PEDOMAN
PENGADAAN BARANG DAN JASA
PT PERKEBUNAN NUSANTARA
DASAR HUKUM
UU NO. 19 TAHUN 2003 TENTANG BADAN USAHA MILIK NEGARA
PP NO. 8 TAHUN 1996 TENTANG PELEBURAN PERUSAHAAN PERSEROAN (PERSERO) PTP III, IV, DAN V MENJADI PERUSAHAAN PERSEROAN (PERSERO) PT PERKEBUNAN NUSANTARA III
UU NO. 40 TAHUN 2007 TENTANG PERSEROAN TERBATAS
PP NO. 45 TAHUN 2005 TENTANG PENDIRIAN, PENGURUSAN,
PENGAWASAN, DAN PEMBUBARAN BADAN USAHA MILIK NEGARA
PP NO. 72 TAHUN 2014 TENTANG PENAMBAHAN PENYERTAAN MODAL NEGARA REPUBLIK INDONESIA KE DALAM MODAL SAHAM PERUSAHAAN PERSEROAN (PERSERO) PT PERKEBUNAN NUSANTARA III
PERMEN BUMN NO. PER-05/MBU/2008 TENTANG PEDOMAN UMUM PENGADAAN BARANG DAN JASA BADAN USAHA MILIK NEGARA JO PERMEN BUMN NO. PER-15/MBU/2012 TENTANG PERUBAHAN ATAS PERMEN NO. PER-05/MBU/2008 TENTANG PEDOMAN UMUM PENGADAAN BARANG DAN JASA BADAN USAHA MILIK NEGARA
ANGGARAN DASAR PT PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) PASAL 11 AYAT (2) HURUF A ANGKA 8.d
ANGGARAN DASAR PT PERKEBUNAN NUSANTARA I, II, IV S/D XVI PASAL 5 AYAT (3) HURUF F ROMAWI IV
LATAR BELAKANG
1. Sistem pedoman Pengadaan Barang Jasa pada masing- masing Anak Perusahaan yang berbeda sehingga berpotensi terjadinya potensi loss.
2. Belum semua Anak Perusahaan melaksanakan sistem Pengadaan Barang dan Jasa secara E-Procurement sehingga Pengadaan Barang dan Jasa kurang EFISIEN, KOMPETITIF dan AKUNTABEL.
3. Surat Keputusan No. KPJAK/SKPTS/Hold/18/2015 belum merepresentasikan secara keseluruhan proses Pengadaan Barang dan Jasa.
4. Menciptakan sistem Pengadaan Barang dan Jasa yang sama
pada Anak Perusahaan, sehingga diharapkan pelaksanaan
Pengadaan Barang dan Jasa lebih EFISIEN, EFEKTIF,
KOMPETITIF, TRANSPARAN, KEADILAN, dan AKUNTABEL.
TUJUAN PENGATURAN
1. Meningkatkan efisiensi.
2. Mendukung penciptaan nilai tambah di Perusahaan.
3. Menyederhanakan dan mempercepat proses pengambilan keputusan.
4. Meningkatkan kemandirian, tanggung jawab dan profesionalisme.
5. Meningkatkan penggunaan produksi dalam negeri.
6. Meningkatkan sinergi antara Perusahaan Induk dan Anak Perusahaan.
7. Meningkatkan sinergi antara Perusahaan BUMN, Anak Perusahaan BUMN dan Perusahaan Terafiliasi BUMN.
8. Menciptakan sistem pengadaan yang transparan, memiliki
aksebilitas tinggi melalui mekanisme e-procurement
HAL-HAL UTAMA YANG DIATUR DALAM PEDOMAN INI
1. Rencana umum pengadaan barang dan jasa 2. Jenis pengadaan barang dan Jasa
3. Metode Pemilihan Barang dan jasa 4. Organisasi Pengadaan
5. E- Procurement
6. Batasan Kewenangan pengadaan
7. Persyaratan penyedia barang dan jasa 8. Kualifikasi penyedia barang dan jasa 9. Pengadaan bersama
10.Dokumen perikatan dan kewenangan penandatanganan
11.Kontrak payung
1. RENCANA UMUM PENGADAAN BARANG DAN JASA
1. Perusahaan wajib mengumumkan rencana umum pengadaan Barang dan Jasa per triwulan melalui website Perusahaan sebelum pengumuman pelaksanaan pengadaan Barang & Jasa.
2. Pengumuman Rencana Umum pengadaan Barang dan Jasa dimaksud untuk nilai pengadaan di atas Rp. 200 juta yang dilakukan oleh Pengguna Barang dan Jasa.
3. Pengumuman paling sedikit berisi:
a. Paket pekerjaan yang akan dilaksanakan;
b. Lokasi pekerjaan;
c. Perkiraan nilai pekerjaan.
2. JENIS PENGADAAN BARANG DAN JASA
1. PENGADAAN BARANG
2. PENGADAAN JASA LAINNYA 3. PEKERJAAN KONSTRUKSI
4. PENGADAAN JASA KONSULTANSI
DAFTAR REKANAN TERSELEKSI A. Persyaratan Umum
1. Akta pendirian perusahaan dan akta perubahan terakhir (bila ada).
2. Surat Ijin Usaha Perdaganan (SIUP) 3. Tanda Daftar Perusahaan (TDP)
4. Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SP PKP) 5. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
6. Kartu Tanda Pengenal Pengurus 7. Surat Keterangan Domisili (SITU)
8. Sertifikat Badan Usaha (SBU) yang diterbitkan oleh asosiasi . Khusus untuk pekerjaan konstruksi , SBU diterbitkan oleh Lembaga Pengembangan Jasa Konstruksi (LPJK) atau Asosiasi Badan Usaha di bawah naungan LPJK
9. SPT Tahun terakhir dan SSP 3 (tiga) bulan terakhir dan bukti pembayaran pajak.
10. Daftar Pengalaman Kerja Perusahaan beserta bukti pendukungnya.
11. Referensi Bank dan Nomor Rekening Bank.
12. Surat keterangan Kepala Desa/Lurah tentang domisili perusahaan.
13. Referensi Bank dan Nomor Rekening Bank;
14. Surat keterangan Kepala Desa/Lurah tentang domisili perusahaan yang diterbitkan paling lama 2 (dua) bulan terakhir;
15. Surat Pernyataan Kebenaran Isi Dokumen yang dibuat di atas surat berkop perusahaan yang bersangkutan dan dibubuhi materai Rp 6000,-
16. Pakta Integritas yang bersangkutan dan dibubuhi materai Rp 6000,- (sesuai format yang ditentukan).
B. Persyaratan Khusus
1. Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK) yang diterbitkan oleh Pemerintah Kabupaten/Kota.
2. Surat Ijin Khusus yang diterbitkan oleh instansi yang berwenang untuk melakukan kegiatan usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
C. Persyaratan Pengalaman
Penyedia Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya/Jasa Konsultanasi/Penyedia Barang (Barang
Strategis dan mempunyai teknologi tinggi) harus pernah memperoleh paling kurang 1
(satu) pekerjaan sebagai Penyedia Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya/Jasa Konsultnasi
dalam kurun waktu 5 (empat) tahun terakhir baik di lingkungan pemerintah, BUMN/D
maupun swasta, termasuk pengalaman subkontrak.
PENYEBUTAN MEREK
Panitia Pengadaan tidak boleh menyebut merek dalam dokumen pengadaan yang hanya bisa dipenuhi oleh satu penyedia saja. Penyebutan merek dapat dilakukan yaitu:
1. Apabila pengadaan barang yang spesifikasi peralatan/barang tersebut harus sama dengan yang sudah ada dan atau pengadaan suku cadang (spare part
2. Apabila barang tertentu yang jenis dan kualitasnya relatif sama tetapi memiliki perbedaan harga yang bervariasi atau barang dengan merek khusus, yang sesuai dengan yang dibutuhkan.
3. Ada rekomendasi dari konsultan.
4. Pengadaan barang yang dilakukan dengan metode Penunjukan Langsung, Pengadaan Langsung atau E-Purchasing.
5. Dalam Pelelangan/Seleksi seperti dalam Pekerjaan konstruksi untuk
item-item barang dapat menyebutkan merek tertentu atau setara dengan
merek tertentu.
3. METODE PEMILIHAN BARANG DAN JASA
METODE PENGERTIAN
Pelelangan Umum
Metode pemilihan penyedia Barang/Jasa Lainnya/Pekerjaan Konstruksi dengan nilai pengadaan ˃ Rp 50 miliar, dilakukan secara terbuka dan diumumkan secara luas dalam surat kabar lokal atau nasional dan website Perusahaan, dan papan pengumuman resmi di Kantor Pusat Perusahaan, dapat dikuti oleh semua penyedia Barang/Jasa Lainnya/Pekerjaan Konstruksi yang memenuhi syarat.
Pelelangan Terbatas
Metode pemilihan penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi dengan nilai pengadaan
˃ Rp 50 miliar, dilakukan secara terbuka dan diumumkan secara luas dalam surat kabar lokal atau nasional dan website Perusahaan, dan papan pengumuman resmi di Kantor Pusat Perusahaan, dengan jumlah Penyedia yang mampu melaksanakan diyakini terbatas dengan metode penilaian kualifikasi yaitu pra kualifikasi.
Pelelangan Sederhana
Metode pemilihan penyedia Barang/Jasa Lainnya dengan nilai pengadaan diatas
˃ Rp 200 juta s/d Rp 50 miliar, diumumkan melalui website Perusahaan dan papan pengumuman resmi di Kantor Pusat Perusahaan, diikuti penyedia Barang/Jasa Lainnya yang tercantum dalam DRT yang memenuhi syarat.
Pemilihan Langsung
Metode pemilihan penyedia Pekerjaan Konstruksi dengan nilai pengadaan ˃ Rp 200 juta s/d Rp 50 miliar, diumumkan melalui website Perusahaan dan papan pengumuman resmi di Kantor Pusat Perusahaan, diikuti penyedia Pekerjaan Konstruksi yang tercantum dalam DRT yang memenuhi syarat.
METODE PENGERTIAN
Penunjukan Langsung
Metode pemilihan Penyedia Barang dan Jasa dengan cara menunjuk langsung 1 (satu) Penyedia Barang dan Jasa yang tercantum dalam DRT (kecuali untuk penyedia Jasa Konsultansi dapat ditunjuk Penyedia Jasa non DRT).
Pengadaan Langsung
Pengadaan Barang dan Jasa kepada Penyedia Barang dan Jasa tanpa melalui Pelelangan/Seleksi/Penunjukan Langsung.
Seleksi Umum
Metode pemilihan penyedia Jasa Konsultansi dengan nilai pengadaan ˃ Rp 7,5 miliar, dilakukan secara terbuka dan diumumkan secara luas melalui surat kabar lokal atau nasional dan website Perusahaan, dan papan pengumuman resmi di Kantor Pusat Perusahaan, dapat dikuti oleh semua penyedia Jasa Konsultansi yang memenuhi syarat.
Seleksi Sederhana
Metode pemilihan penyedia Jasa Konsultansi dengan nilai pengadaan ˃ Rp 1 miliar s.d Rp 7,5 miliar, diumumkan melalui website Perusahaan dan papan pengumuman resmi di Kantor Pusat Perusahaan, dapat diikuti oleh penyedia Jasa Konsultansi yang memenuhi syarat.
Kontes Metode pemilihan penyedia Barang yang memperlombakan barang/benda tertentu yang tidak mempunyai harga pasar dan yang harga/biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan Harga Satuan.
Sayembara Metode pemilihan penyedia Jasa yang memperlombakan gagasan orisinal, kreatifitas dan inovasi tertentu yang harga/biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan Harga Satuan.
METODE PEMILIHAN
Jenis Metode Pemilihan
Lelang/Seleksi Umum
Lelang Terbatas
Lelang/Seleksi Sederhana
Pemilihan Langsung
Penunjukan Langsung
Pengadaan Langsung
Kontes Sayembara
Barang √ √ √ - √ √ √ -
Jasa Lainnya √ - √ - √ √ - √
Pekerjaan Konstruksi
√ √ - √ - √ - -
Jasa
Konsultansi
√ - √ √ √ - √
BATASAN DAN PERBEDAAN DALAM
METODE PEMILIHAN PENYEDIA BARANG DAN JASA LAINNYA
Metode Nilai Syarat Peserta
Media Pengumuman
Ket.
Website Papan Pengumuman
Surat Kabar Nasional/Lok
al Pelelangan
Umum
˃ 50 M DRT & Non- DRT
√ √ √ -
Pelelangan Terbatas (Barang)
˃ 50 M DRT & Non- DRT
√ √ √ Prakualifi
kasi
Pelelangan Sederhana
˃ 200 juta - 50 M
DRT √ √ - -
Penunjukan Langsung
≤ 200 juta DRT - - - -
Pengadaan Langsung
≤ 5 juta DRT/Non- DRT
- - - -
Sayembara (Jasa Lainnya)
- DRT & Non- DRT
√ √ √ -
Kontes (Barang)
- DRT & Non- DRT
√ √ √ -
Metode Pengadaan
Nilai Peserta
Media Pengumunan Website Papan Ket
Pengumuman
Surat Kabar Nasional/Lokal
Pelelangan Umum
˃ 50 M DRT & Non- DRT
√ √ √ -
Pelelangan Terbatas
˃ 50 M DRT & Non- DRT
√ √ √ -
Pemilihan Langsung
˃ 200 juta - 50 M
DRT √ √ - -
Penunjukan Langsung
≤ 200 juta DRT - - - -
Pengadaan Langsung
≤ 5 juta DRT/Non- DRT
- - - -
BATASAN DAN PERBEDAAN DALAM
METODE PEMILIHAN PENYEDIA PEKERJAAN KONSTRUKSI
Metode Pengadaan
Nilai Peserta
Media Pengumunan Ket
Website Papan Pengumuman
Surat Kabar Nasional/Lokal Seleksi Umum Di atas 7,5
M
DRT &
Non-DRT
√ √ √ -
Seleksi Sederhana
˃ 1 M - 7,5 M
DRT &
Non-DRT
√ √ - -
Penunjukan Langsung
˃ 200 juta – 1 M
DRT &
Non-DRT
- - - -
Pengadaan Langsung
≤ 200 juta DRT/
Non-DRT
- - - -
Sayembara - DRT &
Non-DRT
√ √ √ -
BATASAN DAN PERBEDAAN DALAM
METODE PEMILIHAN PENYEDIA JASA KONSULTANSI
4. Organisasi Pengadaan
ORGANISASI PENGADAAN
TIM PENYUSUNAN HPS PANITIA/
PEJABAT PENGADAAN
A. TIM PENYUSUNAN HPS/TIM PENYUSUNAN HPS AD HOC
Catatan: Untuk pengadaan Barang dan Jasa s/d 5 juta tidak perlu HPS.
Tidak dibenarkan merangkap sebagai Panitia Pengadaan/Panitia Lelang.
Menyusun Daftar Harga Barang/Bahan
& Tarif (DHBBT)
Struktur organisasi sekurang- kurangnya terdiri dari: Ketua,
Sekretaris dan Anggota.
Menyusun HPS secara keahlian dan berdasarkan data yang dapat
dipertanggungjawabkan.
Tim Penyusunan HPS/
Tim Penyusunan HPS Ad Hoc
B. PANITIA PENGADAAN/PANITIA LELANG
Catatan: Untuk pengadaan Barang dan Jasa s/d 5 juta tidak perlu HPS.
Tidak dibenarkan merangkap sebagai Tim Penyusunan HPS/
Tim Penyusunan HPS Ad Hoc.
Melakukan proses lelang sesuai kewenangan dan menentukan metode yang akan digunakan sesuai ketentan.
Struktur organisasi sekurang- kurangnya terdiri dari: Ketua,
Sekretaris dan Anggota.
Menerbitkan Surat Perintah Mulai Kerja sebelum Kontrak diterbitkan.
Panitia Pengadaan
5. E- PROCUREMENT & E-CATALOGUE
E-Procurement
1. Aplikasi E-Procurement sesuai kebijakan yang ditetapkan oleh Holding.
2. Pengadaan Barang/Jasa Lainnya/Konstruksi dan Konsultansi dengan nilai > Rp 5 Juta wajib E-Procurement
3. Dengan pengadaan barang dan jasa nilai > Rp 5 Juta wajib E-Procurement maka diatur batasan kewenangan pengadaan
4. E-Procurement terdiri dari : E-Tendering atau E-Catalouge
E-Catalouge
1. Dalam rangka E-Purchasing, akan dibangun E-Catalogue yang memuat informasi teknis dan harga.
2. Barang dan Jasa yang dimasukkan dalam E-Catalogue berdasarkan tim yang yang personilnya terdiri dari perwakilan perusahaan induk dan perusahaan anak.
3. Perusahaan Induk akan melaksanakan kontrak payung dengan Penyedia Barang dan Jasa.
4. Perusahaan melakukan E-Purchasing terhadap Barang dan Jasa yang dimuat dalam E-Catalogue.
5. Penetapan E-Catalogue ditetapkan oleh instansi yang berwenang.
6. BATASAN KEWENANGAN PENGADAAN
URAIAN
KEWENANGAN PENGADAAN BARANG DAN JASA BARANG JASA LAINNYA PEKERJAAN
KONSTRUKSI
JASA
KONSULTANSI
Divisi s/d 2 M s/d 2 M s/d 2 M s/d 2 M
Bagian/Biro s/d 50 juta s/d 50 juta - s/d 500 juta
Distrik/Wilayah s/d 5 juta s/d 5 juta s/d 5 juta -
Unit/Kebun s/d 5 juta s/d 5 juta - -
Panitia
Pengadaan
Pengadaan Barang/Jasa Lainnya/Pekerjaan Konstruksi/Jasa
Konsultansi yang bukan kewenangan Divisi, Bagian/Biro,
Distrik/Wilayah atau Unit/Kebun
7. PERSYARATAN PENYEDIA BARANG DAN JASA
1. Tercantum sebagai rekanan aktif dan tercatat dalam DRT kecuali untuk metode pemilihan Penyedia Barang dan Jasa yang tidak mensyaratkan Penyedia Barang dan Jasa tercatat dalam DRT atau kecuali dipersyaratkan lain oleh Panitia Pengadaan;
2. Memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan untuk menjalankan kegiatan/usahanya;
3. Memiliki keahlian, pengalaman, kemampuan teknis dan manajerial untuk menyediakan Barang dan Jasa;
4. Memiliki sumber daya manusia, modal, peralatan dan fasilitas lain yang diperlukan dalam pengadaan Barang dan Jasa;
5. Memiliki kemampuan pada bidang pekerjaan yang sesuai untuk Usaha Mikro, Usaha Kecil, dan koperasi kecil serta kemampuan pada sub-bidang pekerjaan yang sesuai untuk usaha non-kecil;
6. Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan dan/atau direksi yang bertindak untuk dan atas nama perusahaan tidak sedang dalam menjalani sanksi pidana, yang dibuktikan dengan surat pernyataan yang ditandatangani Penyedia Barang dan Jasa;
7. Sebagai wajib pajak sudah memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan telah memenuhi kewajiban perpajakan tahun terakhir (PPTK Tahunan) serta memiliki laporan bulanan PPh Pasal 21, PPh Pasal 23 (bila ada transaksi), PPh Pasal 25/Pasal 29 dan PPN (bagi Pengusaha Kena Pajak) paling kurang 3 (tiga) bulan terakhir dalam tahun berjalan;
PERSYARATAN PENYEDIA BARANG DAN JASA
8. Memiliki Kemampuan Dasar (KD) untuk usaha non-kecil, kecuali untuk pengadaan Barang dan Jasa Konsultansi;
9. Khusus untuk pengadaan Pekerjaan Konstruksi dan Jasa Lainnya, harus perhitungan Sisa Kemampuan Paket (SKP) sebagai berikut:
SKP = KP – P
KP = Nilai Kemampuan Paket, dengan ketentuan:
untuk usaha non-kecil, nilai Kemampuan Paket (KP) ditentukan sebanyak 6 (enam) atau 1,2 (satu koma dua) N. Untuk usaha kecil nilai KP ditentukan sebanyak 5 (lima) paket.
P = Jumlah paket yang sedang dikerjakan.
N= Jumlah paket pekerjaan terbanyak yang dapat ditangani pada saat bersamaan selama kurun waktu 5 (lima) tahun terakhir.
10. Secara hukum mempunyai kapasitas untuk mengikatkan diri pada Kontrak;
11. Tidak masuk dalam Daftar Hitam (Black List);
12. Memiliki alamat tetap dan jelas serta dapat dijangkau dengan jasa pengiriman;
13. Menandatangani Pakta Integritas (Letter of Undertaking) untuk Penyedia Barang dan Jasa;
14. Penyedia Barang dan Jasa yang keikutsertaannya menimbulkan pertentangan kepentingan dilarang menjadi Penyedia Barang dan Jasa.
