SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN Makalah IS (1)

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Makalah

ISO 9001Quality Management System

Oleh :

1. Priananda Sanditya Rio Pradana

C1F015069

2. Kristian Danang Purnomo

C1F015078

3.

4.

M. Rifqy Nurfauzan Abdillah

Rezky Alif

C1F015085

C1F015092

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN

A. Pendahuluan

1. Sejarah

Organisasi yang saat ini dikenal sebagai ISO dimulai pada tahun 1926 sebagai Federasi Internasional Asosiasi Standardisasi Nasional (ISA). ISA sempat ditangguhkan pada tahun 1942 selama Perang Dunia II, namun setelah perang ISA didekati oleh organisasi PBB yang baru dibentuk, Komite Pengkoordinasi Standar PBB (United Nations Standards Coordinating Committee (UNSCC)). Komite ini mengajukan proposal untuk membentuk organisasi standar global baru. Pada bulan Oktober 1946, delegasi ISA dan UNSCC dari 25 negara bertemu di London dan sepakat untuk bergabung untuk menciptakan Internartional Organization for Standardization yang berpusat di Jenewa. Organisasi baru secara resmi mulai beroperasi pada Februari 1947 dengan tiga bahasa resmi yang dipakai yaitu bahasa Inggris, Perancis, dan Rusia.

2. Gambaran Umum Organisasi

Organisasi Internasional untuk Standardisasi (ISO) adalah sebuah badan penetapan standar internasional yang terdiri dari wakil-wakil dari berbagai organisasi standar nasional. Didirikan pada tanggal 23 Februari 1947, organisasi ini mempromosikan standar untuk kepemilikan pribadi, industri, dan komersial. ISO bermarkas di Jenewa, Swiss. Hingga tahun 2015, ISO telah beroperasi di 163 negara di dunia. ISO merupakan salah satu organisasi pertama yang diberikan status konsultatif umum oleh Dewan Ekonomi dan Sosial PBB.

ISO adalah organisasi non-pemerintah yang independen, yang beranggotakan organisasi standar dari 162 negara anggota. Organisasi ini adalah pengembang terbesar di dunia standar internasional yang bersifat sukarela dan memfasilitasi perdagangan dunia dengan menyediakan standar umum antar berbagai negara. Lebih dari 21.000 (dua puluh satu ribu) standar yang telah ditetapkan meliputi segala sesuatu dari produk manufaktur dan teknologi untuk keamanan pangan, pertanian dan kesehatan. Standar tersebut menyediakan persyaratan, spefisikasi, panduan atau karakteristik yang dapat digunakan secara konsisten untuk menjamin bahwa material, produk, proses dan pelayanan telah dilakukan secara tepat.

Penggunaan standar membantu adanya penciptaan produk dan jasa yang aman, andal dan berkualitas baik. Standar membantu dunia usaha meningkatkan produktivitas dan meminimalkan kesalahan dan limbah. Dengan memudahkan produk dari pasar yang berbeda untuk dibandingkan secara langsung, mereka memfasilitasi perusahaan dalam memasuki pasar baru dan membantu dalam pengembangan perdagangan global secara adil. Standar juga melayani untuk melindungi konsumen dan pengguna akhir atas produk dan jasa yang orang-orang gunakan dengan memastikan bahwa produk yang bersertifikat telah sesuai dengan standar minimum yang ditetapkan secara internasional.

3. Struktur Organisasi

Pusat. Dewan Manajemen Teknis bertanggung jawab untuk lebih dari 250 komite teknis, yang mengembangkan standar ISO.

B. Pembahasan

1. Standar Sistem Manajemen

Sistem manajemen dapat digambarkan sebagai seperangkat prosedur yang mana sebuah organisasi harus laksanakan untuk dapat mencapai targetnya. Produk-produk standar sistem manajemen yang dibuat ISO menyediakan model bagi manajemen untuk membuat dan menjalankan sebuah sistem manajemen. Standar tersebut antara lain:

a. ISO 50001 – Energy Management

b. ISO 14000 Family – Environmental Management c. ISO 9000 Family – Quality Management

d. ISO 22000 – Food Safety Management

e. ISO/IEC 27001 – Information Security Management f. ISO 20121 – Sustainable Events Management g. ISO 45001 – Occupational helath and safety h. ISO 37001 – Anti-bribery management systems

Untuk mendukung pembahasan mata kuliah Sistem Pengendalian Manajemen, fokus paper ini akan membahas sistem manajemen kualitas yang diatur dalam ISO 9000 Family yang mengatur terkait Quality Management.

2. Sistem Manajemen Mutu

ISO 9000 Family – Quality Management membahas berbagai aspek manajemen mutu dan berisi beberapa standar ISO yang paling dikenal. Standar ini memberikan pedoman dan alat bagi perusahaan dan organisasi yang ingin memastikan bahwa produk dan layanan jasa mereka memenuhi persyaratan pelanggan dan kualitasnya terus menerus ditingkatkan. Standar yang termasuk dalam ISO 9000 family antara lain :

- ISO 9001:2015 – Quality Management Systems Requirements.

- ISO 9000:2015 – Quality Managements Systems- Fundamentals and Vocabulary

- ISO 9004:2009 – Managing for the sustained succes of an organization – A quality management approach

- ISO 19011:2011 – Guidelines for auditing management systems

Terdapat pula beberapa standar untuk sistem management mutu yang berdasarkan ISO 9001 dan diadaptasi untuk industri dan sektor tertentu seperti :

- ISO/TS 29001 – Petroleum, petrochemical and natural gas industries

- ISO 13485 – Medical devices

- ISO/IEC 90003 – Software engineering

- ISO 17582 – Electoral organizations at all levels of government

- ISO 18091 – Local government

Salah satu definisi dari prinsip adalah dasar keyakinan, teori atau aturan yang memiliki dampak besar dalam menyelesaikan sesuatu. “Quality management principles” adalah sekumpulan keyakinan fundamental, norma, aturan, dan nilai yang diterima sebagai kebenaran dan dapat digunakan sebagai dasar untuk manajemen mutu. QMP dapat digunakan sebagai dasar untuk membimbing organisasi dalam meningkatkan performa. QMP dikembangkan dan diperbarui oleh para ahli internasional ISO / TC 176 yang bertanggung jawab untuk mengembangan dan mempertahankan standar manajemen mutu ISO.

Tiap QMP didukung oleh statement, rationale, key benefits, action you can take yang masing-masing memiliki penjelasan secara berurutan sebagai berikut:

 Statement: Deskripsi dari prinsip tersebut

 Rationale: Penjelasan mengapa prinsip tersebut penting bagi organisasi

 Key benefits: Contoh dari keuntungan yang dihubungkan dengan prinsip

 Action you can take: Contoh tindakan tertentu untuk meningkatkan performa organisasi ketika menerapkan prinsip tersebut.

Terdapat tujuh QMP antara lain:

QMP 1 – Fokus pada pelanggan (Customer focus) QMP 2 – Kepemimpinan (Leadership)

QMP 3 – Keterlibatan orang (Engagement of people) QMP 4 – Pendekatan proses (Process approach) QMP 5 – Pengembangan (Improvement)

QMP 6 – Pengambilan keputusan berdasarkan bukti (Evidence-based decision making) QMP 7 – Manajemen Hubungan (Relationship management)

Prinsip #1: Fokus pada Pelanggan (

Customer Focus

)

Statement

Fokus utama manajemen mutu adalah guna memenuhi persyaratan pelanggan dan untuk berupaya melebihi harapan pelanggan.

Rationale

Kesuksesan berkesinambungan dicapai saat organisasi menarik dan mempertahankan kepercayaan pelanggan dan pemangku kepentingan lain. Tiap aspek interaksi pelanggan memberikan peluang untuk menciptakan nilai lebih kepada pelanggan. Pemahaman kebutuhan saat ini dan masa depan dari pelanggan memberikan sumbangsih kepada kesuksesan berkesinambungan dari organisasi.

Key benefits

Actions you can take

Tindakan yang dapat dilakukan untuk meningkatkan fokus pada pelanggan:

- Identifikasikan pelanggan langsung dan tidak langsung

- Pahami kebutuhan dan harapan tiap pelanggan pada saat ini dan masa depan - Kaitkan sasaran organisasi dengan kebutuhan dan harapan pelanggan - Komunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan di seluruh organisasi

- Rencanakan, rancang, kembangkan, hasilkan, berikan, dan dukung produk dan layanan untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan

- Ukur dan pantau kepuasan pelanggan serta ambil tindakan yang sesuai

- Tentukan dan tanggapi kebutuhan dan harapan pemangku kepentingan yang relevan, yang dapat memengaruhi kepuasan pelanggan

- Kelola hubungan dengan pelanggan untuk mencapai kesuksesan yang berkesinambungan

Prinsip #2: Kepemimpinan (

Leadership

)

Statement

Pemimpin pada semua tingkatan menetapkan kesatuan sasaran dan arahan, serta menciptakan kondisi yang membuat semua orang terlibat dalam pencapaian sasaran mutu organisasi.

Rationale

Penciptaan kesatuan sasaran, arahan, dan pelibatan ini memungkinkan organisasi untuk menyelaraskan strategi, kebijakan, proses, dan sumber daya untuk mencapai sasaran organisasi.

Key benefits

 Meningkatkan efektivitas dan efisiensi sejalan dengan arah kualitas yang ingin dicapai organisasi

 Koordinasi yang lebih baik pada proses kegiatan

 Meningkatkan komunikasi antar tingkat dan fungsi

 Pengembangan dan peningkatan kapabilitas organisasi dan SDM-nya supaya bisa mencapai hasil yang diinginkan

Actions you can take

Tindakan yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kepemimpinan:

- Komunikasikan misi, visi, strategi, kebijakan, dan proses ke seluruh organisasi

- Ciptakan dan pertahankan nilai bersama, keadilan, dan model etika perilaku pada semua tingkatan organisasi

- Terapkan budaya kepercayaan dan integritas - Dorong komitmen menyeluruh terhadap mutu

- Pastikan semua pemimpin pada semua tingkatan dapat menjadi contoh yang baik

- Sediakan sumber daya, pelatihan, dan wewenang agar semua orang dapat bertindak dengan bertanggung jawab

- Berikan inspirasi, dorongan, dan pengakuan terhadap kontribusi anggota organisasi

Prinsip #3: Pelibatan Orang (

Engagement Of People

)

Statement

nilai organisasi. Orang-orang yang kompeten, diberdayakan, dan dilibatkan di seluruh organisasi akan meningkatkan kapasitas organisasi untuk menciptakan nilai.

Rationale

Untuk mengelola organisasi secara efektif dan efisien, semua orang pada semua orang perlu dilibatkan dan dihargai sebagai individu. Pengakuan, pemberdayaan, dan peningkatan keterampilan dan pengetahuan memfasilitasi pelibatan orang dalam pencapaian sasaran organisasi.

Key benefits

 Meningkatkan pemahaman arah kebijakan kualitas organisasi kepada orang-orang di dalamnya dan menambah motivasi untuk mencapai ke arah tersebut

 Meningkatkan keterlibatan pegawai dalam pengembangan aktivitas

 Meningkatkan pengembangan personal, inisiatif dan kreativitas

 Meningkatkan kepuasan karyawan atau pegawai

 Meningkatkan kepercayaan dan kolaborasi pada organisasi

 Menambah perhatian atas nilai-nilai dan budaya organisasi

Actions you can take

Tindakan yang dapat dilakukan untuk meningkatkan pelibatan orang:

- Dorong pemahaman tentang pentingnya kontribusi individu - Promosikan kolaborasi di seluruh organisasi

- Fasilitasi diskusi terbuka serta pembagian pengetahuan dan pengalaman

- Berdayakan orang untuk menentukan hambatan kinerja dan untuk tidak takut berinisiatif - Akui dan hargai kontribusi, pembelajaran, dan perbaikan individu

- Terapkan evaluasi mandiri kinerja terhadap sasaran individu

- Lakukan survei kepuasan individu, komunikasikan hasil, dan ambil tindakan yang sesuai

Prinsip #4: Pendekatan Proses (

Process Approach

)

Statement

Hasil yang konsisten dan terprediksi dapat dicapai dengan lebih efektif dan efisien saat aktivitas dipahami dan dikelola sebagai proses yang saling terkait yang berfungsi sebagai suatu sistem yang terpadu.

Rationale

Sistem manajemen mutu terdiri atas proses yang saling terkait. Pemahaman bagaimana suatu keluaran dihasilkan oleh sistem ini, termasuk semua proses, sumber daya, pengendalian, dan interaksi, memungkinkan pengoptimalan kinerja organisasi.

Key benefits

 Meningkatkan kemampuan untuk memfokuskan usaha pada proses utama (key processes)

 Mendapatkan hasil (outcome) yang konsisten dan bisa diprediksi melalui sistem berproses selaras

 Mengoptimalisasi kinerja melalui proses manajemen yang efektif, penggunaan sumber daya yang efisien, dan mengurangi hambatan antar-fungsi

Actions you can take

Tindakan yang dapat dilakukan untuk meningkatkan pendekatan proses:

- Tentukan sasaran sistem serta proses yang diperlukan untuk mencapai sasaran tersebut - Terapkan kewenangan, tanggung jawab, dan akuntabilitas pengelolaan proses

- Pahami kapabilitas organisasi dan tentukan keterbatasan sumber daya sebelum melakukan tindakan

- Tentukan ketergantungan antarproses, serta analisis efek modifikasi pada suatu proses terhadap keseluruhan sistem

- Kelola proses dan hubungan antarproses sebagai suatu sistem untuk mencapai sasaran mutu organisasi secara efektif dan efisien

- Pastikan ketersediaan informasi yang diperlukan untuk menjalankan dan memperbaiki proses, serta untuk memantau, menganalisis, dan mengevaluasi kinerja sistem secara menyeluruh - Kelola risiko yang dapat memengaruhi keluaran proses dan keseluruhan hasil dari sistem

manajemen mutu

Prinsip #5: Perbaikan (

Improvement

)

Statement

Organisasi yang sukses terus-menerus menekankan pada perbaikan.

Rationale

Perbaikan penting bagi organisasi untuk memelihara tingkat kinerja saat ini, untuk menanggapi perubahan kondisi internal dan eksternal, serta untuk menciptakan peluang baru.

Key benefits

 Meningkatkan kinerja proses, kapabilitas organisasional dan kepuasan pelanggan

 Meningkatan fokus pada penentuan dan investigasi akar masalah, diikuti dengan pencegahan dan tindakan korektif

 Meningkatkan kemamputan untuk mengantisipasi dan bereaksi atas risiko dan kesempatan internal dan ekstenal

 Meningkatkan pertimbangan atas pengembangan inkremental maupun terobosan

 Peningkatan kegunaan dari pembelajaran atas pengembangan

 Peningkatan pemicu inovasi

Actions you can take

Tindakan yang dapat dilakukan untuk meningkatkan perbaikan:

- Dorong penetapan sasaran perbaikan pada semua tingkatan organisasi

- Didik dan latih orang pada semua tingkatan tentang cara penerapan alat dan metodologi dasar untuk mencapai sasaran perbaikan

- Pastikan kompetensi SDM untuk menjalankan proyek perbaikan

- Kembangkan proses untuk menerapkan proyek perbaikan di seluruh organisasi

- Lacak, tinjau, dan audit perencanaan, penerapan, penyelesaian, dan hasil proyek perbaikan - Integrasikan pertimbangan perbaikan dalam pengembangan produk, layanan, dan proses yang

baru atau yang diubah - Akui dan hargai perbaikan

Statement

Keputusan berdasarkan analisis dan evaluasi data dan informasi lebih berpeluang untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Rationale

Pengambilan keputusan dapat menjadi proses yang kompleks dan selalu melibatkan ketidakpastian. Proses ini kadang melibatkan beragam jenis dan sumber masukan, serta interpretasi terhadap masukan tersebut, yang dapat bersifat subjektif. Diperlukan pemahaman terhadap hubungan sebab dan akibat serta potensi dampak yang tidak diinginkan. Fakta, bukti, dan analisis data meningkatkan objektivitas dan kepercayaan dalam pengambilan keputusan.

Key benefits

 Meningkatkan kualitas proses pengambilan keputusan

 Meningkatkan penilaian proses kinerja dan kemampuan untuk mencapai tujuan

 Meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional

 Menigkatkan kemampuan untuk meninjau ulang (review), menantang dan mengubah opini dan keputusan

 Meningkatkan kepampuan untuk menunjukkan efektivitas atas keputusan masa lampau

Actions you can take

Tindakan yang dapat dilakukan untuk meningkatkan pengambilan keputusan berbasis bukti:

- Tentukan, ukur, dan pantau indikator utama terhadap kinerja organisasi - Sediakan data yang diperlukan bagi orang-orang yang relevan

- Pastikan bahwa data dan informasi cukup tepat, andal, dan aman - Analisis dan evaluasi data dan informasi dengan metode yang tepat

- Pastikan kompetensi SDM untuk menganalisis dan mengevaluasi data sesuai kebutuhan - Ambil keputusan dan tindakan berdasarkan bukti yang diseimbangkan dengan pengalaman

dan intuisi

Prinsip #7: Manajemen Hubungan (

Relationship Management

)

Statement

Guna mencapai kesuksesan yang berkesinambungan, organisasi mengelola hubungannya dengan para pemangku kepentingan, seperti pemasok.

Rationale

Pemangku kepentingan memengaruhi kinerja organisasi. Pengelolaan hubungan dengan para pemangku kepentingan ini mengoptimalkan pengaruh mereka terhadap kinerja organisasi. Manajemen hubungan dengan pemasok dan jaringan mitra seringkali memiliki kepentingan tertentu.

Key benefits

 Meningkatkan performa organisasi sehingga pemangku kepentingan bisa memahami kesempatan dan hambatan yang menghubungkan keduanya

 Kesepahaman tujuan dan nilai-niali diantara pemangku kepentingan

 Meningkatkan kapabilitas untuk menciptakan nilai untuk pemangku kepentingan dengan membagi rsumber daya dan kompetesi serta mengatasi risiko terkait kualitas

Actions you can take

Tindakan yang dapat dilakukan untuk meningkatkan manajemen hubungan:

- Tentukan pemangku kepentingan yang relevan (msl pemasok, mitra, pelanggan, investor, karyawan, atau komunitas) serta hubungan mereka dengan organisasi

- Tentukan dan prioritaskan hubungan dengan pemangku kepentingan yang perlu dikelola - Ciptakan hubungan yang menyeimbangkan manfaat jangka pendek dengan jangka panjang - Kumpulkan dan bagikan informasi, keterampilan, dan sumber daya dengan pemangku

kepentingan yang relevan

- Ukur kinerja dan berikan umpan balik kinerja kepada pemangku kepentingan sesuai kebutuhan guna meningkatkan inisiatif perbaikan

- Jalankan aktivitas pengembangan dan perbaikan kolaboratif dengan pemasok, mitra, dan pemangku kepentingan lain

- Dorong dan hargai perbaikan dan pencapaian dari pemasok dan mitra

b. Struktur dan Terminologi ISO 9001

Persyaratan spesifik tentang bagaimana industri dapat mengadopsi Quality Management System (QMS) diatur dalam standar ISO 9001. ISO 9001 pertama kali dipublikasikan pada tahun 1987 dan dikembangkan hingga versi terbaru ISO 9001:2015. Terdeapat beberapa perubahan dari versi ISO 9001 sebelumnya. Perusahaan dan industri yang memegang sertifikasi ISO 9001:2008 memiliki waktu tiga tahun untuk menerapkan ISO 9001:2015 apabila ingin mempertahankan sertifikasi ISOnya.

Dengan pengadopsian risk based thinkingpreventive action akan secara otomatis diterpakan pada sistem manajemen.

Struktur ISO 9001:2015 berbasis Annex SL – yang merupakan high level structure. Inilah yang membedakan secara signifikan dengan standar sebelumnya. Struktur tersebut merupakan framework yang umum digunakan di seluruh ISO managementsystem. Struktur tersebut terdiri dari 10 klausul sebagai berikut:

c. Proses Sertifikasi

Untuk meningkatkan brandimage yang positif dimata konsumen, tentu sertifikasi ISO 9001 pada perusahaan mutlak diperlukan. Setelah menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 sekurang-kurangnya tiga bulan, perusahaan dapat mengajukan sertifikasi ISO 9001:2015 kepada badan sertifikasi ISO. Badan sertifikasi akan meminta dokumen ISO 9001 seperti pedoman mutu, kebijakan mutu, sasaran mutu, 6 prosedur wajib, prosedur kerja departemen / bagian serta. mengirimkan bukti pelaksanaan internal audit dan rapat tinjauan manajemen.

1) Menilai Gap Analysis yang Ada dalam Perusahaan Produksi

Tahapan yang pertama dalam penerapan ISO di perusahaan ini menggunakan analisis proses dan prosedur yang berjalan dalam suatu organisasi. Viewer ISO akan menentukan seberapa besar gap atau perbedaan antara proses produksi perusahaan dengan persyaratan dasar perusahaan yang akan melakukan atau menerapkan ISO.

2) Melakukan Pelatihan dan Persiapan Implementasi ISO

Tahapan kedua ini dilakukan oleh seorang konsultan ISO 9001 : 2008 yang mengajarkan bagaimana cara memberikan pemahaman yang jelas pada karyawan tentang persyartan serta prosedur ISO.

Konsutan ISO 9001 : 2008 mulai melakukan pembenahan pada perusahaan terkait manual mutu, prosedur yang wajib, instruksi kerja, sampai dengan form – form yang harus dibuat.

4) Impelementasi Sistem dan Dokumen Perusahaan sesuai Persyaratan ISO

Pada tahapan yang keempat, perusahaan mulai harus melakukan implementasi persyarakat ISO dengan pengaturan sistem manajemen mutu yang sesuai. Ketidaksesuaian syarat yang dilakukan oleh perusahaan ini akan berpengaruh terhadap penilaian audit yang dilakukan oleh perusahaan.

5) Proses Audit Internal dan Tinjauan Manajemen ISO 9001 : 2008

Konsultan akan melakukan pemantauan ulang pada perusahaan yang menerapkan persyaratan ISO. Penilaian ini sebelumnya juga diimbangi dengan pelatihan perusahaan oleh konsultan ISO 9001 : 2008 tentang cara melakukan audit internal dan tinjauan manajemen.

6) Sertifikasi pada Perusahaan

Setelah penilaian yang dilakukan oleh konsultan terlampaui secara seluruhnya, maka perusahaan yang dinilai memenuhi kriteria kelayakan serta kesesuaian dengan sistem ISO akan langsung mendapatkan sertifikat ISO yang diberikan oleh Badan Sertifikasi yang diakui. Tahapan penerapan ISO yang terakhir ini dinyatakan sebagai penetuan label kelayakan perusahaan produksi.

Badan sertifikasi akan melaksanakan audit sertifikasi untuk menentukan apakah seluruh klausul yang ada telah diterapkan secara mencukup. Audit dilakukan dalam 2 stage; stage 1 untuk memeriksa pemenuhan persyaratan dokumentasi, stage 2 untuk memeriksa pemenuhan persyaratan implementasi secara keseluruhan.

Organisasi anda dinyatakan lulus jika tidak ada temuan yang bersifat majour (fatal). Temuan yang bersifat majour terjadi karena adanya sistem yang tidak berjalan sama sekali atau ada persyaratan ISO 9001 yang tidak diterapkan tanpa alasan. Temuan lain disebut minor dan observasi. Temuan minor terjadi bila organisasi anda hanya tidak konsisten dalam menjalankan sistem atau hanya sebagian persyaratan yang diterapkan dari yang seharusnya. Adapun temuan observasi hanya bersifat saran-saran perbaikan. Temuan minor dan observasi tidak menyebabkan kegagalan melainkan hanya perlu perbaikan-perbaikan kecil saja.

Daftar Pustaka

International Organization for Standarization. 2015. ISO Quality: Quality Management Principle. Geneva: ISO Central Secretariat

International Organization for Standarization. 2015. ISO 9001 Quality managament Systems – Requirement

International Organization for Standarization. 2015. ISO 9000 Quality Managements Systems-Fundamentals and Vocabulary

International Organization for Standarization. 1997. Frienship among equals. Recollections from ISO's first fifty years.

Ulfa, Mutia. Manajemen Kualitas: Sistem Manajemen Kualitas Internasional. 2016.

http://www.iso.org/

http://isoconsultantpune.com/

http://www.id.lrqa.com/