yang gagal dilaksanakan. Hal ini
dapat dilihat dari wesite LPSE Banjarnegara per tanggal 21 Desember 2011
commit to user
Tabel I. 2
Daftar Pelelangan secara Elektronik yang gagal di Kabupaten Banjarnegara
912,1 jt 1. PT Teluk Pursel Sejahtera 2. CV. Warista
3. CV Kartika Jaya
4. CV Vagus Mulya Pratama 5. CV BATRACO
406,8 jt 1. PT Teluk Pursel Sejahtera 2. CV Kartika Jaya
3. CV Vagus Mulya Pratama 4. CV. ANUGERAH
1.2 Miliar 1. CV.GRAHA MEDIKA 2. CV. NATANA 4 Penyediaan fasilitas
perawatan kesehatan bagi penderita akibat dampak asap rokok
364,8 juta 1. PT. DWI MUSTIKA 2. PT Teluk Pursel Sejahtera 3. PT. SAKAPILAR
Keempat lelang diatas harus diulang kembali dikarenakan dalam tahap-tahap
lelang tidak berjalan hingga akhir, sehingga lelang gagal dan harus dilakukan
commit to user
terdapat kendala atau hambatan dalam melaksanakan lelang ketika berada
suatu tahap lelang.
Berdasarkan hal diatas, penulis tertarik untuk mengetahui lebih jauh
tentang bagaimana pelaksanaan prosedur e-procurement yang dilakukan oleh
ULP Kabupaten Banjarnegara serta kendala yang dihadapi dalam menangani
lelang secara elektronik melalui LPSE.
B. RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang masalah yang dikemukakan diatas, maka
rumusan masalah dalam penelitian ini dirumuskan sebagai berikut :
1. Bagaimana pelaksanaan prosedur e-procurement oleh Unit Layanan
Pengadaan Kabupaten Banjarnegara?
2. Bagaimana kendala yang dihadapi Unit Layanan Pengadaan dalam melaksanakan lelang melalui LPSE?
C. TUJUAN PENELITIAN
1. Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan prosedur e-procurement yang
dilakukan oleh Unit Layanan Pengadaan Kabupaten Banjarnegara serta
kendala yang menghambatnya
2. Untuk memenuhi persyaratan dalam mencapai gelar S1 jurusan Ilmu
commit to user
D. MANFAAT PENELITIAN
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi semua
pihak. Manfaaat yang diharapkan antara lain :
1. Sebagai bahan sumbangan pemikiran bagi Unit Layanan Pengadaan
Kabupaten Banjarnegara dalam melaksanakan e-Procurement atau lelang
elektronik agar memberikan pelayanan menjadi lebih baik
2. Sebagai bahan acuan yang dapat digunakan untuk melakukan penelitian
lanjutan baik bagi mahasiswa maupun Unit Layanan Pengadaan dalam
commit to user
11 BAB II
KAJIAN PUSTAKA
A. PELAKSANAAN
Kebijakan publik selalu mengandung setidak-tidaknya tiga komponen
dasar, yaitu tujuan yang luas, sasaran yang spesifik dan cara mencapai.
Komponen “cara” mengandung beberapa unsur kebijakan lain, yaitu
pelaksana atau implementornya, berapa jumlahnya dan dari mana dana
diperoleh, siapa kelompok sasarannya, bagaimana program dilaksanakan dan
bagaimana keberhasilan atau kinerja kebijakan diukur.
Komponen “cara” merupakan komponen yang mewujudkan kedua
komponen lainnya. Cara ini biasa disebut sebagai implementasi. Ini sesuai
dengan definisi Kamus Besar Bahasa Indonesia (2007: 427) yang
mengartikan implementasi sebagai pelaksanaan, penerapan. Pelaksanaan
(2007: 627) sendiri mempunyai arti proses, cara perbuatan melaksanakan,
biasanya berupa rancangan atau keputusan.
Pelaksanaan merupakan aspek yang penting dalam keseluruhan aspek
keseluruhan proses kebijaksanaan ini sesuai dengan pernyataan Udoji dalam
Solichin Abdul Wahab dalam bukunya Analisis Kebijaksanaan dari
Formulasi ke Implementasi Negara (2005 : 59) :
commit to user
Pada Kamus Webster dalam Solichin Abdul Wahab (2005: 64)
merumuskan secara pendek bahwa mengimplementasikan berarti
menyediakan sarana untuk melaksanakan sesuatu serta menimbulkan
dampak/akibat terhadap sesuatu. Hal ini dipandang bahwa implementasi
kebijaksanaan dapat dipandang sebagai suatu proses melaksanakan keputusan
kebijaksanaan (dalam bentuk undang-undang, peraturan pemerintah,
keputusan peradilan, perintah eksekutif, atau dekrit presiden).
Menurut Van Meter dan Van Horn dalam Solichin (2005: 65),
pelaksanaan/implementasi merupakan tindakan-tindakan yang dilakukan baik
oleh individu-individu, pejabat-pejabat atau kelompok-kelompok pemerintah
yang diarahkan pada tercapainya tujuan-tujuan yang telah digariskan dalam
keputusan kebijakan.
Menurut Daniel A. Mazmanian dan Paul A. Sabatier dalam Solichin
(2005: 65) menjelaskan makna implementasi dengan mengatakan bahwa :
“memahami apa yang senyatanya terjadi sesudah suatu program,
dinyatakan berlaku atau dirumuskan merupakan fokus perhatian implementasi kebijaksanaan, yakni kejadian-kejadian dan kegiatan-kegiatan yang timbul sesudah disahkannya pedoman-pedoman
kebijaksanaan negara”
Menurut Salusu (1998: 409) dalam bukunya Pengambilan Keputusan
Strategik, menyebutkan bahwa implementasi adalah seperangkat kegiatan
yang dilakukan menyusul suatu keputusan. Suatu keputusan selalu
dimaksudkan untuk mencapai sasaran tertentu. Guna merealisasikan
commit to user
bahwa implementasi adalah operasionalisasi dari berbagai aktivitas guna
mencapai suatu sasaran tertentu.
Salusu (1998: 412) juga mengemukakan perlunya kebijaksanaan
organisasi untuk menyiapkan semua fasilitas yang diperlukan dalam
menyelesaikan masalah-masalah yang timbul selama implementasi.
Kebijaksanaan itu berkaitan dengan pedoman pelaksanaan, metode kerja,
prosedur, peraturan-peraturan, formulir-formulir, dan segala sesuatu yang
diperlukan dalam upaya pencapaian organisasi.
Menurut Salusu (1998: 412) untuk mencegah timbulnya tindakan
independen, memperkecil keputusan-keputusan zig-zag, dan praktek-praktek
yang kontradiktif yang tidak sesuai dengan tujuan pelaksanaan
e-procurement, maka dalam melaksanakan e-procurement ULP dan LPSE
menggunakan pedoman pengadaan barang/jasa khususnya secara elektronik
yaitu Peraturan Bupati Banjarnegara Nomor 623 Tahun 2010 tentang
Mekanisme Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Kabupaten Banjarnegara
Secara Elektronik. Selain itu juga tetap memperhatikan Peraturan Kepala
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 1 Tahun
2011 Tentang Tata Cara E-Tendering juga dijadikan dasar pedoman
pelaksanaan e-procurement.
Dengan demikian pelaksanaan atau implementasi dalam penelitian ini
adalah tindakan yang dilakukan oleh individu maupun pejabat-pejabat
pemerintahan guna melaksanakan atau menyelenggarakan rencana dan
commit to user
seperti tersedianya sumber daya, proses untuk melaksanakan seperti siapa,
kapan, tempat, dan cara untuk melakukannya. Disini terlihat jelas bahwa
implementasi lebih menekankan pada fase tindakan dan tetap menganut pada
peraturan serta pedoman pelaksanaan.
Tidak hanya di Indonesia, negara lain yang juga telah menerapkan sistem
e-procurement, salah satunya ialah Negara Malaysia. Hal ini disebutkan oleh
Aini Aman dan Hasmiah dalam buku jurnal internasional Transforming
Government: People, Process and Policy, Volume 5 No. 4, dengan judul
penelitian E-Procurement Implementation: a case of Malaysia Government
(2011: 334),
“The Government of Malaysia launched electronic government as one of
the MSC Flasgship Applications with the aspiration to employ multimedia technologies to re-invent the way the government operates. One of the applications is e-procurement project known as e-Perolehan (eP). The eP streamlines government procurement activities and improves the quality of service it provides and converts traditional manual procurement process in the government machinery to electronic procurement on the internet (Rashid, 2007).” (Pemerintah Malaysia meluncurkan elektronik government sebagai salah satu hasil aplikasi dari MSC demi melaksanakan aspirasi meletakkan teknologi multimedia untuk mengubah cara kerja pemerintah. Salah satu aplikasi tersebut ialah proyek e-procurement yang dikenal sebagai e-Perolehan (eP). eP memudahkan kegiatan pemerintah dalam pengadaan barang/jasa serta meningkatkan kualitas layanan dan mengubah proses pengadaan barang dan jasa secara manual dalam pemerintahan dan mengubahnya menjadi pengadaan barang/jasa secara elektronik melalui internet)
e-Perolehan merupakan produk dari program e-government Malaysia, hal
ini disebutkan oleh Maniam Kaliannan dan Halimah Awang dalam WSEAS
Transactions on Business and Economics, dengan judul Adoption and Use
E-Government Services: A Case Study on E-Procurement in Malaysia (2010:
commit to user
“Main projects Generic Office Environment (GOE), Electronic
Procurement (EP), Project Monitoring System (PMS), Human Resource Management Information Sytem (HRMIS), Electronic Services (e-Services), Electronic Labour Exchange (ELX), E-Syariah and E-Land”
Aini Aman (2011: 341) juga mengemukakan bahwa dalam upaya
memahami implementasi e-procurement di bidang pemerintahan, perlu
memperhatikan pada dua hal yaitu
“... categorized into system specification and implementation management. In system specification are not only related to software integration and data management, but also legal and administration procedures as well as IT infrastucture, while challenges in implementation are related to outscorcing contract and IT skills.” (... dikategorikan menjadi spesifikasi sistem dan manajemen implementasi. Pada sistem spesifikasi tak hanya berhubungan dengan integrasi software dan manajemen data, tapi juga prosedur administrasi yang benar juga dengan infrastruktur IT, sementara pada implementasi berhubungan dengan kontrak outscorcing dan kemampuan IT)
B. E-PROCUREMENT
1. Pengertian e-Procurement
e-Procurement merupakan istilah lain dari pengadaan barang jasa
pemerintah secara elektronik. Pengadaan Barang/Jasa sendiri dalam
Peraturan Presiden No. 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah merupakan Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan
menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan
ketentuan perundang-undangan.
e-Procurement merupakan transformasi mekanisme pengadaan
secara manual (LKPP, 2009). Definisi e-procurement menurut Ita
Akyuna Nightsabha dalam Jurnal Siasat Bisnis Vol 13 No 2 dengan judul
commit to user
Kota Yogyakarta Terhadap Implementasi Sistem E-Procurement (2009:
131) dari berbagai sumber yaitu :
1. Menurut Kantor Manajemen Informasi Pemerintah Australia
(Australian Government Information Management, AGIMO),
e-Procurement merupakan pembelian antar-bisnis (business-to-business),
B2B) dan penjualan barang dan jasa melalui internet
(www.agimo.gov.au, 2001)
2. Bank Dunia menyebut e-procurement dari sisi pemerintahan sebagai
electronic government procurement atau e-GP adalah penggunaan
teknologi informasi dan komunikasi khususnya internet oleh
pemerintahan-pemerintahan dalam melaksanakan hubungan pengadaan
dengan para pemasok untuk memperoleh barang, karya-karya, dan
layanan konsultasi yang dibutuhkan oleh sektor publik (Ippolito, 2003)
3. Palmer (2003) menyebutkan e-procurement adalah teknologi yang
dirancang untuk memfasilitasi manajemen seluruh aktivitas pengadaan
barang melalui internet, yang meliputi semua aspek fungsi pengadaan
yang didukung oleh bermacam-macam bentuk komunikasi secara
elektronik
4. E-Procurement adalah Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan
dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik
sesuai dengan ketentuan perundang-undangan (Perpres tentang
commit to user
Menurut Aini Aman (2011: 330) menyebutkan bahwa :
“E-procurement refers to the use of electronic methods in every methods in
every stage of purchasing process form identification of requirements
through payment and potentially to contract management”.
(E-procurement dapat dikatakan sebagai metode penggunaan secara elektronik dalam setiap langkah proses bentuk pembelian indentifikasi dari permintaan lewat pembayaran dan potensial untuk konrak manajemen)
Serta terdapat enam jenis e-procurement yaitu :
1. E-ordering/ e-maintence repair operate 2. Web-based enterprise resource planning 3. E-sourcing
4. E-tendering
5. E-reverse auctioning/ e-auctioning 6. E-informing
Jurnal Internasional Proceeding of the 2010 Internatoinal
Conference on e-Education, e-Business, e-Management, and e-Learning
hasil penelitian dari Emme Suzila Kassim dan Husnayati Hussin yang
berjudul Public e-Procurement : A Research Synthesis (2010: 150),
menyebutkan bahwa :
“Public e-procurement system is a government-to-business application
(G2B), and in general it resembles the private business-to-business
application.” (Sistem e-procurement publik adalah aplikasi
government-to-business (G2B), dan secara keseluruhan hampir mirip dengan aplikasi privat business-to-business)
Perbedaan fungsi dan tujuan dalam e-procurement sistem antara
privat dan publik juga dijelaskan Emme Suzila Kassim (2010: 150)
sebagai berikut :
“For the former, the main goal of usage is to reduce operational cost,
commit to user
availability, to create open marketing which every supplier can compete, to harness aggregated buying power of the government to achieve dynamic pricing of goods and sevices, to improve efficiency of the procurement cycle while meeting all legislative mandates and to ensure compliance with purchasing policies, both within departements and across government
agencies.” (Pada awalnya, tujuannya adalah untuk mengurangi biaya
operasional, memaksimalkan profit dan meningkatkan kinerja, sedangkan untuk hal lainnya, agenda utamanya adalah menghargai kreasi yang mana mengurangi transparansi, meningkatkan aliran informasi dan manajemen, dan membuat keputusan yang terarah. Juga menyorot pada sistem pendanaan pada pada e-procurement, untuk menciptakan pasar terbuka sehingga tiap penyedia dapat berkompetisi, untuk memanfaatkan daya beli agregat dari pemerintah agar harga barang dan jasa menjadi dinamis, meningkatkan efisiensi pengadaan sementara mandat legislatif tercapai dan sesuai dengan kepentingan publik, baik bagi departemen maupun pemerintahan secara keseluruhan)
Berdasarkan definisi e-procurement dari berbagai sumber tersebut,
maka dapat disimpulkan bahwa e-procurement adalah kegiatan yang
dilakukan oleh sektor publik baik itu pemerintah pusat dan daerah maupun
lembaga publik lain termasuk Badan Usaha Milik Negara dengan
menggunakan fasilitas teknologi internet yang dikembangkan oleh LKPP
dengan landasan hukum Peraturan Presiden No. 54 tahun 2010 tentang
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
2. Organisasi/ pihak dalam pengadaan barang dan jasa
Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa turut melibatkan pihak
maupun organisasi, hal ini didasarkan pada Peraturan Presiden No. 54
Tahun 2010 :
I. Pengguna Anggaran (PA)/ Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)
PA adalah Pejabat pemegang kewenangan penggunaan anggaran
Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah atau Pejabat
commit to user
Pengguna Anggaran memiliki tugas dan kewenangan sebagai berikut:
1) menetapkan Rencana Umum Pengadaan;
2) mengumumkan secara luas Rencana Umum Pengadaan paling
kurang di website K/L/D/I;
3) menetapkan PPK;
4) menetapkan Pejabat Pengadaan;
5) menetapkan Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan;
6) menetapkan:
a. pemenang pada Pelelangan atau penyedia pada Penunjukan
Langsung untuk paket Pengadaan Barang/Pekerjaan
Konstruksi/Jasa Lainnya dengan nilai diatas
Rp100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah); atau
b. pemenang pada Seleksi atau penyedia pada Penunjukan
Langsung untuk paket Pengadaan Jasa Konsultansi dengan
nilai diatas Rp10.000.000.000,00 (sepuluh miliar rupiah).
7) mengawasi pelaksanaan anggaran;
8) menyampaikan laporan keuangan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan;
9) menyelesaikan perselisihan antara PPK dengan ULP/Pejabat
Pengadaan, dalam hal terjadi perbedaan pendapat; dan
10)mengawasi penyimpanan dan pemeliharaan seluruh Dokumen
commit to user
II. Pejabat Pembuat Komitmen (PPKom)
adalah pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa.
Pejabat Pembuat Komitmen memiliki tugas pokok dan kewenangan
sebagai berikut:
1) menetapkan rencana pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang
meliputi:
a. spesifikasi teknis Barang/Jasa;
b. Harga Perkiraan Sendiri (HPS); dan
c. rancangan Kontrak.
2) menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa;
3) menandatangani Kontrak;
4) melaksanakan Kontrak dengan Penyedia Barang/Jasa;
5) mengendalikan pelaksanaan Kontrak;
6) melaporkan pelaksanaan/penyelesaian Pengadaan Barang/Jasa
kepada PA/KPA;
7) menyerahkan hasil pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa kepada
PA/KPA dengan Berita Acara Penyerahan;
8) melaporkan kemajuan pekerjaan termasuk penyerapan anggaran
dan hambatan pelaksanaan pekerjaan kepada PA/KPA setiap
triwulan; dan
9) menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen
commit to user
III. ULP (Unit Layanan Pengadaan)/ Pejabat Pengadaan
ULP adalah unit organisasi pemerintah yang berfungsi
melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa di K/L/D/I yang bersifat
permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada.
Pejabat Pengadaan adalah personil yang memiliki Sertifikat
Keahlian Pengadaan Barang/Jasa yang melaksanakan Pengadaan
Barang/Jasa.
Tugas pokok dan kewenangan ULP/Pejabat Pengadaan meliputi:
1) menyusun rencana pemilihan Penyedia Barang/Jasa;
2) menetapkan Dokumen Pengadaan;
3) menetapkan besaran nominal Jaminan Penawaran;
4) mengumumkan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa diwebsite
K/L/D/I masing-masing dan papan pengumuman resmi untuk
masyarakat serta menyampaikan ke LPSE untuk diumumkan dalam
Portal Pengadaan Nasional;
5) menilai kualifikasi Penyedia Barang/Jasa melaluiprakualifikasi atau
pascakualifikasi;
6) melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap
penawaran yang masuk;
7) khusus untuk ULP:
a. menjawab sanggahan;
commit to user
i. Pelelangan atau Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan
Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai
paling tinggiRp100.000.000.000,00 (seratus miliar
rupiah);atau
ii. Seleksi atau Penunjukan Langsung untuk paketPengadaan Jasa
Konsultansi yang bernilaipaling tinggi Rp10.000.000.000,00
(sepuluhmiliar rupiah);
c. menyerahkan salinan Dokumen Pemilihan PenyediaBarang/Jasa
kepada PPK;
d. menyimpan dokumen asli pemilihan PenyediaBarang/Jasa;
8) membuat laporan mengenai proses dan hasil Pengadaankepada
Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah/Pimpinan Institusi; dan
9) memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaankegiatan
Pengadaan Barang/Jasa kepada PA/KPA.
IV. Panitia/ Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan
adalah panitia/ pejabat yang ditetapkan oleh PA/KPA yang bertugas
memeriksa dan menerima hasil pekerjaan.
3. SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik)
Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) dikembangkan oleh
Pusat Pengembangan Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa-Bappenas pada
tahun 2006 sesuai Inpres nomor 5 tahun 2004 tentang Percepatan
Pemberantasan Korupsi. E-procurement menjadi salah satu dari 7 flagship
commit to user
Bappenas. Pada tahun 2007 telah dilakukan pelelangan secara elektronik
melalui LPSE oleh Bappenas dan Departemen Pendidikan Nasional. Pada
waktu itu baru terdapat satu server LPSE yang berada di Jakarta dengan
alamat www.pengadaannasional-bappenas.go.id yang dikelola oleh
Bappenas.
Pada bulan Desember 2007, Presiden mengeluarkan Peraturan
Presiden Nomor 106 tentang Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah (LKPP). Lembaga ini merupakan „pemekaran‟ Pusat
Pengadaan yang sebelumnya berada di Bappenas. Dengan adanya Perpres
ini, seluruh tugas menyangkut kebijakan pengadaan barang dan jasa
pemerintah menjadi tanggung jawab LKPP, termasuk di dalamnya
pengembangan dan implementasi electronic government procurement.
Pengembangannya SPSE membawa semangat free lisence. SPSE
dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman Java dan
menggunakan database PostgreSQL serta diinstal di sistem berbasis
Linux. LKPP dalam pengembangan SPSE berkerjasama dengan:
1. Lembaga Sandi Negara (Lemsaneg) untuk fungsi enkripsi dokumen.
LKPP merupakan Lembaga Pemerintah non Departemen yang berada
dibawah dan bertanggung jawab kepada Presiden dan dibentuk
berdasarkan Perpres No. 106 tahun 2007
LKPP merupakan lembaga pemerintah satu-satunya yang mempunyai
tugas melaksanakan pengembangan dan perumusan kebijakan
commit to user
fungsinya LKPP dikoordinasikan oleh Menteri Negara Perencanaan
Pembangunan Nasional.
2. Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) untuk sub
sistem audit
4. LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik)
Dalam melaksanakan e-procurement, ULP tidak dapat
melakukannya sendiri, yaitu Pejabat Pembuat Komitmen, Pejabat
Pengadaan, Panitia yang dibentuk untuk menangani pengadaan tersebut,
serta unit kerja Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) yang
dibentuk untuk memfasilitasi pengadaan secara elektronik melalui aplikasi
Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) yang dibuat untuk seluruh
daerah di wilayah Indonesia.
Dalam Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan
Secara Elektronik Pasal 3, LPSE mempunyai tugas yang meliputi :
1. Memfasilitasi Pengguna Anggaran (PA)/ Komisi Pengguna Anggaran
(KPA) mengumumkan rencana umum pengadaan
2. Memfasilitasi ULP menayangkan pengumuman pelaksanaan
pengadaan
3. Memfasilitasi ULP/ Pejabat Pengadaan melaksanakan pemilihan
penyedia barang/jasa secara elektronik
4. Memfasilitasi Penyedia Barang/Jasa dan pihak-pihak yang
commit to user
5. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan K/L/D/I
Dalam melaksanakan tugas diatas, LPSE menyelenggarakan fungsi
meliputi :
1. Penyusunan program kegiatan, ketatausahaan, evaluasi dan pelaporan
pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik di lingkungan
K/L/D/I
2. Pengelolaan SPSE dan infrastrukturnya
3. Pelaksanaan registrasi dan verifikasi Pengguna SPSE
4. Pelaksanaan pelayanan pelatihan dan dukungan teknis pengoperasian
SPSE
Dalam melaksanakan tugasnya, perangkat organisasi LPSE disusun
sesuai dengan kebutuhan, sekurang-kurangnya menyelenggarakan fungsi
yang meliputi :
1. Kepala LPSE yang mempunyai tugas memimpin LPSE dalam
menjalankan tugas dan fungsi LPSE
2. Sekretriat mempunyai tugas melaksanakan koordinasi, ketatausahaan,
pembinaan dan pengendalian terhadap program, kegiatan, administrasi
dan sumber daya di lingkungan LPSE. Dalam menyelenggarakan tugas
tersebut, sekretariat menyelenggarakan fungsi :
a. Koordinasi kegiatan di lingkungan LPSE dan lembaga terkait
b. Penyelenggaraan ketatausahaan dan pengelolaan administrasi umum
untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi LPSE
commit to user
d. Pengendalian, evaluasi dan pelaporan kegiatan
e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala LPSE sesuai
dengan tugas dan fungsi
3. Unit Administrasi Sistem Elektronik mempunyai tugas melaksanakan
pengelolaan SPSE. Untuk itu melaksanakan tugasnya, Unit
Administrasi Sistem Elektronik menyelenggarakan fungsi :
a. Penyiapan dan pemeliharaan perangkat lunak, perangkat keras dan
jaringan
b. Penanganan masalah teknis yang terjadi untuk menjamin
kehandalan dan ketersediaan layanan
c. Pemberian informasi kepada LKPP tentang kendala teknis yang
terjadi di LPSE
d. Pelaksanaan instruksi teknis dari LKPP
4. Unit Registrasi dan Verifikasi bertugas melaksanakan pengelolaan
registrasi dan verifikasi Pengguna SPSE, untuk itu Unit Registrasi dan
Verifikasi menyelenggarakan fungsi :
a. Pelayanan pendaftaran Pengguna SPSE
b. Penyampaian informasi kepada calon Pengguna SPSE tentang
kelengkapan dokumen yang dipersyaratkan
c. Verifikasi seluruh dokumen dan informasi sebagai persyaratan
pendaftaran pengguna SPSE
commit to user
5. Unit Layanan dan Dukungan bertugas untuk melaksanakan pelayanan
pelatihan dan dukungan teknis pengoperasian aplikasi SPSE. Berkaitan
dengan tugas tersebut, Unit Layanan dan Dukungan menyelenggarakan
fungsi :
a. Pemberian layanaan konsultasi mengenai proses pengadaan
barang/jasa secara elektronik
b. Pemberian informasi tentang fasilitas dan fitur aplikasi SPSE
c. Penanganan keluhan tentang pelayanan LPSE
d. Pelayanan pelatihan penggunaan aplikasi SPSE
Untuk menjamin keberlangsungan penyelenggaraan sistem
pengadaan barang/jasa secara elektronik, LPSE menyusun Standar
Prosedur Operasional yang sekurang-kurangnya mencangkup :
1. Registrasi dan verifikasi Pengguna SPSE
2. Layanan Pengguna SPSE
3. Penanganan masalah (error handling)
4. Pemeliharaan dan pengamanan infrastruktur SPSE
5. Pemeliharaan kinerja dan kapasitas SPSE
6. Pengarsipan dokumen elektronik
5. Cara melakukan e-Procurement
Dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah yang dilakukan
secara elektronik dilakukan dengan cara e-tendering dan e-purchasing
berdasarkan Perpres Nomor 54 tahun 2010 serta Perka LKPP Nomor 1
commit to user
1. e-Tendering adalah tata cara pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang
dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia
Barang/Jasa yang terdaftar pada sistem pengadaan secara elektronik
dengan cara menyampaikan 1 (satu) kali penawaran dalam waktu yang
telah ditentukan.
Dalam e-Tendering terdapat jenis pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang
terdiri dari :
a. Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Lainnya yang dilakukan dengan
Pelelangan Umum dan Pelelangan Sederhana
b. Pemilihan Penyedia Pekerjaan Konstruksi yang dilakukan dengan
Pelelangan Umum dan Pemilihan Langsung
c. Pemilihan Penyedia Konsultasi yang dilakukan dengan Seleksi
Umum dan Seleksi Sederhana
Metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa mengikuti metode yang
tersedia pada aplikasi SPSE.
2. e-Purchasing adalah tata cara pembelian Barang/Jasa melalui sistem
katalog elektronik (e-Catalogue). Katalog elektronik sendiri merupakan
sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi
teknis dan harga barang tertentu dari berbagai Penyedia Barang/Jasa
Pemerintah. e-Purchasing diselenggarakan dengan tujuan
a. terciptanya proses pemilihan barang/jasa secara langsung melalui
commit to user
Pejabat Pengadaan dapat memilih barang/jasa pada pilihan terbaik,
dan
b. efisiensi biaya dan waktu proses pemilihan barang/jasa dari sisi
penyedia barang/jasa dan pengguna
6. Aktivitas Pemilihan Secara E-Tendering 1. Persiapan Pemilihan
a. PPK
1) PPK menyerahkan surat yang berisikan paket, spesifikasi teknis,
Harga Perkiraan Sendiri (HPS), dan rancangan umum kontrak
kepada ULP
2) Surat beserta lampirannya sebagaimana dimaksud pada butir 1)
diatas dapat berbentuk dokumen elektronik
3) Aktivitas pada butir 1) dan 2) dilaksanakan di luar aplikasi SPSE
4) PPK yang belum memdapatkan kode akses (User ID dan
Password) aplikasi SPSE harus melakukan pendaftaran sebagai
pengguna SPSE dengan memberikan Surat Keputusan/ Perintah/
Penunjukkan sebagai PPK
b. ULP
1) ULP menerima, menyimpan, dan melaksanakan pemilihan
berdasarkan surat yang disampaikan oleh PPK
2) ULP menyerahkan surat keputusan tentang kepanitiaan untuk
commit to user
(User ID dan Password) untuk masing-masing nama yang tertera
dalam kepanitiaan
3) ULP membuat dokumen pengadaan dalam bentuk softcopy
4) Aktivitas pada butir 1) dan 2) dilaksanakan di luar aplikasi LPSE
c. Penyedia barang dan jasa
1) Penyedia barang/jasa yang belum mendapatkan kode akses
aplikasi SPSE wajib melakukan pendaftaran pada aplikasi SPSE
dan melaksanakan verifikasi pada LPSE untuk mendapatkan
kode akses aplikasi SPSE
2) Untuk penyedia barang/jasa yang saling bergabung dalam suatu
konsorsium atau bentuk kerjasama lain, maka semua anggota
berhak untuk medapatkan kode akses aplikasi SPSE
d. LPSE
1) LPSE menerima, menyimpan dan menerbitkan kode akses
terhadap nama-nama yang tercantum dalam surat keputusan
tentang penunjukkan/ pengangkatan PPK, Pokja ULP,
kepanitiaan untuk paket pemilihan
2. Pelaksanaan Pemilihan
a. Pembuatan paket dan pendaftaran
1) ULP membuat paket dalam aplikasi SPSE, lengkap dengan
informasi peket dan sistem pengadaan, berdasarkan informasi
commit to user
2) ULP memasukkan nomor surat dan file atau softcopy yang
diterbitkan oleh PPK yang menjadi dasar pembuatan paket
sebagaimana dimaksud dalam butir 1
3) ULP membuat jadwal pelaksanaan pemilihan pengadaan dimana
penentuan hari dan jam pada jadwal pemilihan untuk tahap
Pengumuman dokumen penawaran menggunakan hari kelender
dan menghiraukan jam kerja
4) File dokumen pengadaan diunggah (upload) pada aplikasi SPSE
5) Paket pemilihan yang dilakukan dalam aplikasi SPSE merupakan
paket pemilihan baru/awal
6) Untuk penyedia barang/jasa yang saling bergabung dalam suatu
konsorsium atau bentuk kerja sama lain, maka pendaftaran lelang
dilakukan oleh pimpinan (leadfirm) konsorsium atau bentuk
kerja sama lain
b. Pemberian Penjelasan
1) Proses pemberian penjelasan (aanwijzing) dilakukan secara
online tanpa tatap muka melalui aplikasi SPSE
2) ULP menjawab setiap pertanyaan yang masuk dan hanya boleh
menambah waktu tahap penjelasan untuk menjawab pertanyaan
terakhir
3) ULP dilarang menjawab pertanyaan dengan cara mengumpulkan
pertanyaan terlebih dahulu dan menjawab pertanyaan tersebut
commit to user
4) Dalam hal waktu tahap penjelasan telah berakhir, ULP masih
mempunyai waktu 3 (tiga) jam untuk menjawab
pertanyaan-pertanyaan yang mungkin belum terjawab
5) Untuk menjawab pertanyaan beberapa menit sebelum tahapan
penjelasan berakhir (10 menit terakhir), ULP dapat menambah
waktu penjelasan
6) Dengan terjawabnya pertanyaan terakhir yang dijawab pada
masa penambahan waktu/ penyedia barang/ jasa tidak
diperkenankan untuk memberikan pertanyaan kembali
7) Jika dianggap perlu dan tidak dimungkinkan memberikan
informasi lapangan ke dalam dokumen pemilihan, ULP dapat
melaksanakan proses penjelasan lanjutan dengan peninjauan
lapangan/ lokasi pekerjaan
8) Pelaksanaan penjelasan lanjutan dilakukan oleh seseorang selain
ULP, misal ULP menujuk seorang atau beberapa tenaga ahli
pemberi penjelasan teknis (aanwijzer) yang telah ditetapkan oleh
PPK, dan pelaksanaan penjelasan lanjutan dibuktikan dengan
berita acara penjelasan lanjutan
9) ULP tidak perlu membuat Berita Acara Penjelasan Pekerjaan
(BAPP)
10)Perubahan (addendum) dapat dilakukan secara berulang dengan
batas akhir 2 hari sebelum tahap pemasukan dokumen penawaran
commit to user
11)Berita Acara Penjelasan Lanjutan (BAPL) menjadi bagian dari
addendum, jika tidak ada addendum maka BPAL menjadi bagian
dari Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP)
12)Peserta yang tidak mengikuti penjelasan pekerjaan tidak dapat
digugurkan
c. Pemasukkan Kualifikasi
1) Data kualifikasi disampaikan melalui formulir elektronik isian
kualifikasi yang tersedia pada aplikasi SPSE
2) ULP dilarang meminta penyedia barang/jasa untuk mengupload
softcopy lampiran dokumen yang dipersyaratkan dalam data
isian kualifikasi
3) Penyedia barang/jasa dilarang memasukkan softcopy data
kualifikasi pada fasilitas pengunggahan lain yang tersedia pada
aplikasi SPSE termasuk APENDO
4) Jika formulir elektronik isian kualifikasi yang tersedia pada
aplikasi SPSE belum mengakomodir data kualifikasi yang
diminta oleh ULP, maka data kualifikasi tersebut di-upload pada
fasilitas pengunggahan lain yang tersedia pada aplikasi SPSE
5) Pada prakualikasi, ULP dapat memanfaatkan fasilitas
komunikasi yang tersedia pada aplikasi SPSE untuk meminta
penyedia barang/jasa melengkapi formulir kualifikasinya
6) Dengan mengirimkan data kualifikasi secara elektronik, penyedia
commit to user
a) Perusahaan yang bersangkutan dan manajemennya tidak
dalam pengawasan pengadilan, tidak bangkrut dan tidak
sedang dihentikan kegiatan usahanya
b) Salah satu dan/ atau semua pengurus dan badan usahanya atau
peserta perseorangan tidak masuk dalam Daftar Hitam
c) Data kualifikasi yang diisikan benar, dan jika dikemudian hari
ditemui bahwa data/ dokumen yang disampaikan tidak benar
dan ada pemalsuan, maka penandatanganan dan badan usaha
yang diwakili bersedia dikenakan sanksi administratif, sanksi
pencantuman dalam Daftar Hita, gugatan secara perdata, dan/
atau pelaporan secara pidana kepada pihak berwenang sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
d. Pemasukkan Penawaran
1) Dokumen penawaran disampaikan dengan bentuk file, yang
diunggah melalui aplikasi SPSE
2) Penyampaian penawaran secara satu file, yaitu penyampaian
dokumen penawaran administrasi, teknis dan harga dalam satu
file penawaran, dimana evaluasi dilakukan setelah file
administrasi, teknis, dan harga terbuka
3) Penyampaian penawaran secara dua file, yaitu penyampaian
dokumen penawaran administrasi dan teknis dalam satu file, dan
penawaran harga dalam file penawaran lainnya, dimana evaluasi
commit to user
4) Surat penawaran dan/ atau surat lain bagian dari dokumen
penawaran dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah
secara elektronik ini tidak memerlukan tanda tangan basah dan
stempel sehingga penyedia barang/jasa tidak perlu mengunggah
(upload) hasil pemindaian asli, kecuali surat lain yang
memerlukan tanda tangan basah dari pihak lain, contoh : surat
dukungan bank, surat keterangan fiskal (tax clearence)
5) Surat penawaran ditanda tangani secara elektronik oleh
pemimpin/ direktur perusahaan/ atau penerima kuasa dari
direktur utama yang penerima kuasanya tercantum dalam akta
pendirian atau perubahannya, atau kepala cabang perusahaan
yang diangkat oleh kantor pusat yang dibuktikan dengan
dokumen ontetik atau pejabat yang menurut perjanjian kerjasama
adakah yang berhak mewakili perusahaan yang bekerjasama
6) Pada tahap penyampaian penawaran, penyedia barang/jasa
mengirimkan file penawarannya dengan terlebih dahulu
melakukan enkripsi/ penyandian dengan menggunakan
APENDO
7) Penyedia barang/jasa dapat melakukan upload file penawaran
secara berulang untuk mengganti atau menimpa file penawaran
commit to user
8) Pengguna wajib mengetahui dan melaksanakan ketentuan
penggunaan APENDO yang tersedia dan dapat diketahui pada
saat mengoperasikan APENDO
9) APENDO sebagai mana dimaksud butir 6) dikembangkan oleh
Lembaga Sandi Negara yang khusus diperuntukkan bagi aplikasi
SPSE
10)ULP bila dianggap perlu dapat melakukan perubahan jadwal
tahap pemasukkan penawaran, dengan ketentuan wajib
menginputkan alasan yang sebenarnya
e. Pembukaan penawaran dan evaluasi
1) Pada tahap pembukaan penawaran, ULP mengunduh (download)
dan melakukan dekripsi file penawaran tersebut dengan
menggunakan APENDO
2) Harga penawaran dan hasil aritmatik dimasukkan pada fasilitas
yang tersedia pada aplikasi SPSE
3) ULP dapat terlebih dahulu melakukan evaluasi terhadap 3 (tiga)
penawar terendah
4) Terhadap file penawaran yang tidak dapat dibuka (file dengan
ekstensi *.rhs), ULP wajib menyampaikan penawaran terenkripsi
yang tidak dapat dibuka (dekripsi) tersebut kepada LPSE dan bila
dianggap perlu LPSE dapat menyampaikan file penawaran
commit to user
5) Terhadap file penawaran terenkripsi yang tidak dapat dibuka
(dekripsi) yang disampaikan kepada LPSE atau LKPP, maka
LPSE atau LKPP akan memberikan keterangan kondisi file
penawaran kepada ULP
6) Dengan adanya proses penyampaian informasi sebagaimana
angka 4) diatas, ULP dapat melakukan pemunduran jadwal
7) Proses evaluasi (administrasi dan teknis, harga, kualifikasi)
dilakukan secara manual (offline) di luar aplikasi SPSE, dan
selanjutnya hasil evaluasi tersebut dimasukkan ke dalam aplikasi
SPSE
8) ULP wajib melakukan klarifikasi kepada penerbit surat jaminan
tentang keabsahan dan substansi jaminan penawaran
9) Ketidakabsahan atau kemungkinan penolakan klaim jaminan
terhadap softcopy jaminan yang ditunjukkan oleh ULP dapat
berakibat pada gugurnya syarat administrasi
10)Pembuktian kualifikasi dengan meminta dokumen penawaran
asli dilaksanakan terhadap calon pemenang
11)Aplikasi SPSE secara otomatis akan mengirim pemberitahuan
(termasuk melalui email) kepada pemenang pemilihan dan
meminta untuk menyelesaikan proses selanjutnya yang
pelaksanaanya di luar SPSE
12)Penggunaan aplikasi APENDO oleh bukan pihak yang
commit to user
f. Sanggah
1) Peserta pemilihan hanya dapat mengirimkan 1 (satu) kali
sanggahan kepada ULP melalui aplikasi SPSE
2) Aplikasi SPSE digunakan ULP untuk menjawab sanggahan yang
diajukan peserta pemilihan yang dikirimkan pada batas akhir
waktu tahap sanggah
3) Dalam hal terdapat sanggah banding, peserta pemilihan
memberikan pemberitahuan informasi sanggahan banding
kepada ULP melalui fasilitas yang tersedia dalam aplikasi SPSE
4) Kealpaan atau kelalaian pemberian pemberitahuan informasi
sanggahan banding diatas oleh peserta pemilihan sebagaimana
dimaksud butir 3) tidak menggugurkan proses sanggah banding
g. Surat Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa
PPK membuat Surat Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa (SPPB/J)
dengan menggunakan fasilitas dan berdasarkan format penulisan
yang tersedia dalam aplikasi SPSE
h. Penandatanganan Kontrak
1) Disertai dengan dokumen asli penawaran, pemenang lelang
melakukan penandatanganan kontrak dengan PPK yang
dilakukan diluar SPSE
2) PPK memasukkan informasi mengenai kontrak dalam aplikasi
commit to user
3) PPK dapat mengunggah softcopy kontrak atau ringkasan kontrak
dalam aplikasi SPSE
C. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Melihat dari tugas dan fungsi LPSE serta aktivitas dalam melakukan
e-tendering yang telah dijelaskan sebelumnya, maka e-procurement berkaitan
erat dengan sistem informasi manajemen. Untuk memahaminya lebih lanjut,
peneliti menjabarkan konteks yang ada dalam sistem informasi manajemen
yaitu meliputi konteks sistem, informasi, dan manajemen yang dijelaskan
sebagai berikut :
1. Sistem
Agus Mulyanto dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Konsep
dan Aplikasi (2009: 2) berpendapat bahwa sistem diartikan sebagai
sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja sama untuk
mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan input
dalam proses transformasi yang teratur.
Menurut Jerry Fith Gerald dalam Agus Mulyanto (2009: 2), sistem
merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Wing Wahyu Winarno dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen
(2006: 15) berpendapat bahwa sistem adalah sekumpulan komponen yang
saling bekerja sama untuk mencapai tujuan. Fungsi sistem yang utama
commit to user
keluaran. Agar dapat menjalankan fungsinya, sistem akan memiliki
komponen-komponen masukan (input), proses, keluaran (output), dan
kontrol untuk menjamin bahwa semua fungsi dapat berjalan dengan baik.
Elemen-elemen sistem meliputi elemen input, elemen transformasi
(proses), elemen output, dan elemen umpan balik (pada sistem tertutup).
Menurut Raymond Mc Leod Jr. pada buku Management Information
Systems (1995: 12) bahwa sistem sebagai kelompok elemen-elemen yang
terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Komponen-komponen yang terdapat pada suatu sistem umumnya terdiri
dari input, proses, output, serta mekanisme pengendalian yang terhubung
dengan feedback. Raymond Mc Leod Jr. Juga menjelaskan bahwa tidak
semua sistem memiliki kombinasi elemen yang sama, tetapi suatu susunan
dasar dapat diperlihatkan berikut ini :
Gambar II.1.
Bagian-bagian Elemen Suatu Sistem
(sumber : Raymond Mc. Leod Jr. 1995 : 12) Tujuan
Feed Back
Output Transformasi
Input
