ISSN : 1979-9330 (Print) - 2088-0154 (Online) 1
Rancang Bangun Aplikasi Sistem Informasi Pembelian Material Di PT. Nusahadi Citraharmonis Berbasis Desktop
Yahya Mara Ardi 1)
1) Sistem Informasi, Universitas Bina Sarana Informatika [email protected]
Description: Information systems and the latest technological advancements are felt so rapidly, so that demands a better system to support technology that is increasingly developing in the field of computerization both in the use of hardware (software) and human resources (brainware) quality. In managing a good system can improve work productivity for all elements involved in a company. In each company and agency, accounting is needed as a tool to record and control financial transactions.
Whether it's cash receipts or sales transactions or cash or purchase expenses. As with the company PT.
Nusahadi Citraharmonis there are several processes including the process of ordering goods, receipt of goods, the process of returning goods and payment processes. In order to conduct business activities to obtain profitable results in accordance with the objectives of the company, namely each year income always increases in accordance with company resources. Cash receipts are a source of funds for the survival of the agency or company. With the existence of this purchasing information system, it is expected to increase the efficiency of time in making reports on the purchasing system of PT. Nusahadi Citraharmonis.
Keywords: System, Information, Purchase, Material, Desktop.
Deskripsi : Sistem informasi dan kemajuan teknologi akhir akhir ini terasa begitu pesat, sehingga menuntut adanya suatu sistem yang lebih baik untuk menunjang teknologi yang semakin lama semakin berkembang dibidang komputerisasi baik dalam penggunaan perangkat keras (hardware) perangkat lunak (software) maupun sumber daya manusia (brainware) yang berkualitas. Dalam pengelolaan sistem yang baik dapat meningkatkan produkfitas kerja bagi semua elemen yang terlibat dalam suatu perusahaan. Dalam setiap perusahaan maupun instansi memerlukan akutansi sebagai alat untuk mencatat dan mengendalikan transaksi keuangan. Baik itu transaksi penerimaan kas atau penjualan maupun pengeluaran kas atau pembelian. Seperti halnya pada perusahaan PT. Nusahadi Citraharmonis terdapat beberapa proses diantaranya proses pemesanan barang, penerimaan barang, proses retur barang dan proses pembayaran. Agar dalam melakukan kegiatan usaha mendapatkan hasil yang menguntungkan sesuai dengan tujuan perusahaan yaitu setiap tahunnya pendapatan selalu meningkat sesuai dengan sumber daya perusahaan. Penerimaan kas merupakan sumber dana bagi kelangsungan hidup instansi maupun perusahaan tersebut. Dengan adanya sistem informasi pembelian ini, diharapkan dapat meningkatkan efisiensi waktu dalam pembuatan laporan pada sistem pembelian PT. Nusahadi Citraharmonis.
Kata Kunci: Sistem, Informasi, Pembelian, Material, Desktop 1. Latar Belakang
Dalam setiap perusahaan maupun instansi memerlukan akutansi sebagai alat untuk mencatat dan mengendalikan transaksi keuangan.
Baik itu transaksi penerimaan kas atau penjualan maupun pengeluaran kas atau pembelian. Seperti halnya pada perusahaan PT. Nusahadi Citraharmonis terdapat beberapa proses diantaranya proses pemesanan barang, penerimaan barang, proses retur barang dan proses pembayaran. Agar dalam melakukan kegiatan usaha mendapatkan hasil yang menguntungkan sesuai dengan tujuan perusahaan yaitu setiap tahunnya pendapatan
selalu meningkat sesuai dengan sumber daya perusahaan. Penerimaan kas merupakan sumber dana bagi kelangsungan hidup instansi maupun perusahaan tersebut.
Permasalahan yang terjadi pada PT.
Nusahadi Citraharmonis yang meliputi proses penerimaan barang yang dilakukan belum sesuai standar, sehingga terjadi kelolosan barang NG.
permasalahan yang juga timbul adalah proses penginputan data, penerimaan barang, rekap pengeluaran dan penerimaan tanda terima dokumen penagihan yang masih manual, dapat menimbulkan terjadinya kesalahan yang lebih besar dan membutuhkan waktu yang lebih lama.
Sehubungan dengan permasalahan tersebut diatas, maka penulis tertarik menganalisa proses pembelian dan merancang sistem pembelian pada PT. Nusahadi Citraharmonis dengan mengambil judul : “Perancangan Sistem Informasi Pembelian Material Produksi pada PT. Nusahadi Citraharmonis Bekasi”
2. Metode Penelitian
Adapun metode penelitian yang penulis gunakan antara lain:
2.1. Teknik pengumpulan data
Metode pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis yaitu (i) observasi, melakukan metode pengamatan langsung pada PT Nusahadi Citraharmonis Bekasi, (ii) wawancara langsung dengan bagian purchasing untuk melengkapi
data-data yang dibutuhkan dan menanyakan proses penerimaan barang ke bagian warehouse., (iii) studi pustaka, dengan mengumpulkan informasi atau referensi mengenai topik terkait melalui buku-buku, jurnal-jurnal, e-book dan Internet.
2.2. Model pengembangan sistem
Model SDLC air terjun (waterfall) digunakan dalam merancang Aplikasi Sistem Informasi Pembelian Material pada PT Nusahadi Citraharmonis berbasis Desktop. Model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial dimulai dari analisis, desain, pengodean dan pengujian (Sukamto &
Shalahuddin, 2014). Berikut adalah gambar model air terjun:
Sumber: (Sukamto & Shalahuddin, 2014)
Gambar 1. Ilustrasi Model Waterfall
3. Hasil Dan Pembahasan 3.1. Analisis Sistem
Hal pertama yang dilakukan dalam analisis sistem adalah melakukan pengumpulan data.
Berdasarkan hasil pengumpulan data didapat mengenai gambaran proses bisnis sistem.
Prosedur bisnis pembelian pada PT. Nusahadi Citraharmonis adalah sebagai berikut:
Prosesnya dimulai dari setiap departmen mengajukan PR ke departmen purchasing.
Kemudian purchasing menyeleksi PR (Purchase Request) termasuk regular atau non regular apabila non regular maka bagian purchasing melihat penawaran dari dua atau lebih supplier.
Berdasarkan seleksi PR (Purchase Request) bagian purchasing mengirim permintaan penawaran harga kepada supplier yang baru bekerja sama atau supplier yang sudah tetap untuk memastikan harga tidak ada perubahan
atau mengalami perubahan. Kemudian supplier mengirim kembali penawaran harga dengan mencantumkan harga lama atau harga baru bila terjadi perubahan.
Setelah proses penawaran harga sudah sesuai, maka bagian purchasing membuat PO (purchase order) dan mengirim PO ke supplier.
Proses selanjutnya supplier menerima PO dan melakukan pengecekan barang, kemudian konfirmasi ke bagian purchasing tentang kesediaan barang selanjutnya bagian purchasing segera konfirmasi ke dept pemohon. Apabila barang sudah tersedia bagian purchasing kirim PO via faximile ke supplier sebagai transaksi jual beli.
Supplier menerima PO (Purchase Order) dan melakukan pengiriman barang sesuai pesanan kebagian warehouse dengan menyerahkan surat jalan sesuai barang yang dibawa. Apabila terjadi
ketidaksesuaian pada saat penerimaan barang atau barang tidak sesuai dengan pesanan maka bagian warehouse membuat nota retur untuk dikirim ke supplier. Kemudian supplier mengirim barang pengganti dan melampirkan surat jalan retur ke bagian purchasing pada proses pengiriman barang di hari berikutnya. Pada proses penerimaan barang dari supplier sudah sesuai dengan pesananan, maka bagian warehouse melakukan ACC surat jalan, dan menyerahkan kembali surat jalan yang sudah di ACC ke supplier. Selain itu bagian warehouse juga menyerahkan lampiran surat jalan ke bagian purchasing untuk di file dan untuk melakukan pengecekan dokumen tagihan.
Proses Pembayaran atau pelunasan purchasing menerima dokumen tagihan dari supplier yang telah mengirim barang yang dilengkapi dengan PO (purchase order), surat jalan, faktur atau invoice dan faktur pajak.
Kemudian bagian purchasing memberikan tanda terima kepada accounting bahwa dokumen penagihan sudah diterima oleh perusahaan.
Selanjutnya membuat jadwal pembayaran sesuai dengan perjanjian kepada supplier yang telah
disesuaikan dengan jadwal pembayaran perusahaan. Bagian accounting membuat bukti pengeluaran. Bagian purchasing membuat laporan pembelian setiap bulannya sesuai dokumen PO, surat jalan, faktur atau invoice, faktur pajak, dan tanda terima. Kemudian menyerahkan laporan pembelian ke direktur untuk ACC laporan pembelian.
Berdasarkan proses bisnis yang terjadi spesifikasi kebutuhan sistem informasi pembelian material yang dibangun adalah:
A. Kebutuhan pengguna
Terdapat empat pengguna yang berinteraksi dengan aplikasi sistem informasi pembelian material ini, yaitu bagian purchasing dan warehouse
a. Bagian purchasing memiliki akses berkaitan dengan transaksi pembelian di aplikasi sistem pembelian material pada PT Nusahadi Citraharmonis, sedangkan b. Bagian warehouse memiliki akses yang
berhubungan dengan transaksi
penerimaan dan retur barang di aplikasi sistem pembelian material PT Nusahadi Citraharmonis.
3.2. Desain
A. Use case diagram
Gambar 2. Use Case Diagram Sistem Informasi Pembelian Material B.
Activity Diagram
a. Activity Diagram Halaman Purchasing
uc Use Case Model
Purchasing
Data Barang Data User Validasi
Data Supplier
Transaksi permintaan penaw aran harga
Transaksi purchase request
Transaksi Purchase order
Transaksi penerimaan barang
Transaksi Retur barang
Transaksi tanda terima faktur
pembayaran
Lihat Cari Ubah
tambah
Hapus
Lihat
Cari
Ubah Tambah
Hapus Lihat
Cari ubah Tambah Hapus
Cari Lihat
Ubah Tambah
Hapus Lihat
Cari Ubah Tambah
Hapus Lihat
Cari
Ubah
Tambah Hapus
Cetak
Lihat
Cari
Ubah Tambah Hapus
Cetak Laporan
Jurnal
Lihat Cari
lihat
Tambah
Cari Cetak
Cari Tambah
Hapus Ubah
Data Akun Login
Memeriksa sistem login
Logout
Lihat
Cetak
Cetak Cetak
Tambah Hapus Cetak Ubah Lihat
Cari
Tambah
Cari
Hapus
Cetak
Ubah
Lihat Cetak
Tambah
Hapus
Cari Lihat Ubah
«include»
«include»
«include»
«include»
«include»
«include»
«include»
«include»
«include»
«include»
«include»
«include»
«include»
Gambar 3. Activity Diagram halaman Purchasing
b. Activity Diagram Halaman Warehouse
act AD Purchasing
Sistem Purchasing
Mulai Login
Isi kolom user dan passw ord
Tampil menu utama (master, transaksi,laporan,back up,keluar) Menu Utama
Transaksi Master
PR PO
Laporan
BarangSupplierUser Penerimaan
barang
Tanda Terima
Cek username dan passw ord
Muncul pesan
"Username/passw ord salah"
SALAH BENAR
Permintaan penaw aran harga
Pilih menu transaksi permintaan penaw aran harga
Tanpil menu transaksi peermintaan penaw aran harga
Pilih tambah
Masukkan data permintaan penaw aran harga
pilih simpan
Data tersimpan
Pilih menu transaksi purchase order
pilih tambah Tampil form purchase order
Masukkan data Purchase order
pilih simpan Data Tersimpan
Pilih Cetak
Purchase order tercetak Pilih menu transaksi penerimaan barang
Cek penerimaan barang
Buat Tanda terima Tanda terima tersimpan
Cek data retur barang TIDAK
OK
Pilih Cetak Data sesuai
Tanda terima Tercetak
Pilih menu Laporan pembelian
Masukkan data purchase order,surat j alan,retur barang,tanda terima
Pilih Simpan Laporan Pembelian tersimpan
Pilih Logout
Logout
Akun Retur Pembayaran Jurnal Permintaan
penaw aran harga
PR PO Penerimaan barang
Retur Tanda terimaPembayaran Jurnal
pilih cetak
permintaan penaw aran tercetak
Gambar 4. Activity Diagram Halaman Warehouse C. Database
act Data Model
Sistem Warehouse
Mulai Login
Isi kolom user dan passw ord
Cek user dan passw ord
Muncul pesan
"Username &
Passw ord Salah"
SALAH
Tampil menu utama BENAR Pilih Menu Utama Transaksi
Penerimaan Barang
pilih menu transaksi penerimaan barang
Tampil menu transaksi penerimaan barang
Permintaan penaw aran harga
PR PO Retur Barang Tanda
terima
Pembayaran
Pilih Tambah
pilih simpan Data terupdate
OK
Pilih menu transaksi Retur barang TIDAK
Tampil Transaksi retur barang Masukkan data
barang
Lihat transaksi PO Tampida Data PO
Cek Data PO
pilih tambah
masukkan data retur
pilih simpan Data tersimpan
Pilih Logout
Logout
Gambar 5. Entity Relationship Diagram D. Logical Record Structure
Kode_barang * Nama_barang Spesifikasi Qty Harga
Data Barang
Kode_barang * Jumlah Barang
Detail Purchase Request
I M
No_PR * Kd_barang **
Tanggal_PR Bagian Jenis Keterangan No_request Tgl_dtg
Purchase Request
M I
No_PPH * NO_PR **
Qty_PPH Subtotal Id_supplier**
Tgl_PPH Remmark
Permintaan penawaran Harga
Id_supplier * Nm_supplier **
Alamat Email Telp/Fax No_PPH **
Data Supplier
No_penawaran*
NO_PPH **
Tgl_penawaran Total
No_penawaran Supp Penawaran Harga No_purchase order*
NO_penawaran **
Tgl_PO Tgl_pengiriman Qty_order Unit Amount
Outsatnding order Delivery date Keterangan
Purchase Order No_surat jalan*
NO_PO**
Tgl_surat jalan Qty_pengiriman No_SJ Supp Tgl_input
Surat Jalan
No_retur*
NO_SJ**
Tgl_retur Qty_retur No_retur supp Tgl_input retur
Retur Barang
No_Inv*
NO_SJ**
Tgl_Inv No.NPWP No_inv Supp Jumlah Total Tgl_input inv Invoice
No_tanda terima*
NO_INV**
Tgl_tanda terima Jumlah nominal Sebanyak
Tanda Terima
No_jurnal*
NO_Inv**
Tgl_jurnal Sado debet Saldo kredit
Jurnal
No_jurnal*
Kd_akun Detail Jurnal Kd_akun*
Nama akun No_akun
Akun
I I
I I I
I
I I
I
1 1
1 1
1
1
1 1
1 1
M 1
M
1
User Id_User*
Nm_user Bagian Nama Password
` 1
Gambar 6. Logical Record Structure
erd ERD View
Perm i ntaan Penawaran Harga Purchase Request
Suppl i er
Penawaran Harga Purchase Order
Barang
Surat Jal an Retur Barang
Invoi ce T anda T eri m a
Jurnal Akun
User No_PR T gl _PR Bagi an Jeni s
Ket
T gl _perm i ntaan penawaran
Qty perm i ntaan
Harga
Subtotal
Id_supp Nm _supp Al am at Em ai l
T el p&Fax
T gl _penawaran
No_Penawaran
T otal
Kd_brg Nm _brg Spec
Qty No_PO
T gl _PO
Qty_order Uni t
Am ount
No_SJ
Qty_pengi ri m an No_PO
Qty_Retur
NO_T T No_i nv Jum l ah_nom i nal No_i nv
T gl _i nv
No_SJ Jum l ah_total
No_Jurnal
No_i nv
T gl _j urnal Sal do_debet Sal do_kredi t
Usernam e
Password Id_user
Nam a Bagi an
Nm _akun Kd_akun
No_akun
T gl _retur T gl _SJ
T gl _T T Detai l Purchase request
Jum l ah barang
Kd_brg Kd_brg
No_PR No_perm i ntaan
penawaran
No_perm i ntaan penawaran
No_perm i ntaan penawaran No_penawaran
T gl _pengi ri m an Ket
No_SJ No_retur
No_NPWP
Detai l Jurnal
Kd_akun
Kd_akun No_j urnal 1 M M 1
1 1
1 1
1
1
1 1
1 1
1
1
1 1
1 1
1 1
1 M
M 1 No_request
T gl _dtg
Outstandi ng order Del i very
Date
No_SJ
Supp T gl _i nput
SJ
NO_retur supp No.Penawaran
cust
T gl _i nput retur
No_i nv Supp
Rem ark
Sebanyak T gl _i nput
Inv
M em buat
M em buat
M engi ri m
M em buat
M eneri m a
M em buat
M eneri m a
M em buat
M em buat M em i l i ki
M em punyai
M em buat M em i l ki
E. Software Architecture Deployment diagram
Gambar 7. Deployment diagram 3.3. Pengodean
Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain (Sukamto &
Shalahuddin, 2014). Dalam perancangan aplikasi sistem informasi pembelian material ini, bahasa pemrograman Java dan MySQL digunakan untuk mentranslasikan desain ke dalam perangkat lunak.
Gambar 8. Rancangan Tampilan Aplikasi Sistem Pembelian Material
3.4. Pengujian
Tujuan dari pengujian adalah untuk menemukan dan memperbaiki sebanyak mungkin kesalahan dalam program sebelum menyerahkan program kepada pelanggan (Pressman, 2012) Dalam penelitian ini pengujian sistem akan menggunakan pengujian Black-Box.
Pengujian black box digunakan untuk mengetahui apakah fungsi-fungsi, masukan, dan keluaran dari perangkat lunak sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan (Sukamto &
Shalahuddin, 2014). Tabel 1 menunjukkan kesimpulan dari pengujian black box yang telah dilakukan:
Tabel 1. Kesimpulan Hasil Pengujian Black Box
No Pengujian unit Test case Hasil yang
diharapkan Hasil pengujian Kesimpulan 1 Form login user Username/ password salah Sistem menolak Sesuai Harapan Valid
Username/ password kosong Sistem menolak Sesuai Harapan Valid Username/ password benar Sistem menerima Sesuai Harapan Valid
2 Form Input Data Barang
Salah satu/ semua Data kosong
Sistem menolak
Sesuai Harapan Valid Email/no hp tidak valid Sistem menolak Sesuai harapan Valid Semua data benar Sistem menerima Sesuai harapan Valid 3 Form Input Data
Purchase Order
Data kosong Sistem menolak Sesuai harapan Valid Data tidak valid Sistem menolak Sesuai harapan Valid Data benar Sistem menerima Sesuai harapan Valid 4 Form rincian Data kosong Sistem menolak Sesuai harapan Valid
deployment Data M odel
M ain
Jav a
«devi ce»
Purchase system Printer
M ain M Y SQL
DbPembelian
Penerimaan Barang
Data tidak valid Sistem menolak Sesuai harapan Valid Data benar Sistem menerima Sesuai harapan Valid
5 Form Laporan Pembelian Material
Salah satu/ semua Data kosong
Sistem menolak
Sesuai Harapan Valid Data tidak valid Sistem menolak Sesuai harapan Valid Semua data benar Sistem menerima Sesuai harapan Valid
4. PENUTUP 4.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah penulis lakukan di PT Nusahadi Citraharmonis, menyimpulkan bahwa :.
1. Peranan komputer sangat penting dalam melakukan kegiatan pengolahan data mulai dari proses penginputan data, menyimpan data, merubah data serta menghapus data sehingga menghasilkan informasi yang tepat dan akurat.
2. Dalam proses penerimaan invoce dari supplier kurang efektif dan efisien sehingga menjadi hambatan dalam penginputan data secara manual dan masih terjadinya kesalahan atau double nomer tanda terima.
3. Sistem pembelian material produksi di PT. Nusahadi Citraharmonis masih secara, mulai dari pembuatan purchase order, permintaan penawaran harga, tanda terima faktur, dan pembuatan laporan pembelian maka penulis membuat sistem yang sudah terkomputerisasi untuk mempermudah proses pembelian material produksi.
4. Dengan sistem yang
terkomputerisasi mempermudah bagian yang terkait dengan purchasing karena adanya hak akses untuk mempermudah dalam pengolahan data transaksi dan mengurangi terjadinya kehilangan dokumen.
5. Pada sistem yang diusulakn oleh penulis terdapat menu, diantaranya adalah :
a. Menu master yang terdiri dari beberapa submenu antara lain data barang, data akun, data supplier dan data user.
b. Menu transaksi submenu pemintaan penawaran harga, purchase request, purchase order, penerimaan barang, retur barang, tanda terima, pembayaran, dan jurnal pembelian.
c. Menu laporan sub menu yang terdiri dari laporan permintaan penawaran harga, laporan purchase request, laporan purchase order, laporan penerimaan barang, laporan retur barang, laporan
tanda terima, laporan pembayaran, dan jurnal pembelian.
6. Hasil dari pembuatan progam akutansi ini untuk memberikan informasi yang
akurat, memperjelas dan mempermudah dalam pengolahan data transaksi.
Dengan adanya laporan dari dibuatnya progam ini diharapkan pimpinan dapat melakukan pengecekan menyeluruh setiap melakukan transaksi.
4.2. Saran
Dari kesimpulan yang ada diatas, penulis mencoba memberikan saran dengan harapan bisa bermanfaat dan dapat membuat sistem yang berjalan menjadi baik, saran penulis sebagai berikut :
1. Perlu dibuatkan file back up untuk semua file yang digunakan apabila terjadi hal yang tidak diinginkan seperti kerusakan pada komputer.
2. Kewenangan untuk merubah progam atau database secara kesuluruhan harus dibatasi hanya untuk beberapa orang saja.
5. PUSTAKA
Anastasia, Diana dan Lilis Setiawati. 2011. Sistem Informasi Akutansi. Yogyakarta: CV.Andi Offset.
Amin, Rahul. 2017. Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Pada SMK Budhi. Jakarta : Jurnal Ilmu Pengetahuan Dan Teknologi Komputer Vol.2 No.2
Hamidah dan Okkita Rizan. 2012. Membangun Sistem Informasi Pembelian Tunai pada Apotik Cipta dengan Object Oriented Mehtodology.
Semarang : Seminar Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan 2012 ISBN979-26-0255-0
Hendri. 2008. Object Oriented Design With Unified Modeling Language (UML). Tangerang : Buku Modeling with UML semester genap 0910
Mardi. 2011. Sistem Infomasi Akutansi. Bogor : Penerbit Ghalia Indonesia
Priyadi, Yudi. 2014. Kolaborasi SQL& ERD dalam Implementasi Batabase. Yogyakarta : CV. Andi Offset
Puspitasari, Diah. 2017. Sistem Informasi Persediaan Obat Berbasis Web Pada Klinik dan Apotek Hermantoni Karawang, Bekasi : Jurnal Bianglala informatika vol.5 No.1
Rosa dan Shalahudin. 2015. Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika.
Sinarmata,Janner & Iman Prayudi. 2010. Basis Data. Yogtakarta : CV. Andi Offset.
Sujarweni,Wiratna. 2015. Sistem Akutansi.
Yogyakarta : Pustaka Baru Press
Sutarbi, Tata. 2012. Analisa Sistem Informasi.
Yogyakarta: CV.Andi Offset.
Supriyatna, Adi. 2014. Sistem Informasi dana dan Pembelian Barang Secara Kredit Berbasis Web.
Karawang: Jurnal Pradigma vol XVI No.2
