i
PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN
BARANG DAN WESEL PADA PT.POS INDONESIA DENGAN
METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE
LAPORAN TUGAS AKHIR
Oleh
Adeline
1301036780
Erwin Rianto
1301036811
Dennis Yovita
1301037505
Kelas/Kelompok: 07 PBM / 09
Universitas Bina Nusantara
Jakarta
ii
PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN
BARANG DAN WESEL PADA PT.POS INDONESIA DENGAN
METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE
SKRIPSI
diajukan sebagai salah satu syarat untuk gelar kesarjanaan pada
Jurusan Sistem Informasi School of Information System
Jenjang Pendidikan Strata-1
Oleh
Adeline
1301036780
Erwin Rianto
1301036811
Dennis Yovita
1301037505
Kelas / Kelompok : 07 PBM / 09
Universitas Bina Nusantara
Jakarta
iii
PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN BARANG DAN WESEL PADA PT.POS INDONESIA DENGAN METODE ENTERPRISE
ARCHITECTURE
LAPORAN TUGAS AKHIR
Disusun oleh: Adeline 1301036780 Erwin Rianto 1301036811 Dennis Yovita 1301037505 Disetujui Oleh: Pembimbing
Drs. Bambang Supriyo Utomo Mlib. D1782
Universitas Bina Nusantara
Jakarta
iv
PERNYATAAN
Dengan ini saya,
Nama : Adeline
NIM : 1301036780
Judul skripsi : Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pengiriman Barang dan Wesel Pada PT. Pos Indonesia Dengan Metode Entreprise Architecture.
Memberikan kepada Universitas Bina Nusantara hal non-eksklusif untuk menyimpan, memperbanyak, dan menyebarluaskan skripsi karya saya, secara keseluruhan atau hanya sebagian atau hanya ringkasannya saja, dalam bentuk format tercetak dan atau elektronik.
Menyatakan bahwa saya, akan mempertahankan hal exclusive saya, untuk menggunakan seluruh atau sebagian isi skripsi saya, guna pengembangan karya di masa depan, misalnya bentuk artikel, buku, perangkat lunak, ataupun sistem informasi.
Jakarta, 1 Maret 2013
Adeline__ 1301036780
v
PERNYATAAN
Dengan ini saya,
Nama : Erwin Rianto
NIM : 1301036811
Judul skripsi : Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pengiriman Barang dan Wesel Pada PT. Pos Indonesia Dengan Metode Entreprise Architecture.
Memberikan kepada Universitas Bina Nusantara hal non-eksklusif untuk menyimpan, memperbanyak, dan menyebarluaskan skripsi karya saya, secara keseluruhan atau hanya sebagian atau hanya ringkasannya saja, dalam bentuk format tercetak dan atau elektronik.
Menyatakan bahwa saya, akan mempertahankan hal exclusive saya, untuk menggunakan seluruh atau sebagian isi skripsi saya, guna pengembangan karya di masa depan, misalnya bentuk artikel, buku, perangkat lunak, ataupun sistem informasi.
Jakarta, 1 Maret 2013
Erwin Rianto 1301036811
vi
PERNYATAAN
Dengan ini saya,
Nama : Dennis Yovita
NIM : 1301037505
Judul skripsi : Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pengiriman Barang dan Wesel Pada PT. Pos Indonesia Dengan Metode Entreprise Architecture.
Memberikan kepada Universitas Bina Nusantara hal non-eksklusif untuk menyimpan, memperbanyak, dan menyebarluaskan skripsi karya saya, secara keseluruhan atau hanya sebagian atau hanya ringkasannya saja, dalam bentuk format tercetak dan atau elektronik.
Menyatakan bahwa saya, akan mempertahankan hal exclusive saya, untuk menggunakan seluruh atau sebagian isi skripsi saya, guna pengembangan karya di masa depan, misalnya bentuk artikel, buku, perangkat lunak, ataupun sistem informasi.
Jakarta, 1 Maret 2013
Dennis Yovita 1301037505
vii
PRAKATA
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat dan kasih-Nya sehingga skripsi ini dapat terselesaikan tepat waktu dengan judul “Perencanaan
Strategis Sistem Informasi Pengiriman Barang dan Wesel pada PT.Pos Indonesia Dengan Metode Enterprise Architecture”.
Skripsi ini disusun sebagai syarat yang harus dalam menyelesaikan pendidikan Strata-1(S1) Jurusan Sistem Informasi, di Fakultas Ilmu Komputer , Universitas Bina Nusantara.
Dalam penulisan ini, penulis menyadari tanpa bimbingan, bantuan, dukungan, dan doa dari berbagai pihak, Skripsi ini tidak dapat terselesaikan dengan baik. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya ke semua pihak yang telah terlibat, yaitu:
1. Bapak Prof.Dr.Ir.Harjanto Prabowo, MM., selaku Rektor Binus University. 2. Bapak Johan, S.Kom.,MM., selaku Head of School of Information Systems
dan Head of Information Departement.
3. Bapak Drs Bambang Supriyo Utomo Mlib., selaku dosen pembimbing pada penulisan skripsi ini. Terima kasih atas masukan, nasihat, waktu, dan kesabarannya dalam membimbing penulis selama proses penyusunan.
4. Bapak Muntofik, Bapak Dudin dan Bapak Al Ansori, selaku Manajer dan Asisten SDM dan IT serta staf yang ada di Kantor Pos Jakarta Barat yang telah membantu dalam memberikan informasi untuk penulisan skripsi ini dan telah meluangkan waktunya serta kesabaran dalam menjawab setiap pertanyaan penulis.
5. Para dosen Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan ilmunya selama perkuliahan dalam melakukan studi.
6. Orang tua dan keluarga penulis yang selama ini telah memberikan dukungan dan bantuannya baik dari materil, doa, motivasi dalam penyelesaian Skripsi ini.
7. Teman-teman dan semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu. Terima kasih untuk bantuannya masukan, dorongan, dan saran yang telah diberikan kepada penulis.
viii
8. Serta semua pihak yang telah membantu baik secara langsung atau tidak langsung dalam penyelesaian Skripsi ini.
Akhir kata, penulis berharap tulisan ini bisa bermanfaat bagi pembacanya. Selain itu penulis memohon maaf atas kekurangan yang ada dalam penulisan skripsi ini.
Jakarta, 1 Maret 2013
ix
DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar ……… i
Halaman Judul Dalam ………... ii
Halaman Pernyataan Dosen Pembimbing ……… iii
Halaman Pernyataan Dewan Penguji ……… iv
Halaman Pernyataan Publikasi ……… iv
Abstrak ……… vii
Kata Pengantar ……….. ix
Daftar Isi ………... viii
Daftar Tabel ………... xiv
Daftar Gambar ……… xv
Daftar Lampiran ……… xvii
BAB 1 PENDAHULUAN……….. 1
1.1 Latar Belakang ………. 1
1.2 Ruang Lingkup ……… 3
1.3 Tujuan dan Manfaat ………. 4
1.3.1 Tujuan ………. 4
1.3.2 Manfaat ………. 4
1.4 Metodologi ………. 4
1.4.1 Metode Pengumpulan Data ………. 5
1.4.2 Metode Analisis ………. 5
1.5 Sistematika Penulisan ………. 6
BAB 2 LANDASAN TEORI ……….. 8
2.1 Teori Umum ……….. 8
2.1.1 Pengertian Perencanaan ……….. 8
x
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi ………. 9
2.1.4 Pengertian Teknologi Informasi ………. 10
2.1.5 Pengertian Strategi Bisnis ……….. 10
2.1.6 Pengertian Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi ………. 12
2.2 Teori Khusus ………. 13
2.2.1 Model Perencanaan Strategis Sistem dan Teknologi Informasi ………. 13
2.2.1.1 Enterprise Architecture ………. 14
2.2.1.2 EA sebagai Program Management ……….. 16
2.2.1.3 EA sebagai Metode Dokumentasi ……….. 17
2.2.2 Hubungan Antara Strategi Bisnis, Strategi Sistem Informasi dan Strategi Teknologi Informasi ……….. 21
2.2.3 Hubungan Enterprise Architecture dan Strategi ………... 22
2.2.4 Hubungan Enterprise Architecture dan Perencanaan Bisnis ……….. 22
2.2.5 Hubungan Enterprise Architecture dan Perencanaan Teknologi ……….. 23
2.3 Teknik Analisis Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi ……….. 23
2.3.1 Goal and Initiative ……….. 23
2.3.1.1 Strategic Plan ……….. 23
2.3.1.2 SWOT Analisis ……….. 25
2.3.1.2.1 Penentuan Faktor Strategi Eksternal (EFAS) ………... 25
2.3.1.2.2 Penentuan Faktor Strategi Internal (IFAS) ………... 27
2.3.1.2.3 Matrix SWOT ………... 28
2.3.1.3 CONOPS (Concept of Operation Scenarios)……… 29
2.3.1.4 CONOD (Concept of Operation Diagram) ………... 30
2.3.2 Product and Service ………... 30
2.3.2.1 EA Component ………... 30
xi
2.3.3 Data and Information ……… 34
2.3.3.1 Database ……… 34
2.3.3.2 Object State-Transaction Diagram ……… 35
2.3.3.3 Logical Data Model ……… 35
2.3.3.4 Activity/Entity (CRUD) Matrix ……… 36
2.3.3.5 Data Dictionary ……… 37
2.3.3.6 Physical Data Model ……… 38
2.3.4 System and Application ……… 39
2.3.4.1 System Interface Diagram ……… 39
2.3.4.2 System Data Flow Diagram (DFD) ………… 40
2.3.5 Network and Infrastructure ……… 40
2.3.5.1 Network Connectivity Diagram ……… 40
2.3.5.2 Security Solution Descriptions ……… 41
2.4 Analisis PEST ……… 40
2.5 Analisis Porter ……… 42
2.6 Analisis CSF dan KPI ……… 44
2.7 Aplikasi Sistem Informasi ……… 45
2.7.1 Sistem Informasi Manajemen (SIM) ……… 45
2.7.2 E-Commerce ……… 45
2.7.3 Decision Support System (DSS) ……… 46
2.8 Kerangka Pikir ……… 46
BAB 3 ANALISIS PROSES BISNIS BERJALAN …….……… 49
3.1 Latar Belakang Perusahaan ……… 49
3.2 Produk yang Diberikan Perusahaan ……… 51
3.3 Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal Perusahaan …………. 51
3.3.1 Analisis Lingkungan Internal Perusahaan ……… 51
3.3.2 Analisis Lingkungan Eksternal Perusahaan ………52
3.4 Analisis Enterprise Architecture ……… 53
3.4.1 Goal and Initiative ………. 53
3.4.1.1 Strategic Plan ………. 53
3.4.1.1.1 Visi dan Misi PT. Pos Indonesia …………. 54
xii
3.4.1.2 Analisis PEST ……… 56
3.4.1.3 Analisis CSF dan KPI ……… 58
3.4.1.4 Analisis Porter ……… 59
3.4.1.5 Analisis SWOT ……… 61
3.4.1.6 CONOPS (Concept of Operation Scenario)………... 71
3.4.1.7 CONOD (Concept of Operation Diagram)………… 74
3.4.2 Product and Service ……… 75
3.4.2.1 Business Plan ……… 75
3.4.2.1.1 Struktur Organisasi ……….... 76
3.4.2.1.2 Fungsi Bagian ……… 77
3.4.2.1.3 Tugas dan Tanggungjawab ………… ……… 81
3.4.2.2 Swim Lane ………...……… 101
3.4.2.3 Business Process Diagram ……… 103
3.4.2.4 Usecase Diagram ……… 104
3.4.3.5 Usecase Narative ……… 105
3.4.3 Data and Information ……… 106
3.4.3.1 Object State-Transition Diagram ……… 107
3.4.3.2 Analysis Functional Area ……… 110
3.4.3.3 CRUD Matrix………. 114
3.4.3.4 Logical Data Model ………..121
3.4.4 System and Applications ………. 124
3.4.4.1 System Data Flow Diagram ………. 124
3.4.5 Network and Infrastucture ………. 125
3.4.5.1 Network Connectivity Diagram ………. 125
3.4.5.2 Security ………. 125
3.4.5.3 Standards ………. 127
3.4.5.3.1 Technology Standards……….. 127
3.5 Rumusan Masalah ………. 128
BAB 4 ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM YANG DIUSULKAN…….130
4.1 Developing Enterprise Architecture ………. 130
4.1.1 Update Goals and Initiative………. 130
xiii
4.1.1.1.1 Usulan Visi dan Misi ………. 131
4.1.1.1.2 Strategi Bisnis ………. 132
4.1.1.2 SWOT Analisis ………. 133
4.1.1.2.1 Usulan Strategi SI/TI ………. 134
4.1.1.3 CONOPS ………. 138
4.1.1.4 CONOD ………. 142
4.1.2 Improved Business Product and Service ………. 145
4.1.2.1 Business Plan ………. 145
4.1.2.1.1 Struktur Organisasi ………. 145
4.1.2.1.2 Fungsi Bagian ………. 146
4.1.2.1.3 Usulan Tugas dan Tanggungjawab……….. 149
4.1.2.2 Swim Lane Diagram ……… 163
4.1.2.3 Business Process Diagram ……… 165
4.1.2.4 Usecase Diagram ……… 166
4.1.2.5 Usecase Narative ……… 168
4.1.3 Enhanced Data and Information Flows……….. 172
4.1.3.1 Object State Transaction Diagram ……… 172
4.1.3.2 Logical Data Model ……… 174
4.1.3.3 Data Dictionary ……… 175
4.1.3.4 Analisis Functional Area ……… 178
4.1.3.4 Activity/Entity(CRUD) Matrix ……… 184
4.1.4 Integrated System and Application ……… 191
4.1.4.1 System Interface Diagram ……… 191
4.1.4.2 System Data Flow Diagram ……… 193
4.1.5 Optimized Networks and Infrastructure……….. 194
4.1.5.1 Usulan Spesifikasi Hardware dan Software………… 194
4.1.5.2 Network Connectivity Diagram ………. 196
4.1.6 Usulan Security/ Standard/Workforce……… 196
4.1.6.1 Security ………. 196
4.1.6.2 Disaster Recovery Plan ………. 198
4.1.6.3 Standards ………. 198
4.1.6.4 Usulan Kualifikasi dan Jumlah Personil SI/TI yang Dibutuhkan ………. 204
xiv
4.1.6.5 Usulan Pelaksanaan Perencanaan ………. 205
4.2 Enterprise Architecture Repository ……… 207
4.3 Enterprise Architecture Management Plan ……… 209
4.3.1 EA Program Management ……… 209
4.3.1.1 Governance and Principle ……… 209
4.3.1.2 Support for Strategi and Business ……….... 210
4.3.1.3 EA Roles and Responsibilities ……… 210
4.3.1.4 EA Program Budget ……… 211
4.3.1.5 EA Program Performance Measures ………… 212
4.3.2 EA Current Architecture Summary………... 212
4.3.2.1 Strategic Goals and Initiative ……… 212
4.3.2.2 Business Service and Information Flows ………… 213
4.3.2.3 System and Applications ……… .. 215
4.3.2.4 Technologi Infrastuctute ……… ... 216
4.3.2.5 IT Security ……… 216
4.3.2.6 Workforce Requirement ……… 217
4.3.3 EA Future Architecture Summary ……… 217
4.3.3.1 Future Operating Scenarios ……… 217
4.3.3.2 Planning Assumptions ……… 217
4.3.3.3 Updating Current & Future Views ……… 218
4.3.3.4 Sequencing Plan ……… 219
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN ……… 221
5.1 Simpulan ……… 221 5.2 Saran ……… 222 DAFTAR PUSTAKA ……….... 223 RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN SURAT SURVEI
xv
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Matrixs SWOT ……….. 29
Tabel 3.1 Analisis CSF & KPI Kantor Pos Jakarta Barat ………. 58
Table 3.2 Matrix IFAS di Kantor Pos Jakarta Barat ……….. 64
Tabel 3.3 Matrix EFAS di Kantor Pos Jakarta Barat ……….. 65
Table 3.4 Matrix SWOT Kantor Pos Jakarta Barat ………. 68
Tabel 3.5 Fungsi Bagian Kantor Pos Jakarta Barat……….. 77
Tabel 3.6 Analysis Functional Area Kantor Pos Jakarta Barat ………... 110
Tabel 3.7 CRUD Matrik Tahap Pertama ………. 114
Tabel 3.8 CRUD Matrix Tahap Kedua ……… ... 116
Tabel 3.9 CRUD Matrix Tahap Ketiga ……….. 119
Tabel 3.10 Spesifikasi Hardware dan Software Kantor Pos Jakarta Barat …… 127
Tabel 4.1 Usulan Visi dan Misi Kantor Pos Jakarta Barat………... 131
Tabel 4.2 Strategi Perusahaan dan Usulan SI/TI pada Kantor Pos Jakarta Barat ……….. 133
Tabel 4.3 Usulan Fungsi Bagian ………..………. 146
Tabel 4.4 Data Dictionary ………. 175
Tabel 4.5 Analisis Fungsional Area ……….. 178
Tabel 4.6 Usulan CRUD Matrix Tahap Pertama ………. 185
Tabel 4.7 Usulan CRUD Matrix Tahap Kedua……….…….. 187
Tabel 4.8 Usulan CRUD Matrix Tahap Ketiga ……….. 189
Tabel 4.9 Usulan Spesifikasi dan Jumlah ……….. 195
Tabel 4.10 Disaster Recovery Plan ………... 198
Tabel 4.11 Usulan Spersifikasi dan Perkiraan Biaya yang Dibutuhkan……… 199
Tabel 4.12 Software Standards dan Perkiraan Biaya ……….. 203
Tabel 4.13 Usulan Brainware dan Perkiraan Dana………... 203
Tabel 4.14 Usulan Kualifikasi dan Jumlah Personil SI/TI………..…….. 204
Tabel 4.15 Total Seluruh Biaya Pengembangan yang Dibutuhkan ………….. 205
Tabel 4.16 Usulan Jadwal Pelaksanaan ………..………… 206
Tabel 4.17 Enterprise Architecture Repository ……… 207
Tabel 4.18 EA Roles and Responsibilities ………... 210
xvi
Tabel 4.20 Strategic Goal and Initiatives ………... 212
Tabel 4.21 Business Service and Information Flow……….. 213
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 The Basic Enterprise Architecture Approach ………... 15Gambar 2.2 Resource Alignment ………... 16
Gambar 2.3 Element of EA Documentation ………... 17
Gambar 2.4 The EA Cube Documentation Framework……… 18
Gambar 2.5 Examples of EA Components ………... 19
Gambar 2.6 Driver of Change ……….. 20
Gambar 2.7 Hubungan Strategi Bisnis, Strategi SI, Strategi TI ………... 22
Gambar 2.8 SWOT Analysis Summary Table ……….. 25
Gambar 2.9 Contoh CONOPS ……….. 30
Gambar 2.10 Swim Lane Process Diagram ……….. 32
Gambar 2.11 Business Process Diagram ……… 33
Gambar 2.12 Usecase Diagram ………... 34
Gambar 2.13 Object State-Transaction Diagram ……….. 35
Gambar 2.14 Class Diagram ………. 36
Gambar 2.15 Activity/Entity Matrix ………. 37
Gambar 2.16 Data Dictionary ………. 38
Gambar 2.17 System Interface Diagram ………..………….. 39
Gambar 2.18 System Data Flow Diagram ………. 40
Gambar 2.19 Network Connectivity Diagram ……….. 41
Gambar 2.20 Porter Analysis ………. 43
Gambar 3.1 Kurva EFAS dan IFAS Kantor Pos Jakarta Barat………. . 67
Gambar 3.2 Rich Picture Pengiriman Barang/surat Kantor Pos Jakarta Barat. 74 Gambar 3.3 Rich Picture Pengiriman Wesel Instan Kantor Pos Jakarta Barat 75 Gambar 3.4 Struktur Organisasi Kantor Pos Jakarta Barat ………. 76
Gambar 3.5 Swim Lane Kantor Pos Jakarta Barat ……….. 102
Gambar 3.6 Business Process Diagram (IDEF-0 Pengiriman Barang) Kantor Pos Jakarta Barat ………. 103
xvii
Gambar 3.7 Business Process Diagram (IDEF-0 Pengiriman Wesel) Kantor Pos
Jakarta Barat ………. …. 104
Gambar 3.8 Usecase Diagram Kantor Pos Jakarta Barat ………... 105
Gambar 3.9 Object State Transition Diagram ………. 109
Gambar 3.10 Class Diagram Kantor Pos Jakarta Barat ……… 122
Gambar 3.11 Data Flow Diagram di Kantor Pos Jakarta Barat………. ... .124
Gambar 3.12 Network Connectivity Kantor Pos Jakarta Barat ………. ....125
Gambar 4.1 Usulan Rich Picture Kantor Pos Jakarta Barat ………. …. .143
Gambar 4.2 Rich Picture Pengiriman Wesel ……… ... 144
Gambar 4.3 Usulan Struktur Organisasi ………. …145
Gambar 4.4 Usulan Swimlane pada Kantor Pos Jakarta Barat ………. ... .164
Gambar 4.5 Usulan Business Process Diagram (IDEF Pengiriman Barang).. …165
Gambar 4.6 Usulan Business Process Diagram (IDEF Pengiriman Wesel)…… 166
Gambar 4.7 Usulan Use Case Kantor Pos Jakarta Barat ……… 167
Gambar 4.8 Usulan Object State Transition Diagram ………... …173
Gambar 4.9 Usulan Class Diagram ………... ..175
Gambar 4.10 Usulan System Interface Diagram Kantor Pos Jakarta Barat ……191
Gambar 4.11 Usulan skema Decision Support System ……… ...192
Gambar 4.12 Usulan skema Warehouse Management System ………...193
Gambar 4.13 Usulan System Data Flow Diagram ………... ..194
Gambar 4.14 Usulan Network Connectivity Diagram ………....196
xviii
DAFTAR LAMPIRAN
Daftar Lampiran Wawancara ………..L1 Daftar Lampiran Kunjungan ………..L6
