BAB 1 BAB 1
PENDAHULUAN PENDAHULUAN A.
A. LaLatatar Br Belelakakanangg Pel
Pelayaayanan nan keskesehaehatan tan dimdimasyasyarakarakat at dildilakuakukan kan melamelalui lui kegkegiatiatanan pengawasan,
pengawasan, pengendalian pengendalian dan dan penilaian penilaian yang yang meliputi meliputi pencatatan,pencatatan, pelaporan,
pelaporan, monitoring, monitoring, dan dan evaluasi. evaluasi. Pencatatan Pencatatan dan dan pelaporan pelaporan adalahadalah ind
indikaikator tor kerkerberberhasihasilan lan suasuatu tu kegkegiataiatan. n. TTananpa pa adaadanya nya penpencatacatatan tan dandan pelaporan,
pelaporan, kegiatan kegiatan atau atau program program apapun apapun yang yang dilaksanakan dilaksanakan tidak tidak akanakan terlihat wujudnya.
terlihat wujudnya.Output Output dari pencatatan dan pelaporadari pencatatan dan pelaporan n ini adalah sebuahini adalah sebuah dat
data a infinformormasi asi yanyang g berberharharga ga sertserta a berbernilnilai ai bilbila a menmengguggunaknakan an metmetodeode yang tepat dan benar. Jadi data dan informasi ini merupakan sebuah unsur yang tepat dan benar. Jadi data dan informasi ini merupakan sebuah unsur terpenting dalam sebuah organisasi, karena data dan informasilah yang terpenting dalam sebuah organisasi, karena data dan informasilah yang berbicara tentang keberhasilan atau perkembangan organisasi tersebut. berbicara tentang keberhasilan atau perkembangan organisasi tersebut.
Pencatatan dan pelaporan yang dilakukan oleh bidan komunitas mengacu Pencatatan dan pelaporan yang dilakukan oleh bidan komunitas mengacu kepad
kepada a Sistem Pencatatan dan Sistem Pencatatan dan PelapoPelaporan ran TTerperpadu adu PuskPuskesmas esmas (SPT(SPTP!P! y
yaanng g ddiisysyaahhkkaan n ddeennggaan n keepk puuttuussaan n ""eenntteerri i ##eesseehhaattaan n $$oo.. %&
%&'"'"enenkekes's'')')*%*%) ) dadan n #e#epupututusasan n +i+irerektktur ur JeJendndereral al PePemmbibinanaanan #esehatan "asyarakat $o.*-'"'+J'nfo'/')**&.
#esehatan "asyarakat $o.*-'"'+J'nfo'/')**&. T
Terersedisedianyanya a datdata a dan dan infinformormasi asi yanyang g akuakurat, rat, teptepat at wakwaktu tu dandan mu
mutatakhkhir ir sesecacara ra pepeririododik ik dadan n teteraratutur r ununtutuk k pepengngelelolola a kekesesehahatatann masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi. SPTP masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi. SPTP bertujuan
bertujuan agar agar semua semua hasil hasil kekgiatan kekgiatan puskesmas puskesmas (didalam (didalam dan dan diluar diluar gedung! dapat dicatat serta dilaporkan kejenjang selanjutnya sesuai dengan gedung! dapat dicatat serta dilaporkan kejenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala dan teratur, guna menunjang pengelolaan kebutuhan secara benar, berkala dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat.
upaya kesehatan masyarakat.
BAB II BAB II PEMBAHASAN PEMBAHASAN A.
Pencatatan (recording! dan pelaporan (reporting! berpedoman kepada sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SPTP!. eberapa pengertian dasar dari SPTP menurut depkes 0 ()**! adalah sebagai berikut 1
). Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di puskesmas termasuk puskesmas pembantu, yang ditetapkan melalui surat keputusan "enteri #esehatan 0 $o. &2'"enkes'S#'')*%).
. Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri atas beberapa komponen yang saling berkaitan, berintegarasi dan mempunyai tujuan tertentu.
2. Terpadu merupakan gabungan dari berbagai macam kegiatan pelayanan kesehatan puskesmas, untuk menghindari adanya pencatatan dan pelaporan lain yang dapat memperberat beban kerja petugas puskesmas.
Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktivitas dalam bentuk tulisan. Pencatatan dilakukan diatas kerja, disket, pita nama dan pita filem. entuk catatan dapat berupa tulisan, grafik,
gambar dan suara (syahlan1 2!.
Sedangkan setiap kegiatan yang dilakukan diakhiri dengan pembuatan laporan. 3aporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan hasilnya yang disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan dengan kegiatan tersebut (syahlan 1 &!.pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan. Tanpa ada pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya. Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah data dan informasi yang berharga dan bernilai bila menggunakan metode yang tepat dan benar. Jadi, data dan informasi merupakan sebuah unsur terpenting dalam sebuah organisasi, karena data dan informasilah yang berbicara tentang keberhasilan atau perkembangan organisasi tersebut.
Sistem pencatatan secara umum terbagi dalam bagian, yaitu Sistem Pencatatan Tradisional +an Sistem Pencatatan $on4Tradisional. Sistem Pencatatan Tradisional adalah sistem pencatatan yang memiliki catatan masing4masing dari setiap profesi atau petugas kesehatan, dimana dalam sistem ini masing4masing disiplin ilmu (+okter, idan, Perawat. 5pidemiolog, 6hli 7i8i dan sebagainya! mempunyai catatan sendiri4 sendiri secara terpisah. #euntungan sistem ini adalah pencatatan dapat dilakukan secara lebih sederhana. #elemahan sistem ini adalah data tentang kesehatan yang terkumpul kurang menyeluruh, koordinasi antar petugas kesehatan tidak ada dan upaya pelayanan kesehatan secara
menyeluruh dan tuntas sulit dilakukan.
Sistem Pencatatan $on4Tradisional adalah Pencatatan yang berorientasi pada "asalah (Problem 9riented 0ecord'P90!. #euntungan sistem ini adalah kerjasama antar tim kesehatan secara menyeluruh. Setiap petugas kesehatan dituntut untuk membuat pencatatan tentang data
kesehatan sebaik mungkin.
erdasarkan pengertian4pengertian tersebut, maka dapat pula disimpulkan bahwa pencatatan dan pelaopran merupakan 1
). Suatu kegiatan mencatat dengan berbagai alat atau media tentang data kesehatan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang biasa dibaca dan dipahami isinya.
. Salah satu kegiatan administrasi kesehatan yang harus dikerjakan dan dipertanggung jawabkan oleh petugas kesehatan.
2. #umpulkan informasi kegiatan upaya pelayanan kesehatan yang berfungsi sebagai alat atau sarana komunikasi yang penting antar petugas kesehatan.
Puskesmas merupakan ujung tombak sumber data kesehatan khususnya bagi dinas kesehatan kota dan sitem pencatatan dan pelaporan Terpadu Puskesmas juga merupakan fondasi dari data kesehatan. Sehingga diharapkan terciptanya sebuah informasi yang akurat, representatif dan reliable yang dapat dijadikan pedoman dalam penyusunan perencanaan kesehatan. Setiap program akan
menghasilkan data. +ata yang dihasilkan perlu dicatat, dianalisis dan dibuat laporan. +ata yang disajikan adalah informasi tentang pelaksanaan program dan perkembangan masalah kesehatan masyarkat. nformasi yang ada perlu dibahas, dikoordinasikan, diitegrasikan agar menajdi pengetahuan bagi semua staf puskesmas. Sistem pencatatan dan Pelaporan Puskesmas mencakup 2 hal 1
). Pencatatan, pelaporan dan pengolahan: . 6nalisis: dan
2. Pemanfaatan.
Pencatatan hasil kegiatan oleh pelaksana dicatat dalam buku4buku register yang berlaku untuk masing4masing program. +ata tersebut kemudian direkapitulasi ke dalam format laporan SP2 yang sudah dibutuhkan.koordinator SP2 di Puskesmas menerima laporan4laporan dalam format buku tadi dalam rangkap,yaitu satu untuk arsip dan yang lainnyauntuk dikirim ke koordinator SP2 di +inas #esehatan #abupaten meneruskan ke masing4masing pengelola program di +inas kesehatan kabupaten. +ari dinas kesehatan kabupaten, setelah diolah dan dianalisis dikirim ke koordinator SP2 di dinas kesehatan provinsi dan seterusnya dilanjutkan proses untuk pemanfaatannya. ;rekuensi pelaporan sebagai berikut 1
). ulanan: . Tribulan: 2. Tahunan.
3aporan bulanan mencakup data kesakitan, gi8i, #6, imuniasi, # dan penggunaan obat4obat. 3aporan tribulanan meliputi kegiatan rujukan puskesmas antara lain kunjungan puskesmas, rawat tinggal, kegiatan rujukan puskesmas pelayanan medik kesehatan gigi. 3aporan tahunan terdiri dari data dasar yang meliputi fasilitas pendidikan , kesehatan lingkungan, peran serta masyarakat dan lingkungan kadinasan, data ketenagaan puskesmas dan puskesmas pembantu. Pengambilan keputusan ditingkat kabupaten dan kecamatan memerlukan data yang dilaporkan dalam SP2 yang bernilai, yaitu data
atau informasi harus lengkap dan data tersebut harus diterima tepat waktu oleh +inas #esehatan kabupaten, sehingga dapat dianalisis dan diinformasikan (Santoso. --%!.
<ntuk pengembangan efektifitas sistem informasi manajemen puskesmas, standar mutu (input, proses, lingkungan dan output! perlu
dikaji dan dirumuskan kembali, masing4masing komponen terutama proses pencatatan dan pelaporannya perlu ditingkatkan.
atasan dari pencatatan dan pelaporan kegiatan adalah sebagai berikut1 ). Pencatatan dan pelaopran penyelenggaraan tiap kegiatan bagi
tenaga kesehatan adalah melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan dan melaoprkan data tersebut kepada instansi yang berwenang berupa laporan lengkap pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan format yang ditetapkan.
. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan pencatatan data pada semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang ditetapkan.
Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan setiap triwulan dan tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan dalam satu triwulan dan satu tahun berjalan serta melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi data kegiatan triwulan dan tahunan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang telah ditetapkan.
B. Tujuan Pencatatan dan Pelaporan ). Tujuan umum
Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu (SPTP! bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas ( di dalam dan di luar gedung! dapat dicatat serta dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai sengan kebutuhan secara benar, berkala dan teratur guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat. Pengelolaan SPTP di
kabupaten baru masih terkendali dengan rendahnya kelengkapan dan ketepatan waktu penyampaian laporan SPTP ke +inas #esehatan . . Tujuan khusus
a. Tercatatnya semua data hasil kegiatan puskesmas sesuai kebutuhan secara benar, berkelanjutan dan teratur.
b. Terlaporkannya data ke jenjang administrasi berikutnya sesuai kebutuhan dengan menggunakan format yang telah ditetapkan secara benar, berkelanjutan dan teratur.
. !uang Lingkup
0uang lingkup pencatatan dan pelaopran kegiatan kiblat pada pedoman ini meliputi 1
). 0uang lingkup kegiatan kiblat dalam pedoman ini adalah semua kegiatan diklat pada pedoman ini meliputi 1
a. Pemerintah pusat1
+epartemen kesehatan dan semua perangkat, departemen atau lembaga pemerintah lain yang memiliki institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan.
b. Pemerintah daerah provinsi dan kabpupaten atau kota semua perangkatnya.
c. Swasta terutama institusi pelayanan kesehatan swasta dan institusi pendidikan kesehatan swasta.
d. 9rganisasi4organisasi profesi di bidang kesehatan.
. 0uang lingkup pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat dalam pedoman ini, meliputi 1
a. Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan.
b. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan diklat bagi tenaga, kesehatan triwulan.
c. Pencatatan dan pelaopran rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan di apelkes tiap triwulan dan tiap tahun.
D. Pelak"anaan Pencatatan dan Pelaporan #e"e$atan Ma"%arakat
Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas pembantu dan bidan di desa harus dicatat. <ntuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar yang menggunakan formulir standar yang ditetapkan dalam SPTP. Jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut 1
0ekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah himpunan kartu4kartu individu suatu keluarga yang memperoleh pelayanan kesehatan dipuskesmas, kegunaan dari 0## adalah untuk
mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit di suatu keluarga.
Penggunaan 0## diutamakan pada anggota keluarga yang mengidap salah satu penyakit atau kondisi, misalnya penderita T= paru, kusta, keluarga risiko tinggi yaitu ibu hamil risiko tinggi, neonatus risiko tinggi (30!, balita kurang energi kronis (#5#!.
. #artu rawat jalan
#artu rawat jalan atau leboih dikenal dengan kartu rekam medik pasien meruakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas.
2. #artu indesks penyakit
#artu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien, riwayat dan perkembangan penyakit. #artu indeks penyakit
diperuntukan khusus penderita penyakit T= paru dan kista. >. #artu ibu
#artu ibu merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan dan riwayat kehamilan sampai kelahiran.
. #artu anak
#artu anak adalah alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan, pelayanan preventif4promotif4kuratif4rehabilitatif yang diberikan kepada balita dan anak prasekolah.
&. #"S balita, anak sekolah
"erupakan alat bantu untuk mencatat identitas, pelayanan dan pertumbuhan yang telah diperoleh blita dan anak sekolah.
?. #"S ibu hamil
"erupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang
diterima ibu hamil. %. #"S ibu lanjut
#"S usia lanjut merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia secara pribadi baik fisik maupun psikososial dan digunakan untuk memantau kesehatan, deteksin dini penyakit dan evaluasi kemajuan kesehatan usia lanjut.
*. 0egister
0egister merupakan formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan di dalam dan diluar gedung puskesmas, yang telah dicatat dikartu dan catatan lainnya.
6da beberapa jenis register sebagai berikut1 a. $omor indeks pengunjung puskesmas. b. 0awat jalan.
c. 0egister kunjungan. d. 0egister rawat inap. e. 0egister #6 dan #.
f. 0egister kohort ibu dan balita.
g. 0egister deteksi dini tumbuh kembang dan gi8i. h. 0egister register penimbangan balita.
i. 0egister imunisasi. j. 0egister gi8i.
k. 0egister kapsul beryodium. l. 0egister anak sekolah.
m. Sensus harian1 kunjungan , kegiatan #6, imunisasi dan penyakit. E. Pelaporan #e"e$atan Ma"%arakat
Pelaporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan hasilnya disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan terhadap kegiatan tersebut. Sesuai dengan keputusan direktur jenderal pembinaan kesehatan masyarakat $o. *-'"'+J'nfo'/'*&, pelaporan puskesmas menggunakan tahun klender yaitu bulan januari4+esember
dalam tahun yang sama. ;ormulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan atau beban kerja dipuskesmas. Setiap mengakhiri kegiatan harus ada pembuatan laporan.
erbeda dengan catatan, laporan harus disampaikan ke orang atau pihak lain. Proses laporan dilakukan tertulis. "aanfaat laporan, meliputi pertanggung jawaban otentik tentang pelaksanaan kegiatan, memberi informasi terdokumentasi, bahan bukti kegiatan (bukti hukum!, bahan pelayanan, bahan penyusunan rencana dan evaluasi, serta bahan untuk penelitian. 3aporan yang lengkap terdiri atas unsur 1 pendahuluan, (latar belakang, tujuan, ruang lingkup!: isi laporan (perencanaan kegiatan, pelaksanaan kegiatan, hasil kegiatan secara nyata, masalah dan hambatan, saran untuk tindak lanjut!1 dan jika diperlukan, dilengkapi rekomendasi. Jenis laporan dibagi menjadi duan, yaitu pelaporan kejadian luar biasa atau
darurat yang memerlukan pelayanan dan bantuan cepat. Sementara la poran berkala, misalnya laporan harian, mingguan, bulanan, triwulan, kuartalan
dan tahunan.
&. #egiatan Pencatatat dan Pelaporan #e"e$atan Ma"%arakat ). "entabuluasi data upaya kesehatan yang dilakukan.
. "engkompilasi data dari puskesmas dari puskesma. "enyusun kartu indeks penyakit menyusun sensus harian untuk mengolah data kesakitan.
2. "enyajikan daam bentuk narasi, tabel, grafik sesuai kebutuhan.
>. "elakukan berbagai perhitungan4perhitungan dengan menggunakan data denomintor.
. "elakuakn analisa untuk kebutuhan pemantauan, intervensi, serta perencanaan di masa mendatang.
&. "embuat peta wilayah puskesmas termasuk saranana kesehatan. '. Pe(an)aatan Pencatatan dan Pelaporan #e"e$atan Ma"%arakat .
). <ntuk memenuhi kebutuhan administrasi pada jenjang yang lebih tinggi dalam rangka perencanaan, pembinaan dan pentapan kebijaksanaan.
. +imanfaatkan puskesmas untuk meningkatkan upaya kesehatan masyarakat melalui 1
a. Perencanaan (perencanaan mikro!.
b. Penggerakan dan pelaksanaan (lokakarya puskesmas!. c. Pengawasan, pengendalian dan penilaian (stratifikasi!. "anfaat pencatatan dan pelaporan antara lain 1
). "emudahkan dalam mengelola informasi kegiatan ditingkat pusat, provinsi dan kabupaten'kota.
. "emudahkan dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka pengembangan tenaga kesehatan.
2. "emudahkan dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan. >. "emudahkan dalam melakukan evaluasi hasil.
"anfaat pencatatan
). "emberikan informasi tentang keadaan masalah'kegiatan. . Sebagai bahan bukti dari suatu kegiatan'peristiwa.
2. ahan proses belajar dan bahan penelitian >. Sebagai pertanggung jawaban.
. ahan pembuatan laporan.
&. Perencanaan,pelaksanaan dan evaluasi. ?. ukti hukum.
%. 6lat komunikasi dalam penyampaian pesan serta mengingatkan kegiatan peristiwa khusus.
H. Bentuk pencatatan *erda"arkan i"i
). =atatan tradisional 1 berisi hal4hal yang didengar dan dilakukan oleh pencatat secara sistematis, tidak lengkap dan biasanya berupa catatan
harian.
. =atatan sistematis 1 menggambarkan pola keadaan, masalah dan langkah pemecahan masalah.
atasan dari pencatatan dan pelaporan adalah sebagai berikut1
a. Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan adalah melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan dan melaporkan data tersebut kepada instansi yang berwenang berupa laporan lengkap pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan format yang ditetapkan.
b. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan pencatatan data pada semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang ditetapkan.
c. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan setiap triwulan dan tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan dalam satu triwulan dan satu tahun berjalan, serta melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi data kegiatan triwulan an dan tahuanan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang telah ditetapkan.
I. Maca(+(aca( pencatatan
"odel naratif atau narasi sering disebut teknik pencatatan yang berorientasi pada sumber data.
). #euntungan
a. Sudah di kenal.
b. <dah dikombinasikan dengan cara dokumentasi lain.
c. Jika ditulis dengan tepat bisa mencakup seluruh keadaan pasien. d. "udah ditulis.
a. Tidak terstuktur dan simpang siur datanya. b. Perlu banyak waktu.
c. Terbatas dengan kemampuan pelayanan kesehatan. d. nformasi sulit untuk jangka panjang.
$aratif adalah model lama, tradisional yang paling fleksibel. Sistem pencatatan naratif cara penulisannya mengikuti dengan ketat urutan kejadian atau kronologis. +engan cara naratif ini tiap institusi mempunyai kebijakan sendiri dalam sistem pencatatan.
,. Pengelolaan pencatatan dan pelaporan 1. Pencatatan
Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas pembantu dan bidan didesa harus di catat. <ntuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar yang ditetapkan dalam SPTP. Jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut 1
a. 0ekam #esehatan #eluarga (0##!
#egunaan untuk mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit disuatu keluarga. Penggunaan dalam anggota keluarga yang mengidap salah satu penyakit misalnya penderita T= paru, kusta, keluarga risiko tinggi yaitu ibu hamil risiko tinggi. +alam pelaksanaannya keluarga yang menggunakan 0## diberi alat bantu #artu Tanda Pengenal #eluarga (#TP#! untuk memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan kunjungan ulang.
b. #artu rawat jalan
#artu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik pasien merupakan kartu untuk pencatatan identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas.
c. #artu indeks penyakit
"erupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien, riwayat dan perkembangan penyakit. #artu indeks penyakit diperuntukkan khusus penderita penyakit T=, paru dan kusta. d. #artu ibu
"erupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan dan riwayat kehamilan sampai kelahiran.
"erupakan alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan, pelayanan preventif, promotif, kuratif, dan rehabilitaif yang diberikan kepada balita dan anak pra sekolah. f. #"S balita, anak sekolah
"erupakan alat bantu untuk mencatat identitas pelayanan dan pertumbuhan yang di peroleh balita dan sekolah.
g. #"S ibu hamil
"erupakan anak untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan
yang di terima ibu hamil. h. #"S usia lanjut (<S36!
"eruapakan alat untuk mencatat kesehatan usia lanjut secara pribadi baik fisik maupun psikososial dan di gunakan untuk
memantau kesehatan, deteksi dini penyakit dan evaluasi kemajuan kesehatan <S36.
i. 0egister
"erupakan formulir untuk mencatat dan merekap data kegiatan baik di dalam maupun di luar gedung puskesmas, yang telah di catat di kartu dan catatan lainnya ada beberapa jenis register sebagai berikut 1
)! $omor indeks pengunjung puskesmas ! 0awat jalan.
2! 0egister kunjungan. >! 0egister rawat inap. ! 0egister #6 dan #.
&! 0egister kohort ibu dan balita.
?! 0egister deteksi dini tumbuh kembang dan gi8i. %! 0egister penimbangan balita.
*! 0egister imunisasi. )-! 0egister gi8i.
))! 0egister kapsul beryodium. )! 0egister anak sekolah.
)2! Sensus harian kunjungan, kegiatan #6, imunisasi dan penyakit.
6dapun kriteria sistem pencatatan data kesehatan yang baik mencakup hal4hal di bawah ini1
a. Pencatatan harus sistematis, jelas, ringks dan mengacu pada respon pasien terhadap kejadian penyakit atau intervensi yang diberikan. b. +itulis dengan baik dan menghindari keslahan.
c. Tepat waktu, ditulis segera setelah tindakan'kegiatandilakukan. d. +itulis secara terperinci mencakup what, why, when, where, who,
and how.
e. "enghindari kata kata yang sulit diukur.
f. "encantumkan nama jelas dan tanda tangan setelah melakukan pencatatan.
-. Pelaporan
Pelaporan merupakan cara komunikasi petugas kesehatan yang dapat dilakukan dengan baik secara tertulis maupun lisan tentang hasil dari suatu kegiatan atau intervensi yang telah dilaksanakan.
a. 3aporan lisan
)! #elemahan 1 kemungkinan yang dilaporkan hanyalah hal4hal yang baik4baik saja dan bersifat subjektif.
! #euntungan 1 hasil dari kegiatan'intervensi yang telah dilakukan dan data yang telah berkumpul dapat segera ditindaklanjuti dalam waktu yang lebih cepat.
b. 3aporan Tertulis
)! #elemahan 1 "emakan waktu dan biaya yang lebih.
! #euntungan 1 isa lebih bersifat objektif dan lebih terperinci serta pelaporan dapat bersifat positif maupun negatif.
Pencatatan dan pelaporan (enurut PTTE! dan PE!!/ adala$0 a. #omunikasi
Sebagai alat komunikasi yang efektif antar petugas kesehatan sehingga kesinambungan informasi dan upaya pelayanan kesehatan dapat tercapai.
a. Pendidikan
Sebagai informasi tentang gambaran penyakit atau masalah kesehatan dan pemecahannya.
b. Pengalokasian dana
+apat digunakan untuk merencanakan tindakan dan kegiatan yang tepat dengan dana yang tersedia.
Sebagai dasar untuk melakukan evaluasi terhadap hasil intervensi yang diberikan.
d. +okumen yang sah
Sebagai bukti nyata dan legal yang dapat digunakan bila didapatkan adanya penyimpangan serta bila diperlukan untuk keperluan pengadilan.
e. Jaminan mutu
+apat memberikan jaminan kepada masyarakat terhadap mutu pelayanan kesehatan yang diberikan.
f. Penelitian
"erupakan sumber data yang sangat bermanfaat untuk kepentingan penelitian atau riset.
g. 6nalisis
"erupakan dasar analisis masalah kesehatan pada individu, keluarga maupun masyarakat.
h. ;eed back
+apat digunakan sebagai umpan balik dalam rangka meningkatkan pelayanan kesehatan pada masyarakat.
. Penatalak"anaan
Pencatatan dengan format a. ;amily folder
b. uku register
)! 0awat jalan dan inap ! Penimbangan
2! #ohort ibu >! #ohord anak ! Persalinan &! 3aboratorium
?! Pengamatan penyakit memar %!munisasi
*! P#"
c. #artu indeks penyakitn(#elompok penyakit! d. #artu perusahaan
e. #artu murid
f. Sensus harian ( penyakit dan kegiatan puskesmas mempermudah! 2. Pelaporan
Jenis dan periode laporan 1 a. ulanan
)! +ata kesakitan ! +ata kematian
>! +ata manajemen obat. b. Triwulan
+ata kegiatan puskesmas c. Tahunan
)! <mum dan fasilitas ! Saran
2! Tenaga.
#. Mekani"(e Pencatatan
Pencatatan dapat dilakukan di dalam dan di luar gedung. +i dalam gedung, loket memegang pernanan penting bagi seorang pasien yang berkunjung pertama kali atau yang melakukan kunjungan ulang dan
dapat kartu tanda pengenal. #emudian pasien disalurkan pada uni pelayanan yang dituju. 6pabila diluar gedung pasien dicatat dalam
register dengan pelayanan yang diterima. 1. Pengelolaan 3aporan
Sesuai dengan #eputusan +irektur Jendral Pembinaan #esehatan masyrakat $o.*-'"'+J'nfo'nfo'*&, pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender bulan januari sampai dengan bulan +esember dalam tahun yang sama. ;ormulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan'beban kerja di puskesmas.
;ormulir 3aporan dari puskesmas ke +ati a. 3aporan ulanan
)! +ata kesakitan (3 )! ! +ata obat4obatan (3 !
2! +ata kegiatan gi8i, #6'# dan imunisasi termasuk pengamatan penyakit menular (3 2!.
b. 3aporan sentinel
)! 3aporan bulanan sentinel (3 )S!
3aporan yang memuat data penderita penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi (P+2)!, penyakit infeksi saluran pernafasan akut (SP6!. +an diare, menurut umur dan status imunisasi. Puskesmas yang memuat 3 )S adalah puskesmas yang ditunjuk yaitu dari setiap +6T , +inas
! 3aporan bulanan sentinel (3 S!
+alam laporan ini memuat data #6, gi8i tetabus neonatorum, dan penyakit akibat kerja. 3aporan bulanan sentinel hanya diperuntukkan bagi puskesmas rawat inap. 3aporan ini dilaporkan ke dinas kesehatan +6T.
2! 3aporan Tahunan "eliputi 1
a! +ata dasar puskesmas (3T4)! b! +ata kepegawaian (3T4!
c! +ata peralatan (3T42! . 6lur 3aporan
3aporan +ati dikirimkan ke +inas #esehatan +ati ) dan #arwil +epartemen #esehatan Provinsi serta Pusat (+itjen Pembinaan #esehatan "asyarakat! dalam bentuk rekapitulasi dari laporan SPTP. 3aporan tersebut meliputi 1
a. 3aporan Triwulan
)! @asil entri data 'rekapitulasi laporan 3) ! @asil entri data'rekapitulasi laporan 3 2! @asil entri data'rekapitulasi laporan 32 >! @asil entri data'rekapitulasi laporan 3> b. 3aporan Tahunan
)! @asil entri data'rekapitulasi laporan 3T4) ! @asil entri data'rekapitulasi laporan 3T4 2! @asil entri data'rekapitulasi laporan 3T42 2. ;rekuensi 3aporan
a. 3aporan Triwulan
3aporan triwulan dikirim paling lambat tanggal - bulan berikutnya dari triwulan yang dimaksud (contoh1 laporan triwulan pertama tanggal - 6pril --*, maka laporan triwulan berikutnya adalah tanggal - "ei --*!. 3aporan ini diberikan
kepada dinas4dinas terkait di bawah ini1 )! #epala +inas #esehatan +ati
! #epala #antor Ailayah +epkes Provinsi 2! +epkes 0 =B +itjen inkesman
b. 3aporan Tahunan
3aporan tahunan dikirim paling lambat akhir bulan februari di tahun berikutnya dan diberikan kepadan dinas4dinas terkait berikut ini1
)! #epala +inas #esehatan +ati
2! +epkes 0 =B +itjen inkesmas >. "ekanisme Pelaporan
a. Tingkat puskesmas
3aporan dari perpustakaan pembantu dan bidan di desa disampaikan ke pelaksana kegiatan di puskesmas.
! Pelaksana4pelaksana merekapitulasi yang dicatat baik didalam maupun diluar gedung serta laporan yang diterima dari puskesma pembantu dan bidan di desa.
2! @asil rekapitulasi pelaksaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan sebanyak dua rangkap, untuk disampaikan kepada coordinator SPTP.
>! @asil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimanfaatkan untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan. b .Tingkat +ati
)! Pengolahan data SPTP di +ati menggunakan perangkat lunak yang ditetapkan oleh depkes.
! 3aporan SPTP dari puskesmas yang diterima dinas kesehatan +ati disampaikan kepada pelaksana SPTP untuk direkapitulasi'entri data.
2! @asil rekapitulasi dikoreksi, diolah serta dimanfaatkan sebagai bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke puskesmas dan tindak lanjut untuk
meningkat kinerja program.
>! @asil rekapitulasi data setiap 2 bulan dibuka dalam rangkap 2(dalam bentuk soft file! untuk dikirimkan ke dinas kesehatan +ati , kanwil depkes Provinsi dan +epartemen #esehatan.
)! pengolahan dan pemanfaatan data SPTP di dati mempergunakan perangkat lunak sama dengan dati
! laporan dari dinkes dati , diterima oleh dinas kesehatan dati dan kanwil dalam bentuk soft lens dikomplikasi'direkapitulasi.
2! hasil rekapitulasi disampaikan ke pengelolaan program dati untuk diolah dan dimanfaatkan serta dilakukan tindak lanjut, bimbingan dan pengendalian.
d. tingkat pusat
hasil olahan yang dilaksanakan ditjen dinkesmas paling lambat bulan setelah berakhirnya triwulan disampaikan kepada pengelola program terkait dan pusat data kesehatan untuk dianalisis dan dimanfaatkan sebagai umpan balik,
kemudain dikirimkan kanwil depkes provinsi.
&. (etode penelitian dala( pencatatan dan pelaporan
Penelitian ini merupakan penelitian deksriktif, dengan rancangan studi kasus dengan menggunakan metode kualitatif, maksudnya adalah untuk menggali informasi sebanyak4banyaknya dan secara detail pada proses pelaksanaan sistem pencatatn dan pelaporan puskesmas.
?. $a"il penelitian dala( pencatatan dan pelaporan
Porses pelaksanaan SPTP di dinas kesehatan kabupaten timur tengah selatan, mengalami berbagai hambatan, khususnya yang berkaitan dengan pengetahuan dan perilaku para pengelola dan pengguna data, yang kurnag mendukung terhadap keberhasilan SPTP. #ulaitas aspek teknis yakni penguasaan tentang SPTP, proses datanya, sarananya serta kapasitas S+" belum memadai dan mendapat perhatian sebagai mana mestinya. 6spek sistem dalam konteks organiasional yang berkaitan dengan aspek perilaku khususnya menyangkut dengan peran, tugas dan tanggungjawab yang diwujudkan lewat sikap, motivasi
dan tindakan nyata dalam pelaksanaan SPTP dan pemanfaatan data secara konsisten belum nampak.
