Sosialisasi Aplikasi Layanan Jurnal

(1)

Sosialisasi Aplikasi Layanan

Jurnal

L e m b a g a I n o v a s i , P e n g e m b a n g a n J u r n a l , P e n e r b i t a n

d a n H a k K e k a y a a n I n t e l e k t u a l ( L I PJ P H K I )

(2)

Prakata

A p l i k a s i L a y a n a n J u r n a l m e r u p a k a n a p l i k a s i y a n g d i b u a t

u n t u k m e m u d a h k a n P e n g e l o l a j u r n a l d a l a m m e n g a j u k a n

d a n m e m p e r o l e h l a y a n a n y a n g o p t i m a l s e r t a

m e m p e r m u d a h d a l a m h a l a d m i n i s t r a s i . C a r a k e r j a

a p l i k a s i i n i h a m p i r s a m a d e n g a n e - i p k i s e h i n g g a l e b i h

f r i e n d l y d a n r a m a h d i g u n a k a n . A p l i k a s i i n i m e m i l i k i 4

( e m p a t ) l a y a n a n y a k n i s e b a g a i b e r i k u t :

• Layanan Pengajuan Anggaran

Pengelolaan Jurnal

• Layanan Pengajuan Insentif Jurnal

• Layanan Pengajuan Aktivasi DOI

• Layanan Pengajuan Pendampingan

Jurnal

Add a footer 2

Perlu diketahui bahwa Aplikasi layanan jurnal ini

yang bisa mengakses hanya Editor in Chief

(3)

ALUR LAYANAN JURNAL

Pengajuan

Anggaran

Jurnal

Editor

in Chief

Pimpinan Fakultas/Le mbaga/Unit Koordinator Jurnal LIPJPHKI

Ketua

LIPJPHKI

Surat Verifikasi Keluar Pimpinan dan PUMK Fakultas/Lem baga/Unit

Pengajuan

Insentif

Jurnal

Editor

in Chief

Pimpinan Fakultas/Le mbaga/Unit Koordinator Jurnal LIPJPHKI

Ketua

LIPJPHKI

Surat Verifikasi Keluar Pimpinan dan PUMK Fakultas/Lem baga/Unit

Pendampin

gan Jurnal

Editor

in Chief

Pimpinan Fakultas/Le mbaga/Unit

Admin

Jurnal

LIPJPHKI

Koordinator Jurnal LIPJPHKI Jadwal Pendampingan

Aktivasi DOI

Editor

in Chief

Pimpinan Fakultas/Le mbaga/Unit

Admin

Jurnal

LIPJPHKI

DOI

Aktif

(4)

FR

Add a footer 4

(5)

FR

• Buka ke laman:

https://e-ipki.ppjpi.unair.ac.id/index.php?r=site/login

• Log in akun e-ipki dari Bapak/Ibu Editor in chief

Username dan

password

sama dengan

akun di e-ipki

(6)

FR

Lanjutan…….

• Kemudian Switch Role menjadi Editor in

Chief

Add a footer 6

1. Klik Nama Bapak/Ibu pada

kanan atas

2. Kemudian Pilih switch role

sebagai “Editor in Chief”

1

(7)

FR

Lanjutan…….

• Pilih Anggaran Jurnal

Pilih

“Anggaran

(8)

FR

Lanjutan…….

• Klik Menu Tambah

Add a footer 8

Klik

“Tambah”

(9)

FR

1. Isi semua menu yang bertanda (*)

2. Setelah terisi semua, klik “Ajukan”

3. Terakhir klik “OK” (periksa Kembali isian anda karena tidak bisa diulangi jika salah mengisi)

Keterangan:

1. Anggaran Jurnal/tahun Adalah: anggaran yang diajukan

pertahun sesuai dengan capaian jurnal ditahun tersebut

(mengacu pada Standard Biaya Kegiatan Operasional dan

Tarif Layanan Universitas Airlangga yang berlaku)

2. Anggaran Operasional/terbitan adalah: anggaran yang

diajukan oleh pengelola jurnal tiap terbitan, tergantung

2

1 https://e-journal.unair.ac.id/JFK/issue/view/1498

http://dx.doi.org/10.20473/jfk.v8i1.21912

Keterangan:

1. Anggaran Jurnal/tahun Adalah: anggaran yang diajukan pertahun sesuai dengan capaian jurnal ditahun tersebut (mengacu pada

Standard Biaya Kegiatan Operasional dan Tarif Layanan

Universitas Airlangga yang berlaku serta disesuaikan anggaran dari Fakultas/Lembaga/Unit)

2. Anggaran Operasional/terbitan adalah: anggaran yang diajukan

(10)

FR

Add a footer 10

Menunggu ACC dari pimpinan dan Jawaban dari LIPJPHKI:

Setelah selesai pengajuan anggaran jurnal akan tampak seperti pada gambar yaitu: 1. menunggu verifikasi dari pimpinan Fakultas/Unit/Lembaga (pada aplikasi layanan

jurnal tidak perlu lagi menggunakan surat dari fakultas/unit/Lembaga lagi). 2. Koordinator Jurnal LIPJPHKI akan memverifikasi pengajuan

3. Ketua LIPJPHKI akan memutuskan pengajuan disetujui atau tidak disetujui 4. Status pengajuan akan tertulis “di setujui atau tidak disetujui”

5. Untuk melihat lebih detail status pengajuan Bapak/Ibu dapat klik gambar mata

1

2

3 ₄

(11)

FR

Pimpinan Fakultas/Lembaga/Unit Kerja:

1. Buka ke laman:

https://e-ipki.ppjpi.unair.ac.id/index.p

hp?r=site/login

2. Log in akun e-ipki dari

Bapak/Ibu

3. Kemudian Switch Role

menjadi Dekan/Ketua

Lembaga

(12)

FR

Add a footer 12

Lanjutan……

1. Pilih Menu Jurnal kemudian klik “Anggaran Jurnal” 2. Klik Gambar mata pada kolom “#”

3. Pastikan dulu sebelum klik menu Keputusan Dekan/Ketua Lembaga mengecek isian dari tabel permohonan

(13)

FR

Lanjutan….

1. Apabila sudah lengkap persyaratannya klik

“setuju”, kalau belum silahkan memilih (“tidak setuju” dan mengisi komentar apa yang

kurang).

2. Klik “Simpan”

3. Apabila Sudah yakin Klik “OK”

1

2

3

(14)

FR

Add a footer 14

Memantau Jawaban dari Pimpinan dan LIPJPHKI:

Jurnal farmasi

komunitas 1. Penampakan hasil

dari permohonan anggaran jurnal 2. Klik Gambar mata

pada kolom “#” 3. Akan tampak “keputusannya” 4. Untuk melihat anggaran yang disetujui, klik menu “Anggaran”

Segera Cek email Bapak/Ibu, surat

verifikasi kami kirim melalui email.

1

2

3

(15)

FR

Hasil surat verifikasi Anggaran Jurnal:

(16)

FR

Add a footer 16

(17)

FR

• Buka ke laman:

https://e-ipki.ppjpi.unair.ac.id/index.php?r=site/login

• Log in akun e-ipki dari Bapak/Ibu Editor in chief

Username dan

password sama

dengan akun di

e-ipki

Klik log in

Catatan:

Anggaran Insentif Bisa

Diajukan, jika jurnal telah

mencapai target ditahun

berjalan

(18)

FR

Lanjutan…….

• Kemudian Switch Role menjadi Editor in

Chief

Add a footer 18

1. Klik Nama Bapak/Ibu pada

kanan atas

2. Kemudian Pilih switch role

sebagai “Editor in Chief”

1

(19)

FR

Lanjutan…….

• Pilih Anggaran Insentif

Pilih

“Anggaran

(20)

FR

Add a footer 20

Klik Menu Tambah

Klik

“Tambah”

(21)

FR

**1. Isi semua menu yang bertanda bintang (*)**

2. Setelah diisi semua klik “Ajukan”

3. Terakhir klik “OK” (periksa Kembali isian anda karena tidak bisa diulangi jika

salah mengisi)

https://doaj.org/toc/2580-8303?source=%7B%22query%22%3A%7B%22filtered%22%3A%7B%22filt er%22%3A%7B%22bool%22%3A%7B%22must%22%3A%5B%7B%22term s%22%3A%7B%22index.issn.exact%22%3A%5B%222406- 9388%22%2C%222580-8303%22%5D%7D%7D%2C%7B%22term%22%3A%7B%22_type%22%3A %22article%22%7D%7D%5D%7D%7D%2C%22query%22%3A%7B%22mat ch_all%22%3A%7B%7D%7D%7D%7D%2C%22size%22%3A100%2C%22_s ource%22%3A%7B%7D%7D

Anggaran

sesuai

kemampuan

1

2

3

(22)

FR

Add a footer 22

Menunggu ACC dari pimpinan dan Jawaban dari LIPJPHKI:

Setelah selesai pengajuan anggaran insentif akan tampak seperti pada gambar yaitu: 1. menunggu verifikasi dari pimpinan Fakultas/Unit/Lembaga (pada aplikasi layanan

jurnal tidak perlu lagi menggunakan surat dari fakultas/unit/Lembaga lagi). 2. Koordinator Jurnal LIPJPHKI akan memverifikasi pengajuan

3. Ketua LIPJPHKI akan memutuskan pengajuan disetujui atau tidak 4. Status pengajuan akan tertulis “di setujui atau tidak disetujui”

1

2

3

4

(23)

FR

Pimpinan Fakultas/Lembaga/Unit Kerja:

1. Buka ke laman:

https://e-ipki.ppjpi.unair.ac.id/index.p

hp?r=site/login

2. Log in akun e-ipki dari

Bapak/Ibu

3. Kemudian Switch Role

menjadi Dekan/Ketua

Lembaga

(24)

FR

Add a footer 24

Lanjutan….

1. Pilih Menu Jurnal kemudian klik “Anggaran Insentif”

2. Klik Gambar mata pada kolom “#”

3. Pastikan dulu sebelum klik menu Keputusan Dekan/Ketua

Lembaga mengecek isian dari tabel permohonan

1

2

(25)

FR

Lanjutan…..

1. Apabila sudah lengkap persyaratannya klik

“setuju”, kalau belum silahkan memilih “tidak setuju” dan mengisi komentar apa yang kurang.

2. Klik “Simpan”

3. Apabila Sudah yakin Klik “OK”

1

2

3

(26)

FR

Add a footer 26

Memantau Jawaban dari Pimpinan dan LIPJPHKI:

Jurnal Farmasi Komunitas

1. Penampakan hasil dari permohonan anggaran insentif 2. Klik Gambar mata

pada kolom “#” 3. Akan tampak “keputusannya” 4. Untuk melihat anggaran yang disetujui, klik menu “Anggaran”

Segera Cek email Bapak/Ibu, surat

verifikasi kami kirim melalui email.

1

2

(27)

FR

Hasil surat verifikasi anggaran insentif:

(28)

FR

Add a footer 28

(29)

FR

• Buka ke laman:

https://e-ipki.ppjpi.unair.ac.id/index.php?r=site/login

• Log in akun e-ipki dari Bapak/Ibu

• Kemudian Switch Role menjadi Editor in Chief

• Pilih menu “Aktivasi DOI”

• Klik “Tambah”

Pilih aktivasi

DOI

(30)

FR

Langkah-langkah pengajuan aktivasi DOI:

Add a footer 30

1. Memilih Fakultas/Lembaga/unit yang menaungi jurnal dari

Bapak/Ibu

2. Mengisi Nama Jurnal 3. Klik menu “tambah”

4. Mengisi URL (diambil dari menu “Archive” pada laman website jurnal, kemudian isi volume, nomor, dan tahun (apabila pengajuan lebih dari 1, kembali klik menu “tambah”

5. Terakhir klik “Ajukan”

2

3

4

5

1 Catatan: Saat memilih menu

Fakultas/Unit/Lembaga pastikan

sesuai dengan unit/Lembaga yang

menaungi dari jurnal Bapak/Ibu

1

2

3

4

(31)

FR

Menunggu ACC dari pimpinan dan Jawaban dari LIPJPHKI:

Setelah pengajuan aktivasi DOI selesai akan tampak seperti pada gambar yaitu:

1. menunggu verifikasi dari

pimpinan Fakultas/Unit/Lembaga (pada aplikasi layanan jurnal tidak perlu lagi menggunakan surat dari fakultas/unit/Lembaga lagi).

2. Admin akan mengerjakan permintaan aktivasi DOI

3. Status pengajuan akan tertulis “Sudah selesai”

(32)

FR

Pimpinan Fakultas/Lembaga/Unit Kerja:

Add a footer 32

1. Buka ke laman:

https://e-ipki.ppjpi.unair.ac.id/index.p

hp?r=site/login

2. Log in akun e-ipki dari

Bapak/Ibu

3. Kemudian Switch Role

menjadi Dekan/Ketua

Lembaga

(33)

FR

Lanjutan……

1

2

3

4

5

6

1

2

1. Pilih Menu Jurnal kemudian klik “Aktivasi DOI”

3. Pastikan dulu sebelum klik menu Keputusan Dekan/Ketua

Lembaga mengecek isian dari tabel permohonan

(34)

FR

Add a footer 34

Lanjutan…..

1. Apabila sudah lengkap persyaratannya klik “setuju”, kalau belum silahkan memilih “tidak setuju dan mengisi komentar apa yang kurang” 2. Klik Simpan

3. Apabila Sudah yakin Klik “OK”

1

2

3

(35)

FR

Memantau Jawaban dari Pimpinan dan LIPJPHKI:

1. Penampakan hasil dari permohonan aktivasi DOI

3. Akan tampak “Tanggal persetujuan dan keputusannya”

1

3

1

2 Segera Hubungi admin kami (Diyah:

081332186394), jika ada DOI yang

(36)

FR

Add a footer 36

(37)

FR

• Buka ke laman:

https://e-ipki.ppjpi.unair.ac.id/index.php?r=site/login

• Log in akun e-ipki dari Bapak/Ibu

• Kemudian Switch Role menjadi Editor in Chief

• Pilih “Pendampingan Jurnal”

• Klik “Tambah”

Pilih

“Pendampingan

(38)

FR

Langkah-langkah pengajuan Pendampingan Jurnal:

Add a footer 38

Catatan: Saat memilih menu

Fakultas/Unit/Lembaga pastikan

sesuai dengan unit/Lembaga yang

menaungi dari jurnal Bapak/Ibu

1

2

3

4

5

Bapak/Ibu

2. Mengisi Nama Jurnal 3. Klik gambar tanggal untuk

memilih dan menentukan jadwal pendampingan

4. Pilih salah satu dari ke 3 jenis pendampingan (Setting OJS; Online Submission OJS; Indexing) 5. Terakhir klik “Simpan”

Fakultas Farmasi

(39)

FR

Pendampingan Indexing….

Bapak/Ibu

2. Mengisi Nama Jurnal 3. Klik gambar tanggal untuk

memilih dan menentukan jadwal pendampingan

4. Pilih jenis pendampingan “Indexing”

5. Klik Jenis Indexing

6. Klik gambar tanggal untuk menentukan tanggal submit

1

2

3

4

5

6

7

(40)

FR

Menunggu ACC dari Pimpinan dan Jawaban dari LIPJPHKI:

Add a footer 40

1

2

3

4

5

Setelah pengajuan pendampingan jurnal selesai akan tampak seperti pada gambar yaitu:

1. menunggu verifikasi dari

pimpinan Fakultas/Unit/Lembaga (pada aplikasi layanan jurnal tidak perlu lagi menggunakan surat dari fakultas/unit/Lembaga lagi).

2. Admin akan konfirmasi pengajuan 3. Koordinator Akan menentukan

jadwal pendampingan

4. Status pengajuan akan tertulis “Sudah selesai”

(41)

FR

Pimpinan Fakultas/Lembaga/Unit Kerja:

1. Buka ke laman:

https://e-ipki.ppjpi.unair.ac.id/index.p

hp?r=site/login

2. Log in akun e-ipki dari

Bapak/Ibu

3. Kemudian Switch Role

menjadi Dekan/Ketua

Lembaga

(42)

FR

Lanjutan……

Add a footer 42

1. Pilih Menu Jurnal kemudian klik “Pendampingan Jurnal” 2. Klik Gambar mata pada kolom “#”

3. Klik menu “keputusan Dekan/Ketua Lembaga” 4. Pilih “Setuju atau Tidak Setuju”

5. klik “Simpan” dan

6. Terakhir apabila sudah yakin klik “OK”

1

2

3

4

5

6

(43)

FR

Memantau Jawaban dari Pimpinan dan LIPJPHKI:

1. Penampakan hasil dari permohonan

pendampingan jurnal 2. Klik Gambar mata pada

kolom “#”

3. Akan tampak “Tanggal Setuju Pendampingan”

1

2

3 Segera Hubungi admin kami (Diyah:

081332186394)setelah mendapatkan

(44)

FR

Add a footer 44

(45)

FR

Terdapat dua menu pada akun

PUMK yaitu Anggaran Jurnal

dan Anggaran Insentif

Log in akun Keuangan…

Catatan:

Jika PUMK belum punya log in

pada aplikasi ini, segera

(46)

FR

Add a footer 46

Anggaran Jurnal

1

2

3

1. Pilih Menu “Anggaran Jurnal”

2. Jumlah anggaran jurnal yang disetujui

3. Klik Gambar mata pada kolom “#” untuk melihat detail pengajuan

Dan Klik Gambar Printer untuk mencetak hasil surat verifikasi dari LIPJPHKI

Catatan:

Setelah mendapat persetujuan dari LIPJPHKI

PUMK dapat membuka CoA sesuai SBM

(47)

FR

Anggaran Insentif

1. Pilih Menu “Anggaran insentif”

2. Jumlah anggaran insentif yang disetujui

3. Klik Gambar mata pada kolom “#” untuk melihat detail pengajuan

Dan Klik Gambar Printer untuk mencetak hasil surat verifikasi dari LIPJPHKI

1

2

3 Catatan:

(48)

TAMBAHAN

• Berdasarkan SK Rektor Nomor 185/UN3/2021 Diktum ke TUJUH Anggaran pengelolaan jurnal tahun 2021 diajukan berdasarkan terbitan, tidak

berdasarkan termin lagi. Persayaratan umum minimal artikel dalam 1 terbitan adalah 5 artikel dan maksimal 40 artikel.

• Apabila terlambat terbit maka dipotong 25% sesuai Informasi yang tertera di SK Rektor Nomor 185/UN3/2021 Diktum ke TUJUH

• Setelah mendapatkan surat verifikasi anggaran pengelolaan, maka jurnal berkewajiban untuk segera mengajukan SPJ pencairan honor EIC, Managing editor, Assistant editor, reviewer, proofread, translate.

• Jurnal harus mempunyai strategi dalam mengeluarkan pencairan anggaran pengelolaan, dikarenakan untuk tahun 2021 pencairan anggaran pengelolaan jurnal berdasarkan terbitan, tidak lagi ada persenan berdasarkan termin

seperti tahun 2020.

• Pengelola jurnal untuk pengajuan SPJ usahakan jangan mepet akhir tahun, sehingga memiliki strategi untuk segera menerbitkan artikelnya (misal: jurnal biometrika dan kependudukan terbit 2 kali dalam 1 tahun bulan juni dan desember, untuk terbitan terakhir desember dapat diajukan lebih awal misal dibulan November sudah diterbitkan. Sehingga dapat mengajukan anggaran pengelolaan lebih awal dan Setelah surat verifikasi keluar segera mengajukan SPJ).

• Untuk insentif diajukan jika jurnal telah mencapai target tahun 2021 (target yang dimaksud adalah melampaui status jurnal tahun 2021)

(49)