SOP Agen Makanan Cont Tatal Masuk

(1)

SISTEM OPERASIONALISASI

(2)

2 |

P a g e

DAFTAR ISI

JOB DESCRIPTION ... 3

Jabatan

: Kepala Toko... 3

Jabatan

: Kepala Kasir ... 12

Jabatan

: Kasir ... 18

Jabatan

: Checker ... 25

Jabatan

: Helper ... 31

STANDARD OPERATION PROCEDURE

–

UMUM ...34

SOP GAJI KARYAWAN... 34

SOP KEHADIRAN ... 35

SOP SAKIT ... 36

SOP PENGUNDURAN DIRI ... 37

STANDARD OPERATION PROCEDURE

–

KHUSUS ...38

SOP PENGADAAN BARANG ... 38

SOP PEMBELIAN BARANG ... 41

SOP PENJUALAN BARANG ... 45

SOP HARGA JUAL ... 48

SOP PRODUK... 51

SOP KEHILANGAN BARANG ... 51

SOP KONSUMEN... 52

TATA LETAK (LAYOUT) ...53

Layout Ground Floor ... 53

Layout Lantai 2 ... 58

(3)

3 |

P a g e

Kepala Toko

Checker

Helper

Kepala Kasir

Kasir

STRUKTUR ORGANISASI XXX PUTRA

JOB DESCRIPTION

DESKRIPSI JABATAN

Jabatan

: Kepala Toko

Departemen

:

 Peran Utama Jabatan (Primary Job Role)

Bertanggung jawab merencanakan, menyelenggarakan dan mengendalikan

pengelolaan kegiatan toko untuk mencapai tujuan dan sasaran toko dengan

mengoptimalkan sumber -sumber daya yang ada secara profesional.

 Hubungan Pelaporan Kerja (Reporting Relationship)

Pelaporan Langsung Kepada

: Gudang, Supplier

Pelaporan Tidak Langsung Kepada

:

(4)

4 |

P a g e

 Pengambilan Keputusan (Decision Making)

1. Penentuan harga jual, jumlah barang serta promo

2. Keputusan pembayaran barang ke supplier

3. Penentuan barang yang akan diambil atau tidak bila ada selisih jumlah

4. Penentuan barang baru yang akan masuk

MANUAL JOB DESCRIPTION

Tanggung Jawab Utama (

Key Responsibilities

)

Rutin / Harian

1. Membuka dan Menutup Toko

a.

Kepala Toko menyimpan kunci toko

Tanggung Jawab Utama (Key Responsibilities)

Indikator Kinerja

Rutin / Harian

1. Membuka dan Menutup Toko

2. Membuat PO manual

3. Membuat keputusan harga jual

4. Membuat keputusan barang yang masuk

5. Membuat Pengajuan Retur Pembelian

6. Menandatangani dokumen pembelian dan penjualan

7. Keputusan pembayaran

8. Memeriksa laporan harian

9. Kontrol pegawai

10. Interaksi dengan konsumen dan supplier

Berkala

1. Memberikan info promo ke konsumen

2. Mengatur penataan barang dagang

3. Mengkoordinasi Stock Opname

Insidental

1. Mengganti tugas pegawai yang absen

1. Toko buka dan tutup tepat waktu 2. PO Manual dibuat dengan baik

3. Kebijakan harga menguntungkan

4. Stok Stabil

5. Retur Pembelian teratur dengan baik

6. Ketertiban dokumen

7. Ketertiban pembayaran

8. Laporan lengkap dan siap dilaporkan ke gudang 9. Pegawai bekerja dengan baik 10. Konsumen dan supplier terlayani

dengan baik

1. Konsumen tertarik promo

2. Barang tertata sesuai standar 3. Stok Barang terdata dan ter-manage

dengan baik

(5)

5 |

P a g e

b.

Kepala toko dan Helper membuka toko setiap pagi

c.

Kepala toko dan Helper menutup toko setiap malam

2. Membuat PO manual

a.

Memperoleh info dari kepala kasir mengenai stok barang dagang yang

hampir habis

b.

Menulis daftar barang dagang yang akan dibeli dalam PO manual.

c.

Menelepon supplier terkait ketersediaan barang yang akan dibeli dan

harga barang

d.

Menandatangani PO manual yang telah berisi Tanggal PO, Nama Supplier,

nama produk, harga, jumlah, dan rumus perhitungan.

e.

Menyerahkan PO manual ke supplier yang datang ke toko.

Target: PO Manual Terdata dengan baik

3. Membuat keputusan harga jual

a.

Konsumen baru melakukan pembelian di toko

b.

Jika konsumen melakukan pembelian dalam jumlah besar (toko, warung)

maka kasir melakukan pendataan (nama, alamat, no telepon)

c.

Kepala toko memberikan deal harga jual barang bagi konsumen baru

d.

Kasir menginput data harga jual bagi konsumen baru.

Perubahan Harga dan Promo

a.

Menerima update stok, masa

expired, dan perubahan harga beli dalam

form harga dari kepala kasir.

b.

Bila ada perubahan harga beli dan harga jual barang, kepala toko segera

menuliskan dalam form harga dan diberikan kepada kasir.

c.

Bila terdapat harga promo (pada barang yang lama dan hampir expired)

kepala toko segera menginformasikan dengan Form Promo kepada bagian

kasir

d.

Kasir segera menginput data harga yang baru dan harga promo

(6)

6 |

P a g e

Form Perubahan Harga (terlampir)

Form Promo

Harga Promo untuk Pelanggan (Rp)

Keterangan

Warung Freelance Semi

Grosir Grosir

SPG

Keliling Umum

4. Membuat keputusan barang yang masuk



Barang yang akan diambil atau tidak bila ada selisih jumlah antara PO

manual dan fisik barang datang

a.

Supplier datang ke toko membawa barang dagang sesuai PO manual

b.

Checker mengecek barang yang datang apakah sesuai PO manual dengan

barang yang datang

c.

Bila ada selisih barang dagang, checker melaporkan ke kepala toko

d.

Kepala toko membuat keputusan pengambilan barang dengan

pertimbangan kecepatan arus penjualan barang tersebut

e.

Supplier membuat faktur pembelian berdasarkan keputusan kepala toko.

Target: Terdapat barang dagang yang sesuai kebutuhan



Barang baru yang masuk

a.

Supplier datang ke toko menawarkan barang dagang yang baru

b.

Kepala toko melakukan negosiasi dengan supplier mengenai kualitas

produk, harga dan sistem pembayaran

c.

Kepala toko meminta kasir untuk menuliskan faktur pembelian barang

(7)

7 |

P a g e

5. Membuat pengajuan retur pembelian

a.

Kepala toko mengajukan retur pembelian ke supplier sesuai standar

b.

Kepala Toko mengetahui barang yang akan diretur lewat laporan Checker

c.

Selain mengecek jumlah barang yang masuk (stok barang), checker juga

mengecek kondisi barang yang baru masuk (stok barang baru) sehingga

diketahui list barang yang akan di retur.

d.

Checker membuat laporan mengenai kondisi barang dalam laporan nilai

stok barang

e.

Bila ada barang yang akan diretur, checker langsung menuliskan pada

laporan retur barang

f.

Laporan retur barang akan diterima dan disetujui oleh Kepala Toko.

6. Menandatangani dokumen pembelian dan penjualan

a.

Kepala toko memperoleh arsip pembelian (faktur pembelian kasir, PO

manual, dan faktur penjualan supplier) dari kepala kasir.

b.

Kepala toko memperoleh arsip penjualan harian kasir serta faktur

penjualan dari gudang

c.

Kepala toko memeriksa arsip dokumen pembelian dan penjualan.

kemudian menandatanganinya

d.

Menyerahkan arsip ke kepala kasir untuk arsip laporan harian gudang

Target: semua arsip diperiksa dan ditandatangani dengan baik.

7. Keputusan pembayaran

a.

Kepala toko memutuskan cara pembayaran barang yang masuk baik dari

pembelian gudang maupun dari supplier

b.

Meminta kasir melakukan pembayaran kas ke supplier

c.

Meminta kepala kasir untuk melakukan pembayaran utang jangka pendek

ke supplier

(8)

8 |

P a g e

8. Memeriksa laporan toko harian

a.

Kepala toko memperoleh dokumen laporan toko harian dari kepala kasir

b.

Melakukan pengecekan laporan

c.

Menandatangani laporan harian

d.

Menyerahkan laporan harian ke gudang

Target: Laporan lengkap dan akurat

9. Kontrol pegawai

a.

Kepala toko melakukan absensi pegawai setiap hari kerja

b.

Kepala toko melihat kinerja para pegawai (kedisiplinan dan tanggung

jawab)

c.

Memberikan reward dan punishment pada waktu tertentu

d.

Membuat evaluasi bulanan atau tiga bulan sekali mengenai kinerja

pegawai dan disampaikan ke pegawai yang terkait.

e.

Mengajak diskusi dengan pegawai bila ada kesalahan yang dilakukan

pegawai

Target: Pegawai merasa nyaman bekerja.

FORM ABSEN, FORM PENILAIAN

 Rekap Absensi karyawan

ABSENSI BULAN

No Nama Karyawan Tanggal Keterangan

1 2 3 4 5 6 7 8 30

(9)

9 |

P a g e

 Form Penilaian

Form Penilaian

Jabatan : Penilaian Evaluasi

Job Desk 1 2 3 4 5

1

2

Jenis Reward:

Jenis Punishment

Disetujui Penerima

Kepala Toko ---

8. Interaksi dengan konsumen dan supplier

Kepala toko berinteraksi dengan konsumen dan supplier dengan cara

a.

Menerima telepon pesanan

b.

Mengobrol ringan dengan konsumen dan supplier

c.

Menerima update produk, promo, dan harga dari supplier

d.

Mendengarkan keluhan atau permintaan barang dari konsumen

Target: Konsumen dan Supplier terlayani dengan baik

Berkala

1. Memberikan info promo ke konsumen

a.

Kepala secara langsung atau tidak langsung (internet, sms, bbm)

menawarkan barang yang sedang promo kepada konsumen.

b.

Secara berkala kepala toko berdiskusi dengan konsumen mengenai

barang dagang.

(10)

10 |

P a g e

2. Mengatur penataan barang dagang

a.

Kepala toko membuat ketentuan mengenai penataan barang dagang

b.

Meminta helper maupun checker untuk menata barang dagang sesuai

dengan ketentuan

c.

Melakukan kontrol bila barang dagang terlihat tidak rapi

Target: Barang dagang tertata sesuai standar

3. Mengkoordinasi Stock Opname

a.

Kepala Toko Memutuskan pelaksanaan Stock Opname minimal 3 bulan

sekali ataupun disaat yang dianggap perlu

b.

Kepala Toko mengumpulkan semua pegawai dan membagi area stock

opname untuk setiap pegawai

c.

Setiap pegawai mengisi Form Stock Opname yang telah diberikan

d.

Form Stock Opname dikumpulkan kepada Kepala Toko saat stock opname

telah selesai

e.

Kepala Toko memeriksa Form Stock Opname

f.

Kasir melakukan update data stok yang telah diarahkan oleh kepala toko

Target: Stok Terdata dan ter-manage dengan baik

Form Stock Opname:

Laporan Stock Opname

Tanggal

No

Nama

Barang

Strata

Qty

Jumlah Barang

Selisih

(Jumlah)

HPP

Total Harga

Komputer

Fisik

Debit

Kredit

Total:

Total harga debit



untuk mengetahui selisih lebih (dalam rupiah)

(11)

11 |

P a g e

Insidental

1. Mengganti tugas pegawai yang absen

a.

Kepala toko mengganti sementara tugas pegawai bila tidak ada pengganti

dari gudang

Timeline Kerja Kepala Toko

Timeline Kerja Harian

Jabatan Kepala Toko

Waktu Jenis Kegiatan Keterangan

07.00 - 07.15 Menyiapkan kondisi toko membuka pintu toko

07.15 - 12.00 Mengecek persediaan barang dan Membuat PO Manual

Memperoleh daftar stok persediaan

Membuat PO manual

Menghubungi supplier untuk pembelian barang

Menerima info barang dagang baru dari supplier

Mempertimbangkan kualitas dan harga barang

Meminta kasir membuat faktur pembelian bila setuju

menerima barang baru

Membuat keputusan apakah terima barang yang selisih atau

tidak

Menerima laporan harian toko dari kasir

Menandatangani laporan harian toko

(12)

12 |

P a g e

DESKRIPSI JABATAN

Jabatan

: Kepala Kasir

Departemen

:

Bertanggung jawab atas pengelolaan kas toko serta mewakili kepala toko

dalam pengambilan keputusan pengelolaan kegiatan toko untuk mencapai

tujuan dan sasaran toko dengan mengoptimalkan sumber-sumber daya yang

ada secara profesional.

Pelaporan Langsung Kepada

: Kepala Toko

Pelaporan Tidak Langsung Kepada

: Supplier

Mendapat Laporan Dari

: Kasir, Checker, Helper

Tanggung Jawab Utama (Key Responsibilities)

Indikator Kinerja

Rutin / Harian

1. Menginput catatan pembelian dan penjualan 2. Mengumpulkan info jumlah stok barang

3. Mengumpulkan bukti pembelian

4. Mewakili Kepala Toko dalam keputusan barang baru masuk

5. Mewakili Kepala Toko dalam keputusan barang yang akan diambil bila ada selisih

6. Membuat harga jual untuk pembeli

7. Rekap perubahan harga dan laporan harian

Berkala

1. Membuat info promo ke konsumen

2. Memberikan potongan harga (diskon) kepada pembeli yang rutin

Insidental

1. Bukti transaksi Lengkap 2. Laporan stok tersedia

3. Kelengkapan bukti pembelian 4. Laporan barang dagang kepada

kepala toko

5. Ada laporan pembeli baru

6. Laporan perubahan harga lengkap

1. Konsumen mengetahui promo

(13)

13 |

P a g e

1. Penentuan harga jual ke konsumen baru

2. Penentuan pembayaran ke supplier kecil

3. Penentuan barang yang akan diambil atau tidak bila ada selisih jumlah

4. Penentuan barang baru yang akan masuk

MANUAL JOB DESCRIPTION

Tanggung Jawab Utama (

Key Responsibilities

)

Rutin / Harian

1. Menginput catatan pembelian dan penjualan

a.

Melayani pembayaran barang yang dibeli oleh konsumen

b.

Menginput jumlah dan harga barang dagang yang dibeli oleh konsumen

ke dalam software (penjualan barang dagang)

c.

Menginput jumlah dan harga barang dagang yang dibeli oleh toko

(pembelian barang dagang)

d.

Mencetak faktur (nota) pembelian maupun penjualan sebagai arsip

laporan harian

Target: Terdapat laporan harian yang dibuat kasir

2. Mengumpulkan info jumlah stok barang

a.

Kepala kasir memperoleh info stok barang dari kasir dan checker. Kasir

mencetak daftar stok barang dan diserahkan kepada kepala kasir

b.

Kepala kasir mengarsip info stok barang untuk dilaporkan ke kepala toko

Target: Ada laporan stok barang (Form Stok + Expired dari Checker)

3. Mengumpulkan bukti pembelian

a.

Kepala kasir menerima Faktur pembelian dari supplier, PO Manual dari

checker

b.

Kepala kasir mengarsip bukti pembelian dan menyerahkan bukti

(14)

14 |

P a g e

4. Mewakili Kepala Toko dalam keputusan barang baru masuk

a.

Supplier datang ke toko menawarkan barang dagang baru

b.

Bila kepala toko tidak berada di tempat, kepala kasir memutuskan

pengambilan barang berdasarkan ketentuan:



Bila supplier sudah sering datang ke toko, maka kepala kasir meminta

supplier untuk memberi sampel barang terlebih dahulu



Bila supplier termasuk baru datang ke toko, kepala kasir memutuskan

untuk tidak mengambil barang yang ditawarkan.

c.

Kepala kasir membuat laporan barang baru yang masuk ke kepala toko

Target: terdapat laporan barang baru yang masuk

5. Mewakili Kepala Toko dalam keputusan pengambilan barang bila ada selisih

jumlah barang

a.

Supplier membawa barang dagang sesuai PO manual yang diterima

sebelumnya.

b.

Bila ada selisih antar barang yang dibawa dengan PO maka kepala toko

memutuskan untuk mengamil barang atau tidak

c.

Bila kepala toko tidak ada di tempat, maka kepala kasir yang membuat

keputusan pengambilan barang.

d.

Kepala kasir membuat keputusan pengambilan barang sesuai dengan

ketentuan, yakni max selisih 10% dari PO manual

e.

Kepala kasir membuat laporan penerimaan/pengambilan barang kepada

kepala toko (berupa bukti pembelian)

Target: Terdapat laporan barang dagang yang dibeli

6. Membuat harga jual untuk pembeli baru

a.

Bila ada konsumen baru yang melakukan pembelian di toko dalam jumlah

besar, keputusan harga jual untuk konsumen tersebut ada di kepala toko

b.

Bila kepala toko tidak ada ditempat, keputusan harga jual untuk

konsumen ada pada kepala kasir

c.

Kepala kasir memutuskan nilai harga jual untuk konsumen baru

(15)

15 |

P a g e

d.

Kepala kasir membuat laporan deal harga jual untuk konsumen baru dan

menyerahkan laporan tersebut ke kepala toko

Target: ada laporan deal harga

FORM Keputusan Kepala Kasir: berupa Notes Pemberitahuan

7. Rekap perubahan harga dan laporan harian

a.

Kepala kasir menerima pelaporan perubahan harga barang dagang dari

kepala toko

b.

Kepala kasir menginput perubahan harga dan harga promo ke dalam

software

c.

Kepala kasir merekap laporan kasir harian (mencetak laporan dan

disusun rapi)

d.

Kepala kasir menghitung uang kas took dan mencatat jumlahnya sebagai

bagian dari laporan kasir harian

e.

Menyerahkan laporan harian toko ke kepala toko

Target: Terdapat laporan toko yang lengkap

Berkala

1. Membuat info promo ke konsumen

a.

Kepala kasir memperoleh info promo barang dari kepala toko

b.

Kepala kasir membuat pengumuman promo (print-out atau menuliskan

berita promo secara manul)

c.

Menempatkan pengumuman promo di area barang dagang promo

Target: Konsumen mengetahui barang promo

2. Memberikan potongan harga (diskon) kepada pembeli yang rutin

Kepala kasir berhak memberikan potongan harga kepada konsumen dengan

pertimbangan data pembelian konsumen. Bila konsumen datang rutin

melakukan pembelian ke toko minimal 3 kali, maka kepala kasir dapat

(16)

16 |

P a g e

Insidental

1. Mengatur penataan barang dagang

a.

Kepala kasir membantu merapikan barang dagang toko sesuai dengan

ketentuan penempatan barang

Target: Barang dagang tertata rapi

Timeline Kerja Kepala Kasir

Jabatan Kepala Kasir

07.00 - 07.15 Menyiapkan komputer untuk input data

Mencatat dengan benar bila sistem pembayaran secara kredit

(piutang)

ketentuan pengambilan 10% dari PO

Membuat laporan pembelia mengenai barang yang masuk

12.00 - 13.00 Istirahat Siang

13.00 - 18.00 Melakukan pembayaran pembelian barang ke supplier

Pembayaran dilakukan setelah ada persetujuan kepala toko

Membuat laporan pembayaran pembelian

Menentukan deal harga untuk konsumen baru

Bila kepala toko tdk ditempat, kepala kasir menentukan harga jual bagi konsumen baru dengan standar tertentu

(17)

17 |

P a g e

Membuat pengumuman promo barang

Menempatkan pengumuman promo di tempat barang promo

18.00 - 19.00 Membuat laporan keuangan harian

Mencetak laporan transaksi harian pembelian, penjualan, retur, kupon penjualan, lap. kasir harian dan nilai stok barang

Mempersiapkan faktur/ nota transaksi pembelian dan

penjualan

Menghitung jumlah kas agar sesuai dengan laporan

Meminta approval dari kepala toko / kepala kasir

(18)

18 |

P a g e

DESKRIPSI JABATAN

Jabatan

: Kasir

Departemen

:

Bertanggung jawab atas pengelolaan kas kecil toko, melaksanakan pembuatan

nota pembelian, penjualan, retur, penyusunan laporan kasir harian dan

laporan buku kas dalam rangka membantu Kepala Toko mencapai sasaran

pengelolaan pemasukan dan pengeluaran uang secara tertib administratif.

Pelaporan Langsung Kepada

: Kepala Kasir

Pelaporan Tidak Langsung Kepada

: Kepala Toko

Mendapat Laporan Dari

: Checker, Helper

Penentuan harga jual sesuai standar

Tanggung Jawab Utama (Key Responsibilities)

Indikator Kinerja

Rutin / Harian

1. Mengelola kas toko

2. Membuat/ menginput catatan pembelian harian 3. Menginput harga beli dan harga jual

4. Membuat nota penjualan barang harian 5. Membuat nota retur dan kupon

6. Membuat laporan kasir harian

Berkala

1. Mengecek persediaan barang

2. Membayar utang ke supplier

3. Menerima pembayaran piutang konsumen

1. Kecukupan kas kecil 2. Ketertiban pencatatan 3. Kelengkapan daftar harga 4. Ketertiban pelaporan 5. Ketertiban pelaporan

6. Kesesuaian dengan jumlah kas

1. Barang tersedia lengkap

(19)

19 |

P a g e

MANUAL JOB DESCRIPTION

Tanggung Jawab Utama (

Key Responsibilities

)

Rutin / Harian

1. Mengelola kas toko

a.

Menjaga ketersediaan kas kecil per hari sebesar Rp 100.000 dalam

pecahan 1 x 20.000, 2 x 10.000, 5 x 5000, 10 x 2000, 15x1000

b.

Menjaga dan menghitung dengan benar jumlah uang kas toko yang

masuk dan keluar

c.

Mengecek kesesuaian antara jumlah uang kas toko dengan jumlah yang

tertera di laporan kasir

d.

Kasir selalu menginput data uang kas toko yang masuk dan keluar

berdasarkan transaksi pembelian dan penjualan yang terjadi

Target: Kesesuaian kas dengan laporan

2. Membuat/ menginput catatan pembelian harian

a.

Memberi informasi kepada kepala kasir mengenai stok barang toko untuk

keperluan pencatatan PO Manual

b.

Membuat faktur pembelian barang (nama barang, jumlah barang dagang,

harga) setelah ada persetujuan dari kepala toko atau kepala kasir

mengenai barang dagang yang datang.

Target: Terdapat laporan pembelian harian

3. Menginput harga beli, harga jual serta harga promo

a.

Memperoleh info adanya kenaikan / penurunan harga barang dari kepala

toko atau kepala kasir.

b.

Kasir menginput ke dalam software mengenai harga beli, harga jual yang

baru serta harga promo barang

Target: Terdapat harga barang yang update

4. Membuat nota penjualan barang harian

(20)

20 |

P a g e

b.

Kasir menginput daftar barang yang dibeli konsumen sekaligus

menginput data konsumen yang baru, bila konsumen tersebut melakukan

pembelian dalam jumlah yang banyak.

c.

Konsumen melaukan pembayaran sejumlah harga yang disebutkan kasir

d.

Kasir mencetak faktur penjualan

e.

Checker mengambil faktur penjualan untuk pengecekan jumlah dan data

barang yang dibeli konsumen

f.

Bila pengecekan barang tidak sesuai, maka checker melapor ke kasir

untuk menginput data barang yang sesuai pengecekan

g.

Kasir mencetak kembali faktur penjualan dan menyerahkan faktur ke

konsumen

h.

Kasir mencatat data pembelian kredit (piutang) konsumen, bila ada

konsumen baru yang melakukan pembayaran secara piutang, maka kasir

mencatat dengan baik data konsumen tersebut (nama, alamat, no telepon)

Target: Terdapat laporan penjualan harian

5. Membuat nota retur dan kupon

Barang Retur Pembelian

a.

Kasir memperoleh info untuk retur pembelian dari kepala kasir, kepala

took maupun checker

b.

Kasir menginput data barang yang akan di retur dalam software

(pemasok, nama barang, keadaan retur, harga)

c.

Mencetak faktur retur pembelian dan melakukan penyesuaian pada PO

manual terkait pembelian barang yang akan diretur tersebut.

d.

Menyerahkan faktur retur kepada checker untuk dicek kembali kondisi

fisik barang

e.

Kasir menyerahkan faktur retur pembelian yang telah di cek checker

beserta copy PO manual barang kepada kepala kasir / kepala toko untuk

(21)

21 |

P a g e

Barang Retur Penjualan

a.

Kasir menerima info pengembalian barang secara langsung dari

konsumen maupun dari kepala kasir.

b.

Kasir meminta bukti faktur penjualan dari konsumen terkait retur barang

tersebut.

c.

Kasir memeriksa data faktur penjualan, bila pembelian oleh konsumen

dinyatakan benar dilakukan di toko, maka kasir segera menerima barang

retur dan menginput data barang tersebut.

d.

Menyerahkan print faktur retur ke checker untuk pengecekan fisik barang

retur.

e.

Setelah di cek oleh checker, faktur retur penjualan diserahkan ke

konsumen beserta uang retur barang.

Kupon Penjualan:

a.

Kasir menerima info adanya kupon penjualan barang dari konsumen

b.

Kasir meminta bukti faktur penjualan dari konsumen terkait kupon

barang tersebut.

c.

Kasir memeriksa data faktur penjualan, bila pembelian oleh konsumen

dinyatakan benar dilakukan di toko, maka kasir segera menginput data

kupon penjualan barang tersebut.

d.

Kasir memberikan uang atau hadiah sesuai yang tertera pada kupon

penjualan kepada konsumen

e.

Pemberian kupon berdasarkan kebijakan dari kepala toko / kepala kasir

yang bekerjasama dengan supplier barang tersebut.

(22)

22 |

P a g e

6. Membuat laporan kasir harian

a.

Setiap kasir mencetak dan menyusun laporan toko di akhir jam kerja

b.

Laporan kasir terdiri dari laporan penjualan dan pembelian secara harian

(total penjualan / pembelian, retur, kupon, piutang dan utang)

c.

Kasir menyusun laporan kasir harian beserta bukti transaksinya dan uang

kas kepada kepala toko dan kepala kasir untuk ditandatangani dan

diserahkan ke gudang

a.

Laporan yang dicetak:



Laporan Kasir Harian



Laporan Penjualan Harian



Laporan Retur Penjualan harian



Laporan Pembelian Harian



Laporan Retur Pembelian harian



Laporan Kupon Penjualan



Laporan Laba Penjualan



Laporan Detail Pembelian



Laporan Nilai Stok Barang

Target: Kelengkapan dan keakuratan laporan

Berkala

1. Mengecek Persediaan Barang

a.

Kasir secara berkala mengecek jumlah persediaan barang dagang toko

melalui data dalam software

b.

Kasir melapor ke kepala kasir atau kepala toko mengenai stok barang

habis dan hampir habis (terdapat batas persediaan barang minimum

sehingga tidak terjadi barang habis lalu beli lagi)

c.

Membuat laporan stok barang untuk bahan pembuatan PO manual

Target: Barang dagang permintaan konsumen selalu tersedia

2. Membayar utang ke supplier

(23)

23 |

P a g e

b.

Kasir membayar utang ke supplier secara langsung di toko ketika ada

supplier dengan persetujuan kepala kasir atau kepala toko

c.

Meng-update data utang yang telah dibayar

Target: Tidak terdapat utang yang jatuh tempo

3. Menerima pembayaran piutang konsumen

a.

Kasir mempunyai data piutang konsumen

b.

Kasir menerima pembayaran piutang dari konsumen, saat konsumen

melakukan pembelian lagi di toko.

c.

Kasir menagih piutang konsumen saat konsumen kembali melakukan

pembelian di toko, berdasarkan data piutang di kasir

d.

Kasir selalu meng-update data piutang konsumen

Target: Piutang dapat tertagih dengan baik

Timeline Kerja Kasir

Jabatan Kasir

07.00 - 07.15 Menyiapkan komputer untuk input data

Mencatat dengan benar bila pembayaran secara kredit

(piutang)

Menginput Nota Pembelian barang (PO Manual)

Memberi info mengenai stok barang ke kepala kasir /toko

Menyiapkan uang kas untuk keperluan pembayaran kas

pembelian

Menginput barang yang masuk dan data harga baru

berdasarkan keputusan kepala toko atau kepala kasir

(24)

24 |

P a g e

13.00 - 18.00 Melayani transaksi penjualan dan pembelian

Mengelola transaksi retur dan kupon penjualan

Keputusan retur dan kupon berdasarkan faktur yang telah ada

18.00 - 19.00 Membuat laporan keuangan harian

Mencetak laporan transaksi harian pembelian, penjualan, retur, kupon penjualan, lap. kasir harian dan nilai stok barang

Mempersiapkan faktur/ nota transaksi pembelian dan

penjualan

Menghitung jumlah kas agar sesuai dengan laporan

Meminta approval dari kepala toko / kepala kasir

(25)

25 |

P a g e

DESKRIPSI JABATAN

Jabatan

: Checker

Departemen

:

Melakukan pengecekan, dan pelaporan tentang barang yang dibeli konsumen

serta persediaan barang di toko

Pelaporan Langsung Kepada

: Kasir, Kepala Toko

Pelaporan Tidak Langsung Kepada

: Kepala Kasir

Mendapat Laporan Dari

: Kasir, Helper

Pengambilan Keputusan (Decision Making)

1. Penentuan persediaan barang toko

2. Penempatan barang persediaan

Tanggung Jawab Utama (Key Responsibilities)

Indikator Kinerja

Rutin / Harian

1. Melakukan pengecekan barang yang dibeli konsumen 2. Melakukan pengecekan fisik persediaan barang toko

3. Melakukan pengecekan barang yang masuk berdasarkan

faktur penjualan dan PO

4. Melakukan cek fisik barang masuk yang layak di retur 5. Bertanggungjawab atas keamanan barang di toko

Berkala

2. Membantu helper mengambil barang permintaan

konsumen

Insidental

1. Membantu kasir menyusun laporan harian 2. Membantu helper pengepakan barang penjualan

1. Barang sesuai dengan pembelian konsumen

2. Barang dagang cukup tersedia 3. Kesesuaian barang dengan faktur

pembelian dan PO manual 4. Laporan retur akurat

5. Stok barang aman

1. Barang tertata dengan baik

2. Pelayanan konsumen lebih cepat

1. Laporan harian tersusun dengan baik

(26)

26 |

P a g e

MANUAL JOB DESCRIPTION

Tanggung Jawab Utama (

Key Responsibilities

)

Rutin / Harian

1. Melakukan pengecekan barang yang dibeli konsumen

a.

Checker mengambil faktur penjualan yang diprint oleh kasir

b.

Checker mengecek (menghitung dan menyesuaikan dengan faktur)

barang pembelian konsumen

c.

Bila pengecekan barang telah sesuai dengan faktur maka checker

menyerahkan faktur ke kasir

d.

Bila ada barang dagang yang tidak sesuai dengan faktur, maka checker

konfirmasi ke kasir untuk menginput lagi data pembelian barang

konsumen yang tepat.

Target: Barang fisik sesuai dengan faktur

2. Melakukan pengecekan fisik persediaan barang toko

a.

Checker melihat dan mengecek persediaan barang di toko

b.

Checker mencatat secara tertulis persediaan barang toko pada dokumen

nilai stok barang.

c.

Checker melakukan konfirmasi ke kasir bila terdapat barang yang hampir

habis (disesuaikan dengan data persediaan barang di kasir)

d.

Checker melapor ke kepala kasir atas barang yang hampir habis

Target: Barang cukup tersedia

Format Dokumen:

Nilai Stok Barang

Periode:

No

Nama Barang

Strata Qty

Qty

Tanggal

Kadaluarsa

Ket.

(27)

27 |

P a g e

3. Melakukan pengecekan barang yang masuk berdasarkan faktur penjualan

supplier dan PO manual

a.

Checker menerima barang masuk dari supplier

b.

Checker mengecek barang yang masuk berdasarkan faktur penjualan

supplier serta PO

c.

Bila terdapat ketidaksesuaian (kelebihan atau kekurangan barang),

checker melapor ke kepala toko atau kepala kasir untuk persetujuan

barang masuk.

d.

Meminta tanda tangan kepala toko / kepala kasir pada faktur penjualan

yang baru (setelah disesuaikan dengan fisik barang dan persetujuan).

e.

Checker mencatat barang yang baru masuk (nama barang, jumlah, harga

dan tanggal expired)

f.

Menyerahkan faktur penjualan, PO Manual kepada kasir untuk diinput

sebagai faktur pembelian

Target: Barang fisik tersedia dan sesuai persetujuan atasan

4. Melakukan cek fisik barang masuk yang akan layak di-retur dan memeriksa

barang retur dari konsumen

a.

Checker mengecek jumlah dan kondisi barang yang baru masuk (stok

barang baru)

b.

Selain mengecek jumlah barang yang masuk maupun stok barang, checker

juga dapat mengetahui kondisi barang yang akan di retur.

c.

Checker membuat laporan mengenai kondisi barang dalam laporan nilai

stok barang

d.

Bila ada barang yang akan diretur, checker langsung menuliskan pada

laporan retur barang

e.

Laporan retur barang akan diterima dan disetujui oleh Kepala Toko.

Form Retur

Jenis Retur

Jumlah

Barang

Nama

(28)

28 |

P a g e

5. Bertanggung Jawab atas keamanan barang ditoko

a.

Checker melakukan pengawasan rutin terhadap stok barang baik secara

langsung maupun lewat cctv

b.

Melaporkan dan mencatat kehilangan barang kepada Kepala Toko

c.

Bila terjadi kehilangan, maka Kepala Toko akan memutuskan cara

penyelesaian.

d.

Cara penyelesaian kehilangan ialah:



Bila nilai kehilangan barang akumulatif < Rp 100.000, maka checker

bertanggung jawab untuk mengganti barang secara penuh



Bila nilai kehilangan akumulatif > Rp 100.000, maka kepala toko akan

memutuskan berapa persen yang ditanggung checker dan berapa

persen yang ditanggung toko.

Target: Tingkat kehilangan barang minim

Laporan Kehilangan Barang

1. Mengatur penataan barang dagang

a.

Checker mengatur penataan barang dagang yang masuk ke toko

b.

Penataan barang sesuai kesepakatan atasan (barang umum dan barang

khusus)

(29)

29 |

P a g e

Target: Barang dagang tertata rapi

Nilai Stok Kelompok Barang

Jenis : Umum/Khusus/Promo

Tanggal :v

No

Nama Barang

Strata Qty dan Qty

Helper

Checlist (isi

bila sudah

diisi stok lagi)

Strata

Qty

Standar

Qty

Saat

ini

Selisih

1 Milo

Dos Sedang

10

3

7

√

2. Membantu helper mengambil barang permintaan konsumen

a.

Checker mengecek barang yang dibeli konsumen

b.

Checker membantu mengambil barang sesuai dengan permintaan

konsumen

Target: Barang permintaan konsumen terpenuhi

Insidental

1. Membantu kasir menyusun laporan harian

a.

Checker membantu mengurutkan faktur penjualan dan pembelian yang

terjadi dalam satu hari.

Target: Faktur tersusun dengan baik.

2. Membantu helper pengepakan barang penjualan

a.

Setelah melakukan pengecekan barang pembelian konsumen, checker

sesekali membantu helper untuk pengemasan barang pembelian

konsumen.

(30)

30 |

P a g e

Timeline Kerja Checker

Jabatan Checker

07.00 - 07.15 Menata barang dagangan toko

Mengecek barang dagang yang masuk

Mengecek kesesuaian barang yang masuk dengan faktur

pembelian dan PO

Melapor kepada kepala toko / kepala kasir bila ada

ketidaksesuaian barang fisik dengan faktur dan PO

Mencatat barang yang masuk dalam rekap barang masuk

Meminta tandatangan atasan pada faktur pembelian yang baru

Menyerahkan faktur pembelian dan data rekap kepada kasir

13.00 - 18.00 Mengecek barang fisik pembelian konsumen dan toko

Mengecek persediaan barang toko

Konfirmasi ke kasir mengenai persediaan barang

Melapor ke kepala toko atau kepala kasir atas barang yang hampir habis atau sudah habis

Menata barang dagang toko

Checker menata barang dagang toko untuk memudahkan konsumen dan agar terlihat rapi

18.00 - 19.00 Membantu kasir menyusun laporan

Mengurutkan faktur pembelian dan penjualan yang ada

(31)

31 |

P a g e

DESKRIPSI JABATAN

Jabatan

: Helper

Departemen

:

Melakukan kegiatan bongkar muat barang, pengemasan barang pembelian

konsumen, serta melakukan pengmbilan barang di tempat supplier.

Pelaporan Langsung Kepada

: Kasir, Kepala Toko

Pelaporan Tidak Langsung Kepada

: Kepala Kasir

Mendapat Laporan Dari

: Kasir, Checker

1. Penentuan pengemasan barang 2. Penempatan barang persediaan

Tanggung Jawab Utama (Key Responsibilities)

Indikator Kinerja

Rutin / Harian

1. Melakukan kegiatan bongkar muat barang dagang toko untuk konsumen

2. Bertanggung jawab atas kebersihan dan kerapihan toko

3. Melakukan pengemasan barang dagang untuk konsumen

Berkala

4. Menata barang dagang sesuai dengan ketentuan jenis barang.

1. Barang sesuai dengan permintaan konsumen

2. Toko Bersih dan rapi

3. Barang dikemas dengan baik

(32)

32 |

P a g e

MANUAL JOB DESCRIPTION

Tanggung Jawab Utama (

Key Responsibilities

)

Rutin / Harian

1. Melakukan kegiatan bongkar muat barang dagang toko untuk konsumen

a.

Memperoleh info dari konsumen atau checker mengenai barang

pembelian konsumen

b.

Mengambil barang sesuai permintaan konsumen

c.

Menaruh barang di depan toko untuk memudahkan checker mengecek

barang.

d.

Mendapat info dari checker bila barang ada kekurangan atau penambahan

permintaan barang dari konsumen.

Target: Barang diambil sesuai permintaan konsumen

2. Bertanggung jawab atas kebersihan dan kerapihan toko

a.

Helper membersihkan (menyapu dan mengepel) toko setiap pagi

b.

Helper membersihkan kamar mandi minimal 1x dalam 2 minggu

c.

Helper membersihkan stok barang dari debu setiap hari

a.

Helper merapikan tata letak barang dengan rapi

Target: Toko bersih dan rapi

3. Melakukan pengemasan barang dagang untuk konsumen

a.

Helper melakukan pengemasan barang yang dibeli oleh konsumen.

Membantu mengikat barang belanja ke motor atau dimasukkan ke mobil

pembeli

b.

Helper memastikan barang telah dikemas dan diangkut dengan baik ke

kendaraan konsumen.

Target: Barang di kemas dengan baik

Berkala

1. Menata barang dagang sesuai dengan ketentuan jenis barang.

a.

Bersama checker menata barang dagang dengan baik sesuai ketentuan

untuk memudahkan pengambilan oleh konsumen maupun helper.

(33)

33 |

P a g e

Timeline Kerja Helper

Jabatan Helper

07.00 - 07.15 Menata barang dagangan toko

07.15 - 17.00 Kegiatan bongkar muat barang untuk konsumen

Mengambil barang sesuai permintaan konsumen

Menaruh di depan toko untuk dicek oleh checker

Mengepak barang dagang konsumen

Helper bertugas untuk mengemasi barang dagang yang dibeli

konsumen

Helper memastikan barang dagang telah terkemas dengan baik

pada kendaraan konsumen

Menata dengan baik barang dagang toko

(34)

34 |

P a g e

STANDARD OPERATION PROCEDURE

–

UMUM

SOP GAJI KARYAWAN

1. Rekapitulasi Dokumen

Jumlah gaji dan bonus karyawan ditetapkan dari beberapa aspek:

a.

Absensi

Dilakukan setiap hari oleh seluruh pegawai sebanyak dua kali di awal

dan di akhir jam kerja (saat pengambilan gaji)

b.

Penilaian Kinerja

Aspek penilaian kinerja dilakukan oleh Kepala Toko satu bulan sekali

dengan mengisi form penilaian. Penilaian ini dapat digunakan untuk

pemberian bonus kepada pegawai yang melakukan kerja dengan baik

dan disiplin,

Semua dokumen direkap oleh Kepala Toko (absensi direkap setiap hari)

untuk diserahkan ke Gudang untuk pemberian gaji karyawan.

2. Pengajuan Permintaan



Kepala Toko menyerahkan absensi harian kepada Gudang



Kepala Gudang menyiapkan total gaji sesuai absensi harian



Di akhir bulan, kepala toko menyerahkan penilaian kinerja kepada kepala

gudang sebagai bahan pemberian bonus karyawan.

3. Proses Penyerahan



Kepala Gudang membagikan gaji karyawan di akhir jam kerja setiap hari



Pegawai menerima slip gaji dan menandatangani bukti penerimaan

(35)

35 |

P a g e

SOP KEHADIRAN

Alur Proses Dokumen Keterangan

START pukul 07.00 pagi pada hari kerja

 Karyawan mengisi absensi harian yang tersedia

 Karyawan melakukan aktivitas

pekerjaan sesuai jabatannya masing-masing selama jam kerja.

 Kepala Toko mengecek absensi untuk mengetahui data kehadiran karyawan

 Kepala Toko menyerahkan absensi ke Gudang sebagai bahan pemberian gaji

 Karyawan absensi kembali disertai

(36)

36 |

P a g e

SOP SAKIT

START

menyerahkan surat dokter asli

kepada Kepala Toko

(diwakilkan).

 Kepala Toko memastikan

bahwa surat tersebut dapat dipertanggungjawabkan. Lama berlakunya surat sakit maksimal 3 hari, dan jika lebih

dari itu maka wajib

menyerahkan surat sakit yang baru.

 Kepala Toko dapat mengganti sementara kerja pegawai yang sakit.

sementara berada dalam

pimpinan kepala kasir

(37)

37 |

P a g e

SOP PENGUNDURAN DIRI

START

 Karyawan yang ingin mengundurkan diri, menyerahkan surat pengunduran diri kepada kepala toko.

 Kepala Toko memeriksa surat tersebut

dengan mempertimbangkan alasan

karyawan dan efeknya bagi toko.

 Jika pengajuan pengunduran diri tersebut disetujui, maka kepala toko memberitahu kepala gudang untuk mempersiapkan proses rekrutmen karyawan baru.

 Pada saat yang sama, karyawan

diperkenankan untuk mengundurkan diri

secara resmi dari toko, dengan

meninggalkan segala atribut/identitas toko dan tidak lagi memiliki kewajiban ataupun hak sebagai karyawan.

(38)

38 |

P a g e

STANDARD OPERATION PROCEDURE

–

KHUSUS

SOP PENGADAAN BARANG

Pengadaan barang dapat berasal dari persediaan barang dagang toko yang habis,

permintaan pembeli, maupun dari penawaran supplier. Bila berasal dari data

persediaan barang dagang, maka ketentuan pengadaan barang mengacu pada

SOP Pembelian Barang.

1. Barang Dagang Baru

a. Permintaan pengadaan barang baru dari penawaran supplier Tahap 1 – Penawaran

 Supplier datang ke toko bertemu dengan kepala toko atau kepala kasir

 Supplier menawarkan barang dagang baru kepada kepala toko, berupa barang fisik sampel ataupun katalog

Tahap 2

–

Tanggapan / Negosiasi

Kepala Toko:

 Kepala toko melakukan negosiasi dengan supplier mengenai kualitas produk, harga serta sistem pembayaran

 Kepala Toko dapat langsung memutuskan menerima barang baru atau tidak

 Bila menerima barang baru, segera diputuskan pula jumlah barang, harga dan sistem pembayaran

 Kepala Toko meminta kasir untuk membuat faktur pembelian barang

Bila Kepala Toko tidak di tempat:

 Supplier melakukan penawaran barang kepada kepala kasir

 Kepala kasir dapat memutuskan menerima barang atau tidak dengan ketentuan:

 Bila supplier barang sudah dikenal atau langganan, maka kepala kasir

meminta supplier memberikan sampel barang untuk diperlihatkan ke kepala toko.

 Bila supplier yang datang adalah supplier baru, maka kepala kasir berhak

menolak menerima barang baru tersebut.

(39)

39 |

P a g e

Tahap 3

–

Transaksi

 Supplier membuat faktur penjualan dan diserahkan ke kepala toko

 Kepala Toko meminta kasir menginput faktur penjualan dan sistem pembayaran

 Kasir mencetak faktur pembelian barang dan diserahkan ke supplier

 Pembayaran Kas

- Kasir memberikan uang kas beserta faktur pembelian kepada supplier  Pembayaran Kredit (utang)

- Kasir melakukan input pembayaran utang dalam faktur pembelian - Faktur pembelian diserahkan ke supplier

Tahap 4

–

Penyerahan

 Supplier menyerahkan barang yang disepakati ke toko

 Kepala Toko meminta checker untuk mengecek kesesuaian barang dengan faktur

 Kepala Toko meminta Helper untuk memasukkan barang ke dalam toko dan

menata sesuai ketentuan SOP Layout

b. Permintaan pengadaan barang baru dari konsumen

 Konsumen datang ke pegawai toko (kasir, checker, helper) menanyakan ketersediaan barang tertentu

 Helper membantu mencari barang dagang yang diminta

 Bila tidak tersedia di toko, helper melapor ke checker maupun kasir

 Checker maupun Kasir melaporkan ke kepala toko mengenai barang dagang yang diminta konsumen

 Kepala Toko mengumpulkan informasi mengenai permintaan barang

 Bila banyak permintaan barang, maka kepala toko menghubungi supplier / gudang mengenai ketersediaan barang yang dimaksud

 Toko melakukan pembelian barang sesuai ketentuan SOP Pembelian Barang.

2. Barang Dagang Promo

a. Info dari Supplier

(40)

40 |

P a g e

 Kepala Toko segera menanggapi adanya promo dengan meminta kepala kasir membuat pemberitahuan promo pada selembar kertas pengumuman. Kepala toko juga meminta Helper untuk menata barang promo pada tempat layout barang promo

 Kepala Toko mengisi info harga promo dalam form perubahan harga untuk

diinput oleh kasir.

b. Berdasarkan Tanggal Kadaluarsa

 Checker melapor kepada kepala kasir mengenai barang dagang yang mendekati tanggal kadaluarsa.

 Kepala Toko memutuskan melakukan promo barang atau tidak.

 Bila diputuskan ada promo barang, segera kepala toko memutuskan harga promo pada form perubahan harga untuk diinput kasir

(41)

41 |

P a g e

SOP PEMBELIAN BARANG

1. Tahap 1 – Cek Persediaan Barang

 Cek persediaan barang dilakukan oleh checker dan kasir.

 Checker menghitung fisik barang dagang dan menuliskan dalam form stok

barang

 Kasir Mengecek persediaan barang melalui data dalam software transaksi

toko.

 Kepala kasir mengumpulkan dokumen persediaan dan diserahkan kepada kepala toko.

 Pemenuhan kebutuhan persediaan barang dilakukan berdasarkan batas aman persediaan dengan ketentuan

 Jumlah persediaan barang (toko) = contoh: minimal 3 pack per barang

2. Tahap 2 – Pembuatan PO Manual

 Kepala Toko membuat PO manual berdasarkan data persediaan barang

 Kepala Toko menghubungi Supplier untuk memperoleh tanggapan persediaan barang dari supplier.

 Supplier menyanggupi permintaan pembelian barang dari kepala toko

3. Tahap 3 – Proses Penerimaan Barang

 Supplier datang ke toko membawa barang sesuai PO Manual, kemudian menyerahkan faktur penjualan kepada checker

 Checker memeriksa barang yang datang, disesuaikan dengan PO Manual dan faktur penjualan

 Checker melapor ke kepala toko / kepala kasir hasil pemeriksaan barang pembelian

 Bila barang yang datang sesuai PO Manual

- Checker meminta tanda tangan kepala toko atau kepala kasir pada PO Manual dan Faktur Penjualan.

- Checker menyerahkan bukti pembelian ke kasir untuk diinput  Bila ada selisih barang (tidak sesuai dengan PO manual)

Ada kelebihan barang, kepala toko mempertimbangkan pengambilan barang berdasarkan:

(42)

42 |

P a g e

Kepala Kasir dapat mengambil keputusan penerimaan barang bila kepala toko tidak di tempat. Keputusan berdasarkan pertimbangaan pengambilan barang dengan jumlah barang 10% dari PO Manual.

 Checker meminta supplier membuat faktur pembelian yang baru bila terjadi perubahan pengambilan barang.

 Checker meminta tandatangan kepala toko / kepala kasir bukti pembelian

 PO Manual dan faktur pembelian diserahkan ke kasir untuk diinput

4. Tahap 4 – Transaksi

 Pembayaran pembelian ditentukan oleh kepala toko (secara kas / utang)

 Pembayaran Kas

Pembayaran pembelian secara kas dilakukan oleh kasir dibayarkan langsung ke supplier yang datang ke toko.

 Pembayaran Utang

Pembayaran pembelian secara kredit (utang jangka pendek) dilakukan oleh kepala kasir disertai bukti pembayaran.

 Kasir menginput transaksi pembayaran ke dalam software komputer

5. Tahap 5 – Tahap Penyerahan

 Barang yang telah di cek, dibawa helper ke dalam toko dan ditata dengan baik sesuai ketentuan (SOP Produk)

(43)

43 |

P a g e

ALUR PROSEDUR PEMBELIAN

SOP PEMBELIAN

CASHIER

Proses Input

Barang Toko

KEPALA KASIR

TAHAP 1 Check

TAHAP 2 PO MANUAL

TAHAP 3 Receiving

TAHAP 5 Delivery

Barang Dagang

KEPALA TOKO

PO Manual

Suppliers

CHECKER

Barang Dagang

Faktur penjualan

TAHAP 4 Transaction

Suppliers

(44)

44 |

P a g e

Alur Prosedur Pembelian

START

Cek Persediaan Barang Checker, Kasir

Pembuatan PO Manual dan menghubungi

supplier

Kepala Toko

Sesuai

Tanda tangan faktur penjualan, PO Manual dan faktur

pembelian Kepaa Toko/ Kepala kasir

Melakukan pembayaran baik kas maupun kredit

Kasir, Kepala Kasir

END

YA Pertimbangan penerimaan barang bila ada selisih

Kepala Toko/ Kepala kasir

Pembuatan Faktur Penjualan yang baru

Supplier

TIDAK Proses penerimaan

barang dan pengecekan

Checker

Penataan Barang yang datang oleh helper.

Checker mengecek kondisi barang

(45)

45 |

P a g e

SOP PENJUALAN BARANG

Setiap terjadi penjualan, kepala kasir dan kasir melakukan pecatatan input laporan arus kas dalam komputer. Uang penjualan disimpan oleh Kasir. Bukti transaksi / nota penjualan direkap oleh kasir dan diserahkan ke kepala toko diakhir jam kerja. Setiap transaksi penjualan harus terdapat bukti transaksi berupa nota penjualan agar sah.

1. Tahap 1 – Pengajuan Permintaan

 Proses transaksi diawali dengan pengajuan permintaan barang oleh pembeli yang datang

 Pembeli melakukan pemilihan barang dagang yang akan dibeli

2. Tahap 2 – Tanggapan

 Helper menerima permintaan barang dagang dari pembeli

 Helper membantu mengambil barang dagang sesuai permintaan pembeli dan meletakkan di depan toko untuk memudahkan checker melakukan pemerikasaan

3. Tahap 3 – Transaksi

 Pembeli menuju kasir untuk memberikan data pembelian barang dan melakukan

pembayaran

 Kasir melakukan input data penjualan berdasarkan keterangan pembeli atau pengamatan fisik barang yang dibeli pembeli.

 Bila ada konsumen baru dan melakukan pembelian dalam jumlah besar, kasir

menanyakan data pembeli untuk keperluan data pelanggan

 Bila konsumen sering melakukan pembelian di toko, kasir dapat memberikan

potongan harga sesuai ketentuan dalam SOP Harga Jual.

 Kasir menyebutkan nominal jumlah pembelian pembeli.  Bila pembeli melakukan pembayaran kas

- Pembeli langsung melakukan pembayaran kas ke kasir

- Kasir menghitung dan memberikan pengembalian uang (jika ada) ke pembeli

 Bila pembeli melakukan pembayaran secara kredit (piutang)

(46)

46 |

P a g e

- Kasir berhak menolak pembayaran kredit kepada pembeli yang baru pertama melakukan pembelian di toko

 Kasir menanyakan kepada pembeli apakah ada retur dan kupon

 Bila ada Retur Pembelian

- Kasir meminta faktur jual toko dari pembeli untuk dicek.

- Kasir memeriksa historikal data penjualan dari pembeli yang bersangkutan

- Bila sesuai bahwa pembeli pernah membeli barang yang di retur dari toko, maka kasir input data retur pembelian dalam faktur penjualan - Kasir berhak menolak retur jika data tidak sesuai dengan historikal

faktur penjualan toko.  Bila ada Kupon Penjualan

- Kasir meminta bukti faktur jual dari pembeli untuk dicek

- Kasir memeriksa historikal data penjualan dari pembeli yang bersangkutan

- Bila sesuai bahwa pembeli pernah membeli barang yang berkupon dari toko, maka kasir input data kupon penjualan dalam faktur penjualan. - Kasir memberikan kompensasi sesuai kupon yang diserahkan pembeli - Kasir berhak menolak memberi kupon jika data tidak sesuai dengan

historikal faktur penjualan toko.

 Kasir mencetak faktur penjualan 2 rangkap diserahkan ke checker untuk diperiksa jumlah barang fisik baris per baris.

Hasil pengecekan ada dua kondisi:

a. Jumlah barang fisik sesuai dengan faktur penjualan

 Checker langsung menyerahkan copy rangkap ke kasir untuk dikumpulkan

sebagai laporan di akhir jam kerja

 Pembeli dapat langsung membawa barang setelah pembayaran ke kasir

selesai

b. Jumlah barang fisik tidak sesuai dengan faktur penjualan

 Checker konfirmasi ke kasir bahwa ada barang yang salah input atau

belum di input

 Kasir segera membuat ulang faktur penjualan yang baru  Kasir menyerahkan faktur penjualan yang baru ke checker

 Checker mengecek kembali dan menyerahkan copy faktur tersebut ke

(47)

47 |

P a g e

 Kasir memberikan 1 rangkap Faktur Penjualan kepada pembeli (yang telah sesuai dengan checker dan keterangan lengkap tentang retur dan kupon)

4. Tahap 4 – Tahap Penyerahan

 Bila pembeli melakukan pembelian barang dalam jumlah kecil, kasir dapat langsung mengepak barang pembelian

 Kasir menyerahkan langsung barang pembelian ke konsumen

 Bila pembeli melakukan pembelian dalam jumlah besar, helper melakukan pengepakan barang pembelian konsumen

 Helper membantu pengemasan barang pembelian ke kendaraan pembeli

 Pembeli menerima barang pembelian yang telah dikemas rapi dan praktis dibawa

ALUR PROSEDUR PENJUALAN BARANG

CASHIER Proses input

$$$

CUSTOMER

SOP PENJUALAN

$$$

CUSTOMER TAHAP 1

Demand

TAHAP 2

Confirmation

TAHAP 3

Transaction

TAHAP 4

Delivery

Barang Dagang

HELPER

CHECKER

Barang Dagang

(48)

48 |

P a g e

Alur Proses Penjualan

START

Pengajuan Permintaan barang Konsumen

Kepala Toko menemui konsumen. Helper membantu pengmbilan barang

Kepala Toko, Helper

Sesuai

Checker menyerahkan kembali faktur penjualan ke kasir

Kepala Kasir, konsumen

END

YA Konfirmasi ke kasir dan dibuat faktur penjualan baru

Checker, Kasir

TIDAK Menerima pembayaran dari konsumen,

input data.

Periksa kupon penjualan dan retur pembelian

Kepala kasir, kasir

Pengemasan barang pembelian konsumen

Helper,Konsumen

Kasir mencetak faktur penjualan dan diserahkan ke checker untuk

(49)

49 |

P a g e

SOP HARGA JUAL

Harga Jual Untuk Konsumen Baru

1. Definisi Konsumen Baru ialah konsumen yang BELUM TERDAFTAR di software keuangan TOKO XXX.

2. Harga standar untuk semuaKonsumen Baru ialah harga “2”, kecuali pembeliannya memenuhi standar tertentu

3. Penentuan Harga untuk Konsumen Baru ditentukan berdasarkan jumlah

pembelian:

a. Bila Pembelian Barang antara Rp 750.000 – Rp 3.000.000 akan mendapat diskon 0,5%

b. Bila Pembelian Barang antara Rp 3.000.001 – Rp 7.500.000 akan mendapat diskon 1%

c. Bila pembelian barang > Rp 7.500.000 akan mendapatkan diskon 1,5% 4. Bila Konsumen mengajukan negosiasi potongan Harga, maka ketentuannya ialah:

a. Kasir harus mempromosikan untuk membeli lebih banyak agar mendapat diskon

b. Bila konsumen tetap memaksa, kasir berhak member diskon max 0,25% dari total pembelian konsumen tersebut.

5. Konsumen Baru akan didaftarkan dalam software dengan harga awal “2” untuk setiap barang

6. Bila Konsumen Baru tersebut datang lagi dalam jangka waktu kurang dari 1 bulan (dicek di catatan konsumen) maka konsumen tersebut berhak mendapatkan harga

“1” untuk barang khusus.

7. Bila dalam tempo 3 bulan konsumen tersebut sudah belanja 6 kali atau lebih, maka konsumen tersebut akan mendapat harga “1” untuk setiap barang.

8. Setiap konsumen yang sudah mendapatkan Harga “1” tidak berhak untuk mendapat diskon dari pembelian total seperti saat pertama kali datang, kecuali ada pertimbangan khusus oleh Kepala Toko.

Perubahan Harga Jual:

1. Harga Jual akan berubah dalam 3 kondisi:

a. Kenaikan ataupun penurunan harga beli barang dari supplier b. Barang baru yang belum terdaftar dalam software