Aplikasi Audit Versi Trial 1.5

(1)

MANUAL

BOOK

(2)

PENDAHULUAN

Aplikasi ini disusun guna membantu tertib administrasi audit kepabenan dan cukai yang dilakukan oleh Direktorat Jenderal Bea dan Cukai, baik oleh Direktorat Audit, Kantor Wilayah DJBC, dan audit lanilla dibidang kepabeanan dan cukai. Dalam aplikasi ini akan meliputi segala hal kegiatan audit yang dimulai dari tahap Perencanaan, Pelaksanaan, dan Pelaporan.

Secara sederhana tata kerja Program Aplikasi ini adalah sebagai berikut: 1. Pemberitahuan

a. Penyusunan Pemberitahuan Audit b. Pengiriman Pemberitahuan Audit c. Penerimaan Persetujuan Audit 2. Surat Tugas (ST)

a. Penyusunan Konsep Surat Tugas b. Penomoran Surat Tugas

c. Penginputan Data-Data Perpanjangan Surat Tugas d. Penginputan Data-Data DTS/BAHA/BAPA 3. Laporan Hasil Audit (LHA)

a. Penginputan Data LHA b. Penomoran LHA

c. Penginputan Data-Data Tindak Lanjut dari LHA

(3)

DAFTAR ISI

1. PENDAHULUAN ... 1

2. DAFTAR ISI... 2

3. PERSIAPAN AWAL... 3

4. BAGAIMANA CARANYA ???... 6

Cara Membuat Pemberitahuan Audit... 6

• Kirim Pemberitahuan ... 8

• Cara Mendowload NPA... 9

Cara Membuat Konsep ST... 9

• Cara Mengirim Surat Tugas... 11

Cara Membatalkan Surat Tugas... 11

Cara Membuat Surat Tugas Penggantian... 11

Cara Menginput Daftar Temuan Sementara (DTS) ... 12

Cara Menginput Berita Acara Hasil Audit (BAHA) / Berita Acara Pelaksanaan Audit (BAPA) ... 13

Cara Menginput Laporan Hasil Audit(LHA)... 13

Cara Menginput Tindak Lanjut (TinLan) ... 13

Cara Menginput Pengawasan... 13

Cara Menambah/Mengedit/Mendelete User ... 14

Cara Menambah/Mengedit/Mendelete Pegawai ... 14

Cara Menambah/Mengedit/Mendelete Perusahaan ... 15

5. DATA PENDUKUNG LAINNYA ... 16

6. DATA REFERENSI ... 16

(4)

PERSIAPAN AWAL

1. Instalasi Program

a. Pindahkan Semua File dalam CD Aplikasi ke C:\Program audit\

b. Jika ingin memindahkan selain ke C:\Program Audit\ maka ada beberapa hal yang harus dilakukan

i. Pindahkan ke direktori yang diinginkan ii. Lalu buka Program

iii. Ganti link tabel ke file DataAuditBaru.mdb di direktori yang diinginkan

(5)

2. Buka Program

a. Masukkan NIP = 060000000 dan Password = 1234

b.

Masukkan data Administrator berupa: i. NIP

ii. Nama User iii. Password iv. Jabatan User

c. Masukkan data User yang lain d. Lalu Tutup Form

e. Lalu Login Kembali sebagai Administrator 3. Lalu Rubah Data Umum

a. Buka Menu Referensi Æ Menu Admin Æ Data Umum

b. Data Umum diisi dengan data-data Umum dari Unit Kerja Program ini berada, data-data yang diisi sebagai berikut:

i. Nama Unit Kerja diisi dengan Nama Unit Kerja ii. Alamat diisi dengan Alamat Unit Kerja

iii. Kota diisi dengan Kota Unit Kerja

(6)

v. Faximile diisi dengan Nomor Faximile

vi. Kode Surat diisi dengan kode tengah dari Surat Tugas misalnya

BC.6 maka di Surat Tugas akan tercantum ST-07/BC.6/2007 vii. Kode Kantor diisi dengan Kode Kantor

viii. Folder Kirim diisi dengan Folder untuk menyimpan data yang akan dikirim

ix. Folder Terima diisi dengan Folder untuk menyimpan data yang akan diterima

4. Lalu Ganti Kop Surat di Konsep Surat Tugas, Konsep Surat Tugas Pemlap dan Konsep Surat Penggantian di Microsoft Word

a. Buka Folder Dokumen

b. Klik pada Konsep Surat Tugas yang diinginkan c. Masukkan Password To Modify = ”1234”

d. Tekan Yes pada Konfirmasi selanjutnya

(7)

BAGAIMANA CARANYA ???

Cara Membuat Pemberitahuan Audit

1. Buka Menu Perencanaan Æ Pemberitahuan

2. Tekan tombol Tambah Data

3. Pilih Jenis Pemberitahuan a. Investigasi

(8)

5. Masukkan Data-Data Pemberitahuan: a. Periode

b. Tahun

c. Unit Kerja Æ Ini sama dengan yang diisikan pada Data Umum d. Nomor Pemberitahuan Æ Secara Otomatis akan dibuat oleh Aplikasi

secara Berurutan dengan menekan tombol Nomor 6. Tekan Tombol Tambah Auditee

(9)

a. NPWP Æ masukkan 15 digit NPWP perusahaan, atau Anda dapat menekan Tombol Cari Perusahaan untuk mencari NPWP perusahaan yang dimaksud

b. Nama Perusahaan Æ Secara otomatis akan diisi dengan data yang ada di Database

c. Alamat Æ Secara otomatis akan diisi dengan data yang ada di Database d. Kota Æ Secara otomatis akan diisi dengan data yang ada di Database e. Alasan Æ Diisi dengan alasan menjadi objek audit

8. Lalu Tutup Form

Kirim Pemberitahuan

1. Buka Menu Perencanaan Æ Pemberitahuan

2. Cari Pemberitahuan yang akan dikirim, dengan cara

a. Letakkan Kursor pada Nomor Pemberitahuan Audit b. Lalu tekan tombol Ctrl + F

c. Masukkan Nomor yang dicari, lalu pada Field Match pilih Any Part Of Field dan Tekan Find Next

(10)

Cara Mendowload NPA

1. Buka Menu Komunikasi Æ Download NPA

2. Masukkan Nama File yang akan didownload tanpa menggunakan Extension File (*.txt)

3. Lalu Tekan Tombol Download

Cara Membuat Konsep ST

Dari Rencana Obyek Audit (ROA) 1. Buka Menu Perencanaan Æ ROA

(11)

3. Masukkan data-data Surat Tugas:

a. Data Perusahaan akan sama dengan Data Perusahaan Pada ROA b. Data Audit

i. Periode Audit ii. Catatan Surat Tugas

• Catatan

• Tembusan Æ diisi dengan Tembusan pertama dari Surat Tugas

iii. Pengarahan Audit

iv. Dasar Audit akan diisi dengan data ROA v. Penandatangan

c. Data Tim Audit 4. Cetak Konsep Surat Tugas

a. Setelah semua Konsep ST berikut datanya selesai diinput maka selanjutnya adalah mempersiapkan data Konsep ST yang siap dicetak dengan cara menekan Tombol Siap Cetak

b. Lalu akan muncul Konsep Surat Tugas dalam bentuk Microsoft Word yang sesuai dengan Jenis Surat Tugas

5. Penomoran Surat Tugas

a. Setelah Konsep ST dicetak dan ditanda tangani maka selanjutnya adalah menomori ST tersebut secara manual dan merubah nomor Konsep menjadi nomor ST

(12)

c. Lalu pilih Konsep ST yang dirubah nomornya dengan cara memilih Tombol Edit

d. Lalu masukkan nomor ST (berupa angkanya saja), lalu tekan Tombol Nomor untuk menyempurnakannya.

e. Jika telah selesai maka tutup Form

Cara Mengirim Surat Tugas

1. Pilih Menu Komunikasi Æ Kirim ST

2. Masukkan No Urut Awal dan No Urut Akhir

3. Masukkan Folder untuk menaruh file yang akan dikirim pada Field Folder Kirim 4. Lalu tekan tombol Ekspor Txt

Cara Membatalkan Surat Tugas

Terkadang jika Surat Tugas telah dibuat dan diberi nomor, tetapi karena alasan tertentu maka Surat Tugas tersebut dibatalkan, maka kita perlu membatalkan Surat Tugas tersebut di dalam Program ini dengan cara sebagai berikut:

1. Pilih Menu Surat Tugas Æ Surat Tugas Æ Surat Tugas 2. Cari Nomor Surat Tugas yang akan dibatalkan dengan cara:

a. Tempatkan kursor pada Field Nomor ST b. Lalu tekan tombol Ctrl + F

c. Masukkan data nomor ST

Gunakan pilihan Any Part Of Field / Start Of Field untuk memperluas pencarian

d. Setelah nomor ST ditemukan maka tekan Tombol Cancel 3. Tekan tombol Batal

Cara Membuat Surat Tugas Penggantian

Terkadang perlu ada penambahan atau penggantian Tim Audit, sehingga di dalam Program ini dapat dibuat konsep Surat Tugas Penggantian dengan cara sebagai berikut:

1. Pilih Menu Surat Tugas Æ Surat Tugas Æ Tambah/Ganti Tim 2. Masukkan data-data sebagai berikut:

(13)

c. Jenis Penggantian

i. Ganti Æ Jika akan mengganti salah satu jabatan di tim audit ii. Tambah Æ Jika menambah atau ikur bergabung dengan tim

audit

d. Data-data penandatangan surat

Cara Menginput Daftar Temuan Sementara (DTS)

Setelah Audit dilaksanakan maka akan muncul DTS, maka Program ini perlu mencatat nomor Surat Pengantar DTS dengan cara sebagai berikut:

1. Pilih Menu Surat Tugas Æ LHA Æ DTS

2. Pilih Nomor ST yang menjadi dasar DTS tersebut 3. Lalu tekan Tombol Tambah Data

4. Masukkan Data DTS

a. Nomor Surat Pengantar DTS b. Tanggal Surat Pengantar DTS c. Jenis Dokumen

(14)

Cara Menginput Berita Acara Hasil Audit (BAHA) / Berita Acara

Pelaksanaan Audit (BAPA)

Rangkaian dari Proses Pelaksanaan Audit adalah BAHA/BAPA, maka Program ini perlu mencatat nomor BAHA/BAPA dengan cara sebagai berikut:

1. Pilih Menu Surat Tugas Æ LHA Æ DTS

2. Pilih Nomor ST yang menjadi dasar BAHA/BAPA tersebut 3. Lalu tekan Tombol Tambah Data

4. Masukkan Data BAHA/BAPA a. Nomor

b. Tanggal c. Jenis Dokumen 5. Lalu Tutup Form

Cara Menginput Laporan Hasil Audit(LHA)

Setelah BAHA/BAPA dilaksanakan maka akan muncul LHA, maka Program ini perlu mencatat nomor LHA dengan cara sebagai berikut:

1. Pilih Menu Surat Tugas Æ LHA Æ LHA

2. Pilih Nomor ST yang menjadi dasar LHA tersebut 3. Masukkan Tanggal LHA

4. Masukkan Nomor LHA dengan cara menekan tombol Nomor LHA atau menekan tombol Edit Nomor jika Nomor yang dikeluarkan oleh komputer tidak sesuai

5. Lalu Tutup Form

Cara Menginput Tindak Lanjut (TinLan)

Setelah LHA dilaksanakan maka akan muncul Surat Tindak Lanjut, maka Program ini perlu mencatat Nomor Tindak Lanjut dengan cara sebagai berikut:

1. Pilih Menu Surat Tugas Æ TinLan

2. Pilih Nomor ST yang menjadi dasar TinLan tersebut 3. Masukkan Data Surat Tindak Lanjut

a. Nomor dan Tanggal Surat TinLan b. Jenis Dokumen

c. Tagihan BM dan PDRI d. Catatan Tindak Lanjut 4. Lalu Tutup Form

Cara Menginput Pengawasan

Setelah Surat TinLan dilaksanakan maka akan muncul Surat dari KPBC mengenai penagihan atau tindak lanjut dari LHA, maka Program ini perlu mencatat Nomor Surat dari KPPBC tersebut dengan cara sebagai berikut:

1. Pilih Menu Surat Tugas Æ Pengawasan

(15)

3. Masukkan Data Surat dari KPBC

a. Nomor dan Tanggal Surat dari KPPBC b. Jenis Dokumen

c. Realisasi Penagihan BM dan PDRI d. Catatan

4. Lalu Tutup Form

Cara Menambah/Mengedit/Mendelete User

1. Pilih Menu Data Pendukung Æ User

a. Untuk menambah tekan Tombol Tambah, lalu masukkan data b. Untuk mengedit tekan Tombol Edit, lalu rubah data

c. Untuk mendelete, pilih User yang akan didelete lalu tekan tombol Delete

d. Untuk mereset Password, pilih User yang direset Password lalu tekan tombol Reset Password yang mengembalikan Password menjadi NIP User

2. Isi data-data User sebagai berikut:

a. NIP diisi dengan NIP sebanyak 9 digit b. Nama diisi dengan Nama User

c. Password diisi dengan Password dengan maksimal digit sebanyak 12 d. Jenis User terdiri dari:

i. Input Æ Memiliki wewenang menginput Data ii. Edit Æ Berwenang mengedit/mendelete Data

iii. Administrator Æ Berwenang menambah Data Referensi dan Data User

3. Catatatan: Data User hanya dapat dirubah, ditambah, direset hanya oleh Administrator

Cara Menambah/Mengedit/Mendelete Pegawai

1. Pilih Menu Data Pendukung Æ Pegawai

c. Untuk mendelete, pilih Pegawai yang akan didelete lalu tekan tombol Delete

2. Isi data-data Pegawai sebagai berikut:

a. NIP diisi dengan NIP sebanyak 9 digit

b. Nama diisi dengan Nama yang akan tertera di Surat Tugas

c. Golongan diisi dengan Golongan yang akan tertera di Surat Tugas d. Unit Kerja diisi dengan Unit Kerja Pegawai Saat ini

e. Jabatan diisi dengan Jabatan Pegawai

f. Auditor diisi dengan Sertifikat Audit Tertinggi yang dimiliki oleh pegawai

(16)

i. Reguler Æ Status aktif untuk Audit Non BH dan Non Pemlap ii. BH Æ Status aktif untuk Audit Banding Harga

iii. Penlap Æ Status aktif untuk Penelitian Lapangan

h. Nomor HP diisi dengan nomor telepon pegawai yang dapat dihubungi i. Keterangan diisi dengan catatan yang dianggap perlu

3. Memasukkan Data Cuti Pegawai a. Pilih Tombol Cuti

b. Masukkan Data Cuti Pegawai i. Awal Cuti

ii. Akhir Cuti iii. Catatan

Cara Menambah/Mengedit/Mendelete Perusahaan

1. Pilih Menu Data Pendukung Æ Perusahaan

c. Untuk mendelete, pilih Perusahaan yang akan didelete lalu tekan tombol Delete

2. Isi data-data perusahaan sebagai berikut

a. NPWP diisi dengan 15 digit NPWP perusahaan

i. Jika tidak terdapat nomor NPWP, maka Anda dapat membuat NPWP sementara

ii. Jika NPWP Sementara tersebut dirubah, jangan lupa merubah semua Surat Tugas yang menggunakan NPWP Sementara tersebut b. Nama Perusahaan diisi dengan Nama Perusahaan yang akan tercantum

pada Surat Tugas

c. Alamat Perusahaan diisi dengan Alamat Perusahaan yang akan tercantum pada Surat Tugas

d. Kota diisi dengan Kota Perusahaan yang akan tercantum pada Surat Tugas e. Luar Kota diisi jika Perusahaan termasuk dalam definisi Luar Kota untuk

(17)

DATA PENDUKUNG LAINNYA

1. Kota Bandara

Kota Bandara diisi dengan data kota-kota yang memiliki Bandara Udara,

pengaruhnya apabila ada surat tugas dengan kota-kota yang tercantum pada Table Kota Bandara maka secara otomatis dalam pembuatan Konsep ST akan

dimintakan SPPD dengan menggunakan pesawat terbang 2. Hari Besar

Dalam menentukan periode audit maka yang akan dilihat adalah hari kerja (senin s.d. jumat), sedangkan apabila ada hari-hari besar/libur yang termasuk dalam hari kerja, maka hari-hari tersebut harus dimasukkan dalam tabel Hari Besar agar tidak terhitung dalam penghitungan periode audit

DATA REFERENSI

1. User

Diisi dengan data user yang dapat menggunakan program ini 2. Jenis ST

Diisi dengan Jenis Surat Tugas 3. Jenis LHA

Diisi dengan Jenis LHA 4. Unit Kerja

Diisi dengan Unit Kerja yang ada di Kantor 5. Jabatan Audit

Diisi dengan Jabatan Audit 6. Jabatan User

Melihat Kode Jabatan User 7. Jenis Dokumen

Untuk Melihat Jenis Dokumen 8. File Download

(18)

MACAM-MACAM PESAN

Jika Muncul Pesan-Pesan Seperti Ini

1.

2.

Maka itu artinya Konfirmasi mengenai Prosedur Yang Dijalankan oleh Aplikasi, untuk menghilangkannya dengan cara sebagai berikut:

1. Buka Menu Tools Æ Option 2. Lalu Pilih Tab Form Edit/Find

3. Lalu Hilangkan Checklist pada Sub TabForm Confirm a. Record changes

b. Document Deletions c. Action Queris

Jika muncul pesan seperti ini

(19)

Jika muncul pesan seperti ini:

Berarti ada duplikasi data dalam Aplikasi, untuk membatalkan Duplikasi Data 1. Tekan OK

(20)

Biasanya muncul pada saat Anda akan mencetak Konsep Surat Tugas, pesan ini berarti mencari Anda harus memasukkan password jika akan merubah format Konsep Surat Tugas, tekan Read Onlu jika Anda tidak bermaksud merubahnya.