PROTOTIPE SISTEM PEREKRUTAN TENAGA KERJA ONLINE: STUDI KASUS PT. RI

PROTOTIPE SISTEM PEREKRUTAN TENAGA KERJA ONLINE:

STUDI KASUS PT. RI

Abdul Hayat

1)

_{, Euis Siti Nur Aisyah}

2)

_{, Dewi Sekartaji}

3)

_{, Angga Try Vicani}

4)

_{, Dendy Witarahman}

5) 1), 2 ), 3)_{Komputerisasi Akuntansi AMIK Raharja Informatika}

4)_{Manajemen Informatika AMIK Raharja Informatika} 5)_{Sistem Informasi STMIK Raharja}

Jl. Jenderal Sudirman No.40, Kota Tangerang, Banten 15117 Email :ahayat@rekayasa.co.id1)_{,euis@raharja.info}2)

Abstrak

Pemanfaatan teknologi informasi tidak bisa terelakkan didalam kegiatan bisnis, termasuk di PT RI yang bergerak dalam bidang Engineering & Construction. Perusahaan ini layaknya sebuah perusahaan konsultan dan kontraktor pabrik-pabrik industri. Penyelesaian kontrak proyek secara profesional sesuai kualitas, biaya serta tepat waktu, menjadi tuntutan yang harus dipenuhi dan tetap dijaga. Tenaga kerja PT RI merupakan aktor kunci keberhasilan perusahaan, oleh karena itu kebutuhan akan tenaga kerja ahli yang spesifik menjadikan proses perekrutan pegawai atau tenaga kerja menjadi kebutuhan kunci bagi PT RI agar mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan. Aplikasi Perekrutan Tenaga Kerja Berbasis Web yang dibangun dengan menggunakan PHP(Personal HomePage) dan alat bantu Macromedia Dreamweaver 8 serta database MySQL. Hasil penelitian ini adalah prototipe aplikasi perekrutan tenaga kerja online yang memiliki fitur yang lebih luas jangkauannya, mampu untuk menangani seleksi tenaga kerja dengan biaya yang lebih efektif sesuai dengan kebutuhan sehingga staf Human Resources Management tidak perlu memeriksa semua lamaran yang masuk dan memproses lebih lanjut seleksi penerimaan tenaga kerja, dan dapat melihat daftar pelamar kapan saja dengan mudah, karena data pelamar tersimpan dalam database. Kata Kunci : perekrutan online, tenaga kerja, human resource management

1. Pendahuluan

Perkembangan teknologi informasi saat ini telah memasuki setiap dimensi aspek kehidupan manusia. Teknolgi informasi saat ini memainkan peran yang besar didalam kegiatan bisnis, perubahan struktur organisasi, dan manajemen organisasi. Di lain pihak, teknologi informasi juga memberikan peranan yang besar dalam pengembangan keilmuan dan menjadi sarana utama dalam suatu institusi perusahaan. Secara garis besar, teknologi informasi memiliki peranan : 1) dapat menggantikan peran manusia, dalam hal ini dapat melakukan otomatisasi terhadap tugas atau proses; 2) memperkuat peran manusia, yakni dengan menyajikan

informasi terhadap suatu tugas dan proses; 3) berperan dalam restrukturisasi terhadap peran manusia, dalam melakukan perubahan-perubahan terhadap kumpulan tugas dan proses.[1] Berdasarkan pemahaman diatas, maka kehadiran teknologi informasi telah memberikan kekuatan dan merupakan potensi besar jika dimanfaatkan dengan baik.

PT RI merupakan perusahaan yang bergerak dibidang

engineering and contruction, layaknya sebuah konsultan dan kontraktor untuk pabrik-pabrik industri. Dari lahan kosong sampai berjalanya suatu pabrik industri. Penyelesaian kontrak proyek secara profesional sesuai kualitas, biaya serta tepat waktu, menjadi tuntutan yang harus dipenuhi dan tetap dijaga. Tenaga kerja PT RI

merupakan actor kunci keberhasilan perusahaan.

Sementara di sisi lain, pekerjaan berbasis kontrak proyek menyebabkan tidak mudahnya untuk mempekerjakan tenaga kerja secara permanen, padahal pada umumnya tenaga kerja mendambakan kepastian karir dengan menjadi tenaga kerja permanen. Hal ini mengakibatkan tenaga kerja-tenaga kerja yang potensial agak sulit diperoleh. Dengan status yang sama, mereka lebih memilih perusahaan asing atau kontraktor modal asing. Karena pada umumnya mereka mempunyai gaji lebih tinggi dibanding rata-rata gaji perusahaan nasional. Kebutuhan akan tenaga kerja ahli yang spesifik menjadikan proses rekrutmen pegawai atau tenaga kerja menjadi kebutuhan kunci bagi PTRI agar mendapatkan

tenaga kerja yang sesuai sebagaimana istilah ”The Right

Man in The Right Place”. Bagaimana mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kriteria dan kebutuhan perusahaan? Ditambah lagi keberadaan tenaga kerja ahli yang jumlahnya masih terbatas dan menyebar di seluruh kota-kota besar tertentu di Indonesia.

Penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Tri Pujadi

(Jurnal CCIT, 2010) dengan judul “Design

Computer-Based Application for Recruitment and Selection Employee at PT. Indonusa Telemedia”. Pada penelitian sistem ini diciptakan dengan menggunakan VB 6.0, Ms.Access Database dan aplikasi ini dapat menampilkan

laporan baik berbentuk microsoft office ataupun

microsoft excel. Penulis melakukan penelitian di level

berikutnya yaitu membuate-recrutment dengan berbasis

web menggunakan PHP, dreamweaver CS3 dan MySQL sebagai databasenya.[2]

Penelitian yang dilakukan oleh Haris Sandi Suhendar (STMIK Raharja, 2012) dengan judul “Perancangan

Sistem Informasi E-Recruitment Pegawai Pada Stasiun

Televisi Trans7”. Pada penelitian ini sistem yang digunakan adalah untuk mempermudah perekrutan karyawan yang selama ini masih berjalan manual. Karena sistem informasi penerimaan karyawan ini secara online, jadi sangat mempermudah pelamar untuk mendapatkan informasi tentang lowongan pekerjaan dan memudahkan juga bagi admin dalam pembuatan laporan penerimaan karyawan. Penulis melakukan penelitian di

level berikutnya yaitu membuat e-recrutment dengan

berbasis web yang tidak hanya untuk memudahkan pelamar mendapatkan informasi lowongan pekerjaan tetapi pelamar dapat langsung melamar pekerjaan secara

online.[3]

Penelitian yang dilakukan oleh Helen Herhoeven and

Sue Williams (International Review of Business

Research Papers, Vol.4 No.1) dengan judul “Advantages and Disadvantages of Internet Recruitment : A UK Study into Imployers Perceptions”. Pada penelitian ini mengemukakan keuntungan dan kerugian dari proses rekrutmen online. Beberapa pendapat dikemukakan namun tetap pada pilihannya adalah rekrutmen online cara paling efektif dan efisien untuk mencari pekerjaan sesuai dengan posisi yang dinginkan. Penulis melakukan

penelitian di level berikutnya yaitu membuat

e-recruitment dengan basis web yang tidak hanya untuk memudahkan pelamar mendapatkan informasi lowongan pekerjaan tetapi pelamar dapat langsung melamar pekerjaan secara online.[4]

Tahapan penelitian yang dilaksanakan ditunjukkan pada bagan berikut :

Gambar 1. Metode Penelitian

2. Pembahasan 2.1. Analisis

PT R.I. didirikan pada tahun 1981 sebagai perusahaan yang bergerak di bidang jasa rancang bangun dan perekayasaan pabrik industri serta berlokasi di Jakarta. Dalam 5 tahun pertama operasinya, bisnis inti utamanya adalah jasa rancang bangun dan perekayasaan di bidang industri kimia dan petrokimia saja. Saat ini PT R.I. telah memperluas segmen pasarnya menjadi lebih luas, meliputi industri-industri Oil & Gas, Geothermal &

Power, Refinery & Petrochemical, Mineral,

Environmental, dan Infrastruktur.

Jenis layanan rancang bangun dan perekayasaan pabrik industri yang diberikan oleh PT R.I. meliputi:

a. Total EPCC (Engineering, Procurement,

Construction, Commissioning): Menyediakan layanan lengkap dan terpadu rekayasa, pengadaan, konstruksi & jasacommissioning.

b. Jasa Konsultasi Manajemen Proyek: Menyediakan

jasa manajemen proyek dan manajemen konsultasi

atas nama pemilik (EPC-Management), termasuk

studi kelayakan layanan.

c. Plant Operation & Maintenance: Menyediakan layanan operasi dan pemeliharaan, termasuk manajemen pabrik, pengadaan personil dan bahan habis pakai.

2.1.1. Prosedur Perekrutan Tenaga Kerja

Skenario perekrutan tenaga kerja dimulai dari tahap perencanan yaitu merencanakan kualifikasi dan jumlah tenaga kerja yang akan dibutuhkan, kemudian penerbitan pengumuman informasi lowongan kerja melalui berbagai media, baik media cetak maupun elektronik dan juga melalui penyebaran informasi lowongan kerja ke kampus-kampus. Setelah pengumuman atau informasi akan kebutuhan tenaga kerja perusahaan dipublikasikan, maka pelamar atau calon tenaga kerja memberikan surat lamaran dan CV-nya kepada perusahaan. Dalam hal ini PT R.I. menerima lamaran langsung dari calon tenaga kerja yang datang ke perusahaaan, dan juga dengan bantuan jasa kurir ataupun via email.

Lamaran yang masuk ke Bagian HRM (Human Resouce

Management) kemudian diseleksi untuk dilakukan pemanggilan kepada pelamar atau calon tenaga kerja yang dianggap berpotensi untuk memenuhi kualifikasi yang dipersyaratkan untuk mengikuti tahapan seleksi berikutnya. Sebelum pemanggilan calon pegawai, staf HRM memeriksa satu persatu surat lamaran berikut CV-nya secara manual. Staf HRM tidak dapat mengetahui apakah pelamar yang diterima sudah sesuai dengan kebutuhan atau tidak kecuali setelah membuka lamaran dan CV-nya tersebut.

2.2. Rancangan Sistem 2.2.1. Functional Design

Pada rancangan fungsional ini, digunakan dua diagram

UML yaitu Activity Diagram dan Use Case Diagram

sebagai alat untuk menganalisa system yang diusulkan.

Analisis

 Analisis prosedur sistem perekrutan tenaga kerja

 Analisis pemasalahan yang terjadi

 Analisis pemecahan masalah

Desain  Functional Design  Structural Design  Behavioral Design

 Rancangan Basis Data

Implementasi

Prototipe sistem aplikasi perekrutan tenaga online berbasis web

Sedangkan program yang digunakan adalah Visual Paradigm for UML 4.0.

1. Activity Diagram sistem yang diusulkan digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2.Activity Diagramyang diusulkan

Berdasarkan gambar Activity Diagramdi atas

terdapat:

a. 1Initial node, sebagai awal objek

b. 5Action, statedari system yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi

c. 1Final state, objek untuk mengakhiri.

2. Use Case Diagram sistem yang diusulkan digambarkan sebagai berikut:

Gambar 3.Use Case Diagramyang diusulkan

Berdasarkan gambarUse Case Diagramdi atas terdapat:

a. 1 Sistem yang mencakup kegiatan Perekrutan tenaga Kerja Online

b. Terdapat 1 Actor yang melakukan kegiatan didalam

system, yaitu Admin. 2 actor lainnya yaitu

Umum/pelamar dan HRD masing-masing merupakan

Actor yang memberikan input kepada system dan

sebagaiactoryang menerima laporan dari system.

c. Ada 10 Use Case yang dapat dilakukan oleh actor.

Masing-masingUse Case hanya dapat dilakukan oleh

Actor yang memiliki akses yang diperlihatkan oleh

Association.

2.2.2. Structural Design

Pada rancangan struktural ini, digunakan satu diagram

UML yaitu Class Diagram. Sedangkan program yang

digunakan adalahVisual Paradigm for UML 4.0.

Class Diagram yang diusulkan digambarkan sebagai berikut:

Gambar 4.Class Diagramyang diusulkan

2.2.3. Behavioral Design

Behavioral Design merupakan rancangan yang

berhubungan dengan interaksi User dengan Sistem

Aplikasi Komputer. Rancangan ini berguna untuk menampilkan seluruh aktifitas user dengan komputer secara rinci. Diagram yang digunakan untuk

menggambarkan rancangan tersebut adalah Sequence

Diagramdan State Chart Diagram. 1. Sequence Diagram

Sequence Diagram yang diusulkan terdiri dari

Sequence Diagramuntuk Umum (Pelamar), Halaman Pelamar (Admin), Halaman Update (Admin), Halaman Lowongan (Admin).

Sequence Diagram untuk Umum (Pelamar) digambarkan sebagai berikut:

Gambar 5.Sequence Diagramyang diusulkan untuk

Berdasarkan gambar Sequence Diagram di atas terdapat:

a. 3Life Lineantar muka yang saling berinteraksi. b. 1 actor yang melakukan kegiatan yaitu Umum

atau pelamar.

Sequence Diagram untuk Halaman Pelamar (Admin) digambarkan sebagai berikut:

Gambar 6.Sequence Diagramyang diusulkan pada

Halaman Pelamar (Admin)

Berdasarkan gambarSequence Diagramdi atas terdapat:

a. 5Life Lineantar muka yang saling berinteraksi. b. 2 actor yang melakukan kegiatan yaitu Admin dan

HRD.

Sequence Diagram untuk Halaman Update (Admin) digambarkan sebagai berikut:

Gambar 7.Sequence Diagramyang diusulkan pada

HalamanUpdateAdmin

Berdasarkan gambarSequence Diagramdi atas terdapat:

a. 4Life Lineantar muka yang saling berinteraksi. b. 1actor yang melakukan kegiatan yaitu Admin.

Sequence Diagramuntuk Halaman Lowongan (Admin) digambarkan sebagai berikut:

Gambar 8.Sequence Diagramyang diusulkan pada

Halaman Lowongan (Admin)

Berdasarkan gambarSequence Diagramdi atas terdapat :

a. 5Life Lineantar muka yang saling berinteraksi. b. 1actor yang melakukan kegiatan yaitu Admin.

2. State Chart Diagram

State Chart Diagram yang diusulkan terdiri dari

State Chart Diagram untuk Umum (Pelamar) dan untuk Admin.

State Chart Diagram untuk Umum (Pelamar) digambarkan sebagai berikut:

Gambar 9.State Chart Diagramyang diusulkan

untuk Umum (Pelamar)

Berdasarkan gambar State Chart Diagram di atas

terdapat:

a. 1Initial Pseudo State, sebagai awal objek. b. 4 State, nilai atribut dan nilai link pada suatu

waktu tertentu, yang dimiliki oleh suatu objek tersebut.

c. 1Final State, objek yang diakhiri.

State Chart Diagram untuk Admin digambarkan sebagai berikut:

Gambar 10.State Chart Diagramyang diusulkan pada Admin

Berdasarkan gambar StatChart Diagram di atas

terdapat:

a. 1Initial Pseudo State, sebagai awal objek. b. 18 State, nilai atribut dan nilai link pada suatu

waktu tertentu, yang dimiliki oleh suatu objek tersebut.

c. 1Final State, objek yang diakhiri.

2.3. Rancangan Basis Data

Rancangan basis data yang diusulkan terdiri dari 3 (tiga) tabel yang tersimpan di dalam database. Berikut adalah spesifikasi tabel yang diusulkan:

1. Nama Tabel : Admin

Media : Hardisk Isi : ID+PASSWORD Primary Key : ID Panjang Record : 20 Jumlah Record : 2 Struktur :

Tabel 1. Struktur tabel admin

Field Name Type Field

Size Keterangan

ID Varchar 10 ID

Password Varchar 10 PASSWORD

2. Nama Tabel : Lamaran

Media : Hardisk

Isi : idlamaran+ posisi+ lokasi+

pt+ jurusan+ syarat+ deskripsi+ tanggal1+tanggal2

Primary Key : idlamaran

Panjang Record : 21

Jumlah Record : 499

Struktur :

Tabel 2. Struktur tabel lamaran Field

Name Type FieldSize Keterangan

idlamaran int 5 ID

pengguna

posisi Varchar 150 Password

lokasi Varchar 150 pt Varchar 150 jurusan Varchar 6 syarat Mediumtext deskripsi Mediumtext tanggal1 Varchar 19 tanggal2 Varchar 19

3. Nama Tabel : Pelamar

Media : Hardisk

Isi : idpelamar+ idlamaran+

tanggal+ nama+ email+ jurusan+ ipk+ cv+ status

Primary Key : idpelamar

Panjang Record : 21

Jumlah Record : 9

Struktur :

Tabel 3. Struktur table pelamar Field

Name Type FieldSize Keterangan

idpelamar int 5 kodepelamar

idlamaran int 5 kode

lamaran

tanggal Varchar 19 tanggal

lamaran

nama Varchar 60 Nama

pelamar

email Varchar 150 Email

pelamar

jurusan Varchar 150 Jurusan

yang dipilih

Ipk Varchar 4 Ipk pelamar

cv Varchar 60 CV pelamar

status Enum Status

pelamar

2.4. Implementasi Program

Rancangan tampilan prototipe aplikasi perekrutan tenaga kerja online adalah sebagai berikut:

1. Rancangan Tampilan Home/Index

Pada halaman home, terdapat beberapa menu yaitu menu Profil, Services, Projects, CSR dan Contact us.

Gambar 11. Rancangan Tampilan Home/Index

2. Rancangan Tampilan Lowongan

Terdapat menu Career yang berisi info lowongan kerja pada PT. RI.

Gambar 12. Rancangan Tampilan Lowongan

3. Rancangan Tampilan Form Lamaran (admin)

Formulir lowongan diisi oleh admin yang terdiri dari inputan posisi, lokasi, perguruan tinggi, jurusan, persyaratan, deskripsi, tanggal posting dan tanggal akhir posting.

Gambar 13. Rancangan Tampilan Form Lamaran (Admin)

3. Kesimpulan

Berdasarkan uraian sebelumnya, maka pembahasan dapat diambil simpulan sebagai berikut:

1. Sistem aplikasi perekrutan online merupakan

alternatif bagi PT RI untuk memperluas pembukaan lapangan kerja, dengan memberikan kesempatan

bagi pelamar calon tenaga kerjauntuk

memperkenalkan diri melalui pengiriman lamaran dan CV ke dalam sistem secara mandiri bagi siapa saja dan kapan saja. Sistem ini sekaligus mempertemukan pencari kerja dan pengguna tenaga kerja melalui jaringan internet yang lebih luas.

2. Melalui sistem aplikasi perekrutan online

perusahan dapat merekrut calon tenaga kerja dengan spesifikasi yang ditetapkan dan juga dengan pengalaman kerja tertentu. Perekrutan tenaga kerja

melalui sistem aplikasi online mampu merekrut

tenaga kerja yang sesuai dengan kualifikasi yang diinginkan (qualified).

3. Proses seleksi awal dalam perekrutan tenaga kerja

lebih efisien dibandingkan dengan sistem sebelumnya yang masih manual, karena hanya pelamar yang memenuhi kriteria saja yang akan disajikan oleh sistem untuk proses seleksi selanjutnya. Dengan demikian staf HRM yang menangani seleksi ini hanya akan menindaklanjuti pelamar-pelamar yang sesuai dengan kriteria. Sehingga biaya perekrutan akan lebih efektif dan sesuai dengan keperluan saja.

4. Dengan sistem aplikasi perekrutan secara online ini

PT RI dapat melihat daftar pelamar kapan saja dengan mudah, karena data pelamar tersimpan dalam database.

Daftar Pustaka

[1] Kadir, Abdul, “Pengenalan Sistem Informasi”, Andi Publisher, Yogyakarta, 2008.

[2] Pujadi, Tri, “Design Computer-Based Application for Recruitment and Selection Employee at PT. Indonusa Telemedia”, Jurnal CCIT Tangerang, 2010.

[3] Suhendar, Haris Sandi, “Perancangan Sistem Informasi E-Recruitment Pegawai Pada Stasiun Televisi Trans7”, Tesis: STMIK Raharja, 2012

[4] Herhoeven, Helen, Williams, Sue, “Advantages and Disadvantages of Internet Recruitment : A UK Study into Imployers’ Perceptions ”, International Review of Business Research, 2008.

Biodata Penulis

Abdul Hayat,memperoleh gelar Sarjana Jurusan Teknik Industri Institut Teknologi Bandung, lulus tahun 1985. Memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi (MTI) Program Pasca Sarjana Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia, lulus tahun 2007. Saat ini menjadi Dosen di AMIK Raharja Informatika.

Euis Siti Nur Aisyah, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK Raharja, lulus tahun 2005. Memperoleh gelar Magister Komputer (M.Kom) Program Pasca Sarjana Magister Ilmu Komputer Universitas Budi Luhur, lulus tahun 2014. Saat ini menjadi Dosen di AMIK Raharja Informatika.