ANALISIS EFEKTIVITAS METODOLOGI PERBAIKAN PROSES DI PT. XYZ PROYEK AKHIR

 

 

 

ANALISIS EFEKTIVITAS METODOLOGI 

PERBAIKAN PROSES DI PT. XYZ 

   

PROYEK AKHIR 

    CESAR HASIBUAN  29105138                       

Program Magister Administrasi Bisnis 

Sekolah Bisnis dan Manajemen 

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 

2007 

 

 

ANALISIS EFEKTIVITAS METODOLOGI 

PERBAIKAN PROSES DI PT. XYZ 

 

      Oleh:  CESAR HASIBUAN  NIM : 29105138       

Program Magister Administrasi Bisnis 

Sekolah Bisnis dan Manajemen 

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 

2007 

        Menyetujui,   

Pembimbing:

 

 

 

 

 

 

 

Dr. Ir. Dermawan Wibisono, M.Eng. 

EFFECTIVENESS ANALYSIS OF PROCESS 

IMPROVEMENT METHODOLOGIES AT PT XYZ 

 

CESAR HASIBUAN 

NIM: 29105138 

Date of Final Examination: May 2007  Date of Graduation: July 2007 

Magister in Business and Administration Program  School of Business and Management 

Institut Teknologi Bandung, 2007 

Final Project Advisor: Dr. Ir. Dermawan Wibisono, M.Eng   

ABSTRACT 

To face growing competition, globalization trends and free trade market in  current  market  condition,  companies  who  intend  to  sustain  or  grow  their  business cannot rely on their existing or past performance and achievements.  To  face  the  raging  competition,  companies  must  continuously  improve  their  business process. One concept that religiously practiced by Japan companies,  which adopted from Japanese life culture is kaizen, or continuous improvement.      

PT XYZ, a subsidiary of a US‐based company is a cost center of the company. As such,  PT XYZ is evaluated by its capabilities to control its operational cost. Consequently, the  strategy employed by PT XYZ to increase their competitiveness is to set the  lowest operational cost target possible. This strategy is generally known as cost  leadership strategy. In this generic strategy PT XYZ don’t target to create profit,  but to  control all incurred cost from its busincess process, operational and  product (which mainly driven by material and labour cost).  

 

Currently as an implementation of the above‐mentioned strategy, PT XYZ is employing  a process improvement initiative through the formation of several process improvement 

teams.  Two  widely  used  process  improvement  methodology  are  DMAIC  (Define‐

Measure‐Analyze‐Improve‐Control) approach from Six Sigma methodology, and DD 

(Differential  Diagnosis)  approach,  which  was  introduced  to  the  company  by  Dr. 

Gondhalekar of Kaizen Institute.    

The  teams  employ  the  two  approach  separately,  since  DD  approach  was  more 

preferable, mainly due to its easy‐to‐understand steps. This approach was also accepted  through all the teams as more powerful to identify problem causes, so defect rate can be  reduced faster.  

 

The main objective of this final project is to conduct analysis in both methodologies  implementation in a real case in PT XYZ, to review whether the main objective of the 

process improvement initiative, which is cost reduction, is achieved as well. Based on  observations in production shop floor, this final project gives several analyses on cost  reduction and some suggestion to achieve the main objective of the whole process. 

Keywords:  

Process improvement, cost reduction, process improvement methodology, Six Sigma,  DMAIC, Differential Diagnosis, process improvement project effectiveness.

ANALISIS EFEKTIVITAS METODOLOGI  PERBAIKAN PROSES DI PT. XYZ 

   

CESAR HASIBUAN 

NIM: 29105138 

Tanggal Lulus Ujian Akhir: Mei 2007  Tanggal Wisuda: Juli 2007  Program Magister Administrasi Bisnis 

Sekolah Bisnis dan Manajemen  Institut Teknologi Bandung, 2007 

Pembimbing: Dr. Ir. Dermawan Wibisono, M.Eng   

ABSTRAK 

Dalam menghadapi persaingan, globalisasi dan kondisi pasar bebas dewasa ini,   perusahaan  yang  memiliki  tujuan  untuk  mempertahankan  atau  mengembangkan  bisnisnya  tidak  bisa  hanya  mengandalkan  kinerja  dan  pencapaian  prestasi  perusahaan  yang  pernah  dicapai  di  masa  lalu.  Untuk  menghadapi iklim kompetisi yang semakin keras di masa depan, perusahaan  harus  terus  menerus  secara  berkesinambungan  melakuka  perbaikan  dalam  proses bisnisnya. Konsep yang banyak dianut perusahaan Jepang dan diadopsi  dari  budaya  kehidupan  sehari‐hari  masyarakat  Jepang  adalah  kaizen  atau  perbaikan yang berkesinambungan.  

 

PT XYZ sebagai anak perusahaan dari induk di luar negeri, merupakan salah satu cost 

center  dari  induk  perusahaan  tersebut.  Sebagai  cost  center,  PT  XYZ  dievaluasi 

berdasarkan  kemampuan  untuk  mengontrol  biaya  operasional.  Sebagai  konsekuensi dari evaluasi ini,   strategi yang digunakan oleh PT XYZ untuk  meningkatkan daya saing adalah adalah dengan mentargetkan biaya serendah‐ rendahnya (cost leadership). Dengan strategi ini, PT XYZ tidak memiliki target  untuk mencetak profit setinggi‐tingginya, melainkan menekan segala biaya yang  timbul akibat kegiatan operasional dan biaya produk (material/tenaga kerja).    

Pada saat ini sebagai implementasi dari strategi di atas, PT XYZ memiliki inisiatif  perbaikan proses melalui pembentukan beberapa tim (process improvement teams). Dua  metodologi yang digunakan oleh tim‐tim ini dalam mendapatkan perbaikan proses  adalah pendekatan DMAIC (Define‐Measure‐Analyze‐Improve‐Control) dari metodologi  Six  Sigma,  dan  pendekatan  DD  (Differential  Diagnosis)  yang  diperkenalkan  Dr.  Gondhalekar dari Kaizen Institute.  

Saat ini tim melakukan implementasi kedua metodologi ini secara terpisah, karena  metodologi DD dianggap lebih gampang untuk dijalanka dan dimengerti, serta dengan  cepat menemukan sumber masalah sehingga angka produk cacat (defective) bisa segera  diturunkan. 

 

Tujuan dari projek akhir ini adalah untuk melakukan analisis pada implementasi kedua  metodologi tersebut pada contoh kasus nyata di PT XYZ serta melihat apakah tujuan  awal dari inisiatif perbaikan proses yaitu pengurangan biaya (cost reduction) tercapai.  Berdasarkan pengamatan di lapangan, maka projek akhir ini memberikan beberapa  analisis tentang pengurangan biaya dan beberapa usulan untuk mencapai tujuan awal  proses tersebut.  

 

Kata kunci:  

Perbaikan proses, pengurangan biaya, metodologi perbaikan proses, Six Sigma, DMAIC,  Differential Diagnosis, efektivitas proyek perbaikan proses. 

                   

 

                                       

                 

DAFTAR ISI 

 

LEMBAR PENGESAHAN ... i ABSTRACT ... ii ABSTRAK ... iv DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR TABEL ... ix

DAFTAR GRAFIK ... x

DAFTAR LAMPIRAN ... xi

KATA PENGANTAR ... xii

BAB I PENDAHULUAN ……… 1

1.1.Asal Masalah ……….... 1

1.2.Sejarah Perusahaan ……….. 2

1.3.Bidang Usaha ………... 4

1.4.Unit Analisis dan Pembatasan Masalah ………….……….. 5

1.5.Isu Bisnis ………. 7

BAB II EKSPLORASI ISU BISNIS ……… 9

2.1Kerangka Konseptual ……… 9

2.2Analisis Situasi ……….10

2.3Akar Masalah ………16

BAB III SOLUSI BISNIS ………... 19

3.1Alternatif Solusi ……….. 19

3.1.1 Metodologi Six Sigma menggunakan pendekatan DMAIC ……… 20

3.1.1.1Dasar Teori ………. 20

3.1.1.2Aplikasi dalam Perbaikan Proses Spray Painting  di PT XYZ ………. 29

3.1.1.2.1 Define ………. 29 3.1.1.2.2 Measure ……… 31 3.1.1.2.3 Analyze ………. 34 3.1.1.2.4 Improve ………. 37 3.1.1.2.5 Control ……….. 41 3.1.1.3Hasil Akhir ……… 42

3.1.2 Metodologi Differential Diagnosis ………. 43

3.1.2.1Dasar Teori ………... 43  3.1.2.2Langkah‐langkah dalam Metodologi DD ……….. 44  3.1.2.3Aplikasi dalam Perbaikan Proses Spray Painting   di PT XYZ ……… 48  3.1.2.3.1 Data dan Temuan dari Gemba ………. 49  3.1.2.3.2 Analisis Tim dan Beberapa Percobaan untuk  Konfirmasi Penyebab ………. 51 3.1.2.4Hasil Akhir ……… 54  3.2Analisis Perbandingan Efektivitas Metodologi Pemecahan   Masalah yang telah dijalankan di PT XYZ ……… 55 

BAB IV RENCANA IMPLEMENTASI ………. 61

4.1Rencana Implementasi ………. 61

4.1.1 Analisis Mengapa Cost Reduction Tidak Tercapai ……….. 61 

4.1.2 Celah Antara Ekspektasi dan Pelaksanaan ………... 64 

4.1.3 Rencana Perbaikan ……….. 64

4.2Kebutuhan Sumber Daya ... 66

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 67

2.1Kesimpulan ... 67

2.2Saran ... 68

 

DAFTAR GAMBAR 

  Gambar 1.1 Deployment Chart Proses Produksi PT XYZ ……… 5  Gambar 2.1. Kerangka Konseptual ... 10  Gambar 3.1 Diagram SIPOC ... 22  Gambar 3.2 Kerangka Kerja Fase Analyze ... 26  Gambar 3.3. Matriks Impact vs Control ……… 27  Gambar 3.4. Diagram SIPOC Proses Spray Painting PT XYZ... 30  Gambar 3.5 Diagram Tulang Ikan Penyebab Defect ... 35  Gambar 3.6. Matriks Impact vs Control untuk beberapa Faktor Vital ... 37  Gambar 3.7. Kontainer Stainless Steel untuk Pencucian Mask ... 38  Gambar 3.8 Contoh Kuas Baru dan Lama (Lebih Dari 3 Bulan) ……… 38  Gambar 3.9 Simulasi Pembuatan Jarak Antar Kait ……….. 39  Gambar 3.10. Cotton Rag dengan ukuran Dua Kali Lebih Kecil ………... 39  Gambar 3.11. Andon pada Ban Berjalan ……… 52  Gambar 3.12. Botol Alkohol untuk Tangan Kanan Operator Proses CRWN ... 52  Gambar 3.13. Nozzle yang Rusak (kiri) dan Masih Baik (kanan) ... 53  Gambar 4.1. Diagram Alir Metodologi Perbaikan Proses Dengan   Memasukkan Unsur Analisa Keuangan ... 65               

 

DAFTAR TABEL 

 

Tabel 2.1. Rekapitulasi Defect Rate Januari-Maret 2006 ... 17

Tabel 3.1. Hubungan Sigma dengan Defect Rate ... 21

Tabel 3.2. Rekapitulasi Pengambilan Data Defect   berdasarkan Jenis Rotohead ... 32  Tabel 3.3. Rekapitulasi Pengambilan Data Defect   berdasarkan Sub‐proses ... 33  Tabel 3.4. Pertanyaan yang Berhubungan Dengan “APA” ... 45  Tabel 3.5. Pertanyaan yang Berhubungan Dengan “DIMANA” ... 46  Tabel 3.6. Pertanyaan yang Berhubungan Dengan “KAPAN” ... 46  Tabel 3.7. Data yang Berhubungan Dengan “APA” ... 49  Tabel 3.8. Data yang Berhubungan Dengan “DIMANA” ... 50  Tabel 3.9. Data Defect Selama proyek DD ... 54  Tabel 3.10. Pembobotan Kriteria ... 56  Tabel 3.11. Perbandingan Keadaan Sebelum dan   Sesudah Kedua Metodologi ... 57  Tabel 3.12. Standar Penilaian Kriteria ... 58 

Tabel 3.13. Penilaian Masing-Masing Kriteria dan Penilaian Setelah Pembobotan ... 59   

DAFTAR GRAFIK 

 

Grafik 3.1 Defect Rate Setelah Implementasi Perbaikan ... 40  Grafik 3.2. Rekapitulasi Defect Rate karena Dirty/ Contamination  

Paint Setelah Implementasi Perbaikan ... 42 

DAFTAR LAMPIRAN 

 

LAMPIRAN 1  Metodologi Define‐Measure‐Analyze‐Improve Control dari  pendekatan Six Sigma 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

KATA PENGANTAR 

 

 

       Segala  puji  syukur  pada  Tuhan,  hanya  semata  karena  berkat  dan  bimbinganNya tugas akhir ini dapat diselesaikan tepat waktu sebagai salah satu  syarat untuk menyelesaikan studi Program Magister Administrasi Bisnis, Institut  Teknologi Bandung.  

      Hasil  penelitian  ini  diharapkan  bisa  memberikan  gambaran  tentang  metodologi perbaikan proses dan bagaimana agar tujuan awal proses tersebut  dapat tercapai secara efektif, terutama dari segi penghematan biaya. Khususnya  projek  akhir  ini  diharapkan  dapat  memperkenalkan  metodologi  Differential  Diagnosis yang masih jarang dipraktekkan pada kegiatan perusahaan sehari‐hari.         Pada kesempatan ini, penulis menyampaikan terima kasih yang sebesar‐ besarnya kepada: 

1. Tuhan Yesus yang selalu memberikan berkat  dan rahmatNya  selama  kuliah dan penyusunan projek akhir ini.  

2. Bp.  Dermawan  Wibisono  Ph.D  yang  sudah  memberikan  arahan dan  koreksi selama proses penyusunan projek akhir ini. 

3. Sri Eko, Vita dan Stefan atas pengertian dan perhatian yang diberikan  selama kuliah hingga projek akhir ini selesai. 

4. Keluarga yang telah memberikan dukungan dan doa. 

5. Teman‐teman Eksekutif‐32 Jababeka atas kerjasamanya selama kuliah.            Kritik dan saran untuk penyempurnaan projek akhir ini sangat diharapkan,  semoga  projek  akhir  ini  dapat  memberikan  manfaat  bagi  pihak  yang 

membutuhkan.