E-PROCUREMENT PT. TASPEN (Persero)
Soni, S.Kom
1)Ir. Elisa Kusrini, MT., CPIM
2)Jurusan Magister Teknik Informatika Fakultas Teknologi Industri Universitas Islam Indonesia
1,2)Jl. Kaliurang km. 14 Sleman Yogyakarta
Telepon (0274) 895287 ekst 114 E-mail : [email protected]
1)Abstrak
e-Procurement merupakan proses pengadaan barang maupun jasa yang dilakukan dengan memanfaatkan teknologi informasi seperti komputer dan internet . Proses pengadaan barang dan jasa sangatlah penting untuk menunjang dunia bisnis dalam berbagai instansi maupun perusahaan. Biasanya perusahan yang telah maju dan berkembang proses pengadaan nya dilakukan dengan sistem lelang.Apalagi jika nilai anggarannya cukup besar. Saat ini sebagian besar perusahaan dan instansi pemerintahan telah menggunakan e -Procurement. PT. Taspen merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara Indonesia yang bergerak dibidang asuransi yang telah memanfaatkan e-Procurement untuk melakukan pengadaan barang dan jasa dalam memenuhi kebutuhan operasinya. e-Procurement bertujuan untuk meningkatkat akses pasar, meningkatkan proses pengadaan yang lebih efektif, efisian, akuntable dan transparansi perusahaan terhadap publik. Sayangnya, masih banyak instansi maupun perusahaan yang ingin mengikuti lelang dan belum mengetahui proses serta prosedur dalam mengikuti lelang tersebut.
Dengan adanya paper ini diharapkan nantinya perusahaan yang ingin mengikuti lelang dapat mengetahui prosesnya dengan detail.
Kata Kunci : e-Procurement, Pengadaan, PT. Star Energy, Akuntable
1. Pendahuluan Latar Belakang
Dala m dunia bisnis , pengadaan sangat diperlukan dala m menunjang kegitatan operasi perusahaan terutama dala m pengadaan barang dan jasa. Pengadaan barang dan jasa pada umu mnya dilaku kan dengan sistem le lang atau tender apalagi jika nilai nya dala m ju mlah yang cukup besar. Saat in i, ha mp ir se mua perusahaan swasta mapun instansi pemerintahan telah menggunakan pengadaan dalam p roses bisnisnya.
Sayangnya pengadaan yang biasa dilakukan secara konvensional yang me mperte mu kan pihak-pihak yang terkait sering kali me mbuat proses pengadaan tersebut men jadi ku rang efektif dan efisien. Untuk itu diperlukan sebuah sistem pengadaan yang menggunakan media ele ktronik dan teknologi informasi yang disebut dengan e-Procurement. Yang bertujuan untuk meningkatkan proses pengadaan yang lebih efisien, efe ktif, akuntable dan transparansi tehadap publik. Sehingga me min ima lisir kecurangan yang seringkali terjadi dala m proses lelang.
PT. Taspen (Pesero) atau Tabungan dan Asuransi Pensiun merupakan Badan Usaha Milik Negara
Indonesia yang bergerak dibidang Asuransi Tabungan Hari tua dan Dana Pensiun Negeri Sip il yang dibentuk sesuai dengan Undang – Undang Republik Indonesia No mor 11 tahun 1969 Tentang Pensiun Pegawai dan Pensiun Janda/Duda Pegawai. [1]
Banyak sekali pengadaan barang dan jasa yang sering dila kukan oleh PT. Taspen dan banyak peminat yang ingin mengikuti proses pengadaan barang dan jasa tersebut. Karena PT. Taspen sangat menjunjung tinggi profesionalitas dan transparansi dala m p roses bisnisnya, ma ka PT. Taspen juga menuntut terjadinya proses pengadaan barang dan jasa yang sesuai dengan profesionalitas perusahaannya. Salah satu langkah yang dila kukan oleh PT. Taspen untuk me mbuat menc iptakan proses pengadaan barang dan jasa yang bersih dan transparan adalah dengan me mbuat pengadaaan barang dan jasa secara elektronik yang sering dikenal dengan istilah e-Procurement. e- Procurement. Dala m paper in i akan dije laskan dan dibahas mengenai langkah demi langkah dan prosedur yang harus dilalu i jika ingin mengikuti le lang.
.
Tujuan
Tujuan dari paper in i adalah untuk mengetahui bagaimanakah proses dan prosedur e-Procure ment dala m mela kukan pengadaan barang dan jasa yang dila kukan oleh PT. Taspen (Persero).
2. Pembahasan e-Procurement PT. Taspen (Persero)
Sesuai dengan Peraturan Menteri Negara badan Usaha Milik Negara No mor PER-05/M BU/2008 Tahun 208 Tentang Pedoman Pe laksanaan Pengadaan Barang
& Jasa BUMN bahwa BUM N sebagal badan usaha perlu me Iakukan pengadaan barang dan jasa secara cepat, fleksibel, efisien dan efektif agar tidak kehilangan mo mentum bisnls yang dapat menimbulkan kerugian, sehingga diperlukan pedoman pe laksanaan pengadaan barang dan jasa yang dapat me menuhi kebutuhan bisnis dengan tetap me mperhatikan prinsip - prinsip efisien, efe ktif ko mpetit if, t ransparan, adil dan waja r, serta akuntabe. [2]
Dala m Proses pengadaan barang / jasa yang dila kukan dala m mengikuti le lang pada PT. Taspen (Persero) dapat dilihat pada alur d ibawah ini :
Ga mbar 1. Alur Proses Mengikuti Lelang
Pengumu man Pe lelangan yang diadakan oleh
PT. Taspen dapat dilihat diwebsite resminya yaitu : http://e-proc.taspen.com/portal?strNavigasi=listLe lang
Ga mbar d ibawah ini menunjukan beberapa Daftar Pengumu man Pele langan barang dan jasa yang tersedia.
Ga mbar 2. Da ftar Pengu mu man Pe lelangan
Apabila kita buka salah satu Pengumu man pelelangan tersebut ma ka a kan muncul jenis pekerjaan lelang yang ditunjukan oleh ga mbar d ibawah in i :
Ga mbar 3. Data Pengumu man Pe le langan
Untuk mengetahui isi data pelelangan tersebut secara lebih rinci dan mendetail ma ka dapat diunduh pada File PUM & RKS PENGADAAN SEWA SERVER BLADE.pdf yang akan ditunjukan seperti gambar dibawah in i :
Ga mbar 3. Surat Pengumu man Pe le langan Terbatas
Surat pengumuman tersebut me mberikan informasi mengenai Pengadaan Barang/Jasa PT.
Taspen (Persero) dalam Tahun Anggaran 2014. Jenis pekerjaan yang di le lang adalah Pengadaan Sewa Server Blade DRC Denpasar dengan nilai anggaran Rp.
1.529.603.500 (satu milyar lima ratus dua puluh sembilan juta ena m ratus tiga ribu lima ratus rupiah).
Adapun persyaratan untuk mengikuti lelang tersebut adalah sebagai berikut :
a. Pendaftaran Pelelangan dilakukan secara elektronik oleh Penyedia Barang dan/atau Jasa me la lui aplikasi e-procure ment PT . Taspen (Persero) d i http://www.e-p roc.taspen.com
Ga mbar 4. Menu Login/ Regisrasi
Ga mbar 5. Formu lir Pendaftaran Reg istrasi Mitra Kerja
b. Bukti telah terdaftar di Pengadaan ini dila kukan setelah penyedia barang dan/atau jasa me la kukan Login pada aplikasi e- procurement PT. Taspen (Persero) dan menya mpaikan hasil cetakan (print out) telah terdaftar dala m pengadaan ini;
c. Merupakan Perusahaan yang bergerak dalam bidang Teknologi Informasi (me miliki SIUP atau Akta Pendirian bidang Teknologi Informasi/Ko mputer dan Suku Cadangnya);
d. Pemimpin/Direktur Utama perusahaan atau penerima kuasa dari Direktur Uta ma dan Penyedia Ba rang dan/atau Jasa WAJIB mengisi Surat Pernyataan Minat mengikuti pengadaan sebagaimana contoh (terla mpir);
e. Referensi Bank Pemerintah atau Bank Swasta kategori Sehat yang ditujukan kepada PT TASPEN (PERSERO);
f. Memiliki Surat Dukungan dari Principals/Distributor (Merk HP) untuk mensupport pengadaan ini;
g. Pengambilan Doku men Le lang dapat dikuasakan (me wa kili Dire ktur/Pimp inan Perusahaan) kepada Kuasanya dengan me mba wa dokumen pada point b s/d d dengan Surat Kuasa asli dari Dire ktur/Pimp inan Perusahaan bermaterai Rp 6.000,- serta me la mp irkan fotocopy KTP (pemberi kuasa serta penerima kuasa). [3]
Setelah me laku kan pendafataran online me la lui e-procure ment PT. Taspen (Persero) dan persyataran yang dicantumkan diatas terpenuhi, penyedia barang/jasa mela kukan pendafatarn e- procurement. Se lanjutnya peserta mengambil doku men pelelangan yang dapat diunduh mela lui ap likasi e- procurement PT. Taspen (Persero). Para peserta yang me merlukan kla rifikasi atas isi doku men pele langan dapat menanyakannya pada saat Penjelasan Pekerjaan (Aanwzying) seperti cara penyampaian dokumen penawaran, metode evaluasinya (sistem gugur, sistem nila i, u mur e konomis, ja minan penawaran (masa berlaku, besaran ja minan, dan penjamin yang akan mengeluarkan ja minan penawaran) dan semua penjelasan yang dianggap perlu.
Selan jutnya peserta pengadaan menyiapkan dokumen penawaran yang berisikan doku men administrasi, doku men teknis dan dokumen b iaya.
Doku men ad mistrasi terdiri dari : a. Surat Pengantar Dokumen b. Pakta Integritas
c. Surat Kuasa bermeterai Rp.6.000,- dari Direktur Pe rusahaan kepada Kuasanya (Penerima kuasa adalah karyawan Perusahaan dibuktikan dengan kartu tanda karyawan atau tanda bukti pengenal lainnya) untuk menghadiri Pe mbu kaan Penawaran dan menandatangani surat-surat yang disyaratkan dala m Doku men Pengadaan;
d. Referensi Bank Pemerintah atau Bank Swasta kategori Sehat yang ditujukan kepada PT Taspen (Persero)
e. SPT Tahun 2013 dan SSP Pajak Penghasilan (PPh) bulan Agustus 2014;
f. Surat Pernyataan Perusahaan Tidak dalam Proses Pailit/Kondisi Pa ilit [3]
Doku men tekn is terdiri dari :
a. Asli Surat Dukungan dari Principals/Distributor untuk mensupport pengadaan ini;
b. Foto Copy minimal 1 (satu) spk/kontrak/
perjanjian dala m pengadaan, instalasi, setup, customize dan/atau pemasangan Server Blade dan Externa l Storage;
c. Spesifikasi Teknis Pengadaan Sewa Server Blade dan Eksternal Storage DRC Denpasar yang ditawarkan disa mpaikan dala m (Bill of Quantity / BQ ).
d. Dokumen Administrasi & Teknis dibuat Rangkap 2 (dua) Asli dan Copy [3]
Doku men biaya berisikan Surat Pena waran harus diketik diatas kertas yang ber kop Pe rusahaan sesuai contoh terla mpir dan bermaterai Rp. 6.000,- (materai diberi tanggal, bulan dan tahun) ditanda tangani dan distempel basah (bukan copy) oleh 6 Direktur Pe rusahaan atau Kuasa Direksi Peserta Pengadaan. [3] Doku men ad min istrasi dan dokumen
teknis nantinya akan diserahkan dan disampaikan langsung ke panitia pengadaan. Na mun untuk doku men biaya diupload pada aplikasi e-procure ment PT Taspen (Persero) http://www.e -proc.taspen.com.
Tahapan selanjutnya adalah Pembukaan Penawaran. Pe mbu kaan penawaan dila kukan yaitu pembukaan doku men penawaran dan doku men biaya.
Tahap I
Membuka dan meneliti kebenaran serta keabsahan dokumen administrasi dan dokumen tekn is sebagai prasyarat penetapan Peserta Pelelangan yang memenuhi syarat untuk mengikuti pe mbukaan doku men biaya.
Tahap II
Membuka doku men b iaya atau penawaran sekaligus me mutuskan sah atau tidaknya suatu penawaran.[3]
Setelah mela kukan pe mbukaan dokumen ma ka dokumen admin istrasi dan dokumen teknis yang tidak me menuhi persyaratan akan langsung dinyatakan gugur. Jika doku men ad ministrasi dan teknis telah me menuhi sesuai dengan persyaratan dari PT. Taspen (Persero) maka dapat dilanjutkan untuk me mbuka dokumen biaya. Selan jutnya akan dila kukan evaluasi penawaran.
Tahapan evaluasi ke waja ran harga meliputi a. Evaluasi administrasi
b. Evaluasi teknis
c. Evaluasi kewajaran harga
Apabila harga penawaran yang diajukan me lebih i HPS (harga penawaran sendiri) ma kan peserta dinyatakan gugur. Yang lolos adalah peserta yang mengajukan penawaran sesuai dengan HPS.
d. Pembuktian kualifikasi
e. Pembuatan Berita Acara Hasil Lelang [3]
Setelah semua tahapan dilalu i selanjutnya panitia me la kukan penetapan pemenang. Pemenang pengadaan ditentukan oleh kriteria sebagai berikut :
a. Memenuhi syarat administrasi dan teknis;
b. Harga penawaran yang pengadaan dengan harga penawaran yang wajar;
c. Tidak melebihi Harga Perkiraan Sendiri (HPS).[3]
Pe menang akan diumu mkan mela lui website resmi PT.
Taspen (Persero) http://e-proc.taspen.com yang akan ditunjukan pada gambar d ibawah in i :
Ga mbar 6. Pengumu man Hasil Pe le langan
Untuk me lihat seluruh daftar hasil pelelangan yang ada pada PT. Taspen (Persero) adalah dengan mengklik pada menu Hasil Pelelangan dan hasil nya akan ditunjukan pada gambar d ibawah in i :
Ga mbar 7. Da ftar Hasil Pe lelangan Ba rang dan Jasa
Ke mudian untuk menegetahui siapa pemenang dari pengadaan barang / jasa trsebut adalah dengan megklik nama pengadaan yang diikuti, disana akan dicantumkan na ma perusahaan yang berhasil me menangkan lelang dan juga tercantum data kontrak perusahaan. Ga mbar dibawah ini a kan menunjukan detail Kontrak pengumu man hasil pe lelangan.
Ga mbar 8. Data Kontrak Pengumu man Hasil Pele langan
Jika setelah pemenang diumu mkan terdapat peserta pengadaan yang berkeberatan atas :
a. Hasil penetapan pemenang pengadaan tersebut dapat mengajukan sanggahan dalam masa sanggah selambatla mbatnya 2 (dua) hari kerja sejak d itetapkannya pemenang secara tertulis disertai bukti-bukti
b. Kepada peserta pengadaan yang melakukan sanggahan wajib menyetorkan uang jaminan sanggahan sebesar 5% (lima persen) dari harga penawaran.
c. Apabila sanggahan tidak terbukti maka uang ja minan penawaran dan jaminan sanggahan men jadi milik PT. Taspen (Persero) dan apabila sanggahan terbukti benar, ma ka ja minan yang telah disetorkan ke PT. Taspen (Persero) a kan dike mbalikan dan penetapan pemenang dibatalkan untuk dievaluasi u lang.
d. Panitia Pengadaan wajib memberikan jawaban atas sanggahan selambat-la mbatnya 14 (e mpat belas) hari ka lender dari tanggal diterimanya sanggahan, dan Jawaban bersifat Fina l[3]
Selanjutnya setelah masa sanggah telah berakhir PT.
Taspen (Persero) wajib menetapkan pe menang pengadaan dan me mbuat Surat Perintah Kerja (SPK) kepada pemenang penyedia barang/jasa. Data yang dibutuhkan dalam penunjukan pe menang adalah sebagai berikut :
1. Dokumen lelang & adendum (jika ada) 2. Berita Acara Pembukaan Penawaran (BAPP) 3. Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP) 4. Ringkasan proses lelang & hasilnya 5. Dokumen penawaran calon pemenang 6. Catatan sanggahan dan jawabannya
Tahapan yang terakhir adalah me mbuat perjanjian kontrak antara PT. Taspen (Persero) dengan pihak pemenang pengadaan barang dan jasa. Sebelum men jalan i kontak Panitia pengadaan, pengguna barang dan penydia barang / jas a harus menandatangani pakta integritas.
1. Proses pengadaan selesai apabila telah ditetapkannya pemenang oleh Panitia Pengadaan barang dan/atau jasa PT Taspen (Persero).
2. Selesainya proses pengadaan melalui situs e- Proc Taspen, belum resmi/sah menjadi transaksi pengadaan. Transaksi pengadaan sah apabila masing-masing pihak telah me la kukan kewa jiban dan haknya sesuai peraturan yang telah ditetapkan PT Taspen (Persero).
3. Pemenang pengadaan wajib menyelesaikan proses pengadaan di luar situs e-Proc ini dengan PT TASPEN (PERSERO) .
4. Setelah pemenang ditetapkan melalui situs e- Proc Taspen, PT Taspen (Persero) akan
menghubungi pemenang untuk menyelesaikan transaksi pengadaannya segera setelah berakhirnya proses pengadaan.
5. Semua peserta yang mengikuti suatu pengadaan pada akhir pengadaan dapat mengetahui pe menangnya mela lui situs e-Proc Taspen. [4]
Setelah itu pe menang pengadaan menanda tangani kontrak pelaksaaan pekerjaan. Isi dari kontrak harus berisi setidaknya :
a. Menyebutkan hak dan kewajiban natar kedua belah pihak
b. Kapan pelaksanaan pekerjaan dapat dija lankan.
c. Sampai kapankah pemenang akan menjadi penyedia barang dan jasa pada perusahaan.
d. Perjanjian mengenai nilai harga pekerjaan .
Kesimpulan
Dala m me laku kan pengadaan barang / jasa PT. Taspen (Persero) telah menggunakan e-procurement sehingga lebih me mudahkan penyedia untuk dapat mengikuti proses lelang karena semua pengumu man barang/jasa dan juga hasil pengadaan nya telah diumukan d iweb iste e-procurement PT. Taspen. Namun sayang nya proses e-procurementnya masih belu m se muanya menggunakan med ia online hal in i dibukt ikan dengan masih adanya pengiriman berkas persyaratannya ke ala mat PT. Taspen (Persero).
Daftar Pustaka
[1] Republik Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 tahun 1969 Tentang Pensiun Pegawai dan Pensiun janda/Duda Pegawai, vol. 1961, no. 18. 1969.
[2] Menteri BUM N, Pedoman Umu m Pelak sanaan Pengadaan Barang dan Jasa Badan Usaha Milik Negara. 2008.
[3] P. Taspen, “Pengumuan Pelelangan Terbatas PT. Taspen No. PUM- 18.K.102014,” no. 45, 2014.
[4] P. Taspen, “Persyaratan & Pengunaan Aplikasi e-Procurement PT. Taspen (Persero),” vol. 1, pp. 1–7.
