STRATEGI PERENCANAAN SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI
INFORMASI DI LINGKUNGAN PERGURUAN TINGGI
Agung Budi Prasetyo, MT
Abstraksi
Akhir-akhir ini perguruan tinggi berupaya untuk mengimplementasikan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (untuk selanjutnya disingkat SI/TI) dalam kegiatan akademiknya, hanya saja pemanfaatan SI/TI tersebut sampai saat ini dirasakan masih kurang. Disatu sisi permasalahan muncul ketika perguruan tinggi secara keliru menginisialisis kebutuhan SI/TI hanya berdasarkan tren teknologi yang berkembang pada saat itu. Pemanfaatan aplikasi-aplikasi SI/TI yang masih belum optimal meliputi kurangnya kontribusi, integrasi dan inovasi diduga menjadi faktor penyebabnya. Diperlukan suatu perencanaan portfolio aplikasi mendatang yang lebih terstruktur, inovatif serta terintegrasi dengan baik untuk memberikan kontribusi yang optimal dalam pencapaian visi, misi serta tujuan perguruan tinggi.
Hal terpenting dalam melakukan perencanaan SI/TI adalah perlu memahami kondisi internal/eksternal bisnis dan SI/TI yang ada sekarang untuk diinterpretasikan kebutuhan bisnisnya melalui analisa SWOT dan Critical Success Factors. Berdasarkan analisa-analisa tersebut nantinya akan menghasilkan matriks portfolio McFarlan untuk menentukan aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan sekarang dan potensial mendatang dengan membaginya dalam 4 kuadran yaitu support, key operational, strategic dan high potensial. Hasil akhir dari perencanaan portfolio aplikasi ini berupa daftar aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan sekarang, di masa depan dan pemetaan setiap aplikasi yang diusulkan tersebut berdasarkan setiap fungsi atau bagian organisasi, objektif, Key Performance Indicator dan Critical Success Factors.
Dari hasil pemetaan aplikasi tersebut diharapkan secara bertahap semua kegiatan akademik yang dilaksanakan bisa terotomatisasi melalui penyajian informasi yang akurat dan uptodate serta mampu memberikan one stop service bagi mahasiswa sehingga dapat meminimalkan biaya operasional yang dikeluarkan untuk menunjang kegiatan akademik di perguruan tinggi. Dari pemetaan aplikasi itu pula diharapkan dapat memberikan kontribusi yang optimal dalam rangka pencapaian visi, misi serta tujuan dari perguruan tinggi.
Pendahuluan
Perkembangan dunia pendidikan yang sangat pesat mendorong para pelaku pendidikan dituntut berjuang untuk mempertahankan atau bahkan meningkatkan value atau nilai yang kompetitif. Dalam kondisi seperti ini, sistem informasi muncul sebagai sebuah disiplin yang penting untuk menyelesaikan masalah serta untuk membantu pengambilan keputusan manajerial dalam sebuah infrastruktur yang terencana.
Untuk menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi baik terhadap internal organisasi maupun eksternal organisasi maka perguruan tinggi memerlukan langkah-langkah perencanaan strategis SI/TI. Ada komponen pokok yang harus dipertimbangkan dalam penyusunan Renstra SI/TI yaitu bagaimana mendefinisikan kebutuhan akan sistem informasi dan teknologi informasi yang mendukung kebutuhan perguruan tinggi secara umum. Pada kenyataannya setiap perguruan tinggi memiliki kebutuhan yang unik akan informasi. Kebutuhan tersebut tidak hanya terbatas pada jenis maupun karakteristik informasi saja, namun lebih jauh lagi menyangkut relevansi informasi yang dihasilkan, kecepatan alir informasi dari satu bagian ke bagian lain dalam organisasi, kualitas keakuratan informasi, target nilai ekonomis informasi yang diperoleh, batasan biaya yang harus dikeluarkan dalam pengolahan informasi, struktur para pengguna informasi, dan lain sebagainya.
Melihat bahwa dalam sistem informasi banyak sekali terlibat komponen-komponen internal organisasi dan komponen-komponen eksternal lain, maka perlu adanya strategi khusus untuk menjamin terjadinya aliran informasi yang efektif dan berkualitas. Tantangan yang harus dihadapi pengambil keputusan adalah membuat sebuah strategi yang selain harus dapat dengan mudah diimplementasikan, dapat pula secara cepat dan mudah beradaptasi (fleksibel) dengan perubahan-perubahan yang ada, baik yang disebabkan oleh komponen-komponen internal perusahaan maupun karena aspek-aspek lingkungan eksternal lainnya.
Pertanyaan yang muncul adalah bagaimana menganalisis dan menginterpretasikan situasi yang ada sekarang untuk kemudian dibuat perencanaan portfolio aplikasi mendatang di lingkungan perguruan tinggi? Lalu bagaimana menentukan portfolio aplikasinya dan prioritas apa saja yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan sekarang dan di masa mendatang? Akan terjawab melalui penelitian ini.
Ruang lingkup dalam penelitian ini meliputi analisis dan interpretasi situasi SI/TI yang ada pada saat sekarang untuk kemudian dibuat perencanaan portfolio aplikasi mendatang di lingkungan perguruan tinggi setelah itu melakukan penyusunan portofolio aplikasi dan skala prioritas yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan sekarang dan di masa yang akan datang.
Signifikansi perencanaan sistem informasi dan teknologi informasi
Saat ini perguruan tinggi seperti berlomba untuk mengimplementasikan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi dalam kegiatan akademiknya, akan tetapi pemanfaatan Sistem Informasi tersebut sampai saat ini dirasakan masih kurang. Disatu sisi permasalahan muncul ketika perguruan tinggi secara keliru menganalisis kebutuhan SI/TI hanya berdasarkan tren teknologi yang berkembang pada saat itu. Pemanfaatan aplikasi-aplikasi SI/TI yang masih belum optimal meliputi kurangnya kontribusi, integrasi dan inovasi diduga menjadi faktor penyebabnya. Untuk itu dalam penelitian ini akan dilakukan skenario penyusunan portofolio dengan mengintegrasikan berbagai metoda dan data.
Beberapa manfaat utama dari penelitian yang terintegrasi ini meliputi :
1. Percepatan penyajian informasi yang diperlukan sehingga data menjadi akurat dan up to date.
2. Secara keseluruhan diharapkan bisa meningkatkan kinerja perguruan tinggi
3. Memberikan efisiensi biaya dalam pemanfaatan dan pengembangan system informasi.
Kerangka Konseptual
Ada alasan mendasar diperlukannya perencanaan dalam penerapan strategi SI/TI yang pertama adalah karena sumber daya yang dimiliki perguruan tinggi umumnya terbatas, sehingga harus dimanfaatkan se-optimal mungkin. Alasan kedua yaitu untuk memastikan bahwa aset teknologi informasi yang ada dapat dimanfaatkan baik secara langsung maupun tidak langsung. Ketiga adalah untuk mencegah terjadinya kelebihan investasi (over investment) atau bahkan kekurangan investasi (under investment) dibidang teknologi informasi. Dan alasan terakhir adalah untuk menjamin bahwa teknologi informasi yang direncanakan dan dikembangkan benar-benar menjawab kebutuhan akan informasi.
Secara garis besar, kerangka kerja (framework) untuk formulasi strategi SI/TI dan proses perencanaan [WAR-2002] pada penelitian ini meliputi tahapan-tahapan kerja seperti dijelaskan pada bagan 1 berikut ini:
1. Menginisialisasi proses strategi, merupakan tahap awal dimana tujuan, objektif, ruang lingkup dan hal-hal yang nantinya akan didapatkan, sudah dikonfirmasikan terlebih dahulu, pendekatan telah ditentukan dan kebutuhan yang diperoleh seperti alat-alat yang sudah diotomatisasi, partisipan bisnis telah diidentifikasi, mekanisme manajemen dan kontrol proses telah dibuat, kerja telah dihadapkan pada kontribusi bagi rencana bisnis, orang-orang yang dibutuhkan untuk berpartisipasi telah diidentifikasikan, rencana kerja, tugas-tugas, penjadwalan dan tanggung jawab dan bagian-bagian yang harus dicek telah dedefinisikan.
2. Memahami situasi sekarang dan menginterpretasikan kebutuhan bisnis mendatang dengan menganalisa strategi bisnis, objektif, critical success factor untuk menentukan situasi sekarang, kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancamannya, dan informasi yang dibutuhkan sehingga fokus pada sistem aplikasi untuk memenuhi kebutuhankebutuhan tersebut.
3. Menentukan strategi SI bisnis yang meliputi sistem informasi secara konseptual yang digabungkan dan dipetakan menjadi portofolio aplikasi yang menggambarkan situasi saat ini, portfolio aplikasi yang dibutuhkan dan portfolio aplikasi potensial yang akan datang. 4. Mendefinisikan arsitektur informasi dan system dengan mengambil hasil dari proses
analisis dan kebutuhan informasi untuk membangun model bisnis yang dituju bagi bisnis. Tahap ini memformulasikan model bisnis dan menggambarkan kondisi “ideal” didalam proses, sistem dan informasi dan diperlukan untuk memetakan arah kapan untuk mengembangkan rencana migrasi. Pekerjaan dimulai dari analisa lingkungan awal dan berlanjut formulasi strategi sistem informasi bisnis.
Dari kerangka kerja (framework) yang telah digambarkan dan dijelaskan di atas maka fokus pembahasan masalah dilakukan sampai pada tahap mendefinisikan arsitektur informasi dan sistem dan tidak melibatkan tahap formulasi strategi IT dan tahap mempersiapkan rencana migrasi dan rencana yang dituju, karena penelitian ini dibatasi pada ruang lingkup strategi bisnis sistem informasi dan tidak melibatkan strategi manajemen SI/TI dan strategi TInya.
Metodologi
Secara garis besar, ada dua aspek utama yang harus dicermati: aspek internal dan aspek eksternal.
Di dalam aspek internal, ada empat hal utama yang harus dianalisa: Struktur Organisasi
Mengetahui fungsi-fungsi apa saja yang ada dalam organisasi dan bagaimana hubungan keterkaitan antara fungsi-fungsi tersebut.
Proses dan Prosedur
Mempelajari bagaimana proses dan prosedur penciptaan produk atau jasa yang ditawarkan organisasi secara mendetail.
SDM dan Budaya Organisasi
Mempelajari karakteristik manusia sebagai implementor sistem yang diterapkan organisasi, terutama hal-hal yang melatar belakangi terbentuknya budaya organisasi. Sumber Daya dan Infrastruktur Organisasi
Mempelajari sumber daya-sumber daya yang dimiliki organisasi seperti asset, keuangan, manusia, informasi, waktu, dan lain sebagainya.
Setelah melakukan analisa faktor internal maka langkah selanjutnya adalah mengetahui faktor eksternal organisasi. Di dalam aspek eksternal, ada dua faktor yang harus dipelajari yaitu sebagai berikut :
1. Produk dan jasa (pelayanan), yang merupakan alasan mengapa sebuah organisasi didirikan.
2. Pasar dan pelanggan, yang merupakan kumpulan dari para calon pembeli produk atau jasa yang ditawarkan tersebut di atas.
Alat analisis dalam perencanaan sistem informasi dan teknologi informasi
Kesuksesan eksekusi rencana strategis dari sisi implikasi manajemen tergantung oleh banyak hal. Penekanan pada sisi bisnis saja tidak serta-merta akan membawa kesuksesan bagi pelaksanaan rencana strategis secara keseluruhan, begitu juga dengan penekanan pada aspek teknologi saja belum tentu akan membawa kesuksesan dalam pelaksanaan rencana strategis. Sebagian besar dari strategi SI/TI yang ada , kuat dalam hal teknis dan teknologinya namun mempunyai kelemahan dalam hal identifikasi kebutuhan aplikasi dan aspek bisnisnya. Pendekatan yang tepat untuk mencapai keuntungan strategis dari SI/TI adalah dengan merekayasa ulang strategi bisnis dengan menganalisa permasalahan bisnis yang ada sekarang dan perubahan lingkungan kemudian menjadikan TI sebagai salah satu jalan keluar dari permasalahan [WAR-2002]. Secara garis besar, hubungan antara strategi bisnis dan strategi SI/TI digambarkan pada bagan berikut.
Dilihat dari bagan 1 tersebut, maka kita bisa mengidentifikasi efek potensial yang ada untuk kemudian bisa dievaluasi informasi dan sistem seperti apa yang dibutuhkan oleh perguruan tinggi guna mendapatkan strategi yang tepat selanjutnya kita menentukan bagaimana mencapai sistem informasi tersebut melalui sisi teknologi.
Model strategis SI/TI yang akan dikembangkan melalui penelitian ini nanti diharapkan akan menghasilkan perencanaan portfolio aplikasi ke depan yang dapat memberikan kontribusi yang nyata bagi portfolio aplikasi yang ada sekarang. Model ini
terdiri dari beberapa input [WAR-2002] seperti pada gambar 2, yaitu:
1. Lingkungan bisnis internal: strategi bisnis sekarang, tujuan (objektif), sumber daya, proses, dan kebudayaan dan nilai dari suatu bisnis.
2. Lingkungan bisnis eksternal: ekonomi, lingkungn industri, iklim persaingan dimana organisasi beroperasi.
3. Lingkungan SI/TI internal: perspektif SI/TI sekarang di bisnis, kematangannya, ruang lingkup dan kontribusi bisnis, skill, sumber daya dan infrastruktur teknologi. Portfolio aplikasi dari sistem yang ada sekarang dan sistem yang sedang dikembangkan, atau sudah dianggarkan tapi belum selesai juga merupakan bagian dari lingkungan SI/TI internal. 4. Lingkungan SI/TI eksternal: tren teknologi dan kesempatan dan kegunaan yang
dihasilkan oleh SI/TI pihak lain, terutama customer, pesaing dan supplier.
Output yang dihasilkan yaitu:
1. Strategi Bisnis SI: bagaimana setiap unit atau fungsi akan mengembangkan SI/TI dalam mencapai tujuan (objektif) bisnisnya.
2. Strategi manajemen SI/TI: elemen-elemen yang lazim dari strategi yang diterapkan organisasi secara keseluruhan, menjamin kebijakan konsisten yang dibutuhkan.
3. Strategi TI: kebijakan dan strategi untuk manajemen teknologi dan ahli sumber daya.
Dari output-output yang akan dihasilkan dari proses strategi SI/TI tersebut, penelitian ini lebih menitikberatkan pada strategi bisnis SI untuk selanjutnya menghasilkan perencanaan portfolio aplikasi periode mendatang.
Analisa SWOT
Analisa SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) terdiri dari komponen-komponen seperti digambarkan pada gambar 7 berikut ini:
Bagan 4 Analisa SWOT
Analisa SWOT dilakukan dengan mengidentifikasi kekuatan dan faktor-faktor positif yang berasal dari internal organisasi; kelemahan dan faktor-faktor negatif dari internal; peluang atau kesempatan dan keuntungan dari faktor eksternal dan ancaman atau resiko yang dipengaruhi oleh factor eksternal Progdi Sistem Informasi ITS.
Analisa Balanced Scorecard
Balanced Scorecard (BSC) adalah salah satu model sistem pengukuran kinerja dengan strategi sebagai titik awal menterjemahkan ke dalam ukuran kinerjanya. Dikembangkanoleh Robert S. Kaplan dan David P Norton dari Harvard Business School (Kaplan dan Norton, 1996). Kaplan dan Norton memberikan kerangka kerja dengan empat perspektif agar dapat menjabarkan kinerja suatu organisasi dengan baik yang melingkupi perspektif finansial, konsumen, proses bisnis. Strategi perusahaan akan diterjemahkan menjadi strategi obyektif dengan KPI-KPInya bagi 4 perspektif yang ada. Pada gambar 2 diperlihatkan bagaimana kerangka kerja BSC menterjemahkan strategi kedalam 4 perspektif yang ada sebagai langkah operasionalnya.
Bagan 5. Kerangka kerja BSC untuk menterjemahkan strategi ke kerangka operasional (Kaplan dan Norton, 1996)
Kemampuan perguruan tinggi dalam menciptakan keunggulan kompetitif merupakan tanggung jawab yang kompleks yang harus dipikul oleh semua elemen untuk bisa bertahan dalam jangka panjang. Konsep Balanced Scorecard telah lama dikembangkan oleh Robert S.Kaplan dan David P.Norton (HBR, January, 1992). Konsep Balanced Scorecard ini dikembangkan untuk melengkapi kinerja financial (atau dikenal dengan pengukuran kinerja tradisional) dan sebagai alat yang cukup penting bagi perguruan tinggi untuk merefleksikan pemikiran baru dalam era competitiveness dan efektifitas organisasi. Konsep ini memperkenalkan suatu sistem pengukuran kinerja perguruan tinggi dengan menggunakan kriteria-kriteria tertentu. Kriteria tersebut sebenarnya merupakan penjabaran dari apa yang menjadi misi dan strategi perusahaan dalam jangka panjang yang digolongkan menjadi empat perspektif yang berbeda yaitu:
1. Perspektif financial Bagaimana kita berorientasi pada pemilik yayasan atau pemerintah. 2. Perspektif customer Bagaimana kita bisa menjadi supplier utama yang paling bernilai
bagi para customer.
3. Perspektif proses bisnis internal. Proses bisnis apa saja yang terbaik yang harus kita lakukan, dalam jangka panjang maupun jangka pendek untuk mencapai tujuan financial dan kepuasan customer.
4. Perspektif pertumbuhan dan pembelajaran. Bagaimana kita dapat meningkatkan dan menciptakan value secara terus menerus, terutama dalam hubungannya dengan kemampuan dan motivasi karyawan.
Dalam Balanced Scorecard, keempat perspektif tersebut menjadi satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Keempat perspektif tersebut juga merupakan indikator pengukuran kinerja yang saling melengkapi dan saling memiliki hubungan sebab akibat.
Analisa CSFs (Critical Success Factors)
Bagan 6 Teknik Analisa CSF
Matriks McFarlan
Penyusunan strategi dan kebijakan pemanfaatan teknologi informasi dilakukan dengan menganalisis data tentang penggunaan teknologi informasi yang sudah diterapkan di setiap unit kerja. Kemudian dilakukan rancangan penerapan aplikasi-aplikasi SI/TI untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Sistem informasi dan kontribusi bisnisnya bisa digambarkan dengan portfolio aplikasi McFarlan, 1984, seperti pada gambar 2 berikut ini.
Bagan 7 Portfolio aplikasi McFarlan
Simpulan
Untuk memperoleh data dari perguruan tinggi sebagai bahan analisis, dilakukan beberapa tahapan pengumpulan data yang terdiri dari wawancara, pengumpulan dokumen perguruan tinggi, dan pengamatan langsung terhadap proses bisnis yang ada dalam perguruan tinggi sehingga akan membawa hasil yang diharapkan:
1. Secara bertahap semua kegiatan akademik yang dilaksanakan bisa terotomatisasi. 2. Dapat meminimalkan biaya operasional yang dikeluarkan untuk menunjang kegiatan
akademik di Perguruan tinggi.
3. Percepatan penyajian informasi yang diperlukan. 4. Data menjadi akurat dan up to date.
5. Mampu memberikan one stop service bagi mahasiswa.
Kendala yang mungkin dihadapi berkaitan dengan pelaksanaan sistem informasi strategis pada sebuah institusi pendidikan, salah satunya adalah faktor SDM yang secara umum belum memahami teknologi itu sendiri. Sebagai contoh dalam distance learning, selama ini dianggap masalah karena tidak adanya interaksi antara dosen dan mahasiswanya. Namun demikian, media internet bisa dijadikan solusi untuk melakukan interaksi antara dosen dan siswa baik dalam bentuk real time (waktu nyata) atau tidak. Dalam bentuk real time dapat dilakukan misalnya dalam suatu chatroom, interaksi langsung dengan real audio atau real video, dan online meeting. Yang tidak real time bisa dilakukan dengan mailing list, discussion group, newsgroup, dan buletin board. Dengan cara di atas interaksi dosen dan mahasiswa di kelas mungkin akan tergantikan walaupun tidak 100%. Bentuk-bentuk materi, ujian, kuis dan cara pendidikan lainnya dapat juga diimplementasikan ke dalam web, seperti materi dosen dibuat dalam bentuk presentasi di web dan dapat di download oleh siswa. Demikian pula dengan ujian dan kuis yang dibuat oleh dosen dapat pula dilakukan dengan cara yang sama. Penyelesaian administrasi juga dapat diselesaikan langsung dalam satu proses registrasi saja, apalagi didukung dengan metode pembayaran online.
Bryson, John M., (1988), Stategic Planning for Public and Nonprofit Organizations, Jossey-Bass Publishers, San Fransisco.
Indrajit, Eko. (2003). Menentukan Skala Prioritas Sistem Informasi.
http://www.apjii.or.id/eko_indrajit/PDF
%20COLLECTIONS/SkalaPrioritasSistemInformasi.pdf. Diakses pada tanggal 17 april
2006.
Indrajit, Eko. (2003). Merancang Strategi Sistem Informasi. http://www.apjii.or.id/eko_indrajit/PDF
%20COLLECTIONS/StrategisTeknologiInformasi.pdf. Diakses pada tanggal 17 april 2006.
Johnson, Marry.E, (2003), The Design of a Strategic Information System, The University of Texas at Arlington, Texas.
Jogiyanto H.M, (2003), Sistem Teknologi Informasi, Penerbit Andi Yogyakarta, Yogyakarta. Jogiyanto H.M, (2005), Sistem Informasi Strategik Untuk Keunggulan Kompetitif, Penerbit Andi
Yogyakarta, Yogyakarta.
Kadir, Abdul. (2003), Pengenalan Sistem Informasi, Penerbit Andi Yogyakarta, Yogyakarta. Lederer, A and Sethi, V. (1998), The Implementation of Strategic Information System Planning
Methodologies, Mis Quarterly, September, 445-461
Lederer, A and Sethi, V. (1996), Key Prescription for Strategic Information System Planning, Journal of Management Information Systems.
McFarlan, F. W. (1984), Information Technology Changes the Way You Compete, Harvard Business Review.
Mcleod, Raymond (2001), Management Information System a Study of Computer Based Information System, Prentice-hall inc, New Jersey
Min,S.K, Suh,E.H., Kim,S.Y., (2003), An Integrated Approach Toward Strategic Information System Planning (article), Department. of Industrial Engineering, Pohang University of Science, South Korea.
Muhammad, Suwarsono. (2002), Manajemen Strategik Konsep dan Kasus. Edisi Ketiga, UPP AMP YKPN.
Rue, L. W. and Holland, P.G., (1989), Strategic Management Concept and Experiences, McGraw Hill, Singapore.
Thompson, Arthur A. and Strickland, A.J. (1992), Strategic Management Concepts and Case, 6th ed., Homewood, Illinois: Richard D. Irwin
Urban, Glen L. and Star, Steven H. (1991), Advanced Marketing Strategy: Phenomena,Analysis, and Decisions. Englewood Cliffs New Jersey: Prentice Hall International, Inc.
