PERATURAN GUBERNUR PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA
NOMOR 2 TAHUN 2007 TENTANG
PENGELOLAAN KEARSIPAN DINAMIS SATUAN ADMINISTRASI PANGKAL DINAS PERTANIAN DAN KEHUTANAN PROVINSI DAERAH
KHUSUS IBUKOTA JAKARTA
GUBERNUR PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA
Menimbang : a. bahwa dalam rangka penyelenggaraan administras! kearsipan secara berdayaguna dan berhasil guna. diperlukan pedoman yang mengatur pengelolaan kearsppan dinamis Satuan Administrasi Pangkal Dinas Pertanian dan Kehutanan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta sebagai penjabaran dari Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 48 Tahun 2003 tentang Prosedur pengelolaan surat masuk, Pembuatan Naskah Dinas dan Pengelolaan surat keluar Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, dan dalam upaya membantu kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi Dinas Pertanian dan Kehutanan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta, perlu menetapkan peraturan Gubernur tentang Pengelolaan Kearsipan Dinamis Satuan Administrasi Pangkal Dinas Pertanian dan Kehutanan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 34 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Propinsi Daerah Khusus Ibukota Negara Ropublik Indonesia Jakarta;
2. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang- undangan
3. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah;
4. Peraturan Daerah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 3 Tahun 2001 tentang Bentuk Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
5. Keputusan Gubenur Kepala Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 1 Tahun 1976 tentang Pola Administrasi Kearsipan dan Dokumen-tasi Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
6. Keputusan Gubernur Kepala Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 780 Tahun 1996 tentang Pembakuan Sarana Kearsipan Dinamis Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
7. Keputusan Gebernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 56 Tahun 2001 tentang Tata Cara Penyelesaian Perbal Naskah Dinas Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibu Kota Jakarta;
8. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 25 Tahun 2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Pertanian dan Kehutanan Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
9. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 64 Tahun 2002 tentang Stempel, Kop Naskah dan Papan Nama Instansi Perangkat Daerah dan Sekretariat DPRD Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
10. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 116 Tahun 2002 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
11. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 45 Tahun 2003 tentang Organisasi Kearsipan Dinamis Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
12. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 48 Tahun 2003 tentang Prosedur Pengelolaan Surat Masuk. Pembuatan Naskah Dinas dan Pengelolaan Surat Keluar Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
13. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibu Kota Jakarta Nomor 352/2004 tentang Klasifikasi dan Tata Cara Penyimpanan Arsip Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
14. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 1379/2004 tentang Tata Cara Penyusutan dan Daftar Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
MEMUTUSKAN
Menetapkan : PERATURAN GUBERNUR TENTANG PENGELOLAAN KEARSIPAN DINAMIS SATUAN ADMINISTRASI PANGKAL DINAS PERTANIAN DAN KEHUTANAN PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA
BAB I KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam peraturan ini yang dimaksud dengan
1. Gubernur adalah Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
2. Pusat Administrasi Daerah yang selanjutnya disingkat Pusminda adalah Pusat Administrasi Daerah yang secara fungsional dilaksanakan oleh Biro Umum pada Sekretariat Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta
3. Dinas Pertanian dan Kehutanan adalah Dinas Pertanian dan Kehutanan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
4. Kepala Dinas adalah Kepala Dinas Pertanian dan Kehutanan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
5. Kantor Arsip Daerah adalah Kantor Arsip Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
6. Satuan Administrasi Pangkal yang selanjutnya disingkat Satminkal adalah Satuan Administrasi Pangkal Dinas Pertanian dan Kehutanan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta
7. Induk Tata Usaha disingkat ITU adalah ITU pada Satminkal Dinas Pertanian dan Kehutanan yaitu Badan Tata Usaha pada Dinas Pertanian dan Kehutanan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
8. Cabang Tata Usaha yang selanjutnya disingkat CTU adalah CTU pada Satminkal Dinas Pertanian dan Kehutanan yaitu Bagian Tata Usaha dan Sub-Subdinas pada Dinas Pertanian dan Kehutanan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta
9. Pimpinan Satminkal adalah Kepala Dinas Pertanian dan Kehutanan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta
10. Pimpinan ITU adalah Kepala Bagian Tata Usaha pada Dinas Pertanian dan Kehutanan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
11. Pelaksana sehari-hari ITU adalah Kepala Subbagian Umum pada Dinas Pertanian dan Kehutanan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
12. Pimpinan CTU adalah Kepala Bagian Tata Usaha dan para Kepala Subdinas pada Dinas Pertanian dan Kehutanan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta
13. Pengolah/Pengonsep adalah para Kepala Subbagian dan para Kepala Seksi pada Dinas Pertanian dan Kehutanan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta
14. Sekretaris Pimpinan yang selanjutnya disebut Sekpim adalah petugas ITU yang menangani surat-surat dan arsip Kepala Dinas Pertanian dan Kehutanan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
15. Sekretaris Pengolah yang selanjutnya disebut Sekpeng adalah petugas yang menangani surat dan arsip di CTU
16. Penerima dan Pencatat Surat adalah petugas ITU yang bertugas menerima dan mencatat surat
17. Pengarah Surat adalah Pimpinan ITU atau pejabat ITU yang ditunjuk untuk mengarahkan surat.
18. Pengendali Surat dan Penata Arsip adalah petugas ITU yang bertugas dalam cakupan pengendalian surat dan penataan arsip.
19. Pengirim Surat adalah petugas ITU yang bertugas mengurusi penyampaian surat kepada alamat yang dituju.
20. Panitia Pemusnahan Arsip adalah Panitia Pemusnahan Arsip Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta yang terdiri dan unsur-unsur Pusminda, Dinas Pertanian dan Kehutanan serta Kantor Arsip Daerah dan unit kerja yang dianggap perlu yang bertugas memberikan pertimbangan/penilaian terhadap arsip-arsip yang akan dimusnahkan
21. Arsip adalah segala naskah yang dibuat dan diterima dalam bentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, yang dapat digunakan sebagai bahan informasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan kedinasan
22. Arsip Dinamis adalah arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan kedinasan.
23. Arsip Aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya tinggi termasuk arsip yang masih dalam penyelesaian.
24. Naskah Dinas adalah sarana komunikasi kedinasan dalam bentuk tulisan.
25. Surat adalah segala macam bentuk naskah dinas yang masuk maupun keluar terdiri atas, surat penting, surat biasa dan surat rahasia.
26. Surat perlu jawaban adalah surat yang isinya memerlukan proses tindak lanjut.
27. Surat tidak perlu jawaban adalah surat yang isinya tidak memerlukan proses tindak lanjut.
28. Surat rahasia adalah surat yang sifat dan isinya rahasia, hanya boleh diketahui oleh yang berhak.
29. Klasifikasi Arsip adalah pengelompokan arsip berdasarkan subjek (masalah) ditinjau dari segi fungsi dan tujuan
30. Kode klasifikasi adalah tanda pengenal dari suatu subjek (masalah) dari arsip/dokumen yang mempergunakan angka notasi sistem UDC (Universal Decimal Classification) sebagaimana dimaksud dalam Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibu Kota Jakarta Nomor 352/2004 tentang Klasifikasi dan Tata Cara Penyimpanan Arsip Pemerintah Propisi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
31. Kata tangkap (Caption) adalah suatu tanda pengenal/petunjuk untuk mengenal suatu arsip yang disimpan dalam map atau folder.
32. Indeks adalah tanda pengenal terhadap suatu arsip/dokumen sebagai ciri khas (identitas) dari arsip yang bersangkutan dapat berupa indeks nama (badan, instansi atau orang) atau masalah. Indeks dicantumkan pada LP, kartu kendali, lembar disposisi, lembar peminjaman. Indeks digunakan untuk penyimpanan dan penemuan kembali arsip.
33. Berkas adalah himpunan arsip yang dapat berupa dosir, rubrik atau seri
34. Dosir adalah himpunan arsip tentang riwayat sesuatu peristiwa (kasus) tertentu sejak dari awal sampai akhir secara lengkap mulai dari perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, evaluasi dan pelaporan.
35. Rubrik adalah himpunan arsip yang mempunyai kesamaan subjek (masalah).
36. Rubrikasi adalah teknik penyimpanan surat yang berdasarkan atas kesamaan masalah yang dirinci lebih lanjut menurut kebutuhan. misalnya geografis, urutan waktu dan/atau nomor urut (angka atau abjad)
37. Seri adalah himpunan arsip/berkas yang disimpan berdasarkan urutan waktu, atau nomor urut (angka atau abjad).
38. Lembar Pengantar yang selanjutnya disingkat LP adalah sarana pencatatan surat yang digunakan untuk mengantarkan surat
39. Lembar Disposisi yang selanjutnya disingkat LD adalah sarana pencatatan surat yang digunakan untuk memberikan disposisi atau catatan dari atasan kepada bawahan.
40. Kartu Kendali yang selanjutnya disingkat KK adalah sarana pencatatan dan pengendalian surat yang digunakan untuk mengendalikan surat-surat penting;
41. Lembar Peminjaman adalah sarana pencatatan surat yang digunakan untuk meminjam berkas/arsip
42. Lembar Teguran adalah sarana pencatatan yang digunakan untuk menegur bahwa arsip-arsip tertentu telah habis jangka waktu simpannya atau jangka waktu peminjaman di CTU dan harus segera dikembalikan.
43. Kartu Petunjuk Silang adalah sarana pencatatan yang digunakan untuk mempertemmkan arsip yang penempatannya pada 2 atau 3 tempat/lokasi.
44. Filling Kabinet adalah alat untuk penyimpanan arsip-arsip dinamis yang aktif dan lembar peminjaman
45. Leman Arsip adalah alat untuk menyimpan arsip-arsip dinamis yang inaktif.
46. Leman Katalog adalah alat untuk menyimpan KK. LP. dan Kartu Penunjuk Silang termasuk LD (tembusan)
47. Folder adalah alat simpan semacam map untuk menyimpan berkas arsip
48. Petunjuk (guide) adalah untuk membenkan petunjuk dalam teknik penyimpanan arsip/kartu-kartu dan sekaligus berfungsi sebagai penyekat antara folder/kartu.
49. Kotak Arsip (boks) adalah alat untuk menyimpan folder yang bensì berkas arsip inaktif/statis.
BAB II
ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS Pasal 2
(1) Susunan organisasi kearsipan dinamis Satminkal Dinas terdiri dari a. pimpinan Satminkal,
b. ITU;
c. CTU.
(2) Susunan organisasi ITU sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b terdiri dan : a. pimpinan ITU;
b. pelaksana sehan-hari ITU;
c. penerima dan pencatat surat.
d. pengarah surat;
e. pengendali surat dan penata arsip;
f. pengirim surat.
(3) Susunan organisasi CTU sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c terdiri dan : a. pimpinan CTU;
b. Sekpeng, c. Pengolah
(4) CTU sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c terdiri dan : a. Bagian Tata Usaha;
b. Subdinas Bina Program;
c. Subdinas Produksi;
d. Subdinas Usaha Pemasaran dan Pengendalian Mutu;
e. Subdinas Kesehatan Hewan dan Masyarakat Veteriner;
f. Subdinas Eksplorasi, Eksploitasi Konservasi, Rehabilitasi dan Pelestarian Sumberdaya Penkanan dan Kelautan (EEKRPSDPK):
g. Subdinas Pembinaan Masyarakat Pertanian dan Kehutanan;
h. Subdinas Prasarana Penkanan
(5) Bagan susunan organisasi Satminkal, ITU dan CTU sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ayat (2) dan ayat (3) sesuai yang tercantum dalam lampiran peraturan Gubernur ini.
Pasal 3
Pimpinan Satminkal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf a mempunyai tugas :
a. melaksanakan pengendalian umum atas pengelolaan kearsipan dinamis;
b. membenkan disposisi surat masuk;
c. menandatangani surat keluar.
Pasal 4
(1) ITU sePagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf b mempunyai tugas : a. melaksanakan pengelolaan kearsipan dinamis pada ITU:
b. mengkoordinasikan kegiatan CTU.
(2) Pimpinan ITU sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf a mempunyai tugas :
a. memimpin dan membina teknis pengelolaan kearsipan dinamis pada ITU;
b. mengendalikan arus informasi dalam bentuk surat dan dokumen yang masuk maupun keluar;
c. mengkoordinasikan kegiatan CTU;
d. bekerja sama dengan Pusminda dan Kantor Arsip Daerah dalam penyusunan, pemusnahan dan penyerahan arsip.
(3) Pelaksana Sehan-han ITU sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf b mempunyai tugas :
a. memimpin pengurusan arsip dinamis pada ITU;
b. membantu mengkoordinasikan kegiatan CTU
(4) Penerima dan pencatat surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf c mempunyai tugas melaksanakan berbagai kegiatan dalam cakupan penerima dan pencatatan surat masuk.
(5) Pengarah surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf d mempunyai tugas melaksanakan berbagai kegiatan dalam cakupan pengarahan surat dan penentuan umur simpan arsip.
(6) Pengendali surat dan penata arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf a mempunyai tugas melaksanakan berbagai kegiatan dalam cakupan pengendalian dan penomoran surat serta penataan, penyimpanan dan penyusutan arsip serta bertanggung jawab terhadap proses pengetikan.
(7) Pengirim surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf f mempunyai tugas melaksanakan berbagai kegiatan dalam cakupan pengiriman surat.
Pasal 5
(1) CTU sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 ayat (1) huruf c mempunyai tugas : a. mengolah arsip dinamis yang masuk ke CTU serta mengonsep naskah dinas
yang akan ditandatangani oleh Pimpinan Satminkal;
b. menyelesaikan naskah dinas Satminkal yang akan ditandatangani oleh Pimpinan CTU;
c. membantu pengetikan net naskah dinas yang akan ditandatangani oleh Pimpinan Satminkal.
(2) Pimpinan CTU mempunyai tugas :
a. memimpin dan bertanggung jawab atas pengolahan surat masuk, menyimpan konsep naskah dinas yang akan ditandatangani oleh pimpinan Satminkal, serta penyelesaian naskah dinas intern yang akan ditandatangani oleh pimpinan CTU;
b. mendisposisi naskah dinas yang masuk ke CTU;
c. mengoreksi konsep dan net naskah dinas yang akan ditandatangani oleh pimpinan Satminkal dari sisi substansi materi.
(3) Sekpeng mempunyai tugas :
a. menerima dan mendistribusikan naskah dinas dan surat masuk ke CTU;
b. menyiapkan LD pimpinan CTU;
c. mengoreksi konsep naskah dinas intern Satminkal yang akan ditandatangani oleh pimpinan CTU dari aspek bahasa, redaksi dan format;
d. mendistribusikan naskah dinas/perbal yang akan ditandatangani pimpinan CTU;
e. mendistribusikan naskah dinas intern Satminkal yang ditandatangni oleh pimpinan CTU kepada alamat yang dituju;
f. membantu pengetikan net naskah dinas yang akan ditandatangani oleh pimpinan Satminkal;
g. melaksanakan pengetikan naskah dinas intern Satminkal yang akan ditandatangani oleh pimpinan CTU;
h. memberikan nomor naskah dinas intern Satminkal yang ditandatangani oleh pimpinan CTU;
i. menyimpan arsip dinamis CTU yang substansinya telah selesai diolah.
(4) Pengolah mempunyai tugas :
a. mengolah naskah dinas yang masuk ke CTU;
b. mengonsep naskah dinas yang akan ditandatangani oleh pimpinan Satminkai dan naskah dinas intern Satminkai yang akan ditandatangani oleh pimpinan CTU.
BAB III SARANA KEARSIPAN
Bagian Kesatu
Sarana Pencatatan dan Pengendalian Naskah Dinas Paragraf 1
Jenis Sarana Pasal 6
Dala melaksanakan pengelolaan kearsipan Dinamis Satminkai Dinas Pertanian dan Kehutanan menggunakan sarana pencatatan dan pengendalian naskah dinas sebagai berikut.
a. LD.
b. KK.
c. LP
d. Lembar Peminjaman e. Lembar Teguran.
f. Kartu Penunjuk Silang.
g. Nomorator
h. Stempel Jadwal Retensi Arsip i. Stempel Tanggal.
Paragraf 2 Lembar Disposisi
Pasal 7
(1) LD digunakan untuk menulis perintah/instruksi dari atasan kepada bawahan yang terdir a. LD warna kuning untuk pimpinan Satminkai;
b. LD warna putih untuk pimpinan CTU
(2) LD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disediakan, diisi dan dilampirkan pada surat oleh Sekpim dan Sekpeng.
Paragraf 3 Kartu Kendah
Pasal 8
(1) KK digunakan untuk mengendalikan surat penting yang memerlukan jawaban dan sebagai katalogus (untuk penemuan kembali arsip).
(2) KK diketik atau ditulis dengan jelas.
(3) KK untuk Satminkal Dinas Pertanian dan Kehutanan terdiri dari dua lembar yaitu:
a. KK lembar kesatu berwarna putih;
b. KK lembar kedua berwarna merah muda;
(4) KK lembar kesatu, dan lembar kedua disimpan berdasarkan kode klasifikasi yang dibantu dengan susunan menurut indeks nama (badan, instansi, atau orang);
Paragraf 4 Lembar Pengantar
Pasal 9
(1) LP sesuai dengan penggunaannya dibedakan a. LP putih digunakan untuk :
1. menyampaikan surat keluar,
2. menyampaikan surat-surat dari ITU ke pimpinan Satminkal dan CTU dari CTU ke ITU, atau antar CTU.
b. LP merah digunakan untuk menyampaikan surat rahasia dari ITU kepada yang berhak menerimanya.
c. LP kolektif digunakan untuk menyampaikan beberapa surat yang ditujukan kepada satu alamat tertentu.
(2) LP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disediakan oleh pencatat surat, pengirim surat, Sekpeng, dan Sekpim.
(3) LP putih yang digunakan di lingkungan Satminkal dibuat sesuai dengan kebutuhan, sedangkan LP merah masing-masing dibuat rangkap 2 (dua).
(4) LP putih yang digunakan untuk menyampaikan surat keluar dan LP kolektif masing- masing dibuat satu lembar.
(5) LP putih, LP merah dan LP kolektif (LPKo) masing-masing disimpan dalam leman katalog berdasarkan indeks nama (instansi, badan, atau orang).
Paragraf 5 Lembar Peminjaman
Pasal 10
(1) Lembar peminjaman digunakan sebaga bukti bahwa sesuatu arsip/dokumen sedang dipinjam.
(2) Lembar peminjaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disediakan oleh Sekpeng serta pengendali surat dan penata arsip.
(3) Lembar Peminjaman diketik atau ditulis dengan jelas.
(4) Lembar peminjaman dibuat rangkap 3 (tiga) dengan penggunaan sebagai berikut.
a. lembar asli kesatu berwarna putih untuk instansi (pejabat) yang meminjamkan arsip.
b. lembar kedua berwarna putih untuk yang meminjam arsip.
c. lembar ketiga berwarna merah digunakan sebagai pengganti surat/arsip yang dipinjam dan disimpan dalam foldernya.
Paragraf 6 Lembar Teguran
Pasal 11
(1) Lembar teguran digunakan untuk memberikan teguran kepada CTU. Tentang : a. adanya surat yang telah habis jangka waktu simpannya;
b. kelambatan pengolahan surat;
c. jangka waktu peminjaman arsip telah habis
(2) Lembar teguran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat rangkap 2 (dua) oleh pengendali surat dan penata arsip atau Pejabat ITU.
(3) Lembar teguran disimpan dalam folder berdasarkan Indeks Nama (Badan, Instansi.
atau orang) yang ditegur
Paragraf 7 Kartu Petunjuk Silang
Pasal 12
(1) Kartu petunjuk silang digunakan untuk mempertemukan peristilahan penamaan yang berbeda tetapi sama art inya. beberapa Informasi yang berbeda tetapi saling berkaitan disimpan di tempat yang berlainan tetapi dapat menunjukkan tempat arsip yang bersangkutan
(2) Kartu petunjuk silang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disediakan dan diisi oleh Sekpeng pengendali surat dan penata arsip
Paragraf 8 Nomorator Pasal 13
(1) Petugas yang mencantumkan nomorator adalah penerima dan pencatat surat.
(2) Nomorator sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan untuk mencantumkan urutan surat masuk ke Satminkai.
(3) Setiap surat yang masuk diterima oleh Satminkal. sebelum disampaikan kepada pimpinan Satminkal dibubuhi Nomorator pada halaman depan surat di bagian bawah sebelah kiri atau kanan.
Paragraf 9
Stempel Jadwal Retensi Arsip Pasal 14
(1) Stempel jadwal retensi arsip digunakan untuk mencantumkan umur simpan arsip dl CTU dan Kantor Arsip Daerah.
(2) Setiap surat masuk yang ditenma oleh Satminkai, sebelum disalurkan ke CTU (Pengolah) harus dibubuhi Stempel jadwal retensi arsip pada halaman beiakang surat lembar pertama di sudut kanan atas.
(3) Petugas yang mengisi kolom umur simpan arsip pada Stempel jadwal referensi arsip adalah Pengarah Surat.
(4) Pemantauan jangka waktu simpan suatu arsip harus dihitung dari tanggal surat.
(5) Umur simpan arsip yang tertera pada Stempel jadwal retensi arsip merupakan pedoman waktu penyimpanan
(6) Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan umur simpan arsip yang tertuang pada kolom-kolom Stempel jadwal retensi arsip.
Paragraf 10 Stempel Tanggal
Pasal 15
(1) Stempel tanggal digunakan untuk mencantumkan tanggal surat masuk ke Satminkal.
(2) Setiap surat masuk yang ditenma Satminkai sebelum disampaikan kepada Pimpinan Satminkai harus dibubuhi Stempel tanggal pada halaman depan surat di bagian bawah sebelah kiri atau kanan.
(3) Petugas yang mencantumkan Stempel tanggal adalah penerima dan pencatat surat
Bagian Kedua Sarana Penyimpanan
Pasal 16
Sarana penyimpanan arsip dibedakan menjadi 3 (tiga) macam yaitu :
a. sarana penyimpanan arsip dalam bentuk perabot kantor, antara lain lemari arsip(manual dan/atau elektrik), filling kabinet, lemari catalog dan rak arsip;
b. sarana penyimpanan arsip dalam bentuk alat tulis kantor antara lain: map, kotak arsip (boks),
c. sarana penunjang penyimpanan arsip. yaitu petunjuk (guide) dan kata tangkap (caption).
Pasal 17
Kegunaan sarana penyimpanan arsip adalah sebagai berikut.
a. lemari arsip/filing kabinet digunakan untuk menyimpan arsip-arsip dinamis.
b. lemari katalog yang terdiri :
1. lemari katalog LD digunakan untuk menyimpan tembusan LD;
2. lemari katalog KK untuk menyimpan KK, LP, lembar peminjaman dan kartu petunjuk silang.
c. rak arsip termasuk lemari arsip digunakan untuk menyimpan kotak arsip (boks) yang telah berisi arsip/folder.
d. kotak arsip (boks) digunakan untuk menyimpan arsip yang telah ditata perfolder.
e. folder digunakan untuk menyimpan arsip.
f. penunjuk (guide) digunakan untuk menyekat lembar-lembar pencatatan.
BAB IV
PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK Pasal 18
(1) Surat yang ditujukan kepada Kepala Dinas harus melalui Bagian Tata Usaha selaku ITU.
(2) Surat yang belum dicatat oleh ITU tidak dibenarkan untuk diproses lebih ianjut.
(3) Semua surat masuk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus diproses lebih Ianjut, kecuali surat kaleng.
Pasal 19
(1) Prosedur Pengeiolaan surat masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 ayat (3) dilakukan sebagai berikut.
a. penerima dan pencatat surat bertugas
1. menerima dan meneliti semua surat, baik yang disampaikan oleh pengirim surat maupun meialui pos, faksimili. e-mail.
2. membuka sampul surat, kecuali surat rahasia dan mencocokkan antara alamat yang tertera pada surat dan alamat sampulnya serta mencocokkan jumlah lampirannya, dengan ketentuan
a) surat yang bukan untuk Dinas Pertanian dan Kehutanan dikembalikan kepada pengirimnya;
b) Jika alamat yang tercantum pada sampul surat sama dengan alamat suratnya, sampulnya dapat dimusnahkan. sedangkan jika di dalam surat tidak tercantum alamat lengkap dari pengirimnya, sampul surat diiutserakan;
c) surat yang pada kepala suratnya atau didalam teksnya dinyatakan ada lampiran. tetapi ternyata lampirannya tidak ada, perlu dilakukan hal-hal sebagai benkut.
1) jika melalui pos atau sejenis itu harus ditulis "lampirannya tidak ada" kemudian diparaf oleh penerima dan pencatat surat;
2) jika melalui pengirim surat. agar dikembalikan kepada pengirim surat yang bersangkutan
3. membubuhi paraf, nama jelas serta tanggal terima surat pada tanda terima surat/bukti penerimaan.
4. membubuhkan nomor, tanggal, penerimaan, dan paraf penerima pada bagian bawah surat.
5. membubuhkan stempel jadwal retensi arsip pada bagian belakang surat sebelah kanan atas
6. menyampaikan :
a) surat rahasia kepada yang berhak menenma dengan menggunakan 2 (dua) LP merah sebagai sarana pengiriman;
b) surat bukan rahasia kepada pengarah surat.
7. menyimpan LP merah rangkap kesatu setelah diparaf oleh yang berhak menerima
b. pengarah surat bertugas
1. menenma surat-surat dan penerima dan pencatat surat;
2. memilah-milah surat ke dalam 3 (tiga) bagian yaitu surat perlu jawaban, surat tidak perlu jawaban dan dokumen pelayanan,
3. memberi pengarahan pada bagian bawah surat;
4. mengisi umur simpan arsip pada kolom stempel jadwal retensi arsip.
5. menyampaikan semua surat kepada penerima dan pencatat surat;
6. menyampaikan dokumen pelayanan kepada pengendali surat dan penata arsip.
c. penerima dan pencatat surat bertugas :
1. menerima semua surat dari pengarah surat.
2. melampirkan dan mengisi :
1) LP putih rangkap 2 (dua) surat perlu jawaban.
2) LP putih rangkap 3 (tiga) bagi surat tidak perlu jawaban.
3. menyampaikan surat perlu jawaban beserta LP putih rangkap 2 (dua) serta surat tidak perlu jawaban beserta LP putih rangkap 3 (tiga) kepada Kepala Dinas melalui Sekpim.
4. menerima kembali :
a) LP putih lembar kesatu yang telah diparaf oleh Sekpim untuk surat perlu jawaban dan LP putih lembar kesatu dan lembar ketiga untuk surat tidak perlu jawaban.
b) menyimpan LP putih lembar kesatu atau LP putih lembar kesatu dan lembar ketiga dalam lema katalog.
d. Sekpim bertugas
1. menerima surat perlu jawaban beserta LP putih rangkap 2 (dua) untuk surat tidak perlu jawaban beserta LP putih rangkap 3 (tiga) atau surat rahasia beserta LP merah rangkap 2 (dua) dari penerima dan pencatat surat;
2. memaraf LP putih lembar kesatu, selanjutnya LP putih lembar kesatu dan/atau lembar ketiga dikembalikan kepada penenma dan pencatat surat;
3. melampirkan/mengisi LD kuning rangkap 2 (dua) kepada Kepala Dinas;
4. menyampaikan surat beserta LD kuning rangkap 2 (dua) kepada Kepala Dinas;
5. menyimpan LP putih lembar kedua dan LP merah lembar kedua dalam lemari katalog.
e. Kepala Dinas bertugas
1. menerima dan meneliti surat yang disampaikan oleh Sekpim;
2. memberikan disposisi pada LD kuning,
3. mengembalikan surat yang telah didisposisi kepada Sekpim.
f. Sekpim bertugas
1. menerima kembali surat beserta LD kuning rangkap 2 (dua) dari Kepala Dinas;
2. menyatukan LD kuning lembar kesatu pada suratnya;
3. menyampaikan surat perlu jawaban beserta LD kuning lembar kesatu kepada pengendali surat dan penata arsip serta surat tidak perlu jawaban dan LD kuning lembar kesatu kepada penerima dan pencatat surat dengan menggunakan LP putih lembar kedua yang berasal dari penerima dan pencatat surat;
4. menyimpan LP putih lembar kedua yang telah diparaf oleh pengendali surat dan penata arsip atau penerima dan pencatat surat serta LD kuning lembar kedua dalam lemari katalog
g. Penenma dan pencatat surat bertugas
1. menerima surat yang telah didisposisi Kepala Dinas kepada CTU pengolah dari Sekpim beserta LP putih lembar kedua;
2. memaraf LP putih lembar kedua dan mengembalikan kepada Sekpim;
3. menyampaikan surat dan LD kuning lembar kesatu kepada Sekpeng CTU Pengolah dengan menggunakan LP putih lembar kesatu dan lembar ketiga sebagai sarana pengiriman:
4. menerima kembali LP putih lembar kesatu yang telah diparaf Sekpeng CTU Pengolah;
5. menyimpan LP putih lembar kesatu dalam leman katalog h. Pengendali surat dan penata arsip bertugas
1. menerima surat yang telah didisposisi Kepala Dinas dari Sekpim beserta LP putih lembar kedua;
2. menerima dokumen pelayanan dari pengarah surat;
3. memaraf LP putih lembar kedua dan mengembalikan kepada Sekpim;
4. menyampaikan surat perlu jawaban dan LD kuning lembar kesatu serta dokumen pelayanan kepada Sekpeng CTU pengolah dengan menggunakan KK masuk lembar kesatu dan lembar kedua sebagai sarana pengiriman;
5. menyimpan KK masuk lembar kesatu yang telah diparaf Sekpeng CTU pengolah dalam lemari katalog
i. Sekpeng CTU pengolah bertugas 1. Menerima
a) surat perlu jawaban dan dokumen pelayanan beserta KK surat masuk rangkap 2 dari Pengendali Surat dan Penata Arsip,
b) surat tidak perlu jawaban beserta LP putih dan KK masuk lembar kesatu dalam leman katalog.
2. memaraf :
a) KK surat masuk lembar kesatu dan mengembalikannya kepada pengendali surat dan penata arsip;
b) LP putih lembar kesatu dan mengembalikannya kepada penerima dan pencatat surat
3. melampirkan LD putih rangkap 2 (dua);
4. menyimpan KK masuk lembar kedua dan LP putih lembar ketiga dalam leman Katalog.
j. Pimpinan CTU pengolah bertugas :
1. menerima dan meneliti surat serta dokumen pelayanan dari Sekpeng;
2. memberikan disposisi pada LD putih;
3. mengembalikan surat dan dokumen pelayanan yang telah didisposisi kepada Sekpeng CTU pengolah.
k. Sekpeng CTU pengolah bertugas :
1. menerima kembali surat dan dokumen pelayanan beserta LD putih rangkap 2 (dua) yang telah didisposisi oleh pimpinan CTU pengolah;
2. melepas LD putih lembar kedua dari surat menyatukan LD putih lembar kesatu pada surat atau dokumen pelayanan dan meneruskan surat tidak perlu jawaban dengan menggunakan KK masuk lembar kedua kepada pengolah surat;
3. menyimpan LD putih lembar kedua serta LP putih dan KK masuk lembar kedua dalam leman katalog.
l. Pengolah surat bertugas
1. menenma surat dan dokumen pelayanan dan Sekpeng CTU pengolah.
2. memproses surat sesuai dengan disposisi pimpinan
(2) Dalam hal surat rahasia setelah diketahui oleh yang berhak menerima ternyata bukan rahasia dan menjadi surat perlu jawaban atau surat tidak perlu jawaban, pengurusan selanjutnya mengikuti ketentuan pengurusan surat perlu atau surat tidak perlu jawaban.
(3) Bagan prosedur pengelolaan surat masuk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sesuai yang tercantum pada lampiran peraturan Gubernur ini.
BAB V
PROSEDUR PEMBUATAN NASKAH DINAS Bagian Kesatu
Teknis Pembuatan Naskah Dinas Pasal 20
(1) Konsep naskah dinas penting seperti keputusan, instruksi, edaran dan surat-surat penting, yang disusun oleh Pengolah CTU pengonsep atau pejabat lain yang ditunjuk, baik atas perintah Kepala Dinas maupun atas inisiatif sendiri, dituangkan dalam blanko perbal. dengan ketentuan sebagai berikut.
a. jika maten naskah dinas melibatkan beberapa CTU, maka semua pimpinan CTU yang terkait harus ikut memberikan pertimbangan dengan cara membubuhkan paraf pada perbal kolom pemaraf serta dan setiap pemarafan harus dilengkapi dengan tanggal pemarafan.
b. setiap terjadi perubahan, maka pejabat yang mengadakan perubahan harus membubuhkan paraf dan tanggal pemarafan pada perubahan tersebut.
(2) Konsep perbal naskah dinas yang telah diparaf/disetujui oleh pejabat penanda tangan, selanjutnya diberikan nomor dan tanggal surat oleh Pengendali Surat dan Penata Arsip serta diketik dengan ketentuan sebagai berikut.
a. naskah dinas diketik sebanyak instansi yang akan dikirimi ditambah dengan 2 (dua) eksemplar yaitu satu eksemplar untuk disimpan dalam perbal sebagai pertinggal dan satu eksemplar lagi untuk CTU pengonsep.
b. apabila perlu perbanyakan ketikan net, dapat dilakukan dengan fotokopi
c. naskah dinas asli diketik menggunakan kertas ukuran A4, dan sesuai dengan perkembangan teknologi pengetikan dapat dilakukan dengan komputer.
d. untuk membedakan yang asli dan tembusan dapat digunakan stempel ASLI dan stempel TEMBUSAN ditempatkan pada sudut kiri atas, dengan posisi miring.
e. bentuk dan format naskah dinas disesuaikan dengan pedoman tata naskah dinas f. sebelum diajukan kepada Kepala Dinas untuk dimintakan tanda tangan, maka
naskah dinas harus diperiksa/ditaklik.
g. pemeriksaan mengenai kebenaran materi dilakukan oleh pimpinan CTU pengonsep dengan membubuhkan paraf sebelah kiri nama jabatan dan memaraf perbal pada kolom "Net telah disetujui oleh Unit/sub Unit/CTU pengonsep;
h. pemeriksaan redaksional dan pengetikan dilakukan oleh pelaksana sehan-hari ITU dan diparaf oleh pimpinan ITU disebelah kanan nama jabatan Kepala Dinas.
(3) Ketikan net naskah dinas diajukan kepada pejabat penanda tangan untuk dimintakan tanda tangan dengan memperhatikan hal-hal sebagai benkut.
a. tembusan naskah dinas yang akan dijadikan pertinggal (arsip). ditempatkan paling atas.
b. Kepala Dinas menandatangani asli naskah dinas dan calon pertinggal atau tembusan yang dianggap perlu, sedangkan tembusan lainnya dapat menggunakan stempel tanda tangan
Pasal 21
(1) Penulisan nama jabatan dan tempat pemarafan ditulis sebagai benkut.
(x) KEPALA DINAS PERTANIAN DAN KEHUTANAN PROVINSI DKI JAKARTA, (XX)
NAMA JELAS NIP
(2) Paraf pimpinan CTU pengonsep pada sebelah kiri nama jabatan Kepala Dinas (x) dan paraf pimpinan CTU pada sebelah kanan nama jabatan Kepala Dinas (xx).
(3) Pemarafan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan pada lembar tembusan yang akan dijadikan pertinggal
Bagian Kedua Penomoran Naskah Dinas
Pasal 22
Penomoran semua naskah dinas dinomori oleh ITU dalam hal ini pengendali surat dan penata arsip.
Pasal 23
(1) Penomoran naskah dinas untuk surat keluar terdiri dan dua komponen. yaitu nomor urut dan kode klasifikasi yang dibatasi dengan garis miring
(2) Penulisan nomor surat keluar dan kode klasifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dutulis sebagai berikut
Nomor XX/-XXX XXX
--► XX Nomor Urut -► -XX,XXX Kode klasifikasi
(3) Nomor surat keluar dícatat dalam buku nomor surat keluar, dengan kolom-kolom : nomor urut, kode klasifikasi. tanggal dan nomor surat, ISI ringkas, ditujukan kepada dan keterangan (4) Penomoran sebagaimana dimaksud ayat (1) dimulai pada awal bulan Januari dan berakhir
pada akhir bulan Desember.
Pasal 24
(1) Penomoran naskah dinas penting seperti peraturan, keputusan. instruksi, surat edaran dan pengumuman diatur sebagai benkut
a. penomoran peraturan, instruksi. seruan dan pengumuman terdiri atas dua komponen yaitu nomor urut dan tahun penetapan yang dibatasi dengan kata TAHUN dengan ketentuan penulisan sebagai benkut
Nomor XX TAHUN XXXX
XX Nomor Urut XXXX Tahun Penetapan b. penomoran keputusan terdiri dari 2 (dua) komponen yaitu nomor urut dan tahun
penetapan yang dibatasi dengan ketentuan penulisan sebagai benkut Nomor XX/XXXX
XX Nomor Urut XXXX : Tahun Penetapan
c. penomoran suat edaran terdiri dari 3 (tiga) komponen yaitu nomor urut, tulisan SE dan tahun pembuatan yang masing-masing dibatasi dengan garis miring dengan ketentuan penuhsan sebagai benkut
Nomor XX/SE/XXXX
XX Nomor Urut SE Surat Edaran XXXX Tahun Penetapan
(2) Nomor peraturan, keputusan, instruksi, surat edaran, seruan dan pengumuman masing-masing dícatat dalam buku tersendiri.
(3) Penomoran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dimulai pada awal bulan Januan dan berakhir pada akhir bulan Desember
Bagian Ketiga
Penandatanganan Naskah Dinas Pasal 25
(1) Pada dasarnya semua naskah dinas ditandatangani oleh Kepala Dinas.
(2) Kepala Dinas dapat mendelegasikan sebagian kewenangannya dalam hal penandatanganan naskah dinas kepada pejabat struktural yang ditunjuk, yang pendelegasian kewenangannya dibuat secara tertulis dengan keputusan Kepala Dinas.
(3) Pengetikan nama jabatan yang diberi pendelegasian wewenang menandatangani naskah dinas atas nama Kepala Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditulis sebagai berikut.
a.n KEPALA DINAS PERTANIAN DAN KEHUTANAN PROVINSI DKI JAKARTA
KEPALA XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX,
NAMA JELAS NIP
(4) Apabila ada naskah dinas yang menurut ketentuan harus ditandatangani oleh Kepala Dinas atas Nama Gubernur, Kepala Dinas tidak dibenarkan melimpahkan kewenangan tersebut kepada siapapun.
Pasal 26
Naskah dinas yang bersifat kebijakan dan mengandung aspek yuridis harus ditandatangani oleh Kepala Dinas.
Bagian Keempat
Prosedur Pembuatan Naskah Dinas Pasal 27
(1) Prosedur pembuatan naskah dinas dilakukan dengan tahapan sebagai berikut a. Pengonsep bertugas :
1. menyiapkan konsep naskah dinas dalam blanko perbal lengkap dengan pengisiannya;
2. membubuhkan paraf dan tanggal paraf pada kolom "Dikerjakan oleh";
3. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk kepada pimpinan CTU Pengonsep
b. Pimpinan CTU Pengonsep bertugas :
1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dari pengonsep;
2. mengoreksi konsep perbal dan membubuhkan paraf/tanggal pada kolom
"Diperiksa oleh" dan kolom "Pemaraf Serta",
3. mengembalikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada Sekpeng CTU pengonsep.
c. Sekpeng CTU Pengonsep bertugas
1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dari perbal inisiatif sendiri yang sudah diparaf oleh pimpinan CTU pengonsep;
2. membubuhkan paraf dan tanggal paraf pada kolom "Diedarkan oleh";
3. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk kepada Sekpeng CTU terkait dengan menggunakan LP putih sebagai sarana penyampaian.
d. Sekpeng CTU terkait bertugas :
1. menerima konsep perbal beserta surat dan inisiatif sendiri dengan LP putih dari Sekpeng CTU pengonsep;
2. memaraf LP putih dan mengembalikannya kepada Sekpeng CTU pengonsep.
3. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada pimpinan CTU terkait
e. Pimpinan CTU terkait bertugas
1. menerima konsep perbal beserta surat masuk dari Sekpeng CTU terkait;
2. mengoreksi konsep perbal dan membubuhkan paraf/tanggal pada kolom pemaraf serta;
3. mengembalikan konsep perbal berikut berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada Sekpeng CTU terkait.
f. Sekpeng CTU terkait bertugas:
1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dari pimpinan CTU terkait;
2. menyampaikan konsep perbal benkut berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada Sekpeng CTU pengonsep dengan menggunakan LP putih sebagai sarana pengiriman.
g. Sekpeng CTU pengonsep bertugas :
1. menerima konsep perbal beserta surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dari Sekpim Wakil Kepala Dinas:
2. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk kepada Pengendali Surat dan Penata Arsip dengan menggunakan KK masuk lembar kedua setelah terlebih dahulu menuliskan kata-kata "beserta perbal/lampiran" pada kolom keterangan, kemudian memaraf,
3. dalam hal konsep perbal bukan merupakan jawaban surat masuk (perbal inisiatif sendiri) maka penyampaiannya dengan menggunakan LP putih rangkap 3.
4. menyimpan LP putih atau KK masuk lembar kesatu dalam lemari katalog setelah ditukar dengan KK masuk lembar kedua.
h. Pengendali surat dan penata arsip bertugas ;
1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dari Sekpeng CTU pengonsep beserta KK masuk lembar kedua atau LP putih 3 (tiga) rangkap;
2. mencabut KK masuk dan perbal inisiatif sendiri lembar kesatu dan menuliskan kata-kata yang sama seperti pada KK masuk lembar kedua kemudian memaraf:
3. menyerahkan KK masuk lembar kesatu atau LP putih lembar kesatu kepada Sekpeng CTU pengonsep;
4. menyampaikan konsep perbal beserta berkas masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada pelaksana sehari-hari ITU.
i. Pelaksana sehan-hari ITU bertugas
1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dari pengendali surat dan penata arsip;
2. mengoreksi konsep perbal dan membubuhkan paraf/tanggal pada kolom pemaraf serta bagian yang menyelenggarakan fungsi ketatausahaan pada sisi sebelah kiri;
3. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada pimpinan ITU.
j. Pimpinan ITU bertugas :
1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dari pimpinan ITU;
2. memaraf perbal dan membubuhkan tanggal paraf pada kolom pemaraf serta pada sisi sebelah kanan;
3. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada pengendali surat dan penata arsip.
k. Pengendali surat dan penata arsip bertugas :
1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dari pimpinan ITU;
2. mengisi tanggal pada kolom "Diajukan pada tanggal" dengan tanggal pemarafan Pimpinan ITU
3. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada Sekpim dengan menggunakan KK masuk lembar ke-2 atau LP putih lembar ke-3 sebagai sarana penginman;
4. menyimpan KK masuk lembar ke-2 atau LP putih lembar ke-3 dalam lemari katalog l. Sekpim bertugas
1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dengan KK masuk lembar ke-2 atau LP putih lembar kedua dan ketiga dari pengendali surat dan penata arsip;
2. memaraf KK masuk lembar kedua pada kolom diteruskan atau LP putih lembar ketiga dan mengembalikan kepada pengendali surat dan panata arsip;
3. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk kepada pejabat penanda tangan
4. menyimpan LP putih lembar kedua dalam leman katalog.
m. Pejabat penanda tangan bertugas
1. menenma konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dan Sekpim.
2. meneliti/mengoreksi konsep perbal dan membubuhkan paraf/ tanggal pada kolom ditetapkan oleh,
3. menyerahkan konsep perbal beserta surat masuk atau perbal inisiatif sendiri yang telah diparaf kepada Sekpim.
n. Sekpim bertugas
1. menenma konsep perbal beserta surat masuk dan perbal inisiatif sendiri yang telah diparaf pejabat penanda tangan
2. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada pengendali surat dan penata arsip dengan menggunakan LP putih lembar kedua atau LP putih lembar ketiga sebagai sarana penginman;
3. menyimpan LP putih lembar kedua atau LP putih lembar ketiga dalam leman katalog setelah diparaf oleh pengendali surat dan penata arsip pada kolom
"Diteruskan"
o. Pengendali surat dan penata arsip bertugas
1. menenma konsep perbal beserta surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dengan LP putih lembar kedua atau LP putih lembar ketiga dari Sekpim;
2. memaraf LP putih lembar kedua atau LP putih lembar ketiga pada kolom
"Diteruskan" dan mengembalikan kepada Sekpim.
3. memberi nomor dan tangal pada perbal,
4. membubuhkan paraf dan tanggal pada kolom 'Dinomori Oleh":
5. menyelesaikan proses pengetikan net, pengetikan net dapat dilakukan di ITU atau CTU pengonsep.
6. menyampaikan ketikan net rangkap kedua dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada pelaksana sehari-hari ITU;
7. menyimpan katikan net rangkap kesatu dan rangkap ketiga.
p. Sekpeng CTU Pengonsep bertugas
1. menerima ketikan net rangkap kedua dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dan KK surat masuk lembar kedua atau LP putih lembar dari pengendali surat dan penata arsip:
2. memaraf KK surat masuk lembar kedua atau LP putih lembar ketiga pada kolom pengolah dan mengembalikan kepada pengendali surat dan penata arsip;
3. menyampaikan ketikan net rangkap kedua dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada Pimpinan CTU pengonsep.
q. Pimpinan CTU pengonsep bertugas
1. menerima ketikan net rangkap kedua dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dari Sekpeng CTU pengosep;
2. membubuhkan paraf ketikan net rangkap kedua dan pada perbal di kolom
"Net telah disetujui oleh unit/subunit/CTU pengonsep" pada SISI kiri nama jabatan penanda tangan surat;
3. mengembalikan ketikan net rangkap kedua yang telah diparaf dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada Sekpeng CTU pengonsep
r. Sekpeng CTU pengonsep bertugas
1. menenma ketikan net rangkap kedua dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dan Pimpinan CTU pengonsep, 2. menyampaikan ketikan net rangkap kedua dan konsep perbal beserta
berkas surat masuk kepada pengendali surat dan penata arsip dengan menggunakan KK surat masuk atau perbal inisiatif sendiri lembar kesatu sebagai sarana pengiriman;
3. menyimpan KK masuk lembar kesatu atau LP putih lembar kesatu dalam lemari katalog setelah diparaf pengendali surat dan penata arsip pada kolom "Diteruskan"
s. Pengendali surat dan penata arsip bertugas
1. menenma ketikan net rangkap kedua dan konsep perbal beserta surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dari Sekpeng CTU pengonsep;
2. memaraf KK masuk lembar kesatu atau LP putih lembar kesatu pada kolom diteruskan dan mengembalikan pada Sekpeng CTU pengonsep;
3. meneliti kelengkapan paraf pada ketikan net rangkap kedua baik paraf pada sisi kiri dan kanan nama jabatan penanda tangan maupun paraf hasil penaklikan pada setiap halaman net rangkap kedua;
4. mengambil ketikan net rangkap kedua dan ketiga untuk digabung dengan ketikan net rangkap kedua dengan posisi ketikan net rangkap rangkap kedua paling atas, serta membubuhkan stempel asli pada ketikan net rangkap kesatu dan tembusan pada ketikan net rangkap kedua dan ketiga;
5. menyampaikan ketikan net rangkap ketiga dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada Sekpim dengan
menggunakan KK surat masuk lembar kedua atau LP putih lembar ketiga sebagai sarana pengiriman.
t. Sekretaris pimpinan bertugas :
1. menerima ketikan net rangkap 3 (tiga) dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendin dari pengendali surat dan penata arsip;
2. memaraf KK surat masuk lembar kedua atau LP putih lembar ketiga pada kolom diteruskan dan mengembalikannya kepada pengendali surat dan penata arsip;
3. menyampaikan ketikan net rangkap 3 (tiga) dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada pejabat penanda tangan.
u. Pejabat penanda tangan bertugas :
1. menerima ketikan net dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dari Sekpim;
2. menandatangani ketikan net rangkap 3 (tiga);
3. mengembalikan ketikan net rangkap 3 (tiga) yang telah ditandatangani beserta konsep perbal dan berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada Sekpim.
v. Sekpim bertugas :
1. menerima naskah dinas rangkap 3 (tiga), konsep perbal dan berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri;
2. menyampaikan naskah dinas rangkap 3 (tiga) beserta konsep perbal dan berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada pengendali surat dan penata arsip dengan menggunakan LP putih baru 1 (satu) lembar sebagai sarana pengiriman;
3. menyimpan LP putih baru dalam lemari katalog setelah diparaf oleh pengendali surat dan penata arsip.
(2) Bagan prosedur pembuatan naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sesuai yang tercantum dalam lampiran peraturan Gubernur ini.
BAB VI
PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT KELUAR Pasal 28
(1) Pengiriman semua surat keluar melalui ITU.
(2) ITU bertanggung jawab atas penyampaian/pengiriman surat keluar tepat pada waktunya.
Pasal 29
(1) Prosedur pengendalian surat keluar adalah sebagai berikut.
a. Pengendali surat dan penata arsip bertugas :
1. menerima surat yang telah ditandatangani oleh pejabat penanda tangan beserta konsep perbal dan berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dari Sekpim,
2. memaraf LP putih satu lembar pada kolom "Diteruskan" dan mengembalikannya kepada Sekpim
3. menggandakan surat keluar sebanyak yang dibutuhkan;
4. membubuhkan Stempel pada surat 5. mengisi KK keluar rangkap 2 (dua).
6. menyampaikan surat (asli) dan perbal kepada pengirim surat dengan menggunakan KK keluar rangkap 2 (dua) sebagai sarana penginman.
b. Pengirim surat bertugas.
1. menerima surat (asli) dan perbal beserta KK keluar rangkap 2 (dua) dari pengendali surat dan penata arsip;
2. memaraf perbal pada kolom "Diterima Oleh Pengirim Surat" dan kolom
"Dikirim Oleh" serta KK keluar rangkap 2 pada kolom "Diteruskan" dan mengembalikan kepada pengendali surat dan penata arsip;
3. menyiapkan/mengetik alamat pada sampul surat, Stempel dan LP putih 1 (satu) lembar;
4. menyimpan LP putih dalam leman katalog c. Pengendali surat dan penata arsip bertugas :
1. menerima kembali perbal dan KK keluar rangkap 2 (dua) dari pengirim surat;
2. memaraf kolom "Perbal dan Pertinggal Disimpan Oleh" pada perbal dan menuliskan tanggal pemarafan;
3. memaraf KK masuk lembar ke-2 dan KK surat keluar lembar ke-1 dan ke-2 pada kolom "Disimpan" sekaligus menuliskan kode lokasi penyimpanan berkas.
4. menyimpan berupa :
a) surat keluar pertinggal, perbal dan surat masuk dalam filing kabinet;
b) KK masuk lembar kedua dalam leman katalog.
5. menyampalkan surat keluar tembusan dan KK keluar lembar kesatu kepada Sekpeng CTU Pengonsep dengan menggunakan KK keluar lembar kedua sebagai sarana pengiriman;
6. menerima kembali KK keluar lembar kedua setelah diparaf oleh Sekpeng CTU pengonsep selanjutnya menyimpannya ke dalam leman katalog digabung dengan KK masuk lembar kedua.
d. Sekpeng CTU pengonsep bertugas
1. menerima surat keluar tembusan dari KK keluar lembar kesatu dan kedua dari pengendali surat dan penata arsip;
2. memaraf KK keluar lembar kedua pada kolom pengolah dan mengembalikannya pada pengendali surat dan penata arsip.
3. menyimpan surat keluar tembusan dalam lemán arslp dan KK keluar lembar kesatu dalam leman katalog digabung dengan KK surat masuk lembar kesatu.
(2) Bagan prosedur pengelolaan surat keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sesuai yang tercantum dalam lampiran Peraturan Gubernur ini.
BAB VII
PENYIMPANAN ARSIP DAN LEMBAR PENCATATAN Bagian Kesatu
Penyimpanan Arsip Pasal 30
(1) Arsip dinamis yang masih digunakan dalam pelaksanaan proses pekerjaan disimpan oleh CTU pengolah sedangkan arsip dinamis yang telah selesai digunakan dalam proses pekerjaan disimpan dan dipelihara oleh ITU.
(2) CTU harus menyerahkan arsip dinamis yang telah selesai digunakan dalam proses pekerjaan kepada ITU.
Bagian Kedua Paragraf 1
Penyimpanan Arsip dan Lembar Disposisi Pasal 31
Penyimpanan arsip dilakukan dengan cara sebagai berikut.
a. pengendali surat dan penata arsip mengelompokkan arsip berdasarkan kode klasifikasi dan menyusunnya ke dalam map folder menurut indeks nama badan/instansi/orang yang tercantum pada tabulasi tersebut.
b. penyusunan тар folder menurut indeks dipisahkan dengan penunjuk (guide).
c. тар folder dimasukkan ke dalam Kotak Arsip yang telah diberi kode klasifikasi dan disusun secara vertikal.
d. kotak arsip ditempatkan di dalam rak arsip dan/atau lemari arsip.
Pasal 32
Penyimpanan LD dilakukan sebagai berikut.
a. LD disimpan dalam Leman Katalog;
b. penyimpanan dikelompokkan berdasarkan kronologis waktu menurut tanggal, bulan dan tahun;
c. penyusunan LD dipisahkan dengan petunjuk (guide) berupa : 1. warna merah untuk menunjukkan tahun;
2. warna hijau untuk menunjukkan bulan;
3. warna kuning untuk menunjukan tanggal.
d. penempatan penunjuk (guide) warna merah disusun menurut urutan tahun;
e. penempatan penunjuk (guide) warna hijau disusun menurut urutan bulan dengan menempatkan bulan Desember sebagai urutan pertama;
f. penempatan penunjuk (guide) warna kuning disusun menurut urutan tanggal disesuaikan dengan interval waktu sesuai kebutuhan.
