Kebijakan tentang Benturan Kepentingan dan Benturan Komitmen
Versi 29 Juni 2009I. Pendahuluan
Partisipasi aktif atau kegiatan staf akademik SBM dalam berbagai kegiatan yang berperan dalam meningkatkan keahlian profesionalitasnya atau kontribusinya pada masyarakat termasuk pemerintah dan swasta akan memberi manfaat bagi individu dan SBM sendiri. Tetapi aktivitas ini dapat saja berpotensi menimbulkan atau mengarah pada benturan kepentingan atau benturan komitmen dengan kebijakan atau aturan atau sistem nilai SBM. Karena itu diperlukan sebuah pedoman yang dapat digunakan pegangan untuk mengatasi atau menghindari benturan kepentingan dan benturan komitmen ini.
Kebijakan ini memberikan kerangka dan mengidentifikasi prosedur untuk mengkonsultasikan dan meminta saran berkaitan dengan benturan kepentingan dan komitmen. Kebijakan ini berusaha memberi keseimbangan antara kepentingan SBM dengan integritas dan kepentingan pribadi dari staf SBM (dosen, tutor dan karyawan). Karenanya kebijakan ini diharapkan dapat meminimalkan benturan kepentingan dan jika mungkin bahkan menghindari munculnya benturan kepentingan dan komitmen tersebut.
Kebijakan ini menjadi bagian dokumen yang perlu dibaca sebelum seseorang mengikatkan diri dengan SBM, dan mendapat sebelum seorang staf SBM bekerjasama dengan pihak lain di luar SBM, baik individu lain, dengan lembaga swasta maupun dengan lembaga pemerintahan. II. Apa yang Dimaksud dengan Benturan Kepentingan dan Komitmen?
• Setiap staf akademik harus mendapat persetujuan tertulis sebelum mengikatkan diri dengan kegiatan yang mendapat pembiayaan dari pihak luar SBM, juga harus melaporkan kegiatan ini setiap tahun, atau ketika ada perubahan penting.
• Benturan komitmen muncul ketika kegiatan di luar dari seorang staf menuntut waktu atau perhatian yang mengganggu tanggungjawab pribadinya kepada SBM.
• Benturan kepentingan muncul ketika staf akademik berada pada posisi menghadapi kepentingan pribadi seseorang, atau keluarga atau lainnya yang akan mengancam kepentingan SBM.
• Karenanya kegiatan staf SBM perlu dibuka, dilaporkan dan membutuhkan pemantauan, setiap tahun.
• Ketua Kelompok Keahlian akan bekerja dengan staf SBM lainnya akan mengidentifikasi dan mengevaluasi potensi benturan yang melibatkan anggota KK nya, untuk mengelola dan menghindarinya.
• Kepala Bagian Administrasi Sekolah akan bekerja dengan staf SBM lainnya untuk mengidentifikasi potensi benturan kepentingan yang melibatkan staf non akademik dan untuk mengelola dan menghindarinya.
• Laporan potensi benturan ini dan penyelesaiannya ditinjau oleh Komite Disiplin.
• Jika penyelesaian yang memuaskan kedua belah pihak tidak dapat diperoleh, maka Komite Disiplin bisa mengenakan sanksi sesuai dengan bobot pelanggarannya.
• Sanksi pelanggaran pada kebijakan ini ditentukan oleh bobotnya, paling ringan adalah peringatan dan paling berat adalah pemberhentian dari SBM.
• Staf SBM dapat mengajukan petisi penolakan atas sanksi tersebut dengan mengajukan keberatan ke Dekan.
• Tanggungjawab akhir kebijakan ini ada pada Dekan. III. Kebijakan
A. Siapa saja yang Terkena kebijakan ini?
Kebijakan ini dikenakan untuk semua staf yang terikat kontrak dengan SBM, baik sebagai dosen tetap SBM, anggota paruh waktu mau pun penuh waktu, dari professor sampai asisten akademik, tutor, peneliti, dan staf akademik SBM dan staf non akademik.
B. Definisi
1. Benturan Komitmen hadir ketika kepentingan eksternal dari staf SBM menuntut waktu dan perhatian staf tersebut sehingga mengganggu atau bersinggungan dengan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya, baik terhadap mahasiswa maupun terhadap SBM.
2. Benturan kepentingan muncul ketika pengaruh kepentingan eksternal terhadap seorang staf SBM sangat kuat, sehingga mengancam kepentingan SBM dan misinya dalam melaksanakan TRIDHARMA dan pelayanan umum lainnya.
3.”Keluarga” dalam hal ini termasuk pasangan (istri atau suami) dan anak-anak kandung 4. Kepentingan eksternal adalah kepentingan selain kepentingan SBM-ITB.
5. Komite Disiplin adalah komite yang dibentuk Dekan SBM untuk menangani pelanggaran-pelanggaran disiplin, norma dan standard keprofesian dosen SBM ITB, serta kebijakan tentang benturan kepentingan dan komitmen.
C. Pokok-pokok Umum
1. Benturan kepentingan dan komitmen terjadi karena jenis dan cakupan kegiatan yang berkaitan dengan SBM dan stafnya, dan bisa mencakup sebuah spektrum yang sangat luas. SBM dan anggotanya memiliki kewajiban untuk menjalankan kegiatan yang menjunjung tinggi etika dan hukum, sesuai dengan standar integritas tertinggi.
2. Partisipasi anggota SBM dengan pihak luar yang berperan meningkatkan keahliannya atau dalam kaitan pengabdian masyarakat akan didukung. Walaupun demikian, komitmen dan tanggung jawab professional terhadap SBM tetap menjadi kewajiban utama dan pertama.
1. Prinsip Benturan Komitmen
• Kerjasama antara staf SBM dengan pihak luar SBM untuk periode waktu yang wajar dan dengan remunerasi pribadi yang layak akan didukung jika interaksi ini mendorong peningkatan keahlian professional atau mendukung kegiatan pengabdian pada masyarakat atau pelayanan umum dan bermanfaat bagi SBM.
• Pemakaian waktu kerja yang diijinkan akan bervariasi sesuai dengan jenis kegiatan yang diusulkan, dan kebutuhan SBM sendiri untuk memenuhi TRI DARMA dengan mendapat ijin dari Ketua Kelompok Keahlian dan Dekan.
• Jika sudah mendapat ijin untuk melakukan kegiatan eksternal, staf akademik diminta untuk mengatur kewajiban eksternalnya, kepentingan finansialnya, dan jadwal kegiatannya sedemikian sehingga tidak melanggar atau berbenturan dengan tugas, tanggung jawab, dan kepentingan SBM.
• Ijin tidak dapat diberikan untuk kegiatan yang sifatnya pribadi, yang tidak meningkatkan keahlian professional, atau yang tidak memberikan manfaat kepada SBM.
• Dengan pengecualian jenis kegiatan yang disampaikan pada bagian E di bawah ini, kegiatan yang mendapat bayaran harus dilaporkan, baik berkaitan dengan tugas professional atau tidak.
• Kebijakan ada bagian E secara umum berkaitan dengan kegiatan yang tidak mendapat bayaran, baik kegiatan derma atau professional. Tetapi, ketika kegiatan mengganggu tanggungjawab staf di SBM, termasuk kemudahan dihubungi mahasiswa, staf atau klien lain, maka benturan komitmen terbentuk.
2. Prinsip-prinsip Benturan Kepentingan
• Karena salah satu peranan SBM adalah menyebarkan ilmu, staf akademik harus menghindarkan komitmen luar yang bisa menghambat dirinya untuk menjalankan peranannya dengan sebaik-baiknya.
• Jika diminta konsultasi secara pribadi oleh pihak luar, staf akademik bertindak sebagai atau dalam kapasitas pribadi dan harus menjelaskan bahwa dia tidak bertindak atas nama SBM. Karenanya, pemakaian gelar pada laporan atau surat menyurat hanya dibolehkan sebagai identitas saja. Pemakaian stasioner SBM tidak boleh digunakan dalam pekerjaan pribadi. Pelaksanaan kegiatan luar ini tidak boleh menimbulkan potensi benturan komitmen.
• Umumnya, fasilitas dan sumber daya SBM tidak boleh digunakan untuk kepentingan non SBM. Dalam hal berkaitan dengan peningkatan keahlian professional yang berkaitan dengan SBM, maka diperlukan ijin dari pejabat yang berwenang
• Staf SBM tidak dibenarkan menghambat kesempatan dari pihak luar atau kesempatan lain untuk mendukung riset dan konsultasi yang mungkin dapat diperoleh oleh SBM. • Untuk melindungi hak kepemilikan intelektual dan mematuhi pedoman dan komitmen
pada SBM, staf SBM harus memberi tahu pihak luar peraturan yang relevan yang berlaku di SBM.
• Pada perjanjian riset dan konsultasi dengan pihak luar, terutama berkaitan dengan pihak dimana staf akademik memiliki kaitan finansial, manajerial atau eksekutif, maka perjanjian ini harus menjaga nilai akademik dasar dan meningkatkan pengembangan dan membuka penyebaran ilmu.
• Semua perjanjian riset dan konsultasi antara SBM dengan pihak luar perlu mendapat persetujuan sesuai prosedur SBM.
• Keterlibatan mahasiswa atau karyawan dalam kegiatan professional di luar SBM harus membawa manfaat buat SBM, karenanya kegiatan ini harus dilaporkan, dievaluasi dan disetujui secara tertulis oleh Dekan SBM.
D. Tanggung Jawab
• Staf SBM dituntut untuk mengambil inisiatif melaporkan segera kepada dekan, meminta persetujuan tertulis untuk semua kegiatan atau situasi yang mungkin mengandung benturan kepentingan atau benturan komitmen dan merespon sepenuhnya dan dengan cepat meminta tanggapan Dekan berkaitan dengan laporan tersebut.
• Dekan atau pejabat yang ditugaskan, memiliki kewenangan untuk menangani dan mengevaluasi potensi benturan kepentingan dan komitmen yang dilaporkan atau diketahui, sebelum bertindak menyetujui atau tidak menyetujui aktivitas.
• SBM wajib memiliki informasi cukup dan kendali untuk melepaskan kewajiban akuntabilitas publiknya. Karenanya pada benturan kepentingan tertentu, Dekan perlu mengadakan penelitian atas sejumlah factor, termasuk sejauh mana komitmen waktu, pendapatan yang dihasilkan oleh staf SBM dari kegiatan konsultansi dan manajemen atau sejauh mana kepentingan financial dan kepentingan lainnya dari pihak luar, di mana staf akademik atau keluarganya memiliki pengaruh untuk mempengaruhi kebijakan umum atau keputusan.
• Jika diidentifikasi adanya benturan, dan keputusan yang dibuat memungkinkan kegiatan berlanjut, Dekan atau pejabat yang berwenang dapat melakukan prosedur pemantauan yang sesuai dan membuat batasan untuk meminimumkan dan mengendalikan benturan, juga untuk mengetengahkan pemulihan yang dapat disutujui bersama. Staf SBM harus mendapat kesempatan untuk merespon pemulihan yang diusulkan dan mengusulkannya petisi ke tingkat yang lebih tinggi.
• Jika staf akademik melanggar kebijakan atau pemulihan yang dikenakan sesuai dengan kebijakan ini, sanksi dapat dikenakan, dengan kemungkinan adanya petisi.
• Untuk demi kebijakan ini, laporan, pemulihan dan sanksi yang dikenakan kepada staf akademik akan ditinjau atau dievaluasi oleh Komite Disiplin.
• Semua pihak yang mengevaluasi, mengelola dan menyetujui benturan, melakukan usaha yang cermat, bertanggungjawab memelihara kerahasiaan pembukaan, pemulihan dan sanksi, sejauh yang dibolehkan oleh hukum.
E. Contoh Kegiatan yang Menghasilkan Pendapatan.
Berikut adalah contoh kegiatan luar yang menghasilkan pendapatan yang tidak diperhitungkan sebagai benturan kepentingan.
Hal-hal berikut ini dibebaskan dari tuntutan pelaporan, kecuali memakan waktu dan usaha yang mendukung benturan komitmen yang potensial.
1. Menerima honor, bayaran, dan atau royalty untuk pekerjaan kecendekiawanan yang dipublikasikan dan tulisan lainnya, dan mengajar sebagai dosen tamu.
2. Berperan serta pada konferensi professional untuk tujuan melakukan presentasi kecendekiawanan, termasuk seminar dan workshop
3. Menerima honor untuk pelayanan sebagai pengkaji makalah, akademik, pemerintah atau organisasi nir laba.
4. Berperan serta dalam praktek konsultasi atau pelatihan yang disetujui oleh SBM. 5. Menerima royalty sesuai dengan kebijakan lembaga akademik SBM.
6. Menyiapkan buku, artikel, perangkat lunak, dan pekerjaan kreatif relevan dengan tugas SBM.
7. Mendapat pendapatan dari investasi pasif seperti suku bunga, dividen, reksa dana, saham atau obligasi
F. Contoh Kegiatan yang menimbulkan potensi benturan kepentingan dan komitmen Berikut adalah kegiatan yang berpotensi atau memiliki benturan kepentingan dan komitmen. Daftar ini mencakup, tapi tidak terbatas pada:
1. Tidak mampu memenuhi tanggungjawab SBM (mengajar, membantu mahasiswa, melaksanakan riset, dsb.) karena keterlibatan dengan kegiatan luar.
2. Menggunakan sumber daya SBM untuk kepentingannya sendiri
3. Mengalihkan kesempatan, pengajaran, training, riset atau konsultansi dari SBM ke lembaga lain untuk kepentingannya sendiri.
4. Mengarahkan kesempatan pembelian kepada perusahaan yang dimiliki keluarga atau badan usaha yang memiliki asosiasi dengan pribadi untuk kepentingannya sendiri. 5. Ketika bertindak sebagai pejabat SBM, memberikan rekomendasi professional untuk
urusan di mana Yang Bersangkutan dan keluarganya memiliki kepentingan finansial. 6. Ketika bertindak sebagai pejabat SBM, memberikan rekomendasi untuk merekrut
pegawai/staf SBM yang masih memiliki hubungan keluarga
7. Menjadi pemilik atau pendiri atau pegawai tetap/tidak tetap pada institusi yang merupakan pesaing SBM ITB dalam melaksanakan TRIDHARMA dan layanan umum lainnya tanpa ijin dan alasan yang dapat diterima.
8. Ketika bertindak sebagai pejabat SBM merekomendasikan keluarganya untuk mendapatkan fasilitas dari SBM tanpa ijin dan alasan yang dapat diterima
IV. Prosedur.
A. Membuka atau melaporkan Kegiatan Eksternal
Kecuali kegiatan yang disebutkan di bagian E, staf SBM diminta untuk melaporkan secara tertulis kepada SBM sebelum melaksanakan, mengikat kontrak atau menerima segala sesuatu yang memiliki nilai penghasilan dalam konsultansi atau riset dari pihak luar, yaitu:
1. Konsultansi atau hubungan yang menghasilkan finansial lainnya dengan pihak luar; 2. Peran manajerial atau hubungan finansial penting lainnya dengan pihak luar.
3. Kegiatan untuk kepentingan di luar SBM yang melibatkan mahasiswa dan karyawan SBM;
4. Hubungan, komitmen, atau kegiatan sebagai bagian dari kegiatan staf SBM atau keluarganya yang mungkin menghadirkan benturan kepentingan atau komitmen berkaitan dengan keterikatan dengan SBM.
• Dekan mereview laporan yang disampaikan, mengevaluasi sifat dan besar kemungkinan benturan kepentingan dan bekerja dengan staf akademik yang memiliki benturan tersebut untuk mengelola dan menghindari atau menghilangkannya.
• Dekan dapat menginisiasi sebuah penelitian atas staf akademik jika dia yakin bahwa kemungkinan ada benturan kepentingan atau komitmen.
• Dekan harus merespon permintaan tertulis untuk persetujuan kegiatan luar dalam 14 hari sejak permintaan disampaikan, atau 14 hari kalender sejak menerima respon untuk meneliti sifat dan luasnya benturan.
• Jika dalam 14 hari lewat tanpa tanggapan, staf akademik memiliki hak untuk membawa permintaan ini ke komite disiplin.
C. Sanksi atas Pelanggaran terhadap Kebijakan ini.
Sanksi dapat diberikan untuk pelanggar kebijakan ini dan juga kesalahan karena tidak melaporkan potensi benturan kepentingan. Berat ringannya sanksi disesuaikan dengan berat ringannya pelanggaran . Jika pelanggaran terjadi tanpa sengaja atau ringan maka sanksinya ringan. Setiap sanksi untuk pelanggaran Kebijakan ini akan dikaji dengan cermat, adil dengan memperhatikan kebebasan akademik dan hak akademik staf.
Sanksi akan ditulis dan dilampirkan pada Laporan Kegiatan Non SBM dan dokumen lain yang berkaitan dan disalurkan melalui saluran komunikasi regular. Staf akan diberi kesempatan untuk menanggapi sebelum sanksi yang diusulkan dilanjutkan ke tingkat administrative yang lebih tinggi.
D. Petisi
Jika perstujuan kegiatan eksternal ditolak atau jika pemulihan atau sanksi dikenakan, staf SBM diberi kesempatan untuk menanggapi sebelum usulan atau permintaan disampaikan untuk ditinjau. Petisi ini sampai dengan dan termasuk Ketua Kelompok Keahlian dalam hal benturan komitmen dan WDA dalam hal benturan kepentingan.
Staff diijinkan membuat petisi akhir tentang sanksi kepada ketua KK untuk urusan benturan komitmen dan dalam urusan benturan kepentingan pada WDA . Petisi disampaikan secara tertulis dalam 45 hari kalender. Ketua KK atau Dekan akan meminta saran Senat yang akan melakukan investigasi, melakukan dengar pendapat dan membuat rekomendasi. Keputusan Ketua KK adalah final didasarkan pada kewajiban lembaga atau keadilan dasar yang diberikan pada staf.
E. PERLINDUNGAN PELAPOR
Staf SBM dituntut untuk bekerjasama dengan Dekan, atau Komite Disiplin dan unit lain yang ditetapkan sebagai penyelidik pelanggaran.
Karyawan/staf yang memberikan keterangan dilindungi untuk tidak dibuka identitasnya. Pelapor akan tetap tidak dilibatkan kecuali jika diminta sebaliknya oleh Komite Disiplin
SBM akan mengambil tindakan disipliner terhadap staf yang melakukan pelanggaran. Sanksi SBM mungkin berbentuk pemberhentian, ganti rugi, atau sessuai dengan hukum atau aturan yang berlaku di SBM, ITB atau Negara.
DEFINISI DAN CONTOH
Pelanggaran atau kecurangan adalah penyalahgunaan hak milik SBM atau sumber daya SBM untuk kepentingan pribadi atau kepentingan bukan SBM. Staf dilarang memberikan manfaat yang tidak sah untuk diri sendiri atau orang lain melalui cara yang tidak sah atau cara yang tidak sesuai dengan etika. Contoh kecurangan atau penyelah gunaan, sebagai berikut dan tidak terbatas pada:
o Pencurian dan penyalahgunaan keuangan lainnya;
o Penyalahgunaan, pengrusakan dan menghilangkan atau menyembunyikan property ;
o Peniruan, pemalsuan atau mengubah dokumen (cek, time sheets, biaya perjalanan, kontrak, perjanjian, PO, file elektronik, dsb.);
o Kesalahan menangani atau melaporkan keuangan atau transaksi keuangan;
o Pencurian, pengrusakan, penyalahgunaan dana, logistic, dan asset lain (perabot, HAKI, dsb);
o Mengijinkan atau menerima pembayaran untuk barang yang tidak diterima atau pelayanan yang tidak dilaksanakan;
o Membolehkan atau menerima pembayaran untuk waktu atau jam yang tidak digunakan untuk bekerja;
o Penyalahgunaan fasilitas SBM, misalnya telepon, system email dan computer;
o Menerima atau menawarkan sogok, kickback atau potongan;
o Menugaskan staf untuk melaksanakan tugas yang tidak berkaitan dengan pekerjaan, oleh orang di bawah pengawasan atau posisi manajemen;
o Tindakan menyembunyikan atau member kesempatan terjadinya kegiatan-kegiatan di atas.
Staf/Karyawan – adalah orang yang digaji oleh SBM atau dibayar untuk pelayanan yang diberikannya kepada SBM. Termasuk di dalamnya tutor yang bekerja sebagai imbalan atas beasiswa resmi yang diterimanya dari SBM.
Manajemen – adalah pengelola, direktur, penyelia atau individu yang mengelola dan menyelia sumberdaya SBM.
