Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Penataan Ruang Kantor Penunjang Efisiensi Kerja pada Kantor Tata Usaha di SMK Negeri 1 Salatiga

(1)

136 Lampiran 1

PEDOMAN WAWANCARA

 Bagaimana penataan ruang kantor yang ada di tata usaha SMK N 1 Salatiga?

 Dapatkah ruang tata usaha di SMK N 1 Salatiga diubah susunannya?  Bagaimana penyusunanstaffyang ada di ruang tata usaha SMK N 1

Salatiga?

 Bagaimana arus perpindahan staff dalam menjalankan sebuah tugas pekerjaan?

 Berapa luas lantai yang digunakan dalam penataan ruang kerja tata usaha SMK N 1 Salatiga?

 Termasuk jenis apakah penataan ruang kantor tata usaha SMK N 1 Salatiga?

 Bagaimana pengaturan udara yang ada di kantor tata usaha SMK N 1 Salatiga?

 Bagaimana pengaturan cahaya yang ada di kantor tata usaha SMK N 1 Salatiga?

 Bagaimana pengaturan warna pada dinding dan alat-alat kantor yang ada di kantor tata usaha SMK N 1 Salatiga?

 Bagaimana keadaan suara yang ada di kantor tata usaha SMK N 1 Salatiga?

 Berapakah jumlah peralatan dan perlengkapan kantor yang digunakan dalam proses pekerjaan kantor di tata usaha SMK N 1 Salatiga?

 Bagaimana kondisi kelengkapan dari peralatan dan perlengkapan yang digunakan staff tata usaha di SMK N 1 Salatiga?

 Bagaimana penataan peralatan kerja pada masing-masing milik staff tata usaha?

(2)

137

 Bagaimana kendala dalam penataan ruangan tata usaha di SMK N 1 Salatiga?

 Bagaimana penyimpanan dokumen dan barang yang masih maupun tidak terpakai lagi?

 Bagaimana peran tata usaha terhadap pencapaian tujuan sekolah?

 Bagaimana dampak penataan ruang terhadap penyelesaian tugas dilihat dari segi waktu?

 Bagaimana dampak penataan ruang terhadap penyelesaian tugas dilihat dari segi biaya?

 Bagaimana dampak penataan ruang terhadap penyelesaian tugas dilihat dari segi tenaga?

 Bagaimana dampak penataan ruang terhadap penyelesaian tugas dilihat dari segi hasil yang dicapai?

 Sudahkah Anda puas dengan penataan ruang kantor tata usaha di SMK N 1 Salatiga?

 Sudahkah Anda merasa nyaman dengan penataan ruang kantor tata usaha di SMK N 1 Salatiga?

(3)

138 Lampiran II

Pengumpulan Data

Wawancara Staff Tata Usaha

SMK Negeri 1 Salatiga

Narasumber : Dra. Budiati

Jabatan : Koordinator Tata Usaha/ Pimpinan TU Hari, tanggal : Selasa, 22 September 2015

Waktu : 07.58 – 08.23

 Bagaimana tata ruang kantor yang ada di tata usaha SMK N 1 Salatiga? Jadi kan yang di depan sendiri menangani surat masuk dan surat keluar mbak April agendaris, membuat surat keterangan dari luar atau dari dalam. Dari samping kiri bendahara melayani pembayaran dari luar, bendahara tiga bendahara semua, bendahara penerimaan siswa, bendahara bos, mbak elly kepegawaian, ada pula pembantu umum melayani masalah barang-barang. Kursi yang sebalah-sebelah untuk satpam misalnya untuk rapat. Kemudian pojok untuk inventaris sarana dan pra sarana. Pak ripan sarpras.  Dapatkah ruang tata usaha di SMK N 1 Salatiga diubah susunannya?

Dapat. Sejak berdiri lima tahun baru diubah seperti ini selama ini sumpek banget karena lemari-lemari belum ditata sehingga peteng banget. Kemudian kalau nanti ke depan mau diubah mungkin teman-teman menghendaki semuanya diubah, sehingga yang ada itu kalau bisa tiap bagian tu ada sekat-sekat pendek kita pengennya seperti itu soalnya kita privasinya kan terjaga yan dari masing-masing dan mereka bisa bekerja dan fokus diruangannya walaupun kecil tapi begitu ada alat yang digunakan kemudian tanggungjawab yang dikerjakan, rencananya sih begitu tapi kapan belum tahu.

 Bagaimana penyusunan staff tata usaha SMK N 1 Salatiga?

Terlalu sempit karena ruangannya sempit. Lorong untuk berjalan kurang. Satu dengan lainnya berpasasan untuk berjalan yang sudah, lorong utama cukup tapi tempat duduk ke tempat duduk yang lain itu.

 Termasuk jenis ruang kantor apakah tata usaha ini? Terbuka.

 Bagaimana pengaturan udara yang ada pada tata usaha disini? Ya ini terbuka banget sih, udara keluar masuk.

(4)

139

Pengaturan dinding terang, alat kantor sumpek karena tempatnya sempit ya dimana baru diperlukan baru dikeluarkan.

Karena sudah terbiasa ya mbak ya ini letaknya dari depan karena langsung melayani masyarakat dari orang tua, stakeholder, otomatis letaknya didepannya kalau untuk suara biasa kalaupun bising itu tidak menjadi berpengaruh, jarang ya mbak ya, kalau masuk tidak mengganggu. Kalau alat berat masuk sini kalau kita membangun untuk kerja.

Laptop ada 8 dari sekolah, komputer ada di lab., tidak semua pegawai menggunakan laptop soalnya ini kan milik pribadi, jadi hampir semauanya setiap pegawai pakai, printer 1 sendiri, ada 6 printer, terus untuk komputer ada 3 buah, untuk scanner ada 1. Alat ketik manual, ada untuk mengepres untuk kartu nama. Printer untuk soal masih bisa biasanya dipinjam teman-teman untuk print soal. Kemudian beberapa almari untuk arsip.

Ya cukup kalau kita misalnya butuh untuk menyelesaikan pekerjaan itu segera tinggal dikasihkan kepada yang menyelesaikan dikerjakan langsung cepet gitu ya, nanti langsung bisa mengeprint.

 Perlukah penambahan peralatan kantor di tata usaha?

Perlu, karena kadang-kadang kalau pas dibutuhkan ya biasanya kebutuhkan peralatan biasanya kalau benar-benar kita membutuhkan baru itu dimunculkan tapi belum butuh, sementara ini cukup, itu ada Telephone bisa untuk intern juga keluar. Kalau disini ada 1 tapi di sekolah ini kan disambung-sambungkan.

(5)

140

Selalu ada yang tidak efisien. Kalau orang melakukan tugas tidak tepat waktu itu berarti kan tidak efisien tidak efektif,tapi kalau orang punya tugas masing-masing tanpa diberitahu dia menyelesaikan sendiri tidak semuanya bisa tu yang tidak efektif dab efisien. Jadi kan termasuk tergantung masing-masing ada yang efektif dan efisien. Dari keseluruhan hampir semuanya lumayan kalau presentase 75-80 persen.

Kalau penataan disini kurang lah karena kondisi, kalau penataan lumayan. Ya karena memang banyak keterbatasan untuk penataan seperti ini ya sementara ya baru seperti ini ya ke depan ya harus ada perubahan.

 Penjangkauan peralatan yang digunakan oleh karyawan memerlukan waktu lama?

Tidak, hindari sudut yang mesin fax tinggal ambil, kepegawaian punya laci sendiri jadi ya tetep.

 Bagaimana tempat penyimpanan arsip yang digunakan di tata usaha? Almari yang digunakan untuk keseluruhan arsip-arsip yang penting. Dapodik untuk SIM yang penting-penting tentang sekolah. Yang ornag lain tidak boleh masuk, untuk kepegawaian sendiri-sendiri. Disekat karena karahasiaannya. Penempatan arsip ruang ini yang lain tidak.

Wawancara Staff Tata Usaha

Narasumber : Aprilia Dwi Astuti, A. Md. Jabatan : staff tata usaha bagian agendaris Hari, tanggal : Jumat, 20 November 2015 Waktu : 08.00 – 08.50

 Bagaimana tata ruang kantor di SMK N 1 Salatiga?

(6)

141

ketika telepon masuk maka berdiri dan menerima telepon yang masuk jadi harus ada penerima khusus. Penataan bagi resepsionis tersendiri.

Penataan perabot sudah baik, cukup. Nyaman karena luas ruangan cukup luas hanya kurang penataan almari tempat pengarsipan. Letak penyimpanan arsip, almari penyimpanan dokumen-dokumen dimana butuh dibenahi agar lebih tertata dengan rapi, khususnya apabila ingin mencari dokumen-dokumen, sehingga butuh tempat tersendiri. Tata letak almari kurang baik sehingga harus dibenahi.

 Dapatkah ruang tata usaha di SMK N 1 Salatiga diubah susunannya? Kemarin saya mengusulkan tata ruangan ini diubah, yang mengkhususkan pemindahan admin DAPODIK untuk mengerjakan admin tersebut. Termasuk penataan tata letak. Hal ini mengakibatkan ruangan ini sempit tidak ada penataan ruangan tadi dimana tidak ada almari khusus, hal ini bisa mengakibatkan kehilangan, sulit mencari lagi karena tidak ada almari itu. Disini yang mengeluh kan bagian DAPODIK itu (Data Pokok Pendidikan) yang bersifat RHS menyangkut isi data kepegawaian. Dibutuhkan ruangan khusus bagi tempat DAPODIK.

Penataan leger nilai yang lama-lama kurang bisa menata letak, ada juga yang diletakkan di gudang karena tidak ada tempat pada khususnya. Adakah pengaruhnya terhadap arsip seperti suhu?

Hal ini karena tata letak yang kurang baik tadi, kadang ada juga yang hilang, kerusakan karena kita tidak bisa menjamin, tapi semua itu ada almari khusus hanya ada di gudang. Karena kita melihat tempat seperti ini. pernah gak bu arsip hilang?

Legalisir harus membawa ijazah asli. Jika kehilangan ijazah kita tidak bisa memberikan ijazah baru, namun kita beri surat surat keterangan sebagai ganti ijazah.

 Bagaimana penyusunanstaffyang ada di ruang tata usaha SMK N 1 Salatiga?

(7)

142

Yang kita pelajari dan laksanakan disini untuk surat dan legalisisr alurnya ke agendaris baru ke kepala sekolah. Untuk menuju kesana tidak enak, posisi agenda di pojok maka mengantarkan surat disposisi ada rintangan meja dan kursi.

Apakah ada dampak dengan waktu yang dihabiskan? Iya, baik waktu juga tenaga.

Saya kurang tahu.

Terbuka, pertimbangannya karena luas dan besar sehingga penataan tidak sesuai. Saya juga mengusulkan tempatnya untuk ruangan ber AC.

Sangat mengganggu, ventilasi terbuka, jendela juga terbuka. Misalkan ada udara yang sangat mengganggu, asap-asap, debu-debu, angin cepat untuk masuk ruangan. Jadi kalau ada angin dokumen bisa terbang, hilang dan berpindah tempat kemana gitu.

Bagimana dengan ruangan yang berAC.

Kita bekerja membutuhkan kenyamanan sekain itu keindahan sehingga bekerja ada motivasinya sehingga membutuhkan AC. Jadi udara yang langsung sangat mengganggu.

Khususnya asap rokok karena disini kita kan di ruangan terbaik, selain itu juga sebagai akses terbuka baik guru-guru maupun orang tua wali murid jadi tidak nyaman, karena dalam penataan ruang tidak seperti yang diinginkan, belum memadai dengan tata ruangan tersendiri.

Berhubung ruangan yang terbuka cukup terbantu dengan matahari, lampu juga ada tapi dibantu dengan cahaya matahari.

(8)

143

Sangat mengganggu, kerena kita ruangan besar terbuka jadi mengganggu. Kalau dibuat sekat-sekat, jika KTU dan Sarpras ada di ruangan tersendiri, admin ada di ruangan khusus itu kan beda lagi. Karena kita terlalu besar dalam menajemen proses penataan ruang belum memadai.

Suara kegaduhan dari luar, tidak bisa memastikan dari luar juga dari dalam. Terdapat pula akses keluar masuknya guru lewat pintu tata usaha, bukan di lobi. Beda lagi ruangan kecil akses guru juga tidak bisa. Untuk pengembangan tata letak ruangan yang ada di UKSW bisa diterawang bagaimana penataan ruang yang ada disini yang seperti ini. Kalau yang di fakultas-fakultas yang kemungkinan kecil, tata letak yang nyaman sesuai. Berhubung tempat kita yang besar dan luas jadi seperti ini.

Almari arsip Almari dokumen Almari fax (rusak)

Almari sarpras (menyimpan dok sarpras) Penyimpanan leger nilai bag kesiswaan Meja kursi

Meja komputer dan perangkatnya Almari komputer di SIM

Komputer SIM diguanakan oleh sarpras

Laptop yang dimasukkan di laci SPP, Bendahara 1, agendaris surat keluar 1, Dapodikmen 1, staff kesiswaaan 1, sarpras 2, KTU pribadi. Komputer 2 di simpan almari.

Printer 4 ok

Mesin faximile (rusak) Mesin tik manual 1 Telephone 1

Mesin penghancur kertas 1

Sudah memadai sesuai dengan kebutuhan.

Bagaimana alat yang rusak seperti mesin fax? terganggu namun terselamatkan dengan e-mail sekolah, semua yang dikirim ke fax masuk ke e-mail ada bagian tersendiri yang mengurus, bagian Dapodik atau staff ketenagaan.

(9)

144

tapi staffnya ikut di bagian agendaris. Bendahara ada tersendiri. Sehingga penggunaannnya antri printer. Terlalu jauh karena ruangan terlalu besar.  Bagaimana sistem perawatan dari perabot dan peralatan kantor tata usaha

di SMK N 1 Salatiga?

Sudah baik dan sesuai prosedur karena dalam perawatannnya sudah pada tempat masing-masing baik almari atau laci meja tadi.

Ruangan terlalu besar sehingga menata ruang tidak sesuai yang diharapkan, tidak bisa menata dengan baik, sebetulnya menata dengan baik pasti beda dengan tata letak yang berbeda karena tidak ada yang mengurusi tadi ya.

Disimpan di almari arsip, kalau tidak digunakan di gudang penyimpanan arsip, baik semua perlengkapan sarpras baik peralatan buku, ketras, spidol, ATK, di gudang. Kebetulan di gudang kan sumpek sehingga dijadikan satu. Yang membuat tidak nyaman kan itu sarpras tersendiri tapi dijadikan satu.

Dokumen-dokumen yang dibelaknag itu kesiswaaan dan Dapogik yang menyangkut kepegawaian tidak tertata dengan rapi karena tidak ada almari khusus untuk penyimpanan, sebenarnya ada tapi ada karena peralatan yang ada tidak dimanfaatkan dengan baik akhirnya seperti itu, jadi ditaruh di meja yang menyebabkan kehilangan ya itu, dan faktor kehilangan baik dari faktor manusia maupun lingkungan seperti tadi udara, angin sehingga kertas berterbangan, tidak penting dibuang. Di ruang guru juga sama kurang, struktur meja ruangan tidak memadai karena ventilasinya terlalu terbuka dan ruangnnya besar.

Sudak baik, sudah tercapai karena ada pegawai tersendiri, surat menyurat juga sudah, kesiswaaan juga kesiswaaan, sarpras juga sama. SPP, Sarana prasarana, kesiswaaan, bendahara bos.

Ruangan terlalu besar membutuhkan waktu, tenaga untuk mencapai suatu targetnya jadinya membantu tapi ya seperti inilah.

(10)

145

Tidak ada, semua disini itu bantuan jika mengajukan alat harus menunggu, jadi disini untuk menunggu tidak bisa cepat tapi dibantu dengan dana bos akan terselesaikan cepat.

Sudah cukup baik, karena punya pekerjaan masing-masing tadi sehingga hasilnya bisa.

Belum puas karena dalam hal penyimpanan arsip, dokumen tidak ada almari khusus untuk penyimpanan.

Belum karena penataan dokumen tidak tertata dengan rapi, ditaruh ditas meja, mengganggu kenyamanan, bekerja tidak nyaman karena barang menumpuk, kemudian, penggunaan laptop ada diatas meja semua pekerjaan diletakkan diatas meja.

 Bagaimana harapan Anda dalam penataan ruang kantor tata usaha kedepan di SMK N 1 Salatiga ini?

Akan ada tata letak penyimpanan arsip tersendiri, untuk ruangan KTU dan Sarpras ada di ruangan tersendiri, Dapodik juga tersendiri, mencoba mengusulkan ruangan yang ber AC sehingga nyaman terhindar dari asap debu dan rokok, dan penataan telephone dipindah kebagian resepsionis khusus sehingga butuh pegawai lagi yang khusus untuk mengangkat telepon.

Wawancara Staff Tata Usaha

Narasumber : Haris Wahyudi, M. Pd Jabatan : Kepala Sekolah

Hari, tanggal : Jumat, 20 November 2015 Waktu : 09.10 – 10.00

 Bagaimana penataan ruang kantor yang ada di tata usaha SMK N 1 Salatiga?

(11)

146

adalah keuangan. Bicara penataan berdasarkan fungsi-fungsi tadi artinya disitu ada personil yang bagian kepegawaian, keuangan, ada bagian data base ya data base ini bisa ke siswa maupun sarana prasarana yang sekarang kita sebut Dapodikmen - Data Pokok Pendidikan Menengah disitu mutlak perlu ruang IT yang ada komputernya, kemudian ruang bendahara karena itu menyangkut keuangan mestinya terisolasi, rawan. Termasuk disitu kerumahtanggaan yang salah satu fungsi TU kerumahtanggaan adalah tentang kebersihan kenyamanan keindahan K7 sehingga dari sisi dari depan pun mesti ada satpam, ruang untuk tempat jaga malam, keamanan, kebersihan, tenaga kebersihan mestinya ada ruang-ruang untuk kebersihan poskonya, gudangnya seperti itu. Kemudian ada ruang untuk keindahan di sekitar itu ada taman dan sebagainya termasuk di ruang pelayanan publik, karena TU kan ada tamu ada eksternal mestinya yang pertama adalah TU. Disitu ada resepsionis, kemudian ruangan untuk siswa dan orang tua wali yang terutama mau bayar SPP. Penataan ada unsur dari mana dari masing-masing personil.

 Penataan peralatan atas dasar pertimbangan apa?

Berdasarkan pertimbangan tugas pokok dari masing-maing personil, kapasitas ruang. Ruang TU 1 ruang untuk semua, ukuran juga tidak terlalu besar untuk kapasitas jumlah pagawai, jadi masih satu ruang termasuk persuratan, pelayanan, keuangan, berbeda sekat-sekat saja untuk pelayanan penting, pelayanan umum ya meja-meja disitu saja ditata.

 Bagaimana penyusunanstaffyang ada di ruang tata usaha SMK N 1 Salatiga?

Memang urut dari bagian melayani bagian depan pasti bagian persuratan, keluar masuk kan banyak, dari luar mestinya langsung ke persuratan itu, kemudian di disposisi, ada surat keluar misal ada surat tugas dan sebagainya mestinya di bagian persuratan jadi persuratan terusannya dari resepsionis.

Kemudian kalau diurutkan bagian pelayanan keuangan, tiap bulan kan ada pelayanan gaji, honor, termasuk keuangan-keuangan untuk kegiatan. Dulu keuangan bagian apapun yang ingin mencairkan melaksanakan kegiatan dengan keuangan tidak kesulitan. Bagian belakang bagian kepegawaian, pelayanan ini kan individu bukan publik seperti data, berkas itu ya antar orang dengan orang komunikasi. Kemudian ada di suatu ruangan khusus bagian IT karena disana ada perangkat komputer adda server yang harus diamankan karena central datanya kan ada disitu jadi data base kemasukan orang data diambil orang kan jadi repot.

(12)

147

keuangan, persuratan terus atau bisa dipindah, kedua alasan hasil evalusai kinerjanya tidak cocok di tempat itu dipindahkan. Bisa jadi karyawan tersebut dari guru yang di TU kan mapelnya sudah tidak ada atau tidak memenuhi kualifikasi atau kelasnya sudah tidak ada jam ya di TU kan.  Berapa luas lantai yang digunakan dalam penataan ruang kerja tata usaha

SMK N 1 Salatiga?

Perkiraaan saja 12mx12m ruang umum itu.

Terbuka, kecuali yang khusus seperti keuangan dan server tadi itu tertutup.  Bagaimana pengaturan udara yang ada di kantor tata usaha SMK N 1

Salatiga?

Standar apalagi di salatiga jadi tidak ada AC. Kan seharusnya begitu, ruangan yang sehat dan sejuk tanpa AC, Ventilasi saja yang standar, tidak perlu mengadakan AC-AC malah tidak sehat.

Sudah terang, siang tidak boleh lampu nyala seharusnya. Cahaya sedapat mungkin dari matahari, kalau malam baru memakai lampu. Tidak seperti hotel lampu nyala terus, boros, tidak boleh.

Warna kita kompak, tidak ada pembeda satu gedung dengan gedung yang lain. Untuk apa ya ruang TU ya sama warna ruang kepala sekolah, ruang umum dan ruang pembelajaran. Perabot-perabot kita kan pakai kayu, kayu kita juga standar tidak yang sekarang neko-neko memang bagus ya tapi tidak kuat tidak awet, ya warna-warna klasik warna alami, kayu-kayu alami tujuannnya ya bisa dipakai pada waktu yang lama min 20 tahun untuk penggunaan meubelair standarnya ya 20 tahun. Bikin warna ya sekarang yang ngetren partikel yang diwarnai paling tidak sampai lima tahun sudah rusak, karena di Salatiga kan lembab jamur terus rusak pertimbangannya itu.

Suara kan jauh dari kelas jadi tenang ya, jauh dari jalan raya juga depannya kan bukan jalan yang besar jadi menurut saya kondusif untuk bekerja. Paling suara ya suara dari karyawan sendiri.

(13)

148 Almari fax (rusak)

Almari sarpras (menyimpan dok sarpras) Penyimpanan leger nilai bag kesiswaan Meja kursi

Meja komputer dan perangkatnya Almari komputer di SIM

Komputer SIM digunakan oleh sarana prasarana

Laptop yang dimasukkan di laci SPP, Bendahara 1, agendaris surat keluar 1, Dapodikmen 1, staff kesiswaaan 1, sarana prasarana 2, KTU pribadi. Komputer 2 di simpan almari.

Printer 4 ok

Mesin faximile (rusak) Mesin tik manual 1 Telephone 1

Mesin penghancur kertas 1

Ya malah justru kadang-kadang alat-alat yang lama, sebenarnya kelebihan jadi kelihatan sesak, sumpek, sebenarnarnya sudah alat baru tapi alat lama itu masih digunakan, ingin dihapuskan tapi itu miliknya pemerintah jadi harus hati-hati. Saya rasa untuk peralatan cukup kalau kurang yang harus ada penambahan alat komputer, printer tiap tahun pengadaaan. Selain itu penggunaan pakai laptop, dekstop pakai data yang permanen, laptop bisa lembur di rumah, dekstop hanya data server saja itu.

 Apa saja jenis peralatan yang dimiliki tata usaha?

Peralatan untuk admin, dari mesin ketik manual ada, komputer dekstop, printer dot matrix sampai, printer tinta sampai laser untuk print tidak bisa hilang. Peralatan yang internet ya mulai dari wifi ada semuanya, di ruang harus terjangkau, intenet sekarang mutlak, karena komunikasi dari internet dari email pakai laptop, gadget harus punya seperti WA karena undangannya pakai itu sih cepet kok.

 Bagaimana kelengkapan sudah memenuhi beban kerja pegawai? Sudah cukup.

Karena ruangan satu ruang ya terjangkau, alat disimpan dimeja masing-masing. Sudah tidak sulit sudah ada tempat tersendiri.

(14)

149

Yang diperlukan dan tidak diperlukan, namanya arsip masih diperlukan. Kalau tidak diperlukan dihapus, kan ada standarnya kan 20 tahun, 10 tahun, 3 tahun harus hilang. Presensi kan 3 tahun anak begitu lulus sebenarnya sudah tidak di TU dimasukkan di gudang umum, sedangkan keu, laporan kegiatan keperluan akreditasi jangka waktu 4 tahun, dokumen yang tidak boleh hilang seperti ijazah sebenarnya ada tempat tersendiri dan sudah diklasifikasikan.

+ ruangan terlalu besar membutuhkan waktu, tenaga untuk mencapai suatu targetnya jadinya membantu tapi ya seperti ini lah. Lebih efisien tenaga, sudah sedikit, disini efisien banget dengan jumlah siswa. tidak ada 1:50 sekitar 10 an.

Penataan mendukung bekerja cepat, kalau terlambat karena ada over pekerjaan bukan masalah alatnya tidak ada. Pekerjaan yang over dari pemerintah, seperti pengumpulan data yang bertubi-tubi di bulan desember, mengumpul di bulan akhir tahun pekerjaan jadi lama harus lembur, mengenai tempat dan peralatan sudah mendukung hanya volume pekerjaan yang naik turun.

Disini karena satu ruang surat bisa tercentral dalam satu ruang, disitu komunikasi karyawan satu ruang sehingga terjadi penurunan biaya dibanding kantor yang berbeda, TU bagian kesiswaaan sana, kan ada instansi yang ruangnya banyak, dan terpisah. Jadi lama dan tambah biaya, karena surat digandakan sejumlah ruangnya kan tidak perlu. Tidak pelu surat tembusan kemana-mana, satu tercentral.

Lebih cepat lebih bagus, lebih dekat, peralatan tidak rebutan, penataan juga sendiri-sediri-sendiri. Kelemahan pelayanan pas bareng-bareng yang kewalahan, tapi jika unit-unit tidak antri. Ada dampak antri. Pas tanggal muda yang menumpuk ada 100 orang itu, itu dampak.

(15)

150

lebih dari yang lain, jika puas semua ya tidak bisa, yang jelas ada evalusi, perbaikan berkelanjutan.

Saya rasa belum pernah juga yang tidak nyaman bekerja disini.

Jadi sekolah ini berbasis teknologi informasi saya masih belum puas dengan kondisi TU ruang admin yang sekarnag, belum semuanya memakai teknologi informasi, keuangan seperti bank ingin saya, persuratan on line setiap saat saya bisa kontrol, kalau ini saya ngontrol dalam pembelajaran. TU ingin ada seperti bank itu, tidak perlu memanggil karyawan, pengendalian mudah cita-cita saya sistem admin terpadu berbasis terpadu, mirip-mirip di bank dalam penataannya. Orang tidak berjalan lagi tapi lewat data, online tapi internal (intranet).

Wawancara Staff Tata Usaha

Narasumber : Elly Rahmawati

Jabatan : Staff tata usaha bagian kepegawaian Hari, tanggal : Jumat, 20 November 2015

Waktu : 10.00 – 11.00  Bagaimana tata ruang kantor di SMK N 1 Salatiga?

Menurutku kurang rapi, perlu ditata ulang karena bisa dilihat sendiri keadaannya berantakan, lebih baik jika ada sekat-sekatnya, terlalu terbuka dan juga kurang bersih juga.

 Dapatkah ruang tata usaha di SMK N 1 Salatiga diubah susunannya? Bisa diubah.

Kurang tertata, penempatan karyawan tersendiri.

 Perpindahan karyawan? Apakah ada kendala melihat kondisi penataan? Ada, kendala berkas tercecer pernah juga gara-gara air minum ketumpahan, sering. Inginnya air minum ada tempatnya tersendiri.

(16)

151

Terbuka karena tidak ada sekat-sekatnya.

Cukup baik dari ventilasi.

Cukup baik, terang berasal dari lampu dan sinar matahari.

Perlu diperbaharui dan dicat ulang, kalau bisa meja-meja dicat ulang dan almari juga. Hal ini karena sudah usang warnanya sama biar ganti suasana saja.

Gaduh, suara berasal dari anak-anak olahraga, jalan raya motor-motor. Hal ini kadang terganggu karena kerja butuh ketenangan.

Laptop, komputer ada 2 masih baik, sudah rusak banyak, printer ada 5, pemotong kertas 1, scan suda rusak, mesin fax yang rusak 1 yang bisa 1 jarang digunakan, almari banyak 5, filling cabinet 6, mesin ketik manual 1, TV 1.

Kalau dulu sebenarnya sudah lengkap, seiring berjalannya waktu ada yang rusak dan perlu pembaharuan. Kurang memenuhi bebean kerja pegawai seperti mesin fotokopi, scanner.

 Bagaimana sistem perawatan dari perabot dan peralatan kantor tata usaha di SMK N 1 Salatiga?

Pemeliharaannya kalau aku lihat tidak pernah diperlihara malah seringnya diperbaiki, kalau baru rusak baru diperbaiki tidak dirawat. Yang sering rusak printer, laptop.

Karena ruangan satu ruang ya terjangkau, alat disimpan dimeja masing-masing. Sudah tidak sulit sudah ada tempat tersendiri.

(17)

152

Susah dan sulit, karena jauh dalam menjangkau misal aku kan tidak punya printer jadi kan harus kesana mengeprint dan butuh waktu dalam beranjak, terus stop kontak itu juga kurang dekat.

Kendala berkas-berkas karyawan lain ada di meja kita, lalu berkas aku juga di meja yang lain, butuh sekat. Kurang luas dan kurang privat.

Belum baik karena belum melkai prosedur penyimpanan arsip gitu lo jadi kalu nyimpen ya terserah. kurang tertata juga dalam menyimpan, arsip-arsip dicampur juga, dampaknya kalau mau cari lagi sulit karena tidak ada tempatnya, selain itu juga bisa hilang.

Penting untuk pencapaian karena administrasi ada disini semua gitu, pusat pelayanan siswa dan guru kaitannya dengan data-data pribadi, siswa contohnya ada di Dapodik, guru ya padamu negri aplikasi buat guru-guru gitu, kemudian simpag juga kayak data guru karyawan CPNS dan PNS.  Bagaimana dampak penataan ruang terhadap penyelesaian tugas dilihat

dari segi waktu?

Mempersulit contohnya kalau mau ngeprint harus kesana dulu, fotokopi juga kalau sini tutup harus keluar dulu sehingga butuh waktu lama. Selain itu juga terlambat dalam dokumen seperti persensi, data karyawan dan guru.

Biaya jadi bertambah seperti fotokopi karena kita tidak punya mesin sendiri jadi ya harus melakukan biaya lagi.

Butuh tenaga yang lebih karena berpindah dengan ruangan yang kurang rapi seperti meja yang berserakan kadang printer juga dibawah berserakan.  Penataan terhadap hasil yang dikerjakan?

Dengan penataan seperti ini sama saja tidak mempengaruhi.

(18)

153

Belum, kurang luas tertalu ramai.

Pengennya ditata ulang, kalau bisa diperluas sama pakai sekat-sekat itu juga sama kalau bisa kasih AC.

Wawancara Staff Tata Usaha

Narasumber : Zaenuri

Jabatan : Staff tata usaha bagian pergudangan Hari, tanggal : Senin, 23 November 2015

Penataan sudah baik namun perlu untuk ditata ulang karena masih banyak yang berantakan. Banyak barang yang tidak dipakai harus disingkirkan, ada beberapa barang yang tidak pada tempatnya. Meja kursi staff TU banyak yang rusak dan masih kurang kursinya untuk tamu, bapak ibu guru yang memerlukan sesuatu hal kesini ya duduk kita mau bekerja mau ngusir tidak enak kalau ada kursi staaf ya duduk disitu dan beliau-beliau tidak sadar kalau tenaga staff datang dan harus bekerja jadi ya terganggu.  Dapatkah ruang tata usaha di SMK N 1 Salatiga diubah susunannya?

Tidak perlu dirubah hanya ditata ulang saja dan dirapikan.

Kurang nyaman dalam perpindahan karena kadang duduk harus minta kursi digeser.

 Perpindahan karyawan? Apakah ada kendala melihat kondisi penataan? Ada, kursi meja staff lain.

9 m x12 m

(19)

154

Sirkulasi udara sudah cukup, berasal dari jendela, bilamana mana perlu ditambah kipas angin.

Sudah cukup dari ventilasi dan lampu 6 lampu mati 1.

Habis dicat luarnya, dalamnya tidak tahu. Menurut saya sudah bagus.  Bagaimana keadaan suara yang ada di kantor tata usaha SMK N 1

Salatiga?

Lumayan cukup tenang dan kondusif tidak terlalu bising dari luar, dari luar guru ya masih nyambung.

Banyak. Silahkan observasi sendiri.

Belum cukup, tidak semua punya laptop.

Cukup mudah karena masing-masing punya meja dan menyimpan barang-barang sendiri kalau mau mengambil ya saling meminta tolong mengambilkan. Cukup kondusif dalam penyelesaiannya.

Perlu tenaga angkut untuk mengangkut barang ATK ke gudang di lantai atas, butuh waktu. Biasanya mengambil barang satu truk yang naik turun menurunkan barnag. Kadang yang pemesan tidak ada jadi tenaga staff memindahkan barang ke gudang yang cukup jauh.

 Bagaimana pembagian kerja disini?

Sesuai dengan job desc disaat kerja mendesak masing-masing personil harus siap membantu melaksanakan tugas-tugas yang lain seperti memfotokopoi, mengambil surat ke diknas, minta tanda tangan kepsek, mengangkut barang ATK.

(20)

155

Sangat membantu pencapaian tujuan. Membantu memfasilitasi seperti membuatkan surat tugas, mengambil dan mengambil dari dan ke stake holder, menerima surat-surat dari diknas meneruskan ke stake holder.  Bagaimana dampak penataan ruang terhadap penyelesaian tugas dilihat

dari segi waktu?

Lebih efisien dan efektif, karena rapi mudah dijangkau dan mudah didapati apa yang dicari.

Tidak berpengaruh terhadap biayanya.

Lebih efektif dan efisien terhadap penataan seperti ini.

Bisa selesai dengan tuntas lebih cepat waktuya karena hal yang dibutuhkan mudah didapat.

Sudah.

Belum begitu, karena ada beberapa fasilitas yang perlu diganti dan dilengkapi. Contoh lampu mati, kipas angin/ AC belum ada

Bisa memberikan kenyaman kepada masing-masing personil sehingga bisa bekerja dengan nyaman aman sehingga semua cepat selesai dalam waktu sesuai target.

Wawancara Staff Tata Usaha

Narasumber : Didik A.

Jabatan : Staff tata usaha bagian Keuangan Dana BOS

(21)

156

Masih agak semrawut belum rapi, karena masih banyak barang-barang berserakan mungkin karena kurangnya perabot untuk menyimpan kayak gitu.

 Dapatkah ruang tata usaha di SMK N 1 Salatiga diubah susunannya? Sangat bisa.

Sudah baik dan sesuai tugas pokok dan fungsi-tupoksi- masing mungkin kalau ada pekerjaan yang dibantu yang lainnya teman-teman yang toleransi bisa membantu tugas lainnya.

 Perpindahan karyawan? Apakah ada kendala melihat kondisi penataan? Kalau dilihat dari ruang untuk akses sempit karena banyak barang berserakan lah.

9 m x 12 m

Terbuka karena tidak ada sekat-sekatnya.

Sudah bagus, ada ventilasi sudah memadai mungkin 1 polusi asap rokok kan termasuk, sirkulasi udara kurang bagus jadinya.

Sudah cukup dari matahari langsung dan dari lampu.

Sudah cukup lah terang, mungkin diganti warna yang membuat semangat hijau atau merah. Kalau mengubah warna tidak bisa karena warna dinding agak kusam dan butuh penyegaran.

(22)

157

Ambil data saja data petugas inventaris ruang disitu ada.

Menurut saya gini masih kurang mungkin untuk tamu yang khusus TU menurut saya butuh kursi sama meja tamu, mungkin untuk sirkulasi udara yang baik menjaga baik kan sekarang zaman teknologi bisa mengurangi yang merokok lagi diruangan kan gitu.

 Bagaimana sistem perawatan dari perabot dan peralatan kantor tata usaha di SMK N 1 Salatiga?

Kalau sini pemeliharaan alat-alat pekerjaan itu mbak, printer dan komputer, termasuk bagus lah, mungkin ada kerusakan untuk menangani, ada rekanan bell servise.

Luas ruangan mungkin sudah cukup cuma pengaturannya ini masih banyak ruang yang kosong tapi digunakan meletakkan dokumen-dokumen. Lebih nyaman lagi kalau tiap bagian disini kan TU ada bagian keuangan, kepegawaia, inventaris, kesiswaaan, dibuat ruangan kayak bilik-bilik sendiri meskipun tidak tertutup alangkah lebih nyaman. Terus untuk menghindari tingkat akses, pintunya mungkin 1 saja biar ndak ada orang lewat konsentrasi terganggu, jadi tidak semua orang mudah lalu lalang di TU.

 Bagaimana pembagian kerja disini?

Ada pertimbangan juga depan agendaris, belakang bos, bagian samping untuk keuangan, agak kebelakang kesiswaaan sama mbak elly kan membantu. Dekat dan butuh koordinasi dengan pegawai yang berdekatan. Ya itu lagi alangkah lebih bagusnya ada bilik-biliknya.

Sangat berperan karena tujuan sekolah kalau tidak ada kerjasama degan TU tidak mungkin jalan, masak semua guru, seperti pak padi harus jalan ke Diknas masak guru kan terganggu pembelajaran.

Penataan seperti ini ya agak menghambat karena gini banyaknya dokumen-dokumen yang berserakan terus kurang tertata rapi, bisanya nyari data-data agak kesulitan meski ketemu tapi butuh waktu yang agak lama dan bercampur.

(23)

158

Menghambat pekerjaan akan menghambat biaya harusnya sudah selesai tidak perlu lembur harus selesai itu kan menambah biaya meskipun tidak semua seperti itu kan ada.

Sebenarnya gini, personilnya kurang, mau misalnya ada hambatan kan cara tenaga untuk berpindah kan juga membutuhkan tenaga yang lebih harusnya sudah langsung tapi muter-muter kan menambah tenaga. Misalnya bu april minta tanda tangan kepala sekolah karena posisi meja berhimpitan harus muter dulu memindahkan kursi itu juga butuh tenaga lebih untuk merintangi.

Kurang maksimal kurang tepat waktu agak terlambat

Dengan kepuasan saya kurang puas mbak karena banyak hambatan banyak, itu tadi seharusnya tenaga sekian harus nambah sekian kan juga.  Sudahkah Anda merasa nyaman dengan penataan ruang kantor tata usaha

di SMK N 1 Salatiga? Jelas, Kurang nyaman.

(24)

159 Lampiran III

Dokumentasi

Ruang TU SMK N 1 Salatiga tampak dari depan Ruang TU tampak dari samping dengan pintu utama

(25)

160 Almari arsip kesiswaan dan kepegawaian di

bagian depan ruang TU

Tampak dari depan ruang TU SMK

Penempatan arsip di bagian almari arsip dua pintu berisi data kepegawaian dan kesiswaan

(26)

161

Ruang TU tampak dari belakang samping kiri _{Lorong utama ruang TU sebagai akses jalan}

Ruang TU tampak paling belakang meja KTU

(27)

162 Tampak dari dalam ruang Data Pokok

Pendidikan Beberapa arsip diletakkan di meja dan lantai

Tampak beberapa almari dan kardus disekitar ruang Data Pokok Pendidikan