TINJAUAN MANAJEMEN JURUSAN TEKNIK ELEKTRO
TAHUN 2015
Program Studi Magister Teknik Elektro
Fakultas Teknik Universitas Brawijaya
TINJAUAN MANAJEMEN
JURUSAN TEKNIK ELEKTRO
2015
Kode Dokumen : 00607 03002
Revisi : 3
Tanggal : 07 Desember 2015
Dibuat oleh : Manajement Representative (MR) Ir. Hadi Suyono, S.T., M.T., Ph.D, IPM NIP. 19730520 200801 1 013
Dikendalikan oleh : Sekretaris Jurusan
Ir. Hadi Suyono, S.T., M.T., Ph.D, IPM NIP. 19730520 200801 1 013
Disetujui oleh : Ketua Jurusan
M. Aziz Muslim, S.T., M.T., PhD. NIP. 19741203 200012 1 001
“Pada tahun 2020, Jurusan Teknik Elektro menjadi institusi pendidikan teknik elektro yang unggul di Asia dan mampu berperan aktif dalam pembangunan bangsa melalui proses pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat”.
Misi
1. Melaksanakan sistem pendidikan yang menghasilkan sarjana yang kompeten di bidang teknik elektro, berjiwa wirausaha dan berbudi pekerti luhur
2. Mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi.
3. Menerapkan ilmu pengetahuan dan teknologi yang bermanfaat bagi masyarakat.
Tujuan
Dihasilkannya sarjana teknik elektro yang:
1) Kompeten di bidang pengkajian dan penerapan teknologi elektro, berjiwa wirausaha dan berbudi pekerti luhur
2) Mampu berperan secara efektif sebagai anggota dan pemimpin dalam kelompok-kelompok multi-disiplin,
3) Mampu mengembangkan pengetahuan dan keterampilannya setelah lulus pendidikan.
LEMBAR PENGESAHAN
1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen 2. Nama Unit : Program Studi S2 Teknik Elektro 3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya
4. Penanggungjawab : M. Aziz Muslim, S.T., M.T., Ph.D. (Ketua Jurusan) 5. Koordinator Penyusun : Ir. Hadi Suyono, S.T., M.T., Ph.D, IPM (Management
Representative)
6. Anggota Penyusun :
1)
Rahmadwati, S.T., M.T., Ph.D2)
Ir. M. Rusli, Dipl.Eng3)
Akhmad Zainuri, S.T., M.T.4)
Eka Maulana, S.T., M.T.7. Periode : Januari s.d Desember Th. 2015
Malang, 07 Desember 2015 Pimpinan Unit Kerja,
M. Aziz Muslim, S.T., M.T., PhD.
DAFTAR ISI
Visi 3 Misi 3 Tujuan ... 3 LEMBAR PENGESAHAN ... i I. PENDAHULUAN ... 1II. LINGKUP BAHASAN ... 2
III. PELAKSANAAN ... 3
IV. HASIL ... 3
1. Hasil Audit Internal ... 3
2. Hasil Audit Eksternal ... 5
3. Umpan Balik Pelanggan ... 5
4. Kinerja dan Evaluasi Proses ... 11
5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan ... 22
6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya ... 25
7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM ... 27
8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM ... 27
I.
PENDAHULUAN
Jurusan Teknik Elektro Universitas Brawijaya berdiri bulan Oktober tahun 1978. Pendirian Jurusan Teknik Elektro merupakan visi Prof. Ir. Suryono (Alm), yang saat itu menjabat Pemimpin Proyek Brantas, sekaligus Dekan Fakultas Teknik Universitas Brawijaya, dan Prof. Ir. Sutami (Alm), selaku Menteri Pekerjaan Umum dan Tenaga Listrik (PUTL). Beliau berdua melihat suatu peluang yang amat besar bagi pengembangan bidang kelistrikan. Pada awal berdirinya, keberadaan Jurusan Teknik Elektro tidak bisa dipisahkan dengan PIP (Pola Ilmiah Pokok) Universitas Brawijaya dan kondisi penunjang lainnya saat itu, misalnya:
1. Kebutuhan tenaga sarjana Teknik Elektro yang terus meningkat
2. Adanya dukungan dari berbagai pihak, misalnya dari Proyek Induk Serba Guna Kali Brantas, Perusahaan Umum Listrik Negara, dan lain-lainnya
3. Komitmen pemerintah untuk menyediakan energi listrik merata sampai ke pelosok pedesaan di seluruh wilayah negara Indonesia
4. Pemberdayaan masyarakat pedesaan dalam menuju industrialisasi
Pada tahun 1984-1996, bersama-sama dengan perguruan tinggi negeri lain, seperti: ITB, UI, UGM, dan ITS, Jurusan Teknik Elektro Universitas Brawijaya mendapat kepercayaan dari Pemerintah untuk melaksanakan Proyek Percepatan Insinyur (P2I) untuk program Strata Satu (S1). Dengan adanya P2I ini, Jurusan Teknik Elektro Universitas Brawijaya mampu membangun gedung laboratorium, seluas ±2.000m2 dan
gedung kuliah seluas ±2.000m2yang digunakan secara bersama dengan Jurusan Teknik
Mesin.
Pada tahun 1991 Jurusan Teknik Elektro terpilih sebagai salah satu institusi penerima bantuan peralatan laboratorium dalam jumlah cukup besar dari Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH, yang dikenal dengan istilah N55-Project. Dengan bantuan tersebut fasilitas peralatan Laboratorium yang dimiliki Jurusan Teknik Elektro semakin lengkap. Untuk menampung peralatan baru tersebut, pada tahun 1993 dibangun gedung laboratorium seluas ±2.000m2. Pada tahun 2000,
dengan menggunakan dana bantuan masyarakat, Jurusan Teknik Elektro memiliki tambahan fasilitas gedung baru seluas ±2.000m2 yang digunakan untuk kegiatan
perkuliahan.
Program Magister Teknik Elektro (PMTE) telah dibentuk pada Program Pascasarjana Universitas Brawijaya (PPSUB) sudah dilakukan sejak Tahun
Ajaran 2004-2005. Sambil menunggu proses administrasi keluarnya SK Dirjen DIKTI, untuk sementara PMTE menjadi salah satu dari peminatan Program Magister Teknik Mesin (PMTM). PMTE mulai menerima mahasiswa baru angkatan pertama pada tahun ajaran 2004 – 2007 untuk peminatan: Elektro Terapan. Sejak tahun ajaran 2007 PMTE diselenggarakan sebagai program studi tersendiri berdasarkan Surat ijin Penyelenggaraan No. 1575/D/T/2007 tanggal 29 Juni 2007. Berdasar atas perkembangan penyelenggaraan kegiatan pendidikan Program Magister Teknik Elektro (PMTE) mulai tahun 2008 menerima mahasiswa baru dengan peminatan: Sistem Tenaga Listrik (STL), Sistem Kontrol dan Elektronik (SKE), dan Sistem Komunikasi dan Informatika (SKI). Diharapkan dengan ketiga peminatan di atas mahasiswa S2 akan lebih fokus terhadap materi perkuliahan termasuk penyelesaian Tesis yang akan dibuat. Universitas Brawijaya membentuk Pusat Penjaminan Mutu (selanjutnya dinyatakan dengan PJM) pada tanggal 2005 sesuai Surat keputusan Rektor Universitas Brawijaya No. 017/A/SK/2005. PJM bertanggung jawab mengelola Sistem Penjaminan Mutu Akademik Universitas Brawijaya, dengan didukung Gugus Jaminan Mutu (selanjutnya dinyatakan dengan GJM) di tingkat Fakultas dan Unit Jaminan Mutu (selanjutnya dinyatakan dengan UJM) di tingkat Jurusan. UJM Teknik Elektro berkomitmen dalam proses penjaminan mutu akademik mulai dari penyusunan manual prosedur, instruksi kerja, borang rekaman mutu, termasuk dalam implementasinya hingga evaluasi dan perbaikan berkelanjutan. Setiap temuan dalam audit internal maupun umpan balik dari segenap stake holder (dosen, mahasiswa, tenaga kependidikan, alumni, pengguna lulusan, mitra penelitian dan pengabdian pada masyarakat, serta orang tua mahasiswa) segera dianalisa dan akan ditindaklanjuti.
II.
LINGKUP BAHASAN
Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka Jurusan Teknik Elektro melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu:
1. Hasil audit, AIM siklus 14 Tahun 2015 dan Akreditasi PMTE Tahun 2015. 2. Umpan balik pelanggan, dari dosen, alumni dan pengguna lulusan.
3. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan capaian program kerja. 4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi (hambatan program masing-masing
5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya (catatan yang perlu mendapat perhatian pada tinjauan manajemen sebelumnya).
6. Perubahan yang mempengaruhi SMM (baik internal maupun dari eksternal). 7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja.
III. PELAKSANAAN
Tinjauan Manajemen ini dilaksanakan dalam beberapa proses dan metode, yang meliputi :
1. Mengumpulkan umpan balik dari pelanggan melalui beberapa media: kuesioner umpan balik secara fisik (tertulis) dan terkomputerisasi, kotak saran, keluhan elektronik dan open talk.
2. Evaluasi kinerja JTE dilaksanakan setiap akhir tahun untuk penyusunan laporan kinerja dan penyusunan program kerja tahun berikutnya. Kegiatan ini dilaksanakan oleh tim rencana operasional yang dibentuk oleh Ketua Jurusan.
3. Menganalisis temuan ketidaksesuaian dari audit internal mutu siklus 14 untuk mengidentifikasi penyebab masalah serta menentukan tindakan koreksi dan pencegahannya. Kegiatan ini dilaksanakan oleh UJM disertai Ketua Jurusan dan Management Representative.
4. Melaksanakan tinjauan manajemen dalam rapat koordinasi JTE untuk mensosialisasikan hasil audit internal mutu dan kinerja perusahaan serta mengumpulkan apresiasi dari segenap dosen JTE.
IV. HASIL
Hasil evaluasi manajemen Jurusan Teknik Elektro Tahun 2015 berikut ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen.
1.
Hasil Audit Internal
Jurusan Teknik Elektro melaksanakan audit internal mutu pada tanggal 12 November 2015 di ruang seminar Jurusan Teknik Elektro di Gedung B dengan auditor Prof. Dr. Ir. Agoes SMD, MT dan Dr. SWR dan hasilnya sebagai berikut: 1) Selama implementasi kurikulum, penyelenggara PS belum melaksanakan
pemantauan (kesesuaian dengan CP yang diharapkan)/materi kuliah dengan kurikulum yg ada di buku pedoman pendidikan.
2) Belum ada proses validasi metode penilaian yang digunakan untuk menilai CP mahasiswa.
3) Ada Program Kerja Tahunan dan ada evaluasi secara berkala, namun belum terdokumentasi baik.
4) Program studi belum secara kontinyu melaporkan Evaluasi Diri kepada Dekan dalam rangka meningkatkan mutu akademik, ED perlu dilakukan setiap tahun. 5) Belum ada umpan balik dari dosen.
6) Tidak semua ketua peneliti adalah Doktor.
7) Tidak semua Doktor mempunyai penelitian sebanyak 15 penelitian sebagai Peneliti Utama.
8) Belum ada bukti semua hasil penelitian dilaporkan ke Rektor melalui LPPM.
9) Laporan akhir penelitian sudah melalui proses seminar dan perbaikan akan tetapi belum melalui PPAP.
10) Publikasi hasil penelitian dalam format jurnal, buku, makalah seminar dan karya tulis ilmiah populer belum melalui Proses Pemindaian Anti Plagiasi (PPAP) dan menunjukkan tingkat orisinalitas masing-masing ? 85%.
11) Persentase publikasi buku dosen yang diterbitkan oleh penerbit belum mencapai >25% per tahun.
12) Persentase publikasi buku dosen yang diterbitkan oleh penerbit belum mencapai >25% per tahun.
13) Dosen yang berperan sebagai invited speaker belum ada.
14) Persentase dosen yang berperan sebagai penyaji oral atau penyaji poster pada pertemuan ilmiah internasional belum mencapai >25% per tahun.
15) Prosentase dosen yang berperan sebagai peserta pada pertemuan ilmiah internasional belum mencapai 50%.
16) Dosen yang menulis buku yg diterbitkan dalam 5 tahun terakhir kurang dari 20%. 17) Pelaksana PkM sebagai peneliti Utama tidak semuanya Doktor.
18) Laporan akhir PkM sudah melalui seminar dan perbaikan tapi belum dilakukan pemindaian anti plagiasi.
19) Hasil publikasi PkM belum melalui PPAP.
20) Besaran dana untuk PkM diluar UB pertahun belum mencapai 25%. 21) Hasil PkM yang dipublikasikan pada jurnal internasional belum ada.
22) sudah melaksanakan: monitoring dan evaluasi pelaksanaan perkuliahan, manajemen review.
24) Umpan balik diperoleh hanya dari tiga sumber: mahasiswa, alumni dan pengguna lulusan namun belum dilakukan secara berkala.
25) Hanya beberapa yang bilingual.
26) belum ada uraian mekanisme tinjauan manajemen
2.
Hasil Audit Eksternal
Program Studi Sarjana Teknik Elektro Universitas Brawijaya melaksanakan Audit Eksternal terakhir kali adalah pada tahun 2015 melalui akreditasi BAN-PT dengan Assessor Prof. Dr. Ir. Ansar Suyuti, MT dan Prof. Dr. Eng. Ir. M. Ismail Yusuf, MT. Hasil audit eksternal adalah sertifikasi Program Studi Sarjana Teknik Elektro dengan akreditasi A dengan nilai 378 berdasarkan Surat Keputusan BAN-PT No. 581/SK/BAN-PT/Akred/S/VI/2015. Akreditasi berakhir masa berlakunya pada 22 Juni 2020.
3.
Umpan Balik Pelanggan
Setiap tahun, Ketua Jurusan bersama dengan Ketua Program Studi S1 dan S2 beserta dengan Ketua Kelompok Dosen (KKDK), dan Kepala Urusan Akademik Jurusan Teknik Elektro, melaksanakan kegiatan perencanaan akademik dan administrasi. Untuk mendapatkan umpan balik dari seluruh unsur dalam program studi, perencanaan tersebut dibahas dan ditetapkan melalui rapat pleno. Dalam perencanaan pengelolaan program studi, ketua program studi dibantu oleh ketua kelompok dosen keahlian untuk merencanakan kegiatan akademik, sedangkan untuk perencanaan kegiatan laboratorium dibantu oleh kepala laboratorium, dan untuk perencanaan kegiatan administrasi dibantu oleh sekretaris program studi. Pelaksanaan rencana kegiatan administrasi dilakukan oleh kepala urusan akademik (uraian tugas terlampir).
Implementasi dari perencanaan tersebut secara keseluruhan diorganisir oleh ketua program studi, namun dalam operasionalnya, fungsi staffing dan organizing ini didistribusikan kepada satu orang sekretaris program studi, enam orang ketua kelompok dosen keahlian, dua belas orang kepala laboratorium, dan satu orang kepala urusan akademik. Untuk memastikan bahwa program telah dilaksanakan sesuai rencana, maka ketua program studi melakukan fungsi controlling. Fungsi controlling ini dilaksanakan melalui mekanisme pelaporan berkala.
Umpan balik diperoleh dari stakeholder terkait dengan proses bisnis di Jurusan Teknik Elektro. Tabel 1 menunjukkan hasil umpan balik dan tindak lanjut yang dilakukan oleh Jurusan Teknik Elektro.
Tabel 1. Umpan balik dan tindak lanjut Jurusan Teknik Elektro
Umpan Balik dari Isi Umpan Balik Tindak Lanjut
Dosen Sering kali mahasiswa ijin keluar kelas dengan alasan mengikuti praktikum. Hal ini mengakibatkan semangat mengajar berkurang.
Disusun jadwal praktikum khusus, sehingga tidak ada mahasiswa keluar kelas dengan alasan praktikum. Mahasiswa Pada saat mengurus surat
menyurat untuk kegiatan praktek kerja lapangan, beberapa perusahaan memerlukan waktu satu tahun. Hal ini membuat waktu studi semakin panjang.
Syarat pengusulan praktek kerja lapangan diturunkan dari 110 sks menjadi 90 sks.
Alumni Mahasiswa perlu dibekali dengan wawasan dunia kerja, sehingga pada saat lulus, sudah ada gambaran tentang lingkungan kerja itu seperti apa
Diadakan kuliah tamu dari profesional dibidang elektro.
Pengguna lulusan (orang tua mahasiswa):
Mahasiswa dirugikan jika mereka harus mengikuti tatap muka di kelas dan praktikum pada waktu yang bersamaan, sehingga mereka harus memilih salah satu.
(industri):
Akan lebih senang jika mahasiswa sudah mengenal mikroprosesor/mikrokontroler 32 bit.
Disusun jadwal praktikum khusus, sehingga tidak ada mahasiswa keluar kelas dengan alasan praktikum.
Materi tentang mirkokontroler 32 bit telah diberikan pada matakuliah mikroprosesor dan mikrokontroler.
Semua umpan balik tersebut telah ditindaklanjuti dan hasilnya berupa sistem kurikulum yang diperbarui dan diperbaiki dengan Kurikulum berbasis KKNI. Selanjutnya, sistem umpan balik ini dilakukan secara berkelanjutan dalam bentuk program kerja tahunan dalam rangka perbaikan PMTE secara terus-menerus.
Umpan balik juga dilakukan melalui program tracer study. Metode yang digunakan adalah pengisian form tracer study secara langsung di tempat, melalui email maupun dari form tracer studi online. Proses dan mekanisme pelacakan dan perekaman data lulusan secara intensif dengan berbagai metode yaitu :
Alumni mengisi tracer study/memperbarui data tracer study saat legalisasi ijazah di fakultas (diwajibkan).
Mengirim form tracer study melalui mailling list dan grup media sosial tiap angkatan.
Penyebaran form tracer study pada event-event yang mengundang alumni seperti HUT FT yang diadakan tiap tahun secara rutin.
Secara periodik, setiap 5 tahun sekali PMTE S1 mengadakan peringatan HUT Teknik Elektro dimana salah satu kegiatannya adalah mengundang alumni, dengan tujuan untuk masukkan dari alumni terhadap proses pengembangan pembelajaran dan kurikulum PMTE S1 yang sekaligus dipakai untuk memperbarui data tracer
study.
Kuisoner yang telah kembali dan data kompilasi dari pengisian secara online dikumpulkan, diolah dan dianalisis oleh tim Unit Jaminan Mutu (UJM) untuk mendapatkan gambaran mengenai profil alumni, jenis pekerjaan, mutu lulusan serta informasi mengenai waktu tunggu lulusan. Data hasil tracer studi direkam secara komprehensif dalam database yang tersimpan secara online maupun tercetak. Hasil analisis ini diserahkan kepada pengelola program studi untuk diambil rencana tindak lanjut sebagai langkah perbaikan dan peningkatan mutu.
Penggunaan hasil tracer study ditindaklanjuti untuk perbaikan dan juga digunakan
untuk berbagai tujuan, antara lain : proses pembelajaran, (2) penggalangan dana, (3) informasi pekerjaan, dan (4) membangun jejaring.
Untuk proses pembelajaran (1) diantaranya adalah mengundang alumni sebagai narasumber pada seminar maupun kuliah tamu, menggali topik-topik keilmuan maupun materi softskill/keilmuan diluar teknik elektro dari alumni untuk dimasukkan dalam kurikulum, maupun materi kapita selekta. Selain itu juga berupa sumbangan buku dan literatur. Alumni juga dilibatkan dalam Focus Group Duscussion untuk memberikan bahan masukan dan umpan balik dari para alumni terhadap kompetensi / kinerja lulusan serta dalam evaluasi kelemahan dan kelebihan dari proses pendidikan yang ada untuk meningkatkan mutu lulusan melalui perbaikan kurikulum ataupun metode pembelajaran. Untuk tujuan penggalangan dana (2) diantaranya adalah penggalangan dana alumni untuk beasiswa alumni PMTE sebesar 37 juta, sumbangan dana untuk menunjang kegiatan/sponsorship Seminar EECCIS serta penggalangan dana untuk menunjang kegiatan kemahasiswaan yang bersifat akademis maupun non-akademis seperti lomba robot, lomba PLC, kegiatan seni dan olahraga.
Untuk tujuan mengumpulkan informasi pekerjaan (3) diantaranya Informasi lowongan kerja dari alumni yang dikirim lewat milis, surat, email maupun grup sosial media ditindaklanjuti oleh pengelola jurusan dengan ditampilkan di website maupun di tempel di papan pengumunan PSTE. Selain itu juga mengundang alumni untuk memberikan informasi yang update mengenai trend pekerjaan ataupun informasi yang berkaitan dengan pekerjaan dan juga mengadakan rekruitmen perusahaannya dengan rekruitmen langsung di jurusan Teknik Elektro Universitas Brawijaya.
Untuk tujuan membangun jejaring (4) diperolehnya data yang akurat mengenai alumni, posisi dan tempat kerja yang ada dimanfaatkan untuk menjalin kerjasama baik dalam pendidikan (tempat PKL, pengerjaan skripsi dll), penelitian, pengabdian, sumbangan dan sponsorship. Hasil studi pelacakan dirangkum dalam Table 2.
Tabel 2. Tanggapan Pihak Pengguna dan Tindak Lanjut
No. Jenis Kemampuan
Tanggapan Pihak Pengguna
Rencana Tindak Lanjut oleh Program Studi Sangat
Baik Baik Cukup Kurang (%) (%) (%) (%)
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
1 Integritas (etika
dan moral) 50 50 0 0
Mata kuliah etika profesi akan tetap dipertahankan 2 Keahlian berdasarkan bidang ilmu (profesionalisme) 31 62 8 0
Akan terus diadakan kuliah tamu dari industri minimal sekali per semester.
3 Bahasa Inggris 23 62 15 0
Mata kuliah bahasa inggris dan syarat TOEIC tetap dipertahankan 4 Penggunaan Teknologi Informasi 40 50 10 0
Akan dilakukan pengkajian lebih mendalam tentang penggunaan IT yang diperlukan di dunia kerja
5 Komunikasi 37 62 2 0
Perlu digalakkan presentasi oleh mahasiswa, khususnya matakuliah semester akhir
6 Kerjasama tim 46 48 6 0
Pembuatan tugas akhir secara kelompok perlu diaplikasikan
7 Pengembangan
diri 35 56 10 0
Pengaplikasian metode project base dalam perkuliahan diperbanyak. Total (a)=259 (b)=390 (c)=51 (d)=0
4. Kinerja dan Evaluasi Proses
Berikut diberikan kinerja dan capaian yang yang telah dilakukan oleh Jurusan Teknik Elektro, sebagaimana diberikan pada Tabel 3.
Tabel 3. Kinerja dan Capaian Jurusan Teknik Elektro
No Program Jurusan/Prodi Aktivitas 2014
(baseline) 2015 A. Visi, Misi, Tujuan, dan Sasaran
1 Pengembangan website Jurusan/Prodi 1. Pengembangan konten website dua bahasa: 1) Program S1 2) Program S2 3) Fasilitas Laborarium 4) On Going research
75% 100%
2. Updating website belum terjadwal 1 bulan 1 kali 2
Sosialisasi visi, misi, moto, maklumat, layanan 1. Updating papan/banner/web/kiosk yang berisi visi, misi, motto, maklumat layanan
50% konten baru
100 % konten baru
2. Pertemuan dengan orang tua mahasiswa baru
1x 1x
3. Pertemuan dengan orang tua mahasiswa kritis
1x 1x
4. Promosi jurusan ke SMA (untuk S1)
1 kegiatan 1 kegiatan
B. Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan dan
Penjaminan Mutu
B.1. Tata Pamong, Kepemimpinan dan Sistem Pengelolaan
1
Peningkatan sistem tata kelola organisasi
1. Management Review Hanya bidang PBM
Seluruh Proses Bisnis, 1x setahun 2. Rasionalisasi beban kerja
staf administrasi Beban harian dan beban musiman merata Beban harian dan beban musiman merata 3. Fasilitas pengurusan
Pangkat dan Jabatan Fungsional Dosen dan Pranata 50% 75% 2
Pembentukan program studi S3 Ilmu Teknik Elektro
1. Penyusunan Proposal Pendirian S3 Ilmu Teknik Elektro 10% 100% 2. Benchmarking 0% 100% 3. Pengurusan ijin penyelenggaraan Prodi S3 0% 100% B.2. Penjaminan Mutu
No Program Jurusan/Prodi Aktivitas 2014
(baseline) 2015
1 Perbaikan dokumen mutu 1. Updating Manual Mutu Jurusan
2. Penyempurnaan Manual Prosedur dan SOP PSTE 3. Penyempurnaan Manual Prosedur dan SOP PMTE 4. Penyempurnaan Manual Prosedur dan SOP
Laboratorium 1, 2, 3, 4 terupdate 2x setahun 1, 2, 3, 4 terupdate 2x setahun 2 Peningkatan implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 keseluruh unit kerja di FTUB
Sosialisasi dan workshop sistem penyelenggaraan management ISO 9001:2008 untuk semua Dosen, Staff dan Pranata PSTE Implementasi ISO 10% Implementa si ISO 50% 3
Persiapan Akreditasi BAN PT
1. Persiapan Akreditasi PS Teknik Elektro (Penyusunan Dokumen, Simulasi Visitasi, Penyusunan Bukti
Pendukung, Pengiriman)
80% 100%
2. Persiapan dokumen akreditasi Program Magister Teknik Elektro
50% 100%
4 Persiapan visitasi akreditasi BAN PT
Perbaikan standar dan kelengkapan sarana dan prasarana jurusan yang akan divisitasi
80% 100%
C. Mahasiswa dan Lulusan
1 Peningkatan keterlibatan mhs dalam penyusunan proposal PMW dan PKM
Pelatihan dan
pendampingan penyusunan proposal untuk mahasiswa lama dan mahasiswa baru
1x 2x
2 Meningkatkan jumlah proposal PKM yang masuk final PIMNAS
Meningkatkan
pendampingan dan monev yang terjadwal pada proposal yang
mendapatkan dana DIKTI
2 5
3 Peningkatan partisipasi alumni dalam pengembangan akademik dan non akademik
Meningkatkan jumlah kuliah tamu dari alumni
4x 4x 4 Internasionalisasi kegiatan bidang kemahasiswaan Pembentukan asosiasi mahasiswa tingkat internasional Persiapan pembentukan Pembentuk an IEEE Student Branch 5 Peningkatan kegiatan ilmiah
mahasiswa
Hibah penelitian mahasiswa
6
Peningkatan partisipasi pada kompetisi nasional dan internasional Kompetisi internasional 4x 4x
PIMNAS Medali emas Medali
emas
PLC Juara Juara
Line Tracer Juara Juara
No Program Jurusan/Prodi Aktivitas 2014
(baseline) 2015
Penyajian Makalah 2 2
D. Sumber Daya Manusia: Dosen dan Tenaga Kependidikan
1
Meningkatkan kualifikasi dan kualitas dosen
1. Pengiriman dosen S2 untuk studi lanjut S3
4 4
Meningkatkan keragaman kompetensi dosen melalui pelatihan Non-Degree Training bersertifikasi
2 2
2 Meningkatkan kualifikasi dan kualitas staf administrasi dan PLP
Non Degree Training (NDT) untuk PLP/Staf Administrasi
2 2
E. Kurikulum dan Suasana Akademik
1 Fasilitasi sertifikasi
keanggotaan profesi nasional dan internasional Nasional 10 15 Internasional 10 10 2 Pemantapan implementasi pembelajaran berbasis KBK dan KKNI Hibah Pengajaran 10 10 3
Peningkatan Monitoring dan Evaluasi Perkuliahan 1. Pemutakhiran RPS 50% MK 100% MK 2. Monitoring dan database
mahasiswa kritis S1
75% 100%
3. Monitoring dan database mahasiswa kritis S2 75% 100% 3. Monitoring Skripsi 75% 100% 4. Revitalisasi sistem KKN-P 75% 100% 4 Penciptaan Suasana Akademik 1. Workshop penulisan jurnal ilmiah, penulisan proposal penelitian internasional, dan pendampingan) 1x 1x 2. Seminar Nasional 1x 1x 3. Seminar internasional 2nd Joint Conference UB-UTHM
1x 1x
4. Perbaikan pengelolaan Jurnal EECCIS dan Student e-journal terindeks nasional, Google Scholar berbahasa Inggris, terindeks IPI, Google Scholar 5 Evaluasi dan Penyusunan
kurikulum S2 berbasis KKNI
Penyusunan kurikulum baru S2 reguler dan S2 Double Degree 50% 100% 6 Promosi Program S2 1. Tracer Study S2 1x 1x 2. Sosialisasi program Magister Teknik Elektro
1x 1x
3. Workshop dan kuliah tamu S2
No Program Jurusan/Prodi Aktivitas 2014
(baseline) 2015
4. Pembuatan brosur dan reklame
1x 1x
F. Sarana dan Prasarana serta Sistem Informasi
1
Penguatan laboratorium serta perbaikan sarana dan
prasarana
1. Genset untuk Blok Gedung AB dan Gedung C
75% Gd AB 100% Gd AB; 100%
Gd C 2. Penguatan kapasitas lab.
untuk pendidikan dan riset 3. Perbaikan sarana dan prasarana 2
Perbaikan Sistem Informasi 1. Pelatihan dan Implementasi SIAS 50% 75% 2. Pembuatan interface BKD ke SIADO 50% 75% 3. Pelatihan dan Implementasi Information Display berbasis WEB
50% 75%
4. Pembuatan SMS Gateway
50% 75%
5. Mirroring Data Storage TEUB dari PPTI ke server lokal
50% 75%
F. Penelitian, Pengabdian kepada Masyarakat, Kerjasama
1
Realisasi kegiatan research group 1. Fasilitasi kegiatan research group 3 kegiatan 3 kegiatan 2. Workshop pengelolaan research group 1 1 2
Realisasi kegiatan MoU bagi peningkatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
1. Realisasi kegiatan dalam rangka MoU UB-UTHM
50% 75%
2. Realisasi kegiatan dalam rangka MoU UB-PT. LEN
25% 75%
3. Realisasi kegiatan dalam rangka MoU UB-Miyazaki Univ
5.
Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan
Tindakan koreksi dan tindakan pencegahan yang dilakukan oleh JTE berdasarkan analisis permasalahan berbasis keluhan, evaluasi kepuasan, temuan audit, evaluasi program kerja dan evaluasi sasaran mutu. Daftar tindakan koreksi dan tindakan pencegahan diberikan pada Tabel 4.
Tabel 4. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan
Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Rencana Tindakan Perbaikan atas Temuan Akar Penyebab Terjadinya Temuan Rencana Tindakan untuk Menghilangkan Akar Penyebab Temuan Selama implementasi kurikulum, penyelenggara PS belum melaksanakan pemantauan (kesesuaian dengan CP yang diharapkan)/materi kuliah dengan kurikulum yg ada di
buku pedoman pendidikan.
Pemantauan dilakukan dengan melihat data rata-rata nilai dari setiap matakuliah dalam 1 semester di akhir semeter dan
dilakukan cp dengan materi yang ada di lembar presensi dengan rps belum dilakukan pemantauan akan dilakukan secara menyeluruh disesuaikan dengan RPS sesuai dengan permensistekdikti no 44 tahun 2015
Belum ada proses validasi metode penilaian yang digunakan untuk menilai CP
mahasiswa.
Proses validasi dengan evaluasi pembelajaran (penelian proses dan hasil pembelajaran) belum adanya rubrik peneliaan berupa prinsip penialain yaitu edukatif, otentik, obyektif, akuntabel dan transparan membuat rubrik penilaian
Ada Program Kerja Tahunan
dan ada evaluasi secara berkala, namun
belum terdokumentasi baik.
sudah ada program kerja tahuan
Program studi belum secara
kontinyu melaporkan Evaluasi Diri kepada Dekan
dalam rangka meningkatkan
mutu akademik, ED perlu dilakukan setiap tahun.
sudah ada pelaporan secara kontinyu Belum kontinyu melaporkan Akan kontinyu melaporkan ED ke Dekan
Belum ada umpan balik dari
dosen.
ada umpan balik sudah ada umpan balik
Umpan balik sudah ada
Tidak semua ketua peneliti adalah Doktor Dalam penelitian diharuskan ketua peneliti Doktor Tidak semua dosen di PS S1 teknik Elektro bergelar doktor
yang belum doktor akan disekolahkan
Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Rencana Tindakan Perbaikan atas Temuan Akar Penyebab Terjadinya Temuan Rencana Tindakan untuk Menghilangkan Akar Penyebab Temuan dan ada penelitian yang diketahui master Tidak semua Doktor
mempunyai penelitian sebanyak 15 penelitian sebagai Peneliti Utama.
ada rencana seorang doktor mempunyai 15 penelitian atau dari 12 doktor di PS Teknik elektro mempunyai 15 judul penelitan di PS teknik elektro seorang doktor belum mempunyai 15 penelitian dalam kurun waktu 2 semester Target : dari 12 doktor ada 15 judul penelitian
Belum ada bukti semua hasil penelitian dilaporkan ke Rektor melalui LPPM Penelitian untuk DIPA FTUB pelaporan penelitian langsung ke BPP FT dan untuk dana BOPTN pelaporan langsung ke LPPM (bukti fisik) dan laporan diunggah di simlitabmas Belum adanya laporan Adanya laporan penelitian LPPM ke Rektor
Laporan akhir penelitian sudah melalui proses seminar
dan perbaikan akan tetapi belum melalui PPAP
Akan ada Proses Pemindaian
Anti Plagiasi (PPAP)
Belum dilaksanakan, software anti plagiat sudah ada (turnitin)
Akan dilaksanakan proses tersebut
Publikasi hasil penelitian dalam format jurnal, buku, makalah seminar dan karya
tulis ilmiah populer belum melalui Proses
Pemindaian
Anti Plagiasi (PPAP) dan menunjukkan tingkat orisinalitas masing-masing ?
85%.
Akan ada Proses Pemindaian
Anti Plagiasi (PPAP)
Belum dilaksanakan, software anti plagiat sudah ada (turnitin)
Akan dilaksanakan proses tersebut
Persentase publikasi artikel
ilmiah dosen pada jurnal internasional bereputasi belum mencapai >25% per tahun.
Akan ditingkatkan prosentasi publikasi dosen pada jurnal internasional Belum banyak yang mengirim jurnal international ke depannya akan meningkatkan publikasi International
Persentase publikasi buku dosen yang diterbitkan oleh penerbit belum mencapai >25% per tahun.
Akan ditingkatkan prosentase publikasi buku
sudah ada yang melakukan publikasi buku melalui penerbit belum mencapai > 25% Akan ditingkatkan prosentase publikasi buku
Dosen yang berperan sebagai invited speaker belum ada.
Sudah ada yang menjadi invited speaker
Persentase dosen yang berperan sebagai penyaji oral atau penyaji poster
Meningkatkan prosentase dosen sebagai penyaji oral
Belum banyak yang menjadi penyaji oral atau
ke depannya akan meningkatkan penyaji oral dan
Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Rencana Tindakan Perbaikan atas Temuan Akar Penyebab Terjadinya Temuan Rencana Tindakan untuk Menghilangkan Akar Penyebab Temuan
pada pertemuan ilmiah internasional belum mencapai >25% per tahun.
atau penyaji poster Internasional
penyaji poster international
penyaji International Prosentase dosen yang
berperan sebagai peserta pada pertemuan ilmiah internasional belum mencapai 50%
Akan ditingkatkan dosen peserta pada pertemuan
international
Sudah ada dosen peserta
pertemuan ilmiah international
Akan ditingkatkan
Dosen yang menulis buku yg diterbitkan dalam 5 tahun terakhir kurang dari 20%
Akan ditingkatkan dosen yang menulis buku yang
diterbitkan
Sudah ada dosen yang menulis buku
Akan ditingkatkan
Pelaksana PkM sebagai peneliti Utama tidak semuanya Doktor Akan meningkatkan Pelaksana PkM adalah doktor sabagai peneliti Utama Kebanyakan dosen bergelar master yang melakukan PKM Akan meningkatkan Pelaksana PkM adalah doktor sabagai peneliti Utama Laporan akhir PkM sudah
melalui seminar dan perbaikan tapi belum dilakukan pemindaian anti plagiasi. Akan diadadakan PPAP Belum melakukan PPAP Akan diadadakan PPAP
Hasil publikasi PkM belum melalui PPAP.
Akan ada Proses Pemindaian
Anti Plagiasi (PPAP)
Belum dilaksanakan, software anti plagiat sudah ada (turnitin)
Akan dilaksanakan proses tersebut
Besaran dana untuk PkM diluar UB pertahun belum mencapai 25%
sudah ada ada dosen yang mendapatkannya Hasil PkM yang dipublikasikan pada jurnal internasional belum ada. Hasil PkM yang dipublikasikan pada jurnal internasional akan ada
Belum ada yang submit pada jurnal international Kedepannya akan ada hasil PKM pada jurnal International sudah melaksanakan:
monitoring dan evaluasi pelaksanaan perkuliahan, manajemen review sudah melaksanakan: monitoring dan evaluasi pelaksanaan perkuliahan, manajemen review belum ada evaluasi CP / materi perkuliahan kesesuain dengan kurikulum yang ada di buku pedoman pendidikan (ASM / 12 Nov 2015) akan dilakukan secara menyeluruh disesuaikan dengan RPS swesuai dengan permensistekdikti no 44 tahun 2015
sudah ada SK Yudisium dan Ijazah...SKPI belum ada
sudah ada SKPI - -
Umpan balik diperoleh hanya dari tiga sumber: mahasiswa, alumni dan pengguna lulusan namun
Akan dilakukan secara berkala
Perlu jadwal berkala, ada saat kunjungan alumni ke PS
Akan dilakukan umpan balik secara berkala
Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Rencana Tindakan Perbaikan atas Temuan Akar Penyebab Terjadinya Temuan Rencana Tindakan untuk Menghilangkan Akar Penyebab Temuan
belum dilakukan secara berkala
Hanya beberapa yang bilingual
akan di bilingual kan belum di bilingualkan
akan di bilingual kan
belum ada uraian mekanisme tinjauan manajemen akan tersedia mekanisme tinjauan manajemen belum ada MP tinajuan manajemen akan tersedia mekanisme tinjauan manajemen
6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya
Rekomendasi dari tinjauan manajemen tahun sebelumnya telah ditindaklanjuti sebagaimana diberikan pada Tabel 5.
Tabel 5. Tindak lanjut Tinjuan Manajemen Sebelumnya
No. Rekomendasi Tinjauan Manajemen Sebelumnya Aspek Tindak Lanjut yang SUDAH dilakukan Kendala yang dihadapi Rencana selanjutnya 1. Memperbaiki masalah pengerjaan skripsi yang tertunda (lebih dari 1 semester) dan masa studi tidak tepat waktu (lebih dari 4 tahun) Bidang Pendidikan, Aspek Kurikulum a. Dosen-dosen menawarkan rencana penelitian yang dapat dikerjakan mahasiswa melalui skripsi. b. Penelitian DIPA melibatkan mahasiswa dan sebagian materi penelitian dapat dilanjutkan mahasiswa menjadi topik skripsi. c. Dosen pembimbing KKN-P memberikan saran topik skripsi yang dapat a. Dosen belum mempunyai roadmap penelitian b. Mahasiswa kesulitan melakukan penelitian lanjutan dari penelitian DIPA c. Mahasiswa memilih berpindah objek atau mengambil bidang lain d. Mahasiswa lebih memilih target sidang di akhir semester a. Dosen dihimbau untuk menyusun dan mensosialisasikan roadmap penelitiannya b. Ketua Peneliti memberikan arahan dan sekaligus menjadi dosen pembimbing c. Open talk untuk
menyampaikan keuntungan jika melanjutkan KKN-P ke skripsi d. Memberikan gambaran persaingan fresh graduate jika dilakukan penundaan kelulusan.
No. Rekomendasi Tinjauan Manajemen Sebelumnya Aspek Tindak Lanjut yang SUDAH dilakukan Kendala yang dihadapi Rencana selanjutnya diambil di obyek KKN-P. d. Melakukan perubahan alur skripsi dan jadwal important dates. 2. Menyusun Kurikulum dengan mengacu KKNI Bidang pendidikan, aspek kurikulum a. Menunggu rumusan KKNI dari BKSTI b. Workshop KBK dan KKNI, terkait perumusan learning outcome dan RPS c. Menyusun Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI) dalam dua bahasa. d. Pembaruan Surat Tugas Tim Kurikulum dan Tim UJM
KKNI Teknik Elektro belum mempunyai dasar hukum perundangan Menerapkan Kurikulum dengan KKNI pada T.A. 2016/2017 3. Tinjauan Manajemen memuat informasi mengenai evaluasi hasil pembelajaran dan tindak lanjutnya. Bidang Pendidikan, aspek penjaminan mutu Memasukkan evaluasi hasil pembelajaran dalam kinerja evaluasi sasaran mutu 4. Perbaikan Format Manual Prosedur dan Instruksi Kerja Bidang Pendidikan, aspek penjaminan mutu Mengikuti salah satu format yang dinilai sebagai standar
7.
Perubahan yang Mempengaruhi SMM
Jurusan Teknik Elektro akan menerapkan kurikulum yang mengacu KKNI pada tahun akademik 2016/2017. Banyak sekali perubahan yang akan terjadi baik dalam dokumen kurikulum, maupun pada proses penyelenggaraannya. Terdapat pembakuan dalam standar profil lulusan termasuk di masing-masing mata kuliah. Dalam pelaksanaan perkuliahan juga dituntut pembakuan dalam materi ajar, metode pembelajaran dan evaluasi pembelajaran. Sehingga perlu adanya panduan RPS dan modul ajar yang standar sehingga dosen-dosen yang tergabung dalam team teaching akan mampu memberikan materi yang sama dengan cara pembelajaran yang tidak berbeda.
Pada tahun 2016, terdapat perubahan dokumen akreditasi, yang memungkinkan komponen-komponen yang dinilai berubah dan/atau bertambah, termasuk standar penilaiannya. Di masa mendatang akreditasi program studi tidak hanya tersentral di BAN-PT, melainkan akan terbentuk lembaga-lembaga independen yang akan memberikan penilaian akreditasi sesuai keprofesiannya.
Masyarakat Ekonomi ASEAN diberlakukan sejak 2015, sehingga persaingan perguruan tinggi dengan negara-negara lain semakin terbuka. Ancaman perguruan tinggi luar negeri dengan ranking dunia lebih tinggi akan memaksa JTE untuk membenahi diri menuju internasionalisasi.
8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM
Beberapa hal yang menjadi faktor penting yang perlu diprioritaskan dalam perbaikan SMM, yaitu :
1. Memperbaiki sarana dan prasarana pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang memadai sesuai standar internasionalisasi.
2. Meningkatkan kompetensi dan kapabilitas SDM dalam tri dharma perguruan tinggi sesuai tuntutan internasionalisasi.
3. Membenahi semua dokumen dan website dengan dua bahasa.
V.
PENUTUP
Demikian laporan tinjauan manajemen Jurusan Teknik Elektro tahun 2015 ini disusun sebagai bentuk evaluasi atas pengelolaan internal jurusan selama tahun 2015.
Berbagai pencapaian atas kinerja jurusan serta berbagai kegiatan yang telah diselenggarakan selama tahun 2015 pada jurusan Teknik Elektro telah dipaparkan. Diharapkan pelaporan Tinjauan Manajemen Jurusan Teknik Elektro ini dapat digunakan sebagai evaluasi serta sebagai arahan atas target pencapaian jurusan Teknik Elektro sehingga di masa yang mendatang dapat meningkatkan kinerja jurusan dan sejalan dengan target pencapaian Fakultas Teknik maupun Universitas Brawijaya.
