Uraian Tugas Kepala IPSRS
TUGAS UTAMA :
1. Perencanaan:
Menyusun standar kebutuhan sarana, tenaga, alat dan bahan kegiatan untuk insatalasi.
Melakukan upaya peningkatan jumlah, jenis dan keuntungan pemeriksaan.
Mengupayakan penyederhanaan prosedur pembelian alat/bahan habis pakai.
Merencanakan peremajaan dan pemeliharaan alat.
Melaksanakan upaya agar instalasi terakreditasi
2. Pelaksanaan:
Merumuskan masalah yang dihadapi instalasi dan melaporkan ke atasan langsung.
Mengupayakan efisiensi penggunaan bahan habis pakai.
3. Penilaian:
Melaksanakan orientasi bagi pegawai baru.
Mengupayakan peningkatan disiplin kerja.
Menyusun hasil kegiatan dalam bentuk laporan:
1. Menyusun rencana kegiatan pemeliharaan Instalasi Penyediaan Air Bersih, Instalasi Pengolahan Air Limbah dan Gedung.
2. Menyusun rencana anggaran biaya pemeliharaan Instalasi Penyediaan Air Bersih, Instalasi Pengolahan Air Limbah, Instalasi Pengolahan Sampah Medis dan Gedung.
3. Melaksanakan perbaikan kerusakan Instalasi Penyediaan Air Bersih, Instalasi Pengolahan Air Limbah, Instalasi Pengolahan Sampah Medis dan Gedung.
4. Membuat laporan hasil kegiatan pemeliharaan Instalasi Penyediaan Air Bersih, Instalasi Pengolahan Air Limbah, Pengolahan Sampah Medis dan Gedung.
5. Kerjasama dengan pihak ke III berkaitan dengan pemeliharaan Instalasi Penyediaan Air Bersih, Instalasi Pengolahan Air Limbah, Incenerator dan Gedung.
TANGGUNG JAWAB
1. Mengatur pembagian tugas rutin dan isidentil untuk seluruh petugas instalasi. 2. Mengiventarisasi sarana, tenaga, alat dan bahan untuk instalasi.
3. Melakukan pemeriksaan jumlah dan kesiapan alat dan bahan yang akan dipakai. 4. Melakukan pemeriksaan waktu daluwarsa bahan.
WEWENANG
1. Memberikan pemahaman visi, misi dan uraian tugas seluruh petugas. 2. Membuat bahan organisasi dengan uraian tugasnya.
3. Melaksanakan rapat koordinasi instalasi.
4. Mengkoordinasikan peningkatan pasar diluar pasien BRSU, dokter/RS Swasta. 5. Mengkoordinasikan perbaikan tempat kerja.
6. Mengkoordinasikan perbaikan fasilitas pendukung. 7. Mengkoordinasikan pelatihan dan penyegaran teknis. 8. Melaksanakan koordinasi pelaksanaan rekam medis.
9. Melakukan koordinasi dengan instalasi terkait untuk melaksanakan penelitian. 10. Memastikan Instalasi Penyediaan Air Bersih beroperasi dengan baik.
11. Memastikan kualitas Air bersih memenuhi persyaratan kesehatan. 12. Memastikan Instalasi Pengolahan Air Limbah beroperasi dengan baik.
13. Memastikan kualitas air buangan memenuhi persyaratan standar baku mutu lingkungan. 14. Memastikan Instalasi Pengolahan sampah medis beroperasi dengan baik.
15. Memastikan bangunan/ gedung dalam keadaan baik (layak pakai). 16. Merencanakan & mengelola SDM yang ada.
17. Mengusulkan anggaran biaya untuk pemeliharaan Instalasi Penyediaan Air Bersih, Instalasi Pengolahan Air limbah, Instalasi Pengolahan Sampah Medis dan Gedung.
18. Mengusulkan sarana dan prasarana untuk kelancaran tugas pemeliharaan Instalasi Penyediaan Air Bersih, Instalasi Pengolahan Air Limbah, Instalasi Pengolahan Sampah Medis dan Gedung.
19. Pendataan dan Analisis kebutuhan pemeliharaan Instalasi Penyediaan Air Bersih, Instalasi Pengolahan Air Limbah, Instalasi Pengolahan Sampah Medis dan Gedung.
20. Melakukan koordinasi dengan unit terkait.
21. Memonitoring operasional Instalasi Penyediaan Air bersih, Instalasi Pengolahan Air Limbah, Instalasi Pengelolaan Sampah Medis dan Gedung.
IPSRS adalah singkatan dari Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit. Disinilah kantornya para
teknisi Rumah Sakit bekerja. IPSRS merupakan organisasi dalam Rumah Sakit yang bersifat teknis dan koordinatif yang pelaksanaannya meliputi perbaikan sarana dan peralatan yang ada di Rumah Sakit. Tujuannya adalah meningkatkan mutu pelayanan dan efisiensi RS.
Sebagai salah satu unit yang berperan penting dalam kinerja Rumah Sakit, IPSRS sangat penting fungsi dan perannya dalam menunjang sarana dan prasarana yang ada di Rumah Sakit. Dengan kata lain, IPSRS adalah salah satu faktor syarat suatu RS bisa diakreditasi levelnya menjadi lebih tinggi.Perkembangan teknologi alat-alat kedokteran yang semakin hari semakin pesat menyebabkan pengelolaan IPSRS harus mendapatkan perhatian, karena betapapun canggihnya teknologi tersebut akan menjadi sia-sia tanpa maintenance dan operator utility yang benar.
Tugas dan Kegiatan Umum IPSRS
Operator Utility, menjadi operator suatu alat medis atau mengadakan training kepada tenaga kesehatan yang lain untuk petunjuk pemakaian (SOP) alat medis yang benar.
Maintenance, perawatan rutin. Perencanaan kegiatan pemeliharaan. Pengukuran dan kalibrasi.
Rekayasa dan rancang bangun.
Manajemen informasi dan pemeliharaan. Rujukan pemeliharaan.
Pengawasan pelaksanaan pengadaan barang dan tenaga kerja. Pengawasan fasilitas dan keselamatan kerja.
Sebagai tekhnisi kita harus punya peralatan yang memadai sebelum melakukan suatu maintenance ataupun perbaikan, yaitu senjata harus ada sebelum berperang ! ! ! Tapi suatu yang menjadi khas sebagai tekhnisi yaitu membawa testpen.
Peralatan yang lain, minimal : obeng plus minus
tang
IPSRS dibagi dalam beberapa unit bagian, yaitu :
Unit Administrasi
Unit Sarana dan Prasarana Unit Bangunan
Unit Biomedical (teknisi elektromedik)
Unit IPAL (Instalasi Pengolahan Air Limbah) dan sampah medis Unit Listrik dan AC
Unit Telekomunikasi
Sistematika Tugas IPSRS
Direktur mempunyai tugas memimpin, melakukan koordinasi, pengawasan, dan pengendalian teknis dalam menyelenggarakan kegiatan IPSRS.
Kepala IPSRS, mempunyai tugas sebagai penanggungjawab semua kegiatan IPSRS. Administrasi, mempunyai tugas mencatat semua pemasukan dan pengeluaran.
Sie Medis, mempunyai tugas menangani jenis pemeliharaan dan perbaikan alat-alat medis.
Sie Non Medis, mempunyai tugas menangani jenis pemeliharaan dan perbaikan alat-alat non medis. Sie Bangunan, mempunyai tugas menangani segala bentuk tentang bangunan.
Sie Sanitasi, mempunyai tugas menangani tentang kebersihan, pengairan dan limbah Rumah Sakit.
Infection Control
Infection control yaitu pengendalian infeksi di lingkungan Rumah Sakit. Karena RS itu adalah tempatnya orang sakit, maka banyak virus dan bakteri yang dibawa.
Kami sebagai teknik elektromedik, sebagai salah satu staff atau pegawai pasti akan menjaga untuk infection control agar kita sebagai tenaga kesehatan tidak terkena infeksi ataupun sebagai carrier (pembawa infeksi) atau malah menjadi sumber infeksi bagi orang lain.
Memang secara tidak langsung dan secara frekuensi, kita tidak berhadapan langsung dengan pasien. Tapi peralatan kesehatan ataupun hal-hal lain bisa menjadi sumber infeksi yang infeksius, maka dari itu parameter untuk infection control sangat diperlukan.
Biaya yang diperlukan untuk infection control memang sangat tinggi dan pengawasannya haruslah ketat, karena hal tersebut demi kepentingan bersama (bagi pasien ataupun pengunjung juga bagi tenaga kesehatan).
I. INSTALASI PEMELIHARAAN SARANA RS UNHAS (IPSRS)
RS UNHAS merupakan rumah sakit tipe B. Menurut PERMENKES Nomor 340 Tahun 2010 tentang Klasifikasi Rumah Sakit, salah satu kriteria yang harus dimiliki oleh rumah sakit tipe B adalah memiliki Pelayanan Penunjang Non Klinik terdiri dari pelayanan Laundry/Linen, Jasa Boga/Dapur, Teknik dan Pemeliharaan Fasilitas (IPSRS), Pengelolaan Limbah, Gudang,
Ambulance, Komunikasi, Pemulasaraan Jenazah, Pemadam Kebakaran, Pengelolaan Gas Medik
dan Penampungan Air Bersih.
IPSRS adalah singkatan dari Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit. Disinilah kantornya para teknisi Rumah Sakit bekerja. IPSRS merupakan organisasi dalam Rumah Sakit yang bersifat teknis dan koordinatif yang pelaksanaannya meliputi perbaikan sarana dan peralatan yang ada di Rumah Sakit. Tujuannya adalah meningkatkan mutu pelayanan dan efisiensi RS. Sebagai salah satu unit yang berperan penting dalam kinerja Rumah Sakit, IPSRS sangat penting fungsi dan perannya dalam menunjang sarana dan prasarana yang ada di Rumah Sakit. Dengan kata lain, IPSRS adalah salah satu faktor syarat suatu RS bisa diakreditasi levelnya menjadi lebih tinggi. Perkembangan teknologi alat-alat kedokteran yang semakin hari semakin pesat menyebabkan pengelolaan IPSRS harus mendapatkan perhatian, karena betapapun canggihnya teknologi tersebut akan menjadi sia-sia tanpa maintenance dan operator utility yang benar.
3.1 Organisasi dan Manajemen Instalasi Pemeliharaan Sarana RS UNHAS 3.1.1 Visi IPSRS
Visi instalasi masih mengikut pada visi rumah sakit secara umum, yaitu:
Menjadi pelopor terpercaya dalam memadukan pendidikan, penelitian, dan pemeliharaan kesehatan yang bertaraf internasional.
3.1.2 Misi IPSRS
Misi dari instalasi juga masih mengikut pada misi rumah sakit secara umum, yaitu:
Menciptakan tenaga professional yang berstandar internasional dalam pendidikan, penelitian dan
pemeliharaan kesehatan.
Menciptakan lingkungan akademik yang optimal untuk mendukung pendidikan, penelitian, dan
pemeliharaan kesehatan
Mempelopori inovasi pemeliharaan kesehatan melalui penelitian yang unggul dan perbaikan mutu
pelayanan berkesinambungan
Memberikan pemeliharaan kesehatan secara terpadu dengan pendidikan, penelitian yang
Mengembangkan jejaring dengan institusi lain baik regional maupun internasional.
3.1.3 Falsafah IPSRS
Falsafah instalasi masih mengikut pada falsafah rumah sakit secara umum, yaitu:
Menghargai hakekat manusia sebagai makhluk paripurna dengan totalitas dan nilai-nilai yang dianutnya.
3.1.4 Motto IPSRS
Motto instalasi masih mengikut pada motto rumah sakit secara umum, yaitu:
“Tulus melayani”
3.1.5 Tujuan IPSRS
Tujuan instalasi masih mengikut pada tujuan rumah sakit secara umum, yaitu:
Terciptanya Sumber Daya Manusia handal yang tulus dalam mengintegrasikan pendidikan,
penelitian, dan pemeliharaan kesehatan.
Terwujudnya upaya pemeliharaan kesehatan paripurna yang menyeluruh terintegrasi dan
berkesinambungan.
Terciptanya suasana akademik yang mendukung pendidikan, penelitian, dan pemeliharaan
kesehatan yang bermutu dan aman.
Terbinanya tim kerjasama professional yang solid dengan perbaikan mutu kinerja
berkesinambungan.
Terselenggaranya jejaring rumah sakit yang mengemban tugas pendidikan, penelitian, dan
pemeliharaan kesehatan.
Analisis:
Dari keterangan di atas, dapat disimpulkan bahwa IPSRS belum mampu merumuskan visi, misi, tujuan, dan falsafah khusus untuk instalsi tersebut. Hal ini dapat berpengaruh terhadap kinerja para staf. Alasan belum adanya visi, misi, tujuan, dan falsafah tersendiri ini adalah karena RS UNHAS baru beroperasi sekitar 1 tahun, sehingga masih perlu pembenahan-pembenahan. Namun, jika tidak ada perumusan sesegera mungkin, maka para staf akan bekerja tanpa target yang jelas untuk instalasi pemeliharaan sarana rumah sakit secara khusus.
3.1.6 Struktur Organisai IPSRS
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Instalasi IPSRS RS. Unhas Tahun 2011
Analisis :
Struktur organisasi instalasi ini menganut sistem organisasi garis. Di mana dalam bagan organisasinya terlihat adanya kesatuan komando karena kepemimpinan berada ditangan satu orang
dan setiap bawahan hanya bertanggung jawab terhadap satu orang pemimpin saja.
Struktur organsisasi ini sudah cocok untuk perusahaan ini, karena telah menggambarkan lima aspek struktur organisasi yang utama yaitu :
1. Menggambarkan pembagian kerja, dimana setiap kotak mewakili tanggung jawab seseorang atau
sub bagian untuk bagian tertentu dari beban kerja unit.
2. Menunjukkan siapa atasan dan siapa bawahan sehingga jelas terlihat siapa melapor kepada siapa.
3. Keterangan kotak-kotak telah menunjukkan tugas-tugas kerja dan tanggung jawab yang berbeda
untuk setiap peranan yang berbeda.
4. Keseluruhan bagan telah menunjukkan dasar pembagian aktivitas unit yang menurut penulis dibagi
atas dasar fungsinya.
5. Semua bagian unit pada tingkatan yang sama melapor pada orang yang sama.
Dari struktur di atas, dapat dilihat bahwa sistem kerja di IPSRS tersebar di empat bagian area kerja, yaitu bagian peralatan medik, bagian peralatan nonmedik, bagian bangunan, serta bagian administrasi dan logistik, yang bertanggungjawab kepada koordinator IPSRS. Kemudian
koordinator tersebut bertanggungjawab kepada kepala bidang pelayanan penunjang dan sarana medik secara langsung. secara langsung.
Pembagian wilayah kerja dan tanggung jawab yang jelas ini, dapat mengoptimalkan hasil dari pekerjaan itu sendiri. Namun, jumlah SDM yang menempati bagian-bagian tersebut masih kurang. Hal ini dikarenakan RS UNHAS masih baru dalam beroperasi, sehingga masih dalam tahap awal proses pembenahan-pembenahan.
3.1.7 Tupoksi Instalasi IPSRS
Rumah sakit harus menyelenggarakan IPSRS, karena tanpa IPSRS, seluruh kegiatan yang berhubungan dengan alat kesehatan maupun sarana-prasarana yang rusak akan terganggu dan tidak berjalan lancar.
Instalasi kerja IPSRS mempunyai tugas pokok dan fungsi sebagai berikut: 1. Melakukan rapat secara teratur
2. Membuat laporan dan melaporkannya kepada pimpinan rumah sakit tepat waktu
3. Melakukan rapat secara teratur dan menghadiri rapat tersebut.
4. Operator Utility, menjadi operator suatu alat medis atau mengadakan training kepada tenaga
kesehatan yang lain untuk petunjuk pemakaian (SOP) alat medis yang benar. 5. Maintenance, perawatan rutin.
6. Perencanaan kegiatan pemeliharaan.
7. Pengukuran dan kalibrasi.
8. Manajemen informasi dan pemeliharaan.
9. Rujukan pemeliharaan.
10. Pengawasan pelaksanaan pengadaan barang, tenaga kerja, fasilitas dan K3.
Dalam menjalankan tugasnya, kepala instalasi IPSRS wajib menerapkan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi, baik dalam lingkungan intern instalasi, maupun dengan instalasi-instalasi terkait, sesuai dengan tugasnya masing-masing.
Analisis:
Dari hasil pengamatan selama melakukan residensi I, dapat disimpulkan bahwa apa yang dikerjakan oleh staf IPSRS RS UNHAS sebagian besar telah sesuai dengan standar tugas pokok dan fungsi di atas. Petugas di instalasi IPSRS dapat bekerja secara professional dan sesuai prosedur yang telah ditetapkan. Namun, untuk manajemen informasi peralatan masih banyak kekurangan.
Untuk lingkungan kerjanya, sebagian besar stafnya adalah laki-laki, terutama di bagian ruang panel atau bengkel. Hal ini karena, beban kerja dan risiko pekerjaannya cukup tinggi terkait pemeliharaan dan perbaikan sarana dan prasarana. Sehingga, staf perempuan ditempatkan pada bagian Administrasiinistrasi instalasi ini dan tidak terjun langsung ke lapangan secara langsung.
3.1.8 Uraian Tugas
a. Logistik
Mengidentifikasi kebutuhan pendukung Mengurus pembelian peralatan
Mengurus inventaris barang yang keluar dan masuk Pengadaan barang dan peralatan
b. Teknisi
Memelihara alat-alat kesehatan
Mengecek kerusakan alat-alat kesehatan Memperbaiki kerusakan alat-alat kesehatan
Dan tugas yang diberikan atasan/pimpinan langsung
c. Mekanikal
Pengecekkan kebocoran
Mengontrol pemakaian air, Listrik, AC, dan Lift Pengecekkan air bersih
Memperbaiki WC Pengecekkan Pompa Air
Dan tugas yang diberikan atasan/ pimpinan langsung
d.Telekomunikasi
Sharing Jaringan internet untuk kebutuhan Karyawan Rumah Sakit Pemasangan dan Instalasi Komputer di setiap meja Kerja
Pemasangan Pesawat Telepon Pemasangan Line Internet Monitoring peralatan elektronik
Dan tugas lain yang diberikan atasan/pimpinan langsung
e. Elektrikal
Mengecek lampu, AC, Pompa dan Tangki Air Mengecek saringan udara AC
Pemasangan Instalasi Terminal Listrik Memperbaiki Saklar
Dan Tugas Lain yang diberikan atasan/ pimpinan langsung
f. Pemeliharaan Gedung
Membersihkan dan mengatur ruangan yang akan digunakan dan telah digunakan Memperbaiki alat yang rusak (Handle pintu, kran air,wastafel, dll)
Memonitoring kunci tiap ruangan Rumah Sakit
Dan tugas lain yang diberikan atasan/ pimpinan langsung Analisis :
Semua bagain di IPSRS telah tebagi pekerjaannya. Sehingga, para staf dapat bekerja sesuai dengan tugas dan fungsi yang telah ditentukan sesuai job description yang telah ditetapkan.
3.1.9 Deskripsi Kegiatan
Berikut ini merupakan deskripsi kegiatan IPSRS RS UNHAS:
Kegiatan Pemeliharaan / maintenance
o Pemeliharaan Kuratif : Tidak terjadwal, Break down unit
Penyetingan ulang bagian-bagian serta fungsinya
Penyetingan ulang parameter serta fungsinya
Penggantian spare part / bagian-bagian alat
Modifikasi spare part / bagian-bagian alat
Pengencangan serta pelumasan bagian-bagian alat
o Pemeliharaan Preventif : Terjadwal, Life time spare part
Pemantauan bagian-bagian serta fungsinya
Pemantauan setting parameter serta fungsinya dan hasil outputnya
Pengencangan serta pelumasan bagian-bagian alat
Kegiatan perbaikan / repaire
Perencanaan pengadaan spare part / disposible acsessoris
Perencanaan kegiatan kalibrasi
Perencanaan kegiatan KSO dan kontrak servis
Analisis:
Kegiatan-kegiatan ini adalah kegiatan yang rutin dilakukan di IPSRS. Semuanya berjalan baik dan optimal. Namun, pada bagian penyimpanan data-data masih perlu mengalami pembenahan, karena belum lengkap data-data terkait IPSRS.
3.2 Spesifikasi SDM dan Jumlahnya 3.2.1 Jumlah Pegawai dan Peranannya
Keadaan sumber daya manusia, dalam hal ini staf, di IPSRS RS UNHAS dapat dilihat pada tabel berikut ini:
Tabel 3.1
Staf Instalasi IPSRS berdasarkan Tugas atau Peranannya RS UNHAS Tahun 2011 No Tugas dan
Peranannnya Status
Pendidika
n Jumlah
1 Koordinator IPSRS CPNS S1 1
2 Logistik CPNS, 2 Magang1 Kontrak, 1 D3 (3)S1 (1) 4
3 Teknisi Alkes 1 CPNS, 1Kontrak D3 (1)S1 (1) 2
4 Teknisi Telekomunikasi Kontrak D3 1
5 Mekanikal 1 Kontrak, 5Magang D3 (5)S1 (1) 6
6 Elektrikal 1 CPNS, 3Kontrak D3 (1)S1 (3) 4
7 Pemelihara gedung 1 CPNS, 1Magang D3 (1)S1 (1) 2
Sumber: Data Sekunder RS. Unhas, 2011
Analisis:
Dari tabel dapat dilihat bahwa latar belakang pendidikan D3 lebih banyak daripada yang latarbelaang S1. Menurut penulis, hal ini cukup baik, karena pada IPSRS lebih kepada permasalahan teknis, bukan konsep, sehingga yang lebih dibutuhkan adalah lulusan D3.
Jumlah staf pada masing-masing bagian masih kurang. Namun, karena masih baru dalam beroperasi, maka kekurangan ini masih dapat dimaklumi. Selain itu, para staf juga belum terlalu terbebani dengan beban kerja yang tidak sesuai dengan jumlah SDM.
3.2.2 Waktu Kerja
Shift kerja di IPSRS terbagi dua, yaitu :
Pegawai : 08.00-16.00
Magang : 07.30-14.00, 14.00-21.00, 21.00-07.30
Dari segi kedisiplinan, semua para staf dan teknisi biasanya masuk tepat waktu sesuai jadwal shiftnya.
3.3. Kinerja Kegiatan 3.3.1 Indikator
Kinerja staf instalasi IPSRS dapat dilihat dari indikator berikut:
Kecepatan waktu menanggapi kerusakan alat (≤ 80%) Ketepatan waktu pemeliharaan alat (100%)
Kedisiplinan (berdasarkan shift) 3.3.2 Hasil Observasi dan Analisis
Dari hasil residensi I didapatkan bahwa kecepatan waktu teknisi menanggapi kerusakan alat adalah sekitar 10-15 menit. Sedangkan ketepatan waktu pemeliharaan alat tergantung pada jenis kerusakan dan alat apa yang diperlukan. Jika alat yang diperlukan tidak ada di Makassar, maka dibutuhkan waktu sampai berbulan-bulan. Selain itu, kemampuan dan pengalaman teknisi dalam menangani kerusakan alat juga berpengaruh pada ketepatan waktu pemeliharaan alat.
Penanganan kalibrasi alat kesehatan biasanya dilakukan dengan pengajuan proposal yang berisi tentang alat apa yang akan dikalibrasi dan berapa dana yang dibutuhkan. Untuk kedisiplinan, rata-rata semua staf datang dan pulang tepat waktu.
3.4 Deskripsi Fisik dan Bangunan IPSRS 3.4.1 Letak Instalasi IPSRS
Lokasi ruangan IPSRS sangat berpengaruh terhadap keberlangsungan kegiatan pelayanan yang dilakukan oleh unit terkait lainnya.
Ruangan IPSRS terbagi atas 3, yang terletak di lantai 1, lantai 2, dan lantai 3. Ruangan lantai 1 berfungsi sebagai ruang panel atau bengkel para teknisi memelihara dan memperbaiki peralatan yang ada di rumah sakit. Ruangan lantai 2 berfungsi sebagai ruang Administrasiinistrasi. Sedangkan di lantai 3 berfungsi sebagai tempat perencanaan.
Analisis:
Letak ruangan-ruangan IPSRS ini cukup strategis. Sehingga, memudahkan dan memperlancar proses pemeliharaan dan perbaikan alat kesehatan dan sarana prasarana rumah sakit.
3.4.2 Denah Ruangan Instalasi IPSRS
Ruangan pada instalasi pemeliharaan sarana Rumah sakit ini sudah memenuhi standar.
3.4.3 Kondisi Fisik dan Bangunan
Standar keadaan fisik dan lingkungan rumah sakit diatur dalam Kepmenkes No. 1204 Tahun 2004 tentang Persyaratan Kesehatan Lingkungan Rumah Sakit.
A. Ruang Bangunan
Berdasarkan ketetapan yang terdapat dalam Kepmenkes No. 1204 Tahun 2004, instalasi IPSRS termasuk zona dengan risiko rendah. Adapun standar bangunan ruangan yang sesuai adalah sebagai berikut:
1. Permukaan dinding harus rata dan berawarna terang
2. Lantai harus terbuat dari bahan yang kuat, mudah dibersihkan, kedap air, berwarna terang, dan
pertemuan antara lantai dengan dinding harus berbentuk konus.
3. Langit-langit harus terbuat dari bahan multipleks atau bahan yang kuat, warna terang, mudah
dibersihkan, kerangka harus kuat, dan tinggi minimal 2,70 meter dari lantai.
4. Lebar pintu minimal 1,20 meter dan tinggi minimal 2,10 meter, dan ambang bawah jendela
5. Ventilasi harus dapat menjamin aliran udara di dalam kamar/ruang dengan baik, bila ventilasi
alamiah tidak menjamin adanya pergantian udara dengan baik, harus dilengkapi dengan penghawaan mekanis (exhauster).
6. Semua stop kontak dan saklar dipasang pada ketinggian minimal 1,40 meter dari lantai. Analisis:
Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan, bahwa bangunan ruang IPSRS di RS UNHAS telah memenuhi semua standar yang telah ditetapkan untuk bangunan ruangan berisiko tinggi, mulai dari dinding, lantai, ventilasi, dan lain-lain.
B. Kualitas Udara, Pencahayaan, Suhu, Kelembaban, Tekanan Udara, dan Kebisingan
Kualitas udara ruangan yang diharapkan sesuai Kepmenkes 1204 tahun 2004 adalah tidak berbau (terutana bebas dari H2S dan Amoniak, serta kadar debu (particulate matter) berdiameter kurang dari 10 micron dengan rata-rata pengukuran 8 jam atau 24 jam tidak melebihi 150 μg/m3, dan tidak mengandung debu asbes. Selain itu, konsentrasi maksimum indeks angka kumannya harus sekitar 200-500 Mikro-organisme per m2 Udara (CFU/m3).
Indeks pencahayaan untuk instalasi IPSRS minimal 100 lux, dengan suhu 21-26 °C, tekanan udara seimbang dan toleransi kebisingan minimal 45 dBA dengan waktu pemaparan 8 jam.
Analisis:
Dari hasil observasi, didapatkan bahwa kondisi kualitas udara pencahayaan, suhu, tekanan udara, kelembaban, dan kebisingan telah sesuai dengan apa yang menjadi standar, sehingga berpengaruh positif pada kebetahan dan kenyamanan staf dalam menjalankan tugas dan fungsinya.
3.4.4 Sarana dan Prasarana Instalasi IPSRS
Di bawah ini merupakan daftar inventaris sarana dan prasarana IPSRS :
Tabel 3.2
Inventaris Sarana Prasarana Instalasi IPSRS RS UNHAS Tahun 2011
NO NAMA BARANG KETERANGAN
1 Tool Cabinet 1 unit
2 Y- Type Audio Adapter 1 unit
3 Jet Pum Washing AC 1 unit
4 Regulator Manifold 1 unit
5 Kabel NYY 3x 1.5 mm Sesuai keb.
6 Outlet Stop kontak data Clipsal Sesuai keb.
7 Sambungan T stop kontak Sesuai keb.
8 Lasdop Kabel Sesuai keb.
9 Klem Kabel Sesuai keb.
10 Kabel UTP Sesuai keb.
11 RJ 45 Sesuai keb.
12 Kabel NYW 3X1.5 mm Sesuai keb.
13 Stop Orde OB Clipsal Sesuai keb.
14 Dos OB clipsal Sesuai keb.
15 Stoker urde utc Sesuai keb.
16 Terminal Stop Kontak 6 Sesuai keb.
17 Terminal Stop Kontak 4 Sesuai keb.
18 OHM Sakar 1 buah
19 Working Table knock Down 1 buah
20 Digital Multimeter Auto Ringing 1 buah
22 Hammer stoning 1 buah
23 Screwdriver full set 1 buah
24 Electrical tape 5 buah
25 Wrench ballpoint 1 buah
26 Flash Light Led (Senter) 1 buah
27 Kanebo 1 buah
28 Changeover Switch 1 buah
Sumber: Data Sekunder, 2011
Analisis:
Sarana dan prasarana yang ada masih dalam kondisi baik dan dapat digunakan, sehingga dapat memperlancar kegiatan di instalasi pemeliharaan sarana RS UNHAS.
3.5 Kebijakan Instalasi IPSRS
Prosedur Maintance
Ka.IPSRS membuat program maintenance acuan dan dijadikan pedoman petunjuk teknis dalam
penyusunan program kerja maintenance
Masing-masing Kordinator peralatan IPSRS membuat teknis pelaksanaan untuk program
maintenance peralatan yang di bawahinya.
Teknisi pelaksana melakukan kegiatan maintenance sesuai jadwal yang telah dibuat untuk setiap
jenis peralatan atau ruangan
Jika dalam pelaksanaan maintenance diperlukan perbaiakan maka dilakukan prosedur perbaikan,
sedangkan jika tidak diperlukan perbaikan maka teknisi mengkonfirmasikan ke user/pemakai alat lalu teknisi mencatat dalam buku laporan.
Prosedur Perbaikan
Laporan dari user/ruangan masuk ke IPSRS melalui blangko laporan kerusakan atau via telepon
Ka.IPSRS nenelaah dan memberikan mandat kepada Kordinator peralatan baik itu medik atau
non-medik
Kordinator peralatan mengidentifikasi jenis kerusakan barang lalu memberi mandat kepada teknisi
pelaksana untuk mengecek dan memperbaiki peralatan yang telah dilaporkan user
Jika peralatan yang dicek kerusakannya tidak membutuhkan spare part, maka alat langsung
diperbaiki
Apabila membutuhkan spare part maka spare part di ambil di gudang logistik IPSRS lalu dipasang
di alat.
Namun jika spare part yang dibutuhkan tidak ada maka kordinator administrasi dan logistik IPSRS
membuat daftar permintaan spare part yang dibutuhkan, lalu Ka.IPSRS dan Kordinator peralatan menandatangani daftar kebutuhan tersebut.
Jika alat tersebut selesai diperbaiki dan baik, maka teknisi mengkonfirmasikan ke user dan dicatat
dalam buku kegiatan
Sedangkan jika alat tersebut tidak dapat diperbaiki/tidak berfungsi dengan baik dikarenakan tingkat
kesulitan yang tinggi dan membutuhkan spare part yang spesifik stau rusak berat,maka alat tersebut di rencanakan untuk dikerjakan pihak III atau dihapuskan.
Prosedur Penghapusan
Kordinator peralatan IPSRS menelaah tingkat kerusakan alat yang dikerjakan oleh teknisi
pelaksana
Jika alat mengalami kerusakan berat maka Kordinator peralatan IPSRS memerintahkan Kordinator
Administrasi dan Logistik untuk membuat laporan daftar barang yang mau di hapus.
Ka. IPSRS dan Kordinator peralatan IPSRS menandatangani laporan daftar barang yang mau
dihapus tersebut Laporan daftar barang yang mau dihapus tersebut lalu diteruskan ke Direktorat Umum dan Operasional.
Analisis:
Untuk kebijakan-kebijakan ini masih dalam tahap perbaikan. Karena, saat ini RS UNHAS masih dalam tahap proses pembuatan kebijakan GCI secara keseluruhan.
Maintenance Program
Kamis, 14 Mei 2009 oleh. Administrator Hits : 2764 Share :
Banyak factor yang mempengaruhi mengapa program maintenance sulit diaplikasikan dan
dilaksanakan secara konsisten:
• Keterbatasan sumber daya manusia
· Keterbatasan peralatan maintenance
• Keterbatasan ruanglgudang maintenance
• Kurang diperhatikannya masalah tekhnik oleh manajemen
· Tidak tersedianya dana rutin untuk maintenance
9 Klasihkasi optimalisasi maintenance
• Mechanical Maintenance
• Electrical Maintenance
• Instrument and Medical Equipment Maintenance
• Non Medical Supporting Equipment Maintenance (Kitchen & Laundry Equipment)
• Medical Gas Maintenance
• Electric power maintenance
• Workshop Maintenance
• Building and Furniture Maintenance
• IT and Communication system Maintenance
Tugas SDM Maintenance
· Menyelesaikan perbaikan peralatan agar kembali berjalan normal · Melumasi mesin-mesin atau peralatan yang, membutuhkan pelumasan dan menjaga ke ersihan peralatan
· Memeriksa secara rutin keadaan peralatan
• Bila diperlukan melakukan modihkasi peralatan, agar dapat berfungsi lebih optimal • Melakukan perbaikan-perbaikan pada kerusakan· kerusakan Hsik secar berkala • Minjaga kondisi semua peralatan agar tetap running well
· Melakukan program pengecatan bangunan secara berkala
Pedoman SDM Maintenance dalam pelaksanaan tugasnya:
• SOP yang ada
• Manual Operation
• Pengalaman atas mesin-mesin terdahulu (untuk RS yang telah lama beroperasi) • Informasi dari distributor atau agen, bahkan kalau perlu dari pabriknya
Dasar Kebijakan Maintenance:
• Planned (preventive) Maintenance
• Breakdown (corrective) Maintenance
Kegiatan preventive maintenance bertujuan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kerusakan pada peralatan dan agar supaya kondisi peralatan selalu siap pakai
Pedoman Pelaksanaan Maintenance
• Regular Preventive Maintenance Inspection
Kegiatan maintenance yang dilaksanakan dengan cara memeriksa setiap bagian peralatan secara
periodic dan berurutan sesuai dengan schedule.
• Major maintenance
Kegiatan maintenance yang dilaksanakan dengan mengadakan pembongkaran ebagian peralatan, meneliti bagian peralatan serta melakukan penggantian suku cadang peralatan sesuai dengan spesitikasinya
Tekhnik Pelaksanaan Maintenance
• Maintenance work order atau work order system (pemeliharaan dengan permintaan)
• Check list system maintenance (system dattar pengecekan)
· Quarter planning maintenance (Rencana kerja tiga bulanan)
· Semester maintenance (pemeliharaan tengah tahunan)
• Annual maintenance (pemeliharaan tahunan)
Contoh Kasus Work Order
Maintenance:
• Apa yang harus dikerjakan
• Siapa yang mengerjakan dan bertanggung jawab
• Alat-alat yang dibutuhkan serta macamnya
• Waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan pemeliharaan ters:-abut dan kapan waktu penyelesaiannya.
Maintenance Safety Factor:
Hal-hal yang harus diperhatikan agar fal keamanan bagi operator maupun perlatan terjamin:
· suhu ruang
• daya listrik
• tekanan udara
• tekanan gas
· tekanan dan kualitas air
Prosedur Preventive Maintenance
• Mendistribusikan kegiatan secara merata dalam skala waI
• Menggunakan checklist dengan instruksinya, untuk dipakai sebagai pedoman oleh petugas
maintenance, serta untuk keseragaman pelaksanaan pengecekan
• Perawatan
· Pencegahan dilakukaan tepat waktu, kecualai peralatan sedang diperbaiki karena kerusakan atau
sedang dibongkar
• Perawatan pencegahan dilakukan menurutjadwal tertentu sehingga tidak mengganggu jadwal produksi
Contoh kasus preventive maintenance
Checklist yang memuat instruksi untuk perawatan pencegahan pada peralatan Dish Washing Machine:
· Periksa kondisi suplai air
• Periksa kondisi suplai steam
• Periksa kondisi suplai Iistrik
• Periksa kondisi saluran pembuangan
• Periksa kcndisi deterjen pump
• Perisa kondisi tangki air
Prosedur Breakdown (Corrective) Maintenance:
• Kegiatan perawatan atas kerusakan peralatan dilaksanakan atas dasar pesanan dari bagian produksi dan bagian lainnya mengenai kerusakan umum atau mendadak dari fasilitas (peralatan) produksi
Biaya-biaya yang dibutuhkan untuk kagiatan maintenance:
• Biaya spare part
• Biayatenaga karja
• Biaya material Iainnya
Kesimpulan
· Maintenance yang dilakukan secara rutin dan terprogram dengan baik maka akan memperkecil biaya prcduksi; fungsi peralatan akan maksimal, sehingga waktu prcduksinya akan Iebih cepat karena peralatan tidak ngadat, tidak terjadi disfungsi dalam prcses produksinya dll. · Sebaliknya bila maintenance tidak dilakukan dengan baik maka biaya produksi akan mahal dan keterlambatan pasti akan terjadi, bahkan gagal produksi tidak dapat dihindari, sehingga harus mengulangi prcses produksinya, ctomatis kerugian dalam hal biaya dan waktu akan terjadi.
Daftar pustaka:
• Prawirosentono Suyadi, Managemen Operasional. Bumi Aksara Edisi ke 4 • Experience Base in Several Government Hospital in Indonesia • Experience Ba e in Several Government Ho pital in Nigeria
URUSAN PERLENGKAPAN, RUMAH TANGGA
DAN
INVENTARISASI
ASSET
BAGIAN PERLENGKAPAN DAN RUMAH TANGGA
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG
Menyediakan kebutuhan alat tulis kantor dan mebeler hingga pelaporannya, pengelolaan peminjaman auditorium dan peralatan-peralatan yang dibutuhkan serta pelayanan yang bersifat periodik (pelayanan pembagian almamater, perlengkapan wisuda, dan kalender) dan yang bersifat insidental
(memfasilitasi sarana dan prasarana event-event) di Universitas
Muhammadiyah Malang, merupakan rutinitas yang harus dilakukan oleh urusan perlengkapan, rumah tangga, dan inventarisasi asset.
Seorang kepala urusan ditunjuk untuk memberikan komando dan mengatur hal-hal yang menjadi rutinitas. Kepala urusan dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh 6 orang staf yang dibagi dalam beberapa bagian sesuai dengan kompetensinya masing-masing serta bekerja secara sinergi untuk saling melengkapi. Tugas pokok dalam urusan ini pada dasarnya dapat dibagi dalam dua hal, perlengkapan dan rumah tangga serta inventarisasi asset.
Tugas Pokok Urusan Perlengkapan, Rumah Tangga, dan Inventarisasi Asset
Melakukan rekapitulasi permohonan ATK dari unit kerja dan fakultas Merencanakan pemesanan dan pengadaan ATK kepada rekanan
Mencatat penerimaan dan pendistribusian ATK Membuat laporan ATK secara berkala Melakukan penjadwalan peminjaman/pemakaian auditorium dari unit kerja,
fakultas dan lembaga intra
Melayani pengambilan jas almamater, kalender dan kelengkapan wisuda Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran jas almamater dan
kelengkapan wisuda
Melakukan perawatan kelengkapan wisuda mahasiswa dan jajaran senat universitas
Membantu menerima laporan dan informasi yang terkait dengan urusan kendaraan, instalansi dan maintenance serta kebersihan dan taman. Melakukan perbaikan mebeler dan peralatan lain Merekapitulasi pengajuan permintaan mebeler dari unit kerja dan fakultas Melakukan identifikasi dan pengecekan lapangan berdasar surat pengajuan mebeler
Melakukan pengecekan inventaris melalui surat yang dikirim ke setiap unit
kerja dan fakultas
Membuat laporan inventarisasi secara periodik
Standar Operasional Prosedur (SOP) Urusan Perlengkapan, Rumah
Tangga, dan Inventarisasi Asset
Melakukan presensi datang dan pulang
Menyiapkan pelayanan
Melayani permintaan ATK dan penggandaan berkas-berkas Melakukan rekap permintaan ATK Menjadwal pemakaian auditorium yang telah disetujui Melakukan pengecekan auditorium yang akan digunakan dan setelah digunakan
Melayani peminjaman peralatan Mendistribusikan permintaan mebeler yang telah disetujui
Bagan 2: flowchart SOP Urusan Perlengkapan, Rumah Tangga dan Inventarisasi Asset
PROSEDUR PELAYANAN PERLENGKAPAN DAN RUMAH TANGGA
Pengelolaan
jas
almamater
Sirkulasi jas almamater dilakukan secara periodik yang diperuntukan bagi mahasiswa baru Universitas Muhammadiyah Malang. Sirkulasi yang dimaksud adalah mulai dari perencanaan, pengadaan hingga pembagiannya. Pengadaan jas almamater dilakukan oleh Biro Kemahasiswaan (setelah ada pelaporan stock jas almamater ke Pembantu Rektor II) dan dibentuk sebuah tim, kemudian diperintahkan untuk pengadaan yang didasarkan pada surat pedoman pengadaan barang dan jasa nomor E.5.a/157/UMM/III/2005 tanggal 2 Maret 2005 yang bekerjasama dengan 4 rekanan/konveksi. Pembagian jas
almamater dilakukan dalam tiga periode atau 3 kali dalam rentan waktu yang berbeda sesuai dengan jumlah gelombang penerimaan mahasiswa baru tiap tahunnya. Pengambilan jas almamater oleh mahasiswa baru dilakukan sesuai dengan alur registrasi mahasiswa baru Universitas Muhammadiyah Malang.
Pengelolaan
kelengkapan
wisuda
Universitas Muhammadiyah Malang dalam satu tahun menggelar sidang senat terbuka yang mengagendakan wisuda sarjana diploma 3, strata 1, strata 2, dan program doktor dalam empat periode. Berkaitan dengan hal itu, yang menjadi tugas bagian perlengkapan dan rumah tangga adalah mengatur sirkulasi kelengkapan wisuda (baju toga, gordon, samir, dan topi) dalam tiap periodenya.
Pengadaan kelengkapan wisuda (gordon) dilakukan oleh perlengkapan sesuai dengan perintah yang dibuat oleh Pembantu Rektor II dan bekerjasama dengan beberapa rekanan. Demikian juga dalam hal perawatan kelengkapan wisuda dilakukan oleh perlengkapan yang bekerjasama dengan rekanan-rekanan yang
telah ditunjuk.
Sistem sirkulasi kelengkapan wisuda yang digunakan oleh universitas adalah peminjaman yang didasarkan pada mahasiswa sebagai peserta wisuda untuk membayar uang pendaftaran wisuda, kecuali gordon. Dengan demikian, setiap mahasiswa yang akan mengikuti wisuda diwajibkan mengikuti prosedur peminjaman dan pengembalian kelengkapan wisuda. Selain dipinjamkan, kelengkapan wisuda tersebut juga dapat dimiliki secara pribadi oleh wisudawan dengan cara membeli. Sedangkan untuk pengembalian toga, mahasiswa yang status kelengkapan wisudanya pinjam, datang ke perlengkapan dengan membawa kelengkapan wisuda kecuali gordon dan kwitansi pembayaran wisuda asli beserta formulir bebas tanggungan dengan rentan waktu pengembalian H+10 (10 hari efektif setelah pelaksanaan wisuda) dan dikenakan denda sebagai bentuk punishment untuk mahasiswa yang mengembalikan kelengkapan wisuda di luar jadwal yang telah ditentukan (terlambat). Adapun alur peminjaman/pembelian dan pengembalian kelengkapan wisuda dapat dilihat dalam bagan berikut.
Bagan 3: Alur peminjaman/pembelian dan pengembalian kelengkapan wisuda
Pengelolaan
kalender
Universitas Muhammadiyah Malang setiap tahunnya menyediakan kalender. Pengelolaan kalender yang dimaksudkan adalah pengadaan kalender yang
dilakukan secara tim oleh Kepala Biro Administrasi Umum dan Biro Administrasi Keuangan setelah adanya laporan jumlah berapa yang harus diadakan serta didasarkan kebutuhan, baik untuk karyawan /dosen, mahasiswa serta untuk UPT PMB sebagai media promosi yang bekerjasama dengan rekanan yang ditunjuk. Kalender diperuntukkan bagi civitas akademika Universitas Muhammadiyah Malang. Bagi mahasiswa, pengambilan kalender dilakukan dengan membawa kwitansi her registrasi semester ganjil dengan rentan waktu pengambilan bulan Oktober s/d Desember (1 kwitansi/mahasiswa = 1 kalender).
Pelayanan acara/kegiatan
universitas
Universitas Muhammadiyah Malang sebagai lembaga pendidikan tinggi yang berkemajuan, seringakali untuk meningkatkan mutu pendidikan maupun pelayanannya mengadakan kegiatan-kegiatan universitas yang bersifat rutin maupun insidental. Lain dari pada itu auditorium-auditorium yang dimiliki oleh Universitas Muhammadiyah Malang sering digunakan berbagai kegiatan dari luar. Guna menunjang keberlangsungan dan kelanacaran kegiatan-kegiatan yang diadakan tersebut, perlengkapan berperan aktif untuk menyediakan
sarana dan prasarananya.
Pengelolaan ATK dan mesin RISO
Sebagai lembaga pendidikan tinggi dan untuk meningkatkan mutu pelayanan, Universitas Muhammadiyah Malang memerlukan berbagai macam alat tulis kantor (ATK). Pengelolaan ATK yang dimaksud adalah perencanaan, pengadaan, pencatatan, pelayanan permintaan, dan pelaporan. Pengadaan alat tulis kantor tersebut dilakukan oleh perlengkapan yang bekerjasama dengan 3 rekanan yang telah ditunjuk. Secara sistematis pengelolaan ATK
dapat digambarkan sebagaimana bagan berikut ini.
Setiap unit dan lembaga intra di lingkungan Universitas Muhammadiyah Malang merupakan user utama alat tulis kantor tersebut. Bagi tiap-tiap unit yang akan menggunakan atau mengajukan permintaan alat tulis kantor harus membuat surat pengajuan permintaan ATK yang ditujukan kepada kabag perlengkapan. Peraturan ini berdasarkan surat Pembantu Rektor II nomor E.4.a/491/UMM/V/2008 tanggal 5 Mei 2008. Demikian halnya dengan lembaga intra, UKM dan IMM di lingkungan Universitas Muhammadiyah Malang untuk menggunakan ATK diharuskan membuat surat pengajuan permintaan ATK berdasarkan surat kepala Biro Administrasi Mahasiswa nomor E.5.a/1200/MAWA-UMM/XII/2006 tanggal 26 Desember 2006. Adapun
ketersidaan Alat Tulis Kantor (ATK) yang ada. Untuk mengetahui daftarnya klik
di sini.
Pelayanan ATK di perlengkapan dilengkapi dengan mesin cetak cepat yang disebut dengan mesin RISO. Penggunaan mesin ini diperuntukkan bagi kepentingan universitas yang diatur tersendiri sesuai dengan surat kepala Biro Administrasi Umum nomor E.4.a/157/UMM/II/2010 tanggal 12 Februari 2010. Pengendalian mesin RISO dalam surat tersebut dijelaskan bahwa untuk menggandakan 1 berkas/1 master minimal berjumlah 500 exemplar/1 rim kertas.
PROSEDUR PEMAKAIAN AUDITORIUM DAN ALAT
Kegiatan-kegiatan yang sering diadakan di Universitas Muhammadiyah Malang baik oleh kalangan civitas akademika maupun dari luar, didukung oleh keberadaan auditorium-auditorium Universitas Muhammadiyah Malang yang sangat memadai, mulai dari auditorium yang berkapasitas kecil maupun besar. Adapun auditorium yang menjadi tanggung jawab dan wewenang perlengkapan untuk mengatur jadwal pemakaiannya adalah aula BAU, aula masjid lantai 1, dan aula teknik GKB III. Setiap user yang akan menggunakan auditorium tersebut diharuskan membuat surat pengajuan peminjaman tempat
dengan ditandatangani oleh pimpinan dalam unit kerja dan fakultas, sedangkan lembaga intra/LSO/UKM/IMM ditandatangani oleh ketua mengetahui PD III untuk tingkat fakultas dan bagian kemahasiswaan untuk tingkat pusat (Lihat Lampiran 7) dengan rincian sebagai berikut.
Tabel 2: Pengajuan peminjaman tempat dan alat
N o
User Yang mengajukan
1 Fakultas Pimpinan Fakultas
2 Jurusan Kepala Jurusan
3 Laboratorium Kepala Laboratorium
4 Lembaga dan Badan Kepala Lembaga dan
Badan
5 Biro Kepala biro terkait
6 UPT Kepala UPT
7 Lembaga Intra/LSO tingkat
fakultas Ketua
Mengetahui PD III
8 Lembaga Intra tingkat
universitas/UKM/IMM Ketua
Mengetahui Kemahasiswaa n
Bukan hanya auditorium yang menunjang kegiatan-kegiatan di universitas, peralatan-peralatan seperti wireless, layar LCD dan kabel roll juga merupakan penunjang yang menjadi tanggung jawab perlengkapan untuk mengatur pemakaiannya. Prosedur peminjaman yang harus dipatuhi oleh user sama halnya dengan peraturan untuk meminjam auditorium di atas dan tergambar dalam bagan berikut ini.
INVENTARISASI ASET
Universitas Muhammadiyah Malang dibangun diatas tanah seluas ± 34,654 ha yang terbagi dalam kampus I, II, III, rumah sakit, dan lahan luar kampus. Perkembangan pesat berupa bangunan Universitas Muhammadiyah Malang sebagai lembaga pendidikan tinggi membutuhkan pengelolaan yang signifikan dan tersistematis. Oleh karena itu, bagian perlengkapan dan rumah tangga diberi wewenang untuk menjaga dan merawat asset kampus untuk menangani inventarisasi asset yang dimiliki oleh Universitas Muhammadiyah Malang.
Asset Universitas Muhammadiyah Malang adalah barang bergerak (tidak habis pakai namun mengalami penyusutan) mebeler dan alat-alat penunjang kegiatan belajar mengajar dan perkantoran lainnya dan barang tidak bergerak,
yang meliputi tanah, bangunan/gedung.
Bagian inventarisasi asset memiliki tanggung jawab mulai perencanaan hingga pelaporan kondisi barang khususnya mebeler di lapangan yang di up date setiap tahunnya. Secara rinci tugas bagian inventarisasi asset dapat dilihat dalam bagan berikut ini.
Bagan 6: Sistematisasi pengelolaan mebeler
Pada bagan tersbut di atas, disebutkan bahwa salah satu tugas dari urusan inventarisasi asset adalah membuat laporan secara periodik yang dikeluarkan pada akhir tahun. Dalam laporan inventarisasi asset tersebut barang-barang bergerak maupun tidak bergerak yang berada di Univesitas Muhammadiyah Malang diberi pengkodean khusus guna memudahkan dalam mengelompokkan ketegori barang/asset Universitas Muhammadiyah Malang.
SOP MAINTENANCE
HAKEKAT PEMELIHARAAN GEDUNG
Maintenance atau pemeliharaan pada Gedung dimaksudkan sebagai gabungan dari tindakan teknis dan administrative, yang dimaksudkan untuk mempertahankan,dan memulihkan fungsi bangunan sebagaimana yang telah di rencanakan sebelumnya. Keberhasilan suatu bangunan dinilai dari kemampuan bangunan untuk ada pada kondisi yang diharapkan, yang dipengaruhi oleh beberapa persyaratan,antara lain :
1. Persyaratan fungsional
Yang dimaksud persyaratan fungsional adalah persyaratan yang terkait dengan fungsi bangunan. Setiap bangunan memiliki fungsional umum dan khusus yang perlu dipenuhi. Persyaratan umum contohnya adalah bangunan mampu melindungi pemakainya dari lingkungan luar. Sedangkan persyarat khusus sangat tergantung pada jenis dan fungsi bangunan tersebut.
Masing – masing bangunan memiliki persyaratan performance bangunan yang sangat spesifik. Performance bangunan mencakup banyak aspek, mulai dari performance fisik luar bangunan, sampai pada elemen – elemen Mekanikal dan elektrikal ( ME ).
Tindakan pemeliharaan bangunan sangat ditentukan oleh tuntutan performance yang terkait dengan fungsi bangunan. Namun seringkali terjadi perbedaan standart performance bangunan menurut USER dan menurut OWNER, terutama pada bangunan sewa.
3. Persyaratan Menurut Undang – undang
Persyaratan menurut undang – undang merupakan persyaratan yang tidak bisa diabaikan, karena menyangkut regulasi dan legalitas.Persyaratan ini diantarnya : Persyaratan terhadap pengelolaan gedung tinggi / Hight risk ,
4. Persyaratan Menurut User
Persyaratan menurut user biasanya berkaitan dengan kenyamanan. Kenyamanan user merupakan ukuran keberhasilan suatu bangunan. Biasanya bangunan yang memiliki persyaratan user adalah bangunan – bangunan sewa dan bangunan – bangunan umum.
Idealnya, pada tahap desain,perencana telah memiliki kriteria – kriteria untuk menghasilkan suatu performansi tertentu sehingga aktifitas pemeliharaan yang dilakukan selama masa operasi gedung akan lebih efektif. Namun seringkali kriteria – kriteria semacam itu tidak dibuat sehingga menimbulkan kesulitan dalam menentukan program pemeliharaan sampai tahap pelaksanaannya.
Kegiatan pemeliharaan bangunan meliputi berbagai aspek yang bisa dikategorikan dalam 4 kegiatan, yaitu :
Pemeliharaan rutin harian
Rectification ( perbaikan bangunan yang baru saja selesai )
Replacement ( penggantian bagian yang berharga dari suatu bangunan ) Retrofitting ( melengkapi bangunan sesuai kemajuan teknologi )
Secara sederhana, Pemeliharaan bangunan dapat diklarifikasikan menjadi 2 macam yaitu : Pemeliharaan rutin dan Pemeliharaan remedial / perbaikan.
A. Pemeliharaan Rutin
Pemeliharaan rutin adalah pemeliharaan yang dilaksanakan dengan interval waktu tertentu untuk mempertahankan gedung pada kondisi yang diinginkan / sesuai. Contohnya pengecatan dinding luar gedung 2 tahunan, pengecatan interior 3 tahunan, pembersihan dinding luar, dll. Namun jenis pekerjaan pemeliharaan rutin juga bias berupa perbaikan atau penggantian komponen yang rusak. Kerusakan – kerusakan tersebut bias diakibatkan oleh proses secara alami ( contoh : Kerapuhan, kusam ) atau proses pemakaian ( contohnya : goresan,pecah dll ).
Pada pemeliharaan rutin sangat penting untuk menentukan siklus pemeliharaan. Siklus pemeliharaan bias ditentukan berdasarkan data fisik gedung dan equipment yang cukup dalam bentuk dokumentasi, manual pemeliharaan ataupun catatan pengalaman dalam pekerjaan pemeliharaan sebelumnya.
Dalam suati rencana program pemeliharaan, jika siklus kegiatannya sudah ditentukan, maka jenis pekerjaan dan anggaran dapat segera dibuat.
Kendala – kendala yang sering terjadi dalam pemeliharaan rutin adalah :
Pemilik / Owner
Seringkali para pemilik gedung tidak melaksanakan program pemeliharaan yang sudah dibuat,bahkan cenderung memperpanjang interval pemeliharan dengan tujuan mengurangi beban biaya pemeliharaan agar keuntungan yang di dapat lebih besar. Padahal dengan tertundanya jadwal pemeliharaan rutin akan mengakibatkan bertumpuknya kualitas kerusakan ( Multipier effect ) yang akhirnya akan membutuhkan biaya perbaikan yang jauh lebih besar.
Kurangnya data dan pengetahuan
Seringkali pemeliharaan rutin tidak dapat dilakukan akibat kurangnya data baik manual,sejarah pemeliharaan ataupun dokumentasi. Disamping itu juga kekurangan pengetahuan dari personil pengelola gedung baik tingkat manajerial maupun pelaksana mengakibatkan program pemeliharaan dan pelaksanaanya kurang optimal.
B. Pemeliharaan Remedial
Pemeliharaan remedial adalah pemeliharaan perbaikan yang dapat diakibatkan oleh : Kegagalan teknis / manajemen
Kegagalan teknis / manajemen bisa terjadi pada tahap kontruksi maupun pada tahap pengoperasian bangunan. Pada tahap kontruksi contohnya adalah kecerobohan dalam
pemasangan suatu komponen bangunan. Pada tahap pengoperasian bangunan, kesalahan dalam merencanakan jadwal pemeliharaan bias terjadi dan ini dapat berakibat pada kerusakan alat atau bahan – bahan bangunan.
Kegagalan kontruksi dan desain
Dalam hal ini faktor desain dan kontruksi berhubungan erat. Contoh dari segi desain adalah kesalahan dalam pemilihan bahan bangunan, sehingga usia pemakaiannya pendek dan tidak bertahan lama. Sedangkan dari segi kontruksi kesalahan dalam pelaksanaan finishing dapat menyebabkan usia pemakaiannyapun tidak bertahan lama.
Kegagalan dalam pemeliharaan
Faktor lain yang menyebabkan kegiatan pemeliharaan perbaikan selama periode pemakaian bangunan adalah akibat kegagalan pemeliharaan yang disebabkan oleh : Program pemeliharaan rutin yang dibuat tidak memadai
Program perbaikan yang tidak efektif
Inspeksi – inspeksi yang tidak dilaksanakan dengan baik Data - data pendukung pemeliharaan yang tidak mencukupi
Secara lebih luas, ditinjau dari direncanakan atau tidak, kegiatan pemeliharaan rutin dapat diklasifikasikan menjadi :
1. Pemeliharaan terencana / planned.
2. Pemeliharaan tidak terencana / unplanned
Dibawah ini adalah diagram yang menunjukan klasifikasi kegiatan pemeliharaan.
Difinisi :
Planned Maintenance : Pemeliharaan yang diorganisasikan dan dilaksanakan dengan perencanaan, control dan penggunaan laporan – laporan untuk suatu rencana yang ditentukan sebelumnya.
Unplanned Maintenance : Pemeliharaan yang dilaksanakan untuk rencana yang yang tidak ditentukan sebelumnya.
Preventive Maintenance : Pemeliharaan yang dilaksanakan pada interval yang ditentukan sebelumnya atau yang sesuai untuk kriteria yang ditentukan dan
ditujukan untuk mengurangi kemungkinan kegagalan atau degradasi performansi suatu bangunan.
Corrective Maintenance : Pemeliharaan yang dilakukan setelah suatu kegagalan terjadi dan ditujukan untuk memperbaiki suatu item untuk suatu keadaan yang item tersebut dapat melakukan fungsinyayang diperlukan.
Emergency Maintenance : Pemeliharaan yang diperlukan dengan segera untuk menghindari akibat – akibat yang serius.
Condition Based Maintenance : Preventive maintenance yang di mulai dari suatu hasil pengetahuan kondisi suatu hal dari pemantauan rutin.
Scheduled Maintenance : Preventive maintenance yang dilaksanakan untuk suatu interval waktu yang telah ditentukan sebelumnya.
Pada dasarnya,tindakan pemeliharaan dilakukan berdasarkan atas laporan hasil pemeriksaan / survey terhadap kondisi bangunan. Untuk itu pemeriksaan yang dilakukan harus teliti dan menyeluruh,sehingga dapat ditentukan bentuk tindakan pemeliharaan yang tepat terhadap kegagalan tertentu.
PEMELIHARAAN BANGUNAN YANG BERLANTAI BANYAK
Pada bangunan yang berlantai banyak yang disewakan,misalkan kantor sewa, ada 3 pihak yang berkepentingan dalam menentukan performance bangunan, yaitu :
Owner / pemilik gedung
Tenant / penghuni
Building management / pengelola bangunan
Masing – masing pihak memiliki tuntutan performance bangunan yang berbeda. Hal ini bisa menyulitkan untuk menentukan standart sejauh apa kegiatan pemeliharaan bangunan perlu dilakukan. Mengingat kompleksitas pekerjaan yang sangat besar, maka manajen pemeliharaan dalam gedung bertingkat tinggi biasanya dilakukan oleh suatu organisasi pemeliharaan yang disebut dengan ORGANISASI PEMELIHARAAN GEDUNG.
Organisasi pemeliharaan gedung ini bertanggung jawab dalam perencanaan,pengawasan dan penentuan pelaksanaan / operasi pemeliharaan. Organisasinya bisa In – House atau berasal dari lembaga diluar pemilik seperti konsultan atau kontraktor khusus bidang pemeliharaan.
Dalam pembentukan organisasi pemeliharaan gedung ada 2 hal yang harus diperhatikan, yaitu :
Organisasi pemeliharaan harus memberikan pelayanan yang tepat sesuai dengan garis kebijakan yang telah ditentukan oleh perusahaan.
Organisasi pemeliharaan harus mampu bekerja secara efektif melalui pengamat dan pengendalian terhadap performansinya.
Organisasi pemeliharaan pada gedung perkantoran biasanya masuk dalam organisasi pengelola yang lebih besar yang disebut Building
management.Building management dipimpin oleh seorang building manager dan dibantu oleh staff dan pelaksana.
Organisasi building management pada gedung yang berlantai banyak bervariasi tergantung pada organisasi induk,fungsi gedung,luas lantai dan jumlah lantai. Fungsi – fungsi yang berada dibawah organisasi building management pada dasarnya terdiri dari fungsi keuangan ( accounting ), fungsi administrasi (general affair ), fungsi security,fungsi operasional dan pemeliharaan teknik. Dalam konteks pemeliharaan gedung, Building Management melaksanakan perawatan dan perbaikan gedung, fasilitas dan kelengkapan gedung dengan tujuan tercapainya :
1. Reliabilitas ( kehandalan ) 2. Availabilitas ( ketersediaan ) 3. Memperpanjang umur teknis 4. Memberikan nilai tambah
Untuk mencapai hal tersebut diatas maka building management harus membuat jadwal pemeliharaan sesuai spesifikasinya baik fisik gedung maupun mekanikal dan elektrikalnya.
Personil organisasi pemeliharaan yang dibawahi mechanical dan electrical manager bertanggung jawab atas kegiatan pemeliharaan terhadap :
1. AC
2. System pengadaan air bersih 3. System pembuangan air kotor 4. System pencegah kebakaran 5. Elevator
6. Gondola
8. Penerangan,telekomunikasi dan CCTV 9. Sound system
10. Dll
Tugas – tugas pokok masing – masing bidang 1. Buiding Manager
Menetapakan visi buiding management dengan berorientasi pada misi perusahaan / induk.
Membuat planning,budgeting dan program tahunan
Melakukan supervise total atas seluruh fungsi organisasi.
Membuat laporan rutin dan insidentil 2. Chief
Membuat protap –protap
Membuat standart operasi dan maintenance
Mengatur jadwal dan penugasan pelaksana
Melakukan inspeksi
Memberikan laporan kepada buiding manager secara rutin 3. Supervisor
Membuat rencana kerja dan pemeliharaan dan penugasan bersama – sama chief
Mengatur dan mengkoordinir pekerja harian sesuai dengan bidangnya
Mengatur penggunaan peralatan dan bahan
Membuat laporan kepada chief secara rutin 4. Teknisi / Pelaksana
Melaksanakan pekerjaan pengoperasian,perbaikan dan perawatan alat dan fisik gedung
Memberikan masukan perihal jadwal pemeliharaan rutin dan pemeliharaan perbaikan
Melakukan inspeksi dan pencatatan ( checklist harian secara rutin )
Membuat laporan kepada supervisor
Tindakan pemeliharan secara mendadak dan tidak direncanakan,biasa dilakukan atas dasar komplainan dari pihak tenant. Komplain ini akan disampaikan kepada organisasi pemeliharaan gedung untuk di tindak lanjuti. Setelah complain di tindak lanjuti,maka pelaksana perbaikan perlu membuat laporan kepada manager,sehingga aktifitas pemeliharaan bisa dipantau dengan baik. Berikut skema yang menggambarkan bagaimana complain ditanggapi :
STANDART OPERASIONAL PROSEDUR
MAINTENANCE PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN MEKANIKAL DAN ELECTRIKAL NO URAIAN PEKERJAAN SCHEDULE 1
2
Perawatan Genset a. Penggantian olie b. Penggantian filter olie c. Penggantian filter solar d. Running genset
e. Pembersihan f. Pengisian air accu g. Pengisian solar
Perawatan STP ( Sewage Treatmant Plan ) a. Pembersihan
b. Penggantian olie pompa c. Pemberian Grece ( gemuk )
d. Penggantian Bearing Motor dan pompa e. Pemberian Chemical HCL Soda api Kaporite Asam sulfat f. Penggantian V Belt
Perawatan Pompa – Pompa a. Pembersihan
b. Pemberian Grece ( gemuk )
Setiap 6 bulan sekali Setiap 1 tahun sekali Setiap 1 tahun sekali 2 kali dalam seminggu Setiap 1 bulan sekali Seminggu sekali 1 tahun sekali
Setiap 1 bulan sekali Setiap 3 bulan sekali Setiap 1 bulan sekali Setiap 6 bulan sekali Setiap 1 bulan sekali
3
4
5
6.
c. Penggantian bearing motor dan pompa Perawatan Lift
a. Preventif
Pembersihan kabin
Pembersihan Atas sangkar Pembersihan Rel pintu b. Service
Pengechekan level pintu
Pengecheckan olie dan panel utama Perawatan Gondola
a. Preventive b. Service
Perawatan AC ( Air Conditioning ) a. Service meliputi
Pembersihan body unit indoor outdoor Pembersihan Filter indoor
Pembersihan Evaporator dan condensor Pengecekan drainase
Perawatan Water Treatmant a. Pembersihan
Bak penampung Bak chemikal Filter
b. Penggantian media filter c. Pemberian chemikal
PAC NAOH
SPO ( Kaporit ) d. Beckwhose
Perawatan Panel Listrik a. Pembersihan
b. Check Conection Ampere
Tegangan c. Infrared
Perawatan Instalasi Listrik a. Pengecheckan Conection
Setiap 3 bulan sekali
Setiap 1 bulan sekali Setiap 1 bulan sekali Setiap 3 bulan sekali
Setiap 1 bulan sekali
Setiap 3 bulan sekali
Setiap 1 bulan sekali Setiap 3 bulan sekali
7
8
9
10
b. Pembersihan Cover lampu Perawatan Instalasi Pipa a. Pembersihan
b. Pengecatan
c. Pemberian soda api untuk instalasi air kotor d. Pembuangan air di instalasi pipa hidrant
Perawatan PABX a. Pembersihan b. Pengecheckan conection Perawatan MATV a. Pembersihan b. Check signal Parabola 10 fit Boster Spliter Outlet MATV
Perawatan Panel alarm a. Pembersihan b. Pengecheckan conection Bel Head detector Smoke detector Splinkler
Perawatan Lampu Taman a. Pembersihan
Cover lampu Panel control
b. Pengecheckan conection
Perawatan Groundtank dan rooftank a. Pembersihan Roof tank
b. Pembersihan Groundtank Perawatan bak Control a. Pembersihan
Setiap 1 bulan sekali
Setiap 1 tahun sekali
Setiap 1 minggu sekali
Setiap 1 bulan sekali Setiap hari
Setiap 1 tahun sekali
Setiap hari
Setiap 3 bulan sekali
Setiap 3 bulan sekali Setiap 1 tahun sekali Setiap 6 bulan sekali Setiap 3 bulan sekali
11
12
13
14
15
Perawatan Ac chiller / Central a. Service rutin Evaforator Filter udara Blower indoor Colling tower Strainer
Motor indoor dan outdoor Body unit
b. Schelling Pipa instalasi Condenser
Setiap 1 bulan sekali Setiap hari
Setiap 1 bulan sekali Setiap hari
Setiap 1 bulan sekali Setiap hari
Setiap 1 bulan sekali
Setiap hari
Setiap 6 bulan sekali Setiap 1 tahun sekali
16
17
Setiap 1 bulan sekali
Setiap 3 bulan sekali
Setiap 1 tahun sekali
Adapun jadwal schedule harian seorang maintenance pemeliharaan dan perawatan mekanical dan electrikal antara lain :
1. Checklist harian
Melaksanakan kegiatan yang telah ditentukan oleh supervisor
Menanggani komplain
Membuat laporan kerja
Mencatat pemakaian listrik dan air
Melaksanakan kegiatan schedule kerja yang telah dibuat sesuai jadwal
Mengkoordinasikan kegiatan dengan atasan
Setiap teknisi yang melakukan tugas checklist harian harus paham terhadap standarisasi pengcheckan.apa saja standarisaisi pengecheckan itu antara lain :
NO PEKERJAAN KETERANGAN STANDART KERUSAKAN 1 Genset a. Check olie
Encer Hitam b. Air accu
2
3
Panel Listrik
Trafo
Tubecle
Level air accu harus selalu berada di level atas c. Running seminggu 2 kali
Temperatur Voltase accu tegangan
d. Check air radiator Air berkurang kotor
e. Kebersihan f. Check solar
Tank solar yang berada di unit harus selalu terisi a. Ampere b. Tegangan 380 V / 400 V c. Bunyi d. Check fisik e. Rembesan olie f. Temperatur trafo – 50° g. Olie h. Bunyi i. Conection elastimol a. Fuse b. Conection a. Bocor b. Rembes c. Valve macet d. Karat
e. Valve dalam kondisi on f. Check tekanan g. Nozzel h. Selang a. Bocor b. Mampet a. MCB Panas Bunyi b. Tegangan Voltase 220 V / 240 V c. Ampere d. Check kabel Conection Fisik kabel
4
5
6
7
Hydrant dan splinkler
Saluran air kotor
Listrik
Pompa
otomatis
b. Instalasi pipa tidak ada yang bocor c. Valve dalam keadaan On
d. Pastikan groundtank cukup air e. Panel pompa Tegangan Fisik kabel Ampere Bunyi Panas
a. Freon ( tekanan freon ) b. Filter udara
c. Filter dryer d. Fan belt
e. Temperatur/ suhu kedinginan f. Drainaser
g. ampere a. Body kropos
a. Check tekanan refrigent b. Check ampere dan voltase
Compresor
Motor indoor dan outdoor
c. Check bearing motor fan indoor dan outdoor d. Check fanbelt indoor
8 9 10 AC ( air conditioning ) Panel – Panel Ac chillier / central Catatan :
a. Standarisasi ini hanya sebagai bentuk dasar dalam checklist b. Setiap petugas harus bisa menganalisa data pengecheckan sendiri
Di dalam Pemeliharaan dan perawatan gedung memiliki SOP yang berbeda beda sesuai dengan kapasitas ataupun kemampuan dalam membuat standart operasional
prosedur.jadi SOP ini tidak selalu mengikat karena disesuaikan dengan kebutuhan ataupun setiap masing – masing perusahaan yang menanganinya.
Untuk menunjang kwantitas dan kwalitas mantenance harus lebih spesifik dalam menanggani suatu pekerjaan harus mengetahui peralatan yang akan digunakan dan fungsi suatu alat kerja,berikut standart kerja disesuaikan dengan pekerjaan yang akan dilakukan :
N O
JENIS PEKERJAAN PERALATAN 1
2
Service AC
Perbaikan Pompa
Penggantian olie gierbox pompa
Penggantian MCB
Pengecatan
Perbaikan sipil
a. Kacher / alat semprot b. Obeng ( - ) dan ( + ) c. Tang Kombinasi d. Kunci inggris e. Tang ampere f. Multi tester g. Plastik service h. Penjepit plastik i. Presmeter j. Ember k. Chemikal / applied
a. Kunci pas ring b. Kunci sock c. Tang jepit
d. Obeng ( - ) dan ( + ) e. Obeng ketok
3
4
g. WD h. Palu
i. Kunci pipa
a. Kunci pas ring b. Kunci sock c. Kunci inggris d. Kunci pipa e. Olie f. Obeng ( - ) dan ( + ) a. Obeng ( - ) dan ( + ) b. Tespen c. Tang Ampere d. Multitester e. Tang kombinasi f. Tang buaya g. Tang potong
5 6 a. Kuas b. Rool c. Tangga d. Bak cat e. Kain lap
a. Kapek b. Amplas c. Pahat d. Palu
Diposkan oleh widodo azhar di 09.46
