SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN BARANG RETUR PADA BAGIAN EKSPEDISI DI PT ENSEVAL PUTERA
MEGATRADING TBK
Indra Purnama, M.T., MCAS, MOS 1, Lisna Witri Naibaho.2
1,2 Program studi Sistem Informasi, STMIK LPKIA Bandung
Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282
1 [email protected] , 2 [email protected]
Abstrak
PT Enseval Putera Megatrading, Tbk cabang Bandung merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang distributor. Perusahaan ini mendistribusikan barang-barang farmasi, keperluan konsumen dan alat kesehatan. Proses pengolahan barang retur pada bagian ekspedisi yang ada saat ini belum efektif dan efisien sehingga lamban dalam memperoleh data yang diperlukan, dalam pelaksanaan kegiatan operasi usaha, sering terjadi perbedaan jumlah fisik barang retur yang diterima dengan jumlah yang tercatat dalam faktur retur yang diberikan pihak outlet yang disebabkan karena kurangnya koordinasi, perbedaan format kartu retur dari setiap outlet, dan terdapat dokumen kurang jelas serta tidak lengkap saat diterima bagian ekspedisi yang mengakibatkan proses retur tertunda sehingga barang menumpuk di gudang bagian ekspedisi.
sedangkan Informasi merupakan sumberdaya yang sangat diperlukan dalam perusahaan, karena dengan informasi yang baik dapat mengoptimalkan kinerja perusahaan. Pengelolaan informasi yang benar mulai dari pencarian dan pengolahan data, sampai dengan menghasilkan informasi harus selalu terjaga keakuratannya. Berdasarkan analisis dari kendala yang ada di PT Enseval Putera Megatrading Tbk, penulis mengusulkan akan membangun sebuah aplikasi berbasis database yang dapat memudahkan bagian ekspedisi dalam menangani seluruh proses pengelolaan barang hingga pembuatan laporan. Pengembangan atau pendekatan sistem informasi yang digunakan dalam aplikasi ini menggunakan metode prototype. Alat yang digunakan dalam sistem informasi adalah Usecase Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram. Implementasi dari sistem informasi adalah bahasa pemrograman PHP dengan menggunakan Codingiter sebagai database.
Kata kunci : Sistem Informasi, Pengelolaan, Barang Retur, ekspedisi
I. Pendahuluan
PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk cabang Bandung merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang distributor dan logistik barang-barang farmasi, peralatan medis, keperluan konsumen, kosmetik dan industri makanan. Produk-produk tersebut disalurkan pada outlet-outlet di berbagai wilayah secara terus menerus dalam jumlah banyak dengan mutu produk yang harus terus terjaga kualitasnya, dengan begitu tetap saja masih ada produk yang dikembalikan oleh outlet dikarenakan produk tersebut sudah tidak layak jual. Untuk itu bagian ekspedisi bertanggung jawab mengelola proses retur terutama dalam kegiatan pencatatan barang retur.
Retur barang dalam PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk yaitu barang dagangan yang diterima kembali oleh pihak pemasok atas pengembalian barang dari pihak pengorder karena suatu alasan dan sebab tertentu seperti produk yang rusak, produk cacat, tidak sesuai pesanan, produk tidak laku, produk yang mendekati masa kadaluarsa dan produk yang kadaluarsa.
Dalam pelaksanaan kegiatan operasi usaha, sering terjadi perbedaan jumlah fisik barang retur yang diterima dengan jumlah yang tercatat dalam faktur retur yang diberikan pihak outlet yang disebabkan karena kurangnya koordinasi, perbedaan format kartu retur dari setiap outlet, dan terdapat dokumen kurang jelas serta tidak lengkap
saat diterima bagian ekspedisi yang mengakibatkan proses retur tertunda sehingga barang menumpuk di gudang bagian ekspedisi.
Bagian gudang ekspedisi pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk merupakan bagian yang melakukan pengecekan atas barang retur yang datang dari berbagai outlet dan yang melakukan pencatatan mengenai data barang yang diretur, mulai dari nomor retur, kode barang, direktorat setiap barang, jumlah total barang retur dan ketentuan mengenai status retur secara konvensional dicatat dalam pembukuan sederhana dan tidak tersusun rapih, masalah yang timbul akibat kesalahan dalam hal pencatatan mengakibatkan proses retur menjadi lama hingga tertunda dan membutuhkan waktu dalam proses pencarian data barang yang tertunda saat akan di selesaikan, tentunya kejadian ini akan menghambat bagian ekspedisi dalam proses pembuatan laporan data barang retur.
II. Landasan Teori
Sistem Informasi adalah cara-cara yang diorganisasikan untuk mengumpulkan masukkan, dan mengolah serta menyimpan data, dan cara-cara yang diorganisasikan untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan, dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisai dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
(Krismiaji, 2015)
Pengelolaan adalah pemanfaatan sumber daya manusia atau sumber daya lainnya yang dapat diwujudkan dalam kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan untuk mencapai suatu tujuan tartentu. (GR,2008)
Retur adalah pengembalian barang dari pelanggan atau konsume atas barang yang dijual, atau pengembalian barang ke distributor atau pemasok atas barang yang telah dibeli.
Sebab-sebab Terjadinya Retur:
1. Kualitas barang yang diterima tidak sesuai dengan yang dipesan.
2. Rusak pada waktu pengiriman 3. Perubahan pesanan karena perjanjian.
III.1.1 Use Case Diagram
<<i ncl ude>>
Petugas Outl et Adm i n Ekspedi si
Akunti ng
M engel ol a Data Barang Retur
M engecek Data Barang Retur
M engel ol a Data Barang
M engel ol a Data Dri ver
M engel ol a Laporan
Logi n
<<i ncl ude>>
<<i ncl ude>>
<<i ncl ude>>
<<i ncl ude>>
M engel ol a Data Outl et
<<i ncl ude>>
Gambar III.1 Use Case Diagram III.2.1 Activity Diagram
1. Activity Diagram Login
Aktor Si stem
m em buka apl i kasi
m engi nput Id dan Password
m em i l i h tom bol l ogi n
m enam pi l kan form l ogi n
val i dasi
m enam pi l kan m enu val i d ti dak val i d
m enam pi l kan pesan kesal ahan m el akukan val i dasi
Gambar III.2 Activity Diagram Login 2. Activity Diagram Mengelola Data
Barang Retur
Gambar III.3 Activity Diagram Mengelola Data Barang Retur
3. Activity Diagram Mengecek Data Barang Retur
Gambar III.4 Activity Diagram Mengecek Data Barang Retur
4. Activity Diagram Mengelola Data Outlet
Gambar III.5 Activity Diagram Mengelola Data Outlet
III.3.1 Class Diagram
1
1..*
1..*
1 1
1..*
1
1..*
1
1..*
1..*
1
1..*
1 1..*
1..*
Outl et - - - -
i d_petugas Id_Outl et nama_outl et al amat_outl et
: i nt : i nt : i nt : i nt + + + + +
getdataoutl et () baruoutl et () rubahoutl et () hapusoutl et () si mpatoutl et () ...
: i nt : i nt : i nt : i nt : i nt Barang - - - - - -
kode_barang namabarang batch_number di rektorat harga paj ak
: i nt : i nt : i nt : i nt : i nt : i nt + + + + +
getdatabarang () barubarang () rubahbarang () hapusbarang () si mpanbarang () ...
: i nt : i nt : i nt : i nt
: i nt Retur
- - - - - - - - - - - - - - - - -
no_retur i d_outl et al amat_outl et nama_petugas tanggal peri ksa tanggal retur nama_dri ver kode_barang nama_barang batch_number di rektorat harga j uml ah paj ak total status keterangan
: i nt : i nt : i nt : i nt : i nt : i nt : i nt : i nt : i nt : i nt : i nt : i nt : i nt : i nt : i nt : i nt : i nt + + +
baruretur () rubahretur () ki ri mRetur () ...
: i nt : i nt : i nt Dri ver - - -
i d_dri ver nama_dri ver no_tel epon : i nt : i nt : i nt + + + + +
getdatadri ver () barudri ver () rubahdri ver () hapusdri ver () si mpandri ver () ...
: i nt : i nt : i nt : i nt : i nt
Logi n - -
Username Password : i nt : i nt + + + + +
setUsername () getuUsername () setPassword () getPassword () prosesl Logi n () ...
: i nt : i nt : i nt : i nt : i nt
Laporan - - - -
dari tanggal sampai tanggal nama outl et di rektorat
: i nt : i nt : i nt : i nt +cetak ()
...
: i nt
Gambar III.9 Class Diagram
III.4.1 Sequence Diagram 1. Sequence Diagram Login
l ogi n
1: Logi n()
5: Proses l ogi n() 4: Set password() 3: Set username() 2: Cek l ogi n() User dan Admi n
Model l ogi n Control l er l ogi n
1: Logi n()
5: Proses l ogi n() 4: Set password() 3: Set username() 2: Cek l ogi n()
Gambar III.10 Sequence Diagram Login
Uraian workflow:
Sistem menampilkan form login saat aktor membuka aplikasi, aktor menginput username dan password dan memilih tombol login. Sistem akan melakukan validasi atas username dan password yang diinputkan, jika sesuai user masuk ke halaman utama aplikasi dan dapat mengakses menu aplikasi, jika tidak sesuai sistem menampilkan pesan
username dan password salah dan kembali ke halaman login.
2. Sequence Diagram Mengelola Barang Retur
kel ol a barang retur
2: M enu return note() 1: M em i l i h return note()
12: ki ri m () 11: Setuj ui ki ri m data()
10: Konfi rm asi m engi ri m data() 9: M em i l i h ki ri m ()
8: si m pan() 3: Form retur()
7: get data barang retur() 6: Ubah barang retur()
5: retur baru() 4: T am bah barang retur()
:Petugas
Barang retur Kel ol a barang retur
M enu
2: M enu return note() 1: M em i l i h return note()
12: ki ri m () 11: Setuj ui ki ri m data()
10: Konfi rm asi m engi ri m data() 9: M em i l i h ki ri m ()
8: si m pan() 3: Form retur()
7: get data barang retur() 6: Ubah barang retur()
5: retur baru() 4: T am bah barang retur()
Gambar III.11 Sequence Diagram Mengelola Barang Retur
3. Sequence Diagram Mengecek Data Retur Barang
Mengecek data retur
6: si mpan() 5: Lengkapi data retur()
4: data retur barang() 3: l i hat() 1: Memi Ii h data di teri ma()
2: Menu data di teri ma Admi n
Menu Cek data retur Data retur
6: si mpan() 5: Lengkapi data retur()
4: data retur barang() 3: l i hat() 1: Memi Ii h data di teri ma()
2: Menu data di teri ma
Gambar III.12 Sequence Diagram Mengecek Data Retur Barang
4. Sequence Diagram Mengelola Outlet
KELOLA OUT LET
9: hapus() 8: hapus outl et()
2: hal am an m enu outl et() 1: m em i l i h m enu outl et()
4: tam bah outl et ()
5: baru outl et()
6: edi t outl et()
7: get data outl et() 3: form outl et()
10: si m pan() :Adm i n
Outl et Kel ol a outl et
M enu.
9: hapus() 8: hapus outl et()
2: hal am an m enu outl et() 1: m em i l i h m enu outl et()
4: tam bah outl et ()
5: baru outl et()
6: edi t outl et()
7: get data outl et() 3: form outl et()
10: si m pan()
Gambar III.13 Sequence Diagram Mengelola Outlet
IV.1 Implementasi
Rencana implementasi merupakan tahap awal dari penerapan sistem dan tujuan dari kegiatan implementasi sistem yang baru ini, agar sistem yang baru dapat beroprasi sesuai dengan yang diharapkan.
Berikut merupakan daftar kegiatan mengenai apa saja yang harus dibuatkan dalam rencana implementasi, adalah sebagai berikut : 1. Mendengarkan Pelanggan
Menentukan kebutuhan user, Menganalisis sistem dan mewawancarai user untuk mendapatkan ide tentang apa yang diinginkan oleh user dari sistem yang akan di kembangkan.
2. Membangun/ Memperbaiki Sistem Membangun prototyping yang dirancang dengan membuat perencangan format input dan output yang akan dihasilkan oleh sistem yang telah dibuat.
3. Menguji Sistem
Setelah sistem sudah menjadi perangkat lunak yang siap pakai, sistem harus dites dahulu sebelum digunakan, pengujian ini dilakukan dengan Black Box.
Untuk urutan kegiatan penerapan system usulan, dapat dilihat pada gambar table aktivitas dibawah ini :
IV.1.1 Lingkup dan Batasan Implementasi Dalam mengimplementasikan perangkat lunak agar pengerjaanya maksimal, maka prilaku dibatasi mengenai beberapa hal fitur yang akan dibuat. Sehingga dalam
implementasinya Sistem Informasi Pengelolaan Barang Retur pada bagian ekspedisi PT Enseval Putera Megatrading, Tbk sebagai berikut :
1. Perangkat lunak penelolaan retur bersifat localhost.
2. Sistem ini akan diuji oleh manajemen level menengah..
3. Proses pengelolaan seperti mengelola data barang retur, data outlet, data barang, data driver dan laporan menggunakan hak akses sehingga harus login terlebih dahulu.
IV.1.2 Kebutuhan Sumber Daya
Untuk menjalankan sebuah program aplikasi dibutuhkan perangkat pendukung yang dapat dijalankan dengan baik, untuk itu dibutuhkan software dan hardware yang benar-benar support dengan perangkat yang dibutuhkan untuk membuat program aplikasi, dan brainware untuk proses perencanaan dan pengoprasian perangkat lunak.
IV.1.3 Implementasi Antar Muka
Gambar IV.1 Halaman Login
Gambar IV.21 Halaman Cek Data Retur
Gambar IV.23 Halaman Cek Detail Retur
Gambar IV.24 Halaman Retur Pending
Gambar IV.26 Halaman Laporan
Gambar IV.27 Halaman Hasil Laporan
Gambar IV.28 Halaman Return Note Outlet
IV.2 Pengujian
Pada subbab ini akan dijelaskan cara, langkah-langkah pengujian perangkat lunak hasil implementasi baik secara modular maupun sistem. Adapun langkah-langkah pengujian yang dapat dilakukan meliputi:
1. Percobaan terhadap koneksi yaitu dengan melakukan test koneksi ke database, apakah terhubung dengan
database yang ada di localhost. Apabila koneksi berhasil maka halaman website akan tampil dan tidak ada error.
2. Pengujian proses menampilkan data, tambah data, ubah data, dan hapus data.
3. Pengujian validasi form input dan komponen-komponen pada sistem.
IV.2.3 Hasil Pengujian
Hasil Pengujian yang dilakukan diperlihatkan dalam bentuk table dibawah ini :
IV. Kesimpulan dan Saran V.1 Kesimpulan
Setelah menganalisa, memahami dan mempelajari masalah, dan berusaha menyelesaikan permasalahan yang terjadi, diharapkan aplikasi pengelolaan barang retur dapat membantu bagian ekspedisi PT.
Enseval Putera Megatrading, Tbk dalam masalah mengelola barang retur pada bagian gudang. Berdasarkan permasalahan dan hasil analisis yang telah di uraikan, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Aplikasi yang telah dibuat memudahkan pengelolaan barang retur secara terorganisir.
2. Aplikasi ini mampu meminimalisir tingkat kesalahan dalam pengelolaan barang retur.
3. Aplikasi yang telah dibuat mempercepat dalam penyajian informasi mengenai laporan retur.
V.2 Saran
Saran-saran yang mungkin dapat bermanfaat untuk bagian ekspedisi PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk dapat disampaikan dari hasil penyelesaian tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk pengembangan selanjutnya akan lebih baik apabila aplikasi ini ditambah
fitur yang menunjang laporan barang masuk dan keluar.
2. Diharapkan adanya pengembangan sistem dengan menggunakan alat bantu barcode scanner sehingga memudahkan dalam proses pengelolaan barang retur.
DAFTAR PUSTAKA
A.S, R., & Salahuddin, M. (2015). Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Bandung:
Informatika Bandung.
ANDI, & MADCOMS. (2016).
Pemrograman PHP dan MySQL untuk pemula. Yogyakarta: CV.
ANDI OFFSET.
Andy. (2016). Pemrograman PHP dan MySQL Untuk Pemula. Yogyakarta:
CV Andy Offset.
GR, Terry, (2008). Office Management and Control. Jakarta: PT. Gunung Agung Hidayatullah, P., & Kawistara, J. K. (2017).
Pemrograman WEB. Bandung: BI- Obses.
Krismiaji. (2015). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Unit Penerbit dan Percetakan Sekilah Tinggi Ilmu Mnajemen ykpn.
Martono, R. (2015). Manajemen Logistik Terintegrasi. Jakarta: Penerbit PMM.
Sutabri, T. (2012). Analisis Sistem Informasi.
Yogyakarta: CV ANDI OFFSET.
Wibowo, H. R., & Enterprice, J. (2014).
Visual Basic Database. Jakarta: PT.
Elex Media Komputindo.
Sumber Lainnya:
Internet :
1. <http://dinus.ac.id/repository/docs/ajar/
MATERI-8.pdf>, diakses 2017/04/26 2. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI).
<https://kbbi.web.id/kelola>, diakses 2017/7/2017
