TATA KERJA ORGANISASI
PENGADAAN PEKERJA
NO. B-001/RG1000/2016-S0
PHE RANDUGUNTING
PERTAMINA HULU ENERGI
DIREKTORAT HULU
I. UNIT KERJA / FUNGSI / JABATAN TERKAIT
1. General Manager 2. Manager Fungsi 3. Admin & HR Manager
II. TUJUAN
1. Mendapatkan dan memastikan tersedianya pekerja yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2. Mengatur tata cara pengisian jabatan yang vacant dengan tenaga kerja yang baru melalui proses seleksi dan rekruitasi.
III. RUANG LINGKUP
Tata Kerja Organisasi ini mengatur tata cara pengadaan pekerja untuk mengisi kebutuhan pekerja dalam organisasi yang sesuai RPTK SKKMigas dengan status Pekerja Waktu Tertentu dan Pekerja Waktu Tidak Tertentu dan kebutuhan pekerja untuk kebutuhan operasi pengeboran.
IV. REFERENSI
1. Work Program & Budget SKKMigas
2. Rencana Penggunaan Tenaga Kerja (RPTK) SKKMigas.
3. Pedoman Tata Kerja PTK 018/PTK/X/2008 Revisi 1, Pengelolaan Sumber Daya Manusia KKKS, SKKMigas.
4. Rencana Anggaran Ketenagakerjaan (RKA) SKKMigas.
5. Undang Undang Negara RI Tentang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003
V. DOKUMEN TERKAIT
1. Formulir Kebutuhan Pekerja. 2. Formulir Hasil Wawancara.
3. Surat Keputusan Pengangkatan Pekerja. 4. Perjanijan Kerja Waktu Tertentu.
5. Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu.
VI. PENGERTIAN DAN BATASAN A. Pengertian
1. Perusahaan adalah PT Pertamina Hulu Energi Randugunting.
2. Pengadaan pekerja adalah proses mencari, menemukan, menarik, menyeleksi dan menempatkan pekerja sesuai dengan kriteria dan/atau kompetensi yang ditetapkan perusahaan.
3. Tenaga Kerja adalah setiap orang yang mampu melakukan pekerjaan guna menghasilkan barang dan/atau jasa, baik untuk memenuhi kebutuhan sendiri manupun masyarakat yang belum diikat dalam sebuah hubungan kerja dengan perusahaan.
4. Pekerja adalah setiap orang yang bekerja dalam suatu ikatan hubungan kerja dengan perusahaan dengan menerima upah atau imbalan dalam bentuk lain dari perusahaan.
5. Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) adalah perjanjian kerja antara pekerja dengan Perusahaan untuk mengadakan hubungan kerja dalam waktu tertentu atau untuk pekerjaan tertentu.
6. Pekerja Waktu Tertentu (PWT) adalah pekerja yang bekerja di Perusahaan berdasarkan pada perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT) atau untuk melaksanakan pekerjaan yang selesai dalam waktu tertentu.
7. Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT) adalah perjanjian kerja antara pekerja dengan Perusahaan untuk mengadakan hubungan kerja yang bersifat tetap.
8. Pekerja Waktu Tidak Tertentu (PWTT) adalah pekerja yang bekerja di Perusahaan berdasarkan perjanjian kerja waktu tidak tertentu (PKWTT) yang tidak dibatasi oleh waktu atau masa kerja, kecuali sebagaimana diatur dalam Peraturan Perusahaan atau perjanjian kerja lainnya.
9. Tenaga Kerja Berpengalaman adalah calon pekerja yang mempunyai pengalaman bekerja di bidang tertentu yang direkrut oleh Perusahaan berdasarkan pengalamannya.
10. Tenaga Kerja Spesialis adaah calon pekerja yang menguasai ilmu pengetahuan dan teknologi dalam bidang tertentu yang ada dalam proses bisnis migas (hulu dan hilir) secara mendalam.
11. Tenaga Kerja Ahli adalah calon pekerja yang menguasai ilmu pengetahuan dan teknologi dalam bidang tertentu secara mendalam dan mampu menerapkannya secara profesional yang dibuktikan dengan kepemilikan sertifikat dari lembaga yang mempunyai wewenang menerbitkan sertifikasi dalam bidang terkait.
12. Pekerja dalam masa percobaan adalah pekerja yang sedang dalam masa penilaian oleh Perusahaan selama paling lama 3 (tiga) bulan. Dalam masa percobaan masing-masing pihak, yaitu pekerja dalam masa percobaan dan/atau Perusahaan, sewaktu-waktu dapat mengakhiri hubungan kerja atau dapat melanjutkan hubungan kerja.
13. Paket remunerasi (annual compensation and benefit) adalah seluruh daftar penghasilan langsung/tunai dan tidak langsung yang diberikan oleh Perusahaan kepada Pekerja. Paket remunerasi diperhitungkan dalam kurun waktu satu tahun. a) Penghasilan langsung mencakup antara lain, upah bulanan/tahunan, lembur,
premi shift, bantuan uang cuti dan yang sejenis.
b) Penghasilan tidak langsung mencakup, iuran BPJS, premi asuransi, iuran dana pensiun, pembiayaan kesehatan pekerja dan keluarga.
c) Fasilitas rumah, kendaraan, restitusi telpon, listrik dan air, fasilitas sekolah, penggantian biaya transportasi liburan anak sekolah, fasilitas olahraga dan yang sejenis (jika ada).
14. Program orientasi atau program pengenalan untuk Pekerja baru mencakup antara lain pengenalan terhadap organisasi, pejabat/pekerja terkait, lokasi kerja, sistem keselamatan kerja, sistem dan tata kerja (STK) terkait, hak dan kewajiban pekerja dan/atau aturan yang terkait.
B. Batasan.
1. Formulir Kebutuhan Pekerja mencakup informasi antara lain :
a) Rencana kebutuhan yang berisi antara lain nama jabatan, golongan jabatan, jumlah formasi, dan yang dibutuhkan.
b) Persyaratan jabatan yang berisi antara lain usia, pendidikan/jurusan, kompetensi yang diharapkan, sumber tenaga kerja dan justifikasi.
c) Persetujuan pimpinan tertinggi Perusahaan (General Manager). 2. Sumber Tenaga Kerja berasal dari :
a) Dari dalam Perusahaan melalui proses mutasi, rotasi, cross posting dan/atau job posting yang diumumkan melalui fungsi-fungsi terkait dan/atau secara terbuka di Perusahaan.
b) Dari luar Perusahaan melalui proses seleksi Tenaga Kerja fresh graduate, tenaga kerja berpengalaman, tenaga kerja spesialis, tenaga kerja ahli, dan/atau tenaga kerja yang berasal dari TNI/POLRI.
3. Mekanisme pengadaan pekerja dapat dilakukan : a) sepenuhnya oleh Perusahaan;
b) Perusahaan bekerja sama dengan pihak ketiga;
c) sepenuhnya oleh pihak ketiga dengan kriteria pekerja ditetapkan oleh Perusahaan;
4. Pengadaan Pekerja dari luar Perusahaan dapat dilakukan secara :
a) Massal, yaitu pengadaan Pekerja untuk memenuhi kebutuhan seluruh direktorat/fungsi dan proses pelaksanaannya dilakukan secara menyeluruh dalam perusahaan.
b) Parsial, yaitu pengadaan Pekerja untuk memenuhi kebutuhan satu direktorat/fungsi atau lebih dan proses pelaksanaannya dilakukan secara parsial sesuai kebutuhan direktorat/fungsi yang bersangkutan.
5. Teknis pengadaan Pekerja dari luar Perusahaan dapat dilakukan : a) Diumumkan melalui media masa (advertising).
b) Melalui perguruan tinggi/lembaga jasa pengadaan Pekerja, executive search/agencies dan/atau bursa tenaga kerja.
c) melalui pemanduan bakat (talent scouting) dan/atau langsung ke perguruan tinggi (shopping).
6. Dokumen surat perjanjian kerja diatur sebagai berikut : a) Dibuat rangkap dua asli;
b) Ditandatangani diatas meterai oleh kedua belah pihak (perusahaan dan calon pekerja)
c) Dokumen asli untuk Perusahaan dan calon pekerja yang bersangkutan. d) Copy tembusan kepada :
1) Fungsi yang bersangkutan; 2) Fungsi Keuangan
7. Dokumen Surat Keputusan Pengangkatan Pekerja diatur sebagai berikut : a) Dibuat rangkap dua asli;
b) Dokumen asli diserahkan kepada Pekerja disertai tanda terima dari yang bersangkutan;
c) Copy tembusan kepada : 1) Fungsi yang bersangkutan. 2) Fungsi Keuangan.
8. Penetapan besaran upah dan benefit calon pekerja dari tenaga kerja berpengalaman, tenaga kerja spesialis, dan/atau tenaga kerja ahli adalah harga pasar dan kondisi perusahaan (externally competitive & internally consistent).
VII. PROSEDUR
1. Fungsi pengguna mengisi formulir kebutuhan pekerja dan mendapatkan persetujuan dari General Manager dan mengirim usulan kebutuhan pekerja kepada Admin & HR.
2. Admin & HR menganalis dan menentukan proses pengadaan pekerja.
3. Admin & HR melakukan persiapan dan pelaksanaan rekrutasi sesuai kebutuhan pekerja.
a) Membuat pengumuman penerimaan pekerja di media masa dan/atau website perusahaan dan/atau melalui rekomendasi dari fungsi pengguna;
b) Membuat tim pewawancara (expert panel) yang terdiri dari expert dari General manager dan/atau Fungsi terkait untuk bidang kerja terkait, atasan jabatan yang akan diisi dan/atau Fungsi Admin & HR.
c) Mengkoordinir dan/atau melaksanakan seleksi wawancara oleh expert panel termasuk negosiasi remunerasi dan merangkum hasilnya.
4. Untuk Pekerja Waktu Tidak Tertentu :
a) Admin & HR membuat surat perjanjian kerja dengan masa percobaan selama tiga bulan dengan upah 80% antara pekerja dengan Perusahaan (General Manager).
b) Admin & HR menyerahkan pekerja disertai formulir penilaian masa percobaan kepada Fungsi Pengguna.
c) Fungsi Pengguna memberikan orientasi kerja kepada pekerja, memantau perkembangan dan melakukan penilaian selama masa percobaan, dan mengirim hasil penilaian masa percobaan kepada Admin & HR.
d) Admin & HR mengkoordinir rapat untuk mengevaluasi dan memutuskan hasil penilaian masa percobaan.
e) Apabila dalam masa percobaan pekerja dinyatakan lulus, Admin & HR menyiapkan Surat Keputusan Pengangkatan untuk ditandatangani oleh General Manager.
f) Admin & HR menyerahkan SK Pengangkatan kepada pekerja melalui Fungsi Pengguna, mengubah status pekerja menjadi 100% dan membayarkan rapel kekurangan 20% x upah selama masa percobaan.
g) Apabila dalam masa percobaan pekerja dinyatakan tidak lulus, Admin & HR mengirimkan surat pemberitahuan bahwa perjanjian kerja antara Pekerja dan Perusahaan tidak dapat dilanjutkan dan mengirimkannya kepada Pekerja yang bersangkutan dan pimpinan/atasan dari pekerja dalam masa percobaan.
5. Untuk Pekerja Waktu Tertentu :
a) Admin & HR membuat perjanjian kerja dengan masa kerja sesuai dengan kebutuhan Fungsi Pengguna untuk ditandatangani oleh pekerja dan Perusahaan (General Manager).
b) Admin & HR menyerahkan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu kepada pekerja melalui Fungsi Pengguna.
VIII. INDIKATOR & UKURAN KEBERHASILAN
Mendapatkan pekerja yang mempunyai pengetahuan, kemampuan, ketrampilan dan kompetensi yang siap pakai dan memenuhi persyaratan dan kebutuhan perusahaan sesuai waktu yang ditetapkan.
IX. LAMPIRAN
Lampiran 1 – Diagram Alir TKO Pengadaan Pekerja
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Admin & HR Supervisor Admin & HR Manager General Manager
Suhartono Hidayat Habibie Abdul Mutalib Masdar
