1
Effect of SOP (Standard Operating Procedure) on Productivity and OHS (Occupational Health and Safety) at the Office
Pengaruh SOP (Standar Operasional Prosedur) Terhadap Produktivitas dan K3 di Kantor
Qonita Nurul Firdaus 165254023
Jurusan Administrasi Niaga Prodi D4-Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Bandung
Abstract
As we know, in the office area is very prone to happen things that are not desirable, office is a place of people from different backgrounds and habits gather to work and complete their individual tasks. Unwanted things like workplace accidents, abuse of authority, misuse of the use of a tool, workflow errors, and many other problems, are common in the office environment. But these things are can be preventable and can be repaired. Making SOP for example, is very influential on the productivity of employees in the office, so that the output of the work itself will not be less than inputs that have already been done. SOP or Standard Operating Procedures, assist top managers, organize and supervise employee performance and productivity, so that mistakes are no longer the norm, since employees already have clear and visible written guidelines on the jobdesc and the guidelines of responsibilities each individual bear. One of the other important things that is set in the SOP is OHS or Occupational Health and Safety. As we know, in the office many important documents and secrets concerning the life of a company or agency, in the office there are also many people who should be protected and have their respective rights to live and rights to work in a healthy condition . Therefore, the SOP also regulates the OHS, so that everything that is not in accordance with maintaining security and workplace safety in the office is abolished. Companies that have high productivity and safety levels will have a well-maintained reputation, which is favored by the public. When the public is already in the company or agency, the income and success of a company or agency is an absolute thing.
Keywords: Employee, Office, OHS, Productivity, SOP
Abstrak
2 tingkat keselamatan kerja yang tinggi akan memiliki nama baik yang terjaga, sehingga disenangi oleh publik. Bila publik sudah berada di pihak perusahaan atau instansi, pemasukan dan kesuksesan sebuah perusahaan atau instansi adalah hal yang mutlak.
Kata Kunci: K3, Kantor, Pegawai, Produktivitas, SOP
1. Pendahuluan
Standar Operasional Prosedur atau SOP merupakan standar pedoman suatu proses kerja yang disusun secara sistematis untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu perusahaan atau instansi terkait. Dilihat dari fungsi dan nilai dari SOP itu sendiri, SOP dapat membantu kinerja pegawai dan meningkatkan produktivitas perusahaan. Selain itu juga, SOP dapat membatasi lingkup kerja suatu departemen dan mengatur tata cara pelaksanaan suatu pekerjaan. Hal ini sangat berpengaruh juga dalam pelaksanaan K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja) di dalam ruang lingkup kantor. Dimana keselamatan dan kesehatan pegawai perusahaan atau instansi sangat bergantung pada pedoman-pedomana tersebut. Adalah tugas seorang manajer untuk mengatur dan memutuskan peraturan apa yang cocok untuk diterapkan pada departemen terkait, demi mencapai tujuan perusahaan atau instansi tanpa meninggalkan kewajiban untuk melindungi dan memastikan keamanan para pegawainya. SOP berpengaruh besar bagi pertumbuhan, perkembangan dan kesuksesan sebuah perusahaan atau instansi. Mengingat fungsinya yang dapat mengatur berbagai jenis kegiatan yang terjadi di dalam kantor dan menjaga segala sesuatunya tetap pada jalur dan tidak melewati batasan norma.
2. Tinjauan Teoritis
2.1. SOP (Standar Operasional Prosedur)
Menurut Terry dalam Syamsi (1994), Prosedur kerja adalah serangkaian tugas yang saling berkaitan dan yang secara kronologis berurutan dalam rangka menyelesaikan suatu pekerjaan. Maka secara singkat dikatakan bahwa prosedur kerja itu merupakan kegiatan yang harus dilakukan secara berurutan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu.
3 motivasi para pelaksana pekerjaan. Penilaian kinerja juga berguna untuk menilai kuantitas dan efisiensi pelayanan, mengetahui sumber daya manusia yang handal, berkualitas, kompeten, dan terampil, demi penyesuaian dan evaluasi kerja yang lebih baik lagi, sehingga perencanaan pekerjaan dapat berjalan tanpa halangan yang berarti serta matang dan berkelanjutan.
Selain sumber daya manusia yang baik, pengaturan sistem manajemen yang rapi, dan komitmen manajemen yang baik juga turut mengambil peran penting dalam keberhasilan suatu perusahaan. Untuk menunjang ruang pekerjaan yang pada tempatnya dan sesuai dengan rencana dan visi serta misi perusahaan, manajemen membutuhkan acuan kerja yang jelas, sehingga tidak keluar dari jalur yang sudah disepakati bersama. Oleh sebab itu, standar operasional prosedur atau SOP yang jelas sangat dibutuhkan untuk kelancaran pekerjaan di dalam kantor.
SOP dibuat dengan memiliki harapan agar semua pegawai dapat bekerja sesuai dengan pedoman yang telah dirancang dalam SOP, sehingga tidak ada yang tumpah tindih dalam pelaksanaan pekerjaan, penyalahgunaan wewenang, maupun penyalahgunaan peralatan yang dapat berakibat fatal pada keselamatan dan keamana kerja di dalam kantor. Dengan adanya SOP, diharapkan pegawai menjadi menjaga dan meningkatkan produktivitasnya sesuai dengan keinginan publik, dan perusahaan dapat meraih untung lebih banyak, lalu semakin berkembang.
Dalam sisi kepegawaian, SOP juga dapat berpengaruh positif bagi perkembangan skill, pengetahuan, dan etika pegawai. SOP antara lain dibuat agar pegawai selalu bisa menjaga konsistensi dalam mengerjakan pekerjaan kantor sehari-hari, adanya peran yang jelas dan tahu akan tanggung jawabnya, lalu rincian alur tugas masing-masing juga mengacu dengan jelas.
4 dan acuannya, selain itu juga ketika ada kasus penyelewengan atau penyalahgunaan wewenang, maka SOP ini juga bisa dijadikan sebagai dasar hukum yang kuat untuk melacak kesalahan atau pelanggaran kerja para karyawan.
2.2. Produktivitas
Menurut Harmon (2013), produktivitas adalah perbandingan antara hasil (output) yang diperoleh denga input (biaya, tenaga, waktu) yang dikeluarkan. Artinya, apabila banyak hasil yang diperoleh dengan mengeluarkan sedikit input maka itu menunjukkan produktivitas yang tinggi. Jadi dalam prosesnya, produktivitas dapat terjadi bila ouput yang dihasilkan lebih banyak atau lebih menguntungkan daripada input yang dilakukan.
Cara Meningkatkan Produktivitas
Dalam Harmon (2013) ada beberapa aktivitas yang dapat meningkatkan produktivitas kerja, antara lain:
1. Dukungan dari manajer 2. Komitmen pegawai
3. Mengetahui tujuan/sasaran yang ingin dicapai
4. Pegawai memberikan kontribusi berupa ide untuk meningkatkan produktivitas
5. Memberi penghargaan, promosi yang cepat, insentif, pembagian keuntungan, dan pengakuan oleh pimpinan dan perusahaan
6. Program kepemimpinan. Keseluruhan kekuasaan dan tanggung jawab untuk mengkoordinasi suatu program peningkatan produktivitas biasanya ditugaskan kepada seseorang.
5 dapat memberikan pengakuan dan dukungan terhadap sesame di dalam lingkungan kantor, sehingga pegawai lebih dapat termotivasi dan terbentuk lingkungan kerja yang sehat.
Peranan Manajer Meningkatkan Produktivitas
Dalam pelaksanaan pekerjaan kantor, peran manajer sangat menentukan kelancaran dan jalannya alur dan volume pekerjaan. Jika manajer tersebut dapat melaksanakan tugasnya dengan baik dan bertanggung jawab akan kinerja bawahannya, tujuan kelompok kemungkinan besar akan tercapai. Dan juga sebaliknya, bila kinerja manajer itu sendiri tidak bagus, kinerja kelompok kemungkinan besar akan kena imbasnya dan ikut mengalami keterpurukan, sehingga tujuan perusahaan atau instansi tidak dapat terpenuhi. Berikut adalah beberapa kegiatan yang dapat dilakukan oleh manajer kantor untuk meningkatkan produktivitas kerja dalam Harmon (2013):
1. Job Design
Design pekerjaan dengan karakteristik sesuai dengan kepentingannya dapat memberikan dampak yang positif bagi produktivitas pegawai, termasuk variasi dalam tugas tersebut, yang sangat berpengaruh papda jumlah kepuasan pegawai dan tingkat produktivitas.
2. Job Rotation
6 Teknik ini termasuk menghilangkan tugas yang berulang, tugas dari pekerjaan, dan menghilangkan berbagai rintangan alur kerja dan rintangan secara berkesinambungan.
4. Job Enrichment
Enrichment berhubungan dengan pemberian wewenang kepada pegawai, untuk memberikan pegawai kekuasaan penuh dalam menjalankan pekerjaannya. Hasil akhir dari enrichment adalah memberikan pegawai pekerjaan yang lebih menantang dan meningkatkan motivasi. Dengan cara memanusiakan pegawai dengan memberikannya kesempatan lebih besar untuk memperoleh keuntungan, penghargaan, dan kemajuan pekerjaan. Dari bermacam-macam job design, job enrichment bisa menyediakan hasil jangka panjang yang terbaik.
5. Flextime
Konsep ini memungkinkan pegawai untuk memilih permulaan waktu mereka bekerja. Pegawai bisa memulai kerja secara fleksibel. Beberapa keuntungan flextime yaitu: mengurangi ketidakhadiran pegawai, produksi meningkat, kepuasan pegawai lebih besar, pegawai berkurang frustasinya, pegawai memiliki waktu untuk mereka sendiri, mengurangi tingkat ketegangan pegawai. Namun, flextime juga memiliki beberapa kekurangan antara lain adalah output seorang pegawai bisa menjadi input dari pegawai lainnya, dan perencanaan kerja pegawai menjadi lebih sulit.
6. Job Sharing
Pembagian kerja adalah sebuah teknik dimana dua orang membagai sebuah pekerjaan dengan upah perseorangan dan tunjangan tambahan akan dibagi rata sesuai dengan banyaknya kontribusi kerja yang dilakukan oleh masing-masing pegawai.
7. Job Security
7 memikirkan tentang efek kenaikan output dan kekhawatiran tentang stabilitas pekerjaan mereka. Maka tugas manajer untuk memastikan dan mengkomunikasikan pada pegawai status “keamanan” mereka sehingga pegawai bisa lebih leluasa untuk bekerja.
8. Employee Participation
Cara efektif lainnya adalah melibatkan pegawai dalam proses pengambilan keputusan. Partisipasi pegawai juga memberikan pengawasan yang lebih besar terhasdap pekerjaan mereka dan memudahkan untuk mengepresikan kretivitas mereka. Selain itu juga, memberikan motivasi untuk menyelesaikan pekerjaan.
9. Quality Circles
Anggota bertemu secara regular untuk mengidentifikasi, meneliti dan mengembangkan solusi yang berkaitan dengan kerja mereka. Namun sebelum itu mereka perlu memahami tujuan, komposisi dan keuntungan konsepnya.
10. Program Bantuan Pegawai
Program ini menyediakan bimbingan untuk pegawai yang memiliki masalah pribadi yang berpengaruh pada performa kerja.
11. Komunikasi Terbuka
Produktivitas pegawai sering terganggu karena masalah komunikasi antara manajemen dan pegawai sehingga berpengaruh pada produktivitas kerja.
2.3. K3
K3 diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia No. 1/1970 tentang keselamatan kerja yang mendefinisikan tempat kerja sebagai ruangan atau lapangan, tertutup atau terbuka, bergerak atau tetap dimana tenaga kerja bekerja. Termasuk tempat kerja ialah semua ruangan, lapangan, halaman dan sekelilingnya yang merupakan bagian-bagian atau berhubungan dengan tempat kerja tersebut.
8 menimbulkan bahaya agar tenaga kerja dan orang yang berada di tempat kerja selalu dalam keadaan selamat dan sehat serta sumber produksi dapat digunakan secara aman dan efisien (Harmon: 2013).
Menurut Mathis dan Jackson dalam Harmon (2013), kesehatan dan keselamatan fisik dan mental tenaga kerja adalah hal yang utama. Occupational Safety and Health Act (OSHA) atau Undang-Undang Keselamatan dan Kesehatan Kerja tealah membuat organisasilebih tanggap atas isu kesehatan dan keselamatan.
Penyebab Terjadinya Kecelakaan Kerja
Penyebab terjadinya kecelakaan kerja secara umum terbagi menjadi dua:
1. Penyebab langsung, yaitu kecelakaan yang bisa dilihat dan dirasakan secara langsung. Penyebab langsung terdiri dari:
a) Unsafe conditions and sub-standard conditions. Yaitu keadaan yang tidak aman yang pada hakekatnya dapat diperbaiki, seperti: pengamanan yang tidak sempurna, peralatan yang tidak seharusnya, penerangan tidak sesuai, kurangnya ventilasi, iklim kerja tidak sesuai, kebisingan, pakaian yang tidak sesuai, dan ketatarumahtangaan yang buruk.
b) Unsafe acts and sub-standard practice. Yaitu tindakan yang berbahaya atau menyimpang dari tata cara atau prosedur aman, seperti: melakukan pekerjaan tanpa wewenang, menghilangkan fungsi alat pengaman, memindahkan alat-alat keselamatan, menggunakan alat yang rusak, menggunakan alat dengan cara yang salah, bekerja dengan posisi tubuh yang tidak aman.
9 a) Faktor manusia. Kesalahan dari manusia memegang peranan dalam terjadinya kecelakaan, diantaranya: kurangnya kemampuan (fisik, mental, psikologi), kurangnya pengetahuan, stress, atau motivasi yang salah. b) Faktor lingkungan. Faktor lingkungan yang menyebabkan
kecelakaan diantaranya: pengawasan yang kurang, peralatan yang terbatas, kurangnya perawatan, kurangnya standar pekerjaan.
Jadi ada bermacam-macam sekali faktor terjadinya kecelakaan dalam pekerjaan, namun faktor yang paling berpengaruh adalah terjadinya kelalaian dari manusia itu sendiri. Sehingga alangkah baiknya bila pegawai diberikan pelatihan atau pengetahuan dasar terlebih dahulu mengenai hal-hal vital yang mungkin dapat terjadi di lingkungan kerja.
Akibat Terjadinya Kecelakaan Kerja
Akibat dari kecelakaan kerja menimbulkan berbagai biaya, yang terbagi menjadi biaya langsung dan biaya tidak langsung. Yang termasuk biaya langsung antara lain: pengobatan atau pembelian obat-obatan pasca kecelakaan, biaya rumah sakit, transportasi, upah, kompensasi. Sementara yang merupakan biaya tidak langsung dari kecelakaan kerja antara lain: berhentinya proses produksi selama beberapa saat, kualitas produk yang menurun, melatih orang baru sebagai pengganti, memiliki banyak waktu yang terbuang, keuangan keluarga, kerusakan pada bangunan dan peralatan.
Metode Pengendalian Keselamatan dan Keamanan Kerja
10 dipahami dan dihadapi bersama dengan baik. Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan untuk menciptakan keamanan di lingkukan kantor meliputi:
penyediaan cahaya yang baik penyediaan escalator
perbaikan lantai
pemakaian anti slip pada karpet tidak menyimpan barang berat di atas
selalu menjaga dan memeriksa perlengkapan kantor secara
berkala
Sementara itu, faktor-faktor yang harus dipertimbangkan untuk menciptakan keamanan lingkungan kantor untuk difabel meliputi:
menyediakan pintu-pintu masuk yang ergonomis bagi difabel
mengalokasikan ruang gerak yang cukup untuk kursi roda menjaga tinggi meja 100-120 cm untuk mengakomodasi
kursi roda
menyusun dokumen agar mudah dijangkau menyediakan sarana transportasi
mendesain eksterior sedemikian rupa, sehingga
memudahkan perkerja difabel untuk bergerak
Selain aman dan nyaman, kantor juga harus ramah difabel sehingga di dalam kantor tercipta lingkungan kantor yang sehat dan saling mendukung antar pegawai maupun pengunjung.
Perlengkapan Keamanan
Berikut beberapa perlengkapan keamanan yang minimal harus diterapkan di berbagai kantor karena alasan keselamatan dan keamanan pegawai dan instansi terkait menurut Harmon (2013):
Sistem CCTV
11 Sistem penguncian dari ruangan kendali utama
walkie talkie dan sistem intercom untuk mendapatkan
komunikasi yang cepat antar gedung
pos penjaga dan petugas patroli setelah jam kerja alat pemadam api yang sensitif
ion detector untuk mengawasi jejak gas yang mudah terbakar atau asap
jaringan penolong udara untuk jalan keluar darurat
Sistem penguncian elektronik untuk mencegah penyebaran
kecelakaan
terminal computer, menunjukkan tipe-tipe lokasi dari alarm yang menyala
Sistem identifikasi pekerja kantor untuk mencegah orang
asing masuk ke dalam area kantor.
3. Kesimpulan
Seperti yang sudah dibahas di sub sebelumnya, prroduktivitas dan K3 mempunyai peranan wajib dan sangat penting pada jalannya pekerjaan yang terjadi di dalam kantor.
Kelalaian sedikit saja, dapat mengakibatkan kecelakaan yang fatal dan merugikan perusahaan secara materiil, dan secara moril pada mental pegawai kantor. Kerugian tersebut dapat menghambat produktivitas pegawai, yang berarti juga menghambat produktivitas perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah disepakati bersaama.
12 oleh semua elemen kantor demi lingkungan kantor yang sehat dan perencanaan yang baik secara berkesinambungan.
Jadi kesimpulan yang di dapatkan adalah, SOP berpengaruh sangat banyak dan sangat signifikan pada produktivitas dan keselamatan dan keamanan kerja atau K3 di dalam kantor. Hal-hal tersebut perlu diterapkan sehingga perusahaan atau instansi dapat mencapai kesuksesan.
4. Daftar Pustaka
Chaniago, Harmon. 2013. Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung: Akbar Limas Perkasa
Kusumastuti, Suryaningrum. 2014. Pengaruh Pembuatan Standar Operasional Prosedur Terhadap Kinerja Karyawan Bagian
Produkdi di PT Wangsa Jatra Lestari. Surakarta: Universitas
