TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH. Biro organisasi Dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Tengah

(1)

TATA NASKAH DINAS

DI LINGKUNGAN PEMERINTAH

PROVINSI JAWA TENGAH

Biro organisasi Dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Tengah

(2)

DASAR



Peraturan Gubernur Jawa Tengah

Nomor

29 Tahun 2012

Tentang Tata Naskah Dinas

Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa

Tengah.



Peraturan Gubernur Jawa Tengah

Nomor

30 Tahun 2012

Tentang Tata Naskah Dinas

Di Lingkungan Unit Pelaksana Teknis

(3)

RUANG LINGKUP TATA

NASKAH DINAS

Naskah dinas

Penggunaan kertas Stempel dinas

Sampul naskah dinas Penggunaan tinta Papan nama instansi

(4)

JENIS NASKAH DINAS

Produk hukum

(5)

PRODUK HUKUM

Produk hukum daerah

• Peraturan Daerah Provinsi • Peraturan Bersama Gubernur • Paraturan Gubernur

• Keputusan Gubernur

Produk hukum perangkat daerah

• Peraturan Pimpinan SKPD • Keputusan Pimpinan SKPD

(6)

PRODUK HUKUM DAERAH

 Peraturan Daerah;

 Peraturan kepala Daerah;

 Peraturan Bersama KDH; dan

 Peraturan DPRD.

---

 Keputusan kepala daerah;

 Keputusan DPRD;

 Keputusan pimpinan DPRD; dan

 Keputusan badan kehormatan DPRD

PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI NOMOR 80 TAHUN 2015 TENTANG PEMBENTUKAN PRODUK HUKUM DAERAH

(7)

JENIS NASKAH DINAS BENTUK SURAT

1. instruksi gubernur; 2. surat edaran; 3. surat biasa; 4. surat keterangan; 5. surat perintah; 6. surat izin; 7. surat perjanjian;

8. surat perintah tugas; 9. surat perintah perjalanan dinas; 10. surat kuasa; 11. surat undangan; 12. surat panggilan; 13. nota dinas; 14. nota pengajuan

konsep naskah dinas;

15. lembar disposisi; 16. telaahan staf;

(8)

JENIS NASKAH DINAS BENTUK SURAT (2)

18. laporan; 19. rekomendasi; 20. surat pengantar; 21. telegram; 22. lembaran daerah 23. berita daerah; 24. berita acara; 25. notulen; 26. memo; 27. daftar hadir; 28. piagam penghargaan; 29. sertifikat; 30. STTPP; 31. letter of intent; 32. memorandum of understanding; 33. surat berbahasa inggris; 34. kesepakatan bersama; dan 35. perjanjian kerjasama

(9)

SYARAT/INDIKATOR KEABASAHAN

NASKAH DINAS

• Nomor

1. • Tanggal

2. • Tanda

tangan

3.

•Nomor

1.

•Tanggal

2.

•Tanda tangan

3.

•Cap Stempel

4.

(10)

PENGGUNAAN KERTAS

HVS folio

A4

A5

Surat menyurat

Makalah/paper/laporan

Pidato

(11)

JENIS STEMPEL

JABATAN

SKPD

(12)

JENIS STEMPEL

SKPD

UPT

SATKER

Balai Perbenihan Dan Kebun Produksi (Balai PKP)

(13)

PEMBUBUHAN CAP STEMPEL

 Cap stempel mengenai secara utuh pada kertas

 Menyentuh/menimpa/mengenai specimen tanda tangan

 Posisi sebelah kiri specimen tanda tangan

Contoh:

Kepala Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Tengah

Nama lengkap Pangkat

(14)

SIFAT SURAT

1. •Sangat segera

•Jawaban surat 1x24 jam

2. •Segera

•Jawaban surat 2x24 jam

3. •Biasa

(15)

PENULISAN ATAS NAMA DAN

UNTUK BELIAU



atas nama ditulis a.n.

(huruf a dan huruf n ditulis kecil semua dan

menggunakan 2 titik)



Untuk beliau ditulis u.b.

(huruf u dan huruf b ditulis kecil semua dan

menggunakan 2 titik)

(16)

PEMBUBUHAN PARAF KOORDINASI DAN

TANGGAL UNTUK PEJABAT SEMENTARA

Jabatan

Paraf

Tgl

Sekretaris



18/3/1

3

Kabid...

-

Kasi/Kasubbag...



18/3/

13 

18/3/1 3

Ditulis diluar kotak/kolom, sejajar dengan baris jabatan yang kosong

(17)

KOP NASKAH DINAS

Garuda Pancasila Emas

•PERDA, PB GUB, PERGUB, KEPGUB dan naskah dinas

untuk Gubernur/Wakil Gubernur menggunakan lambang garuda pancasila emas

Lambang Daerah Jawa Tengah BERWARNA

•Keputusan Gubernur yang ditandatangani Pimpinan

SKPD

•Produk hukum Pimpinan SKPD

Lambang Daerah Jawa Tengah Hitam Putih

•Kop naskah dinas yang digunakan selain pada produk

hukum daerah, produk hukum perangkat daerah, naskah dinas untuk Gubernur/Wakil Gubernur

(18)

PENULISAN ALAMAT PADA KOP

NASKAH DINAS

Naskah dinas untuk Gubernur/Wakil Gubernur, diletakkan

di posisi bawah ditempatkan dibagian

tengah bawah untuk naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat kecuali naskah dinas dalam bentuk piagam, sertifikat dan

STTPP

Naskah dinas untuk Pimpinan SKPD, ditempatkan dibagian

tengah atas untuk naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat kecuali naskah dinas dalam bentuk, sertifikat dan STTPP Penulisan alamat dengan ditulis lengkap tanpa disingkat (jalan: bukan jl., nomor: bukan no., dll)

(19)

URUTAN PENULISAN ALAMAT

1.

•Alamat (jalan, desa, dsb)

2.

•Kode pos

3.

•Nomor telepon

4.

•Nomor faksimile

(20)

CONTOH

KOP NASAKAH UNTUK GUBERNUR JAWA

TENGAH DAN WAKIL GUBERNUR JAWA TENGAH

Jalan Pahlawan Nomor 9 Semarang Kodepos 50243 Telpon (024) 8311174 (20 saluran) Faksimile (024)83111266

GUBERNUR JAWA TENGAH

(21)

CONTOH

KOP NASAKAH SKPD PROVINSI JAWA TENGAH

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH

DINAS KESEHATAN

Jalan Piere Tendean Nomor 24 Semarang Kodepos 50131 Telepon(024) 3511351 (hunting) Faksimile (024)3517463 www.dinkesjatengprov.go.id e-mail: mi_jateng@yahoo.co.id

(22)

CONTOH

KOP NASAKAH UPT PROVINSI JAWA TENGAH

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH DINAS PERKEBUNAN

BALAI PERBENIHAN DAN KEBUN PRODUKSI

Jalan...Nomor ...nama kota ... Kodepos....telepon...faksimile...website....e...mail....

...Isi surat...

3

4

(23)

PENGGUNAAN HURUF PADA NASKAH DINAS

•Bookman old style

ukuran 12

Produk

hukum

•Arial ukuran 12, atau

•Jenis lain sesuai

kebutuhan

Non-produk

(24)

SUBSTANSI NASKAH DINAS

1.

•Kebijakan pemerintahan daerah

2.

•Kebijakan kepala daerah

3.

•Kebijakan pimpinan SKPD

4.

•Pelaksanaan kegiatan teknis/operasional

(25)

FORMAT SURAT BIASA

Kota, tanggal bulan tahun

Nomor : Kepada Sifat :

Lampiran : Yth. ...

Hal : Tanpa garis bawah ...

Tanpa garis bawah

--- Isi ---

PIMPINAN SKPD

NAMA LENGKAP DAN GELAR

Pangkat NIP. TEMBUSAN:

...

Garis sesuai dengan panjang baris terakhir

(26)

SURAT UNDANGAN

naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada

alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan

Meskipun dalam satu lingkup SKPD/Unit Organisasi/UPT, untuk maksud meminta kehadiran seorang pejabat/pegawai tetap menggunakan surat undangan dan bukan nota dinas

(27)

SURAT BERBAHASA INGGRIS

 Kop naskah dinas TETAP menggunakan BAHASA

INDONESIA.

 Pejabat penandatangan cukup nama saja, tanpa

pangkat dan NIP.

(28)

PENGGUNAAN LOGO PADA NASKAH

PERJANJIAN KERJASAMA

 Penggunaan logo/lambang berdasar KESEPAKATAN

MASING-MASING PIHAK yang melakukan kerjasama

(baik menggunakan logo/lambang atau tanpa menggunakan logo/lambang)

 Logo/Lambang pihak pemrakarsa di tempatkan

disebelah kanan.

Contoh: kerjasama KPK RI, BPKP RI, dan Pemprov Jateng Pemrakarsa KPK RI

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH

(29)

PEJABAT SEMENTARA

• Plt (Pelaksana Tugas)

• Kekosongan jabatan karena belum ada

pejabat definitif

• Maksimal 1 tahun

1.

• Plh (Pelaksana Harian)

• Kekosongan jabatan sementara • Maksimal 3 bulan

2.

Penulisan alamat tujuan naskah dinas kepada pejabat yang dituju sesuai nomenklatur jabatan asli bukan atas pejabat

(30)

SAMPUL NASKAH DINAS

Kepala Daerah berwarna

putih

(31)

PENGGUNAAN TINTA

Penulisan naskah dinas

•HITAM

Penandatangan naskah dinas

(32)

PAPAN NAMA INSTANSI

Berbentuk empat persegi panjang.

Ukuran disesuaikan dengan besar bangunan

Ditempatkan pada tempat yang strategis, mudah dilihat dan serasi dengan letak dan bentuk

bangunannya

Bagi beberapa kantor, SKPD yang berada di bawah satu atap atau satu komplek, dibuat dalam satu papan nama yang bertuliskan semua nama SKPD

(33)

DELEGASI

Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dari pejabat kepada pejabat atau pejabat dibawahnya.

Pendelegasian wewenang penandatanganan naskah dinas adalah pemberian sebagian kewenangan dari pejabat atasannya kepada Pejabat setingkat

dibawahnya atau yang ditunjuk untuk

menandatangani naskah dinas tertentu dan

tanggungjawab sepenuhnya berada pada pejabat yang diberi delegasi.

Bentuk penandatantangan langsung atas jabatan pejabat yang Menandatangani.

(34)

CONTOH BENTUK PENANDATANGANAN

DELEGASI

KEPALA DINAS KEHUTANAN

PROVINSI JAWA TENGAH

NAMA DAN GELAR

Pangkat

(35)

CONTOH BENTUK PENANDATANGANAN

DELEGASI

KEPALA BALAI INSEMINASI BUATAN

PROVINSI JAWA TENGAH

NAMA DAN GELAR

Pangkat

(36)

MANDAT

 pelimpahan wewenang yang diberikan oleh atasan

kepada bawahan untuk melakukan suatu tugas tertentu atas nama yang memberi mandat.

 Mandat penandatanganan naskah dinas adalah

pelimpahan kewenangan penandatanganan Naskah Dinas kepada Pejabat setingkat dibawahnya atau yang ditunjuk untuk menandatangani naskah dinas, pertanggungjawaban materi naskah dinas tersebut tetap berada ditangan yang memberikan mandat.

 Format penandatangan menggunakan atas nama

(37)

CONTOH BENTUK PENANDATANGANAN

MANDAT

a.n. KEPALA BADAN LINGKUNGAN HIDUP

PROVINSI JAWA TENGAH

Sekretaris

NAMA DAN GELAR

Pangkat

(38)

CONTOH BENTUK PENANDATANGANAN

MANDAT

a.n. KEPALA DINAS KEBUDAYAAN DAN

PARIWISATA PROVINSI JAWA TENGAH

Kepala Museum Jawa Tengah Ranggawarsita

NAMA DAN GELAR

Pangkat

(39)

PERHATIAN

 Meskipun delegasi penandatangan naskah dinas

sudah diatur dan ditetapkan, perlu menjadi perhatian adalah apakah suatu naskah dinas akan disusun untuk ditandatangani dengan mekanisme delegasi atau mandat dengan memperhatikan:

 _{Isi/substansi naskah dinas, antara lain:}

 Kebijakan Pimpinan SKPD

 Pelaksanaan kegiatan teknis operasional/administrasi substansi  Pelayanan data/informasi

 _{Tingkat kepentingan/keharusan yg mendesak/hal-hal}

(40)

TATA URUTAN MEMBACA

NASKAH DINAS

 Urutan dalam membaca/menulis naskah dinas surat yang

dijadikan dasar untuk membuat/membalas surat dengan urutan:

 _{Nama surat (Surat Menteri/Gubernur/Bupati/Walikota/ Sekda/...)}  Tanggal

 Nomor

 Hal

 Urutan dalam membaca/menulis naskah dinas produk hukum

yang dijadikan dasar untuk membuat/membalas surat dengan urutan:

 Nama produk hukum (UU/PP/Perpu/Perpres/Perda/Pergup/

Kepgub/...)

 Nomor /tahun

(41)

NAMA SURAT

a.n. GUBERNUR JAWA TENGAH Sekretaris Daerah u.b. Asisten Administrasi NAMA Pangkat NIP.

Dibaca: Surat Gubernur Jawa Tengah, BUKAN surat Sekretaris Daerah, atau surat Asisten

Administrasi

a.n. DINAS SOSIAL PROVINSI JAWA TENGAH Sekretaris NAMA Pangkat NIP.

Dibaca: Surat Kepala Dinas Sosial Provinsi Jawa Tengah, , BUKAN surat Sekretaris Dinas Sosial Provinsi Jawa Tengah.

Membaca nama surat pada bagian penandatanganan suatu naskah dinas yang dimandatkan, adalah pejabat yang tertinggi (dibelakang atas

(42)

PENULISAN ALAMAT TUJUAN

NASKAH DINAS

 _{Jabatan yang dijabat oleh pejabat sementara dalam penulisan alamat} tujuan tetap menuliskan dengan sebutan jabatan asli dan bukan jabatan sementara.

 Penulisan Plh. atau Plt. Khusus untuk format penandatanganan naskah dinas.

 _Contoh:

Benar Salah

Kepada

Yth. Sekretaris Daerah

Kabupaten Pekalongan

Kepada

Yth. Plh. Sekretaris Daerah Kabupaten

Pekalongan Kepada

Yth. Plt. Sekretaris Daerah Kabupaten

(43)

PENGKHUSUSAN TUJUAN/ALAMAT



u.p. (untuk perhatian)



_{suatu naskah dinas agar dapat diproses}

lebih cepat atau tidak salah sasaran.

Contoh: Kepada

Yth. Bupati Banyumas u.p. Kepala Dinas Kehutanan

Kabupaten Banyumas

Contoh: Kepada

Yth. Gubernur Jawa Tengah

u.p. Kepala Dinas

Perkebunan Provinsi Jawa Tengah

(44)

PENGGUNAAN SEBUTAN BAPAK/IBU

 Aturan baku dalam tata naskah dinas TIDAK

MENGGUNAKAN BAPAK/IBU yang diikuti nama jabatan.

 Penggunaan Bapak/Ibu, dalam naskah dinas yang

diletakkan sebelum nama jabatan atau dalam kalimat, DIIZINKAN/DIPERBOLEHKAN.

 Ketentuan ini disebut gaya bahasa selingkung.

 Gaya bahasa selingkung adalah gaya bahasa yang

(45)

PENGGUNAAN KERTAS

 Dilarang menggunakan kertas untuk naskah dinas

dalam ukuran setengah folio/satu lembar folio dibagi dua, meskipun dalam satu lingkup/internal SKPD, apalagi untuk lingkup di luar instansi/lembaga/ masyarakat.

 Naskah dinas dalam bentuk produk hukum atau surat

(46)

BATAS TEPI/SISI NASKAH DINAS

NO BATAS KETERANGAN

1. Atas apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di bawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas

2. Bawah sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas 3. Kiri sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas;

batas ruang tepi kiri tersebut diatur cukup lebar agar pada waktu dilubangi untuk kepentingan penyimpanan dalamordner/snelhechter tidak berakibat hilangnya salah satu huruf/kata/angka (data) pada naskah dinas

4. Kanan sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas

(47)

BEBERAPA KESALAHAN YANG TIMBUL/TERJADI

DALAM PENYUSUNAN NASKAH DINAS

 Lupa/lalai dalam mencantumkan:

 _Tanggal  _Nomor  _Stempel

 Stempel tidak menimpa/mengenai specimen tanda

tangan pejabat yang menandatangani naskah dinas.

 Pada surat undangan:

(48)



KESALAHAN PENULISAN NOMOR SURAT

 _{Nomor : 456 / MKDU / II / 13 (SALAH)}

 _{Penulisan nomor yang benar tanpa spasi/jarak}  _{Nomor: 456/MKDU/II/13 (BENAR)}



KESALAHAN PENULISAN HAL SURAT

 _{Hal : Penentuan tentang Pemeran dalam Pentas Wayang Orang}

yang akan Diadakan Tanggal 24 Oktober 2013 (SALAH)

 _{Hal dibuat sederhana/ringkas tapi jelas.}

 Hal : Penentuan pemeran (BENAR)



_{Tidak menuliskan jenis naskah dinas sebagai hal.}

 Misal  Hal: Surat Keterangan Praktek Kerja. (SALAH)  Hal: Praktek Kerja (BENAR).

 _{Hal: Huruf awal setiap kata menggunakan huruf besar/kapital}

 _{Karena surat keterangan merupakan salah satu jenis naskah dinas,}

agar tidak rancu dipilih salah satu jenis naskah dinas yang akan dipakai.

(49)



KESALAHAN PENULISAN TEMBUSAN

 _{Tembusan: Disampaikan kepada:}

1. Kepala Dinas/Badan... (sebagai laporan) 2. Sekretaris (sebagai undangan)

3. Arsip/pertinggal.

 _{Yang seharusnya (BENAR)}

TEMBUSAN:

1. Kepala Dinas/Badan... 2. Sekretaris.

(50)