BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Manajemen kearsipan telah ada sejak masyarakat pertama kali mampu melukiskan tindakannya melalui gambar pada gua-gua yang kini berkembang menjadi suatu aspek praktis dari perencanaan organisasi1. Pada saat ini teknologi sudah berkembang dengan
sangat pesat. Segala sesuatu sudah berubah menjadi era digital atau komputerisasi. Pengelolaan dan penyimpanan dokumen yang dahulu secara manual kini sekarang telah berubah dengan menggunakan sistem komputerisasi. Arsip secara fisik tidak terbatas pada surat tetapi semua bentuk perekam data dan informasi seperti foto, rekaman, film, disket dan sebagainya2. Kearsipan sangat dibutuhkan dalam
pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokuman secara lengkap. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya.
Pada dasarnya keberadaan arsip dalam lingkungan perkantoran tidak dapat dilepaskan dari pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi, yang berarti arsip tercipta sebagai akibat dari proses kegiatan yang dilaksanakan oleh sebuah organisasi3. Dalam setiap organisasi maupun perusahaan karyawan atau pegawai
mempunyai peranan penting dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Karyawan pada hakekatnya merupakan salah satu unsur yang menjadi sumber daya dalam suatu organisasi. Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip yang tersedia untuk pemeliharaan arsip tersebut. Sumber daya manusia inilah yang menjadikan suatu organisasi bisa menjalankan kegiatan sehari-hari.
Pengelolaan arsip yang tidak efektif akan mengakibatkan para pegawai mengalami kesulitan mendapatkan informasi atau dokumen yang diperlukan dalam pekerjaannya sehingga penyelesaian tugas akan memakan waktu yang lebih lama. Hal ini menunjukkan bahwa salah satu hal yang mempengaruhi efektivitas kerja adalah
1 Drs.Boedi Martono, “Penyusutan dan pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen Kearsipan”, Jakarta, PT Fajar Inter Pratama, 1997, hal. 13
pengelolaan kearsipan di dalam organisasi tersebut. Oleh karena itu salah satu hal yang harus diperhatikan dalam menciptakan efisiensi kerja yaitu menciptakan sistem pengelolaan kearsipan yang baik dalam organisasi, mengingat pentingnya keberadaan arsip tersebut sehingga arsip dapat terpelihara dan mudah ditemukan kembali bila diperlukan. Sistem kearsipan harus disesuaikan dengan peranan dan fungsi pokok serta komponen kerja yaitu manusia, perlatan, dan sistem kerja. Arsip diciptakan dan diterima oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi yang berintegrasi pada segi akurasi, efesiensi dan efektivitas.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang, maka rumusan masalahnya adalah
1. Apa saja yang menjadi ruang lingkup Manajemen Kearsipan ?
2. Bagaimana menciptakan sistem manajemen kearsipan yang baik didalam suatu organisasi untuk menunjang efektivitas kerja ?
1.3 Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah, maka tujuan penulisannya adalah
1. Untuk mengetahui apa saja yang menjadi ruang lingkup Manajemen Kearsipan 2. Untuk mengetahui bagaimana cara menciptakan sistem pengelolaan kearsipan yang
baik di dalam suatu organisasi untuk menunjang efektivitas kerja.
BAB II
PENGERTIAN ARSIP DAN EFISIENSI KERJA 2.1 Pengertian Kearsipan
Dalam pengertiannya arsip memiliki arti yang sangat luas. Arsip adalah naskah-naskah, baik dalam bentuk tunggal maupun dalam bentuk kelompok/kumpulan, dalam bentuk tertulis/bergambar, media baru, maupun dalam bentuk suara (rekaman). Maka yang termasuk dalam pengertian arsip adalah surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto- foto. Arsip juga mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan.
Lembaga Administrasi Negara (LAN) memberikan pengertian arsip (Buku Pedoman Tata Surat-Menyurat dan Kearsipan, 1972):, Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya4.
Suraja ( 2006:33) Pengertian arsip adalah naskah atau catatan yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa atau hak dalam kehidupan, dalam corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok yang memiliki guna tertentu, dan disimpan secara sistematis sehingga bilamana diperlukan dapat disediakan dengan mudah dan cepat.5
Pengertian arsip oleh The Liang Gie adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat diketemukan kembali. Secara sederhana pengertian arsip adalah sekumpulan
4 ,Pengertian Arsip Menurut Lembaga Administrasi Negara, Diakses dari
http://www.duniaarsip.com/pengertian-arsip-menurut-lembaga-administrasi-negara.html/ pada tanggal 10 November 2016
5 Sinuhaji, Manajemen Kearsipan, Diakses dari
warkat yang memiliki guna tertentu, disimpan secara sistematis dan ditemukan kembali secara cepat.6
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga- Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yng dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dalam Penjelasan Undang-Undang yang dimaksud dengan naskah adalah segala sesuatu baik yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti hasil rekaman, film dan lain sebagainya7. Selain itu, arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan
Pengertian kearsipan oleh Moekijat (2002:75) adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat ditemukan kembali. G.R.Terry dalam (Wiyasa, 2003:80) kearsipan yaitu menempatkan kertas-kertas dalam penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditetapkan terlebih dulu sedemikian rupa, sehingga setiap kertas bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Senada dengan Moekijat (2005:75) dan G.R. Terry dalam (Wiyasa, 2003:80), Sedarmayanti (1992:55) mengemukakan pengertian kearsipan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam satu tatanan yang sistematis dan logis, meyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa kearsipan (filing) adalah suatu kegiatan pengaturan dan
penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tertentu secara sistematis, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali8.
2.3 Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan bangsa serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.9
2.4 Fungsi Arsip
Fungsi arsip membedakan :
1. Arsip dinamis yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyeenggaraan administrasi negara. Secara fungsional arsip dinamis sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.
2. Arsip statis yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan bangsa pada umumnya maupun penyelenggaraan sehari- hari administrasi negara. Secara fungsional arsip statis sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi, khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/ pemerintah10.
2.5 Pengertian Efektivitas Kerja
Efektivitas merupakan salah satu pencapaian yang ingin diraih oleh sebuah organisasi. Untuk memperoleh teori efektivitas dapat menggunakan konsep-konsep teori manajemen dan organisasi khususnya yang berkaitan dengan efektivitas. Handoko (2001:44) efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tetap untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sondang P Siagian ( 2001:24) efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana, dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara
8 Asih, Korelasi sistem kearsipan dengan efektivitas kerja pegawai pada kantor sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang diakses dari http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/37183/4/Chapter %20I.pdf pada tanggal 10 November 2016
sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan barang atau jasa kegiatan yang dijalankannya.11
Untuk mengukur efektivitas kerja Campel yang dikutip oleh Richard M, Steers ( 1998:45) ada beberapa variabel yang bisa digunakan yaitu :
1. Kesiagaan
Penialian menyeluruh sehubungan dengan kemungkinan bahwa organisasi mampu menyelesaikan sebuah tugas khusus dengan baik jika diminta.
2. Kemangkiran
Frekuensi kejadian-kejadian pekerja yang bolos dari pekerjaan 3. Semangat kerja
Kecenderungan anggota organisasi berusaha lebih keras mencapai tujuan dan sasaran organisasi termasuk perasaan terikat. Semangat kerja adalah gejala kelompok yang melibatkan kerjasama dan perasaan memiliki
4. Motivasi
Motivasi adalah perasaan sedia atau rela bekerja untuk mencapai tujuan pekerjaan.
5. Kepuasaan kerja
Tingkat kesenangan yang dirasakan seseorang atas peran pekerjaan nya dalam organisasi
6. Beban pekerjaan
Beban pekerjaan yang diberikan pimpinan kepada bawahan yang sesuai dengan kemampuan seseorang dan sesuai dengan jumlah kelompok mereka
7. Waktu menyelesaikan tugas
Waktu merupakan segala sesuatu pengukuran efektivitas kerja yang sangat penting sebab dapat dilihat apakah waktu yang digunakan suatu organisasi sudah dijalankan dengan sebaik-baiknya oleh setiap anggota organisasi.12
11 Yunita Arda, Kumpulan teori efektivitas, Diakses dari
http://yunitaardaha.blogspot.co.id/2012/04/kumpulan-teori-efektivitas.html?m=1 pada tanggal 10 November 2016
12 Diakses dari http://www.landasanteori.com/2015/10/pengertian-efektivitas-kerja-adalah.html?m=1
BAB III PEMBAHASAN Manajemen Kearsipan
Dalam kamus Bahasa Indonesia, manajemen mempunyai arti kata ketatalaksanaan, pengelolaan dan pengurusan. Berdasarkan arti kata bahasa Indonesia ini, maka dapat dipahami bahwa manajemen merupakan suatu kegiatan yang terdiri dari bagian atau proses yang tertentu secara bertahap, yakni adanya suatu proses penataan, proses kelola dan proses pengurusan, tentunya proses ini sangat berkaitan dengan suatu organisasi ataupun lembaga lainnya yang aktivitas lembaga tersebut terdiri dari bagian-bagian yang harus ditata, dikelola dan diurus untuk mencapai tujuan organisasi13. Menurut Undang-Undang
No.7 Tahun 1971 Tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, pengertian arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan14.
Fungsi dasar manajemen adalah planning, organizing, actuating dan controlling yang memerlukan data dan informasi. Arsip tercipta sebagai sesuatu yang mengandung berbagai data dan informasi tentang apa yang pernah dilakukan oleh suatu organisasi. Data tersebut sangat penting bagi manajemen sebab dapat digunakan untuk berbagai kepentingan seperti pengetahuan, perkiraan, pertimbangan dan keputusan. Pelaksanaan fungsi manajemen juga sangat tergantung dari perencanaan. Pentingnya arsip bukan saja dalam rangka perencanaan tetapi juga penting dalam rangka pengawasan. Arsip yang berupa laporan pemeriksaan dapat digunakan untuk melakukan pengawasan.
Adapun ciri-ciri penyelenggaraan kearsipan yang efektif dan efisien adalah : 1. Berkas yang diarsipkan sedikit tetapi benar-benar bermutu
2. Berkas yang diarsipkan adalah benar-benar efektif karena sudah melalui selektif secara cermat
3. Penyelenggaraan kearsipan tidak memerlukan biaya terlalu besar.
13 Saiman, “Manajemen Sekretaris”, Jakarta, Ghalia Indonesia, 2002,hal.9
Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan adalah sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan arsip yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana arsip sewaktu-waktu diperlukan.
Menurut Barthos (2007:44), ada lima sistem penyimpanan arsip yaitu:
1) Penyimpanan menurut abjad (alphabetical)
Penyimpanan menurut abjad adalah penyimpanan dimana dokumen-dokumen disimpan/disusun menurut huruf-huruf yang pertama dari nama orang/organisasi kemudian menurut huruf-huruf yang kedua.
2) Penyimpanan menurut nomor (numerical)
Penyimpanan menurut nomor adalah dimana setiap dokumen diberi nomor dan disimpan menurut nomor urut dari yang terkecil. Nomor dalam penyimpanan ini adalah sebagai kode penyimpan.
3) Penyimpanan menurut wilayah
Penggolongan menurut wilayah adalah penggolongan dimana surat-surat / arsip-arsip dibagi menurut letak wilayah.
4) Penyimpanan menurut perihal (subject)
Penggolongan menurut perihal adalah suatu caraa meletakkan atau menyusun arsip-arsip yang disimpan berdasarkan golongan-golongan (klasifikasi) isi permasalahan yang terkandung di dalam masing-masing arsip.
5) Penyimpanan menurut tanggal (chronological classification)
Penggolongan menurut tanggal adalah penggolongan dimana dokumen-dokumen disimpan menurut urutan tanggal tertera di dalam naskah atau surat. Surat-surat yang datang lebih akhir ditempatkan paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat. Sistem ini sudah jarang dipergunakan secara 100%, tetapi merupakan sistem yang sudah lazim untuk menyimpan surat-surat dalam masing-masing map.
1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku baik arsip yang bersifat kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan.
2. Dalam menciptakan suatu sistem penyimpanan arsip yang baik hendaknya diperhatikan atau dipenuhi beberapa faktor penunjang, antara lain :
a. Kesederhanaan
b. Ketepatan menyimpan arsip. c. Memenuhi persyaratan ekonomis d. Menjamin keamanan
e. Penempatan arsip
f. Sistem yang digunakan harus fleksibel g. Petugas arsip
Banyak faktor yang mempengaruhi kearsipan agar berjalan dengan baik dan lancar. Seperti yang dikemukakan oleh Wursanto (1991:30), sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri mudah dilaksanakan, mudah dimengerti, murah/ekonomis, tidak memakan tempat, mudah dicapai, cocok bagi organisasi, fleksibel/luwes, dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip, serta mempermudah pengawasan.
Sedarmayanti (2008:104) bahwa ada beberapa faktor yang menunjang dan perlu diperhatikan dalam kearsipan sehingga memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip, yaitu: kesederhanaan, ketepatan, ekonomis, keamanan, penempatan yang strategis, fleksibel dan petugas arsip.
1. Faktor kesederhanaan diharapkan mampu mempermudah segala proses pengurusan arsip dengan memahami tata kearsipan yang baik pula.
2. Faktor ketepatan diharapkan mampu menciptakan kearsipan yang cepat dan tepat dengan penataan arsip dan metode kearsipan yang sesuai dengan kantor. 3. Faktor ekonomis dalam kearsipan diharapkan dapat mempertimbangkan
penggunaan tempat dan peralatan kearsipan dari aspek kuantitas, kualtitas serta fungsionil.
5. Faktor penempatan yang strategis berarti sarana penyimpanan hendaknya diletakkan pada pegawai yang sering memerlukannya agar dapat menciptakan suatu proses pekerjaan yang cepat.
6. Faktor fleksibel seharusnya diterapkan sesuai dengan kebutuhan organisasi dan perkembangann teknologi zaman sekarang. Sedangkan faktor petugas arsip yang merupakan faktor penting dalam menjalankan kearsipan hendaknya memiliki pengetahuan dan pemahaman yang cukup pada tata kelola arsip yang baik dan benar.
Widjaja (1999:103) tentang faktor-faktor kearsipan yang baik antara lain:
1. Penggunaan sistem penyimpanan yang tepat, yakni suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan surat-surat sehingga bilamana diperlukan dapat diketemukan kembali secara cepat yang menyangkut tentang pengkajian surat/berkas untuk mengetahui persoalan yang terkandung didalamnya, mencatat surat ke dalam agenda dan menyimpan surat.
2. Fasilitas kearsipan memenuhi syarat, yakni dalam kamus administrasi, fasilitas diartikan sebagai kebutuhan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaanpekerjaan dalam suatu usaha kerjasama manusia. Fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan seperti alat-alat korespondensi, alat penerima surat, alat penyimpab surat.
Daftar pustaka
