Penggunaan HRIS dalam Meningkatkan Keunggulan Kompetitif
Perusahaan
Rizki Rismawan rizkirismawan.sr@gmail.com
Fakultas Pendidikan Ekonomi dan Bisnis Universitas Pendidikan Indonesia
2017
Abstrak
Teknologi informasi sangat menanamkan manajemen sumber daya manusia di era
jaringan global ini. Kemungkinan digital telah menantang cara tradisional untuk memberikan
layanan HRM dalam bisnis dan organisasi publik selama lebih dari satu dekade sekarang.
Tekanan yang meningkat untuk mendukung tujuan strategis dan fokus yang lebih besar pada
nilai pemegang saham telah menyebabkan perubahan baik dalam isi pekerjaan dan harapan
profesional SDM. Salah satu perubahannya adalah penggunaan IS(Information System) secara
kontemporer untuk mendukung proses SDM. Dengan demikian untuk meningkatkan
efektifitas organisasi HRM sekarang menjadi sangat bergantung pada HRIS
Keyword : Human Resources Information System, Manajemen Sumber Daya Manusia Stratejik,
Keunggulan Kompetitif.
Introduction
Perkembangan pengetahuan dan teknologi informasi saat ini telah menciptakan
persaingan bisnis yang sangat ketat di semua sektor organisasi bisnis, sehingga merubah
paradigma dari Human Resource menjadi Human Capital dimana manusia dianggap sebagai suatu aset yang sangat penting bagi suatu organisasi dimana daya saing perusahaan sudah tidak
lagi terletak pada keunggulan di bidang teknologi produk dan proses ataupun modal tetapi pada
kepemilikan sumber daya manusia yang berkualitas. Sumber daya manusia merupakan suatu
asset yang sangat sulit diperdagangkan ataupun ditiru, dan bersifat langka sehingga
memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan secara berkelanjutan.
Banyak perusahaan yang mengeluarkan dana yang besar untuk suatu perangkat lunak
SDM dalam usahanya meningkatkan keungguluan kompetitif perusahaannya. HRIS
didefinisikan sebagai sistem yang digunakan untuk memperoleh, menyimpan, memanipulasi,
(Raka, Naha, & Mansor, 2013). Dua sumber penting dalam organisasi, orang dan informasi
dapat secara signifikan mempengaruhi keseluruhan kinerja bisnis dan kesuksesan bisnis secara
alami memerlukan pengelolaan keduanya (Lim, Fedric, & Teo, 2007) Menurut Teo dkk. (2007)
mengingat bahwa HRIS menggabungkan dua sumber ini, adopsi sistem yang tepat dapat
mendorong organisasi untuk sukses lebih besar.
Apa itu HRIS?
Mengingat berbagai penulis menerbitkan artikel yang berkaitan dengan HRIS dan
teknologi informasi, terlihat bahwa ada istilah yang dapat dipertukarkan yang digunakan untuk
merujuk pada HRIS, misalnya e-HRM, intranet SDM, HR berbasis web; sistem manajemen
sumber daya manusia berbasis komputer, portal SDM dan SDM virtual.
DeSanctis (1986) mendefinisikan istilah HRIS adalah "sistem informasi khusus dalam
area fungsional tradisional organisasi, yang dirancang untuk mendukung perencanaan,
administrasi, pengambilan keputusan, dan aktivitas pengendalian HRM" (Kavanagh, Thite, &
Johnson, 2012) menyebutkan meskipun HRIS mencakup perangkat keras dan perangkat lunak,
namun juga mencakup orang, bentuk, kebijakan dan prosedur, dan data. Baru-baru ini, fokus
HRIS telah beralih ke aplikasi strategis dari sebuah organisasi seperti perekrutan, manajemen
kinerja dan kompensasi, teknologi swalayan dan perencanaan SDM sesuai dengan perencanaan
organisasi (Panayotopoulou, Vakola, & Galanaki, 2007)
Pentingnya penerapan HRIS
Menurut Hendrickson (Hendrickson, 2003) HRIS memberi manfaat bagi sebuah
organisasi dalam proses HR mereka dengan meningkatkan efisiensi dan efektivitas dan
menyediakan HR mandiri (yaitu pelatihan berbasis komputer, rekrutmen online). Sebagai
tambahan, HRIS menghasilkan data sebagai produk sampingan dan memiliki aplikasi web
front-end yang dapat mentransfer sebagian pengelolaan data SDM kepada karyawan dan
manajer lini. Dengan demikian, karyawan bisa masuk dan mengupdate data sendiri yang
menciptakan akurasi data dan menghemat waktu dan biaya. Penulis lain menyebutkan beberapa
fakta penting HRIS adalah pengambilan keputusan sumber daya manusia yang efektif dan juga
memperkuat karakter organisasi, mengurangi biaya proses dan administrasi, mempercepat
pemrosesan transaksi, mengurangi kesalahan informasi dan memperbaiki pelacakan dan
pengendalian tindakan sumber daya manusia (Lengnick-Hall & Moritz, 2003). Selanjutnya,
cara. HRIS mampu meningkatkan efisiensi pengambilan keputusan secara keseluruhan untuk
pengelolaan suatu organisasi.
Faktor-faktor yang mempengaruhi implementasi HRIS a. Faktor organisasi
Faktor organisasi adalah karakteristik organisasi yang mempengaruhi adopsi HRIS. Yang dkk.
(2007) menyatakan bahwa adopsi dapat dipengaruhi oleh organisasi yang menunjukkan tingkat
pemusatan yang tinggi karena manajemen puncak dapat mengambil keputusan adopsi terlepas
dari hambatan dari manajer atau karyawan tingkat rendah. Ukuran organisasi, pengaturan
organisasi pendukung termasuk tenaga kerja terampil merupakan faktor penting dalam adopsi
inovasi yang berhasil (Raka et al., 2013).
b. Faktor teknologi
Menurut Oliveira & Martins (2010), kesiapan teknologi bergantung pada infrastuktur
teknologi organisasi dan sumber daya manusia TI. Berdasarkan keahlian dan pengetahuan
keahlian IT yang mereka gunakan untuk membangun aplikasi web; infrastruktur teknologi
membuat basis teknologi internet yang mudah dibuat. HRIS bisa menjadi bagian integral hanya
jika organisasi memiliki infrastruktur dan keterampilan teknis. Faktor-faktor ini
memungkinkan kapasitas teknologi sebuah organisasi mengadopsi HRIS. Sebaliknya, karena
organisasi dengan kesiapan teknologi unggul berada dalam posisi yang lebih baik untuk
mengadopsi HRIS, perusahaan yang tidak memiliki infrastruktur teknologi yang kuat dan
keahlian TI yang luas mungkin tidak mengambil risiko mengadopsi HRIS. Sejumlah penelitian
telah mengakui kesiapan teknologi sebagai faktor signifikan yang mempengaruhi adopsi TI
(Oliveira & Martins, 2010).
c. Faktor lingkungan
Faktor lingkungan menggambarkan daerah di mana organisasi menjalankan bisnis mereka, dan
mencakup industri karakteristik, peraturan pemerintah, dan infrastruktur pendukung (Oliveira
& Martins, 2010). Menurut Rogers (2003) untuk mengadopsi inovasi, informasi tentang
mereka harus tersedia bagi calon pengadopsi. Selain dukungan infrastruktur dan teknis,
pemerintah juga dapat memainkan peran penting dalam mendorong adopsi teknologi dengan
meningkatkan kesadaran, pelatihan, dan dukungan, dan pendanaan (Raka et al., 2013).
Implementasi E-Recruiting : Hasil dari penerapan HRIS
Perusahaan yang menerapkan HRIS pada umumnya mereka memiliki fasilitas
rekrutmen elektronik walaupun mereka tidak menggunakannya sepenuhnya karena mereka
e-HRIS hanya digunakan oleh sebagian kecil eksekutif senior HR untuk merekrut karyawan. Dari
semua subsistem HRIS yang digunakan untuk rekrutmen, perencanaan, pelatihan dan
pengembangan, kontribusi maksimum dan paling berguna yang dibuat oleh sistem HRIS
adalah ketika HRIS digunakan untuk melengkapi fungsi yang sudah ada dengan cara yang
positif.
Hasilnya juga menunjukkan bahwa identifikasi posisi pekerjaan yang tidak terisi secara
akurat adalah fitur HRIS yang paling sering diterima. Ada hubungan positif yang tinggi antara
analisis pekerjaan HRIS dan efektivitas perencanaan SDM. Sebagian besar organisasi
memperhatikan kontribusi HRIS terhadap efisiensi perencanaan SDM melalui inventaris
keterampilan HRIS, evaluasi program pelatihan HRIS, perencanaan suksesi HRIS, permintaan
tenaga kerja HRIS dan analisis penawaran dan pengambilan keputusan. Studi ini menyoroti
kebutuhan untuk menawarkan kemampuan SDM yang lebih cerdas untuk meningkatkan
efektivitas dan efisiensi perencanaan SDM (Nagendra & Deshpande, 2014).
Keyakinan dan sikap terhadap HRIS
Sebagai sebuah organisasi yang menerapkan HRIS, setiap karyawan yang bekerja
dengan sistem mengevaluasi teknologi baru, misalnya, dalam hal kegunaan dan kemudahan
penggunaannya. Keterampilan yang dibutuhkan untuk mengoperasikan sistem baru ini
merupakan faktor keberhasilan penting bagi karyawan di perusahaan yang menerapkan HRIS,
karena sejumlah besar karyawan HR tidak memiliki keterampilan dan pengetahuan untuk
menggunakan sistem ini. Hal ini membatasi karyawan HR untuk memanfaatkan potensi penuh
seorang HRIS. Bila karyawan bahkan tidak menyadari semua kemungkinan HRIS, mereka
mungkin mengevaluasi sistem dengan sudut pandang yang negatif. Sebaliknya, karyawan HR
yang mengetahui bagaimana sistem bekerja dan bagaimana memfasilitasi pekerjaan mereka
dan memberi mereka lebih banyak waktu untuk tugas strategis, menganggap HRIS lebih
bermanfaat.
Dengan demikian, ada beberapa kepercayaan perseptual yang penting terkait dengan
persepsi personil SDM tentang kegunaan seorang HRIS, yang didefinisikan sebagai 'tingkat di
mana seseorang percaya bahwa menggunakan sistem tertentu akan meningkatkan kinerjanya'
dan kemudahan penggunaan yang dirasakan, yang didefinisikan sebagai 'sejauh mana
seseorang percaya bahwa menggunakan sistem tertentu akan bebas dari usaha'. Keyakinan
perseptual ini tentang faktor HRIS dalam keseluruhan evaluasi keseluruhan HRIS, yang
sistem informasi mudah digunakan, semakin dia menganggap sistem itu berguna (Maier,
Laumer, Eckhardt, & Weitzel, 2013).
Dampak sikap manajemen terkait HRIS terhadap hasil kerja
Transformasi dari HRM ke e-HRM ini juga mempengaruhi perspektif karyawan
terhadap pekerjaan dan organisasinya. Ada banyak alasan mengapa kepuasan kerja dapat
berubah selama implementasi HRIS. Misalnya, komunikasi yang buruk mengenai alasan
perubahan tersebut dapat memberi kesan kepada karyawan bahwa HRIS sedang
diimplementasikan untuk mengurangi biaya daripada memfasilitasi kerja.
Selain itu, HRIS mengharuskan karyawan mengubah kebiasaan kerja dan
menyesuaikan diri dengan alur kerja baru. Mempelajari rutinitas baru yang dibutuhkan untuk
menangani HRIS menciptakan lebih banyak pekerjaan dan tekanan tambahan. Inilah salah satu
alasan mengapa karyawan HR dapat menolak menggunakan HRIS, karena mereka jarang
melihat rutinitas dan proses bisnis yang direkayasa ulang dengan cara yang positif dan mulus.
Akibatnya, rendahnya kepuasan kerja karyawan selama pelaksanaan HRIS dapat terjadi.
Dalam konteks konsekuensi yang berhubungan dengan pekerjaan, kepuasan kerja
merupakan faktor penyebab utama niat berpindah, yang merupakan variabel kunci untuk
memahami turnover intenttion. Seorang individu meninggalkan sebuah organisasi saat stres di tempat kerja terjadi dan sebagai konsekuensinya kepuasan kerja karyawan tersebut akan
menurun. Dengan demikian, stressor di tempat kerja merupakan faktor pendukung dalam
retensi karyawan (Griffeth et al., 2000; Hom et al., 1992, dalam Maier et al., 2013).
Kesimpulan
Peran yang dimainkan oleh HRIS dalam mendukung pengambilan keputusan strategis
sangat penting karena hal ini memungkinkan organisasi untuk mencapai keunggulan
kompetitif. HRIS membantu departemen HR dalam membuat proses HRM menjadi lebih
mudah, cepat, murah, dan lebih efektif manfaatkan organisasi agar sukses lebih besar. Semua
manfaat HRIS ini dapat dicapai dengan sempurna hanya jika sistem diadopsi atau disesuaikan
dalam organisasi secara akurat dan lebih efektif. Namun, beberapa tantangan dihadapi oleh
hampir setiap organisasi sambil menerapkan dan mengadopsi HRIS. Tujuan dari penelitian ini
adalah untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi adopsi HRIS dalam organisasi.
Menurut kajian dan analisisnya jelas bahwa beberapa faktor mempengaruhi adopsi HRIS. Di
antara beberapa faktor organisasi seperti organisasi, komitmen manajemen menunjukkan
globalisasi ini banyak organisasi bekerja dalam jaringan global, budaya negara dan organisasi
Daftar Pustaka
Hendrickson, A. (2003). Human resource information systems: Backbone technology of contemporary human resources. . Journal of Labor Research, 382-394.
Kavanagh, T., Thite, M., & Johnson, R. (2012). Human resource information systems : basics, applications, and future directions. Thousand Oaks: SAGE.
Lengnick-Hall, M., & Moritz, S. (2003). The impact of e-HR on the human resource management function. Journal of Labor Research, 365-379.
Lim, G., Fedric, S., & Teo, T. (2007). The adoption and diffusion of human resources information systems in Singapore. Asia Pacific Journal of Human Resources, 45. Oliveira, T., & Martins, M. (2010). Understanding e-business adoption across industries in
European countries. Industrial Management & Data Systems, 1337-1354.
Panayotopoulou, L., Vakola, M., & Galanaki, E. (2007). E-HR adoption and the role of HRM: evidence from Greece. Personnel Review.
Maier, C., Laumer, S., Eckhardt, A., & Weitzel, T. (2013). Journal of Strategic Information Systems Analyzing the impact of HRIS implementations on HR personnel ’ s job satisfaction and turnover intention. Journal of Strategic Information Systems, 22(3), 193–
207. https://doi.org/10.1016/j.jsis.2012.09.001
Nagendra, A., & Deshpande, M. (2014). Human Resource Information Systems ( HRIS ) in
HR planning and development in mid to large sized organizations. Procedia - Social and Behavioral Sciences, 133, 61–67. https://doi.org/10.1016/j.sbspro.2014.04.169
