31 3.1. Tinjauan Instansi
Analisa dan riset penulis melakukan terlebih dahulu pada Kantor Kepala Desa Cikampek Kota yang berada di jalan Stasiun No. 70 Kecamatan Cikampek, Kabupaten Karawang Provinsi Jawa Barat. Jam operasioanal Kantor Kepala Desa Cikampek Kota dibuka setiap hari Senin-Jumat pukul 08.00-15.00 WIB.
3.1.1. Sejarah Instansi
Wilayah desa Cikampek Kota merupakan pemekaran dari keempat desa yang mengelilinginya. Maka dari itu desa Cikampek Kota di batasi oleh desa Cikampek Utara pada bagian utara, desa Cikampek Selatan di bagian selatan, desa Cikampek Timur di bagian timur, dan desa Cikampek Barat di bagian barat.
Bermula sejak bulan Juni tahun 1984, surat keputusan Bupati kabupaten Karawang memutuskan bahwa sebagian wilayah dari keempat desa tersebut di satukan dan ditetapkan sebagai sebuah desa baru yaitu desa Cikampek Pusat. Diawal pemerintahannya desa Cikampek Pusat dipimpin oleh Drs. Rojik Karim yang diusung langsung oleh Pemerintah Daerah Kabupaten Karawang. Masa kepemimpinan Drs. Rojik Karim yang hanya berjalan 1 tahun, kemudian dilanjutkan oleh sekretaris desanya pada waktu itu yang bernama Suhib Ependi. Masa jabatan Suhib Ependi pun tidak berjalan lama, hingga akhirnya diadakan pemilihan Kepala Desa pertama pada tahun 1986 yang melibatkan seluruh penduduk desa dan sejak itulah Desa Cikampek Pusat diubah namanya dengan Desa Cikampek Kota.
Desa yang saat ini dipimpin oleh Indra Kusumah R, S.Pd memiliki luas wilayah 97,072 Ha dan terdiri dari 4 Dusun, 30 Rukun Tetangga (RT), dan 10 Rukun Warga (RW). Berdasarkan data survei, hingga bulan April tahun 2018 terdapat 1.822 kepala keluarga dan 7.574 jiwa yang menempati desa Cikampek Kota. Sebanyak 2.720 bangunan permanen telah dibangun, meliputi rumah tinggal, pertokoan, klinik, tempat ibadah, sekolah, pasar, dan fasilitas transportasi. Oleh sebab itu penduduk desa Cikampek Kota sebagian besar berprofesi dibidang jasa, perdagangan, dan buruh harian lepas.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Dalam menjalankan sistem pemerintahanya yang baik tentu Desa Cikampek Kota memiliki suatu struktur organisasi yang dapat membantu desa dalam melakukan perencanaan, pembangunan, penetapan tujuan kegiatan pemerintahan, serta pembagian tugas dan wewenang.
Adapun struktur organisasi pemerintahan Desa Cikampek Kota sebagai berikut:
Sumber : Sekretaris Desa Cikampek Kota (2018) Gambar III.1.
Struktur Organisasi Pemerintahan Desa Cikampek Kota
Berdasarkan bagan struktur organisasi di atas, berikut ini merupakan penjelasan fungsi, wewenang, dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan: 1. Badan Permusyawaratan Desa (BPD)
a. Membahas dan menyepakati Rancangan Peraturan Desa bersama Kepala Desa.
b. Menampung dan menyalurkan aspirasi masyarakat desa. c. Membentuk panitia pemilihan kepala desa.
d. Melakukan pengawasan terhadap kinerja Kepala Desa. 2. Kepala Desa
a. Memimpin penyelenggaraan pemerintahan desa. b. Mengangkat dan memberhentikan perangkat desa.
KEPALA DESA Indra Kusumah R, S.Pd BPD SEKRETARIS DESA Ujang Mansyur KAUR UMUM Ratna Komala KOMALASARI KAUR KEUANGAN Heni Handayani
KADUS MEKAR BARU
Iwan
KADUS KARAJAN REMAJA
Jaenudin Sakar KASI EKBANG Meta Pradigta KASI PEMERINTAHAN Nana Mulyana KASI TRANTIB Hadi Wibowo KADUS WIRAKARYA M. Muslihat
KADUS JATI INDAH
c. Memegang kekuasaan pengelolaan keuangan dan aset desa. d. Menetapkan peraturan desa.
e. Menenatapkan Anggaran dan Pendapatan Belanja desa. f. Membina kehidupan masyarakat desa.
g. Membina ketentraman dan ketertiban masyarakat desa.
h. Membina dan meningktakan perekonomian desar serta mengintegrasikan agar mencapai perekonomian skala produktif untuk sebesar-besarnya kemakmuran masyarakat desa.
i. Mengembangkan sumber pendapatan desa.
j. Mengusulkan dan menerima pelimpahan sebagian kekayaan negara guna meningkatkan kesejahteraan masyarakat desa.
k. Mengembangkan kehidupan sosial budaya masyarakat desa. l. Mengkoordinasikan pembangunan desa secara pasrtisifatif.
m. Mewakili desa didalam dan diluar pengadilan atau menunjuk kuasa hukum untuk mewakilinya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
n. Melaksanakan wewenang lain yang sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
3. Sekretaris Desa
a. Menyelenggarakan kegiatan administrasi pemerintahan dan mempersiapkan bahan untuk kelancaran tugas Kepala Desa.
b. Melaksanakan tugas Kepala Desa apabila Kepala Desa berhalangan hadir ataupun diberhentikan sementara.
d. Menyiapkan bahan laporan penyelenggaraan pemerintahan desa.
e. Mengkoordinasikan penyelenggaraan rapat rutin dan tugas-tugas urusan. f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Desa.
4. Kepala Urusan Keuangan (KAUR Keuangan)
a. Melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan desa. b. Persiapan bahan penyusunan APB Desa.
c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh sekretaris desa. 5. Kepala Urusan Umum (KAUR Umum)
a. Pelaksanaan, pengendalian, dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar serta pengendalian tata kearsipan.
b. Pelaksanaan pencatatan inventarisasi kekayaan Desa. c. Pelaksanaan pengelolaan administrasi umum.
d. Pelaksanaan penyediaan, penyimpanan, dan pendistribusian alat tulis kantor serta pemeliharaan dan perbaikan peralatan kantor.
e. Pengelolaan administrasi perangkat Desa.
f. Persiapan bahan-bahan laporan.
g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris Desa.
6. Kepala Seksi Perekonomian dan Pembangunan (KASI EKBANG)
a. Penyiapan bantuan-bantuan analisa & kajian perkembangan ekonomi masyarakat.
b. Pelaksanaan kegiaatan administrasi pembangunan. c. Pengelolaan tugas pembantuan.
7. Kepala Seksi Pemerintahan (KASI Pemerintahan) a. Melaksanakan management pemerintahan desa. b. Menyusun rancangan regulasi desa.
c. Melaksanakan pembinaan ketentraman dan ketertiban masyarakat desa. d. Melaksanakan upaya perlindungan masyarakat desa.
e. Melaksanakan pembinaan masalah kependudukan. f. Melaksanakan penataan dan pengelolaan wilayah desa. g. Melaksanakan pendataan dan pengelolaan profil desa.
8. Kepala Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum (KASI TRANTIB) a. Penyusunan rencana kerja Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum. b. Penyelenggaraan, pembinaan, dan pengawasan ketentraman dan
ketertiban umum serta perlindungan masyarakat.
c. Pendataan dan pencatatan hal-hal yang berkaitan dengan ketentraman dan ketertiban umum serta perlindungan masyarakat.
d. Pengumpulan, pengelolaan, dan evaluasi data di bidang ketentraman dan ketertiban serta perlindungan masyarakat.
e. Memfasilitasi kegiatan pengamanan wilayah dan penegakan Peraturan Daerah.
9. Kepala Dusun (KADUS)
a. Pembinaan ketentraman dan ketertiban, pelaksanaan upaya perlindungan masyarakat, mobilitas kependudukan, dan penataan pengelolaan wilayah. b. Mengawasi pelaksanaan pembangunan diwilayahnya.
c. Melaksanakan pembinaan kemasyarakat dalam meningkatkan kemampuan dan kesadaran dalam menjaga lingkungannya.
d. Melakukan upaya-upaya pemberdayaan masyarakat dalam menujang kelancaran penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan desa.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Pelayanan umum pada kantor Kepala Desa Cikampek Kota telah menggunakan komputer sebagai sarana pemroses data, namun penggunaan buku masih dijadikan sebagai media pencatatan laporan. Berikut ini merupakan langkah-langkah dan penjelasan dari prosedur sistem berjalan yang ada:
1. Prosedur Mengajukan Persyaratan
Penduduk mendatangi Kantor Kepala Desa dengan membawa persyaratan yang telah ditentukan. Persyaratan tersebut diajukan kepada Kaur Umum untuk diperiksa.
Adapun berkas persyaratan yang telah ditentukan sebagai berikut :
a. Surat Pengantar E-KTP, syaratnya: fotocopy kartu keluarga, dan fotocopy ijazah terakhir.
b. Surat Pengantar Kepolisian, syaratnya: fotocopy E-KTP dan fotocopy kartu keluarga.
c. Surat Keterangan Domisili, syaratnya: E-KTP dan fotocopy kartu keluarga.
d. Surat Keterangan Tidak Mampu, syaratnya: fotocopy E-KTP, fotocopy KK, fotocopy Kartu Jamkesmas.
2. Prosedur Pembuatan Surat
Setelah seluruh persyaratan dinyatakan lengkap dan sesuai, selanjutnya Kaur Umum membuat surat yang dimohon. Pembuatan surat tersebut dapat berupa
pengisian formulir yang telah tersedia sebelumnya atau melalui proses pengetikan dan pencetakan pada perangkat komputer. Surat yang telah dibuat ditandatangani dan dicap oleh Kepala Desa sebagai tanda persetujuan.
3. Prosedur Penyerahan Surat
Surat yang telah disahkan oleh Kepala Desa dicatat ke dalam buku laporan yang telah dikelompokkan berdasarkan kategori surat pengajuan. Selanjutnya surat tersebut diserahkan kepada penduduk.
3.3. Use Case Diagram
Gambar III.2
Tabel III.1.
Deskripsi Use Case Mengajukan Persyaratan Use Case Name Mengajukan Persyaratan
Requirements Penduduk dapat mengajukan persyaratan Goal Penduduk mengajukan persyaratan kepada Kaur
Umum
Pre-Conditions Penduduk telah menyiapkan persyaratan Post-Conditions Data persyaratan tidak lengkap
Failed Condition Penduduk tidak dapat mengajukan persyaratan kepada Kaur Umum
Actor Penduduk
Main Flow/Basic Path
1. Penduduk menyiapkan persyaratan 2. Penduduk datang ke kantor Kepala Desa 3. Penduduk membawa persyaratan
Invariant A Tidak ada Invariant B Tidak ada
Tabel III.2.
Deskripsi Use Case Memeriksa Persyaratan Use Case Name Memeriksa Persyaratan
Requirements Kaur Umum dapat memeriksa persyaratan
Goal Kaur Umum memeriksa persyaratan di kantor Kepala Desa
Pre-Conditions Penduduk telah mengajukan persyaratan Post-Conditions Data persyaratan tidak sesuai atau tidak cocok
Failed Condition Kaur Umum memeriksa persyaratan di kantor Kepala Desa
Actor Kaur Umum
Main Flow/Basic Path 1. Penduduk menunjukkan persyaratan
2. Penduduk menunggu pemeriksaan persyaratan Invariant A Tidak ada
Tabel III.3.
Deskripsi Use Case Membuat Surat Use Case Name Membuat Surat
Requirements Kaur Umum dapat membuat surat
Goal Kaur Umum mengisi formulir atau membuat surat pada komputer
Pre-Conditions Penduduk telah memberikan persyaratan yang benar Post-Conditions Surat telah dibuat
Failed Condition Kaur Umum tidak dapat membuat surat
Actor Kaur Umum
Main Flow/Basic Path
1. Kaur Umum menyesuaikan data dan persyaratan 2. Kaur Umum mengetik data pada komputer 3. Komputer mencetak surat
4. Surat di tandatangani Kepala Desa Invariant A
A1. Kaur Umum menyesuaikan data dan persyaratan A2. Kaur Umum mengisi formulir
A3. Formulir ditandatangani Kepala Desa Invariant B Tidak ada
Tabel III.4.
Deskripsi Use Case Menandatangani Surat Use Case Name Menandatangani Surat
Requirements Kepala Desa dapat menandatangani surat Goal Kepala Desa menandatangani surat Pre-Conditions Kaur Umum
Post-Conditions Terdapat tanda tangan Kepala Desa apad surat Failed Condition Kepala Desa tidak menandatangani surat
Actor Kepala Desa
Main Flow/Basic Path
1. Kaur Umum mengajukan surat ke ruang Kepala Desa
2. Surat diberi tanda tangan Kepala Desa Invariant A
A1. Kaur Umum mengajukan surat ke ruang Sekretaris Desa
A2. Surat diberi tanda tangan Sekretaris Desa Invariant B Tidak ada
Tabel III.5.
Deskripsi Use Case Mencap Surat Use Case Name Mencap Surat
Requirements Kepala Desa dan mencap surat
Goal Kepala Desa mencap surat di ruangannya Pre-Conditions Kepala Desa telah menandatangani surat Post-Conditions Terdapat cap Kepala Desa pada surat
Failed Condition Kepala Desa tidak dapat mencap surat di ruangannya
Actor Kepala Desa
Main Flow/Basic Path 1. Kepala Desa menandatangani surat 2. Kepala Desa mencap surat
Invariant A Tidak ada Invariant B Tidak ada
Tabel III.6.
Deskripsi Use Case Mencatat Laporan Use Case Name Mencatat Laporan
Requirements Kaur Umum dapat mencatat laporan
Goal Kantor Desa mencatat surat ke dalam buku laporan Pre-Conditions Kepala Desa mengesahkan surat
Post-Conditions Daftar pembuatan surat bertambah
Failed Condition Kantor Desa tidak dapat mencatat surat ke dalam buku laporan
Actor Kaur Umum
Main Flow/Basic Path
1. Kaur Umum menentukan jenis pengajuan 2. Kaur Umum mencari buku laporan 3. Daftar pembuatan surat ditambahkan Invariant A Tidak ada
Tabel III.7.
Deskripsi Use Case Menerima Surat
Use Case Name Menerima Surat
Requirements Penduduk dapat menerima surat
Goal Penduduk menerima surat yang dimohon
Pre-Conditions Kaur Umum mencatat surat ke dalam laporan
Post-Conditions Surat terdapat cap dan tanda tangan Kepala Desa
Failed Condition Penduduk tidak dapat menerima surat yang dimohon
Actor Penduduk
Main Flow/Basic Path
1. Penduduk memberikan persyaratan yang benar dan lengkap
2. Penduduk menunggu untuk diproses 3. Surat diberi tanda tangan dan cap
Invariant A Tidak ada
Invariant B Tidak ada
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Dokumen sistem berjalan terdiri atas dua dokumen, yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran.
A. Spesifikasi Dokumen Masukan
Dokumen masukan diterima dan menjadi acuan dalam menjalankan proses pelayanan. Dokumen masukan tersebut antara lain :
1. Nama Dokumen : Fotocopy E-KTP
Fungsi : Sebagai identitas dan data diri penduduk
Sumber : Penduduk
Tujuan : Kaur Umum
Media : Kartu
Jumlah : 1 (satu) lembar
Frekuensi : Setiap melakukan pelayanan umum Bentuk Dokumen : Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Fotocopy Kartu Keluarga
Fungsi : Sebagai identitas setiap anggota keluarga
Sumber : Penduduk
Tujuan : Kaur Umum
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) lembar
Frekuensi : Setiap melakukan pelayanan umum Bentuk Dokumen : Lampiran A.2
3. Nama Dokumen : Fotocopy Ijazah Terakhir
Fungsi : Untuk menyesuaikan identitas yang terdapat pada E-KTP, KK, dan Ijazah
Sumber : Penduduk
Tujuan : Kaur Umum
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) lembar
Frekuensi : Setiap mengajukan pembuatan E-KTP Bentuk Dokumen : Lampiran A.3
4. Nama Dokumen : Fotocopy Kartu Jamkesmas
Fungsi : Untuk jaminan kesehatan masyarakat miskin
Sumber : Penduduk
Tujuan : Kaur Umum
Jumlah : 1 (satu) lembar
Frekuensi : Setiap terjadi permohonan surat keterangan tidak mampu
Bentuk Dokumen : Lampiran A.4
B. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Berikut ini dokumen yang dihasilkan dari proses pelayanan umum: 1. Nama Dokumen : Formulir Permohonan E-KTP
Fungsi : Untuk memenuhi syarat pembuatan E-KTP
Sumber : Kepala Desa
Tujuan : Penduduk
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) lembar
Frekuensi : Setiap ada permohonan pembuatan E-KTP Bentuk Dokumen : Lampiran B.1
2. Dokumen : Surat Pengantar SKCK
Fungsi : Untuk melengkapi syarat pembuatan SKCK
Sumber : Kepala Desa
Tujuan : Penduduk
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) lembar
Frekuensi : Setiap ada penduduk yang akan membuat SKCK Bentuk Dokumen : Lampiran B.2
3. Nama Dokumen : Surat Keterangan Tidak Mampu
Fungsi : Untuk menyatakan bahwa penduduk tersebut benar-benar tidak mampu
Sumber : Kepala Desa
Tujuan : Penduduk
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) lembar
Frekuensi : Setiap ada penduduk yang meminta surat Keterangan tidak mampu
Bentuk Dokumen : Lampiran B.3
4. Nama Dokumen : Surat Keterangan Domisili
Fungsi : Untuk menyatakan bahwa penduduk tersebut merupakan pendatang
Sumber : Kepala Desa
Tujuan : Penduduk
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) lembar
Frekuensi : Setiap ada penduduk yang berstatus pendatang Bentuk Dokumen : Lampiran B.4
5. Nama Dokumen : Laporan Pembuatan Surat
Fungsi : Sebagai bukti laporan pelayanan pembuatan surat
Tujuan : Sekretaris Desa
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) lembar
Frekuensi : Setiap satu bulan untuk dibuat perekapan laporan Bentuk Dokumen : Lampiran B.5
3.5. Permasalahan
Berdasarkan analisa, sistem yang selama ini diterapkan dalam proses pelayanan umum di Desa Cikampek Kota masih menimbulkan beberapa kendala bagi penduduknya, antara lain :
1. Letak Kantor Desa Cikampek Kota sulit dijangkau bagi mereka yang sudah berusia lanjut.
2. Jam operasional Kantor Desa yang hanya buka di hari kerja menyebabkan sebagaian penduduk sulit mendapatkan pelayanan di waktu yang mendesak. 3. Informasi yang disampaikan kepada penduduk cenderung lambat atau bahkan
tidak tersalurkan.
4. Pengajuan permohonan melalui RT atau RW yang mungkin saja bisa dimanipulasi.
5. Penyusunan laporan memerlukan waktu yang lebih lama.
3.6. Pemecahan Masalah
Sebagai upaya untuk membenahi permasalahan yang ada, solusi utama ialah dengan penyediaan sistem yang berkualitas, mampu bekerja secara efektif selama 24 jam, hemat waktu dan biaya. Dengan tujuan utama adalah mengurangi kesalahan dalam pencatatan data dan mengurangi risiko hilangnya data penduduk.
Alternatif pemecahan masalah yang ditempuh sebagai berikut :
1. Penyediaan website guna mempermudah pekerjaan bagi semua orang yang terlibat, terutama bagi penduduk. Website ini diwujudkan dengan mudahnya upload dokumen yang menjadi persyaratan.
2. Penyediaan akses internet ke seluruh pelosok wilayah desa agar website dapat bekerja secara optimal selama 24 jam.
3. Selain bersifat melayani keberadaan website dapat difungsikan sebagai portal berita seputar keadaan dan kegiatan Desa.
4. Penciptaan website dengan multiuser untuk mencegah terjadinya akses pengolahan data dari pihak yang tidak diizinkan.
5. Pengolahan laporan yang dapat dilihat dengan terurut dan berkelompok sehingga memudahkan proses pendataan penduduk.
6. Mengambangkan website Desa dalam berbagai pelayanan agar dapat berfungsi secara menyeluruh melalui pemanfaatan teknologi dan informasi.
