T1__Full text Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Implementasi Modul Payroll Dengan Menggunakan Sistem Remunerasi Pada Penggajian Karyawan (Studi Kasus: Anugrah Timbers Salatiga) T1 Full text

Implementasi Modul

Payroll

Dengan Menggunakan

Sistem Remunerasi

Pada Penggajian Karyawan

(Studi Kasus: Anugrah Timbers Salatiga)

Artikel Ilmiah

Diajukan kepada

Fakultas Teknologi Informasi untuk Memperoleh Gelar Sarjana Sistem Informasi

Peneliti:

Wijaya Nugroho (682011014) Frederik Samuel Papilaya, S.Kom., M.Cs.

Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana

1

Implementasi Modul

Payroll

Dengan Menggunakan

Sistem Remunerasi Pada Penggajian Karyawan

(Studi Kasus: Anugrah Timbers Salatiga)

1)

Wijaya Nugroho, 2 )Frederik Samuel Papilaya

Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50711, Indonesia

Email:1) wijaya.nugroho@yahoo.com, 2) Samuel.papilaya@staff.uksw.edu

Abstract

Payroll is one of the most important things in the company. Payroll can have an impact on the profit earned by the company. Companies in Indonesia are working on improvements in the payroll sector so that companies do not suffer losses due to irregularities in the sector payroll and payroll process runs effectively and efficiently. Remuneration system is a payroll system that is popular and used by many companies to overcome the problems in the payroll. This research resulted in the payroll module that contains the remuneration system with a desktop base supported by the face scanner. The payroll module will automatically perform payroll calculations based on attendance effectively and efficiently so as to resolve problems that occur in the company.

Keywords: Payroll, Remuneration system, Desktop, Effective, Efficient.

Abstrak

Penggajian merupakan salah satu hal yang terpenting didalam perusahaan. Penggajian dapat berdampak pada keuntungan yang diperoleh oleh perusahaan. Perusahaan di Indonesia sedang mengupayakan perbaikan dalam sektor penggajian agar perusahaan tidak mengalami kerugian akibat penyimpangan pada sektor penggajian, serta proses penggajian berjalan secara efektif dan efisien. Sistem remunerasi merupakan sistem penggajian yang sedang populer dan dimanfaatkan oleh banyak perusahaan untuk mengatasi masalah dalam bagian penggajian. Penelitian ini menghasilkan modul penggajian yang berisi sistem remunerasi dengan basis desktop yang didukung oleh perangkat absensi pemindai wajah. Modul penggajian ini akan melakukan perhitungan gaji secara otomatis berdasarkan absensi secara efektif dan efisien sehingga dapat menyelesaikan masalah yang terjadi dalam perusahaan.

Kata Kunci: Penggajian, Sistem Remunerasi, Desktop, Efektif, Efisien.

1) Mahasiswa Fakultas Teknologi Informasi Jurusan Sistem Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga

2

1. Pendahuluan

Perkembangan teknologi dan sistem informasi saat ini tak perlu diragukan lagi, hal ini terbukti dengan banyaknya perusahaan yang menjadikan teknologi dan sistem informasi sebagai dasar dalam menjalankan kegiatan bisnis. Perusahaan mendapatkan manfaat dari teknologi dan sistem informasi yaitu berupa efisiensi dan efektivitas yang mengintegrasikan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain, meningkatkan keakuratan dan ketepatan informasi dan meningkatkan keamanan. Teknologi dan sistem informasi juga sangat mendukung dalam pengambilan sebuah keputusan.

Melihat proses bisnis yang mengagumkan Anugrah Timbers masih memiliki berbagai kekurangan. Kekurangan yang ada pada Anugrah Timbers berada pada bagian sistem absensi dan penggajian. Sistem absensi dan penggajian pada Anugrah Timbers belum maksimal sehingga tujuan perusahaan untuk mencapai bagian-bagian perusahaan agar lebih efisien dan efektif belum tercapai. Sehingga, lini - lini tertentu dalam perusahaan perlu diperbaiki untuk mencapai tujuan perusahaan terlebih didalam sistem absensi dan penggajian.

Penggajian merupakan salah satu dari pengendalian internal yang harus diperhatikan dalam perusahaan. Tindak kecurangan sering dilakukan oleh karyawan pada bagian absensi dan penggajian. Hal ini membuat kerugian besar bagi perusahaan apabila tidak diperhatikan. Absensi dan penggajian harus dilakukan secara aman, efisien dan efektif [1].

Sistem remunerasi merupakan salah satu sistem pada penggajian yang dibuat untuk menyelesaikan kendala dalam penggajian. Sistem remunerasi memiliki keuntungan-keuntungan yang saling menguntungkan antara perusahaan dan karyawan apabila dimanfaatkan secara maksimal. Sistem remunerasi dapat menyelaraskan antara kepentingan karyawan dan perusahaan [2].

Mesin absensi sidik jari akan mengatasi masalah kecurangan yang dilakukan karyawan perusahaan. Dengan mesin ini karyawan tidak dapat lagi memanipulasi absen. Lalu, mesin absensi ini akan terintegrasi dengan perangkat lunak pada komputer yang telah berisi otorisasi serta sistem remunerasi untuk mengatur penggajian sehingga penggajian karyawan jelas dan akurat sesuai kondisi yang ada. Sistem ini akan menjauhkan perusahaan dari manipulasi data, selain itu juga akan membuat perusahaan sangat efisien dan efektif dalam menyelesaikan proses absensi dan penggajian [3].

Anugrah Timbers didirikan pada tahun 1995 sebagai bisnis keluarga. Anugrah Timbers merupakan perusahaan ekspor mebel dengan bahan baku kayu Jati, Mahoni, Mindy dan kayu Tropis lainnya. Perusahaan ekspor ke berbagai benua, seperti: Amerika, Asia dan Eropa. Anugrah Timbers terletak di Jalan Imam Bonjol nomor 189, Kota Salatiga.

3

pun tidak sedikit, waktu yang dipakai sangatlah lama untuk mengelola itu semua proses tersebut.

Kendala - kendala yang ada pada perusahaan Anugrah Timbers harus segera diselesaikan. Karena dengan adanya kendala - kendala tersebut perusahaan akan mengalami banyak pengeluaran yang harus dipenuhi setiap bulan, ini akan menjadi cost yang berlebih jika tidak dikendalikan. Masalah yang signifikan pada absensi akan berdampak besar pada penggajian karyawan serta psikologis karyawan.

Mengatasi masalah pada sistem absensi dan penggajian Anugrah Timbers, dilakukan penelitian berupa implementasi modul pa yroll pada perusahaan Anugrah Timbers dengan sistem remunerasi yang telah digunakan oleh pemerintah dalam melakukan penggajian terhadap pegawai pemerintah selain itu beberapa perusahaan besar juga telah menggunakan sistem remunerasi. Sistem remunerasi memudahkan proses penggajian karena didalam sistem tersebut telah diatur secara rinci dan jelas tentang penggajian karyawan. Selain itu, sistem ini juga memperjelas tentang kepegawaian yang ada karena secara rinci telah diatur untuk masalah tunjangan, jabatan, golongan, kinerja dan lainnya sesuai kondisi dan kemampuan karyawan.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengimplementasikan modul payroll pada perusahaan Anugrah Timbers Salatiga, sehingga dapat membantu perusahaan menyelesaikan kendala sistem absensi dan penggajian serta dapat memaksimalkan proses bisnis perusahaan. Manfaat dari penelitian ini adalah untuk implementasi modul pa yroll yang tepat pada perusahaan, sehingga ketika sistem diterapkan maka perusahaan dapat merasakan manfaat sistem yang berjalan selaras dengan strategi bisnis. Batasan masalah dalam penelitian ini adalah Implementasi modul payroll di perusahaan Anugrah Timbers. Obyek penelitian akan difokuskan pada bagian keuangan (penggajian). Sistem yang akan diterapkan pada perusahaan Anugrah Timbers berbasis desktop. Penelitian ini menghasilkan modul payroll dengan sistem remunerasi serta didukung dengan perangkat keras seperti mesin absensi pemindai wajah untuk absensi karyawan. Penelitian ini diharapkan dapat menyelesaikan kendala pada perusahaan Anugrah Timbers. Sehingga, proses yang terjadi akan sangat aman, efisien dan efektif guna meminimalkan pengeluaran dan dapat meningkatkan nilai perusahaan.

2. Tinjauan Pustaka

4

Persamaan dengan penelitian yang dilakukan saat ini adalah sama-sama menggunakan sistem remunerasi yang akan digunakan untuk menyelesaikan kendala pada perusahaan Anugrah Timbers. Sementara perbedaan dengan penelitian yang dilakukan saat ini adalah hasil penelitian berupa modul payroll yang dapat digunakan langsung oleh perusaahan karena perusahaan belum menggunakan sistem remunerasi. Berbeda dengan penelitian sebelumnya yang menghasilkan penelitian berupa kajian sistem remunerasi karena bank Indonesia telah menerapkan sistem remunerasi.

Penelitian lain yang dijadikan pembanding adalah “rancang bangun sistem informasi penggajian pega wai dan remunerasi ja sa medis pada rumah sakit Surabaya”. Sistem yang dibuat dapat membuat efisiensi waktu untuk pengelolaan data penggajian dan kepegawaian sekitar 21 menit per dokter. Hal ini membuat sistem informasi penggajian serta remunerasi ini sangat penting apabila diterapkan karena memiliki keuntungan yang maksimal untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas [5].

Persamaan dengan penelitian yang akan dilakukan adalah sama-sama menggunakan sistem remunerasi untuk menyelesaikan kendala yang ada. Perbedaan dengan penelitian ini adalah penelitian sebelumnya menghasilkan sebuah rancangan dengan sistem remunerasi pada rumah sakit untuk pegawai dan jasa medis seperti dokter, sedangkan penelitian ini akan menggunakan sistem remunerasi untuk modul payroll pada perusahaan manufaktur dengan jenis dan tipe karyawan yang berbeda dengan rumah sakit.

Dari kedua penelitian sebelumnya, dilakukan implementasi modul pa yroll menggunakan sistem remunerasi yang telah dikaji dan diuji bahwa sistem remunerasi memiliki keuntungan berupa efisiensi dan efektivitas yang dapat mendukung perusahaan. Dari penelitian sebelumnya juga didapati bahwa sistem remunerasi dapat dilakukan dimana saja asalkan dimodifikasi sesuai kondisi yang ada.

Manajemen sumber daya manusia adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien untuk membantu tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat. Karyawan perlu diatur, dikontrol dan dikelola dengan baik [6].

Pengertian gaji adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyeraha jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang di hasilkan [7].

5

mendorong pekerja agar menunjukkan prestasi yang tinggi. 3). Untuk memelihara prestasi pekerja selama periode yang panjang [8].

Remunerasi mempunyai pengertian berupa sesuatu yang diterima pegawai sebagai imbalan dari kontribusi yang telah diberikannya kepada organisasi tempat bekerja. Remunerasi mempunyai makna lebih luas dari pada gaji, karena mencakup semua bentuk imbalan, baik yang berbentuk uang maupun barang, diberikan secara langsung maupun tidak langusng, dan yang bersifat rutin maupun tidak rutin. Imbalan langsung terdiri dari gaji/upah, tunjangan jabatan, tunjangan khusus, bonus yang dikaitkan atau tidak dikaitkan dengan prestasi kerja dan kinerja organisasi, intensif sebagai penghargaan prestasi, dan berbagai jenis bantuan yang diberikan secara rutin. Imbalan tidak langsung terdiri dari fasilitas, kesehatan, dana pensiun, gaji selama cuti, santunan musibah, dan sebagainya [9].

Remunerasi pada dasarnya merupakan alat untuk mewujudkan visi dan misi organisasi dengan tujuan untuk menarik pegawai yang cakap dan berpengalaman, mempertahankan pegawai yang berkualitas, memotivasi pegawai untuk bekerja dengan efektif, memotivasi terbentuknya perilaku yang positif, dan menjadi alat untuk mengendalikan pengeluaran [10].

Prinsip dasar sistem remunerasi yang efektif mencakup prinsip individual equity atau keadilan individual, dalam arti apa yang diterima oleh pegawai harus setara dengan apa yang diberikan oleh pegawai terhadap organisasi, interna l equity atau keadilan internal dalam arti adanya keadilan antara bobot pekerjaan dan imbalan yang diterima, dan external equlity atau keadilan eksternal dalam arti keadilan imbalan yang diterima pegawai dalam organisasinya dibandingkan dengan organisasi lain yang memiliki kesetaraan [2].

6

Gambar 1. Contoh Remunerasi [12]

Absensi adalah suatu pendataan kehadiran , bagian dari pelaporan aktifitas suatu institusi, atau komponen institusi itu sendiri yang berisi data-data kehadiran yang disusun dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pihak yang berkepentingan. Absensi mempunyai 2 jenis yaitu: 1). Absensi manual merupakan cara pencatatan kehadiran dengan menggunakan tanda tangan. 2). Absensi non manual merupakan suatu cara pencatatan kehadiran dengan menggunakan sistem terkomputerisasi, bisa menggunakan kartu dengan barcode, finger print ataupun dengan mengentrikan nip dan sebagainya [13].

Berkembangnya teknologi berdampak pada pengelolaan absensi dengan memanfaatkan kelebihan teknologi informasi sehingga dapat mempunyai beberapa manfaat yaitu: Absensi dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat, informasi hasil pencarian yang disajikan lebih lengkap, Link antar bagian divisi, Mempermudah dalam melakukan Entry dan Update data, Memudahkan pembuatan laporan dan rekapitulasi, Terdapat fasilitas informasi. Dengan demikian sistem yang terkomputerisasi akan mempermudah kerja bagian kepegawaian, serta meningkatkan kualitas kinerja dari Perusahaan [13].

3. Tahapan Penelitian

7

Penelitian ini dilakukan di perusahaan Anugrah Timbers Salatiga. Penelitian dilakukan langsung di tempat studi kasus dan penelitian dilakukan saat hari kerja perusahaan. Kemudian, dari sumber data yang diperoleh penelitian ini melakukan wawancara sebagai data primer. Wawancara dilakukan terhadap bagian-bagian terkait dalam perusahaan, yaitu : pimpinan perusahaan, bagian kepegawaian dan bagian keuangan. Nara sumber memberikan semua informasi yang dibutuhkan dalam penelitian sampai data dan informasi yang dibutuhkan lengkap. Memahami kondisi realita perusahaan dan juga kendala yang terjadi dalam perusahaan menjadi hal yang utama. Selain itu, wawancara juga digunakan untuk mengambil informasi yang tidak terdapat pada data sekunder. Pada hal - hal yang berkaitan dengan penelitian wawancara harus dipersiapkan dengan baik agar semua data dan informasi yang didapat akurat dan sesuai kebutuhan penelitian. Setelah wawancara mendalam dengan nara sumber penelitian juga membutuhkan data-data sekunder berupa dokumen pegawai, administrasi pegawai, data absensi dan data penggajian.

Penelitian ini dilakukan melalui lima tahapan penelitian, yaitu: 1). Analisis kebutuhan dan pengumpulan data yang diperlukan. 2). Perancangan sistem dan perangkat lunak. 3). Modifikasi program. 4). Implementasi dan pengujian sistem, serta analisis hasil pengujian. 5). Penulisan laporan hasil penelitian. Tahapan - tahapan yang dilakukan dalam penelitian ini ditampilkan pada Gambar 2.

Gambar 2. Tahapan Penelitian

Pada Gambar 2, dapat dijelaskan bahwa tahapan dari penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1) Tahap Pertama: Analisis kebutuhan dan pengumpulan data. Pada tahap ini dilakukan analisa kebutuhan aplikasi dalam proses modifikasi dan melakukan pengumpulan data-data karyawan serta proses dan sistem absensi dan penggajian perusahaan Anugrah Timbers; 2) Tahap Kedua: Melakukan perancangan sistem menggunakan data flow diagram (DFD) dan pengembangan perangkat lunak dengan waterfall model. 3) Tahap Ketiga: Perancangan aplikasi, yaitu mulai merancang dan memodifikasi aplikasi berdasarkan hasil dari analisis kebutuhan dan pengumpulan data yang telah dilakukan; 4) Tahap Keempat: Implementasi dan pengujian sistem, melakukan

Analisis Kebutuhan dan Pengumpulan Data

Perancangan Sistem dan Perangkat Lunak

Modifikasi Program

Implementasi dan Pengujian Sistem, Serta Analisis Hasil Pengujian

8

proses pengujian sistem untuk mengetahui apakah aplikasi yang telah dimodifikasi sudah memenuhi kebutuhan dari klien atau belum, jika belum maka aplikasi akan diperbaiki kembali; 5) Tahap Kelima: Penulisan laporan hasil penelitian, yaitu mendokumentasikan setiap proses yang telah dilakukan selama penelitian dalam bentuk laporan tertulis berupa jurnal.

Pada tahap perancangan sistem dan perangkat lunak penelitian implementasi modul payroll akan diterapkan waterfall model untuk mendukung penelitian dalam mengembangkan perangkat lunak yang dilakukan adapun waterfall model ditunjukan pada gambar 3.

Gambar 3. Waterfall model [14].

Tahapan pertama pada waterfall model adalah requirements definition pada tahap ini merupakan fase pengumpulan data dan informasi yang akan berguna dalam pembentukan software. Pada tahap ini dilakukan wawancara dan pengambilan data serta informasi yang dilakukan pada bagian keuangan dan kepegawaian guna dilakukan analisis kebutuhan apa saja yang akan dibutuhkan perusahaan dan pengguna modul. Kendala yang terjadi pada perusahaan Anugrah Timbers terletak pada sistem absensi dan penggajian. Oleh karena itu, pimpinan perushaan ingin memperbaiki sistem absensi dan penggajian yang kurang efektif dan efisien.

9

Pada gambar 4 merupakan flowchart untuk proses absensi dan penggajian perusahaan. Wawancara yang dilakukan dengan pimpinan perusahaan dan bagian administrasi menghasilkan kebutuhan perusahaan yang ingin menyelesaikan kendala pada bagian absensi dan penggajian. Pimpinan perusahaan ingin membuat sistem absensi dan penggajian berjalan lebih efektif dalam penggunaan waktu untuk mengolah data absensi dan penggajian yang selama ini dilakukan bagian administrasi dengan cara mencatat, memindah data absensi secara manual satu per satu dan memasukan rumus kedalam perangkat lunak excel yang sangat rumit, selain itu pimpinan ingin meminimalkan kecurangan yang terjadi pada proses absensi dan pengolahan data penggajian seperti menitip absen dan memanipulasi data. Sistem absensi yang berlaku pada perusahaan menggunakan kartu mesin amano dimana kecurangan dapat dilakukan karyawan, selain itu bagian administrasi juga dapat memanipulasi data yang berasal dari absensi kartu tersebut. Dengan sistem yang belum berjalan maksimal perusahaan mengalami kerugian materi yang dapat mencapai jutaan rupiah setiap bulannya. Dengan itu pimpinan perusahaan menginginkan sistem sederhana yang dapat dimanfaatkan maksimal oleh perusahaan dan pengguna untuk menyelesaikan seluruh permasalahaan yang terjadi pada perusahaan.

Kebutuhan perusahaan telah didapatkan secara rinci, dengan kondisi perusahaan yang ada maka diperlukan alat absensi yang lebih baik untuk mendukung penggajian perusahaan. Fingerspot merupakan alat absensi pemindai wajah dan jari yang cukup terkenal. Fingerspot berasal dari Amerika dan telah teruji oleh badan sertifikasi ternama. Fingerspot juga telah digunakan perusahaan

– perusahaan ternama seperti Sinarmas dan lainnya. Fingerspot menyediakan perangkat keras untuk memindai wajah dan jari beserta perangkat lunak untuk absensi dan penggajian yang harus dikelola dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan masing – masing. Oleh karena itu penelitian ini akan memanfaatkan fingerspot sebagai pendukung penelitian.

Pada Tabel 1 merupakan data karyawan pada perusahaan Anugrah timbers yang akan digunakan dalam implementasi modul payroll.

10

Pada tahap requirements definition ini semua data yang berkaitan dengan penelitian harus didapatkan secara jelas agar tidak terjadi kesalah pahaman dan modul nantinya dapat berguna sesuai kebutuhan perusahaan. Pada Gambar 5A dan Gambar 5B merupakan data penggajian karyawan tetap dan karyawan kontrak yang selama ini berlaku pada perusahaan Anugrah timbers yang dibuat secara manual berdasarkan absensi kartu yang diinputkan satu per satu dan menginputkan semua komponen penggajian satu per satu. Hal ini membuat kendala karena proses penggajian dilakukan dalam waktu yang sangat lama. Selain itu, banyak terjadi manipulasi data penggajian dan absensi karena tidak adanya keamanan dalam sistem absensi dan penggajian pada perusahaan Anugrah Timbers. Oleh karena itu penelitian dilakukan untuk menyelesaikan kendala pada perusahaan Anugrah Timbers.

A B

Gambar 5 A) Data Gaji Karyawan Tetap. B) Data Gaji Karyawan Kontrak.

Kemudian pada tahap selanjutnya adalah system a nd software design pada tahap ini proses desain akan menerjemahkan syarat kebutuhan pada sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum modifikasi modul penggajian. Tahapan ini akan melakukan perancangan sistem dan perancangan software berdasarkan data-data yang telah didapat pada tahap requirements definition. Pada tahap ini akan dilakukan pembuatan DFD dan ERD (Entity Relationship Diagram) berdasarkan kebutuhan pada perusahaan Anugrah Timbers.

Tahap ketiga adalah implementation and unit testing pada tahap ini mulai dilakukan modifikasi softwa re dengan modifikasi sesuai kebutuhan perusahaan berdasarkan desain yang telah dibuat pada tahap system and softwa re design. Modifikasi harus dilakukan berdasarkan kebutuhan dan permintaan klien. Pada tahap ini komponen penggajian yang dihasilkan dapat dilakukan pemeriksaan apakah sudah memenuhi fungsi yang diinginkan perusahaan atau belum. Apabila terdapat kesalahan pada komponen penggajian yang telah dibuat dapat diperbaiki sebelum dilakukan tahap integration and system testing.

11

diintegrasikan langsung ke sistem absensi dan penggajian perusahaan. Pada tahap ini juga dilakukan pengujian terhadap modul payroll yang diterapkan apakah sudah sesuai desain dan keinginan perusahaan atau belum serta dilakukan pengecekan tahap akhir sebelum modul digunakan secara penuh dalam perusahaan.

Tahap terakhir pada penelitian ini adalah operation and maintenance tahap ini adalah tahap implementasi modul secara penuh dalam perusahaan. Modul payroll yang telah dibuat dan dimodifikasi sedemikian rupa sesuai kebutuhan perusahaan siap dijalankan. Setelah dijalankan modul tersebut tetap dipantau dan dicontrol apakah masih ada kekurangan atau ada kesalahan yang terjadi. Apabila masih terdapat hal-hal yang kurang sesuai pada modul payroll, modul dapat diperbaiki sampai sesuai dengan kriteria yang diinginkan.

Penelitian ini menggunakan DFD untuk mengembangkan sistem yang sudah ada. Penelitian untuk mengembangkan sistem yang telah ada sebaiknya menggunakan DFD agar lebih efektif karena sistem telah memiliki data – data sebagai dasar pengembangan sistem. Selain itu DFD menggambarkan proses – proses yang terjadi secara terstruktur dan digunakan untuk mempresentasikan sistem kepada orang – orang yang mengerti tata cara pemrograman [14].

Karyawan Tetap

12

akan diolah sehingga menghasilkan suatu laporan yang akan diberikan kepada pimpinan perusahaan.

Diagram level 1 adalah diagram urutan kegiatan (turunan pertama) setelah konteks diagram. Diagram level 1 menggambarkan proses pertama dari setiap proses pengolahan data. Diagram level 1 pada gambar 7 menunjukan sistem yang dibuat memiliki proses-proses utama, yaitu proses pengolahan data karyawan, pengolahan data penggajian dan pengolahan data laporan.

Karyawan tetap

13

Gambar 8 adalah ERD yang merupakan pemodelan yang dibutuhkan oleh perusahaan Anugrah Timbers. Karyawan memiliki NIK (nomor induk karyawan) sebagai identitas unik karyawan. Pertama-tama beberapa karyawan mengisi absensi terlebih dahulu dengan menggunakan alat pemindai wajah atau sensor wajah. Setelah itu karyawan berhak mendapatkan haknya yang disebut gaji atau upah atas hasil bekerja. Penggajian diolah oleh administrasi berdasarkan data absensi yang telah dilakukan beberapa karyawan. Dari data absensi dapat diketahui secara detail tentang kehadiran karyawan untuk memperoleh haknya secara adil baik bagi karyawan maupun perusahaan. Bagian administrasi mengolah data absensi dan gaji dengan pengawasan dari pihak pimpinan. Setelah gaji diolah bagian administrasi, karyawan dapat menerima gaji berdasarkan pekerjaan yang dilakukan.

4.

Hasil dan Pembahasan

14

Pada tahap pertama dalam proses pengolahan payroll dibutuhkan data dan informasi absensi karyawan. Karyawan melakukan absensi dengan menggunakan alat pemindai wajah yang dilakukan saat mereka masuk kerja, istirahat, dan pulang kerja. Semua data absensi yang telah direkam oleh alat pemindai wajah dapat diambil menggunakan flashdisk yang berisi data rekaman absensi setiap karyawan. Data absensi tersebut menggunakan file .dat yang dapat dibaca oleh aplikasi modul payroll yang akan digunakan.

Tahap selanjutnya pada modul payroll pengguna modul akan memasukan hak akses yang telah dibuat. Pada perusahaan Anugrah Timbers hak akses yang diijinkan hanya pimpinan perusahaan dan bagian administrasi. Bagian administrasi bertanggung jawab penuh atas hak akses yang dimiliki sehingga tidak ada bagian lain yang dapat mengakses modul pa yroll. Bagian administrasi tidak dapat merubah data jadwal dan modifikasi komponen penggajian serta merubah pengaturan lainnya. Pimpinan perusahaan dapat mengakses seluruh menu dan fungsi dalam modul payroll yaitu: data absensi, data karyawan, data penggajian, data penjadwalan, data pengaturan aplikasi dan sistem.

Pada tahap ketiga merupakan tahap pengambilan data dari flashdisk setelah masuk kedalam aplikasi modul payroll. Pada bagian ini pengguna modul harus mengunduh data absensi yang telah diambil melalui flashdisk. Selain data absensi, pada halaman ini dapat mengunduh data karyawan atau mengunggah data karyawan yang dibuat melalui komputer atau alat pemindai wajah.

Gambar 9. Halaman Data Karyawan Anugrah Timbers

15

Modifikasi jadwal merupakan komponen penting dari modul payroll yaitu tentang jam kerja yang berlaku. Pada bagian ini dilakukan modifikasi jadwal kerja sesuai kondisi perusahaan. Pada hari senin – jumat karyawan akan masuk kerja pada pukul 08.00 Wib pagi dan mempunyai jam istirahat pada pukul 12.00 Wib sampai pukul 13.00 Wib. Kemudian jam kerja karyawan akan berakhir pada pukul 16.00 Wib. Sedangkan hari sabtu karyawan akan masuk kerja pukul 08.00 Wib dan akan berakhir pada pukul 13.00 Wib selain jam kerja normal tersebut karyawan akan berikan insentif lembur sesuai sistem remunerasi.

Gambar 10. Halaman Laporan Absensi Anugrah Timbers

Gambar 10 merupakan halaman laporan absensi. Pada bagian ini seluruh data karyawan akan ditampilkan. Karyawan mempunyai data absensi secara lengkap, yaitu: data kehadiran, data ijin, data keterlambatan, data sakit dan detail jam saat mereka melakukan absen. Pada bagian laporan absensi dapat dilakukan cetak laporan untuk diberikan kepada pimpinan. Pimpinan akan melakukan cek dan akan memberikan keputusan terkait insentif tambahan untuk karyawan terpilih. Sebagai contoh adalah apabila karyawan melakukan lembur hanya 5 sampai 10 menit hal ini tidak terhitung lembur, tetapi pimpinan melihat kinerja karyawan apabila karyawan tersebut layak diberi insentif tambahan maka 10 menit lembur tersebut akan dibayar oleh pimpinan dengan imbalan atas kinerja karyawan yang memuaskan hal ini merupakan bagian dari sistem remunerasi yang diberlakukan.

16

terpenting dalam penggajian karyawan karena absensi menjadi ukuran atas kewajiban karyawan sebelum mendapatkan hak dari pihak perusahaan.

Gambar 11. Halaman Modifikasi Komponen Gaji Anugrah Timbers

Gambar 11 merupakan bagian untuk memodifikasi komponen gaji sesuai ketentuan perusahaan. Pada bagian ini boleh dikatakan adalah bagian sistem remunerasi. Pada sistem remunerasi ini telah dimodifikasi sesuai kebutuhan perusahaan. Perusahaan Anugrah Timbers menerapkan 2 jenis komponen gaji yaitu penerimaan dan potongan bagi karyawan.

Komponen penerimaan yang dibutuhkan dalam sistem ini adalah gaji pokok, insentif dan tunjangan. Gaji pokok merupakan hak karyawan atas hasil kerja yang dilakukan. Perusahaan memberikan gaji pokok sesuai ketentuan pemerintah yang berlaku yaitu UMP (Upah Minimum Pegawai) adapula karyawan yang menerima gaji pokok diatas UMP karena kinerja yang memuaskan dan kesetiaan terhadap perusahaan. Insentif dan tunjangan merupakan imbalan tambahan bagi karyawan atas kinerja karyawan yang memuaskan sehingga pimpinan perusahaan memberikan upah lebih atas kinerja karyawan termasuk juga hasil lembur apabila ada.

Insentif lembur diperoleh dari gaji pokok dibagi 30 hari kemudian dibagi 7 jam sehingga menghasilkan gaji per jam. Apabila lembur terjadi pada hari kerja normal dan dibawah jam 7 malam maka akan dibayarkan 1 kali uang per jam dikali total jam lembur. Apabila lembur diatas jam 7 malam pada hari normal akan diberikan 1,5 kali uang per jam dikali total jam lembur. Perhitungan terakhir merupakan 2 kali uang per jam dikali total jam lembur apabila bekerja pada hari libur atau tanggal merah.

17

Komponen Potongan yang dibutuhkan dalam sistem remunerasi pada perusahaan Anugrah Timbers adalah potongan absen dan iuran jamsostek. Potongan absen merupakan potongan yang diberlakukan apabila karyawan tidak hadir maupun ijin. Potongan dilakukan dengan cara gaji pokok dibagi 30 hari akan menghasilkan potongan apabila karyawa tidak hadir 1 hari. Apabila terdapat ijin maka gaji 1 hari dibagi 7 jam sehingga menghasilkan gaji per jam dan dikalikan total jam ijin. Kemudian iuran jamsostek dihitung dengan cara gaji pokok dikali 2% akan menghasilkan potongan untuk iuran jamsostek tetapi iuran jamsostek hanya berlaku untuk karyawan tetap.

Gambar 12. Halaman Pengelompokan Anugrah Timbers

18

Gambar 13. Halaman Perhitungan Gaji Anugrah Timbers

Pada gambar 13 adalah bagian perhitungan gaji pada sistem remunerasi yang telah dikelompokan berdasarkan kriteria yang diberlakukan perusahaan. Pada bagian perhitungan ini sistem akan otomatis menghitung gaji karyawan berdasarkan data absensi yang telah diunggah kedalam modul pa yroll. Perhitungan gaji akan dilakukan berdasarkan pengelompokan sistem remunerasi yang telah dimodifikasi. Pada bagian ini apabila pimpinan perusahaan menginginkan insentif lebih untuk beberapa karyawan maka bagian administrasi dapat memasukan jumlah insentif yang akan diberikan. Pada perhitungan ini dapat diketahui secara rinci gaji per karyawan serta isi sistem remunerasi yang ada. Pimpinan perusahaan juga dapat melihat total gaji yang harus disiapkan perusahaan dalam memberi hak karyawan.

Gambar 14. Slip Gaji Anugrah Timbers

19

akan dicetak oleh bagian administrasi dan akan diberikan kepada karyawan yang akan menerima gaji. Pada slip gaji karyawan akan mengetahui pula sistem remunerasi dan perhitungannya atas hasil kerja karyawan.

Dengan menerapkan sistem absensi dan penggajian yang baru perusahaan Anugrah Timbers akan mengalami manfaat yang sangat dibutuhkan serta dapat menyelesaikan kendala perusahaan seperti: karyawan tidak dapat menitipkan absen kepada karyawan lainnya dikarenakan sistem baru menggunakan pemindai wajah masing – masing karyawan sehingga sangat akurat, tidak membutuhkan waktu yang lama untuk mengelola data absensi dan data penggajian serta tidak dibutuhkan banyak karyawan yang mengelola bagian absensi dan penggajian, Perusahaan tidak lagi mengalami manipulasi data yang selama ini dilakukan oleh pihak – pihak yang berbuat curang dalam penggajian. Dengan itu perusahaan akan dapat meminimalkan kerugian yang terjadi akibat sistem absensi dan penggajian yang tidak maksimal serta dapat memudahkan pengguna modul dalam menghitung gaji bulanan karena semua perhitungan telah dilakukan secara otomatis oleh perangkat lunak berbeda dengan sebelumnya pengguna harus memasukan rumus satu per satu dan harus mencatat dan memindah data absensi secara manual.

5.

Kesimpulan

20

6.

Daftar Pustaka

[1] Afhita Dias Rukmawati, "Persepsi manajer dan auditor eksternal mengenai efektifitas metode pendeteksian dan pencegahan tindak kecurangan keuangan," 2011.

[2] Edy Suprianto, "Pengaruh penetapan sasaran dan sistem remunerasi terhadap kinerja pegawai organisasi sektor publik," 2013.

[3] Fery Hendika, "Membangun sistem presensi sidik jari untuk guru dan karyawan," 2010.

[4] Ilham Tahar, "Kajian Sistem Remunerasi Berbasis Kinerja," 2012.

[5] Lukman Arif Sanjani, Sulis Janu Hartati, and Pantjawati Sudarmaningtyas, "Rancang bangun sistem informasi penggajian pegawai dan remunerasi jasa medis pada rumah sakit Surabaya," 2014.

[6] Hasibuan S.P Malayu, Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT Bumi Aksara Edytus Adisu, 2008.

[7] Mulyadi, Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat, 2001.

[8] Yosi Yuliani, "The Analysis of Procedures for Payment of Salaries With System Application and Product," 2010.

[9] Rusdin Tahir. (2011, December) Sistem remunerasi. [Online].

http://rusdintahir.wordpress.com. Diakses tanggal 20 Juli 2014

[10] Rakhmi Razali. (2009) Sistem Remunerasi. [Online].

http://www.hrcentro.com. Diakses tanggal 20 Juli 2014

[11] Y Dhani and Y Esti, "Hak Karyawan atas gaji dan pedoman menghitung gaji pokok,pajak atas gaji evaluasi jabatan dan kompensasi," 2010.

[12] Siti Marfiyah (2014, Agustus) Contoh Draft Format Surat. [Online].

http://format-contoh-surat.blogspot.com/2014/08/kumpulan-contoh-slip-gaji-terbaru.html. Diakses tanggal 23 Febuari 2014

[13] Mohamad Taufiq Hidayat, Sri Mangesti Rahayu, and Achmad Husaini, "Analisis penerapan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dalam mendukung pengendalian intern," 2013.