PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI ZON 3 (BAHAGIAN PENGURUSAN KOMPUTER, BAHAGIAN PENGKOMPUTERAN TERMAJU, UNIT SOKONGAN AKADEMIK,
BAHAGIAN MULTIMEDIA & TEKNOLOGI PENDIDIKAN)
NAMA SUB ZON
MARKAH KESELURUHAN TARIKH PENILAIAN
RINGKASAN PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (AMALAN 5S)
MARKAH PENILAIAN ASPEK
PENILAI 1 PENILAI 2
A. Keperluan Utama Pelaksanaan 5S B. Ruang Pejabat
C. Tempat Simpanan / Stor
D. Ruang Pengeluaran / Operasi / Mesin E. Tempat Umum
F. Kreativiti / Inovasi
JUMLAH MARKAH KESELURUHAN
JUMLAH MARKAH KESELURAHAN / PURATA X 100 = PERATUSAN
MARKAH PENILAIAN KESELURUHAN %
PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (AMALAN 5S)
MARKAH PENILAIAN
ASPEK MARKAH PENUH DINILAI
(BIL PERKARA DINILAI x 5 MARKAH)
MARKAH PENILAIAN SEMASA AUDIT
A. Keperluan Utama Pelaksanaan 5S 115
B. Ruang Pejabat 150
C. Tempat Simpanan / Stor 105
D. Ruang Pengeluaran / Operasi /
Mesin 95
E. Tempat Umum 205
F. Kreativiti / Inovasi 35
JUMLAH KESELURUHAN MARKAH
TANDATANGAN :
NAMA PENILAI : TARIKH :
TANDATANGAN :
NAMA PENGESAH : TARIKH :
PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI
ZON DINILAI TEMPAT DINILAI NAMA PENILAI TARIKH
PENILAI TAHAP AMALAN (MARKAH)
A KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 5S
MARKAH
KATEGORI BIL PERKARA DINILAI
1 2 3 4 5
TIDAK BERKAITAN (1 MARKAH)
CATATAN
1
Disediakan dengan kemas dan mudah dibaca serta difahami oleh pekerja.
2 Dapat dilihat pada paparan sudut 5S dan mudah difahami oleh pekerja.
A1 Polisi 5S
3
Maksud polisi ini memenuhi keperluan mengikut aktiviti pelaksanaan Sistem 5S dan dijelaskan kepada pekerja
4
Dapat dilihat pada paparan sudut 5S dan mudah difahami oleh pekerja.
A2 Carta
Organisasi 5S
5 Disediakan dengan kemas dan sesuai dengan keperluan program 5S.
6
Terletak di tempat yang strategik dan mudah di lihat oleh ahli dengan menggunakan sepenuhnya ruang yang disediakan.
7 Carta Organisasi dan Polisi 5S dipamerkan.
A3 Sudut 5S
8 Pelan lantai zon memaparkan kawasan/pembahagian sub zon masing-masing
9 Ada perancangan carta perbatuan yang terkini.
10
Ada keputusan dan ringkasan laporan Audit 5S yang telah dijalankan.
11 Ada gambar-gambar sebelum dan selepas dijalankan Program 5S
12
Sentiasa kemaskini sudut 5S dari masa ke semasa agar lebih informasi.
13 Nama zon dan ahli-ahli dipaparkan
14 Terdapat nama ahli zon dipaparkan
15
Terdapat kawasan/ruang kerja yang ditugaskan kepada tiap-tiap zon 5S
16
Penggunaan Sudut 5S untuk zon/sub zon masing-masing adalah memuaskan
17 Jadual giliran dan tarikh perjumpaan/ mesyuarat zon 5S terdapat pada Sudut 5S zon A4
Pengurusan Zon (Nama Zon /
Sub Zon )
18 Rekod aktiviti penambahbaikan ditunjukkan dengan jelas.
19
Adakah terdapat tanda bahawa staf mempunyai sikap positif dan disiplin yang tinggi di tempat kerja mereka melalui Amalan 5S ini.
20 Cara pakaian pekerja bersesuaian dan kemas semasa bertugas
21
Penampilan diri sebagai pegawai perkhidmatan awam yang berorentasikan pelanggan seperti berbudi bahasa, bersopan santun dan berkelakuan baik
22 Menghadiri kursus/bengkel yang berkaitan amalan 5S
A5
Disiplin / Sikap Pekerja (Penilaian
melalui pengamatan
tingkah laku/persekitara n dan temuduga secara rambang dengan staf)
23
Hasil laporan audit dipamerkan untuk memberi maklumat dan pengetahuan kepada semua staf.
B RUANG PEJABAT
MARKAH
KATEGORI BIL PERKARA DINILAI
1 2 3 4 5
TIDAK BERKAITAN (1 MARKAH)
CATATAN
1
Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran serta tiada barang yang tidak diperlukan.
2
Tiada sampah sarap di sudut atau di bawah peralatan perabot. Tiada berlubang/pecah/terkoyak (aduan kerosakan (SAK) telah dibuat jika bermasalah).
B1 Lantai
3 Ada tempat buang sampah yang khas berlabel.
4 Kemas dan tersusun dengan rapi
5
Susunan yang teratur mengwujudkan suasana yang selesa tanpa mengancam keselamatan
6
Barang peribadi tersusun dan kemas (mengunakan ruang tersebut kurang dari 20%) dinding dan ruang kerja.
B2 Susun Atur Peralatan
7 Kabel komputer/ telefon tidak berselerak di atas lantai dan meja serta dilabelkan
8 Berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan
9 Tidak berdebu, bersih dan kemas
10 Alatulis tidak berselerak di atas meja atau rak simpanan
11
Menggunakan label/tanda yang seragam bagi peralatan yang tersimpan dalam rak/almari.
B3 Peralatan (Komputer,
Meja dll)
12
Peralatan rosak dilabelkan dengan jelas dan nyatakan isu kerosakan dan tarikh penyelenggaraan (pelupusan/baikpulih).
13 Disusun dengan teratur dengan menggunakan tanda/label/abjad supaya mudah diperolehi B4 Susunan Fail
14 Fail-fail disusun secara sistematik.
15 Papan kenyataan dijaga dengan baik.
16
Maklumat yang dipamerkan di papan kenyataan adalah yang terkini.
17 Suis dilabelkan mengikut kesesuaian
B5 Dinding
18 Poster-poster yang di tampal bersesuaian dan berinfomasi
19 Pamerkan panduan keselamatan diri dan peralatan disetiap meja agar mudah dilihat dan dipatuhi
20
Peralatan keselamatan seperti pelapik disaj elektrostatik dan tali pergelangan tangan sentiasa berada dimeja dan berfungsi baik B6 Ruang Kerja
21
Peralatan baik pulih disusun dengan teratur dan kemas. Perlu dilabelkan status siap atau dalam proses baikpulih
22 Peralatan diletak mengikut kesesuaian dan sentiasa kemas 23 Tiada kesan air, minyak dan habuk B7 Ruang Rehat
24 Ada tempat buang sampah yang khas berlabel.
25 Terdapat 'label' menunjukkan nama Bahagian/Unit yang berkaitan dengan aktiviti pentadbiran.
26 Terdapat tanda nama pegawai/staf pada bilik/meja/partition.
B8 Tanda Arah / Petunjuk
27 Tanda arah yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif.
B9 Pendawaian 28
Pendawaian
elektrik/telefon/rangkaian dalam keadaan baik, sempurna, teratur, tidak berserabut dan selamat.
29 Kesesuaian menggunakan label/
petunjuk pada suis lampu.
B10 Lampu
30 Bersih dan tiada lampu yang rosak.
C TEMPAT SIMPANAN / STOR
MARKAH
KATEGORI BIL PERKARA DINILAI
1 2 3 4 5
TIDAK BERKAITAN (1 MARKAH)
CATATAN
1 Keadaan tersusun, kemas dan teratur
2
Pegawai bertanggungjawab (pemunya(ownership)) dilantik bagi menguruskan kebersihan stor dan urusan keluar/masuk peralatan (nama pegawai dan nombor telefon).
3 Pelan susun atur/pelan lantai
4
Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan
mencukui, informatif dan efektif.
5
Memenuhi dan mematuhi ciri keselamatan dan kesihatan dimana sistem kawalan keselamatan seperti alat pemadan api, smoke detector sentiada berkeadaan baik dan diperiksa.
6 Terdapat tanda 'label' bagi tiap-tiap bahan tersebut
7
Mempunyai ruang/garisan untuk memisahkan antara satu bahan dengan bahan lain
8
Mempunyai sistem susunan yang teratur dan mudah untuk diambil (seperti rak-rak) bila diperlukan 9 Mempunyai sistem rekod yang
sesuai untuk merekod bahan tersebut diambil
10
Tidak terdapat sampah/sisa/bahan yang tidak diperlukan berada di dalam stor ini
11 Terdapat papan notis/papan tulis untuk sesuatu catatan
12 Tidak bercampur bahan rosak dan yang boleh diguna.
13 Susunan keperluan barang mengikut keperluan
14 Penanda aras bagi menunjukkan barang yang diperlukan
15 Index senarai keseluruhan bahan di dalam stor
C1 Stor
16 Pamerkan peraturan berkaitan Stor
telah ditetapkan
18 Mempunyai tanda 'label' bagi setiap barangan siap yang berbeza
19 Peralatan seperti rak/palet untuk kegunaan simpanan barangan ini digunakan dengan baik
20
Sistem susunan yang berkesan dan rekod pengeluaran daripada stor dipraktikkan. Tiada terdapat stok barang lama / rosak yang tidak dipakai lagi.
C1 Stor
21
Cahaya lampu yang terang didalamnya supaya mudah mendapatkan komponen / barang dengan mudah bila diperlukan.
D RUANG PENGELUARAN / OPERASI / MESIN
MARKAH
KATEGORI BIL PERKARA DINILAI
1 2 3 4 5
TIDAK BERKAITAN (1 MARKAH)
CATATAN
1
Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran serta tiada barang yang tidak diperlukan.
2
Tiada sampah sarap di sudut atau di bawah peralatan perabot. Tiada berlubang/pecah/terkoyak (aduan kerosakan (SAK) telah dibuat jika bermasalah).
D1 Lantai
3 Ada tempat buang sampah yang khas berlabel.
4 Mempunyai tanda pengenalan bagi tiap-tiap mesin
5 Terdapat sistem penyelenggaraan mesin (bersih, tiada habuk, berminyak, dsb.)
6 Tiada barang yang tidak berkaitan di letak di atas/di bawah mesin
7
Tanda berhati-hati (Awas) diletakkan pada bahagian yang merbahaya
8 Mesin diletak di tempat yang sesuai dan susunannya baik 9 Tiada mesin lama/rosak terdapat di
sini
10 Terdapat peraturan/penggunaan mesin (SOP)
11 Ada sistem hakmilik bagi setiap mesin untuk penjagaan.
D2 Mesin
12 Terdapat jadual penyelenggaraan mesin secara berkala
13
Berada di tempat yang disediakan/ada
tempat simpanan yang khas dan mudah untuk digunakan
14
Berkeadaan baik dan selamat untuk digunakan dan disimpan ditempat yang dikhaskan.
D3 Peralatan dan Alat Kelengkapan
15 Tiada kesan air dan habuk
17 Kekemasan kabel dan wayar
18
Ditempatkan secara/kemas teratur sebelum digunakan - mudah diambil
D4 Bahan dan Barang Siap
19 Tiada lebihan/baki kertas dipersekitaran kawasan kerja
E TEMPAT UMUM
MARKAH
KATEGORI BIL PERKARA DINILAI
1 2 3 4 5
TIDAK BERKAITAN (1 MARKAH)
CATATAN
1 Peralatan/kemudahan berada dalam keadaan memuaskan
2 Kebersihan, sistem paip/air/lampu adalah memuaskan
3 Sinki bersih, tidak tersumbat dan ditutup setelah digunakan
4 Senarai semak/jadual kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan tandas dilekatkan di dalam bilik air.
5 Tanda larangan merokok dipamerkan
6 Bakul sampah disediakan
7
Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna lengkap dengan penyelak dan penyangkut serta sentiasa bersih
8
Mangkuk tandas berkeadaan bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing system berfungsi dengan sempurna.
9 Terdapat sticker arahan prosedur penggunaan peralatan di dalam bilik air.
10 Cermin muka berkeadaan bersih.
11
Kemudahan tanda arah / keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif.
E1 Tandas
12
Pegawai bertanggungjawab (pemunya /ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik air (Nama pegawai dan Nombor telefon).
13
Kerusi yang seragam disusun dengan teratur agar mudah diperolehi dan sentiasa berkeadaan baik
14 Audio visual berkeadaan baik dan berfungsi
E2 Bilik Mesyuarat / Perbincangan
15 Tiada barang yang tidak diperlukan
16 Peralatan/kemudahan berada dalam keadaan memuaskan dan berfungsi
17
Pamerkan jadual penyelenggaran makmal secara berkala dan jadual aktiviti pengunaan makmal 18 Pamerkan peraturan penggunaan
makmal
19
Pamerkan gambar dan maklumat petugas yang bertangungjawab terhadap makmal
E3 Makmal
Multimedia
20 Makmal sentiasa bersih dan tersusun
21
Peralatan/kemudahan dalam keadaan baik dan boleh digunakan dengan baik.
22
Persekitaran kaunter yang bersih, kemas, tidak berdebu dan menyenangkan pelanggan serta pencahayaan lampu yang baik.
23 Kemudahan tanda arah/ tanda petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif.
24
Mempunyai pelbagai maklumat kualiti/pemberitahuan/arahan/berse suaian untuk disampaikan kepada pelanggan.
25
Perkhidmatan berorentasikan pelanggan (perkhidmatan mesra, berbudi bahasa, sopan santun dan bertata susila).
26 Terdapat maklumat korporat PTM
27 Borang-borang berkaitan disediakan dengan teratur dan dilabelkan.
E4 Lobby / Ruang Kaunter
28 Sofa dan kerusi disediakan di ruang menunggu dan sentiasa kemas.
Keperluan utama di lobby/kaunter adalah seperti berikut :
29 Gambar/Nama petugas 30 Buku kedatangan pelawat 31 Kotak Senyum (Smiley box) 32 Telefon berfungsi baik 33 Jam dinding berfungsi baik 34 Set komputer, pencetak dan
capaian Internet berfungsi baik 35 Direktori telefon kakitangan PTM 36 Borang aduan/cadangan/
kepuasan hati pelanggan E4 Lobby / Ruang
Kaunter
37 Bahan bacaan seperti majalah/surat khabar dll
38
Peralatan keselamatan (alat pemadam api, first aids dan sebagainya) diletakkan di tempat yang betul, mudah dilihat dan terdapat tata cara penggunaan.
39
Peralatan berada dalam keadaan baik dan kefungsian yang
memuaskan dan tidak luput jangka hayat pemakaian.
40 Pintu rintangan api sentiasa berfungsi, tidak dihalangi dan tidak terbuka.
E5 Kemudahan Keselamatan
41
Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan jelas (contoh : Dilarang Merokok, tanda KELUAR dan AWAS).
F KREATIVITI / INOVASI
MARKAH
KATEGORI BIL PERKARA DINILAI
1 2 3 4 5
TIDAK BERKAITAN (1 MARKAH)
CATATAN
1 Mempunyai daya tarikan F1 Keceriaan
2 Keseragaman
3 Penggunaan bahan kitar semula 4 Terdapat unsur penjimatan F2 Penggunaan
Sumber
5 Penggunaan sumber sedia ada secara optimum
6 Memberi faedah kepada zon / sub zon / bahagian / organisasi F3 Impak / Kesan
7 Ruang kerja yang selamat dan selesa
SKALA 1 HINGGA 5
Penilaian mengikut Skala dan Peratus
Amalan Teori Data/Rekod
1 (0 – 29%)
• Langsung tidak ada
• Langsung tidak melakukannya
• Melakukan cara yang salah
• Tidak ada pengetahuan
• Salah Fakta
• Tidak dapat menjelaskan
• Tiada data atau rekod
• Tiada contoh
2 (30 – 49%)
• Sedikit sahaja diamalkan
tetapi tidak mencukupi • Tahu sedikit sahaja tetapi tidak mencukupi untuk diamalkan
• Ada sedikit data atau rekod tetapi contoh tidak mencukupi
3 (50 – 69%)
• Telah melakukan apa yang patut diamalkan tetapi usaha perlu dipertingkatkan lagi
• Faham dan telah mempunyai pengetahuan asas yang menyeluruh
• Data dan rekod mencukupi tetapi tidak tersusun
• Ambil masa untuk mencarinya
4 (70 – 89%)
• Memuaskan tetapi tidak lengkap atau belum mencukupi
• Terdapat langkah pencegahan dan pengekalan
• Memuaskan tetapi di dalam sesetengah bidang tidak mencukupi untuk digunakan
• Tidak boleh menjawb atau menunjukkan dengan segera tetapi memerlukan sedikit masa yang kurang (jam) bila hendak mencarinya
5 (90 – 50%)
• Lengkap, mencukupi dan memuaskan
• Langkah untuk pencegahan dan pengekalan diamalkan
• Lengkap dan
mencukupi serta faham untuk digunakan sepenuhnya
• Data dan rekod tersusun kemas dan berasingan
• Dapat menjawab dan boleh menunjukkan dengan egera bila diperlukan
