BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN ANALISIS DATA
4.1. Penyajian Data
4.1.1. Gambaran Umum Obyek Penelitian
A. Gambaran Umum Kantor Otoritas Pelabuhan Utama Tanjung Perak Surabaya
Bahwa dalam rangka meningkatkan daya guna dan hasil guna di bidang kepelabuhan, perlu menata kembali organisasi dan tata kerja Kantor Otoritas Pelabuhan. Adapun dasar hukum pembentukan Kantor Otoritas Pelabuhan :
1. Undang-undang Nomor 17 Tahun 2008 tentang Pelayaran (Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 64, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4849);
2. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2009 tentang Kepelabuhanan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 151, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5070);
3. Peraturan Pemerintah Nomor 5 tahun 2010 tentang Kenavigasian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 8, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5093);
4. Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 2010 tentang Angkutan di Perairan (lemberan Negara Republik Indonesia Tahun 2010
Nomor 26, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia 5108);
5. Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 2010 tentang Perlindungan Lingkungan Maritim (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 27, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5109);
6. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan dan Organisasi Kementerian Negara;
7. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara;
8. Peraturan Menteri Perhubungan Nomor KM.43 tahun 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Perhubungan sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Menteri Perhubungan Nomor 20 Tahun 2008;
9. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/18/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Organisasi Unit Pelaksana Teknis Kementerian dan Lembaga Pemerintahan Non Kementerian.
B. Tugas Pokok dan Fungsi serta Struktur Organisasi Kantor Otoritas Pelabuhan Utama Tanjung Perak Surabaya
1) Tugas Pokok
Kantor Otoritas Pelabuhan adalah Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Kementerian Perhubungan yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Menteri Perhubungan melalui Direktorat
Jenderal Perhubungan Laut. Mempunyai Tugas melaksanakan pengaturan, pengendalian, dan pengawasan kegiatan kepelabuhanan pada pelabuhan yang diusahakan secara komersial.
2) Fungsi
Dalam melaksanakan tugasnya, Kantor Otoritas Pelabuhanan menyelenggarakan fungsi :
a. Penyusunan rencana kerja, program dan desain, analisa dan evaluasi penyediaan lahan daratan dan perairan pelabuhan serta penyediaan dan pemeliharaan fasilitas pelabuhan, penahan gelombang, pengerukan kolam pelabuhan dan alur pelayaran, reklamasi serta jaringan jalan dan sarana bantu navigasi pelayaran, sarana dan prasarana jasa kepelabuhanan;
b. Penyusunan rencana induk pelabuhan, Daerah Lingkungan Kerja (DLKr) dan Daerah Lingkungan Kepentingan (DLKp) pelabuhan;
c. Penyusunan dan pengusulan tarif untuk ditetapkan oleh Menteri atas penggunaan perairan dan/atau darata, fasilitas pelabuhan serta jasa kepelabuhanan yang disediakan oleh Kantor Otoritas Pelabuhan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
d. Pelaksanaan pengaturan, pengendalian, dan pengawasan kegiatan lalu lintas dan angkutan laut serta penjaminan kelancaran arus barang di pelabuhan;
e. Pelaksanaan pengaturan dan pengawasan penggunaan lahan daratan dan perairan, fasilitas dan pengoperasian pelabuhan, Daerah
Lingkungan Kerja (DLKr) dan Daerah Lingkungan Kepentingan (DLKp) pelabuhan serta keamanan dan ketertiban di pelabuhan;
f. Pelaksanaan penjaminan dan pemeliharaan kelestarian lingkungan di pelabuhan;
g. Pelaksanaan peran sebagai wakil Pemerintah dalam pemberian konsesi atau bentuk lainnya kepada Badan Usaha Kepelabuhan untuk melakukan kegiatan pengusahaan di pelabuhan;
h. Pelaksanaan pembinaan usaha dan penyedia dan/atau pelayanan jasa kepelabuhanan yang belum disediakan oleh Badan Usaha Kepelabuhan;
i. Pengelolaan urusan tata usaha, kepegawaian, keuangan, hukum dan hubungan masyarakat.
3) Struktur Organisasi
Memperhatikan tugas dan fungsi Kantor Otoritas Pelabuhan Utama Tanjung Perak Surabaya tersebut, maka diperlukan komponen pegawai yang sesuai agar dapat mengelola fungsi dari organisasi ini. Secara kuantitas jumlah pegawai yang ada pada Kantor Otoritas Pelabuhan Utama Tanjung Perak Surabaya ini sudah mencukupi untuk mengelola seluruh aktivitas tugas yang diembannya, namun jika dilihat dari sudut kualitas sumber daya manusia yaitu dari sisi pendidikannya nampak masih kurang memadai. Dalam rangka mencapai tujuan organisasi khususnya dalam upaya meningkatkan kinerja pelayanan kepada masyarakat maka dalam pelaksanaan tugas
seluruh komponen Kantor Otoritas Pelabuhan Utama Tanjung Perak Surabaya wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, sinkronisasi secara vertikal horizontal baik dalam lingkungan Kantor Otoritas Pelabuhan Utama Tanjung Perak Surabaya maupun dengan instalasi lain yang terkait sesuai dengan tugasnya masing-masing sehingga pelayanan kepada masyarakat yang efektif dan efisien dapat diwujudkan. Berikut deskripsi tugas masing-masing bagian dan susunan organisasinya dapat dilihat pada gambar 4.1 sebagai berikut :
Sumber : Bagian Tata Usaha Kantor Otoritas Pelabuhan Utama Tanjung Perak Surabaya, 2014.
Gambar 4.1
Struktur Organisasi Kantor Otoritas Pelabuhan Utama Tanjung Perak Surabaya KEPALA KANTOR
BAGIAN TATA USAHA
SUB BAGIAN UMUM & KEPEGAWAIAN
BIDANG LALA, OPERASI & USAHA KEPELABUHANAN BIDANG PERENCANAAN &
PEMBANGUNAN
SUB BAGIAN KEUANGAN
SUB BAGIAN HUKUM & HUMAS
SEKSI
PENYUSUNAN RENCANA
SEKSI PENYUSUNAN PROGRAM & DESAIN
SEKSI ANALISA, EVALUASI & TARIF
SEKSI LALU LINTAS & ANGKUTAN LAUT
SEKSI FASILITAS & PENGAWASAN
OPERASIONAL
SEKSI BINA USAHA DAN JASA KEPELABUHANAN
Adapun uraian tugas masing-masing bagian Kantor Otoritas Pelabuhan Utama Tanjung Perak Surabaya terdiri dari :
A. Bagian Tata Usaha.
Bagian tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan urusan keuangan, kepegawaian dan umum, hukum dan hubungan masyarakat serta pelaporan di lingkungan Kantor Otoritas Pelabuhan.
B. Bidang Perencanaan dan Pembangunan.
Bidang Perencanaan dan Pembangunan mempunyai tugas melaksanakan penyusunan rencana kerja, program dan desain, analisa dan evaluasi penyediaan lahan daratan dan perairan pelabuhan, penyediaan dan pemeliharaan penahan gelombang, pengerukan kolam pelabuhan dan alur pelayaran, reklamasi, jaringan jalan, Sarana Bantu Navigasi Pelayaran (SBNP), sarana dan prasarana jasa kepelabuhanan serta penyusunan rencana induk pelabuhan, Daerah Lingkungan Kerja (DLKr) dan Daerah Lingkungan Kepentingan (DLKp) pelabuhan, penyusunan dan pengusulan tarif untuk ditetapkan oleh Menteri atas penggunaan perairan dan/atau daratan, fasilitas pelabuhan serta jasa kepelabuhanan yang disediakan oleh Kantor Otoritas Pelabuhan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
C. Bidang Lalu Lintas dan Angkutan Laut, Operasi, dan Usaha Kepelabuhanan.
Bidang Lalu Lintas dan Angkutan Laut, Operasi, dan Usaha Kepelabuhanan mempunyai tugas melaksanakan pengaturan, pengendalian, dan pengawasan kegiatan lalu lintas dan angkutan laut, pengaturan dan pengawasan penggunaan lahan daratan dan perairan, fasilitas dan pengoperasian pelabuhan dan Daerah Lingkungan Kerja (DLKr) dan Daerah Lingkungan Kepentingan (DLKp) pelabuhan, keamanan dan ketertiban di pelabuhan, penjaminan dan pemeliharaan kelestarian Iingkungan, pemberian konsesi atau bentuk lainnya kepada Badan Usaha Pelabuhan, pembinaan usaha, dan penyediaan dan/atau pelayanan jasa kepelabuhanan yang belum disediakan oleh Badan Usaha Pelabuhan.
C. Pegawai
Berdasarkan data yang diperoleh, jumlah pegawai Kantor Otoritas Pelabuhan Utama Tanjung Perak Surabaya pada bulan Mei 2014 sebanyak 80 pegawai.
Tabel 4.1
Pegawai Kantor Otoritas Pelabuhan Utama Tanjung Perak Surabaya Menurut Pangkat & Golongan
No. Nama Bagian / Bidang Golongan Kepangkatan Total
I II III IV 1.
2. 3.
Bagian Tata Usaha
Bidang Perencanaan dan Pembangunan
Bidang Lalu Lintas dan Angkutan Laut, Operasi, dan Usaha Kepelabuhanan
- - 1 15 3 10 12 14 18 3 2 2 30 19 31 Jumlah 1 28 44 7 80
Sumber : Sub Bagian Kepegawaian Kantor Otoritas Pelabuhan Utama Tanjung Perak Surabaya, bulan Mei 2014.
Tabel 4.2
Pegawai Kantor Otoritas Pelabuhan Utama Tanjung Perak Surabaya Menurut Tingkat Pendidikan
No. Nama Bagian / Bidang
Tingkat Pendidikan Total SD SMP SMA D3 S1 S2 1. 2. 3.
Bagian Tata Usaha
Bidang Perencanaan dan Pembangunan Bidang Lalu Lintas dan Angkutan Laut, Operasi, dan Usaha Kepelabuhanan
- - - - - - 12 5 10 4 2 5 8 10 11 6 2 5 30 19 31 Jumlah 0 0 27 11 29 13 80
Sumber : Sub Bagian Kepegawaian Kantor Otoritas Pelabuhan Utama Tanjung Perak Surabaya, bulan Mei 2014.
4.1.2 Deskripsi Informan
4.1.2.1 Gambaran Umum Bagian Keuangan
Bagian keuangan bertugas untuk membantu dan bertanggungjawab dalam menyiapkan bahan rumusan kebijakan, usulan, koordinasi, pelaksanaan, evaluasi serta pelaporan keuangan dalam suatu Instansi. Salah satu kewajibannya adalah melakukan pengawasan terhadap kegiatan pengelolaan keuangan. Dalam pengelolaan keuangan terdapat kegiatan penerimaan, pengeluaran, pencatatan Barang Milik Negara serta pelaporan keuangan. Di kegiatan penerimaan yang berupa PNBP (Penerimaan Negara Bukan Pajak) ada Bendahara Penerimaan dan Petugas Pengelolanya termasuk Operator aplikasi PNBP. Sedangkan di kegiatan pengeluaran ada Bendahara Pengeluaran yang dibantu Operator aplikasi SPM (Surat Permintaan Membayar) dan Pembuat Daftar Gaji yang menangani khusus Belanja Pegawai (Gaji dan Tunjangan). Di kegiatan pencatatan BMN ada Bendahara Materiil, di bantu Operator aplikasi Persediaan dan SIMAK BMN. Dan untuk kegiatan pelaporan keuangan ada Verifikator yang dibantu Operator aplikasi SAKPA (Sistem Akuntansi Keuangan Pengguna Anggaran). Dan yang bertanggungjawab serta mengawasi keseluruhan kegiatan ada Kepala Sub Bagian Keuangan yang mengawasi dan membimbing seluruh kegiatan tersebut.
Di setiap satuan kerja oleh Kementerian Keuangan telah diberikan masing-masing DIPA (Daftar Isian Pengguna Anggaran) yang didalamnya ada POK (Petunjuk Operasional Kegiatan) yang merupakan acuan dari
satuan kerja untuk melakukan kegiatan keuangan. Didalam DIPA dari masing-masing satuan kerja terdapat “Pagu” yang merupakan batasan maksimal jumlah nominal uang untuk dapat dilakukan pencairan dana. Di DIPA ada 2 jenis Sumber Dana, yaitu Dana yang berasal dari “Rupiah Murni” (Penerimaan pemerintah yang bukan berasal dari Pendapatan Negara) dan Dana yang berasal dari “PNBP” (Penerimaan Negara Bukan
Pajak). Setiap pengajuan permintaan pencairan dana digunakan program aplikasi yang membantu penyeragaman data yang berasal dari satuan kerja kepada kantor perbendaharaan negara. Setiap pekerjaan yang akan dilakukan pencairan dana harus disesuaikan dari kelompok belanja apakah pekerjaan tersebut. Sesuai perundang-undangan yang berlaku, maka detail kegiatan tersebut harus sesuai dengan akunnya. Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara hanya akan memperbolehkan dana bisa cair ketika akun dan kelompok belanjanya sesuai.
4.1.2.2 Deskripsi Jabatan dan Tugas Informan
Gambaran umum informan menjelaskan apa jabatan informan dan apa yang menjadi tugas pokok informan di bagian keuangan Kantor Otoritas Pelabuhan Utama Tanjung Perak Surabaya. Setelah mengetahui tugas pokok dari masing-masing informan akan dapat diketahui mana informan yang menggunakan Teknologi Informasi dalam kegiatan keuangan atau pelaporan keuangan.
Adapun jabatan beserta tugas pokok informan yang diteliti adalah :
1) Informan 1 (WALUYO; 52th)
Jabatan sebagai Petugas Administrasi Pengelolaan Belanja Pegawai dikenal sebagai Operator aplikasi GPP/Pembuat Daftar Gaji. Bertugas untuk menyiapkan, memeriksa, mengendalikan serta melakukan pembayaran terkait gaji, uang makan, tunjangan kegiatan dan lembur, kemudian membuat rekapitulasi data keuangan sebagai bahan pembuat laporan. Dalam menyiapkan dan memeriksa data untuk gaji, uang makan, tunjangan kegiatan dan lembur responden dibantu program aplikasi GPP. Aplikasi ini dibuat untuk mendukung pengalihan administrasi pengelolaan belanja pegawai dari KPPN (Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara) kepada satuan kerja kementerian/lembaga. Oleh karena itu diperlukan sebuah program aplikasi yang seragam untuk digunakan seluruh satuan kerja. Mengingat jenis, variable dan ketentuan dalam pembayaran belanja pegawai yang sangat kompleks. Direktorat Sistem Perbendaharaan memciptakan sebuah program aplikasi yang mudah dan praktis (User friendly) namun tetap mengedepankan unsur pengamanan terhadap kemungkinan bocornya keuangan negara. Dengan aplikasi ini diwujudkan dengan adanya berbagai validasi yang melekat pada aplikasi tersebut. Menyadari dinamika dalam pembayaran belanja pegawai dihadapkan dengan segala keterbatasan yang ada, maka penyempurnaan terus menerus terhadap aplikasi GPP merupakan tuntutan yang tidak bisa
dihindari. Segala perubahan terhadap aplikasi ini akan segera didistribusikan kepada seluruh satuan kerja melalui sarana internet untuk selanjutnya dapat dilakukan penyempurnaan. Informan 1 dikelompokkan sebagai pegawai yang melakukan Kegiatan Keuangan.
2) Informan 2 (DANY INDRA LESMANA, 29th)
Jabatan sebagai Petugas Pembuat dan Pengantar SPM dikenal sebagai Operator Aplikasi Surat Perintah Membayar. Bertugas untuk membuat, mencetak dan mentransfer ADK (Arsip Data Komputer) ke dalam dan dari aplikasi SPM. Pengajuan permintaan pembayaran oleh satuan kerja ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara tidak hanya yang berasal dari Belanja Pegawai (Gaji dan Tunjangan), tetapi bisa yang juga yang berasal dari Belanja Barang serta Belanja Modal. Belanja Barang adalah belanja non gaji/tunjangan yang tidak menambah kekayaan/aset suatu instansi. Sedangkan Belanja Modal adalah belanja yang akan menambah nilai aset suatu instansi. Informan 2 dikelompokkan sebagai pegawai yang melakukan Kegiatan Keuangan.
3) Informan 3 (SURYANI HASANUDDIN, S. Ap; 37th)
Jabatan sebagai Bendahara Pengeluaran. Bertugas mengelola pengeluaran berdasarkan kegiatan yang tercantum dalam petunjuk Operasional Kegiatan (POK) dan DIPA untuk Tahun Anggaran yang bersangkutan. Bendahara pengeluaran melakukan kegiatan menerima dan menyimpan Uang Persediaan dan melakukan pengujian tagihan yang akan dibayarkan melalui Penggantian Uang. Bendahara
pengeluaran juga melakukan pemotongan/pemungutan dari pembeyaran yang dilakukan atas kewajiban negara. Juga menyetorkan potongan/pungutan dari pembayaran kewajiban kepada Negara ke rekening Kas Umum Negara. Serta melakukan penata usahaan transaksi Uang Persediaan, Menyelenggarakan pembukuan transaksi Uang Pesediaan dan mengelola rekening tempat uang persediaan. Informan 3 dikelompokkan sebagai pegawai yang melakukan Kegiatan Keuangan.
4) Informan 4 (DADANG KARTIKA WARDHANA, SH; 32th)
Jabatan sebagai Petugas Pengelola PNBP dikenal sebagai Operator aplikasi PNBP. Bertugas melakukan penginputan data terkait dengan PNBP ke dalam aplikasi PNBP serta mem-back up file tersebut ke dalam berbagai jenis penyimpanan data untuk bisa dilaporkan via email ke Kementerian Perhubungan. Informan 4 dikelompokkan sebagai pegawai yang melakukan Pelaporan Keuangan.
5) Informan 5 (ELOK INAYATI, A.Md; 29th)
Jabatan sebagai Bendahara Penerimaan. Bertugas melakukan pengelolaan penerimaan PNBP berdasarkan peraturan perundang-undang yang berlaku. Bendahara Penerimaan melakukan kegiatan menerima, membukukan, menyimpan, dan menyetorkan uang penerimaan PNBP kepada Kas Umum Negara. Serta menyimpan semua bukti penerimaan dan penyetoran serta pertanggungjawabannya sebagai tanda bukti kepada pemeriksa keuangan. Informan 5 dikelompokkan sebagai pegawai yang melakukan Kegiatan Keuangan.
6) Informan 6 (TRI SUSANTI, SH; 28th)
Jabatan sebagai Petugas Pengadministrasi BMN (Barang Milik Negara) dikenal sebagai Operator aplikasi SIMAK BMN. Bertugas melakukan penerimaan, pencatatan, penyimpanan surat dan dokumen lainnya terkait Barang Milik Negara (BMN) sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku. Pengadministrasi BMN melakukan kegiatan penerimaan, pencatatan dan pemilahan surat terkait Barang Milik Negara. Juga mengelompokan dan membukukan Barang Milik Negara menurut jenis dan sifatnya ke dalam buku inventaris dan buku persedian serta menginputnya ke dalam aplikasi SIMAK BMN berdasarkan dokumen sumber. Juga memberi nomor regristasi pada barang inventaris di Unit Pemakai Barang. Serta melakukan pelaporan hasil pelaksanaan tugas terkait sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban kepada Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL). Informan 6 dikelompokkan sebagai pegawai yang melakukan Pelaporan Kuangan.
7) Informan 7 (VIEKA MAY NUGROHO; 27th)
Jabatan sebagai Bendahara Materiil. Bertugas sebagai menerima, menyimpan, memelihara, dan mendistribusikan Barang Milik Negara (BMN). Bendahara Materiil melakukan kegiatan melaksanakan penetausahaan Barang Milik Negara; menerima Barang Milik Negara dari hasil pengadaan BMN; merencanakan kebutuhan dan penganggaran Barang Milik Negara; melaksanakan penggunaan, pemanfaatan, pemindahtanganan dan penghapusan Barang Milik
Negara; mengamankan dan memelihara Barang Milik Negara; menganalisa pengadaan Barang Milik Negara; menyelesaikan (apabila ada) kerugian Negara; dan menginput data persedian kedalam aplikasi PERSEDIAN serta melaporkannya kepada Kementerian Perhubungan setiap Semester (6 bulan). Informan 7 dikelompokkan sebagai pegawai yang melakukan Kegiatan dan Pelaporan Keuangan.
8) Informan 8 (BENETI AKHMADIAN; 34th)
Jabatan sebagai Petugas Sistem Akuntansi Instansi dikenal sebagai Operator aplikasi SAKPA. Bertugas mengelola administrasi keuangan dengan cara menyusun program, mengendalikan dan mengkoordinasikan serta memeriksa dan mengevaluasi sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku. Petugas Sistem Akuntansi Instansi melakukan kegiatan memantau keuangan sesuai dengan bidang tugasnya agar dalam pelaksanaannya terdapat kesesuaian dengan rencana awal, pengevaluasi dan menyusun laporan secara berkala sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku sebagai bahan penyusunan program berikutnya, serta membuat rekapitulasi data laporan realisasi anggaran dan sarana berdasarkan data yang masuk untuk bahan laporan atas penggunaan anggaran dan menyusun rencana kegiatan program untuk pencapaian tujuan program. Semua data-data yang berasal dari Bendahara Penerimaan, Bendahara Materiil dan Bendahara Pengeluaran dihimpun untuk bisa di-input ke dalam aplikasi SAKPA. Petugas Sistem Akuntansi Instansi berkewajiban melaporkan dan menverifikasi
output dari aplikasi SAKPA kepada Kementerian Keuangan lewat Kantor Pelayanan Perbendaharan Negara serta merekonsolidasikan dengan Kementerian Perhubungan setiap Semester. Informan 8 dikelompokkan sebagai pegawai yang melakukan kegiatan Pelaporan Keuangan.
9) Informan 9 (MITA ERIDANI, S. Psi; 33th)
Jabatan sebagai Penyusun Laporan Akuntabilitas. Bertugas menerima, menghimpun dan mengklasifikasikan data keuangan maupun data kinerja sebagai dasar penyusunan laporan akuntabilitas. Penyusun Laporan Akuntabilitas melakukan kegiatan menerima dan mengumpulkan laporan akuntabilitas dari masing-masing operator (SAKPA, SIMAK BMN dan seksi/subbagian terkait); mengklasifikasi data akuntabilitas kinerja sesuai spesifikasi dan prosedur; menyusun konsep laporan akuntabilitas sesuai dengan hasil kajian dan prosedur untuk tercapainya sasaran yang diharapkan; mengevaluasi proses penyusunan laporan akuntabilitas sebagai bahan perbaikan dan kesempurnaan tercapainya sasaran; serta melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban. Informan 9 dikelompokkan sebagai pegawai yang melakukan kegiatan Pelaporan Keuangan.
10) Informan 10 (Hj. ARBAIYAH, SH; 44th)
Jabatan sebagai Verifikator. Bertugas menerima dan menyortir serta meneliti dan mencocokkan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran
sesuai dengan mata anggaran untuk diperiksa/diteliti apakah telah sesuai dengan peruntukannya. Verifikator melakukan kegiatan menerima dan menyortir dokumen dan data dukung lainnya untuk disusun sesuai dengan mata anggaran; meneliti dan mencocokkan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran dengan laporan realisasi agar diketahui apakah telah sesuai dengan peruntukannya; serta melakukan pemeriksaan terhadap dokumen Surat Perintah Membayar beserta data dukungnya sesuai ketentuan yang berlaku. Responden ini adalah informan key, dikarenakan sebagai verifikator berarti sebagai pendamping pengawas atas seluruh kegiatan keuangan suatu instansi. Informan 10 tidak secara langsung melakukan Kegiatan ataupun Pelaporan Keuangan, tetapi sebagai pengaudit atas seluruh dokumen keuangan.
11) Informan 11 (Ir. SINDHY PRAKOSO; 54th)
Jabatan sebagai Kepala Sub Bagian Keuangan Kantor Otoritas Pelabuhan Utama Tanjung Perak Surabaya. Bertugas membantu dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Tata Usaha Kantor Otoritas Pelabuhan Utama Tanjung Perak Surabaya dengan menyiapkan bahan rumusan kebijakan, koordinasi, pelaksanaa, evaluasi serta pelaporan Sub Bagian Keuangan untuk kelancaran tugas. Kepala Sub Bagian Keuangan melakukan kegiatan menyusun rencana kerja kegiatan pengelolaan anggaran keuangan sebagai pedoman kerja; menyusun usulan rencana anggaran dalam tahun anggaran berjalan agar kegiatan
berjalan sesuai rencana; memberikan petunjuk araha kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas; memberikan bimbingan teknis terhadap kegiatan pengelolaan keuangan; melakukan pengawasan terhadap kegiatan pengelolaan keuangan, penerimaan, penyetoran dan pembukuan PNBP; melakukan evaluasi terhadap kegiatan pengelolaan keuangan; serta mengoreksi laporan pertanggungjawaban keuangan. Responden ini adalah informan key, dikarenakan sebagai Kepala Sub Bagian Keuangan berarti sebagai pengawas utama atas seluruh kegiatan keuangan suatu instansi. Informan 11 tidak secara langsung melakukan Kegiatan ataupun Pelaporan Keuangan, tetapi sebagai pembimbing serta pengaudit atas seluruh kegiatan dan pelaporan dokumen keuangan.
4.2. Hasil Penelitian
4.2.1. Efektivitas Penerapan Teknologi Informasi Terhadap Kualitas Kegiatan dan Pelaporan di Bagian Keuangan
4.2.1.1. Penerapan Teknologi Informasi di Bagian Keuangan
Di bagian keuangan Kantor Otoritas Pelabuhan Surabaya, penggunaan Teknologi Informasi (TI) hampir telah diterapkan oleh seluruh staf dan pejabat di bagian itu. Mulai dari penggunaan sederhana seperti program-program komputer seperti Microsoft Office Word, Axcel, Acces dan Powepoint sudah sering digunakan. Pekerjaan di bidang keuangan sehari-hari tidak lepas dari program-program itu. Di jaman yang semakin maju, penggunaan TI semakin wajib digunakan seiring dengan keinginan
untuk penggunaan perangkat yang bisa membuat pekerjaan agar lebih mudah, praktis, akurat dan cepat. Dan khusus bagi satuan kerja di pemerintahan yang berhubungan dengan proses-proses keuangan, kementerian Keuangan telah bergerak lebih dan sangat maju dalam hal proses pengajuan permintaan pencairan dana. Seperti telah dibuatnya “aplikasi SPM”, yang akan membuat pengajuannya lebih mudah, praktis
dan akurat. Sedangkan dalam pengadministrasian Barang Milik Negara, “aplikasi SIMAK BMN” akan jauh lebih memudahkan satuan-satuan kerja
untuk bisa membukukannya dengan sangat praktis dan akurat. Untuk proses penggajian pegawai suatu instansi, penggunaan “aplikasi GPP”
sangat membantu Pembuat Daftar Gaji untuk menyiapkan data gaji bagi para pegawai dengan lebih cepat dan akurat.
Semula ada keraguan dari jawaban akan pertanyaan “apa itu Tenologi Informasi?”. Hampir semua informan ragu akan jawaban mereka masing-masing. Bahkan ada beberapa yang tidak menyadari kalau apa yang mereka kerjakan sehari-hari merupakan penerapan dari penggunaan Teknologi Informasi. Dalam hal ini penulis mencoba memberi penjelasan baku kepada para informan dari apa itu Teknologi Informasi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (Bab II: Sub bab 2.2.4 Konsep Penerapan Teknologi Informasi). Setelah diberi penjelasan oleh penulis, barulah informan menyadari bahwa rutinitas yang mereka lakukan setiap hari merupakan penerapan penggunaan TI. Seperti yang dikemukakan informan 5 (Bendahara Penerimaan) sebagai berikut:
“Setiap bulan saya selalu membuat Laporan PertanggungJawaban dengan menggunakan Word di komputer, baru tahu saya kalau mengunakan komputer termasuk Teknologi Informasi “ (Hasil wawancara tanggal 6 Juni 2014)
Hal senada juga diungkapkan oleh informan 2 (Operator aplikasi SPM) sebagai berikut:
“Pegangan saya ya aplikasi SPM. Di aplikasi ini saya penerimaan ADK (Administrasi Data Komputer) dari GPP (aplikasi GPP), menginput data gaji di SPM, ta cetak (saya cetak..) terus -ADK kirim-nya ta simpen (saya simpan) di flash disk, bersama berkasnya ta kirim (saya sampaikan..) ke KPPN (Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara). Ternyata itu juga termasuk menggunakan Teknologi Informasi toh” (Hasil wawancara tanggal 30 Mei 2014)
Tetapi ada juga informan yang sudah sangat paham dengan pekerjaannya yang menggunakan TI. Hal ini diungkapkan oleh informan 7 (Bendahara Materiil) sebagai berikut:
“Saya memang baru bertugas sebagai bendahara materiil, sejak awal tahun ini. Data-data persediaan secara manual saya bukukan di Excel (Microsoft Excel). Tetapi untuk praktisnya saya input juga di aplikasi PERSEDIAAN. Jadi ketika sudah saatnya saya buat laporan Persediaan, aplikasi ini tinggal di klik menu cetak. Menu kirim untuk rekon internal ke aplikasi SAKPA juga ada, tinggal transfer ke flash dish aja. Mudah, praktis, akurat dan cepat. Itu keunggulan penggunaan TI. Dan kalau ditanya mulai kapan saya mengenal TI, saya sudah menggunakan TI mulai SMA (10 tahun lalu..)” (wawancara tanggal 5 Juni 2014)
Penggunaan TI hampir setiap hari dilakukan oleh staf dibagian keuangan, walaupun sacara awam masing-masing mereka ada yang tidak tahu apa saja pekerjaan yang berkenaan dengan TI. Sebagian dari mereka bahkan baru menggunakannya ketika mereka mulai bekerja. Bahkan ada
beberapa pegawai yang pernah melakukan pekerjaannya sebelum penggunaan komputer. Pegawai-pegawai yang sudah lebih dari 20 tahun bekerja, adalah mereka yang mengalami masa-masa itu. Dalam hal ini penggunaan Mesin Tik pada saat itu masih dioperasikan dalam kegiatan sehari-hari. Perubahan alat bantu pekerjaan terkadang menyulitkan mereka, apalagi sifat TI yang selalu akan mengikuti perkembangan jaman. Pembaharuan-pembaharuan yang muncul dengan maksud semakin menyempurnakan penggunaan TI tidak jarang membuat pegawai tersebut mengalami kesulitan untuk beradaptasi. Hal ini terkuak saat informan 1 (Petugas Administrasi Pengelola Belanja Pegawai) diwawancarai, sebagai berikut:
“Saya bekerja sudah 33 tahun, tetapi baru 18 tahun ditempatkan di bagian keuangan. Pada awal-awal di bagian keuangan saya sudah dipercaya untuk ngurusi gajinya pegawai (Pembuat Daftar Gaji). Malah waktu itu belum pakai komputer untuk membuat daftar permintaan gaji pegawai, masih pakai mesin tik. Untuk membuat rincian pembayaran tiga ratusan pegawai bisa selesai hampir seminggu. Itupun masih ada kemungkinan salah hitung. Baru mulai pakai komputer tahun 2000, ya sekitar 14 tahun yang lalu. Itu belum ada aplikasi, masih dikerjakan di Excel. Baru kira-kira 6 tahun kemudian muncul aplikasi GPP. Tapi ya belum bisa saya, itu ajah saya minta diajari pegawai yang lebih muda untuk penginstalannya. Sampai sekarang pun kalau ada perbaharuan data kayak update-updatenya saya masih minta tolong yang muda-muda. Semisal ada troubelnya pun ya masih bingung saya. Tapi dengan adanya komputer benar-benar buat pekerjaan jadi lebih simpel. Apalagi sekarang ada aplikasi, prosesnya (pembuatan rincian pembayaran pegawai) bisa hitungan jam. Ini karena data bulan lalu sudah bisa langsung disesuai ketika kita membuat daftar rincian pembayaran yang bulan ini. Kalau saya pribadi, bersyukur sekali dengan adanya perubahan teknologi seperti ini.” (wawancara tanggal 12 Juni 2014)
Dengan mendengar wawancara di atas, maka bisa diketahui urutan penggunaan TI. Dimulai dari era dimana TI belum digunakan sama sekali pada kegiatan keuangan suatu instansi, kemudian mulai digunakan TI dengan tingkat yang sangat sederhana, dan akhirnya dilakukan pembaharuan-pembaharuan hingga TI yang dipakai instansi tersebut menjadi lebih sempurna untuk bisa mengerjakan apa yang menjadi pekerjaan di bagian keuangan suatu instansi. Walaupun ketika melalui proses beradaptasi menerima perubahan tersebut, responden mengalami kesulitan. Memang belum ada penelitian lebih lanjut alasan mengapa terjadi kesulitan untuk beradaptasi ketika ada suatu proses perbaharuan pada TI. Akan tetapi ada kemungkinan faktor umur juga mempengaruhi hal tersebut. Tetapi hal ini diperlukan penelitian lebih lanjut apakah tingkatan umur mempengaruhi proses pembelajaran Teknologi Informasi. Hal ini diungkapkan juga oleh informan 10 (verifikator) ketika ada pertanyaan apakah adanya kesulitan untuk beradaptasi ketika ada perubahan-perubahan dari sistem yang lama ke sistem yang baru. Berikut pengungkapannya :
“Saat ini dalam pekerjaan saya, penggunaan TI yang dimaksud hanya berupa pekerjaan dengan menggunakan Word dan Excel. Tetapi dahulu saya juga pernah merasakan bekerja sebagai operator suatu aplikasi. Saya di keuangan sudah 13 tahun. Awal-awal aplikasi SPM, SAKPA dan SIMAK BMN mulai diperkenalkan untuk menjadi program pembantu pengadminstrasian data-data keuangan dan barang milik negara, saya adalah salah satu orang yang diberi kepercayaan untuk pengoperasiannya. Itu sekitar tahun 2002-an hingga tahun 2011. Saya dulu pegang (mengoperasikan) aplikasi SPM dan SAKPA.
Untuk saya tidak ada kesulitan untuk mempelajarinya pada awal-awal program tersebut keluar (mulai dipakai). Kalau aplikasi seperti itu biasanya pasti disertai buku panduan untuk proses instal hingga cara pengoperasiannya. Tiap tahun biasanya ada update (pembaharuan) supaya bisa disesuaikan dengan peraturan terbaru yang berlaku. Gampang buat saya. Tetapi kalau saat ini saya diharuskan mengoperasikan lagi aplikasinya yaa bingung. Pernah ketika operator SAKPA kantor ini sedang pergi diklat untuk waktu yang lama. Mau ga mau saya coba untuk menggantikannya untuk sementara waktu. Ternyata perubahan yang disebabkan update-update (pembaharuan-pembaharuan) hingga saat ini, dibandingkan dimana aplikasi tersebut sempat saya operasikan, perubahannya sangat banyak. Perlu waktu untuk mempelajarinya kembali menu-menu yang sekarang. Inikan karena saya tidak mengikuti perkembangannya, coba kalau saya pegang (mengoperasikan) aplikasi itu terus, ga akan kesulitan saya” (wawancara tanggal 9 Juli 2014)
Rangkuman hasil wawancara :
Dalam penelitian untuk mengetahui bagaimana penerapan Teknologi Informasi oleh pegawai di bagian keuangan, penulis mengajukan 2 pertanyaan pada masing-masing informan.
Pertama penulis bertanya kepada masing-masing informan “apakah Teknologi Informasi?”. Dari ke-9 informan yang melakukan
kegiatan/pelaporan keuangan hanya 2 informan (22 %) yang mencoba menjawab pertanyaan tersebut. Petugas pengadministrasi BMN dan Bendahara Materiil menjawab bahwa Teknologi Informasi adalah penggunaan internet. Sedang ke-7 (77 %) yang lainnya ragu untuk menjawab pertanyaan tersebut. Hal ini membuktikan penggunaan istilah Teknologi Informasi tidaklah awam. Untuk itu penulis mencoba menyegarkan pengetahuan masing-masing informan tentang apa itu
Teknologi Informasi. Dan separuh dari mereka baru tersadar akan apa yang dimaksud Teknologi Informasi.
Pertanyaan kedua yang diajukan penulis adalah “pekerjaan apakah yang dilakukan informan yang merupakan penerapan Teknologi Informasi?”.
Jawaban dari ke-9 (100 %) informan menjawab, pekerjaan yang mereka lakukan saat ini semua telah menggunakan TI. Mulai dari penggunaan Komputer Dasar seperti penggunaan Ms Office hingga operator yang telah mahir mengoperasikan aplikasi-aplikasi keuangan yang ada saat ini.
Walaupun tidak semua pegawai bisa langsung mampu
mengoperasikannya. Terungkap dengan 2 (22 %) dari ke-9 informan menyatakan kesulitan untuk mengikuti adanya perkembangan teknologi.
Setelah dilakukan pengamatan tentang bagaimana penerapan TI di bagian keuangan dapat simpulkan bahwa, penggunaan TI di bagian keuangan sudah menjadi sifat mutlak. Entah disadari atau tidak oleh pegawai yang bersangkutan, penggunaan TI telah dilakukan untuk keseharian pekerjaannya. Baik dalam tingkat penggunaan yang sederhana seperti penggunaan Microsoft Office Word dan Excel, ataupun dalam tingkat yang lebih kompleks dengan penggunaan aplikasi-aplikasi keuangan yang setiap tahunnya selalu ada pembaharuan-pembaharuan untuk lebih menyempurnakan sistemnya. Penggunaan TI akan terus dilakukan untuk pencapaian hasil yang akan lebih mudah, praktis, akurat dan cepat.
4.2.1.2. Kualitas Kegiatan dan Pelaporan di Bagian Keuangan dengan Penerapan Teknologi Informasi
Dalam beberapa wawancara penulis mencoba menggali informasi dari informan tentang apakah dengan menggunakan Teknologi Informasi dapat meningkatkan kualitas Kegiatan dan Pelaporan Keuangan. ternyata hasil yang didapat hampir seluruh informan menjawab apabila penggunaan Teknologi Informasi dengan tingkatan apapun, dapat meningkatkan kualitas baik kegiatan keuangan maupun pelaporan keuangan. Hal ini ditunjukkan dengan beberapa responden yang nyaman karena merasa cocok dengan penggunaan TI dalam pekerjaaannya. Ini disebabkan karena dengan penggunaan TI hasil akhir yang didapat jauh lebih bagus daripada yang tidak sama sekali menggunakan TI. Atau hasil yang didapat lebih baik jika dibandingkan penggunaan TI ditingkat sederhana (Microsoft Word dan Excel) dengan penggunaan aplikasi. Ini diungkapkan oleh informan 3 (Bendahara Pengeluaran) sebagai berikut :
“Dulu dalam pembukuan, masih menggunakan buku besar untuk mencatat semua transaksi keuangan kantor saya. Mulai dari yang jenisnya gaji dan tunjangan, pengadaan juga transaksi langsung dengan pihak ketiga selaku rekanan. Dan setiap bulan saya harus buat laporan pertanggungjawaban untuk kepala kantor dan KPPN. Yang sulit kalau ada kesalahan pencatatan, kita masih harus pakai tipe-x (penghapus) untuk menghilangkan tulisannya. Kalau sering salah ya akhirnya saya buat pembukuan ulang. Sebagai bendahara pengeluaran saya punya 4 buku. Mulai dari buku besar kas, buku pembantu LS bendahara, buku pembantu pajak, dan buku pembantu uang persediaan. Tiga buku yang terakhir harus cocok angkanya dengan buku besar kas. Dan ketika ada kesalahan penulisan atau perhitungan, reeppooott.. Mulai 2 tahun terakhir
ini muncul aplikasi LPJ (Laporan PertanggungJawaban) elektronik. Alhamdulillah dengan adanya aplikasi itu pekerjaan saya jadi lebih ringan. Awal bulan saya sudah tidak kesulitan untuk buat laporannya. Mudah, akurat dan cepat penggunaannya” (wawancara tanggal 20 Juni 2014)
Berdasarkan pernyataan di atas, informan 3 mengungkapkan kepuasannya akan program aplikasi yang dipakai. Informan merasa adanya kecocokan untuk pemakaiannya. Hal ini merupakan salah satu dari indikator bahwa adanya peningkatan kualitas, dalam hal ini kualitas kegiatan keuangan.
Senada dengan pernyataan diatas, informan 6 (Petugas Pengadministrasi BMN) mengungkapkan bahwa :
“Tingkat kesulitan dari pekerjaan saya adalah cukup. Cukup untuk membuat pusing yang mengerjakannya. Bayangkan, saya harus menerima, mencatat, menyimpan surat dokumennya lalu mengelompokkan dan membukukannya sesuai dengan jenis dan sifatnya. Sedangkan referensi untuk barang milik negara sendiri ada ribuan. Dengan aplikasi SIMAK BMN proses pencatatan menjadi lebih mudah, cepat serta akurat. Proses pengelompokkannya pun ga butuh waktu lama. Karena di aplikasi sudah tersimpan referensi dari tiap-tiap barangnya. Tinggal ketik beberapa huruf awal akan terpanggil item barang yang ingin kita bukukan berdasarkan kelompok barangnya. Ga mbayangin kalau cari satu-satu, bisa pakai kacamata minus 10 saya. Ya iyalah, dengan penggunaan IT (aplikasi SIMAK BMN) jelas sangat membantu tugas saya. Prosesnya jadi lebih cepat, hasil akhir (output) dari pekerjaan juga sangat akurat.” (wawancara tanggal 11 Juni 2014)
Bagi informan 6, lebih mengedepankan proses dan mutu hasil akhir pekerjaannya. Dengan penggunaan TI secara singnifikan meningkatkan kualitas dari proses dan mutu hasil pekerjaannya. Sehingga
kualitas pelaporan keuangan menjadi meningkat.
Rangkuman hasil wawancara :
Dalam penelitian untuk mengetahui bagaimana kualitas kegiatan dan pelaporan keuangan dalam penerapan Teknologi Informasi oleh pegawai di bagian keuangan, penulis mengajukan 3 pertanyaan pada masing-masing informan.
Pertama “bagaimana kualitas kegiatan/pelaporan keuangan saat ini?”. Beberapa informan menyatakan bila kualitasnya sudah sangat bagus. 8 (88%) dari 9 informan menyatakan kepuasan dalam proses pekerjaan dengan penggunaan TI. Dari ke-8 informan tersebut, 7 orang pegawai memang dalam pekerjaannya menggunakan aplikasi keuangan. Seperti Petugas Pembuat dan Pengantar SPM dengan Aplikasi SPM-nya, Pengadministrasi BMN dengan SIMAK BMN-nya, Petugas SAI dengan SAKPA-nya, Bendahara Pengeluaran dengan aplikasi LPJ dalam bentuk Ms Acsess-nya, Petugas Pengadministrasi Belanja Pegawai dengan GPP-nya, Petugas Pengelola PNBP dengan aplikasi PNBP-GPP-nya, Bendahara Materiil dengan aplikasi PERSEDIAAN-nya sampai Petugas Laporan Akuntabilitas yang mengerjakan pelaporan dengan format komputer sesuai apa yang ditentukan oleh pusat. Hanya Bendahara PNBP saja yang merasa penggunaan Teknologi Informasi tidak mambantu banyak pekerjaannya. Hal ini bukan disebabkan pegawai tersebut tidak bisa mengoperasikannya, melainkan memang hingga saat ini pekerjaan yang menyangkut Penerimaan Negara pada kantor kami tidak banyak. Sebagian besar
pekerjaannya telah dikerjaan oleh Petugas Pengelola PNBP sebagai operator aplikasi PNBP.
Pertanyaan kedua, “bagaimana perbandingan kualitas kegiatan/pelaporan
keuangan beberapa tahun kebelakang?”. Perlu diketahui, dari ke-9 orang informan hanya 1 orang saja yang telah bekerja sebagai staf keuangan lebih dari 15 tahun, sekarang menjabat sebagai Petugas Pengadministrasian Belanja Pegawai. Sedangkan 1 orang lagi sudah tidak lagi melakukan baik kegiatan ataupun pelaporan keuangan. Saat ini pegawai tersebut menjabat sebagai Verifikator keuangan yang membantu tugas dari Kepala Sub Bagian keuangan mengaudit akuntansi dan pelaporan keuangan. Hanya dari pegawai ini penulis bisa secara lengkap mengetahui bagaimana perkembangan keuangan. Dari dimulai dengan penggunakan non teknologi sampai ke penggunaan aplikasi yang terbaru. Dan dari pernyataannya bisa diketahui peningkatan dari kualitas kegiatan maupun pelaporan keuangan. Sedangkan dari beberapa informan yang baru berkecimpung di pekerjaan keuangan cenderung tidak bisa mengungkapkan bahwa kualitas kegiatan ataupun pelaporan keuangan beberapa tahun kebelakang. Hanya Petugas pengadministrasi BMN dan Petugas SAI yang pelaporan 4 tahun kebelakang tidak sesimpel saat ini, cenderung lebih repot karena saat itu hasil akhir adalah keluaran dari program komputer.
Pertanyaan ketiga, “adakah peningkatan dari kegiatan/pelaporan keuangan hingga saat ini?”. Ke-9 informan kesemuanya menjawab ada.
Masing-masing mereka sependapat jika penggunaan Teknologi Informasi dapat meningkatkan kualitas dari pekerjaan mereka. Hal ini juga di dukung dengan pernyataan dari Kepala Sub Bagian Keuangan. Hasil akhir dari baik kegiatan maupun pelaporan keuangan meningkat menjadi lebih cepat, mudah dan akurat. Juga petugas verifikator yang mengatakan bahwa dokumen-dokumen yang merupakan hasil output aplikasi seperti SPM, SIMAK BMN ataupun SAKPA menjadi minor kesalahan. Adapun proses revisi dari kesalahannya pun sangat mudah.
4.2.1.3. Efektivitas Penerapan Teknologi Informasi Terhadap Kegiatan dan Pelaporan di Bagian Keuangan
Sebagai parameter untuk dapat mengukur Efektivitas Organisasi penulis berpedoman terhadap pendapat Steers dalam tangkilisan (2005:140-141) yang mengemukakan 5 kriteria dalam pengukuran efektivitas organisasi, yaitu:
1) Produktivitas;
2) Kemampuan adaptasi atau fleksibilitas;
3) Kepuasan kerja;
4) Kemampuan berlaba; dan
Tetapi tentu saja untuk parameter nomor 4 dan nomor 5 tidak akan dipakai, dikarenakan lokasi penelitian yang diteliti oleh penulis bukan merupakan badan usaha yang tujuannya mencari laba tetapi kantor yang melayani pengadministrasian kepelabuhan.
A. Efektivitas dalam Pengukuran Produktivitas
Dari ke-11 informan yang telah dilakukan interview baik yang dikelompokkan melakukan Kegiatan Keuangan dan Pelaporan Keuangan, semuanya menyatakan bahwa dengan penerapan TI sangat signifikan untuk meningkatkan produktivitas dari kerja masing-masing pegawai. Baik dari responden yang dalam pekerjaannya menerapkan TI dengan tingkatan sederhana (menggunakan program Microsoft Office Word dan Excel) maupun responden yang dalam pekerjaannya telah menerapkan TI dengan tingkatan yang lebih tinggi (menggunakan program aplikasi keuangan) sepakat untuk menjawab bahwa dengan menggunakan TI mampu mempercepat proses pengerjaannya yang tentunya meningkatkan efisiensi dari kerja kegiatan keuangan. Berikut petikan pernyataannya :
“...pastinya dengan menggunakan aplikasi akan jauh lebih efisien pengerjaannya. Hal ini disebabkan karena minimnya prosentase error yang terjadi ketika kita menggunakan aplikasi...” (wawancara tanggal 17 Juni 2014).
Ada juga yang berkomentar
“...tugas saya sebagai kasubbag keuangan selain untuk mengawasi seluruh kegiatan keuangan, juga sebagai konseptor dari laporan-laporan keuangan yang dibuat. Tetapi kalo sudah bicara form-form laporan yang merupakan hasil output dari aplikasi, saya sudah yakin akan keakuratannya. Selain bentuk
form-nya sudah baku sesuai dengan peraturan keuangan yang ada” (wawancara dengan responden 11/KaSubBag keuangan tanggal 10 Juli 2014).
Dari pernyataan di atas. Hasil akhir yang dihasilkan pun juga menjadi lebih akurat dengan tingkat kesalahan yang jauh lebih kecil, yang berarti kegiatan pelaporan keuangan mempunyai nilai mutu yang lebih baik dengan dikerjakan menggunakan penerapan TI.
B. Efektifitas dalam Pengukuran Kemampuan Adaptasi (Fleksibelitas)
Setelah mengajukan beberapa pertanyaan kepada 11 responden yang dapat mewakili dari tolak ukur kemampuan adaptasi pegawai atas kemampuan tiap-tiap individu untuk dapat mempelajari penggunaan TI, didapatkan hasil bahwa tidak semua pegawai pada awalnya dengan mudah mengetahui cara kerja program-program berbasis TI. Begitu juga dengan pembaharuan-pembaharuan yang selalu muncul setiap tahunnya atau bahkan beberapa kali dalam setahun, tidak semua pegawai di bagian keuangan yang bisa mudah menguasainya. Hal ini antara lain disebabkan oleh faktor usia. Seperti yang dikemukakan oleh responden 1 sebagai berikut :
“...Sampai sekarang pun kalau ada perbaharuan data kayak update-updatenya saya masih minta tolong yang muda-muda. Semisal ada troubelnya pun ya masih bingung saya...” (wawancara tanggal 12 Juni 2014)
Jadi tidak selalu pengalaman dalam bekerja akan berbanding sama dengan kemampuan untuk beradaptasi dalam penggunaan TI. Pegawai dengan usia lebih muda, lebih mudah menguasai
program-program keuangan baru yang muncul. Hal ini didorong karena pegawai yang berusia muda lebih mau untuk selalu terus belajar. Dalam petikan pernyataan yang diungkapkan :
“...Dan kalau ditanya mulai kapan saya mengenal TI, saya sudah menggunakan TI mulai SMA (10 tahun lalu..)” (wawancara 5 Juni 2014)
Dalam hal ini bisa dibilang pegawai di bagian keuangan yang berusia muda lebih fleksibel ketimbang pegawai yang lebih tua.
C. Efektifitas dalam Pengukuran Kepuasan Kerja
Dari beberapa pernyatan dari ke-11 responden yang menyangkut proses dan hasil akhir dari kegiatan dan pelaporan di bagian keuangan, sebagian besar menyatakan bahwa adanya kepuasan akan hasil akhir yang didapat. Begitu pula dengan kenyamanan masing-masing pegawai ketika dalam pekerjaannya terdapat penerapan TI didalamnya. Seperti petikan hasil wawancara dengan salah seorang responden :
“...Jadi ketika sudah saatnya saya buat laporan Persediaan, aplikasi ini tinggal di klik menu cetak. Menu kirim untuk rekon internal ke aplikasi SAKPA juga ada, tinggal transfer ke flash dish aja. Mudah, praktis, akurat dan cepat. Itu keunggulan penggunaan TI...” (wawancara 5 Juni 2014)
Hal ini didukung juga dengan pernyataan responden lainnya : “...Tapi dengan adanya komputer benar-benar buat pekerjaan jadi lebih simpel. Apalagi sekarang ada aplikasi, prosesnya (pembuatan rincian pembayaran pegawai) bisa hitungan jam. Ini karena data bulan lalu sudah bisa langsung disesuai ketika kita membuat daftar rincian pembayaran yang bulan ini. Kalau saya pribadi, bersyukur sekali dengan adanya perubahan teknologi seperti ini.” (wawancara tanggal 12 Juni 2014)
Begitu juga dengan pernyataan salah satu responden lainnya. “...Dengan aplikasi SIMAK BMN proses pencatatan menjadi lebih mudah, cepat serta akurat. Proses pengelompokkannya pun ga butuh waktu lama. Karena di aplikasi sudah tersimpan referensi dari tiap-tiap barangnya. Tinggal ketik beberapa huruf awal akan terpanggil item barang yang ingin kita bukukan berdasarkan kelompok barangnya. Ya iyalah, dengan penggunaan IT (aplikasi SIMAK BMN) jelas sangat membantu tugas saya. Prosesnya jadi lebih cepat, hasil akhir (output) dari pekerjaan juga sangat akurat.” (wawancara tanggal 11 Juni 2014)
4.3. Pembahasan Hasil Penelitian
Berdasarkan hasil penelitian dapat diketahui bahwa penerapan Teknologi Informasi di bidang keuangan telah diterapkan oleh masing-masing pegawai. Penggunaan Teknologi Informasi di bagian keuangan sudah menjadi sifat mutlak. Ini dapat dilihat dari : (1) Entah disadari atau tidak oleh pegawai yang bersangkutan, penggunaan Teknologi Informasi telah dilakukan dalam keseharian pekerjaannya. Baik dalam tingkat penggunaan yang sederhana seperti penggunaan Microsoft Office Word dan Excel, ataupun dalam tingkat yang lebih kompleks seperti penggunaan aplikasi-aplikasi keuangan. (2) Penggunaan Teknologi Informasi akan terus dilakukan agar proses yang dilakukan dan hasil yang didapat akan lebih mudah, praktis, akurat dan cepat. Sistem informasi dan komunikasi mampu memberikan kemudahan pihak pengelola menjalankan kegiatannya dan meningkatkan kredibilitas dan akuntabilitas.
Sesuai dengan makna dari Teknologi Informasi maka kegiatan teknologi apapun yang membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan,
mengomunikasikan dan/atau menyebar informasi dapat diartikan sebagai penerapan Teknologi Informasi. Di kegiatan keuangan seperti aplikasi GPP dan aplikasi SPM, operator bertugas membuat data yang kemudian disimpannya kedalam memory penyimpanan serta ketika ada kesalahan kemudian operator melakukan perubahan itulah wujud dari penerapan Teknologi Informasi. Sedangkan pada pegawai-pegawai yang bertugas untuk membuat laporan keuangan, kegiatan seperti mengominikasikan dan menyebar informasi berupa laporan tersebut merupaka wujud dari penerapan Teknologi Informasi.
Dari pembahasan mengenai bagaimana Teknologi Informasi dapat meningkatkan kualitas dari kegiatan dan pelaporan keuangan, ini dibuktikan dari pernyataan-pernyataan jika mutu dari proses dalam menjalankan kegiatan keuangan menjadi lebih mudah, dan cepat. Begitu juga dengan hasil dari pembuatan laporan keuangan, dengan kemudahan pengoperasian aplikasi seperti SAKPA, PERSEDIAAN dan SIMAK BMN output hasil akhir yang didapat menjadi lebih akurat. Atau dengan prosentase kesalahan yang sangat kecil.
Sedangkan pembahasan mengenai bagaimana efektivitas penerapan Teknologi Informasi di bagian keuangan, dapat di buktikan sebagai berikut : (1) Penerapan Teknologi Informasi dapat meningkatkan produktivitas dari kerja masing-masing pegawai. Ini tercermin dari proses penginputan data kedalam aplikasi yang sebegitu cepatnya dibanding ketika kita mengoperasikan program komputer yang lebih sederhana. Penggunakan Teknologi Informasi mampu mempercepat proses pengerjaan kegiatan dan pelaporan keuangan yang tentunya meningkatkan efisiensi kerja di bagian keuangan. Hasil akhir yang dihasilkan pun
juga menjadi lebih akurat dengan tingkat kesalahan yang jauh lebih kecil, yang berarti kegiatan pelaporan keuangan akan mempunyai nilai mutu yang lebih baik dengan dikerjakan menggunakan penerapan Teknologi Informasi. (2) Namun tidak semua pegawai awalnya mengetahui cara kerja program-program berbasis Teknologi Informasi. Pembaharuan-pembaharuan yang selalu muncul setiap tahunnya atau bahkan beberapa kali dalam setahun, tidak semua pegawai dapat mudah menguasainya. Kemampuan pegawai untuk beradaptasi dalam penggunaan Teknologi Informasi tidak sama. Pegawai yang berusia muda lebih fleksibel dalam kemampuan adaptasi ketimbang pegawai yang lebih tua. (3) Sebagian besar pegawai menyatakan kepuasan akan hasil akhir yang didapat. Begitu pula dengan kenyamanan masing-masing pegawai ketika dalam pekerjaannya terdapat penerapan Teknologi Informasi didalamnya.
