1 1.1. Latar Belakang Pemilihan Judul
Teknologi informasi merupakan salah satu bagian yang penting di era globalisasi saat ini. Perkembangan ilmu pengetahuan yang semakin lama semakin pesat dapat membuat sistem teknologi informasi sering kali dijadikan sebagai alternatif pemecahan masalah. Manusia saat ini pun terus menciptakan sistem informasi yang bertujuan untuk mempermudah pekerjaannya agar mendapatkan hasil yang lebih cepat dan maksimal. Oleh karena itu, saat ini sistem teknologi informasi sudah memiliki beragam jenis dan fungsi. Beragam jenis serta fungsi tersebut memiliki peranan yang penting dalam menjalankan pekerjaan di perusahaan-perusahaan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan semakin efektif dan efisien. Akan tetapi, belum tentu semua sistem informasi tersebut dapat membuat pekerjaan menjadi lebih efektif. Sistem yang seharusnya dapat membuat pekerjaan menjadi lebih cepat, malah dapat menjadi lebih lamban prosesnya dikarenakan berbagai kendala yang dapat menghambat kegiatan, khususnya menghambat proses sistem informasi tersebut. Sehingga tujuan yang ingin dicapai tidak dapat serta merta terwujud.
Pengelolaan surat-menyurat di era modern saat ini sudah mulai menggunakan sistem informasi yang bertujuan untuk mempermudah para karyawan dalam mengelola surat-menyurat, baik surat masuk maupun surat keluar. Tujuannya agar menjadi lebih mudah dan lebih efisien dalam melakukan pengelolaannya. Sistem informasi tersebut dapat berupa aplikasi-aplikasi seperti
Cabinet NG, EFS for Singapore Judifical, Paper Master Pro, dan OA (Office Automation)yang merupakan teknologi yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, memelihara dan menyampaikan isi atau muatan dokumen dari konten yang terkait dengan proses organisasi. Salah satu dari perangkat lunak tersebut digunakan oleh PT PLN (Persero) WS2B Area Palembang, yaitu aplikasi OA (Ofice Automation).
Perusahaan Listrik Negara (disingkat menjadi PLN) adalah salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa dalam memberikan pelayanan berupa listrik kepada para pelanggannya.PLN bertugas mengurusi semua aspek kelistrikan yang ada di Indonesia. Di Palembang sendiri PT PLN memiliki beberapa Rayon yang tersebar di daerah Palembang dan juga memiliki kantor Area serta kantor Wilayah sebagai pusat kantor PLN di Palembang.
Aplikasi OA (Office Automation) digunakan oleh PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang untuk membantu dalam memanajen surat-menyurat yang masuk maupun keluar untuk setiap bagian di PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang yaitu Asman Jaringan, Transaksi Energi, serta Pelayanan dan Administrasi. Setiap bagian tersebut memiliki tugas yang berbeda-beda sehingga jenis surat yang diterima pun berbeda pula. Setiap surat yang masuk merupakan pekerjaan dari tiap karyawan yang menerima surat tersebut. Dengan adanya aplikasi OA, tiap karyawan dapat langsung mengetahui surat-surat apa yang masuk dan harus ditindaklanjuti. Aplikasi OA di PT PLN (Persero) sudah digunakan sejak lama, akan tetapi di PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang baru digunakan sejak tahun 2013.
Penggunaan aplikasi OA sebenarnya diwajibkan untuk mendukung program efisiensi perusahaan. Akan tetapi, dalam praktiknya masih banyak yang belum maksimal dalam menggunakan aplikasi OA, khususnya di PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Selatan, Jambi dan Bengkulu. Adapun tingkat penggunaan aplikasi OA di PT PLN (Persero) WS2JB dari tahun 2013 hingga tahun 2014 dapat dilihat pada tabel dibawah ini:
Tabel 1.1
Rekapitulasi Penggunaan Aplikasi Office Automation Per 12 September 2014
No Area Berkas
Diterima Berkas Dibaca
Berkas Ditindaklanjuti 1 Palembang 17662 16751 94.84 13382 75.77 2 Bengkulu 9229 8189 88.73 7227 78.31 3 Lahat 17741 15365 86.61 10126 57.08 4 APD 244 181 74.18 97 39.75 5 Muara Bungo 4374 2578 58.94 1855 42.41 6 Jambi 10582 5638 53.28 4717 44.58 JUMLAH 59832 48702 76.10 37404 56.32 Sumber: PT PLN (Persero) WS2JB, 2014 Keterangan:
: Jika persentasi Dibaca/Ditindaklanjuti dari Diterima antara 70%-100% : Jika persentasi Dibaca/Ditindaklanjuti dari Diterima antara 51%-69% : Jika persentasi Dibaca/Ditindaklanjuti dari Diterima antara 0%-50%
Berdasarkan tabel di atas, dapat dilihat bahwa pada Area Palembang dan Lahat memiliki persentase yang tinggi pada berkas yang dibaca dan berkas yang ditindaklanjuti. Pada Area Lahat, memiliki persentase yang tinggi pada berkas yang dibaca, akan tetapi persentase berkas ditindaklanjuti memiliki persentase yang kecil. Sehingga dapat disimpulkan bahwa pada Area Lahat, berkas-berkas yang masuk banyak yang dibaca, akan tetapi untuk proses tindak lanjut masih sedikit. Sama halnya pada Area Pengatur Distribusi, yang memiliki persentase yang tinggi untuk berkas yang dibaca, akan tetapi sangat rendah tingkat persentasi untuk berkas yang telah ditindaklanjuti. Selain itu, pada Area Muara Bungo dan Jambi memiliki tingkat persentase yang sedang untuk berkas yang dibaca dan memiliki persentasi yang sangat kecil untuk berkas yang ditindaklanjuti. Sehingga dapat disimpulkan bahwa pada Area Muara Bungo dan Jambi masih kecil tingkat penggunaannya.
Berdasarkan kedua Area yang memiliki tingkat persentase tertinggi, penulis memilih PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang untuk melakukan penelitian dikarenakan memiliki rata-rata persentase tingkat penggunaan tertinggi, yaitu 85.31% dibandingkan Area Bengkulu yang memiliki rata-rata persentase tingkat penggunaan dibawah Area Palembang yaitu sebesar 83.52%.
PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang memiliki 3 (tiga) bagian, yaitu Jaringan, Pelayanan & Administrasi dan Transaksi Energi. Untuk tingkat penggunaan aplikasi OA (Office Automation) di ketiga bagian tersebut dapat dilihat pada diagram berikut:
Gambar 1.1
Diagram Persentase Penggunaan Aplikasi OA (Office Automation) Per 12 September 2014
Sumber: PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang
Berdasarkan diagram tersebut, dapat dilihat bahwa tingkat penggunaan masing-masing bagian di PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang telah lebih dari 70% sehingga dapat disimpulkan bahwa aplikasi OA (Office Automation) di PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang telah memiliki tingkat penggunaan yang lebih baik.
0.00% 10.00% 20.00% 30.00% 40.00% 50.00% 60.00% 70.00% 80.00% 90.00% 100.00%
Jaringan Pelayanan &
Adm
Transaksi Energi
Berkas Dibaca dari Diterima
Berkas Ditindaklanjuti dari Diterima
Banyak sekali manfaat serta tujuan dari PT PLN (Persero) dapat tercapai apabila menggunakan aplikasi OA (Office Automation) dengan maksimalsehingga aplikasi OA dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang efektif penggunaannya. Akan tetapi, pada kenyataannya masih banyak sistem yang terdapat pada aplikasi OA tidak digunakan dengan baik. Seperti penggunaan media surat keluar pada aplikasi OA di PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang yang belum berfungsi sama sekali. Padahal menurut standar prosedur penggunaan OA di PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang mewajibkan untuk menggunakan segala sistem yang ada di aplikasi OA agar dapat berjalan dengan efektif.
Mengetahui ukuran efektivitas tidak hanya dapat diukur dengan melihat dan menyimpulkan saja, haruslah berdasarkan data yang nyata dari sumber yang telah menggunakan secara langsung agar mendapatkan hasil yang dapat dipercaya. Maka dari itu, penulis tertarik untuk mengambil judul “Efektivitas Penggunaan Aplikasi OA (Office Automation) Bagi Karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang dalam Kegiatan Pengelolaan Surat-Menyurat”.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, dapat dirumuskan suatu masalah yaitu apakah penggunaan aplikasi OA (Office Automation) bagi karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang dalam kegiatan pengelolaan surat-menyurat sudah efektif?
1.3. Ruang Lingkup Pembahasan
Mengenai pembahasan Laporan Akhir yang akan penulis buat bertujuan agar tidak menyimpang dari pokok permasalahan yang ada. Adapun ruang lingkup yang akan dibahas oleh penulis adalah: Efektivitas penggunaan aplikasi OA (Office Automation) bagi karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang dalam kegiatan pengelolaan surat-menyurat.
1.4. Tujuan dan Manfaat Penulisan 1.4.1. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari penulisan laporan akhir ini adalah untuk dapat mengetahui efektivitas penggunaan aplikasi OA (Office Automation) bagi karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang dalam kegiatan pengelolaan surat-menyurat.
1.4.2. Manfaat Penulisan
Adapun manfaat dari penulisan laporan akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Manfaat bagi PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang dimana pihak PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang dapat mengetahui tingkat efektivitas penggunaan OA (Office Automation) bagi para karyawannya.
2. Manfaat bagi Penulis yaitu dapat menerapkan ilmu yang telah didapat selama mengikuti kegiatan perkuliahan, menambah pengalaman dalam bidang penelitian, serta dapat bertambahnya wawasan dan ilmu pengetahuan dalam mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.
3. Bagi pihak lain, penulis berharap agar laporan ini dapat menjadi sebagai salah satu referensi dalam penulisan laporan selanjutnya.
1.5. Metodologi Penelitian
1.5.1. Ruang Lingkup Penelitian
Untuk mempermudah penulisan dalam melakukan penelitian di PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang, maka penulis membatasi ruang lingkup penelitian hanya pada mengenai keefektivitasan penggunaan OA (Office Automation) bagi karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang.
1.5.2. Jenis dan Sumber Data
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu:
1. Data Primer
Data primer adalah data yang diperoleh secara langsung dari tempat penelitian. Data primer dalam penyusunan laporan ini penulis mendapatkan langsung dari PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang dengan mengunjungi PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang untuk mendapatkan data-data yang diperlukan dalam penelitian.
2. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang diperoleh peneliti dari sumber yang sudah ada. Data sekunder dalam penyusunan laporan ini penulis mendapatkan dari berbagai macam referensi seperti dari buku, jurnal-jurnal dan hasil dari penelitian pihak lain yang telah dipublikasikan yang ada kaitannya dengan Manajemen Sistem Informasi, OA, MSDM, dan lain-lain.
1.5.3. Teknik Pengumpulan Data
Dalam memperoleh data yang relevan dalam penulisan ini, metode pengumpulan dan pengolahan data yang digunakan adalah:
1. Observasi
Observasi merupakan pengamatan langsung dilapangan yang dilakukan secara cermat dan sistematis pada objek yang diteliti sehingga diperoleh data primer yang akurat. Metode ini dilakukan dengan cara melakukan pengamatan secara langsung di PT PLN (PLN) Persero WS2JB Area Palembang untuk memperoleh keakuratan data yang dibutuhkan.
2. Wawancara
Metode ini merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan melakukan tanya jawab secara langsung. Pada penelitian ini
penulis akan melakukan tanya jawab baik pada pihak PT PLN (Persero) WS2JB dan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang. Tujuannya adalah untuk mengetahui profil perusahaan, gambaran umum perusahaan, dan mendapatkan data mengenai OA (Office Automation) yang ada di PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang.
3. Kuesioner
Metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberikan kepada responden sejumlah pertanyaan yang terdapat dalam kuesioner untuk mendapatkan data. Penyebaran kuesioner akan dilakukan untuk karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang di bagian Asman Jaringan, Asman Pelayanan dan Administrasi, dan Asman Transaksi Energi yang berjumlah sebanyak 108 karyawan.
Pada pengumpulan data menggunakan kuesioner, penulis menggunakan kuesioner dengan skala Likert. Menurut Somantri dan Sambas (2006:40), skala Likert tidak mengizinkan adanya pernyataan
item netral. Jadi Pernyataan yang ada dalam skala Likert hanya dua, yaitu pernyataan item positif dan pernyataan item negatif.
Berdasarkan pengertian mengenai skala penilaian jawaban kuesioner, maka penulis memilih pernyataan item negatif untuk mengetahui persentase efektivitas penggunaan aplikasi OA bagi karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang dan menggunakan kuesioner tertutup.
1.5.4. Populasi dan Sampel 1. Populasi
Populasi adalah suatu kelompok dari elemen penelitian, dimana elemen adalah unit terkecil yang merupakan sumber dari data yang diperlukan (Kuncoro, 2003:108). Adapun populasi yang dimaksud dalam penelitian ini adalah sebanyak108 karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang yang
terdiri dari Asman Jaringan, Asman Pelayanan & Administrasi dan Asman Transaksi Energi.
2. Sampel
Sampel adalah bagian dari populasi yang menjadi sumber data sebenarnya dalam suatu penelitian yang diambil dengan menggunakan cara-cara tertentu (Idris dan Yusi, 2009:60).Suatu penelitian memerlukan sampel untuk diambil datanya apabila jumlah populasi dalam penelitan tersebut cukup besar. Dalam menentukan besarnya sampel yang dibutuhkan apabila jumlah populasinya diketahui dapat digunakan rumus Slovin (Umar, 2002:17) sebagai berikut: 𝑛 = 𝑁 1 + 𝑁(𝑒)2 Dimana: n = ukuran sampel N = ukuran populasi
e = persen kelonggaran ketidaktelitian karena kesalahan pengambilan sampel 10%
Berdasarkan rumus tersebut, maka jumlah sampel yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
𝑛 = 108 1 + 108 (0.1)2 𝑛 = 108 1 + 108 (0.01) 𝑛 = 51.92 = 52 (dibulatkan)
Dari perhitungan tersebut diperoleh bahwa jumlah sampel yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebanyak 52 karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang, selanjutnya pada perhitungan untuk menentukan sampel pada tiap bagian akan dibagi 3 (tiga) dikarenakan adanya tiga bagian pada PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang yaitu Bagian Jaringan, Pelayanan & Administrasi, dan Transaksi Energi. Sehingga perhitungannya adalah sebagai berikut:
𝐴𝑠𝑚𝑎𝑛 𝐽𝑎𝑟𝑖𝑛𝑔𝑎𝑛 = 34 108 x 52 = 16,37 =16 (dibulatkan) 𝐴𝑠𝑚𝑎𝑛 𝑃𝐴 = 51 108 x 52 = 24,55 = 25 (dibulatkan) 𝐴𝑠𝑚𝑎𝑛 𝑇𝐸 = 23 108x 52 = 11,07 = 11 (dibulatkan)
Berdasarkan perhitungan diatas, maka dapat diketahui bahwa sampel yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebanyak 16 karyawan untuk bagian Asman Jaringan, 25 karyawan untuk bagian Asman Pelayanan dan Administrasi, dan 11 karyawan untuk bagian Asman Transaksi Energi.
1.5.5. Instrumen Penelitian a. Uji Validitas
Menurut Yusi dan Idris (2009:88), Validitas adalah suatu ukuran yang menunjukkan tingkat-tingkat kevalidan atau kesasihan sesuatu instrumen. Pada uji validitas ini penulis menggunakan teknik validitas
konstruk dimana validitas konstruk dilakukan dengan analisis faktor, yaitu dengan mengkorelasikan antar skor item instrumen dalam suatu faktor, dan mengkorelasikan skor faktor dengan skor total.
Dalam menguji validitas, penulis menggunakan Microsoft Excel untuk membantu dalam perhitungan korelasi dengan kriteria suatu item
instrumen dikatakan valid jika nilai korelasinya adalah “positif” dan “lebih besar atau sama dengan r tabel”.
Berdasarkan hal tersebut, penulis mendapatkan kriteria r tabel sebesar 0,279. Sehingga agar nilai kriteria suatu item instrumen dikatakan valid maka nilai korelasi suatu item instrumen tersebut harus mencapai >=0,279.
b. Uji Reliabilitas
Menurut Yusi dan Idris (2009:90), suatu pengukur dikatakan reliabel apabila pengukur tersebut menghasilkan hasil-hasil yang konsisten. Reliabilitas berkaitan dengan estimasi sejauhmana suatu pengukur bebas dari kesalahan acak atau tidak stabil. Instrumen yang reliabel adalah instrumen yang kuat (robust); bekerja secara baik pada waktu yang berbeda-beda dan dalam kondisi yang berbeda-beda.
Penulis menggunakan teknik split-half reliability dalam melakukan pengujian reliabilitas untuk menilai apakah data hasil angket/kuesioner dapat dipercaya (reliabel) atau tidak. Berdasarkan pendapat Yusi dan Idris (2009:91), split-half reliability menunjukkan korelasi antara dua bagian instrumen. Estimasi split-half reliability akan berbeda tergantung pada bagaimana item dibagi menjadi dua bagian. Penulis membagi item instrumen menjadi dua bagian berdasarkan item
instrumen ganjil dan genap.
Mengenai kriteria untuk menguji reliabilitas, penulis menggunakan pendapat dari Imam Ghozali (2002:133) dimana instrumen memiliki tingkat reliabilitas yang tinggi jika nilai koefisien yang diperoleh >0,60.
1.5.6. Analisis Data
Dalam penelitian penulis menggunakan teknik analisa data kualitatif dan kuantitatif.
a. Data Kualitatif
Menurut Bogdan & Biklen dalam Moleong (2013:249), analisis data kualitatif adalah upaya yang dilakukan dengan jalan bekera dengan data, mengorganisasikan data, memilah-milahnya menjadi satuan yang dapat dikelola, mensintesiskannya, mencari dan menemukan pola, menemukan apa yang penting dan apa yang dipelajari, dan memutuskan apa yang dapat diceritakan kepada orang lain.
Mengenai pengukuran skor untuk pertanyaan terhadap permasalahan yang diteliti penulis menggunakan skala likert berupa pernyataan item negatif yang dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 1.3
Skala Penilaian Jawaban Kuesioner
No Alternatif Jawaban Bobot
1 Sangat Setuju (SS) 1
2 Setuju (S) 2
3 Netral (N) 3
4 Tidak Setuju (TS) 4
5 Sangat Tidak Setuju (STS) 5
Sumber: Somantri dan Sambas (2006:38)
Pada teknik analisa kualitatif, penulis akan menjelaskan secara deskriptif bagaimana peran, kelebihan, kelemahan dari penggunaan aplikasi OA (Office Automation).
b. Data Analisa Kuantitatif
Teknik analisa kuantitatif adalah teknik penyajian data berupa angka-angka, data statistik berupa gambar, diagram dan tabel untuk melihat bagaimana hasil dari jawaban dari responden yang menggunakan dan telah teregistrasi pada aplikasi OA (Office Automation), yaitu para karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang.
Penulis menggunakan rumus Indeks Skor (IS) untuk mengetahui besar persentase jawaban responden terhadap keefektifan penggunaan aplikasi OA (Office Automation). Menurut Yusi dan Idris (2009:79) rumus perhitungannya adalah sebagai berikut:
𝐼𝑆 = ∑ Skor Penelitian
∑ Skor Ideal × 100%
Keterangan Kriteria Interpretasi Skor:
Skor 0% - 20% = Sangat Tidak Efektif Skor 21% - 40% = Tidak Efektif
Skor 41% - 60% = Cukup Efektif Skor 61% - 80% = Efektif
Skor 81% - 100% = Sangat Efektif
Jumlah Skor Ideal = 5 (skala nilai tertinggi) × 52 (jumlah responden) = 260
