TIM PENJAMINAN MUTU PENGADILAN NEGERI

(1)

PENGADILAN NEGERI PACITAN

JALAN YOS SUDARSO NOMOR 02 63512



: ( 0357 ) 881075

FAX :

(0357) 886254

Website :

www.pn-pacitan.go.id

(2)

NO NOMOR DOKUMEN NAMA DOKUMEN

1

W14-U23/01/PMPN-PM/MR/2016

_{S.O.P. PENGENDALIAN DOKUMEN}

2

_{W14-U23/02/PMPN-PM/MR/2016}

_{S.O.P. PENGENDALIAN REKAMAN}

3

_{W14-U23/03/PMPN-PM/MR/2016}

_{S.O.P. AUDIT INTERNAL}

4

_{W14-U23/04/PMPN-PM/MR/2016}

_{S.O.P. PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN}

5

_{W14-U23/05/PMPN-PM/MR/2016}

_{S.O.P. TINJAUAN MANAJEMEN}

6

W14-U23/06/PMPN-PM/MR/2016

_{S.O.P. KOMUNIKASI INTERNAL}

7

W14-U23/07/PMPN-PM/MR/2016

_{S.O.P. KOMUNIKASI DENGAN PENGGUNA}

LAYANAN PENGADILAN

8

W14-U23/08/PMPN-PM/MR/2016

_{S.O.P. IDENTIFIKASI PELAYANAN PERSYARATAN}

PENGGUNA

9

W14-U23/09/PMPN-PM/MR/2016

_{S.O.P. PEMANTAUAN PROSES}

10

W14-U23/10/PMPN-PM/MR/2016

_{S.O.P. SURVEY KEPUASAN PENGGUNA}

PENGADILAN

11

W14-U23/11/PMPN-PM/MR/2016

_{S.O.P. PENANGANAN KELUHAN PENGGUNA}

PENGADILAN

12

W14-U23/12/PMPN-PM/MR/2016

_{S.O.P. ANALISA DATA}

(3)

1 _{W14-U23/01/PMPN-FORM/MR.1/2016} _{D.P. FORM DOKUMEN INTERNAL}

W14-U23/02/PMPN-FORM/MR.1/2016 D.P. FORM DOKUMEN EKSTERNAL

W14-U23/03/PMPN-FORM/MR.1/2016 D.P. FORM DISTRIBUSI DOKUMEN

W14-U23/04/PMPN-FORM/MR.1/2016 D.P. FORM USULAN PERUBAHAN

W14-U23/05/PMPN-FORM/MR.1/2016 D.P. FORM BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN

2 _{W14-U23/01/PMPN-FORM/MR.2/2016} _{D.P. FORM CATATAN MUTU}

W14-U23/02/PMPN-FORM/MR.2/2016 D.P. FORM REKAMAN OBSOLATE

3 _{W14-U23/01/PMPN-FORM/MR.3/2016} _{D.P FORM DAFTAR AUDITOR INTERNAL}

W14-U23/02/PMPN-FORM/MR.3/2016 D.P. FORM PROGRAM AUDIT INTERNAL

W14-U23/03/PMPN-FORM/MR.3/2016 D.P. FORM JADWAL AUDIT INTERNAL

W14-U23/04/PMPN-FORM/MR.3/2016 D.P. FORM DAFTAR PERIKSA AUDIT

W14-U23/05/PMPN-FORM/MR.3/2016 D.P. FORM LEMBAR KETIDAKSESUAIAN AUDIT

W14-U23/06/PMPN-FORM/MR.3/2016 D.P. FORM DAFTAR LAPORAN HASIL AUDIT

W14-U23/07/PMPN-FORM/MR.3/2016 D.P. FORM SURAT TUGAS AUDITOR

W14-U23/08/PMPN-FORM/MR.3/2016 D.P. FORM CHECK LIST AUDIT INTERNAL (AI)

W14-U23/09/PMPN-FORM/MR.3/2016 D.P. FORM DAFTAR HADIR AUDIT INTERNAL (AI)

4 _{W14-U23/01/PMPN-FORM/MR.4/2016} D.P. FORM MONITORING KETIDAKSESUAIAN DAN_PENCEGAHAN

W14-U23/02/PMPN-FORM/MR.4/2016

D.P. FORM PERMINTAAN TINDAKAN KOREKSI DAN PENCEGAHAN

5 _{W14-U23/01/PMPN-FORM/MR.5/2016} D.P. FORM UNDANGAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

W14-U23/02/PMPN-FORM/MR.5/2016 D.P. FORM DAFTAR HADIR TINJAUAN MANAJEMEN

W14-U23/03/PMPN-FORM/MR.5/2016 D.P. NOTULEN TINJAUAN MANAJEMEN

W14-U23/04/PMPN-FORM/MR.5/2016 D.P. PROGRAM TINJAUAN MANAJEMEN

6 W14.U23/1/PMPN-FORM/MR.13/2016 D.P. FORM IDENTIFIKASI RESIKO

W14.U23/2/PMPN-FORM/MR.13/2016 D.P. FORM ANALISA RESIKO

(4)

LEMBAR PENGESAHAN

Prosedur Mutu ini diterbitkan sebagai bagian dari Sistem Manual Mutu Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan, baik dari aspek Manajemen Administrasi dan Operasional berdasarkan Sistem Manajemen Mutu.

Prosedur Mutu ini bersifat dinamis mengikuti Standar, Regulasi ataupun Kode, sehingga diharapkan bahwa dalam Proses Implementasinya tingkat Penyempurnaan tersebut akan mendorong lebih cepat tercapainya Sasaran secara efektif

TANGGAL DIBUAT DIPERIKSA DISETUJUI

1 Agustus 2016

STEMPEL ROHMAD ZAELANI, S.H. ASMINAH, S.H., M.H DWIYANTO, S.H., M.Hum

STATUS

Terbitan Prosedur Mutu ini tidak dapat digandakan, disimpan dalam Sistem yang diperbaiki atau dipindahkan dalam bentuk atau dengan cara apapun baik Elektronik, Mekanik, Photo Copy, dicatat atau lainnya tanpa izin tertulis Wakil Manajemen.

PENGADILAN NEGERI PACITAN

Tim Penjaminan Mutu

PENGADILAN NEGERI PACITAN

(5)

STATUS REVISI

NO. REVISI

NO. HALAMAN

BAGIAN/ SUB BAGIAN YANG DIREVISI

DISETUJUI

OLEH TANGGAL

(6)

-1. Tujuan

Prosedur ini bertujuan untuk menetapkanTata Cara Penyusunan, Pembuatan, Persetujuan / Pengesahan, Distribusi, Perubahan atau Revisi dan Penghapusan serta Pengendalian Dokumendan Data yang relevan dengan Sistem Manajemen Mutu di Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini mencakup dokumen-dokumen yang disyaratkan oleh Sistem Manajemen Mutu di Kantor Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan

3. Definisi

1. Management Representative (MR) yaitu Petugas yang ditunjuk sebagai Wakil Manajemen puncak untuk mengelola Sistem Manajemen Tim Penjaminan Mutu;

2. Wakil Management Representative yaitu Petugas yang ditunjuk sebagai Koordinator untuk membantu tugas Quality Management Representative

3. Document Controller (DC) yaitu Petugas yang bertanggung jawab sebagai Pengelola Dokumen;

4. Dokumen adalah Informasi dan Sarana pendukungnya yang dapat berbentuk kertas atau elektronik yang berisi aktifitas yang harus diikuti;

5. Dokumen Internal adalah Dokumen yang diterbitkan oleh Internal Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan seperti Manual Mutu, Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja; 6. Dokumen Eksternal adalah dokumen yang diterbitkan dari Pihak diluar Internal Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan seperti Undang-Undang dan Peraturan Pemerintah;

7. Dokumen Terkendali adalah Dokumen yang peredarannya dikendalikan oleh DC dan seluruh atau sebagian dari lembar dokumen ini harus ditarik dari peredarannya jika terdapat revisi atau terbitan baru. Dokumen terkendali harus diberikan kepada personel yang terlibat langsung atau yang berhubungan dengan dokumen tersebut. Dokumen terkendali diberi stempel“CONTROLLED”;

8. Dokumen Tidak Terkendali adalah Dokumen yang sifatnya hanya untuk Informasi dan peredarannya tidak dikendalikan olehDocument Controller. Dokumen ini tidak perlu ditarik dari peredaran atau penggunaan, jika terjadi perubahan atau revisi. Dokumen tidak terkendali diberi stempel“UNCONTROLLED”;

9. Dokumen Kadaluarsa adalah Dokumen yang sudah tidak berlaku lagi dan harus ditarik dari peredarannya karena adanya perubahan atau revisi dan distempel “OBSOLETE / KADALUWARSA”;

10. Form Check List adalah Dokumen atau Kertas Kerja yang dijadikan bukti Objektif pelaksanaan suatu Pekerjaan;

(7)

4.1 Manual Mutu Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan.

5. Uraian Umum

5.1 DC bertanggung jawab mengendalikan seluruh Dokumen (Internal dan Eksternal) mulai dari Pengesahan, Penggandaan, Distribusi kebagian yang terkait dan Penarikan serta Penghapusan Dokumen;

5.2 MR dibantu DC harus memastikan Dokumen yang berlaku di Lingkungan Kerja Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri adalah versi terbaru dan versi sebelumnya ditarik dari peredarannya;

5.3 MR harus memastikan bahwa Dokumen Luar (Eksternal) yang masuk ke Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri dikenali dan pendistribusiannya terkendali; 5.4 Penanggung jawab masing-masing Unit Proses bertanggung jawab dan

mempunyai kewenangan membantu melaksanakan Implementasi Pengendalian Dokumen di Unitnya;

5.5 Penanggung jawab masing-masing Unit Proses membantu memastikan hanya Dokumen terbaru (revisiterkini) dan Dokumen yang sesuai dengan aktivitasnya, terdapat dibagiannya;

6. Prosedur

6.1 Penerbitan Dokumen Baru

6.1.1 Setiap unit proses yang akan menerbitkan dokumen baru harus melaporkan ke MR dan mengisi Form Usulan Pembuatan / Perubahan Dokumen.

6.1.2 Setelah Dokumen Lengkap dan sesuai ketentuan, MR menginstruksikan DC agar mengeluarkan Nomor Dokumen.

6.1.3 Dokumen diperiksa oleh MR dan disahkan oleh Ketua Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan.

6.1.4 DC melakukan pendaftaran Dokumen ke dalamDaftar Master Dokumen. 6.1.5 Kemudian DC menggandakan Dokumen tersebut sejumlah Unit Proses

yang terkait dengan Dokumen tersebut.

6.1.6 Untuk Dokumen yang terkendali, DC memberi stempel “CONTROLLED” dan mendistribusikan ke Unit Proses terkait dan meminta Bukti Tanda Terima Dokumen.

6.1.7 DC menyimpan Dokumen Asli pada Ruang/Lemari Dokumen.

6.2 Perubahan Dokumen

6.2.1 Setiap unit proses yang akan melakukan Perubahan / Revisi Dokumen harus melaporkan ke MR/DC.

6.2.2 DC memberikan Form Perubahan Dokumen dan bagian penanggung jawab Unit Proses mengisi Form Perubahan Dokumen.

6.2.3 Setelah Form Perubahan Dokumen diisi kemudian diserahkan kepada MR beserta Draft Dokumen yang direvisi.

6.2.4 MR memeriksa Draft Dokumen yang direvisi diatas dan diajukan kepada Ketua Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan untuk dimintakan Persetujuan dan Pengesahan.

(8)

6.2.6 Kemudian DC akan menggandakan Dokumen tersebut sejumlah Unit Proses yang terkait dengan Prosedur tersebut.

6.2.7 Untuk dokumen terkendali, DC memberi Stempel “CONTROLLED” dan mendistibusikan ke unit proses terkait dan meminta Bukti Tanda Terima Dokumen.

6.2.8 DC menarik Dokumen yang lama/ Kadaluarsa dan mengganti dengan yang baru di Unit Proses terkait sesuai Daftar Distribusi Dokumen.

6.2.9 Dokumen Asli yang terbaru disimpan oleh DC sedangkan Dokumen Asli yang lama diberi Stempel “KADALUARSA” dan salinannya / copy-annya dimusnahkan dengan dibuatkanBerita Acara Pemusnahan Dokumen.

6.3 Pengendalian Dokumen Eksternal

6.3.1 Setiap Dokumen Eksternal yang masuk harus dilaporkan ke MR dan / atau DC untuk diidentifikasi.

6.3.2 DC akan mendaftarkan Dokumen pada Daftar Dokumen Eksternal dan apabila diperlukan dibuatkan salinannya dan diberi Stempel “Sesuai dengan Aslinya”(jika diperlukan).

6.3.3 Setelah disetujui oleh Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri dan MR, maka DC akan menggandakan Dokumen tersebut sesuai kebutuhan.

6.3.4 DC menyimpan Dokumen Asli/Salinan Asli pada Ruang/ Lemari Dokumen.

6.4. Identifikasi Dokumen

6.4.1 Dokumen yang dikeluarkan Organisasi dalam melakukan kegiatan

Pelayanan(Dokumen Internal),akan diberikan Identifikasi sebagai berikut :

6.4.1.1 Format Cover.

Pada Halaman Cover harus berisikan data sebagai berikut :

a) Logo Perusahaan

b) Judul Dokumen

c) Cover Gedung & Nama Perusahaan

(9)

6.5 Format Manual, Prosedur, Instruksi Kerja, Form dan Dokumen Pendukung.

Pada format Manual, Prosedur, Instruksi Kerja, Form dan Dokumen Pendukung

harus menggunakan Header dan Footer yang berisikan informasi sebagai berikut :

6.5.1 Nama dan Logo perusahaan.

6.5.2 Judul Dokumen.

6.5.3 Nomor Dokumen dan Revisi.

6.5.4 Tanggal Dokumen dan pengesahan.

6.5.5 Halaman Dokumen dengan menyebutkan halaman dari Total Halaman.

6.5.6 Maklumat atau Pernyataan Footnote “Dilarang Menggandakan / Mengcopy Dokumen Ini Tanpa Persetujuan Manajemen”Font Arial size 8

6.5.7 Header dan Footer menggunakan Font Arial size 12 pada Judul Dokumen

dan Font Arial size 9 pada Nomor Dokumen, Revisi, Tanggal, dan Halaman.

6.5.8 Ketentuan jenis tulisan untuk konten dari Manual, Prosedur, Instruksi Kerja,

dan Form menggunakan Font Arial size 12

Seperti gambar dibawah ini.

LOGO RESMI

JUDUL RESMI

COVER GEDUNG

(10)

6.6.1 Judul Dokumen(Font Arial size 14)

6.6.2 Tulisan pada kolom : Tanggal, Dibuat, Diperiksa, Disetujui – (Font Arial size

11)

6.6.3 Nama dan Tanda Tangan Personil yang membuat, memeriksa dan

menyetujui -(Font Arial size 10)

6.6.4 Keterangan : nama perusahaan –(Font Arial size 14) dan alamatnya – (Font

Arial size 9)

Seperti gambar dibawah ini.

6.7 Apabila Prosedur harus diterangkan dengan Sistem Flow Chart, maka digunakan

Simbol Diagram Alur yang terdiri atas 6 (enam) Simbol sebagai Simbol Dasar

(11)

a. Simbol Kapsul

(Terminator)

untuk mendeskripsikan

kegiatan

“Dimulai”

dan

“Berakhir”

. Warna Isi (Fill

Colour) dan Garis (Line) adalah White Background,

Darker 50% pada aplikasi MS-Word/Excell. Ukuran

disesuaikan

b. Simbol Kotak

(Process)

untuk mendeskripsikan Proses

atau Eksekusi. Warna Isi

(Fill Colour)

dan Garis

(Line)

sesuai

point a

.

c. Simbol Belah Ketupat

(Decision)

untuk mendeskripsikan

kegiatan pengambilan keputusan. Warna Isi

(Fill Colour)

dan Garis

(Line)

sesuai

point a

..

d. Simbol Lembaran Kertas

(Document)

mendeskripsikan

kegiatan yang berkaitan dengan Pendokumentasian.

Warna Isi

(Fill Colour)

dan Garis

(Line)

sesuai

point a

..

e. Simbol Segilima

(One Page-Connector)

mendeskripsikan

hubungan antar Simbol yang berbeda halaman. Warna

Isi

(Fill Colour)

dan Garis

(Line)

sesuai

point a

.

f. Simbol

Anak

Panah/Panah

(Arrow)

untuk

mendeskrpsikan arah kegiatan. Warna Hitam untuk

Proses Eksekusi dan Warna Merah untuk Proses

Penolakan

6.8. Tabel Kode Dokumen dan Bagian

NO JENIS DOKUMEN KODE DOKUMEN

1 Manual Mutu W14.U23/PMPN-MM/XX/YY

2 Prosedur Mutu W14.U23/Z/PMPN -PM/XX/YY

3 Standar Operasional Prosedur W14.U23/Z/PMPN-SOP/XX/YY

4 Instruksi Kerja W14.U23/Z/PMPN -IK/XX/YY

5 Formulir W14.U23/Z/PMPN-FORM/XX.A/YY

6 Dokumen Pendukung W14.U23/Z/PMPN-DP/XX/YY

7 Dokumen Eksternal W14.U23/Z/PMPN-DE/XX/YY

Keterangan:

6.8.1 Pengisian Kode untuk : Manual Mutu, Prosedur Mutu,Standar Operasional

Prosedur, Instruksi Kerja, Formulir, Dokumen Pendukung dan Dokumen

Eksternal;

6.8.2 W14.U25 merupakan kode Pengadilan Negeri Pacitan;

(12)

6.8.4.1. Ketua Pengadilan Negeri : KPN

6.8.4.2. Document Controller & Internal Auditor : MR

6.8.4.3. Hakim H

6.8.4.4. Panitera Pengganti PP

6.8.4.5. Jurusita JS

6.8.4.6. Kepaniteraan Pidana : PID

6.8.4.7. Kepaniteraan Perdata : PDT

6.8.4.8. Kepaniteraan Hukum : HK

6.8.4.9. Sekretaris KS

6.8.4.10. Subbag Kepegawaian Organisasi dan Tata Laksana : KOT

6.8.4.11. Subbag Umum dan Keuangan : UK

6.8.4.12. Subbag Perencanaan Teknologi Informasi dan Pelaporan : PTIP 6.8.5. TandaYYdiisi dengan Tahun Terbit

6.9. Manual Mutu : W14.U23/PMPN-MM/XX/YY

6.9.1 W.14.U23 : Identifikasi Wilayah Hukum dan Nomor Area Pengadilan Negeri Pacitan

6.9.2. PMPN : Penjaminan Mutu(untuk Pengadilan NEGERI)

6.9.3. MM : Identifikasi Manual Mutu

6.9.4. XX : Kode Unit Kerja yang menyiapkan dokumen

6.9.5. YY : Kode Tahun Terbit

6.10.Prosedur Mutu : W14.U23/Z/PMPN-PM/XX/YY

6.10.2. Z : Nomor Urut Prosedure

6.10.3. PMPN : Penjaminan Mutu(untuk Pengadilan Negeri)

6.10.4. PM : Identifikasi Prosedur Mutu

6.10.5. XX : Kode Unit Kerja yang menyiapkan dokumen

6.11.Standar Operasional Prosedur : W14.U23/Z/PMPN-SOP/XX/YY

6.11.4. SOP : Identifikasi Standar Operasional Prosedur

6.11.5. XX : Kode Unit Kerja

(13)

6.12.4. SOP : Identifikasi Intruksi Kerja

6.13.Form / Cheklist Standar Internal : W14.U23/Z/PMPN-FORM/XX.A/YY

6.13.4. FORM : Identifikasi Formulir

6.13.6. A : Nomor SOP yang berkaitan

6.14.Dokumen Pendukung : W14.U23/Z/PMPN-DP/XX/YY

6.14.2. Z : Nomor Urut

6.14.4. DP : Dokumen Pendukung

6.15.Tabel Pengesahan Dokumen

NO JENIS DOKUMEN DISIAPKAN DIPERIKSA DISAHKAN

1 MANUAL MUTU ADMIN DC MR KETUA TIM PENJAMINAN

MUTU PN PACITAN

2 PROSEDUR MUTU ADMIN DC MR KETUA TIM PENJAMINAN

MUTU PN PACITAN

3 STANDAR OPERASIONAL_PROSEDUR ADMIN DC MR KETUA TIM PENJAMINAN MUTU PN PACITAN

4 INSTRUKSI KERJA ADMIN DC MR KETUA TIM PENJAMINAN

MUTU PN PACITAN

5 FORM / CHECKLIST

STANDAR INTERNAL ADMIN DC MR

KETUA TIM PENJAMINAN MUTU PN PACITAN

(14)

7 Dokumen Terkait

7.1. W14-U23/01/PMPN-FORM/MR.1/2016 Daftar Dokumen Internal

7.2. W14-U23/02/PMPN-FORM/MR.1/2016 Daftar Dokumen Eksternal

7.3. W14-U23/03/PMPN-FORM/MR.1/2016 Lembar Distribusi Dokumen

7.4. W14-U23/04/PMPN-FORM/MR.1/2016 Usulan Pembuatan / Perubahan Dokumen

(15)

LEMBAR PENGESAHAN

Prosedur Mutu ini diterbitkan sebagai bagian dari Sistem Manual Mutu Tim Akreditasi Penjaminan Mutu

Pengadilan Negeri Pacitan, baik dari aspek Manajemen Administrasi dan Operasional berdasarkan

Sistem Manajemen Mutu atau SNI ISO 9001:2015

Prosedur Mutu ini bersifat dinamis mengikuti Standar, Regulasi ataupun Kode, sehingga diharapkan

bahwa dalam Proses Implementasinya tingkat Penyempurnaan tersebut akan mendorong lebih cepat

tercapainya Sasaran secara efektif

1 Agustus 2016 DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT

REPRESENTATIVE

KETUA TIM PENJAMINAN MUTU PENGADILAN NEGERI

STAMP /

STEMPEL ROHMAD ZAELANI, S.H. ASMINAH, S.H., M.H DWIYANTO, S.H., M.Hum

STATUS Warning! @ Copyright Protection

Terbitan Prosedur Mutu ini tidak dapat digandakan, disimpan dalam Sistem yang diperbaiki atau dipindahkan dalam bentuk atau dengan cara apapun baik Elektronik, Mekanik,Photo Copy,dicatat atau lainnya tanpa izin tertulis Wakil Manajemen.

PENGADILAN NEGERI PACITAN

(16)

STATUS REVISI

NO. REVISI

NO. HALAMAN

BAGIAN/ SUBBAGIAN

(17)

TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk menetapkan Tata Cara Peyimpanan, Pemiliharaan, Pemusnahan serta

Pengendalian Rekaman dan Data yang relevan dengan Sistem Manajemen Mutu di Tim Akreditasi

Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan.

1. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup Rekaman/ Catatan Mutu yang disyaratkan oleh Sistem Manajemen Mutu di

Kantor Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan.

2. DEFINISI

2.1 Rekaman/ Catatan, adalah bukti tercatat yang menunjukkan hasil yang didapat dalam

pelaksanaan kegiatan sistem manajemen Mutu (seperti formulir, log book, check sheet, dsb).

2.2 Masa Simpan,adalah lamanya Rekaman/ Catatan disimpan untuk memastikan Sistem

3. DASAR HUKUM

3.1 Manual Mutu Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan

4. URAIAN UMUM

4.1 DC bertanggung jawab mengendalikan seluruh Dokumen (Internal dan Eksternal) mulai dari

Pengesahan, Penggandaan, Distribusi ke bagian yang terkait dan Penarikan serta

Penghapusan Dokumen;

4.2 MR dibantu DC harus memastikan Dokumen yang berlaku di Lingkungan Kerja Tim Akreditasi

Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan adalah versi terbaru dan versi sebelumnya ditarik

dari peredarannya;

4.3 MR harus memastikan bahwa dokumen luar (Eksternal) yang masuk ke Tim Akreditasi

Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan dikenali dan pendistribusiannya terkendali;

4.4 Penanggung jawab masing-masing Unit Proses bertanggung jawab dan mempunyai

kewenangan membantu melaksanakan Implementasi Pengendalian Dokumendi Unitnya;

4.5 Penanggung jawab masing-masing Unit Proses membantu memastikan hanya Dokumen

terbaru (revisi terkini) dan Dokumen yang sesuai dengan aktivitasnya, terdapat dibagiannya;

5. PROSEDUR

5.1 Identifikasi Rekaman/Catatan Mutu

5.1.1 Setiap Rekaman/Catatan Mutu harus mempunyai Nama/Judul dan Nomor Identifikasi.

Pada Rekaman/Catatan Mutu tersebut juga harus tertera Nama dan Tandatangan

(18)

5.1.2 DC membuat Daftar Catatan Mutu dan mendistribusikan ke seluruh Unit Proses

bersama Prosedur ini.

5.2 Penyimpanan dan Pemeliharaan Rekaman Mutu

5.2.1 Setiap Unit Proses harus menyediakan tempat penyimpanan Rekaman Mutu yang

dihasilkan dan memberi katalog atau label sesuai dengan Metode Penyimpanan pada

Rekaman Mutu tersebut;

5.2.2 Rekaman Mutu harus disimpan di tempat yang dapat melindunginya dari kehilangan

atau kerusakan dan harus mudah didapatkan kembali bila diperlukan;

5.2.3 Penanggung Jawab Unit Proses harus menunjuk salah seorang stafnya untuk menjaga

dan mengawasi tempat penyimpanan Rekaman agar tidak hilang atau rusak selama

masa penyimpanannya;

5.2.4 Masa simpan setiap Rekaman Mutu ditetapkan oleh Penanggung jawab Unit proses

pada Daftar Rekaman Mutu;

5.2.5 Jika disyaratkan dalam Kontrak atau karena Peraturan yang berlaku, Rekaman Mutu

dapat diperlihatkan atau diberikan salinannya kepada Pengguna, atau pihak yang

berwenang lainnya.

5.3 Pemusnahan Rekaman Mutu

5.3.1 Rekaman Mutu yang telah lewat masa penyimpanannya dapat dimusnahkan.

Pemusnahan Rekaman Mutu ditetapkan oleh Penanggung Jawab Unit Proses yang

bertanggung jawab menyimpannya;

5.3.2 Pemusnahan Rekaman Mutu dilakukan oleh Penanggung Jawab Bagian yang

bertanggung jawab menyimpannya dan disaksikan oleh MR;

5.3.3 Terhadap pemusnahan Rekaman Mutu, dibuatkan BERITA ACARA PEMUSNAHAN

REKAMAN MUTU yang disahkan oleh MR dan dimasukkan ke DAFTAR MASTER

REKAMAN OBSOLETE;

5.3.4 Masa penyimpanan, Jadwal dan Pelaksanaan Retensi / Pemusnahan Dokumen

disesuaikan dengan Peraturan tentang masa simpan Dokumen yang diterbitkan oleh

(19)

6. DOKUMEN TERKAIT

6.1 W14.U23/01/PMPN-FORM/MR.2/2016 Master Daftar Catatan Mutu

(20)

LEMBAR PENGESAHAN

Prosedur Mutu ini diterbitkan sebagai bagian dari Sistem Manual Mutu Tim Akreditasi Penjaminan Mutu

Pengadilan Negeri Pacitan, baik dari aspek Manajemen Administrasi dan Operasional berdasarkan

Sistem Manajemen Mutu atau SNI ISO 9001:2015

Prosedur Mutu ini bersifat dinamis mengikuti Standar, Regulasi ataupun Kode, sehingga diharapkan

bahwa dalam Proses Implementasinya tingkat Penyempurnaan tersebut akan mendorong lebih cepat

tercapainya Sasaran secara efektif

REPRESENTATIVE

STAMP /

PENGADILAN NEGERI PACITAN

(21)

STATUS REVISI

NO. REVISI

NO. HALAMAN

(22)

1. TUJUAN

Prosedur Audit Mutu Internal untuk memberikan Bukti Kesesuaian terhadap Persyaratan yang

diminta baik dari Pengguna ataupun Standar Spesifikasi, dan Regulasi Peraturan yang berlaku.

Prosedur ini memberikan petunjuk dalam Audit Internal dan memastikan keefektifan Sistem

Manajemen Mutu yaitu untuk Pengendalian Catatan (4.2.4) di Tim Akreditasi Penjaminan Mutu

Pengadilan Negeri Pacitan;

2. RUANG LINGKUP

3. DEFINISI

Prosedur ini mencakup Perencanaan Audit, Persiapan Audit, Pelaksanaan Audit, Tindak Lanjut Audit,

Monitoring Tindakan Perbaikan, serta Pelaporan Audit Internal. oleh Sistem Manajemen Mutu di Tim

Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan yang terdiri dari :

3.1 Persyaratan Dokumentasi dari Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu;

3.2 Manual Mutu;

3.3 Prosedur Dokumentasi dan Persyaratan Catatan Sistem Manajemen Mutu;

3.4 Dokumen mencakup Catatan Manual dan Mutu dari Organisasi untuk memastikan keefektifan

Perencanaan Operasional dan Pengecekan Proses;

3.5 AUDIT INTERNAL atau disingkat AI, adalah Proses Sistematis, Mandiri dan terdokumentasi

untuk memperoleh bukti Audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh

mana Kriteria Audit telah terpenuhi, dilaksanakan oleh Tim Auditor yang berasal dari Internal

Organisasi;

3.6 AUDITOR adalah personel dengan kompetensi tertentu yang ditunjuk untuk melaksanakan

Audit Internal.

3.7 KOORDINATOR AUDIT INTERNAL adalah personel yang ditunjuk dalam memimpin Auditor

dalam Audit Internal.

3.8 AUDITEEadalah Organisasi atau Area yang diaudit.

3.9 MRmerupakanManagement Representative.

4. DASAR HUKUM

4.1 Manual Mutu Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan;

5. WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB

5.1 MR memastikan dan mengelola Proses Audit Internal (AI), dapat berjalan sesuai yang

dipersyaratkan Prosedur ini dan menunjuk Lead Auditor dan Auditor dengan Surat Penunjukan

(23)

menyusun pemberitahuan AI yang mencakup jadwal detail AI (Tanggal & Jam Audit, Fungsi /

Proses di Audit, termasuk Auditor yang ditugaskan) dalam FORM PEMBERITAHUAN AI dan

diketahui MR. Auditor mempersiapkan FORM CHECKLIST PERTANYAAN AUDIT sesuai

dengan fungsi yang akan di Audit;

5.2 Koordinator AI menjamin bahwa proses Audit Internal dilaksanakan sesuai dengan Prosedur ini;

5.3 Penanggung Jawab Divisi / Bagian menjamin bahwa para Personel bertanggung jawab atas

Obyek Audit berada ditempat saat Audit dilaksanakansesuai dengan aktivitasnya, yang terdapat

dibagiannya;

6. PROSEDUR

6.1 PERENCANAAN AUDIT

6.1.1 Ketua Tim Akreditasi Penjaminan Mutu menunjuk MR sebagai Penanggung Jawab

kegiatan Audit Internal;

6.1.2 MR menunjuk Koordinator AI untukmempersiapkan tim Auditor internal dengan mengisi

formDAFTAR AUDITOR INTERNAL;

6.1.3 MR merencanakan pelaksanaan AI minimal 1 kali dalam setahun dengan mengisi form

PROGRAM AUDIT INTERNAL;

6.1.4 AI tambahan dapat dilaksanakan di luar Program AI yang telah direncanakan, dengan

mempertimbangkan status dan pentingnya Proses dan Bidang yang diaudit;

6.1.5 Kompetensi AI di Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan adalah

sebagai berikut :

6.1.5.1 Memahami Persyaratan Sistem Manajemen Mutu;

6.1.5.2 Memahami Teknik Audit Sistem Manajemen Mutu;

6.1.5.3 Mengerti Proses Bisnis Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri

Pacitan

6.1.5.4 Dapat bekerjasama dengan Tim

6.1.5.5 Jujur dan dapat menjaga kerahasiaan

6.2 PERSIAPAN AUDIT

6.2.1 Sesuai dengan program AI yang dibuat oleh MR, Koordinator Audit Internal membuat

Jadwal AI dan menunjuk Auditor yang independent terhadap bidang auditnya, dengan

mengisiformJADWAL AUDIT INTERNAL;

6.2.2 MR menetapkan Jadwal AI di awal Tahun terhadap semua Fungsi yang ada dengan

mempertimbangkan Status dan pentingnya Fungsi yang akan di Audit dalam FORM

(24)

Jadwal AI Tahunan, maka akan ditentukan tersendiri oleh Quality Management

Representative (MR) dengan Persetujuan Ketua Pengadilan Negeri;

6.2.3 Pemberitahuan AI disampaikan kepada Auditee dan Auditor terkait paling lambat 4

(empat) hari sebelum Pelaksanaannya. Pelaksanaan AI bisa ditunda asalkan dengan

alasan yang tepat dan harus disepakati antara Auditor dan Auditee dimana Penundaan

tidak boleh lebih dari 2 (dua) Minggu. Untuk kasus ini akan diterbitkanPEMBERITAHUAN

AUDITkembali;

6.2.4 Koordinator AI mempersiapkan bahan-bahan Audit Internal termasuk Dokumen yang

dipergunakan selama AI dan Dokumen yang perlu dipelajari oleh Auditor;

6.2.5 Koordinator AI memastikan bahwa sebelum dilaksanakannya Audit, Auditor sudah

mempelajari dokumen yang dipergunakan selama Audit sesuai bidang auditnya. Daftar

pemeriksaan yang akan dilakukan oleh Auditor dapat dicatatpada form DAFTAR

PERIKSA AUDIT INTERNALterkait;

6.3 PELAKSANAAN AUDIT

6.3.1 Sebelum pelaksanaan AI, Koordinator AI memimpinOpening Meeting yang dihadiri oleh

Auditor dan perwakilan Auditee untuk menetapkan Materi Audit Internal;

6.3.2 Pada hari Pelaksanaan AI, diawali dengan Rapat Pembukaan(Opening Meeting)dipimpin

oleh Lead Auditor dan dihadiri oleh semua Auditee dan Auditor.

6.3.3 Lead Auditor menyampaikan Tujuan Audit, Ruang Lingkup Audit, Metoda Audit, Katagori

Temuan Audit, dan mendiskusikan Jadwal Audit per fungsi kepada Auditee termasuk

menetapkan Auditornya;

6.3.4 Lead Auditor memberikan kesempatan kepada Auditee untuk mengajukan pertanyaan

dan memberikan jawaban yang sesuai. Waktu yang dibutuhkan untuk Opening Meeting

kurang lebih 30 menit. Semua Peserta Opening Meeting menandatangani Daftar Hadir;

6.3.5 Auditor harus membuat Catatan terhadap Ketidak sesuaian dan hal-hal yang dipandang

penting selama Audit. Auditee harus mengikuti jalannya Audit dengan baik dengan

menunjukkan bukti-bukti yang diminta Auditor. membuat kesepakatan tentang target

waktu perbaikan atas temuan yang dituliskan dalam form LAPORAN KETIDAK

SESUAIAN AUDIT;

6.3.6 Setelah pelaksanaan AI, tim Auditor merumuskan hasil temuan yang didapat selama

Audit Internal;

6.3.7 Lead Auditor memimpin Rapat Team Audit untuk membahas semua temuan

ketidaksesuaian dan menentukan katagori temuannya. Temuan pada Audit dikategorikan

(25)

a) MAJOR :

Kategori temuan Major apabila Ketidaksesuaian yang terjadi secara Garis Besar

menunjukkan tidak berjalannya Sistem Manajemen Mutu dan berpotensi untuk

menyebabkan kegagalan Penerapan Sistem Manajemen Mutu

b) MINOR :

Kategori temuan Major apabila Ketidaksesuaian yang terjadi berupa tidak

konsistennya Penerapan Sistem Manajemen Mutu, dimana apabila tidak dilakukan

Tindakan Perbaikan dapat berpotensi untuk menjadi temuan Major

c) CATATAN :

Merupakan Saran dari Auditor untuk Penyempurnaan (Improvement) Sistem

Manajemen Mutu

6.3.8 Laporan ketidak sesuaian Audit yang telah disepakati target waktu perbaikannya

didistribusikan kepada Auditee terkait.

6.4 TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL

6.4.1 Auditee segera menetapkan dan melaksanakan tindakan perbaikan sesuai target waktu

yang disepakati;

6.4.2 Sesuai target waktunya, Auditor melaksanakan verifikasi untuk memastikan keefektifan

tindakan perbaikan yang telah dilakukan oleh Auditee;

6.4.3 Jika tindakan perbaikan yang dilakukan telah efektif, maka Laporan Ketidak sesuaian

Audit disetujui oleh Auditor dan diserahkan kepada Koordinator Audit Internal;

6.4.4 Jika tindakan perbaikan belum efektif, maka Koordinator AI menerbitkanformLAPORAN

KETIDAKSESUAIAN AUDIT dengan target waktu yang sudah disepakati oleh Auditee.

Selanjutnya dilakukan langkah 6.4.1 sampai 6.4.3;

6.4.5 Koordinator AI memantau Tindak Lanjut terhadap semua Laporan Ketidaksesuaian Audit.

6.4.6 Verifikasi dilaksanakan oleh Verifikator (Auditor) setelah target waktu penyelesaian tindak

lanjut temuan AI terlampaui dan harus melihat Bukti Pendukung yang menyatakan

lemuan sudah dapat diselesaikan (Closed). Apabila bukti-bukti pendukung menurut

Verifikator belum memenuhi Persyaratan, Verifikator tetap memberikan Komentar, namun

temuan belum boleh di-closed. Jika Auditor berhalangan, Verifikasi dapat dilakukan oleh

(26)

6.5 PELAPORAN HASIL AUDIT INTERNAL

6.5.1 Koordinator Audit Mutu Internal membuat LAPORAN HASIL AUDIT INTERNAL paling

lambat satubulan setelah pelaksanaan audit, dan menyerahkannya kepada MR;

6.5.2 MR menganalisa laporan Audit Internal sebagai bahan pembuatan Jadwal Rencana Audit

Internal berikutnya dan Rapat Tinjauan Manajemen;

6.5.3 Semua rekaman dari kegiatan dikendalikan olehDocument Controller.

7. SILABUS PROSEDUR AUDITOR

NO

PELAKU

KEGIATAN

DOKUMENTASI

01 SETIAP DIVISI

1. Memberi Indeks dan menyimpan Catatan Aktif dalam Odner atau tempat lain yang sesuai.

2. Memberi Label pada Odner untuk menjelaskan isinya agar mudah dicari.

3. Mencatat Dokumen Aktif pada Daftar Catatan Aktif.

a. LABEL CATATAN AKTIF

NOTES ON LABEL

b. DAFTAR CATATAN AKTIF

NOTE ON LIST

02 SETIAP DIVISI

1. Menyiapkan Dokumen Pasif dalam Kotak atau tempat penampungan yang sesuai. 2. Menyerahkan kepada Pengendali

Dokumen (DC) untuk disimpan pada Ruang Dokumen.

TANDA TERIMA

03 DOCUMENT

CONTROL (DC)

1. Menerima Dokumen Pasif yang sudah diberi Identitas oleh setiap Divisi yang menyerahkan.

2. Menginventaris Dokumen Pasif dan menyimpannya di Ruang Dokumen berdasarkan Kelompok.

3. Mengajukan Permohonan kepada MR untuk memusnahkan Dokumen Pasif setelah Habis Batas Waktu Penyimpanan. 4. Membuat Berita Acara Pemusnahan

Dokumen Pasif.

5. Memusnahkan Dokumen Pasif.

a. LABEL CATATAN AKTIF

NOTES ON LABEL

b. DAFTAR CATATAN AKTIF

NOTE ON LIST

c. DAFTAR PEMUSNAHAN CATATAN PASIF

LIST OF DESTRUCTION NOTE PASSIVE

d. DAFTAR CATATAN PASIF

NOTE PASSIVE LIST

Menyetujui Pemusnahan Dokumen Pasif

(27)

8. DOKUMEN TERKAIT

8.1 W14.U23/01/TAPM-FORM/MR.3/2016 Daftar Auditor Internal

8.2 W14.U23/02/TAPM-FORM/MR.3/2016 Program Auditor Internal

8.3 W14.U23/03/TAPM-FORM/MR.3/2016 Jadwal Auditor Internal

8.4 W14.U23/04/TAPM-FORM/MR.3/2016 Daftar Periksa Auditor Internal

8.5 W14.U23/05/TAPM-FORM/MR.3/2016 Lembar Ketidaksesuaian Audit

8.6 W14.U23/06/TAPM-FORM/MR.3/2016 Laporan Hasil Audit

8.7 W14.U23/07/TAPM-FORM/MR.3/2016 Surat Tugas Auditor

8.8 W14.U23/08/TAPM-FORM/MR.3/2016 Check List Audit Internal

(28)

LEMBAR PENGESAHAN

Prosedur Mutu ini diterbitkan sebagai bagian dari Sistem Manual Mutu Tim Akreditasi

Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan, baik dari aspek Manajemen Administrasi dan

Operasional berdasarkan Sistem Manajemen Mutu atau SNI ISO 9001:2015

Prosedur Mutu ini bersifat dinamis mengikuti Standar, Regulasi ataupun Kode, sehingga

diharapkan bahwa dalam Proses Implementasinya tingkat Penyempurnaan tersebut akan

mendorong lebih cepat tercapainya Sasaran secara efektif

REPRESENTATIVE

STAMP /

STEMPEL ROHMAD ZAELANI, S.H. ASMINAH, S.H., M.H DWIYANTO, S.H., M.Hum

PENGADILAN NEGERI PACITAN

(29)

STATUS REVISI

NO. REVISI

NO. HALAMAN

(30)

1. TUJUAN

Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan melakukan Evaluasi terhadap

Tindakan yang akan dilakukan, bila terjadi Ketidaksesuaian atau Potensi Ketidaksesuaian

terhadap Persyaratan, Standar, ataupun Regulasi pada Pelayanan yang diberikan dan

membuat perencanaan Tindakan Pencegahan agar tidak terulang kembali

Prosedur ini mencakup Evaluasi Ketidaksesuaian, Tindakan Perbaikan (Korektif),

Pengerjaan Ulang dan Pencegahan, serta melakukan Review terhadap keefektifan Tindakan

Pencegahan yang dilakukan semua Bagian di Pengadilan Negeri Pacitan yang mengacu

pada :

2.1 Kebijakan Mutu

2.2 Sasaran Mutu

2.3 Hasil Audit

2.4 Analisa Data Survei Kepuasan Pengguna

2.5 Tindakan Perbaikan Dan Pencegahan

yang dilakukan melalui Rapat Tinjauan ManajemenTim Akreditasi Penjaminan Mutu

Pengadilan Negeri Pacitan

3. DEFINISI

3.1 Tindakan Korektif : Tindakan menghilangkan Penyebab Ketidaksesuaian yang

diketemukan atau situasi yang tidak dikehendaki;

3.2 Tindakan Pencegahan : Tindakan untuk menghilangkan Penyebab Ketidaksesuaian

yang Potensial atau Situasi Potensial lain yang tidak

dikehendaki

3.3 Originator / Penemu : adalah Personil Intemal / Ekstemal yang menemukan

terjadinya Ketidak sesuaian dan meminta perlu dilakukan

Tindakan Koreksi

3.4 MR : adalah singkatan Quality Management Representative atau

Perwakilan Manajemen Mutu, yang bertanggung jawab

memastikan Proses Sistem Manajemen yang diperlukan

ditetapkan, diterapkan dan dipelihara dalam Organisasi

Perusahaan

3.5 DC : adalah singkatan dari Document Control, yaitu Personil

Organisasi Perusahaan yang bertanggung jawab

(31)

3.6 Laporan Ketidak sesuaian: Laporan tentang Ketidaksesuaian yang harus diisi oleh

pihak yang bersangkutan, dimana ketidaksesuaian itu

terjadi.

4. DASAR HUKUM

4.1 Manual Mutu Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan;

4.2 ISO 9001:2015 Klausul 10.3 Peningkatan Berkelanjutan

5. WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB

5.1 Ketua Pengadilan Negeri (KPN) :

5.1.1 Meneriman dan Menyetujui Tindakan Korektif dan Tindakan Pencegahan dari

MR.

5.1.2 Mengetahui dan Menyetujui Laporan Ketidaksesuaian, Koreksi dan Pencegahan

5.2 Wakil Manajemen (Management Representative / MR) :

5.2.1 Menyiapkan Tindakan Korektif dan Tindakan Pencegahan

5.2.2 Memonitor Tindakan Koreksi dan Pencegahan.

5.2.3 Melaporkan Tindakan Koreksi dan Pencegahan ke Ketua Pengadilan Negeri .

5.3 Document Control (DC) :

5.3.1 Menyimpan Laporan Tindakan Korektif dan Tindakan Pencegahan;

6. PROSEDUR

6.1 PROSEDUR PELAKSANAAN

6.1.1 Sumber– sumber Ketidaksesuaian

6.1.2 Keluhan Pelanggan.

6.1.3 Ketidaksesuaian dari Proses (aktifitas) dan Sistem.

(32)

6.2 PROSES TINDAKAN KOREKSI DAN PENCEGAHAN

ALUR PELAKSANAAN PROSES KEGIATAN

6.2.1. Setiap Bagian melakukan Identifikasi setiap Ketidaksesuaian dan Potensi Ketidaksesuaian yang ditemukan dan harus dilaporkan kepada MR dengan mengisi Form Tindakan Koreksi dan Pencegahan

6.2.2. Bagian yang bertanggungjawab harus menganalisa penyebab ketidaksesuaiannya untuk memudahkan melakukan Tindakan Koreksi dan Pencegahan

6.2.3. Bagian yang bertanggungjawab harus menuliskan Tindakan Koreksi serta batas waktu penyelesaiannya yang akan dilakukan pada Form Tindakan Koreksi dan Pencegahan

6.2.4. MR harus memastikan apakah Tindakan Koreksi dan Pencegahan telah dilaksanakan dengan efektif atau tidak. Kecuali untuk Internal Audit akan dikaji oleh Tim Auditor Internal

6.2.5. Sesuai dengan waktu yang disepakati MR harus meninjau kembali atau memverifikasi apakah Tindakan Koreksi dan Pencegahan sudah dilaksanakan atau tidak, dengan meminta Copy Bukti hasil Tindakan Koreksi dan Pencegahan yang dilakukan oleh Bagian terkait

6.2.6. Form Tindakan Koreksi dan Pencegahan yang sudah diisi beserta Lampiran Copy Bukti Hasil Tindakan Koreksi dan Pencegahan oleh MR dilaporkan ke Auditor Internal untuk diperiksa dan dibuatkan LKA.

6.2.7. Pemeriksaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan ditandatangani oleh Internal Auditor dan Auditee 6.2.8. Jika Tindakan Koreksi dan Pencegahan sudah

(33)

6.2.9. Jika Tindakan Koreksi dan Pencegahan yang sudah di agendakan belum selesai, maka Form LKA diberi status

“OPEN”

6.2.10. Rekaman LKA akan dievaluasi keefektifannya dari Tindakan Koreksi dan Pencegahan oleh MR dan dilaporkan ke Ketua.

6.2.11. DC menyimpan Rekaman LKA, kemudian membuat copynya dan diberikan pada Bagian yang bertanggung jawab.

6.2.12. Membuat Rekapitulasi LKA untuk masukan Data pada Rapat Tinjauan Manajemen.

7. DOKUMEN TERKAIT

7.1 W14.U23/1/PMPN-FORM/MR.4/2016 : Form Tindakan Koreksi Dan Pencegahan

(34)

LEMBAR PENGESAHAN

1 Agustus 2016 DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT REPRESENTATIVE

STAMP /

PENGADILAN NEGERI PACITAN

(35)

STATUS REVISI

NO. REVISI

NO. HALAMAN

(36)

1. Tujuan

Prosedur ini bertujuan sebagai perwujudan Komitmen Manajemen untuk memastikan bahwa

Sistem Manajemen Mutu berjalan efektif dan berkesinambungan, serta merupakan sarana

untuk melakukan tindakan perbaikan, apabila terjadi penyimpangan ataupun ketidaksesuaian

dalam pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku untuk Rapat Tinjauan Manajemen dan Dokumentasi hasil Rapat

Tinjauan Manajemen terhadap Sistem Manajemen Mutu di Kantor Tim Akreditasi Penjaminan

Mutu Pengadilan Negeri Pacitan

3. Definisi

3.1 Top Management yaitu Pembina, Penanggung jawab, Ketua Tim Akreditasi dan

Koordinator.

3.2 Management Representative (MR) yaitu Petugas yang ditunjuk sebagai Wakil

Manajemen puncak untuk mengelola Sistem Manajemen Tim Akreditasi Penjaminan

Mutu;

3.3 Tinjauan Manajemen yaitu Proses Evaluasi Formal yang dilakukan oleh Manajemen

Puncak terhadap penerapan Sistem Manajemen Mutu;

3.4 Rapat Internal yaitu sebagai Rapat – Rapat yang dilakukan Internal

Organisasi/Instansi, untuk membahas masalah – masalah Operasional, seperti :

Perencanaan Kerja, Koordinasi Kerja, Evaluasi Hasil Kerja, dan hal – hal lain terkait

dengan Komunikasi Internal;

4. Dasar Hukum

4.1 Manual MutuTim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan

5. Wewenang danTanggung Jawab

5.1 Manajemen Puncak mempunyai kewenangan hadir dalam pelaksanaan Rapat Tinjauan

Manajemen.

5.2 Management Representative bertanggung jawab dan mempunyai kewenangan dalam:

5.2.1 Melakukan dan memastikan penerapan Prosedur Tinjauan Manajemen;

5.2.2 Membuat perencanaan Tinjauan Manajemen.

5.3

Penanggung Jawab masing-masing unit proses bertanggung jawab mendukung

pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen dan melakukan koordinasi dengan

(37)

6. Prosedur

6.1 Rapat Tinjauan Manajemen dilaksanakan minimum 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun

sesuai program yang sudah dibuat.

6.2 Rapat Tinjauan Manajemen dilaksanakan setelah pelaksanaan Internal Audit.

6.3 Management Representative membuat undangan berupa Memo Internal beserta

Agenda rapat yang ditandatangani oleh Ketua Tim Akreditasi yang disampaikan kepada

peserta Rapat Tinjauan Manajemen.

6.4 Setiap peserta rapat Tinjauan Manajemen yang hadir harus mengisi form daftar hadir.

6.5 Agenda Rapat Tinjauan Manajemen, antara lain :

6.5.1 Hasil Audit (Internal maupun Eksternal) termasuk hasil Evaluasi pemenuhan

Peraturan dan Persyaratan lain;

6.5.2 Umpan balik Pengguna Jasa / Layanan;

6.5.3 Kinerja Proses dan Kesesuaian Pengguna Jasa / Layanan;

6.5.4 Tingkat pencapaian Sasaran Mutu / SKP;

6.5.5 Tindak lanjut dari hasil manajemen review sebelumnya;

6.5.6 Perubahan yang mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu;

6.5.7 Rekomendasi untuk perbaikan.

6.6 Cakupan Pencapaian Hasil Rapat Manajemen:

6.6.1 Kemungkinan Perubahan Kebijakan Mutu;

6.6.2 Perubahan Sasaran dan Program;

6.6.3 Unsur-unsur lain dari Sistem Manajemen Mutu;

6.6.4 Komitmen Perbaikan Berkelanjutan.

6.7

Hasil Rapat Tinjauan Manajemen dituangkan dalam Form Notulen Tinjauan Manajemen

dan didistribusikan kepada seluruh unit proses terkait.

7. Dokumen Terkait

7.1 W14.U23/01/PMPN-FORM/MR.5/2016 Form Undangan Rapat Tinjauan Manajemen

7.2 W14.U23/02/PMPN-FORM/MR.5/2016 Form Daftar Hadir Tinjauan Manajemen

7.3 W14.U23/03/PMPN-FORM/MR.5/2016 Form Notulen Tinjauan Manajemen

(38)

LEMBAR PENGESAHAN

STAMP /

PENGADILAN NEGERI PACITAN

(39)

STATUS REVISI

NO. REVISI

NO. HALAMAN

(40)

1. Tujuan

Sebagai Pedoman agar Komunikasi Internal antara Ketua dengan Pegawai/Hakim dan antar

Pegawai/Hakim Pengadilan Negeri Pacitan bisa berjalan dengan baik dan lancar sehingga

Informasi dan Pesan dapat diterima dengan pengertian yang sama.

Prosedur ini berlaku Standar Pelayanan ini berlaku di Sekretariat ISO, semua Bagian yang

ada di Pengadilan Negeri Pacitan.

3. Definisi

3.1 Komunikasi adalah Proses penyampaian Pesan atau Informasi antara dua pihak atau

lebih sehingga Pesan atau Informasi tersebut bisa diterima dan dimengerti .

3.2 Komunikasi Internal adalah Proses berbagi Pesan atau Informasi antara Ketua

Pengadilan Negeri Pacitan.dan Pegawai / Hakim / Panitera atau antar Pegawai / Hakim

/ Panitera di Internal Organisasi sehingga didapatkan suatu pengertian yang sama

terhadap Pesan atau Informasi yang dimaksud agar tercipta hubungan kerja antara

Ketua Pengadilan dengan Pegawai/Hakim / Panitera dan antar Pegawai / Hakim /

Panitera Pengadilan Negeri Pacitan dalam rangka mencapai tujuan yang diinginkan;

4. Dasar Hukum

4.2 ISO 9001:2015 Klausul 5. 5. 3. Komunikasi internal

5. Wewenang dan Tanggung Jawab

5.1 Management Representative (MR) bertanggung jawab memastikan prosedur ini

berjalan

5.2 Koordinator Document Control bertanggung jawab menyimpan seluruh Rekaman terkait

prosedur ini

5.3 Seluruh Pegawai / Hakim / Panitera berperan dalam pelaksanaan prosedur ini

6. Prosedur

6.1 Rapat Tinjauan Manajemen dilaksanakan minimum 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun

sesuai Program yang sudah dibuat.

6.2 Ketua Pengadilan Negeri Pacitan mengadakan rapat setiap bulan sekali dihadiri oleh

(41)

6.3 Semua Pegawai / Hakim yang hadir mengisi daftar hadir

6.4 Panitera Pengganti secara bergantian ditugaskan membuat Notulen hasil

pertemuan

6.5 Salinan hasil pertemuan didistribusikan kepada seluruh Pejabat Struktural dan

fungsional, dan Notulen asli disimpan oleh Koordinator Document Control sebagai

rekaman

7. Dokumen Terkait

7.2 W14.U23/2/PMPN-FORM/MR.5/2016 Daftar Hadir Tinjauan Manajemen

(42)

LEMBAR PENGESAHAN

Prosedur Mutu ini diterbitkan sebagai bagian dari Sistem Manual Mutu Tim Akreditasi Penjaminan

Mutu Pengadilan Negeri Pacitan, baik dari aspek Manajemen Administrasi dan Operasional

berdasarkan Sistem Manajemen Mutu atau SNI ISO 9001:2015

STAMP /

PENGADILAN NEGERI PACITAN

(43)

STATUS REVISI

NO. REVISI

NO. HALAMAN

(44)

1. Tujuan

Sebagai Pedoman agar setiap Bagian dapat berinteraksi dan berkomunikasi langsung

dengan Pengguna Pengadilan untuk mendapatkan Informasi berupa Kritik, Saran, dan

Keluhan sebagai persyaratan untuk Kepuasan Pengguna Pengadilan terhadap pelayanan

setiap Bagian Pengadilan Negeri Pacitan

Komunikasi antara manajemen Pengadilan Negeri Pacitan dan Pengguna Pengadilan

berjalan dengan baik dan lancar agar timbul saling pengertian dan dapat segera

ditindaklanjuti sehingga Kepuasan Pengguna Pengadilan bisa tercapai.

Prosedur ini berlaku pada Standar Pelayanan mencakup semua kegiatan yang berkaitan

dengan Komunikasi terhadap Pengguna baik itu Pengguna Eksternal maupun Pengguna

Internal di Pengadilan Negeri Pacitan.

3. Definisi

3.1 Komunikasi adalah Proses penyampaian Pesan atau Informasi antara dua pihak atau

lebih sehingga Pesan atau Informasi tersebut bisa diterima dan dimengerti .

3.2 Komunikasi dengan Pengguna Pengadilan adalah proses berbagi informasi atau pesan

antara manajemen Pengadilan Negeri Pacitan dan Pengguna Pengadilan sehingga

didapatkan suatu pengertian yang sama terhadap pesan atau informasi yang dimaksud.

Adanya hubungan kerja antara Manajemen Pengadilan Negeri Pacitan dengan

Pengguna Pengadilan untuk terlaksananya timbal balik antara Pegawai/Hakimdan

Pengguna Pengadilan dalam rangka mencapai Pelayanan dan Kepuasan yang

maksimal;

4. Dasar Hukum

4.2 ISO 9001:2015 : Klausul 5.2 Pengutamaan Pengguna Pengadilan

4.3 ISO 9001:2015 : Klausal 7.2 Proses yang berhubungan dengan Pengguna Pengadilan

4.4 ISO 9001:2015 : Klausal 7.2.3Komunikasi dengan Pengguna Pengadilan

(45)

5.1 Management Representative (MR) bertanggung jawab memastikan Prosedur ini

berjalan

5.2 Koordinator Document Control bertanggung jawab menyimpan seluruh Rekaman terkait

Prosedur ini

5.3 Seluruh Pegawai/Hakim/ Panitera berperan dalam pelaksanaan Prosedur ini

6. Prosedur

6.1 Tim Survei menentukan metode yang akan dipakai untuk Komunikasi dengan

Pengguna Pengadilan(temu langsung dengan Penguna Pengadilan)

6.2 Tim Survei menyusun jadwal dan waktu pelaksanaan Komunikasi dengan Pengguna

Pengadilan serta menyiapkan Kotak Saran .

6.3 Tim Survey melaksanakan Komunikasi Pengguna Pengadilan disetiap pertemuan

sesuai dengan Jadwal.

6.4 Tim survei membuka Kotak Saran setiap bulannya.

6.5 Tim Survei mengumpulkan dan mencatat hasil Komunikasi

6.6 Tim Survei melakukan Analisa hasil Komunikasi dengan Pengguna Pengadilan

6.7 Tim Survei melaporkan hasil analisis Komunikasi dengan Pengguna Pengadilan

kepada MR

6.8 MR dan Tim Survei melaporkan hasil kepada Top Management

6.9 MR, Tim Survei menyusun Rencana Tindak Lanjut Komunikasi dengan Pengguna

Pengadilan

7.2 W14.U23/2/PMPN-FORM/MR.5/2016 Daftar Hadir Tinjauan Manajemen

(46)

LEMBAR PENGESAHAN

STAMP /

PENGADILAN NEGERI PACITAN

(47)

STATUS REVISI

NO. REVISI

NO. HALAMAN

(48)

1. TUJUAN

Untuk mengidentifikasi semua persyaratan yang diinginkan oleh Pengguna Pengadilan

Negeri Pacitan agar pengguna pengadilan mendapatkan pelayanan sesuai dengan

persyaratan yang diinginkan.

Prosedur ini mencakup dokumen-dokumen yang disyaratkan oleh sistem manajemen mutu

di Kantor Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri

3. DEFINISI

Identifikasi Persyaratan Pengguna Pengadilan adalah suatu proses kegiatan yang

dilakukan untuk mengidentifikasi semua harapan dari Pengguna Pengadilan untuk menuju

kepuasan dalam memberikan pelayanan yang baik.

4. DASAR HUKUM

4.1 Manual Mutu Tim PenjaminanMutuPengadilanNegeri

4.2 ISO 9001:2015 klausul 5.1.2 Fokus Pada Pelanggan

4.3 ISO 9001:2015 klausul 8.2.3 Tinjauan Persyaratan Produk dan Jasa

4.4 ISO 9001:2015 klausul 8.2.1 Komunikasi Pengadilan

4.5 ISO 9001:2015 klausul 9.1.2 Kepuasan Pelanggan

5. URAIAN UMUM

5.1 Management Representative (MR) bertanggung jawab memastikan prosedur ini

diimplementasikan

5.2 Tim Survei bertanggung jawab melaksanakan prosedu rini

6. PROSEDUR

6.1 Tim Survei melakukan pengambilan data pada Pengguna Pengadilan Negeri

6.2 Tim Survei mengolah data yang berhubungan dengan persyaratan Pengguna

Pengadilan, dan melakukan coding dengan mengelompokkan persyaratan yang

sama/ mempunyai kemiripan

6.3 MR menerima hasil analisa dari Tim survei

6.4 MR, unit terkait menganalisis persyaratan Pengguna Pengadilan yang akan

dilaksanakan dengan hal-hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain:

6.4.1 Mendesak atau tidak

6.4.2 Banyaknya jumlah permintaan

6.4.3 Kemungkinan direalisasi

6.4.4 Perundang-undangan yang berlaku

(49)

6.5 MR menyerahkan hasil analisis persyaratan Pengguna Pengadilan kepada Top

Manajemen untuk disetujui

6.6 MR mendistribusikan hasil analisis persyaratan Pengguna Pengadilan

6.6.1 Satu lembar untuk disimpan MR

6.6.2 Sat lembar diserahkan ke unit terkait untuk disimpan dan dilaksanakan

6.6.3 Satu lembar untuk Top Manajemen

7. DOKUMEN TERKAIT

7.1 Hasil Surve identifikasi Persyaratan Pengguna Pengadilan

(50)

LEMBAR PENGESAHAN

STAMP /

PENGADILAN NEGERI PACITAN

(51)

STATUS REVISI

NO. REVISI

NO. HALAMAN

(52)

1. Tujuan

Sebagai Pedoman Pegawai/Hakim/ Panitera Pengadilan Negeri Pacitandalam mengukur dan

memantau Proses Pelayanan dilaksanakan sesuai standar pelayanan yang ditetapkan.

Prosedur ini berlaku Standar Pelayanan ini berlaku di Sekretariat ISO, semua Bagian yang

ada di Pengadilan Negeri Pacitan

3. Definisi

3.1. Pemantauan adalah suatu kegiatan Pengamatan dan Penilaian

3.2. Standar Pelayanan adalah kegiatan saling terkait atau berinteraksi dalam Pelayanan;

4. Dasar Hukum

4.1. Manual Mutu Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Tinggi Jawa Timur

4.2. ISO 9001:2015 Klausul 8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses

5.1. Management Representative (MR) mengendalikan seluruh Layanan yang akan

dipantau dan diukur

5.2. Management Representative (MR) bertanggung jawab memastikan Prosedur ini

berjalan

5.3. Koordinator Document Control bertanggung jawab menyimpan seluruh Rekaman terkait

Prosedur ini

5.4. Seluruh Pegawai/Hakim/ Paniteraberperan dalam pelaksanaan prosedur ini

6. Prosedur

6.1 Management Representative (MR) menentukan waktu pelaksanaan Pemantauan dan

Pengukuran Proses Pelayanan tiap 6(enam)bulan.

6.2 MRmembuat Jadwal Pemantauan dan Pengukuran untuk 1 (satu) tahun dengan

Formulir Jadwal Pemantauan dan Pengukuran Proses Pelayanan dan dibagikan ke unit

yang ada Pengadilan Negeri Pacitan

6.3 Panitera Muda Hukum menentukan paling sedikit 1(satu)Standar Pelayanan yang akan

dipantau dan diukur

(53)

N

n = ---1+ N (d)2 n= Jumlah Sampel

N= Rata-rata penggunaan Standar Pelayanan dalam 1(satu)bulan

d= Tingkat Kepercayaan (90%)

6.5 Panitera dan Sekretaris memantau dan mengukur pelaksanaan Standar Pelayanan

dengan menggunakan Daftar Tilik

6.6 Panitera Muda Hukum menganalisis hasil Pemantauan dan Pengukuran

6.7 Panitera Muda Hukum menyerahkan LaporanHasil Analisa Pemantauan dan Pengukuran

Standar Pelayanan kepada MR

7.1 W14.U23/1/PMPN-FORM/MR.8/2016 Formulir Jadwal Perencanaan pemantauan

dan Pengukuran Standar Pelayanan

7.2 W14.U23/2/PMPN-FORM/MR.8/2016 Laporan Hasil Analisa Pemantauan dan

Pengukuran Standar Pelayanan Sertifikasi

(54)

LEMBAR PENGESAHAN

STAMP /

PENGADILAN NEGERI PACITAN

(55)

STATUS REVISI

NO. REVISI

NO. HALAMAN

(56)

ALUR PROSES

a. Tim survey menentukan metode survey yaitu dengan mengisi questioner. Questioner

berisi pertanyaan tertutup dan terbuka. Besarnya sample ditentukan berdasarkan rumus,

metode pengambilan sample dengan cara acak. Analisis hasil survey dilakukan dengan

cara statistik deskriptif

b. Tim survey membuat instrument berupa questioner dengan pertanyaan tertutup

(pilihan ganda) dan terbuka (esay) mengenai penilaian pengguna layanan Pengadilan

terhadap kualitas pelayanan Pengadilan Negeri Kabupaten Pacitan dan harapan

pengguna layanan Pengadilan mengenai kualitas pelayanan yang diinginkan.

c. Tim survey, memperbanyak questioner, menentukan jadwal pelaksaan survey,

menentukan pegawai survey.

d. Tim survey melakukan survey sesuai jadwal. Survey dilakukan kepada pengguna

layanan Pengadilan yang berkunjung ke Pengadilan Negeri Kabupaten Pacitan dengan

didampingi pegawai survey. Pengguna layanan Pengadilan diminta mengisi questioner,

bila ada pertanyaan quesioner yang kurang jelas bisa ditanyakan kepada pegawai

survey. Pengguna layanan Pengadilan yang tidak bisa membaca dibantu oleh pegawai

survey. Pegawai survey mengecek isian questioner apabila belum lengkap meminta

sample untuk melengkapi.

e. Quesioner yang telah diisi dikumpulkan oleh pegawai diserahkan kepada ketua tim

survey, apabila sudah terkumpul semua sample kemudian dilakukan analisa.

f. Tim Survey menganalisa questioner yang sudah terisi dengan deskriptik analitik dengan

menggambarkan prosentase dari masing-masing jawaban tertutup, sedang untuk

pertanyaan terbuka dilakukan coding.

g. Tim Survey menyajikan hasil analisa dalam bentuk deskriptif. Hasil analisa diserahkan

(57)

Tim survey menentukan metode survey

Tim survey membuat instrumen berupa questioner

Tim survey memperbanyak questioner, menentukan jadwal pelaksanaan survey

Quisioner yang telah diisi dikumpulkan oleh petugas diserahkan kepada ketua tim survey

Tim survey menyajikan hasil analisa dalam bentuk deskriptif

Tim survey melakukan survey sesuai jadwal

Tim survey menganalisa quisioner yang sudah terisi

Hasil analisa diserahkan kepada MR

Quisioner survey Mulai

(58)

LEMBAR PENGESAHAN

STAMP /

PENGADILAN NEGERI PACITAN

(59)

STATUS REVISI

NO. REVISI

NO. HALAMAN