1
Perancangan Sistem Informasi Inventaris Barang
(Studi Kasus di Direktorat Tata Lingkungan Geologi dan
Kawasan Pertambangan)
Shiyami Milwandhari, S.Kom
Jurusan Manajemen Informatika Politeknik Pos Indonesia
Jl. Sariasih No.54 Sarijadi Bandung 40151
Telepon (022) 2009579 ext 138
e-mail :
shiyami.milwandhari@gmail.com
ABSTRAK
Inventarisasi barang merupakan kegiatan untuk melakukan penghitungan, pencatatan,
pendaftaran, dan penilaian terhadap semua barang milik negara berdasarkan Keputusan
Menteri Keuangan No. Kep. 225/MK/V/4/1971, Penatausahaan barang milik/kekayaan negara
perlu dilaksanakan dan mendapat perhatian secara sungguh-sungguh, karena bila tidak
mendapat perhatian akan merugikan negara. Oleh karena itu perlu dibangun suatu sistem
informasi sebagai pendukung kegiatan penatausahaan inventaris barang.
Metode pengembangan system dalam merancang Sistem Informasi Inventaris Barang
ini menggunakan Structural Analysis and Design. Sistem informasi ini dirancang berbasiskan
web yang mampu menangani pengelolaan klasifikasi barang, pengelolaan kodefikasi barang,
pengelolaan data barang masuk dan penghapusan barang, dan pengelolaan laporan barang.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Inventaris Barang, Structural Analysis and Design, web
1.
PENDAHULUAN
Direktorat Tata Lingkungan Geologi dan
Kawasan Pertambangan merupakan salah satu
unit kerja dibawah Direktorat Jenderal Geologi
dan Sumber Daya Mineral, Departemen Energi
dan Sumber Daya Mineral. Salah satu fungsi dari
Direktorat
Tata
Lingkungan
Geologi
dan
Kawasan Pertambangan adalah pelaksanaan
urusan tata usaha dan rumah tangga direktorat,
dimana Sub Bagian Rumah Tangga yang
memiliki tugas pokok dalam mengelola data
inventaris barang .
Informasi mengenai barang masuk dan
barang
keluar
demikian
penting
untuk
membukukan
secara
tertib
barang
hasil
pengadaaan, dapat memberikan informasi dalam
melaksanakan perencanaan penentuan kebutuhan
barang, dan mengetahui secara pasti jumlah dan
nilai kekayaan Negara. Penatausahaan barang
milik/kekayaan negara perlu dilaksanakan dan
mendapat perhatian secara sungguh-sungguh,
karena bila tidak mendapat perhatian akan
merugikan Negara.
Dengan demikian sub bagian rumah tangga
pun dituntut untuk dapat bekerja lebih efektif dan
efisien
dalam
melakukan
setiap
kegiatan
inventarisasi barang seperti; penghitungan barang,
penilaian kondisi dan nilai barang, pemberian
nomor urut pendaftaran barang, dan pengumpulan
dan mendafar barang yang dinyatakan rusak berat.
Seluruh kegiatan ini dilaksanakan di tengah
keterbatasan dalam pengelolaan data secara
komputerisasi menggunakan sistem perangkat
lunak lotus. System tersebut tidak memberikan
hasil kerja yang optimal dengan terjadinya
penumpukan data yang tidak tersimpan secara
terstruktur sehingga dalam pengolahan dan
pengelolaan data tidak bekerja secara efektif dan
efisien.
Dengan melihat adanya keterbatasan sistem
dalam pengolahan data inventaris barang ini maka
diperlukan
Perancangan
Sistem
Informasi
Inventaris Barang yang dapat memberikan
kemudahan proses pengolahan data inventaris
barang, sehingga membantu meningkatkan kinerja
sub bagian rumah tangga dan membantu dalam
menyediakan informasi mengenai data inventaris
barang.
Perumusan Masalah
Masalah-masalah yang dapat dirumuskan
pada unit rumah tangga DTLGKP dalam
menangani pengelolaan inventarisasi barang
adalah sebagai berikut :
1.
Bagaimana
membuat
otomasi
proses
2
2.
Bagaimana membuat kodefikasi setiap barang
masuk dapat dilakukan dengan otomasi
penyimpanan dan pencarian data.
3.
Bagaimana
membuat
pengelolaan
setiap
barang masuk dapat terintegrasi dengan
pengelolaan pengalokasian barang ke daftar
inventaris ruangan.
4.
Bagaimana
membuat
pengelolaan
setiap
barang keluar dapat tercatat dalam riwayat
daftar inventaris ruangan.
Tujuan
Tujuan dari perancangan system informasi
inventaris barang ini adalah sebagai berikut :
1.
Merancang proses penyimpanan data
master barang dengan sistem parent-child
untuk setiap golongan, bidang, kelompok
dan sub kelompok barang tertentu
2.
Merancang tampilan antarmuka yang
dapat
membuat
proses
kodefikasi
dilakukan secara otomasi sesuai dengan
klasifikasi barang yang telah ditentukan
3.
Merancang table barang masuk yang
terintegrasi dengan setiap unit dan
ruangan.
4.
Merancang riwayat penghapusan barang
di setiap daftyar inventaris ruangan.
2.
METODOLOGI PENELITIAN
1.
Tahap Survey
Pengkajian sistem yang sudah ada secara
umum
dilaksanakan
dalam
tahap
ini.
Pengkajian sistem tersebut dapat berupa
proses-proses dalam sistem, tujuan sistem,
ataupun laporan-laporan perencanaan sistem
bahkan mengenai hardware dan softwarenya.
Pengkajian sistem dilakukan dengan cara :
a.
Mempelajari struktur organisasi.
b.
Memperoleh
keadaaan
sebenarnya
tentang data lapangan, data atribut serta
data lainnya, kebutuhan pengguna, serta
hardware dan software.
c.
Mengidentifikasi
proses-proses,
dan
aturan-aturan pada sistem.
Pencarian data dan informasi dari system
dalam tahap survey ini dilakukan dengan cara
wawancara dan pengumpulan dokumentasi
2.
Tahap Analisis Sistem
Secara spesifik langkah-langkah dalam
tahap analisis sistem pada Direktorat Tata
Lingkungan
Geologi
dan
Kawasan
Pertambangan adalah :
a.
Menganalisa
dokumen-dokumen
hasil survey untuk menentukan ruang
lingkup dan mengetahui
proses-proses apa saja yang akan ditangani
oleh sistem.
b.
Menganalisa
keterkaitan
antar
dokumen-dokumen.
c.
Menganalisa alur perolehan data
yang
terdapat
pada
dokumen-dokumen
untuk
mengetahui
hubungan antara sistem dengan
sistem luar yang terkait
3.
Tahap Perancangan Sistem
Tahap ini bertujuan untuk memenuhi
kebutuhan pemakai dan memberikan
gambaran yang jelas dan rancang bangun
yang lengkap kepada pemrogram atau
ahli-ahli teknik yang terlibat. Oleh karena
itu dalam tahap perancangan sistem ini
dilaksanakan
penggambaran,
perencanaan, dan pembuatan sketsa yang
utuh
mengenai
sistem
hasil
pengembangan sistem yang sudah ada
Perancangan sistem dilakukan melalui
langkah-langkah :
a.
Melakukan
penanganan
proses-proses
yang
dibutuhkan
dalam
perancangan
b.
Memahami bagaimana sistem yang
akan dikembangkan bekerja untuk
mencapai tujuannya
Melakukan perancangan relasi-relasi data
yang akan digunakan dalam perancangan
system
3.
TINAJAUAN PUSTAKA
a.
Konsep dasar sistem informasi
Sistem Informasi didefinisikan oleh
Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis
sebagai berikut :
Sistem Infromasi adalah suatu sistem di
dalam
suatu
organisasi
yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi
dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan.(Robert A.
Leitch / K. Roscoe Davis, Accounting
Information
System,(New
Jersy:
3
b.
Alat pengembangan sistem
Untuk menterjemahkan konsep diatas,
maka diperlukan suatu alat untuk
memodelkan suatu sistem baik pada
tahap
analisis
dan
pada
tahap
peerancangan. Pemodelan sistem yang
didasarkan
pada
pendekatan
secara
struktural mencakup tiga sudut pandang
yaitu :
1.
Model Proses
a.
Diagram Konteks (Context Diagram)
Diagram Konteks merupakan bagian
dari data flow diagram yang berada
pada level paling tinggi. Berfungsi
untuk
menggambarkan
hubungan
sistem
dengan
lingkungan
luar.
Context diagram diwakili dengan
sebuah lingkaran tunggal yang saling
memiliki
hubungan
dengan
lingkungannya. Komponen-komponen
yang dipakai pada context diagram
sama dengan komponen yang dipakai
pada penggambaran DFD.
b.
Diagram Arus Data (Data Flow
Diagram)
Dalam menggambarkan sistem perlu
dilakukan
pembentukan
simbol,
berikut
ini
simbol-simbol
yang
digunakan dalam Data Flow Diagram
(DFD) dengan mengacu pada notasi
DeMarco-yourdon :
flow 3
Flow 2 flow 1
entity 1 entity 2
1 Prcs_8
data store
keterangan :
: external entity
(pihak luar dari sistem)
data store
:
Komponen penyimpanan data
c.
Daftar Kejadian (Event List)
Event list merupakan suatu daftar
naratif kejadian yang berasal dari luar
system yang menyebabkan system
melakukan respon terhadap
kejadian-kejadian tersebut (Edward Yourdon,
Modern Structured Analysis, Hal 340).
Event List dapat dikatakan sebagai
stimuli yang menggerakan system.
2.
Model Data
Entity-Relationship Diagram adalah
suatu model yang menjelaskan layout
penyimpanan data pada suatu abstraksi
level tinggi, Dengan kata lain, E-R
Diagram
merupakan
diagram
yang
menggambarkan
model
data
yang
digunakan dalam suatu sistem secara
keseluruhan.
4.
ANALISA SISTEM
Adapun kegiatan dalam pembuatan Sistem
Informasi inventaris barang ini diperlukan suatu
analisa terhadap sistem, analisa formulir, analisa
pengkodean, dan analisa penanganan proses.
a.
Analisa Sistem
Event List
No.
Nama Event
1.
2.
3.
4.
5.
6.
UPB (Unit Pengelola Barang) melakukan
opname pisik barang hasil pembelian
panitia
Pegawai gudang melakukan kodefikasi
barang hasil opname pisik UPB
Pegawai gudang melakukan pengalokasian
barang hasil kodefikasi
UPB melakukan penilaian dan penelitian
barang yang akan dihapus
UPB
melaporkan
rencana
usul
penghapusan pada PPBI
PPBI
(Pembantu
Penguasa
Barang
Inventaris)
mengajukan
penghapusan
barang kepada Pebin (Pembina Barang
: aliran data/informasi
4
7.
8.
9.
10.
Inventaris)
Pebin
menetapkan/menyetujui/menolak
usulan penghapusan yang diajukan oleh
PPBI
PPBI
melaksanakan
tindak
lanjut
penghapusan
Pegawai gudang melakukan dokumentasi
inventaris barang yang diserahkan pada
UPB, PPBI dan Pebin
Context Diagram
dt_usulanBrgHapus
SI INVENTARIS BARANG DTLGKP
+ PEBIN
PPBI PGW
GUDANG s tat usSKPB[ 1] s tat usSKPB[ 0]
[dt _brgMskTeralokas i]
5
[dt_us ul anBrgHapus] [dt_brgLayakHapus ] memo status
ajuan
cek status barang
b.
Analisa Formulir
Nama
formulir
Buku Induk Barang Inventaris
Fungsi
Menyimpan data barang masuk dan
keluar
Frekuensi
Setiap
terjadi
pembelian
dan
penghapusan barang
Rangkap
3
Sumber
Unit Pengelola Barang
Tujuan
UPB, PPBI, dan Pebin
Isi
Nomor urut, tgl. Pembukuan, nama
barang/sub-sub kelompok, kode
sub-sub kelompok, merk/tipe, T/K,
uraian, jumlah barang, satuan,
jumlah, kondisi, keterangan
c.
Analisa Pengkodean
Menurut keputusan Menteri Keuangan No.
195/KMK.01/1982 bahwa cara membuat kode
barang milik / kekayaan Negara harus
mengikuti petunjuk dari Menteri Keuangan.
Yang terdiri dari 9 (sembilan)digit yang
susunannya sebagai berikut :
Penjelasan :
a.
Kotak 1 menunjukan kode golongan
barang
b.
Kotak 2 dan 3 menunjukan kode
bidang barang
c.
Kotak 4 dan 5 menunjukan kode
kelompok barang
d.
Kotak 6 dan 7 menunjukan kode sub
kelompok barang
e.
Kotak 8 dan 9 menunjukan kode
sub-sub kelompok barang
d.
Analisa Penanganan Proses
No.
Proses
Nama Proses
Manual
Otomasi
1
Pengelolaan
barang baru
√
1.1
Opname pisik
√
1.2
Kodefikasi
barang
√
1.3
Pengalokasian
barang
√
2
Pengelolaan
barang lama
√
No.
Proses
Nama Proses
Manual
Otomasi
2.1
Cek
status
2.4
Penghapusan
barang
√
3
Pembuatan
laporan
√
5.
PERANCANGAN
a.
Perancangan proses
Untuk
melakukan
perancangan
terhadap sistem tidak jauh berbeda dengan
tahap analisa yaitu menggunakan Event List,
Context Diagram, Data Flow Diagram
(DFD), dan ER- Diagram
Event List
No.
Nama Event
Pegawai gudang melakukan validasi
hak akses
Pegawai gudang melakukan kodefikasi
barang
Pegawai
gudang
melakukan
pengalokasian barang
Pegawai gudang melakukan Pendataan
barang keluar.
6
dokumentasi inventaris barang yang
diserahkan pada Pejabat (UPB, PPBI
dan Pebin)
Context Diagram
req_laporan kodef ikasi
barang
b.
Perancangan Basis Data
Untuk
menggambarkan
perancangan
basis data menggunakan Entity-Relationship
Diagram
serta
tools
tambahan
yaitu
Conceptual Data Model (CDM) untuk
memodelkan data secara konseptual dan
Physical
Data
Model
(PDM)
untuk
7
ER-Diagram
Conceptual Data Model
ru an g
Physical Data Model
NO_MS K = NO_MS K ID_UNIT = ID_UNIT
ID_BRG = ID_BRG NO_MSK = NO_MS K
ID_P GW = ID_PGW BRGMSK HARGA_MSK DOUBLE PRECISION TOTAL_MSK DOUBLE PRECISION DICATAT_DLM VARCHAR(4) HARGA_KELUAR DOUBLE PRECISION TOTAL_KELUAR DOUBLE PRECISION DICATAT_DLM VARCHAR(4)
